Как занести физическое лицо в программе 1с предприятие шаг за шагом
Анонс
В этой статье вы узнаете:
- как правильно создавать сотрудника
- чем отличается физическое лицо от сотрудника организации
- где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности
- как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период
Создание нового сотрудника
В УТП существует два отдельных справочника – «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.
В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.
В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.
Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Физические лица).
Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.
На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.
Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.
Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.
Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.
Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.
Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Сотрудники организаций).
С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».
После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».
При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов – при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.
На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.
Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».
Учет персональных данных физических лиц осуществляется в справочнике «Физические лица». Обычно персональные данные физического лица заполняются при его приеме на работу из справочника «Сотрудники».
Каждое физическое лицо, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлено отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. Чтобы создать новое физическое лицо, зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Физические лица».
Чтобы создать новое физическое лицо, воспользуйтесь командой «Создать».
В карточке физического лица укажите полное имя сотрудника.
Заполнение вкладки «Главное».
На вкладке «Главное» укажите:
дату рождения физического лица;
ИНН физического лица;
пол физического лица;
СНИЛС физического лица;
место рождения физического лица (нажмите на три точки и в открывшемся окне укажите место рождения).
В поле «Гражданство» укажите гражданство физического лица.
В поле «Сведения о гражданстве» укажите дату, начиная с которой действуют сведения о гражданстве. По ссылке «История изменения гражданства» вы можете увидеть все изменения, связанные с гражданством физического лица (при их наличии).
Галочка «Дополнять представление» используется для однофамильцев, чтобы различать сотрудников в отчетах и документах.
В поле «Вид документа» укажите вид документа, который удостоверяет личность физического лица.
Укажите серию и номер документа, кем и когда он выдан, срок действия и дату действия сведений документа.
Заполнение вкладки «Адреса, телефоны»
Чтобы заполнить вкладку, укажите:
- e-mail;
- номера телефонов: мобильный, домашний и рабочий.
Укажите адрес физического лица:
за пределами РФ;
Для этого нажмите на ссылку и укажите:
город, населенный пункт;
дом, корпус, квартиру;
Заполнение вкладки «История работы»
Вся история работы сотрудника в компании будет отображена на этой вкладке. С помощью команды «Новое место работы» вы можете указать новое место работы сотрудника в вашей компании.
Заполнение вкладки «Другие роли»
Чтобы добавить или изменить роли сотрудника, нажмите на ссылку «Изменить эту информацию» и выберите нужные роли для сотрудника.
Добавить информацию по физическому лицу можно с помощью вкладок в верхней части карточки физического лица.
Заполнение вкладки «Страхование».
На вкладке «Страхование» укажите:
статус застрахованного лица;
сведения о страховом статусе и месяц регистрации изменений.
При необходимости укажите сведения об инвалидности физического лица:
поставьте галочку, что у физического лица есть справка об инвалидности;
укажите^ дату выдачи документа, серию, номер, группу, процент потери трудоспособности, срок действия, дату, начиная с которой действуют сведения о страховании, месяц регистрации изменений;
при наличии льгот, укажите причину предоставления льготы.
Заполнение вкладки «Воинский учет»
При необходимости заполните вкладку «Воинский учет». Для этого укажите воинское звание, состав (профиль), категорию запаса, ВУС (военно-учетную специальность), годность к воинской службе, военкомат, дату, начиная с которой начинает действовать информация по воинскому учету, отношение к воинскому учету, наличие предписания, номер команды, партии.
Для некоторых полей вы можете выбрать нужный элемент из справочника, если нажмете на стрелочку и выберите пункт «Показать все» или создать новый элемент в этом справочнике.
Заполнение вкладки «Образование, квалификация»
Используя ссылки «Изменить» укажите при необходимости профессии физического лица, его специальности, степень владения языками. Вы можете указать научные достижения физического лица.
С помощью команды «Создать», укажите образование сотрудника.
Укажите вид образования, учебное заведение, период обучения, специальность, квалификацию, курс, количество часов, основание, название документа, его серию и номер, а также дату выдачи документа.
Заполнение вкладки «Справки».
Чтобы добавить справку сотруднику, выберите команду «Создать».
Выберите нужную справку из списка или создайте новую. Укажите номер справки, срок действия, дату справки и ее наименование.
Заполнение вкладки «Семья».
Укажите семейное положение сотрудника и дату, начиная с которой эти сведения действуют.
С помощью команды «Создать», добавьте при необходимости родственников физического лица.
Заполнение вкладки «Трудовая деятельность»
При необходимости заполните стаж сотрудника. Например, общий стаж. Нажмите на соответствующую ссылку.
В открывшемся окне укажите общий стаж по трудовой книжке на дату приема сотрудника на работу.
Заполнение вкладки «Склонения»
Заполнение вкладки «Изменить ФИО»
Если сотрудник изменил ФИО, вы можете внести эту информацию в программу по ссылке «Изменить ФИО». Вся история изменений ФИО представлена по ссылке «История ФИО».
После того, как все поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
В справочник «Физические лица» вы можете внести подробную информацию обо всех физических лицах, с которыми работает предприятие. Например, сотрудники, торговые агенты, контактные лица и т. д.
Чтобы внести информацию в справочник «Физические лица», зайдите в раздел «НСИ и администрирование», в разделе «НСИ» выберите пункт «Физические лица».
В открывшемся окне выберите команду «Создать».
Укажите информацию по новому физическому лицу. Для этого заполните поля:
- поле «ФИО» – укажите ФИО физического лица;
- поле «Уточнение» - используется, если в организации работают однофамильцы. Для того, чтобы их было удобнее отличить друг от друга, укажите в этом поле какой-либо отличительный признак для физического лица;
- поле «Пол» - укажите пол физического лица;
- поле «Дата рождения» - укажите дату рождения физического лица;
- поле «ИНН» - укажите идентификационный номер налогоплательщика;
- поле «Группа физ. лиц» - при желании вы можете создать группу физических лиц.
Для этого нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все». Здесь вы можете создать новую группу или выбрать существующую. С помощью команды «Создать группу» - создайте группу физических лиц. Укажите ее наименование и при необходимости к какой группе она принадлежит. Теперь вы можете нужных физических лиц объединять в группы.
Заполните контактную информацию о физическом лице:
- поле «Электронная почта» - укажите адрес электронной почты физического лица;
- поле «Мобильный телефон» - укажите мобильный телефон физического лица. Для этого нажмите на три точки, далее укажите код страны, код города и номер телефона. При необходимости укажите добавочный номер. Вы можете оставить комментарий, например, «Звонить до 22:00». Нажмите «ОК». При необходимости таким же образом заполните поля с рабочим и домашним телефонами.
Заполните поля с адресом физического лица. Для этого нажмите три точки, укажите страну и населенный пункт. В поле «Адрес» укажите название улицы, номер дома и квартиры. Укажите индекс в поле «Индекс». Полный адрес появится в нижнем поле, проверьте, что он введен верно. При необходимости таким же образом заполните поля «Адрес за пределами РФ», «Адрес по прописке», «Адрес места проживания».
На вкладке «Банковские счета» вы можете указать информацию о наличии банковского счета у физического лица. Для этого выберите команду «Создать». В открывшемся окне укажите наименование счета и физическое лицо, которому вы создаете счет. Далее укажите, где открыт счет, его номер и в какой валюте он открыт.
Укажите БИК банка. Остальные поля в разделе «Банк, в котором открыт счет» заполнятся автоматически с помощью классификатора банков.
Если платежи проводятся через корреспондентский счет, открытый в другом банке, поставьте соответствующую галочку и заполните поля.
На вкладке «Настройка печати платежных поручений» вы можете:
- редактировать наименование получателя. Если это необходимо, поставьте галочку и укажите нужное наименование;
- редактировать ИНН получателя. Если это необходимо, поставьте галочку и укажите нужный ИНН;
- указать назначение платежа.
На вкладке «Документы» вы можете добавлять разные документы физического лица. Выберите команду «Создать», укажите нужное физическое лицо. Далее нажмите на стрелочку в поле «Вид документа» и выберите документ, который хотите добавить.
Заполните все необходимые поля, после чего выберите команду «Записать и закрыть».
Прием на работу в программе 1С: ЗУП – основной и главный документ, который оформляет сотрудник отдела кадров на работника организации при приеме на работу.
Для регистрации нового сотрудника откройте справочник «Сотрудники». Зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Сотрудники».
Нажмите на кнопку «Создать».
«Организация» - выберите организацию, куда принимаете на работу нового сотрудника;
«Полное имя» - укажите фамилию, имя и отчество (при наличии) нового сотрудника;
«Дата рождения» - укажите дату рождения нового сотрудника;
«Пол» - укажите пол нового сотрудника;
«ИНН» - укажите ИНН нового сотрудника;
«СНИЛ» - укажите СНИЛС нового сотрудника.
После того, как вы заполнили все поля, выберите команду «Принять на работу». Программа предложит записать нового сотрудника. Нажмите «Да».
В новом документе «Прием на работу» заполните поля:
«Организация»: выберите организацию, куда вы принимаете нового сотрудника.
«Сотрудник»: выберите сотрудника, которого вы принимаете на работу.
«Дата»: укажите дату документа.
Заполнение полей на вкладке «Главное»
«Дата приема» — укажите дату приема на работу нового сотрудника.
«Подразделение» - подразделение, куда принимаете нового сотрудника. Нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все».
Выберите нужное подразделение из списка с помощью команды «Выбрать». Если оно еще не создано, используйте команду «Создать» чтобы сформировать новое подразделение.
Заполните следующие поля:
«Должность» — нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все» и выберите из списка нужную должность.
«Трудовая функция» — должность нового сотрудника.
«Наименование документа» — заполняется автоматически.
ФОТ сотрудника подтягивается автоматически из штатного расписания. Если вы не заполняли штатное расписание, то оно будет пустым.
«Количество ставок» — Программа по умолчанию ставит «1» - полную ставку для сотрудника. Если сотрудник работает, например на полставки, нажмите на «1» и укажите нужное количество ставок.
«График работы» — выберите график работы для нового сотрудника. Нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все» и выберите нужный график.
«Вид занятости» — укажите вид занятости нового сотрудника. Для этого нажмите на стрелочку и выберите нужный вариант.
«Отразить в трудовой книжке» — поставьте рядом с ним галочку, тогда прием на работу будет отражен в сведениях о трудовой деятельности (формы СЗВ-ТД, СТД-Р).
Чтобы указать начисление, выберите команду «Добавить».
Нажмите на стрелочку и выберите нужное начисление. Если в списке нужного начисления нет, выберите команду «Показать все» и укажите нужное начисление. Вы также можете создать новое начисление.
В нашем примере мы выбрали начисление «Оплата по окладу». Укажите сумму оклада и нажмите на стрелочки, чтобы ФОТ обновился.
Выберите способ выплаты аванса. Для этого нажмите на стрелочку и выберите нужный вариант из предложенных.
Наа вкладке «Трудовой договор» заполните
Укажите номер и дату трудового договора сотрудника.
Если это срочный трудовой договор, поставьте галочку и укажите, до какого числа он будет действовать.
Укажите основание срочного договора, срок заключения.
Если срочный трудовой договор используется для выполнения сезонных работ, поставьте соответствующую галочку.
Условия приема на работу устанавливаются программой автоматически. При необходимости вы их можете изменить. Нажмите три точки и укажите нужные условия приема.
При необходимости заполните поля «Иные условия», «Оборудование рабочего места», «Основание представителя».
После того, как все необходимые поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
Как принять на работу сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия — пошаговая инструкция
23 мая Организация заключила трудовой договор с Гордеевым Н. В. Сотрудник принят на должность водителя в подразделение Гараж с окладом 35 000 руб. с 2-месячным испытательным сроком. Работа для него является основной.
Прием на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как принять на работу в 1С? Прием сотрудника на работу оформите документом Прием на работу в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Кадровые документы— Создать — Прием на работу .
В документе Прием на работу отразите все основные условия, прописанные в трудовом договоре:
- Организация — организация-работодатель;
- Подразделение — указывается, если организация имеет подразделения;
- Должность — должность согласно штатному расписанию и в соответствии с трудовым договором;
- Сотрудник — новый сотрудник из справочника Сотрудники . Если карточка сотрудника не была заведена заранее, то сделайте это по ссылке Создать .
- Сотрудники ;
- Физические лица .
- Дата приема — дата, когда работник должен приступить к работе, указанная в трудовом договоре;
- Испыт. срок (мес) — срок, предусмотренный трудовым договором; если срок не предусмотрен, ставится значение 0,0;
- Вид занятости — в соответствии с трудовым договором:
- Основное место работы — в соответствии с условиями нашего примера;
- Внешнее совместительство;
- Внутреннее совместительство.
- Начисление — основные ежемесячные начисления в соответствии с системой оплаты труда и трудовым договором. В нашем примере установлена только Оплата по окладу .
- Размер — сумма согласно трудовому договору и штатному расписанию.
- Процентом от оклада — в нашем примере установлен в размере 40% от оклада;
- Фиксированной суммой.
Приказ о приеме на работу
Организация должна утвердить формы кадровых документов в учетной политике или локальном нормативном акте. В настоящее время унифицированные бланки кадровых документов, разработанные Госкомстатом РФ, необязательны для применения. Но вы можете воспользоваться бланками, предложенными 1С 8.3 Бухгалтерия.
В документе Прием на работу по кнопке Печать можно сформировать:
- Приказ о приеме (форма Т-1);
- Трудовой договор (микропредприятий).
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В 1С существует возможность ведения простого кадрового учета с использованием...Документ Прием на работу используется для оформления работника на работу.
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинетеЧитайте также: