Какие существуют способы ввода бухгалтерских записей проводок в информационную базу 1с
Дата публикации 09.08.2019
Использован релиз 3.0.71
Основным способом отражения хозяйственных операций в программе является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. В некоторых случаях по отдельным хозяйственным операциям допускается формирование проводок и движений по регистрам сведений и накопления вручную с помощью документа "Операция".
- Раздел: Операции – Операции, введенные вручную.
- Кнопка "Создать". Вид документа – "Операция" (рис. 1).
- Заполните табличную часть документа по кнопке "Добавить": укажите счет дебета и счет кредита с аналитикой к ним, сумму в бухгалтерском учете (колонка "Сумма") и суммы в налоговом учете отдельно к счетам учета по дебету и кредиту (колонки "Сумма Дт" и "Сумма Кт"), если по этим счетам в плане счетов установлен признак ведения налогового учета. При указании сумм в проводках обратите внимание на соблюдение принципа БУ = НУ + ПР + ВР по балансовым счетам (значение в колонке "Сумма" должно совпадать с суммой значений по строкам "НУ", "ПР" и "ВР" в колонках "Сумма Дт" и "Сумма Кт").
- Кнопка "Записать".
- Добавьте закладки для отражения движений по регистрам сведений и / или накопления:
- по кнопке "Еще" выберите в контекстном меню "Выбор регистров" (рис. 1);
- в открывшемся окне "Выберите регистры, по которым нужно сделать движения" на закладках "Регистры сведений" и / или "Регистры накопления" отметьте флажками выбранные регистры (рис. 2);
- по кнопке "ОК" в документ добавятся закладки – закладка "Бухгалтерский и налоговый учет" (на эту закладку будет перемещена табличная часть с проводками) и закладки, соответствующие выбранным регистрам сведений и накопления (рис. 3);
- заполните движения по регистрам на каждой из закладок (рис. 3).
- Кнопка "Записать и закрыть".
Ручной ввод хозяйственных операций с помощью документа "Операция" должен использоваться только в крайних случаях, когда отразить хозяйственную операцию с помощью документа конфигурации не представляется возможным. Для создания движений по регистрам предварительно проанализируйте, какие движения и по каким регистрам создаются в похожих ситуациях документами конфигурации.
Основным способом ведения учета в "1С:Бухгалтерии 8" является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов. Этот способ предоставляет следующие удобства:
- автоматизированный ввод информации на основании ранее введенной;
- печать документа в бумажном виде;
- автоматическое формирование записей бухгалтерского и налогового учета (проводки) при проведении документа.
Альтернативным способом ведения учета является регистрация хозяйственных фактов через ручной (простой) ввод проводок. Этот способ более трудоемкий, но более простой для начального освоения.
Ручной (простой) ввод проводок бухгалтерского и налогового учета – это запись в информационную базу операций, не автоматизированных документами.
Определение:
Операция в "1С:Бухгалтерии 8" – это логическое объединение произвольного количества проводок бухгалтерского и налогового учета определенной организации, которые одновременно регистрируются в информационной базе.
Операция в "1С:Бухгалтерии 8" может формироваться тремя способами:
- документом,
- с использованием типовой операции,
- вручную.
Операции, введенные всеми способами, отображаются в журнале операций (меню "Операции" › "Журнал операций").
В нижней части журнала операций показываются проводки, включенные в выделенную операцию. Причем проводки бухгалтерского учета отражаются на закладке "Бухгалтерский учет", а проводки налогового учета по налогу на прибыль – на закладке "Налоговый учет".
Проводки бухгалтерского учета и проводки налогового учета доступны к просмотру раздельно через специализированные журналы: меню "Операции" › "Журнал проводок (бухгалтерский учет)", меню "Операции" › "Журнал проводок (налоговый учет)".
Операции, введенные вручную, доступны еще и через специализированный журнал операций, введенных вручную и на основании шаблонов типовых операций (меню "Операции" › "Операции, введенные вручную").
Проводка в "1С:Бухгалтерии 8" может содержать следующие необязательные реквизиты, которые устанавливаются как для дебета, так и для кредита проводки:
- количество (если в плане счетов для счета дебета или кредита установлен признак ведения количественного учета);
- валюта и валютная сумма (если в плане счетов для счета дебета или счета кредита установлен признак ведения учета в иностранной валюте);
- субконто (в количестве от одного до трех; в плане счетов для выбранного счета дебета или кредита должны быть установлены признаки ведения учета по соответствующим видам субконто – группам объектов аналитического учета).
В качестве вида субконто, например, можно установить справочник контрагентов (список деловых партнеров организации). При этом конкретным субконто (точнее, конкретным значением субконто) будет деловой партнер организации, выбранный из этого списка.
При ведении учета вручную пользователь непосредственно указывает все реквизиты проводок (в том числе до трех субконто дебета и до трех субконто кредита). Но при регистрации фактов хозяйственной деятельности с помощью документов реквизиты проводок заполняются автоматически.
Ввод информации о хозяйственной деятельности предприятия
Операции и проводки
Простейший способ ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия – это ввод операций вручную. Все операции, введенные вручную, заносятся в журнал операций. В нижней части журнала операций показываются проводки, включенные в конкретную операцию. Для включения режима просмотра проводок в меню "Действия" следует выбрать пункт "Показывать проводки".
В меню "Документы" типовой конфигурации предусмотрен пункт "Ввести операцию вручную", при выборе которого открывается форма ввода операции.
Состав данных операции
Для операции в типовой конфигурации используются стандартные реквизиты "Номер операции", "Дата операции", "Содержание операции" и "Сумма операции".
Номер операции соответствует номеру документа, соответствующего данной операции.
По умолчанию, дата операции соответствует рабочей дате. Дату операции можно задать с помощью встроенного календаря (кнопка в поле ввода даты) или вручную.
В поле "Содержание операции" указывается информация, характеризующую всю операцию в целом.
Способ заполнения реквизита "Сумма операции" вы можете определить самостоятельно в режиме "Сервис › Параметры › Операции".
Проводка, как и операция, имеет свой набор реквизитов. В состав реквизитов проводки типовой конфигурации, помимо основных реквизитов (корреспондирующие счета, субконто, валюта, количество, сумма и сумма в валюте), включены реквизиты "Содержание проводки", "Первичный документ" и "Номер журнала".
Реквизит "Содержание проводки" ("Сод. Пров.") предназначен для указания текстовой информации (до 50 символов), кратко характеризующей конкретную проводку операции.
Реквизит "Первичный документ" предназначен для указания реквизитов первичного документа, являющегося основанием для проводки, в виде текста (до 25 символов).
Для записей (проводок) по счетам налогового учета значение этого реквизита используется в дальнейшем при заполнении регистров налогового учета, поэтому информацию рекомендуется размещать кратко и четко.
Реквизит "Номер журнала" ("№Ж") предназначен для ввода в каждой проводке буквенно-числового номера до 2-х знаков. По номеру журнала удобно производить отбор проводок в журнале проводок и в отчетах по проводкам.
Данный реквизит проводки может заполняться пользователем произвольно. Рекомендуется выработать некоторый принцип, по которому проводки будут разделяться по номерам журналов и в дальнейшем его придерживаться. Целесообразно использовать небольшое количество номеров журналов.
Типовая операция предназначена для облегчения ввода повторяющихся операций. Типовая операция представляет собой шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок бухгалтерского учета и налогового учета (по налогу на прибыль).
Шаблоны типовых операций хранятся в справочнике "Типовые операции", доступном через меню "Операции" › "Типовые операции".
Для ввода в информационную базу новой операции на основании имеющегося шаблона типовой операции нужно открыть список типовых операций, установить курсор на запись нужной типовой операции и нажать на кнопку "Ввести операцию" – в результате откроется форма верхней части типовой операции. В этой форме следует нажать на кнопку "Сформировать проводки" – откроется дополнительное окно запроса параметров операции.
После ввода запрашиваемых параметров в форме типовой операции отобразятся проводки, автоматически сформированные "1С:Бухгалтерией 8" для бухгалтерского и налогового учета.
Введенная операция будет отображаться в журнале операций среди всех операций, введенных документами, вручную или с помощью справочника типовых операций (меню "Операции" › "Журнал операций"). Кроме того, операция будет отображаться в журнале операций, введенных вручную (меню "Операции" › "Операции, введенные вручную"). Информация о типовой операции, на основании которой была введена операция, сохраняется и отображается в реквизите "Типовая операция".
Если же операция был введена вручную (то есть не на основании типовой операции), то реквизит "Типовая операция" не будет заполнен.
Замечание:
Если в дальнейшем шаблон типовой операции будет изменен, то через журнал операций можно переформировать все операции, введенные ранее – для этого нужно открыть каждую операцию, введенную на основании старого шаблона, и заново сформировать проводки с помощью кнопки "Сформировать проводки".
Основа эффективного функционирования АИС-БУ – высокая степень автоматизации ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Даже в рамках одной системы автоматизации бухгалтерского учета реализуются различные способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Распространены три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях (рис. 4.21):
- ручной ввод бухгалтерских операций/проводок;
- автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций;
- автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов.
Рис. 4.21. Классификация способов ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях |
Ручной ввод бухгалтерских операций/проводок. В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо проводки, либо бухгалтерские операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Он сам формирует проводки операции и определяет корреспондирующие счета каждой проводки, при необходимости рассчитывает суммы проводок.
Способ ручного ввода операции/проводки достаточно гибок: он позволяет указывать любые значения реквизитов, формировать любые проводки. Способ прост в освоении и не требует предварительной настройки системы.
Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода в системах предусматриваются некоторые элементы автоматизации. Широко используется механизм подсказок при заполнении отдельных реквизитов. Для ввода однотипных операций/проводок применяется режим копирования. Это позволяет ввести новую операцию/проводку по образцу аналогичной ранее введенной операции, но с корректировкой значений отдельных реквизитов, которые у вводимой операции/проводки отличаются. При вводе операций с большим количеством проводок применяются режимы автоматического ввода новых проводок без и с копированием ранее введенной проводки.
Особая ответственность ложится на бухгалтера при определении корреспондирующих счетов проводки. Для избежания ошибок при вводе счета/субсчета бухгалтеру предоставляется возможность выбора нужного счета/субсчета из справочника счетов/субсчетов, или из специальных справочников корреспондирующих счетов.
Ручной ввод операций/проводок может сопровождаться контролем корреспонденции счетов. Контроль может выполняться в двух режимах: в момент ввода записей о хозяйственных операциях и в групповом режиме после их ввода. Контроль корреспонденции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок. Этот справочник подготавливается бухгалтером, ответственным за методологию учета на предприятии, или конкретного участка учета. После этого работа по вводу информации может быть доверена рядовым бухгалтерам.
Контроль правильности формирования корреспонденции счетов в некоторых системах выполняется не только в момент ввода информации о хозяйственной операции, но и независимо от него. Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей. Это позволяет локализовать большинство ошибочных и сомнительных проводок. Эта функция полезна при аудиторских проверках. Особенно важна она в системах класса "бухгалтерский комплекс", где информация поступает в АРМ сводного учета из АРМ других участков учета и требует сплошной проверки.
Групповой режим контроля реализован в программах "1С: Бухгалтерия 7.7"; "Галактика" и многих других системах автоматизации учета.
Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций. Наряду с возможностью ручного ввода информации о хозяйственных операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, часто повторяющихся операций, а также операций, которые порождают несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.
Такие стандартные, многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто. Приведем лишь два примера.
Пример 1. Хозяйственная операция, связанная с реализацией продукции, отражается в учете тремя проводками. Первая из них отражает сумму от реализации продукции без НДС по счетам: дебет счета62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредит счета46 "Реализация продукции", вторая сумму НДС по счетам: дебет счета46 и кредит счета 68"Расчеты с бюджетом". Кроме того, как правило, в этот же момент на счет 46 списывается и учетная стоимость реализованной продукции: дебет 46 и кредит 40 "Готовая продукция". Таким образом, по данной хозяйственной операции должны быть отражены в журнале учета хозяйственных операций три проводки с расчетом сумм по каждой из них, а также запись о самой операции, если в системе хранятся бухгалтерские операции (второй способ хранения информации о хозяйственной операции).
Пример 2. При начислении зарплаты бухгалтеру приходится делать отчисления в определенном проценте в пенсионный фонд, страховой фонд, фонды медицинского страхования, фонд занятости, жилищно-социальный фонд и т.д. Он должен рассчитать суммы и соответственно сформировать все проводки и отразить их в журнале учета операций.
Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизированный ввод бухгалтерских операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции, и автоматически, по заданному алгоритму, рассчитываются их суммы.
Данный способ автоматизации ввода информации о хозяйственных операциях получил название "ввод данных с использованием типовых операций". Он позволяет избежать ошибок в определении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции. Общая схема работы с типовыми операциями представлена на рис 4.22.
Рис. 4.22. Общая схема ввода данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций |
Шаблон типовой операции включает одну или нескольких проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Для каждой проводки, входящей в этот шаблон, определяются дебетуемый и кредитуемый счета, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения. В типовой операции указывается также краткое содержание операции и каждой проводки, может указываться имя файла документа, связанного с этой операцией. Последний реквизит позволяет сформировать и напечатать документ.
Суммы проводок могут рассчитываться по формуле или запрашиваться при вводе. Алгоритмы расчетов могут быть простыми, например, выражающими пропорциональное отношение суммы проводки к общей сумме хозяйственной операции. Они могут быть и достаточно сложными, описанными с помощью встроенного в программу специализированного процедурного языка, позволяющего обращаться к остаткам и оборотам счетов, делать ссылки на результаты других проводок данной типовой операции, содержать условия расчетов, использовать диапазон дат и т.д.
Каждая типовая операция регистрируется в справочнике (списке) типовых операций под своим уникальным именем. Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы: по разделам учета, по основному счету, задействованному в операциях или другим критериям.
На рис. 4.23 показана организация справочника типовых операций системы "1С: Бухгалтерия" версии 7.7.
Рис. 4.23 Справочник типовых операций в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" |
Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы по различным критериям. В комплекте поставки программы типовые операции объединены в группы по принадлежности к различным задачам. Каждая группа содержит определенный набор типовых операций (рис. 4.24).
Рис. 4.24. Группа справочника типовых операций в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" |
Каждая типовая операция имеет свой шаблон, в соответствии с которым строятся проводки. Экранная форма создания/корректировки шаблона типовой операции в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" приведена на рис. 4.25.
Рис. 4.25. Экранная форма создания/корректировки шаблона типовой операции в программе "1С: Бухгалтерия 7.7" |
В программе "Финансы без проблем" пользователь может задать несколько уровней иерархии справочника "дерево видов операций". Описание правил формирования проводок и расчета их сумм задается на последнем уровне (рис. 4.19).
В работе с типовыми операциями различают два этапа: создание шаблонов типовых операций и использование их для ввода данных о хозяйственных операциях.
Создание шаблона типовой операции выполняется один раз на момент внедрения автоматизированной системы учета, а затем по мере необходимости. На этом этапе типовой операции присваивается имя и код, разрабатывается шаблон типовой операции. Она заносится в справочник типовых операций. Новую типовую операцию можно создать и путем копирования ранее созданной типовой операции, близкой к ней по содержанию, корректируя отдельные поля-реквизиты.
На этапе эксплуатации системы созданная типовая операция многократно используется для ввода операций и проводок по заданному шаблону в журнал хозяйственных операций и в массив информации о хозяйственных операциях. При этом, если требуется рассчитать суммы проводок от некоторой общей суммы по данной хозяйственной операции, то эта сумма вводится вручную. Сумма каждой из проводок рассчитывается автоматически с помощью алгоритма расчета, заданного для конкретной проводки. Как правило, программы предоставляют возможность скорректировать рассчитанные суммы, хотя эта возможность поддерживается не всегда.
При использовании типовых операций бухгалтер избавляется от необходимости ввода одинаковых реквизитов по каждой проводке хозяйственной операции. Такие реквизиты, как дата вводятся один раз по данной хозяйственной операции, а содержание проводки лишь корректируется. В процессе ввода запрашиваются объекты аналитического учета, если на синтетическом счете предусмотрено ведение аналитики. Возможность корректировки реквизитов операции и ее проводок обеспечивает гибкость использования типовых операций. Часто системы позволяют ввести новую хозяйственную операцию путем копирования близкой по содержанию ранее введенной типовой операции, изменив значения некоторых из ее реквизитов.
- системы, в которых проводки, введенные с помощью типовой операции, сохраняют связь с операцией (например, в системе "Интегратор");
- системы, в которых проводки, введенные с помощью типовой операции, теряют связь с операцией (например, в системе "1С: Бухгалтерия").
Первый вариант предпочтителен. Он позволяет в любой момент выполнить перерасчет сумм проводок, он удобен при удалении ошибочно введенной информации.
Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. В системах автоматизации учета, которые реализуют технологию работы "от документа", пользователь заполняет предложенную ему форму документа, а бухгалтерские операции и их проводки формируются автоматически. Пользователь не может редактировать реквизиты, как сформированной операции, так и ее проводок, что и отличает этот способ от ранее рассмотренного автоматизированного способа.
Схемы реализации ввода данных в документ и занесения автоматически сформированных операций и проводок по заполненному пользователем документу в массив информации о хозяйственных операциях были рассмотрены в предыдущих параграфах этой главы.
Алгоритм формирования операции и проводок описывается при настройке системы, а исходные данные для его реализации берутся из заполненного документа. Язык, используемый для описания этого алгоритма, как правило, достаточно сложен и не рассчитан на конечного пользователя.
Напомним, что в зависимости от модели документооборота и функции, которую несет первичный документ, зависит и сохранение связи документа со сформированными по нему проводками, соблюдение временного лага между формированием документа и проводками, а также возможность формирования групповых проводок по документам одного вида (§ 4.2).
Данный способ формирования операций и бухгалтерских проводок используется, как при проведении документов, оформляющих реальную хозяйственную операцию, так и при проведении специализированных документов, оформляющих регламентные операции бухгалтерского учета (§ 4.1). Следовательно, автоматическая генерация бухгалтерских операций на основании вводимых пользователем документов выполняется также при начислении амортизации основных средств, нематериальных активов, переоценки остатков в валюте, закрытии месяца, квартала и т.п.
Читайте также: