Какие компьютерные программы должен знать секретарь
На прошлой неделе я разговаривал со старшей подругой, которой уже под семьдесят. Мы рассказали о ее опыте работы личным помощником на предприятии.
Она рассказала о том, как вручную справлялась со всей своей утомительной задачей - назначая встречи, делая заметки, устанавливая напоминания о встречах с боссом и т. Д., И при этом оставалась продуктивной.
Фактически, ее уровень продуктивности был настолько очевиден и исключителен, что она даже трижды подряд становилась лауреатом премии «Лучший персонал года».
Ух ты! Я был поражен.
Затем я представил, насколько продуктивно она была бы, если бы сейчас, когда есть масса секретарских приложений, облегчать офисную задачу.
Вот почему я считаю удачливым любого, кто является личным секретарем или стремится стать его личным секретарем. По правде говоря, вам не придется бороться, чтобы выполнить свою работу, потому что есть приложения для личного помощника, которые к вашим услугам.
Вот что интересно: вы можете установить эти онлайн-приложения на свой Android, iPhone или рабочий стол всего одним щелчком мыши, не платя ни копейки.
Все, что вам нужно сделать, это сделать выбор, и вы увидите, как ваш уровень продуктивности резко возрастет.
Единственная проблема, с которой вы можете столкнуться, - это выбрать подходящий инструмент личного помощника, поэтому эта статья вам нужна больше всего.
Учитывая огромное количество приложений для секретарей в Интернете, сделать выбор будет сложно, и, конечно же, вы не сможете загрузить все.
Вот почему я составил в этой статье список из 10 лучших бесплатных приложений для секретарей, которые могут повысить эффективность и продуктивность вашей работы.
Я хочу, чтобы вы внимательно следили за мной, пока я буду вести вас по списку.
Содержание
Лучшие бесплатные приложения для секретарей
Вот список из 10 лучших онлайн-приложений для личного помощника, которые помогут вам работать эффективно и продуктивно:
- 24me
- Assistant.ai
- Кортана
- Dragon Mobile Assistant
- Индиго
- Evernote
- Легко
- Google сейчас
- Zoom
- Сна как Droid
№1. 24me
24me - одно из лучших бесплатных приложений-секретарей, которое помогает вам собрать вместе инструменты для организации, такие как календарь, заметки и напоминания, для выполнения задачи.
Он практически объединяет все в одном месте (включая ваши социальные сети, финансовые учреждения, коммунальные услуги и многое другое) и напоминает вам о том, что вам нужно делать и когда вам нужно это делать.
Обратите внимание, есть в магазине подарков. Этот магазин подарков поможет напомнить о ваших предстоящих событиях, например о дне рождения вашего любимого коллеги. Он также предоставляет список задач, активируемый голосом, чтобы легко отслеживать ваши дела.
Эти программы упрощают работу миллионов людей по всему миру. Возможно, вы ещё не знаете о некоторых приложениях или напрасно не используете их — проверьте наш список.
1. Microsoft Office
- Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
- Цена: 5 199 рублей или от 269 рублей в месяц.
Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.
Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.
Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.
2. iWork
- Платформы: macOS, iOS, веб.
- Цена: бесплатно.
Фирменный офисный пакет Apple, который бесплатно может скачать любой пользователь Mac. Приложения Pages, Numbers и Keynote почти ничем не уступают своим аналогам от Microsoft и позволяют создавать документы, таблицы и презентации, одновременно редактируя их с коллегами на macOS, iOS или в браузере.
3. Evernote
- Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
- Цена: бесплатно или от 1 000 рублей в год.
Этот популярный цифровой блокнот — отличный инструмент для управления большой коллекцией текстовых, графических и голосовых заметок. Evernote предлагает систему тегов, которыми можно отмечать добавленные записи. Для большего удобства теги можно группировать и вкладывать друг в друга. Такой уникальный подход позволяет легко структурировать сотни и даже тысячи заметок и при необходимости быстро находить нужные из них.
Evernote поддерживает синхронизацию между устройствами и позволяет работать без подключения к Сети.
4. Spark
- Платформы: macOS, iOS, watchOS.
- Цена: бесплатно.
Никакую офисную работу нельзя представить без взаимодействия с почтой. Spark поможет разбирать завалы входящих и отвечать на письма коллег максимально быстро. Благодаря продуманному до мелочей интерфейсу, автоматической сортировке писем, умному поиску и множеству других полезных функций ваша работа с почтой превратится в настоящее удовольствие.
5. Foxit Reader
- Платформы: Windows, macOS, Linux.
- Цена: бесплатно.
Работникам офисов часто приходится иметь дело с документами в формате PDF. В таких ситуациях важно иметь под рукой удобный просмотрщик PDF-файлов. А ещё лучше — программу, с помощью которой можно не только просматривать документы, но и аннотировать их. Хорошим кандидатом на эту должность является программа Foxit Reader. Она быстрая и удобная в управлении. С её помощью можно читать PDF-файлы, делать пометки в тексте и оставлять на страницах свои комментарии.
6. Things
- Платформы: macOS, iOS, watchOS.
- Цена: 3 790 рублей.
Поток ежедневных задач совершено невозможно удержать в голове, а потому фиксация идей и планирование дел — залог успеха в работе. В отличие от того же Todoist, Things создан скрупулёзно, с вниманием к каждой детали интерфейса и дизайна, чтобы приведение всех ваших дел в порядок было быстрым и удобным. Исповедуя философию GTD, приложение помогает организовать рабочие проекты, структурировать и планировать задачи. Всё, что вам остаётся, — это лишь выполнить их.
7. Cold Turkey Blocker
- Платформы: Windows, macOS.
- Цена: бесплатно или 25 долларов.
Если во время работы вы слишком часто отвлекаетесь на неуместные сайты и программы, вам поможет Cold Turkey Blocker. Это приложение блокирует все отвлекающие факторы на заданное вами время. Пока не истечёт срок, вы не сможете открывать внесённые в список сайты и программы. Cold Turkey Blocker умеет включать блокировку автоматически по заданному пользователем расписанию.
8. MindNode
- Платформы: macOS, iOS.
- Цена: 2 290 рублей.
MindNode пригодится всем, кто работает со сложными проектами, и позволит визуализировать развитие идеи в окончательный продукт. С этим приложением вы сможете устраивать мозговые штурмы, создавать карты мыслей любой сложности и быстро делиться ими с коллегами, а также экспортировать задачи в Things, OmniFocus и другие приложения или сервисы.
9. Pushbullet
- Платформы: Windows, Android, iOS, веб.
- Цена: бесплатно или от 3,33 доллара в месяц.
Эта небольшая утилита синхронизирует ваш компьютер со смартфоном, планшетом или другими гаджетами. Достаточно установить клиенты Pushbullet на все устройства и подключить их к общему аккаунту. После этого вы сможете видеть на компьютере все мобильные уведомления и передавать между гаджетами заметки, ссылки и небольшие файлы.
10. Bear
- Платформы: macOS, iOS.
- Цена: бесплатно или 949 рублей в год.
Простой и лёгкий аналог Evernote, который можно использовать для записи идей, кода и вообще любых текстов. Bear имеет мощную систему тегов с подтегами, удобный поиск и поддерживает упрощённую разметку Markdown, а также экспорт готового текста в различные форматы, включая HTML, PDF и DOCX. А ещё приложение может похвастаться лаконичным интерфейсом и красивыми темами оформления на любой вкус.
11. FocusList
- Платформы: macOS, iOS, watchOS.
- Цена: 379 рублей.
Методика Pomodoro хорошо известна своей эффективностью и повсеместно используется. Для лавины рутинных и не очень офисных задач она подходит как нельзя лучше. С таймером FocusList вы сможете не только отслеживать рабочие отрезки и перерывы на отдых, но и видеть, сколько времени занимают те или иные задачи. А это, в свою очередь, поможет проанализировать рабочий процесс и меньше прокрастинировать.
12. f.lux
- Платформы: Windows, macOS, Linux.
- Цена: бесплатно.
В течение рабочего дня освещение в офисе меняется. Но температура цветов на вашем рабочем дисплее всегда одинакова как при естественном дневном свете, так и под вечерними лампами. Из-за этой разницы экран может казаться слишком ярким и быстро утомлять глаза. Программа f.lux автоматически подстраивает цвета дисплея под условия освещения. Похожая функция встроена в Windows 10, но f.lux содержит больше настроек и позволяет добиться максимально комфорта для глаз.
13. Paste
Небольшая утилита Paste значительно расширяет возможности буфера обмена, что просто бесценно при работе с различными документами и таблицами. Приложение будет запоминать скопированный текст, файлы и ссылки, открывая удобный доступ к истории буфера обмена. В настройках можно настроить количество запоминаемых объектов, задать горячие клавиши и включить синхронизацию со всеми вашими устройствами.
14. GIMP
- Платформы: Windows, macOS, Linux.
- Цена: бесплатно.
Даже если вы не дизайнер, то всё равно наверняка редактируете изображения для различных офисных дел. К примеру, обрезаете фото и корректируете его цвета для очередной презентации или поста на корпоративном портале. Устанавливать Photoshop для таких целей глупо. Проще воспользоваться его бесплатной альтернативой — GIMP. Этот редактор, возможно, и уступает Photoshop в количестве функций. Но для непрофессиональных задач его точно будет более чем достаточно.
15. Look Up
А вот приложение Look Up позаботится о вашем здоровье, а точнее — зрении. Оно помогает снижать напряжение глазных мышц от работы за компьютером, каждые 20 минут напоминая на несколько секунд оторваться от экрана и посмотреть вдаль. Также в Look Up есть подборка простых упражнений для растяжки затёкшей спины и других мышц.
16. TextExpander
- Платформы: macOS, iOS, Windows.
- Цена: 45 долларов 4,16 доллара в месяц.
TextExpander позволит экономить время всем, кто много работает с текстами и вынужден часто вводить одну и ту же информацию. С его помощью можно настроить клавиатурные сокращения, которые будут мгновенно разворачиваться в заранее заданный текст любого объёма. Например, с TextExpander можно в пару кликов вставлять email, ответы на письма, платёжные реквизиты и любую другую информацию, которую вы часто набираете вручную. Благодаря синхронизации сокращения будут доступны и на iOS, где ввод осуществляется через клавиатуру TextExpander.
17. Todoist
- Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
- Цена: бесплатно или от 2 190 рублей в год.
Todoist можно использовать как обычный планировщик повседневных или рабочих дел. Всё как обычно: создаёте задачи, ставите напоминания, отмечаете выполненные дела.
Вместе с тем возможностей этого сервиса хватит для ведения сложнейших офисных проектов с многоуровневой структурой, большим количеством участников и подзадач. В Todoist есть инструменты для делегирования и настройки иерархии задач, метки, фильтры и другие продвинутые функции. Благодаря им приложение легко подстроится под ваши личные и профессиональные цели, какой бы масштаб они ни приобрели.
Установив клиент Todoist на своё устройство, вы сможете управлять задачами даже без интернета.
Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.
Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.
Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.
Не случайно в США должностная инструкция состоит из двух частей: "Описание работы", которое содержит наименование должности, ее краткое описание и "спецификация работы", включающая сведения о личностных характеристиках, необходимых для ее эффективного выполнения.
Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как "координационного центра" любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):
Профессиональные навыки секретарской работы | Высокая квалификация в области стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи |
Опыт организаторской работы | Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов |
Эффективность, надежность, ответственность | Готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение |
Самостоятельность, инициатива | Инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения |
Тактичность, дипломатичность | Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях |
Пунктуальность | Для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч и посещению совещаний |
Лояльность, преданность работе | Это основные качества для создания идеальных отношений с руководителем |
Предвидение | Умение предупредить желания своего руководителя экономит время и в значительной мере освобождает его от необходимости детально планировать свою работу |
Личные качества
Внешний вид | Опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки |
Особенности характера | Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора |
Отзывчивость, умение адаптироваться | Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок |
Интересы | Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя |
Вежливость | Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело |
В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.
Так, секретарь-референт - это женщина от 20 до 30 лет "из служащих", "красивой" внешности, с опытом работы от 1 до 5 лет, желательно с опытом общественной работы в профкоме или комсомоле. Секретарь-референт должен иметь хорошие профессиональные знания в области социологии, экономики, права, психологии, дизайна, коммерции, маркетинга, обладать профессиональными умениями в области машинописи, ведения личных дел, телефонных переговоров, архивного дела, компьютеров, презентационной работы, рекламы, поиска партнеров, экспедиторской работы. Необходимыми личностными качествами секретаря-референта должны быть доброжелательность, отзывчивость, честность, порядочность, воспитанность, скромность, жизнерадостность, терпимость. К числу деловых качеств отнесены исполнительность, коммуникабельность, организованность, трудолюбие, хозяйственность, дипломатичность, дисциплинированность, умение доводить порученное дело до конца и умение слушать людей. Наиболее предпочтительный тип личности - интроверт (направлен на внутренний мир) со средним уровнем интеллекта.
Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо.
Во-первых, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (3), а термин "секретарь-референт" используется для секретарей различного уровня.
Во-вторых, секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления, национальных особенностей имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует различных способностей и личностных качеств.
Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?
Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.
Описание должности (рабочего места) -
всесторонняя информация о требованиях,
нагрузках и содержании работы (4).
Необходимость программ для работы секретаря — это организация делопроизводства и документооборота. Они позволят ускорить работу компании и избавить секретаря от многих рутинных задач. С ними обеспечивается систематизация документов, приведение их к однообразию и стандартам, сокращение ошибок.
AmoCRM
Большой набор инструментов для ведения бизнеса. Узнайте больше о AmoCRM
Моё дело
Автоматизация позволяет предпринимателям вести свою бухгалтерию самим. Узнайте больше о Моё дело
Trello
Подход каждой команды к работе уникален, и Trello это учитывает. Начните с досок, колонок и карточек, а затем переходите к более сложным функциям. Управляйте проектами, упорядочивайте задачи и поддерживайте командный дух — все это в Трелло. Узнайте больше о Trello
Intasker
Система для управления проектами и задачами в любой отрасли. Узнайте больше о Intasker
Кнопка
Сервис для ведения бухгалтерии небольших компаний. Узнайте больше о Кнопка
iDoneThis
Сервис планирования дел и задач для совместного использования несколькими участниками. Узнайте больше о iDoneThis
1С:Бухгалтерия
Программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в коммерческих организациях. Узнайте больше о 1С:Бухгалтерия
Программа для работы секретаря
Секретарь — лицо, ответственное за офис и организацию работы в нём. Именно он отвечает на звонки, встречает посетителей, разбирает почту и отвечает на письма, копирует материалы. Программы для секретаря компании, особенно секретаря помощника руководителя, доводят распоряжения руководителя до всего коллектива, напоминают руководителю о назначенных встречах, контролируют выполнение решений, принятых на совещании, помогают следить за поручениями, которые делегирует руководитель.
Программа для секретаря компании незаменима для администрации офиса: бухгалтеров, директоров, юридических консультантов. С ее помощью можно существенно облегчить договорной процесс, отследить сроки и оплату по ним. Программы облегчают и ускорят работу, обеспечат хранение бумаг, избавят от многих рутинных задач. С помощью них можно систематизировать бумаги, привести их к единому стандарту и сократить число ошибок, которые приводят к наложению штрафов при проверках или проблемам с партнерами организации, начальством.
Программы ведение делопроизводства облегчают сотрудникам работу с документами, ускоряют их создание и заполнение, помогают избежать большинства ошибок и способствуют автоматизации делопроизводства.
Контур.Диадок
Система электронного документооборота Контур.Диадок снизит количество бумажных документов. Узнайте больше о Контур.Диадок
Scloud
Directum RX
Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами. Узнайте больше о Directum RX
DocWebService
Многопользовательский сервис для создания и заполнения различных документов. Узнайте больше о DocWebService
DocSpace
Система электронного документооборота на платформе Microsoft SharePoint. Узнайте больше о DocSpace
7docs
Сервис 7docs подготовит необходимые вам документы в автоматическом режиме. Узнайте больше о 7docs
Pages
Pages — это мощный текстовый редактор из пакета iWork со всеми средствами для создания, редактирования и обмена документами, а также поддержкой файлов Microsoft Word. Редактор оснащён и шаблонами с различными темами: письма, резюме, плакаты, черновики, отчёты, конверты, визитки и другие. Узнайте больше о Pages
МойОфис Логос
Корпоративный мессенджер для слаженной эффективного взаимодействия рабочего коллектива. Узнайте больше о МойОфис Логос
SeeDoc
Мощная и недорогая онлайн-система для бизнеса, электронная канцелярия и планировщик дел. Позволяет выполнять административные повседневные задачи с помощью единого программного решения Узнайте больше о SeeDoc
СЭД ТЕЗИС
Российская система электронного документооборота. Узнайте больше о СЭД ТЕЗИС
Quidox
Quidox - сервис для обмена электронными документами мгновенно. Узнайте больше о Quidox
Программы ведения делопроизводства
Программы ведения делопроизводства позволяют компаниям минимизировать ввод данных, сократить время, затрачиваемое на корректуру, и снизить риски, связанные с человеческими ошибками. Дополнительные преимущества включают в себя экономию времени и финансовых средств за счёт уменьшения трат бумаги, загрузки документов, хранения, распространения, почтовых расходов/доставки, факсов, телефона, отходов и рабочего времени сотрудников.
Программное обеспечение для ведения делопроизводства предоставляет организациям такие функциональные возможности, как центральное хранилище записей с возможностью поиска, возможность загружать бумажные документы в цифровом виде, что устраняет необходимость в дополнительном пространстве, необходимом для хранения бумаги. В дополнение к улучшению организации и эффективности хранение цифровых документов сводит к минимуму риск потери или повреждения записей.
Читайте также: