Как завести студентов в 1с 8
В наших статьях раскрывалась тема настройки прав пользователей с целью исключения несанкционированной корректировки данных. Также такое разграничение помогает отражать абоненту в интерфейсе только необходимые элементы, без отвлечения внимания.
Однако, чтобы настроить права, необходимо для начала добавить самих абонентов. О том, как это сделать, расскажем в данной статье.
Содержание
1. Процесс добавления пользователя в программу
Теоретически в программе 1С бухгалтерия 8.3 можно работать и без назначения пользователя. Однако, в системе существуют регламентные операции, которые может выполнять только абонент с полными правами. Следовательно, возможна ситуация, когда программа 1С не сможет выполнить определенные регламентные процедуры. Из этого можно сделать вывод, что для корректной работы с 1С необходимо назначать пользователя и наделять его правами администратора.
Прежде чем приступить к добавлению, следует определить кому и какие права впоследствии будут назначены. Кто будет обладать полными правами администратора, а у кого будут стоять ограничения.
Начинать добавление абонента в систему стоит с того сотрудника, которому планируется предоставить полный доступ.
Далее следует в левом меню «Администрирование» выбрать в разделе «Настройки программы» подраздел «Настройки пользователей и прав». Кликнуть на подраздел и затем пройти по гиперссылке «Пользователи».
Обратите внимание, чуть ниже можно поставить «галочку» против «Отображать автора документа». В этом случае можно будет в поле «Ответственный» видеть юзера, создавшего документ.
После клика на «Пользователи» откроется окно, в котором есть возможность по кнопке «Создать» добавить работника, а по кнопке «Права доступа» наделить его определенными правами или скорректировать их. Здесь же отображаются все добавленные сотрудники. По клику на каждого из них можно изменить и/или дополнить введенные данные.
Рассмотрим ситуацию добавления первого пользователя в программу.
2. Процесс добавления
Для этого следует нажать кнопку «Создать». Откроется окно с полями для ввода данных.
В поле «Полное имя» ввести фамилию, имя, отчество сотрудника или статус, например, Администратор, Главный бухгалтер, Менеджер и т.п. Введенные данные в сокращенном варианте отразятся в поле Имя (для входа). Если вы ввели ФИО сотрудника в поле «Полное имя», то во втором поле отобразится фамилия и инициалы, к которым можно добавить статус.
В списке пользователей будет отображаться информация из поля «Полное имя».
Обратите внимание, если впоследствии этот работник не будет работать в программе, то рекомендуется проставить «галочку» «Недействителен». В этом случае он будет скрыт из всех списков при подборе в документах и других местах системы.
В полях «Физическое лицо» и «Подразделение» через стрелочку справа выбрать работника и подразделение, к которому он относится. Если вводится первый пользователь, то заполнить справочник «Физические лица».
Ввести новый пароль, подтверждение и завершить операцию клавишей «Установить пароль».
Требования к длине и сложности пароля задаются отдельно в параметрах информационной базы в конфигураторе меню «Администрирование».
При выборе пароля на вкладке «Главное» можно поставить пароль при входе, запретить изменять его соответствующими «галочками».
Далее отметить «Показывать в списке выбора».
Если предполагается иная аутентификация, то проставить соответственно «галочку» по протоколу OpenID или операционной системы.
На вкладке «Адреса и телефоны» ввести контактные данные работника. На вкладке «Комментарий» записать иную дополнительную информацию.
После заполнения всех необходимых полей нажать «Записать», а затем «Права доступа». В открывшейся форме выбрать какие права предоставляются. Допустим, Администратор. Проставить «галочку» против этой категории и нажать клавишу «Записать».
В форме добавления пользователя есть гиперссылка «Настройки». Нажав на нее можно увидеть какой интерфейс и возможности есть у сотрудника с выданными правами, и скорректировать настройки.
После того, как все поля заполнены, права установлены нажать кнопку «Записать и закрыть».
3. Хранение и изменение информации
Теперь в окне «Пользователи» будут видны все активные абоненты программы. Если внизу проставить «галочку» «Показывать недействительных пользователей», то будут видны все сотрудники, которые вводились в программу в течение всего времени работы с 1С.
Для изменения прав можно не «проваливаться» внутрь данных о работнике. Достаточно выделить в списке нужного сотрудника и нажать кнопку «Права доступа».
Если требуется ввести нового пользователя с правами как у существующего, то можно нажать кнопку «Создать новый элемент копированием предыдущего». В этом случае придется просто скорректировать соответствующие данные, а остальные оставить без изменений.
Еще одна интересная кнопка «Начать обсуждение с пользователем, нажав на которую можно перейти к диалогу с этим сотрудником.
Проверить существующую информацию об абонентах можно через кнопку «Еще» в списке пользователей.
В выпадающем списке следует выбрать «Сведения о пользователях», затем нажать клавишу «Сформировать».
Откроется табличная форма, содержащая необходимую информацию.
Встает вопрос, а какое количество пользователей может быть в программе? Ограничений по списку нет. Однако, следует учитывать версию, которой пользуется предприятие. На базовой версии существует ограничение по одновременной работе сотрудников в программе – только один. В версии ПРОФ таких условий нет.
4. Зачем настраивать пользователей в системе?
Для чего нужны настройки юзеров в системе 1С? Не проще ли ввести одного пользователя, и всем заходить под его данными? Вероятно, проще. Однако настройки пользователей и прав однозначно необходимы.
Например, для того, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда в учетной политике вдруг каким-то непостижимым образом изменились данные. При этом, если в системе пользователи с их правами будут настроены, то не всякий человек будет иметь возможность изменять положения учетной политики. И даже если это случилось, в системе можно будет увидеть кто и когда внёс изменения.
Также это необходимо для того, чтобы дать полный доступ, например, только одному человеку.
Или дать доступ только на просмотр, чтобы работник мог просматривать информацию в системе, но не мог носить в неё изменения. Такие полномочия бывают нужны при предоставлении доступа к программе проверяющим и контролирующим органам.
5. Варианты пользователей и прав доступа в 1С
Самый первый вариант, у которого нет никаких ограничений и предоставлен полный доступ к базе — это администратор. Его лучше назначать для программистов и технических специалистов которые будут обслуживать нашу программу. Постоянно находиться в базе под именем Администратора смысла нет. Мало того, это позволяет разграничивать тех, кто вносил какие-либо изменения в программу при, например, выяснении вопросов о какой-то некорректной операции в самой программе. То есть будет известно, изменения вносились техническими специалистами или пользователями — сотрудниками организации.
Далее абонент Главбух или главный бухгалтер. Он обладает не меньшими правами, но при этом всегда можно выделить конкретного сотрудника, которому назначена роль, и увидеть все изменения, вносимые им.
Следующая роль — это бухгалтер, или помощник главного бухгалтера, или другие варианты. Это сотрудники, у которых появляется ряд ограничений. Они не могут вносить изменения в учетную политику, в счета учета, в номенклатуру. Юзеры с этой ролью не смогут:
- удалять объекты, помеченные на удаление,
- менять дату запрета изменения
- и редактировать списки пользователей.
И ещё одна роль — это проверяющий у которого нет прав на изменение информации. Однако есть полный доступ к просмотру всей информации.
В форме настройки прав есть клавиша «Отчет по правам доступа». При нажатии на нее откроются сведения о возможностях и ограничениях по работе в программе у выбранного сотрудника.
Через кнопке «Еще» — «Файл» — «Печать» отчет можно вывести на печать.
6. Группа пользователей
В системе можно настроить и создать не только конкретного юзера, но и распределить права доступа по группам. Для этого необходимо продумать какие группы нужны предприятию, например, это может быть деление по должностям и уровням доступа. Допустим:
- Бухгалтеры,
- Сотрудники отдела продаж,
- Маркетологи,
- Программисты
В меню «Администрирование» выбрать «Настройки пользователей и прав». Здесь можно проставить «галку» против «Ограничивать доступ на уровне записей. Эта настройка позволит максимально гибко настраивать права доступа к справочникам и другим элементам программы.
По клику на гиперссылку «Профили групп» настраиваются группы пользователей.
Одновременно абонент может находиться в нескольких группах. Соответственно, для каждой группы будут прописаны свои правила и юзер будет иметь все права, установленные для определенной группы. Права прописываются на вкладке описание. Роль и соответственно могут быть как базовыми, то есть только для чтения и просмотра документов, так и специальными, когда пользователь может редактировать документы.
По кнопке «Записать и закрыть» группа доступа с определенными настройками будет создана.
Предположим, что необходимо внести изменения, например, добавить роль к какому-либо профилю. Например, позволить топ-менеджерам по продажам просматривать чеки коррекции.
Создавать роли заново достаточно трудоемкая операция. Проще скопировать профиль менеджеров по продажам и добавить роль в скопированный вариант.
После чего сохранить его под другим именем, допустим, «Ведущий менеджер по продажам», нажав на клавишу «Записать и закрыть».
7. Ограничения на уровне записей
Выше упоминалась настройка ограничения доступа на уровне записей. Рассмотрим ее подробнее. Через меню «Администрирование» следует войти в «Настройки пользователей и прав». Там поставить «галочку» против «Ограничивать доступ на уровне пользователей». Система выдаст предупреждение о том, что данный функционал может замедлить работу. Следует с этим согласиться.
Допустим, требуется поставить ограничение по абоненту группы «Менеджер по продажам». Следует зайти в Профили групп доступа, выбрать группу «Менеджер по продажам».
На вкладке «Ограничения доступа» установить вид – «Организации», значения – «Все запрещены, исключения назначаются в группах доступа. Клавишей «Записать и закрыть» сохранить изменения.
Далее перейти в «Настройки пользователей и прав» по гиперссылке «Пользователи». Выбрать нужного сотрудника и открыть его права доступа. Справа появятся 2 поля: с имеющимися настройками и с разрешенными значениями по виду «Организация».
В этом поле через кнопку «Добавить» следует выбрать организацию, в которой может работать данный менеджер по продажам. По кнопке «Записать и закрыть» следует сохранить изменения.
Таким образом, сама процедура добавления пользователя в 1С: Бухгалтерия 8.3 не представляет особой сложности. Осуществляется она сразу, как только установлена система на предприятии. По мере надобности добавляются новые абоненты с настроенными определенным образом правами.
Нюансы возникают именно при разграничении прав, как персонализированных, так и внутри групп. В таком случае можно порекомендовать тщательно подготовиться к разграничению полномочий работников еще до ввода данных в программу. Продумать кому и какие права в вашей организации могут быть выданы, проанализировать возможные последствия. Возможно, проконсультироваться с сотрудниками 1С и партнерами.
В ситуациях, когда штат организации пополняется новым сотрудником, возникает необходимость внесения его в список субъектов, которые могут пользоваться программой. Как именно это сделать, чтобы не допустить ошибок и применить корректные настройки? Давайте разбираться.
Как добавлять пользователей в 1С
Рассматриваемая учетная платформа предлагает два способа решения поставленной задачи — в пользовательском режиме, а также через функции Конфигуратора. В первом случае используются базовый перечень предопределенных ролей, изначально определяющих возможности и интерфейс для каждого статуса, что заметно упрощает процесс. Второй вариант отличается более гибкими инструментами для настройки полномочий. При этом выбор между указанными методиками, как правило, зависит от двух факторов: навыков администратора и распоряжений руководящего состава.
Как завести нового пользователя в «1С: Предприятие»
Алгоритм, реализованный в рамках базового функционала системы, позволяет вносить необходимые корректировки в онлайн-режиме, без выхода из программы. Порядок действий выглядит следующим образом:
- Откройте раздел «Администрирование» и выберите вкладку «Настройки прав».
- Перейдите к пользовательскому подразделу и воспользуйтесь одноименной ссылкой.
- На экране появится справочник — через него вы можете добавить сотрудника либо на основе уже имеющегося, либо оформив карточку (нажмите «Копировать» или «Создать»).
- Заполните нужные поля формы, указав полное имя, а также сведения для будущей авторизации. При желании можно обратиться к справочникам «Физические лица» и «Подразделение». Если же вам требуется перевести в инактив ранее действительного пользователя в 1С — смена статуса осуществляется простой отметкой пункта «Недействителен».
- В разделе настроек предусмотрены три варианта аутентификации — через программу, OpenID или операционную систему. В первом случае при попытке входа будет запрошено регистрационное пользовательское имя. Второй протокол предназначен для работы через онлайн-клиент, с дополнительной программной авторизацией. Выбор третьего варианта означает, что доступ к базе будет предоставляться вместе с загрузкой ОС Windows на конкретном компьютере или рабочем месте.
Завершающий этап — определение профиля, от которого зависит перечень функциональных возможностей, доступных новому сотруднику. Отметьте соответствующий должностной роли пункт и сохраните карточку.
Добавление с помощью Конфигуратора
Учетные записи пользователей 1С также можно создавать и редактировать через вспомогательный режим, предусмотренный для специалистов технической группы или IT-отдела. В данном случае речь идет о более точных и тонких настройках, расширяющих или сужающих спектр полномочий и степень доступа к системе. Алгоритм выполнения задачи предусматривает следующую цепочку действий, позволяющих оперативно внести необходимые корректировки:
- Откройте раздел «Администрирование» в соответствующем управленческом режиме.
- Выберите пользовательскую вкладку, после чего на экране появится окно со списком всех когда-либо внесенных в программу сотрудников организации.
- Используйте опцию «Скопировать», либо установленное по умолчанию сочетание функциональных клавиш Ins и F9.
Перед тем как изменить или добавить нового пользователя в 1C 8 («1С: Предприятие», «Управление торговлей» и т.д.), нужно установить в Конфигураторе его личные данные — как и в предыдущем случае, указываются входное и полное имя, метод аутентификации, а также пароль для авторизации.
Отдельного внимания заслуживает профильная настройка. Перейдите к разделу «Прочие», где отражается перечень базовых ролей, которые можно присвоить. В ситуациях, когда точечная активация или отключение отдельных опций не требуются, достаточно ограничиться установкой Полных, а также в случае необходимости, Администраторских прав.
В целом, весь функционал при работе с базой определяется на усмотрение руководства, определяющего перечень требований и критериев. Важно учесть, что, при недостаточности тех или иных полномочий, субъект будет вынужден сталкиваться с периодическими уведомлениями об ошибках. В связи с этим рекомендуется уделить внимание изучению статуса нового сотрудника и положенных ему по умолчанию (и по распоряжению ответственного руководителя) прав, чтобы не замедлять цикл реализации рабочих бизнес-процессов.
Как оформляются дополнительные пользователи в 1С Бухгалтерия 8.3
Настройка пользовательских возможностей исключает вероятность несанкционированной корректировки учетной информации, а также позволяет сосредоточить внимание абонента на конкретных задачах, реализуемых через доступные ему функции интерфейса. Однако перед тем, как раздать полномочия, нужно включить в базу всех активных участников.
Процесс добавления в программу
В теории функционал системы допускает работу без назначения определенного клиента. Однако есть ряд регламентированных операций, реализация которых возможна только при наличии у исполнителя полных правомочий.
Перед началом процедуры следует понять, кто из субъектов, присутствующих в БД, и каким именно статусом должен быть наделен, поскольку перечень варьируется от администрирования до точечных ограничений. Как правило, настройка прав доступа пользователей в 1С начинается с сотрудников, которым планируется предоставление самого широкого спектра функций.
Хранение и изменение информации
Пользовательские данные о каждом действующем абоненте находятся в соответствующем разделе. Встроенные фильтры позволяют также включить в реестр весь бывший персонал, имеющий на момент просмотра «Недействительный» статус. Для корректировки информационной карточки достаточно дважды кликнуть по имени. Чтобы ограничить возможность использования программы на неопределенный срок, следует убрать маркер с пункта, подтверждающего разрешение.
Изменение полномочий не требует обязательного раскрытия полных данных работника. Выделите нужную позицию и используйте кнопку «Права доступа».
Создание учетной записи и добавление к базе 1C нового пользователя в Конфигураторе «1С: Предприятие» предусматривает опцию дублирования на основе уже существующего субъекта. При копировании можно обойтись изменением ключевых значений формы, то есть имени, логина и пароля, тогда как остальные позиции не требуют обязательного обновления.
Зачем нужна профильная настройка
Конечно, в теории намного проще использовать единый аккаунт, обладающий полным функциональным спектром и свободным доступом к интерфейсу. Однако практика показывает, что подобный подход, как правило, оборачивается проблемами, разобраться с которыми организации бывает не так просто.
Так, к примеру, неосторожное обращение с базой может стать причиной повреждения системных данных, восстановление которых требует времени и денег. Однако определить ответственного в ситуации, когда фактическая возможность была у всех, крайне проблематично. Концепция разделения полномочий не только позволяет отслеживать, кто и когда конкретно вносил те или иные изменения, но и предотвращает нежелательное взаимодействие между персоналом, не имеющим достаточную подготовку, и областями учета, требующими особого внимания и аккуратности.
Роли и права доступа
Как уже было сказано, перед тем, как создать учетную запись пользователя и добавить в 1с 8 3 («1C:Бухгалтерия», «УТ», «Розница» и т.д.), нужно определиться с тем, каким статусом наделяется новый сотрудник. В рассматриваемой системе имеется несколько шаблонных вариантов, заметно облегчающих настройку работы в организациях с расширенным штатом:
- Администратор — отличается наличием полного и всестороннего доступа. Этот формат предназначен для специалистов, ответственных за ведение и обслуживание программы.
- Главбух — также обладает максимальным набором прав, однако отделяется от администратора для более корректного контроля за изменениями.
- Бухгалтер (помощник) — первый уровень ограничений, определяющих невозможность корректировки учетной политики, счетов и номенклатур.
- Проверяющий — роль, не предусматривающая возможности редактирования, но в то же время позволяющая просматривать всю информацию базы.
Отчет по имеющимся локальным ограничениям доступа формируется в разделе настройки, и отражает сведения по выбранному абоненту.
Группа пользователей
Еще одна опция, предусматриваемая функционалом платформы — групповое распределение прав и применение ограничений. В данном случае следует проанализировать перечень критериев, на основе которых сотрудники могут быть объединены в отдельные категории (бухгалтера, маркетологи, категорийные менеджеры и т.д.).
После этого достаточно перейти в меню «Администрирование» и отметить маркером пункт о запрете доступа на уровне записей. С помощью надстройки вы можете гибко изменять возможности получения данных из справочников, а также взаимодействия с иными программными элементами.
Профили групп настраиваются с помощью соответствующей гиперссылки. При этом один абонент может принадлежать сразу к нескольким категориям, и, как следствие, получать максимум полномочий от каждой из них. Перечень прав указывается на вкладке с описанием, и может включать в себя как чтение и просмотр, так и редактирование отдельных видов документов в учетной системе.
После создания нужного кластера выберите опцию «Записать и закрыть», чтобы подтвердить операцию.
Ограничения на уровне записей
Эта надстройка, уже упомянутая в предыдущем пункте, позволяет оперативно управлять групповыми и персональными полномочиями. Разберем ее более подробно.
К примеру, у вас возник производственный вопрос — как в 1С поменять статус пользователя, относящегося к кластеру «Менеджеры по закупкам», выставив ему определенные запреты на взаимодействие с программой. В данном случае алгоритм будет следующим:
В статье «Новый порядок учета расчетов по долгосрочным договорам образования» эксперты 1С рассказали о новом порядке учета расчетов по долгосрочным договорам об оказании платных образовательных услуг с 01.01.2020 и о методике отражения расчетов в подсистеме «Образовательные услуги» редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». В этой статье рассматривается пример учета расчетов по долгосрочным договорам в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП).
Рассмотрим методику применения документов подсистемы «Образовательные услуги» редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для учета расчетов по долгосрочным договорам образования в соответствии с федеральным стандартом бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Долгосрочные договоры», утв. приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н, на условном примере.
Необходимо принять на первый курс факультета «Графика» группу студентов. Согласно договору период обучения студентов — с 01.09.2020 по 30.06.2025, стоимость обучения каждого студента за весь период составляет 1 000 000 руб. Оплата производится перед началом каждого семестра согласно графику оплаты (оплатить до 01.09.2020; 01.02.2021; 01.09.2021; 01.02.2022; 01.09.2022; 01.02.2023; 01.09.2023; 01.02.2024; 01.09.2024; 01.02.2025). Стоимость одного семестра — 100 000 руб.
Графики оплаты
В справочнике Графики оплаты (раздел Платное обучение, группа команд Долгосрочные договоры) вводятся графики оплаты, используемые в образовательном учреждении, с указанием срока оплаты, стоимости и периода обучения, за который производится оплата. Может использоваться несколько графиков. Например, графики оплаты по разным факультетам могут отличаться.
В поле Наименование указывается наименование создаваемого графика.
В поле Группа можно указать группу графиков. Например, графики могут быть разбиты по годам зачисления учащихся. Далее следует выбрать вариант ввода графика оплаты:
- В абсолютных величинах (суммы платежей) — указываются суммы платежей. Итоговая сумма платежей по графику оплаты должна быть равна полной стоимости за весь период обучения;
- В относительных величинах (процентах, долях) — график оплаты указывается в процентах (долях) от сумм начислений. Например, 50% аванс и 50% по факту оказания услуг.
В полях табличной части указываются следующие данные:
- Оплатить до — планируемая (крайняя) дата оплаты, после которой платеж будет считаться просроченным;
- Сумма (%, доля) — сумма (процент от суммы начисления) к уплате за соответствующий Период обучения;
- Период оплаты — период, за который будет произведена оплата;
- Примечание — произвольный текст, который указывается в зависимости от потребности пользователя. Например, «1 семестр», «2 семестр» и т. п.
Согласно Примеру График оплаты может быть введен следующим образом.
Оформление карточки учащегося и договора обучения
При оказании платных услуг обязательным является заключение договора со студентом. Поэтому следующим этапом работы является заполнение справочника Учащиеся и взаимосвязанных с ним справочников Договоры и иные основания возникновения обязательств, Курс, Группа и т. д.
В карточке учащегося (справочник Учащиеся) помимо Ф.И.О. учащегося в группе реквизитов Сведения о плательщике за услуги образования следует указать Контрагента, являющегося плательщиком по договору обучения, и Договор обучения, заключенный с плательщиком (рис. 2). Для создания договора следует воспользоваться гиперссылкой Создать договор обучения, расположенной рядом с полем Договор.
В версии ПРОФ редакции 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» в Настройках параметров учета (в разделе Администрирование — Настройки параметров учета — Ведение учета) рекомендуется установить флаг Вести и контролировать исполнение графиков по договорам с контрагентами. В этом случае при создании Договора в группе реквизитов Вести графики исполнения по умолчанию будут установлены флаги График платежей и План-график реализации .
Данная настройка позволит контролировать исполнение графика оплаты и плана-графика реализации образовательных услуг, а также рассчитывать и контролировать долгосрочную и просроченную задолженность, в частности, при заполнении регламентированных форм бухгалтерского учета. Также это дает возможность видеть актуальную задолженность, не терять контроль над дебиторской задолженностью, контролировать своевременное поступление оплаты. Основные показатели исполнения договора в БГУ2 включают общую сумму неисполненных платежей, а также сумму просроченных платежей с выделением платежей более 30 и более 90 дней просрочки.
Зачисление учащегося
Для регистрации факта зачисления учащегося в учебное заведение по долгосрочным договорам образования, срок действия которых превышает один год либо даты начала и окончания которых приходятся на разные отчетные периоды (п. 5 Стандарта), следует ввести документ Приказ (образование) (раздел Платное обучение, группа команд Образовательные услуги) с реквизитом Вид приказа, имеющим значение Зачисление (долгосрочный договор), рис. 3. Для автоматического расчета сумм начислений по долгосрочным договорам каждому учащемуся можно назначить График оплаты, который содержит информацию о графике платежей за определенные периоды обучения (месяцы, семестры, курсы и пр.).
В документе следует указать начало действия приказа, факультет, заполнить табличную часть списком учащихся с указанием курса, группы и при необходимости графика оплаты (см. рис. 3).
Начисление доходов будущих периодов
Начисление доходов будущих периодов при подписании долгосрочного договора отражается документом Начисление доходов будущих периодов (образование).
В шапке документа указываются следующие данные (рис. 4):
- Дата — дата отражения расчетов с учащимися по доходам от реализации образовательных услуг в соответствии с пунктом 11 Стандарта «по факту подписания иного долгосрочного договора, но не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором он заключен»;
- Факультет — наименование факультета. Выбирается из справочника Подразделения;
- Номенклатура — наименование образовательной услуги. Выбирается из фрагмента справочника Номенклатура, ограниченного перечнем услуг;
- КФО, КПС, Счет, КЭК — полный счет доходов будущих периодов (401.40).
На закладке Начисления табличная часть может быть заполнена автоматически по данным оформленных приказов по контингенту учащихся в соответствии с требуемыми критериями отбора по кнопке Заполнить — Учащимися по отбору (рис. 4).
По умолчанию отбор учащихся производится по факультету, указанному в шапке документа, возможен отбор по дополнительным реквизитам — Группа, Курс, Состояние учащегося и т. д. По окончании настройки отбора табличная часть на закладке будет заполнена списком студентов с указанием плательщика, договора, счета расчетов по доходам (поле Расчеты). Счет расчетов заполняется автоматически на основании выбранного значения КЭК, выбирается из списка счетов 205.00.
Колонки Количество, Единица измерения, Цена предназначены для расчета полной стоимости образовательных услуг за весь период обучения в колонке Всего (п. 3 ст. 54 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Например, если при заключении договора обучения на 18 месяцев в поле Количество указывается «18», в поле Ед. изм. выбирается единица измерения «мес.» (месяц), то в поле Цена указывается стоимость (ставка) обучения за месяц. Заполнять эти реквизиты необязательно, достаточно в колонке Всего заполнить итоговую сумму доходов от реализации за весь срок действия долгосрочного договора (п. 11 Стандарта).
В случае если студентам назначены графики оплат (рис. 3), стоимость услуг по договору (колонки Цена, Сумма, Всего на закладке Начисления) и порядок оплаты услуг (на закладках Общий / Особый порядок оплаты) будут заполнены автоматически.
Стоимость и порядок оплаты услуг в документе могут быть рассчитаны по графикам оплаты. По кнопке Рассчитать следует выбрать вариант расчета:
- Стоимость по графикам оплаты учащихся — стоимость услуг будет рассчитана по графикам оплаты учащихся, установленным приказами (о зачислении, об изменении графика оплаты);
- Стоимость по графику оплаты… — стоимость услуг будет рассчитана по выбранному графику оплаты.
При расчете стоимости услуг по графикам оплаты одновременно будет заполнен порядок оплаты услуг на закладках Общий / Особый порядок оплаты. В качестве общего (стандартного) порядка оплаты (закладка Общий порядок оплаты, рис. 5) будет выбран наиболее часто используемый для выбранных студентов график оплаты.
На закладке Порядок учета доходов указываются параметры списания доходов будущих периодов и отражения в доходах текущего периода.
В реквизите Признание доходов указывается порядок списания со счетов учета доходов будущих периодов (401.40) на счета учета доходов текущего периода (401.10), выбирается из списка и может принимать значения:
- По месяцам — расчет суммы списания производится равномерно по месяцам. Сумма списания (сумма доходов текущего периода) рассчитывается как остаток по счету 401.40 «Доходы будущих периодов», не списанный на данный момент, деленный на количество месяцев, оставшихся до окончания периода списания. Если период начала (окончания) приходится не на первый (последний) день месяца, то текущий месяц учитывается в той доле, которая приходится на него в периоде списания. При этом расчет доли месяца производится пропорционально количеству дней, которые в месяце учитываются, к количеству календарных дней в этом же месяце;
- По календарным дням — расчет суммы списания производится равномерно по календарным дням. Рассчитывается сумма списания (сумма доходов текущего периода), приходящаяся на один день, как остаток по счету 401.40 «Доходы будущих периодов», не списанный на данный момент, деленный на количество дней, оставшихся до окончания списания. Для расчета суммы списания (суммы доходов текущего периода) эта сумма умножается на количество дней в текущем месяце. В последнем месяце полностью списывается остаток, и таким образом учитываются погрешности округления в расчетах других периодов;
- По графику — расчет суммы списания производится в соответствии с установленным договором планом-графиком реализации услуг (работ). Для договоров платного обучения план-график реализации определяется на основе указанных периодов обучения (колонка Период обучения на закладке Общий (особый) порядок оплаты), таким образом, доходы от реализации услуг (работ) будут отражаться на счетах учета доходов текущего периода на дату окончания соответствующего периода обучения;
- В особом порядке — сумма списания в текущем месяце не рассчитывается автоматически, ее нужно указать вручную в документе начисления доходов текущего периода.
Для рассматриваемого Примера можно указать вариант признания доходов По графику, в этом случае списание доходов будущих периодов будет производиться в конце каждого периода обучения, указанного в графике оплаты.
В реквизитах Начало списания и Окончание списания (при признании доходов По месяцам или По календарным дням) указывается период, в течение которого доходы будущих периодов будут относиться на финансовый результат текущего периода.
В группе реквизитов Отражение в доходах текущего периода указываются счет и аналитика бухгалтерского учета доходов текущего периода, а также порядок отражения доходов в налоговом учете (в целях исчисления налога на прибыль, налога при УСН).
На закладке Общий порядок оплаты (рис. 5) вводится общий (единый) порядок оплаты для списка учащихся и их договоров, указанных на закладке Начисления, за исключением отдельных начислений с особым порядком оплаты.
Табличная часть закладки Общий порядок оплаты заполняется автоматически, если учащимся при зачислении были назначены графики оплаты, либо если стоимость на закладке Начисления была рассчитана по графикам оплаты (по кнопке Рассчитать — По графикам оплаты учащихся или Рассчитать — По графику оплаты…). Вручную заполняется аналогично справочнику Графики оплаты.
График оплаты, указанный на закладках Общий (особый) порядок оплаты, может быть сохранен в качестве шаблона (элемент справочника Графики оплаты) для заполнения в других документах по кнопке Сохранить командной панели.
Для загрузки графика оплат из сохраненного шаблона следует использовать кнопку Загрузить командной панели. При нажатии на кнопку Загрузить будет открыт справочник Графики оплаты, из которого следует выбрать необходимый график и нажать кнопку Выбрать. Данные выбранного Графика оплаты будут загружены в табличную часть Общий порядок оплаты.
На закладке Особый порядок оплаты вводится особый порядок оплаты для отдельных начислений, для которых неприменим общий (стандартный) порядок оплаты. Например, в случае предоставления скидок, льгот или особого графика оплаты образовательных услуг для некоторых договоров (учащихся).
В левой части формы следует выбрать строку начисления и установить флаг Особый порядок оплаты для выбранного начисления.
Особый порядок оплаты для выбранного начисления вводится в правой части формы по тем же правилам, что на закладке Общий порядок оплаты.
На закладке Бухгалтерская операция в поле Типовая операция следует выбрать операцию Начисление доходов будущих периодов (205.00-401.40).
При проведении документа по каждому начислению (каждой строке табличной части Начисления) будут сформированы бухгалтерские записи:
Дебет 2 205 31 56 Кредит 2 401 40 131— расчеты с дебиторами и доходы будущих периодов на сумму доходов от реализации за весь срок действия долгосрочного договора.
Вопрос «Как в 1С бухгалтерия 8.3 отразить отпуск?», не теряет своей актуальности. Такая возможность есть, и платформа позволяет оформить отпуск сотрудника в двух вариантах:
- С начислением отпускных.
- За собственный счет.
В материале ниже представлены инструкции по обоим вариантам.
Содержание:
1. Предварительная подготовка системы
Первичная настройка необходима для удобства при пользовании кадровой документацией и документов по начислениям сотрудникам. С этой целью следует перейти в раздел под названием «Администрирование» и в нем нажать на гиперссылку «Параметры учета».
В открывшемся меню нужно выбрать пункт «Настройки зарплаты».
Далее, отобразится окно настроек, в нем надо отметить намерения ведения кадрового учета и учета по заработной плате в указанной программе. Также в подменю «Расчет зарплат» следует поставить отметку на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».
Если не произвести эту настройку, то в интерфейсе не будет возможности создания соответствующей документации.
2. Документ «Отпуск»
Раньше, с целью оформления отпускных, многие бухгалтера создавали отдельный вид начислений. Теперь можно использовать другую схему, формируя документ «Отпуск» в интерфейсе программы. Такая возможность создана разработчиками специально для проведения расчетов по отпускам.
Первым шагом нужно открыть раздел «Зарплата и кадры» и выбрать в нем пункт «все начисления».
Далее откроется журнал документов начислений, в нем нужно выбрать кнопку «Создать». После ее нажатия появится небольшое меню с выбором вариантов документов, среди которых будет «Отпуск». Именно этот пункт меню и нужен для создания нового документа.
У некоторых бухгалтеров возникает вопрос относительно возможности отображения графика отпусков в 1С: Бухгалтерия 8.3. Такой функции в данном ПО нет. Для создания такого графика и работы с ним, необходимо воспользоваться дополнительным софтом, например, 1С ЗУП.
2.1 Работа с документом
После выбора в меню пункта «Отпуск», на экране откроется форма для внесения необходимых данных.
Организацию, имя сотрудника, период отпуска и дату регистрации нужно указать в верхней части документа. Отображенная дата будет определяться как период, в который производится начисление отпускных. Чтобы сохранить данные, нужно нажать кнопку «Записать».
Чуть ниже в левой части расположено подменю «Основание, период работы». Нажав на него, можно увидеть поля для отображения основания отпуска:
- Заявление;
- График отпусков;
- Записка-расчет.
Следующая строка используется, чтобы указывать, за какой период начисляются отпускные сотруднику.
Всю эту информацию нужно вносить вручную.
После того, как был выбран конкретный сотрудник, и заполнены все необходимые данные, нужно «провести» документ нажав соответствующую кнопку. Программа 1С в рамках этого процесса производит проводку бухучета по начислению отпускных. Это действие базируется на уже имеющихся в данной системе сведениях – срока трудового стажа сотрудника и назначенного ему оклада.
При необходимости, на основании проведенного электронного документа, бухгалтер может распечатать поручение на отпуск по форме Т-6 прямо из интерфейса. Также здесь есть возможность вывода на печать расчета среднего заработка.
На этой же странице отпускные можно и выплатить, нажав соответствующую кнопку.
Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» генерируются в автоматическом режиме. При этом, значение «Начислено» остается фиксированным. Но, при необходимости, показатель среднего заработка можно отредактировать ручным способом, для этого нужно нажать на значок карандаша рядом с числом.
Средний заработок рассчитывается на основании данных по фактически отработанному времени за текущий год. В интерфейсе можно изменить как начисленные суммы, так и отработанные дни. Эта информация будет использоваться при расчете новой суммы, которая отобразится в соответствующем поле.
Чтобы вернуть обратно значения, которые изначально были рассчитаны системой, нужно нажать кнопку «Перезаполнить».
Примерно таким же способом редактируется и сумма «НДФЛ».
На специальной вкладке названой «Начисления» автоматически происходит отображение начисления («Основной отпуск»), а сама сумма отпускных средств рассчитывается программой. В случае надобности эта сумма может быть откорректирована вручную.
После выполнения всех описанных действий, сформированные данные, касающиеся отпускных, появятся на странице «Начисление зарплаты». Программа учтет данные об отпуске и проведет автоматический пересчет отработанных дней и размера оклада.
В полученном сотрудником расчетном листе также будет отражен оплачиваемый отпуск.
3. Формирование данных по отпуску за свой счет
Конечно, в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 можно отразить отпуск и без сохранения зарплаты. Однако, во время выполнении этой задачи могут возникнуть определенные сложности. Дело в том, что в меню платформы нет специальной опции для проведения отпуска без начисления оклада.
При этом отразить его нужно в таких формах, как:
- «Табель учета рабочего времени».
- «Начисление рабочего времени». Документ.
- «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».
Выполнение этой задачи в рамках рассматриваемой конфигурации, доступно по следующим методам:
- Создание документа «Отпуск», в котором сумма отпускных будет нулевой.
- Создание дополнительного начисления «Отпуск без сохранения з/п». Отразить его можно в документе под названием «Начисление зарплаты».
- Начисление зарплаты с учетом отпуска без оплаты. В этом случае нет необходимости создавать какие-либо документы в программе.
Лучше всего использовать первый вариант, он самый удобный и простой в реализации. А процесс в целом похож на предыдущий вариант, но есть некоторые особенности.
Для начала нужно зайти в то же меню «Зарплата и кадры», далее надо открыть соответствующий экран «Все начисления».
После этого на экране появится список с отображением информации по заработной плате. Здесь необходимо нажать кнопку «Создать», далее на ссылку подписанную, как «Отпуск без сохранения оплаты». Чтобы открыть окно для последующего осуществления расчетов.
В документе на предстоящий отпуск следует указать:
- организацию;
- конкретного служащего;
- отпускной период.
Для большей ясности в поле подписанном, как «Комментарий» можно указать необходимые примечания, к примеру «Отпуск не оплачивается», «предоставляется на основании заявления сотрудника от обозначенного числа» и т.д.
Изначально программа настроена так, что в документе происходит автоматический расчет и начисление суммы отпускных. Но в том случае, когда работник не должен получать содержание, показатели нужно обнулить. Чтобы уточнить расчеты по отпускному периоду надо нажать на ссылку возле надписи «Начислено». После чего откроется детализированный расчет.
Исходя из имеющихся данных, на экране откроется сумма отпускных средств, она рассчитывается на базе уровня среднего оклада. Подобный расчет является верным для отпускного периода, который оплачивается. Но для отпуска за свой счет, эта сумма удаляется (вручную), и данное поле остается пустым.
Для этого нужно выполнить такую последовательность действий:
- Зайти в поле с указанием суммы и удалить сумму производимых расчетов.
- При этом сведения по отпускному периоду и дням менять не нужно, в этих расчетах они должны сохранится.
- Чтобы сохранить внесенные корректировки необходимо нажать клавишу «ОК».
После возвращения в окно по расчету отпуска в полях подписанных, как «Начислено», «НДФЛ» и «К оплате» будут отображаться нули.
Далее программа начнет формировать движение документа по регистрам. На данном этапе будет два основных блока данных:
- Параметры периодов стажа ПФР. Эта форма содержит информацию о самом подчиненном, длительности его отпуска, а также рабочему стажу. В рамках последнего пункта система отображает статус «Пребывание в оплачиваемом отпуске» без возможности редактирования. Но эта проблема решается благодаря внесению отпускных данных в реестр «СЗВ-СТАЖ».
- Отработанное время по сотрудникам. В этом экране происходит отражение основного отпуска в табеле с указанием количества дней и часов, за которые должна быть начислен зарплата.
После того как документ «Отпуск» будет заполнен и проверен, нужно нажать кнопки «Записать» и «Провести», чтобы сохранить его. Согласно этому документу отпуск не подлежит оплате, и он будет использоваться с целью расчета оклада за месячный интервал.
3.1 Начисление оклада и страховых платежей
Необходимо учитывать, что в конце расчетного периода (рабочего месяца), когда производится распределение окладов, программа сформирует документ «Начисление зарплаты» с учетом того периода, на протяжении которого подчиненный пребывал в неоплачиваемом отпуске.
Потребуется просмотреть Т-13 (Табель учета рабочего времени). Чтобы его открыть, нужно выбрать «Зарплата и кадры», найти «Кадровый учет» и нажать «Отчеты по кадрам».
Следующее, что потребуется сделать – это выполнить коррекцию кода неявки.
Необходимо «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» (ОТ) заменить на «Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя» (ДО).
Чтобы это сделать, нужно нажать на «Главное меню», выбрать «Таблица» и остановиться на «Вид». В последнем пункте понадобится найти строку «Редактирование».
Последнее что потребуется сделать – это изменить данные в отчете «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».
В поле ставка необходимо установить «НЕОПЛ» вместо «ДЛОТПУСК». Произведенные изменения нужно обязательно сохранить, после чего форму можно закрывать.
Описанные действия позволят в 1С Бухгалтерия 8.3 отразить отпуск и выполнить все сопутствующие изменения.
Рассмотрим, как регистрировать учебный отпуск в 1С ЗУП 8.3.
Настройка программы
Включим соответствующий функционал. Зайдем в меню «Настройка — Расчет зарплаты».
Перейдем по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний».
На закладке «Отпуска» установим флажки «Предоставляются учебные отпуска», «Отпуска без оплаты», «В том числе внутрисменные».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
После этого в списке видов отпусков появятся новые данные.
Также автоматически будут созданы новые виды начислений.
Неоплачиваемый учебный отпуск
Пусть сотрудник Кузьминых Борис Семенович уходит в неоплачиваемый учебный отпуск с 10 по 20 сентября.
Создадим документ «Отпуск без сохранения оплаты» в меню «Зарплата — Отпуск». Документ «Отпуск без сохранения оплаты списком» работает аналогично, только позволяет задать отпуска сразу для нескольких сотрудников.
- Укажем месяц регистрации отпуска, дату документа, организацию и сотрудника.
- Установим флажок «Расчет утвердил» и выберем сотрудника, который это сделал.
- Выберем вид отпуска «Дополнительный учебный отпуск без оплаты».
- Укажем период отпуска, количество дней подставится автоматически.
- При необходимости можно освободить ставку на время отсутствия сотрудника, если ведется штатное расписание.
- Введем основание для отпуска.
Сохраняем документ и выводим печатную форму Т-6.
Оплачиваемый учебный отпуск
Пусть сотрудник Громова Надежда Петровна уходит в оплачиваемый учебный отпуск с 6 по 21 сентября.
Создадим документ «Отпуск».
- Указываем основные данные в шапке документа.
- На закладке «Дополнительные отпуска» установим флажок «Предоставить дополнительный отпуск» и в таблице заполним вид отпуска, период отпуска и основание.
- На закладке «Начислено (подробно)» отобразится подробный расчет.
- На закладке «Основной отпуск» снимем флажок «Отпуск», если учебный отпуск проходит в другое время от ежегодного. Здесь же будет показан расчет. Дополнительно указываем вариант выплаты отпускных: с авансом, с зарплатой или в межрасчетный период, ставим флажок утверждения расчета.
После сохранения документа можно выплачивать отпускные по соответствующей кнопке.
Читайте также:
- Как сделать стенгазету на компьютере в paint net
- Как сделать переключатель в эксель
- Создание текстовых документов в ms word 2007 практическая работа 8 ввод текста и форматирование
- 1с erp планирование не может быть выполнено по причине расписание находится в состоянии расчета
- С помощью среды abcpascal и имеющейся программы выполни компьютерный эксперимент для решения задачи