Какой размер письма определяется программой как большой 1с документооборот
Изначально СЭД Документооборот и электронная почта существовали отдельно. Но это было очень неудобно и малоэффективно, т.к. обмен файлами внутри компании и с внешними адресатами тесно связан с документами и процессами. В нашей статье мы поговорим, для чего используется встроенная и легкая почта внутри программы СЭД 1С 8.3 Документооборот.
Почта в СЭД - это безопасно, надежно и по единым правилам.
1. Чем отличается встроенная почта от легкой почты в 1С:Документооборот?
Для встроенной почты выделяют следующие характеристики:
· это отвечающий всем требованиям почтовый клиент;
· есть возможность отозвать письмо;
· шаблоны текстов писем;
· есть серьезный для всех почтовых систем функционал;
· есть возможность из документа посмотреть историю по переписке;
· все письма и история переписки сохраняется в информационной базе;
· внешняя почта доставляется через внешний почтовый сервер.
Для легкой почты свойственны следующие моменты:
· переписка и прикрепленные к ней файлы не сохраняются и в информационной базе;
· есть возможность отправления и получения писем через почтовый клиент (Microsoft Outlook, TheBAT! и прочее);
· есть возможность отправления и получения писем при помощи прямого подключения к почтовому серверу (POPЗ, SMTP сервер);
· письма и вложенные файлы можно загрузить в справочники входящих, исходящих и внутренних документов;
· системная учетная запись – всегда должна быть настроена на легкую почту.
Встроенная и легкая почта 1С обычно вместе не используется. Если в организации уже есть принятый корпоративный стандарт по использованию почты (например, развернут сервер почтового ящика MSExchange и у всех пользователей стоят почтовые клиенты MS Outlook), то в этом случае целесообразно использовать легкую почту через почтовый клиент. Если принятых стандартов нет, то можно такой стандарт ввести и использовать, например, встроенную почту.
2. Настройка почтового клиента в 1С:Документооборот
Встроенная почта.
Включить использование встроенной почты в настройках программы можно следующим образом: Настройка и администрирование → Настройка программы → Почта → Использовать встроенную почту.
Легкая почта.
Настройка почтового клиента и включение использования легкой почты в персональных настройках пользователя происходит следующим образом: Настройка и администрирование → Персональные настройки → Легкая почта → Использовать легкую почту.
Добавляем новый профиль легкой почты «MS Outlook».
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Рис.1 Выбор способа отправки
В 1С:Документооборот есть поддержка встроенной почты и так называемой «легкой почты».
Легкая и встроенная почта – в чем разница?
Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.
Рис.2 Встроенная почта в 1С:Документооборот
Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.
Рис.3 Настройки почты
На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!
Рис.4 Виджет почты
Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.
Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.
Рис.5 Настройка легкой почты
Рис.6 Загрузка электронной почты
Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ
Работа с внешним почтовым сервером
Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)
Отправка и получение почты
Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот
Создание документов на основании входящих писем
Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы
«Тонкие настройки» текста отправляемых писем
Хранение истории переписки по документу/объекту системы
Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот
Возможность использования внешних почтовых клиентов
Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)
Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!
Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».
Рис.7 Учетные записи
При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.
Рис.8 Список учетных записей
Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).
Рис.9 Системная учетная запись
На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.
На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.
Рис.10 Настройка учетной записи
Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.
На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.
Рис.11 Ответственный за данную учетную запись
На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.
Рис.12 Наименование учетной записи
После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.
Рис.13 Проверка учетной записи
Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В офисной рутине сотрудники часто имеют дело с формированием каких-либо однотипных, повторяющихся документов, которые они зачастую просто копируют и чуть-чуть редактируют по своему усмотрению. Создание шаблона в 1С Документооборот позволяет существенно сократить время, регулярно затрачиваемое пользователем на создание и подготовку печатных форм типовых документов, при этом установив корпоративные форматы документов, не позволяя обычному пользователю вносить изменения в основной текст.
В формируемый пользователем файл документа данные подставляются автоматически из настроенной карточки документа. Помимо этого, работа с шаблонами позволяет ускорить согласование таких документов по сокращенной схеме обработки.
Чтобы программа имела возможность работать с автозаполняемыми шаблонами, нужна соответствующая настройка шаблонов. Перейдем по пути «Настройка и администрирование-Настройка программы-Работа с файлами».
Рис.1 Настройка программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами
Для возможности работы с автозаполнением шаблонов документов должна быть включена функция «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».
Рис.3 Использовать автозаполнение шаблонов файлов
Подготовить шаблон документов в 1С
Далее перейдем к созданию файла шаблона. Для этого нам нужен пустой файл документа MS Word, который в дальнейшем мы закрепим в настройках. Перейдем в раздел «Документы и файлы-Файлы».
Рис.4 Документы и файлы-Файлы
В открывшемся окне, выделив папку «Шаблоны файлов», загрузим нашу новую заготовку для шаблона по кнопке «Создать файл». В диалоговом окне выберем команду «Загрузить с диска».
Рис.5 Создание файла
В открывшемся окне выберем заранее подготовленный пустой файл документа MS Word. Для примера назовем его «Пример шаблона договора». В дальнейшем в нем будет разработан шаблон документа для заполнения.
Рис.6 Пример шаблона договора
Сохраняем по нажатию «Записать и закрыть».
Рис.7 Имя шаблона
Мы видим наш шаблон файла в списке.
Рис.8 Шаблон файла в списке
Чтобы открыть карточку нашего шаблона, нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мышки и выбрать команду «Открыть карточку».
Рис.9 Открыть карточку
Создаем шаблоны в 1С Документооборот
Далее, для примера, создадим новый вид документа, который будет заполняться из шаблона. Откроем раздел «Нормативно-справочная информация» - «Виды документов».
Рис.10 Виды документов
С помощью кнопки «Создать» создадим новый вид документа.
Рис.11 Создание нового вида документа
Назовем его «Пример шаблона договора» и в настройках установим галочки «Использовать срок исполнения», «Является договором». При необходимости документ можно включить в какую-либо группу, задать индекс нумератора (префикс или суффикс документа) и установить другие настройки. Если каких-либо реквизитов не хватает, их можно задать, перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».
Рис.12 Вид внутреннего документа
В открывшемся окне мы можем задать дополнительные реквизиты по кнопке «Добавить».
Рис.13 Дополнительные реквизиты
При создании нового реквизита указывается его наименование и задается тип значения из предложенного списка. Если тип значения задан как «Дополнительное значение», то их список можно задать на закладке «Значения».
Рис.14 Дополнительные значения
На закладке «Нумерация» задается порядок нумерации документа.
Рис.15 Порядок нумерации документа
Перейдем на закладку «Шаблон документа», дополнительная закладка «Настройка». Здесь можно:
- Запретить редактировать реквизиты;
- Запретить редактировать файлы;
- Запретить удалять присоединенные файлы.
Здесь же можно ограничить круг пользователей, для которых будет доступен шаблон.
Рис.16 Ограничение круга пользователей
На закладке «Реквизиты документа» можно заполнить значения по умолчанию, которые будут заполнены при сохранении документа.
Рис.17 Реквизиты документа
На закладке «Файл» мы добавляем файл шаблона. Нажав гиперссылку, можно выполнить настройку заполнения шаблона, выбрав реквизиты для заполнения текстовых полей в документе.
Рис.18 Файл шаблона
В открывшемся окне отметим галочками реквизиты и их количество. В шаблоне мы можем эти реквизиты вставлять в нужные места текста (используя команды «Копировать», «Вставить»).
Рис.19 Настройка заполнения шаблона
Все указанные реквизиты будут перенесены в наш пустой документ. Далее подготовим текст документа и вставим их в текст в нужные места.
Рис.20 Текст документа
Рис.21 Виды документов
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.
Файлы в 1С Документооборот
Системой предусмотрены следующие варианты хранения:
1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.
Преимущества этого варианта:
- Все файлы в одном месте (в ИБ);
- Безопасность данных;
- Резервное копирование осуществляется стандартным способом.
- Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
- Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.
2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.
Преимущества такого хранения:
- Объем ИБ значительно уменьшается;
- С ИБ быстрее работать;
- Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
- Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.
К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.
Настройки хранения в ИБ
Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».
Рис.1 Настройки программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами
Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.
Рис.3 Настройка работы с файлами
До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.
Тома хранения файлов в 1С Документооборот
Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.
Рис.5 Тома хранения файлов
Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.
Рис.6 Создание группы
При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».
Рис.7 Расширенная настройка
Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».
Рис.8 Разрешения
Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.
Рис.9 Указание имени пользователя
Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.
Рис.10 Сетевое имя папки
Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».
Рис.11 Создание тома хранения файлов
В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.
Рис.12 Максимальный размер
После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.
Рис.13 Имя тома и его путь
Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.
Рис.14 Сохранение настроек
При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.
Рис.15 Правила размещения файлов
Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.
Рис.16 Создание правила
Рис.17 Правило в списке
В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.
Рис.18 Условия отбора
При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.
Рис.19 Перемещение правил в списке
Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот
Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».
Рис.20 Все файлы
В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.
Рис.21 Информация о файле
Рис.22 Список всех файлов
Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.
Рис.23 Открытие карточки для редактирования
Рис.24 Изменение данных файла
Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.
Рис.25 Редактирование файла
Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».
Рис.26 Отмена редактирования
Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.
Рис.27 Закончить редактирование
При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.
Рис.28 Сохранение изменений
В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.
Рис.29 Вкладка версии
Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».
Рис.30 Сделать активно
Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.
Почта "1С:Документооборота"
Как разобраться в ошибке
Типичная проблема – перестают приниматься письма в каком-то почтовом ящике (или с самого начала не принимаются).
Для поиска причины рекомендуем проверить следующие данные:
- В форме Потоки доставки почты - что рассматриваемая учетная запись отнесена к какому-то потоку приемки, пусть 1. Также в этой форме на первой закладке красным цветом выделен поток, который не работает более 30 минут. Скорее всего, именно в этом причина ошибки.
- Убедиться, что работает регламентное задание ПриемОтправкаПочты N , где N – номер потока.
- Если выяснилось, что "зависло" регламентное задание ПриемОтправкаПочты N :
- В форме Потоки доставки почты необходимо выполнить команду Поменять поток - для всех учетных записей этого потока указать новый поток, скажем 3 .
- Если это не помогло (поток 3 начал работать и тут же снова "завис"), необходимо найти "поврежденное" письмо. Для этого в форме Протокол доставки почты необходимо поставить отбор по номеру потока, найти последнюю запись. Скорее всего, это получение писем какой-то учетной записи. Это и есть учетная запись с "поврежденным" письмом. Временно можно перенести на другой поток все учетные записи, кроме этой.
Рассмотрим подробнее как найти "поврежденное" письмо.
Важно: если были зафиксированы случаи зависания регламентных заданий приема почты, то в настройках программы (раздел Почта ) рекомендуется отключить настройку Получать текст из HTML писем точно (доступна в "1С:Документообороте" версии 2.0.9 и выше).
Как внести изменения
Иногда на внедрении появляется пожелание изменить внешний вид области чтения в списке писем. Это делается в ВстроеннаяПочтаСервер.ВставитьШапкуПисьмаВТекстHTML
Также пожелания могут касаться отображения вложенных писем. Сейчас они вставляются в тело письма. Изменить отбивку можно в ВстроеннаяПочтаСервер.СформироватьШапкуВложенногоПисьмаПростойТекст .
Сложные алгоритмы
Ниже описаны несколько достаточно сложных алгоритмов в работе почты.
Число писем в папках
Число писем в папках хранится в регистре сведений КоличествоПисемВПапках в разрезе папки и пользователя. При приемке письма или переносе письма в другую папку в регистре очищаются все записи для данной папки. Расчет числа писем ( Всего и Непрочитанных ) выполняется "по требованию" - при открытии или обновлении пользователем формы почты (где в дереве папок видно количество писем в папках) – делается расчет именно для данного пользователя. То есть, например, для общей папки, куда есть доступ у десяти пользователей, после приемки нового письма для всех этих пользователей нет ни одной записи для этой папки. И только при входе в почту, скажем 2 пользователями – только для них и будет сделан расчет. Остальные 8 пользователей, возможно, и не зайдут в почту в ближайшее время (например, они отсутствуют) – и время на расчет для них потрачено не будет.
Прием только непринятых писем
Метаданные
Содержит адресатов (представление и email). Ссылки на них есть например в табличной части писем ПолучателиПисьма, ПолучателиКопий
Содержит группы личных адресатов
Содержит личных адресатов
Папки писем (в иерархии).
Параметры сохраненных поисков писем.
Списки адресов, используемые в правилах обработки писем для правила «Адрес отправителя входит в список» - например для черного или белого списка.
Журнал документов ЭлектроннаяПочта
Таблица, где есть и входящие, и исходящие письма.
Регистр сведений HTMLПредставленияСодержанияПисем
Хранит кешированное представление письма (для более быстрого показа в области просмотра в списке писем)
Регистр сведений АвтоматическиеОтветыПоАдресам
Хранит адреса, на которые уже был дан ответ с помощью правила обработки писем «Ответить текстом» - чтобы не отвечать повторно на тот же адрес.
Регистр сведений ИдентификаторыИмпортированныхПисем
Хранит идентификаторы писем, загруженные командой «Загрузить письма из Microsoft Outlook»
Регистр сведений ИдентификаторыПолученныхПисем
Хранит идентификаторы писем, полученных по внешней маршрутизации – чтобы не получать повторно ранее полученные письма.
Регистр сведений ИдентификаторыПочтовыхВложений
Хранит идентификаторы вложений-картинок (в теле html письма)
Регистр сведений ИспользованиеАдресатовПользователями
Хранит адресатов, кому были отправлены письма – в разрезе пользователя. Используется при автоподборе адресата – чтобы показывать сверху последних адресатов.
Регистр сведений ИспользованиеПочты
Хранит персональные настройки использования встроенной и легкой почты
Регистр сведений КоличествоПисемВПапках
Регистр сведений НастройкиОтложеннойОтправкиПисем
Настройки отложенной отправки писем в разрезе пользователя.
Регистр сведений НеотправленныеИсходящиеПисьма
Хранит идентификаторы писем, которые не удалось получить.
Регистр сведений ПапкиПисемБыстрогоДоступа
Ссылки на папки, показываемые в режиме «Мои папки»- в разрезе пользователя.
Регистр сведений ПапкиПисемТекущихДел
Папки писем, показываемые в форме «Текущие дела» - в разрезе пользователя.
Регистр сведений ПапкиПисемЧастоИспользуемые
Папки писем, отображаемые в режиме «Компактный».
Регистр сведений ПапкиУчетныхЗаписей
Регистр сведений ПромежуточныеРезультатыПоискаПисем
Хранит результаты поиска писем по реквизитам.
Регистр сведений СведенияОбАдресатах
Содержит связь между адресатом и контактом (например пользователем, корреспондентом)
Регистр сведений СостоянияУчетныхЗаписей
Хранит текущий статус учетной записи в разрезе операции (например соединения с сервером).
Все метаданные почты отнесены к подсистеме Встроенная почта ( Стандартные подсистемы Документооборота/ Встроенная почта ) - удобно отфильтровать по ней в конфигураторе.
Читайте также: