Как забронировать переговорную в outlook
Рабочее пространство — это физическое расположение, в котором сотрудники могут работать. Он может состоять из одного стола, одного куба или нескольких столов в зависимости от доступной емкости.
В этом случае емкость ссылается на общее число людей, которые могут одновременно работать в рабочей области. Например, если рабочее пространство с 10 столами забронировали до 50 процентов емкости за определенный период, только пять человек могут заказать рабочее пространство для этого периода. В этом случае рабочее пространство станет недоступным для других пользователей. Если 11-й человек попытается забронировать рабочее пространство, запрос будет отклонен.
Преимущества рабочего пространства
Администраторы могут позволить пользователям бронировать столы, куби или другие типы рабочих пространств в быстром и простом процессе. Ресурсы каждого рабочего пространства можно управлять как конференц-зал.
Рабочее пространство может быть зарезервировано несколькими пользователями одновременно до определенной емкости. Однако номера можно резервировать только один раз в определенное время. Как и комнаты, администраторы могут добавлять в списки номеров рабочее пространство, добавлять Set-Place теги и устанавливать Set-CalendarProcessing параметры.
Создание рабочего пространства
Создание рабочего пространства аналогично настройке комнаты. Разница в том, что вместо Workspace Room . Кроме того, вы установите EnforceCapacity . True Ниже попросят создать рабочее пространство:
Создайте почтовый ящик в качестве рабочего пространства с помощью New-Mailbox cmdlet:
Добавьте необходимые метаданные (например, Capacity, Street или City) с помощью комлета Set-Place .
Примечание.
В гибридных средах этот комлет не работает со следующими свойствами синхронизированных почтовых ящиков комнат: City, CountryOrRegion, GeoCoordinates, Телефон, PostalCode, State и Street. Чтобы изменить эти свойства, используйте Set-User Set-Mailbox или cmdlet в Exchange Server (локально).
Чтобы показать рабочее пространство в определенном здании, добавьте рабочее пространство в соответствующий список комнат (группа рассылки):
Принудительное выполнение пропускной способности рабочей области и укажите минимальную продолжительность резервирования для бронирования рабочей области.
Примечания.
- Группы рассылки или списки не могут быть добавлены в запрос на бронирование. Добавлены только отдельные пользователи. Резервирование рабочей области будет считать участников по запросу в зависимости от емкости.
- Может занять до 24 часов, чтобы в поисковике комнаты появились новые списки комнат.
- Теперь вы можете добавлять планы этажей в рабочее пространство с помощью Поиск (Майкрософт) в Outlook для iOS и Android.
Бронировать рабочее пространство
Бронирование рабочего пространства — это то же самое, что и бронирование комнаты. Вы можете забронировать рабочее пространство через Outlook (Outlook для Windows, Outlook для iOS и Android, Outlook в Интернете и Outlook для Mac). Главное отличие состоит в выборе "рабочего пространства" вместо "конференц-зала" в списке "Тип поиска комнат".
Примечание.
Политики, применимые к комнате, также могут применяться для рабочего пространства. Тем не менее, рабочее пространство может быть заброновано несколькими людьми одновременно в зависимости от установленной емкости. В рабочей области имеется минимальное требование к длительности бронирования.
Ниже ниже попросят заказать рабочее пространство:
Откройте календарь Outlook и выберите Новое собрание (рекомендуем использовать параметр "Весь день").
Установите show as: status to Free , чтобы бронирование рабочей области не блокировало календарь.
На панели Поиска комнат выберите здание из выпадаемого списка здания, а затем выберите рабочей области из списка типоупаданий следующим образом:
Примечания.
- Если вы не видите список Type или параметр Workspaces , в список Building (список комнат) могут не включаться области работы.
- Список Здания заполняется на основе списков номеров, а не атрибута Building .
Примеры скриншотов
В Outlook для Windows:
В приложении Outlook в Интернете:
В Outlook для iOS и Android:
Примечание.
Убедитесь, что бронирование рабочей области включено в параметрах календаря.
Просмотрите доступные области работы. Доступность отображается в зависимости от того, доступно ли рабочее пространство в течение всего времени.
Кроме того, в предложениях о расположении и адресной книге можно найти рабочее пространство. Это потому, что рабочее пространство — это почтовые ящики ресурсов.
Примечание.
Вы можете добавить больше участников в резервирование рабочей области и зарезервировать для них места в зависимости от емкости рабочего пространства. Если количество участников превышает емкость рабочей области, бронирование рабочей области будет отклонено.
Вопросы и ответы
В1. Могут ли администраторы ограничить, кто может заказать рабочее пространство?
A1: Да. Администраторы могут ограничить, кто может бронировать рабочее пространство таким же образом, как администратор может ограничить, кто может заказать комнату.
Вопрос 2. Можно ли администраторам настроить минимальную продолжительность резервирования для бронирования рабочей области?
A2: Да. Администраторы могут установить минимальную продолжительность резервирования для бронирования рабочей области с помощью параметра -MinimumDurationInMinutes .
В3. Можно ли зарезервировать рабочее пространство во время повторяющегося собрания?
Вопрос 4. Могут ли пользователи видеть доступность и оставшиеся возможности в рабочей области?
A4: Нет. В настоящее время в рабочей области имеется только общая емкость рабочего пространства.
В5. Какие типы показателей отчетности доступны для рабочей области?
A5: В настоящее время метрики отчетов рабочей области общедоступны.
Если вы используете учетную запись Microsoft 365 или Microsoft Exchange с Outlook, вы можете использовать помощник по планированию и поиск помещений, чтобы запланировать собрания.
Примечание: Новый поиск помещений впервые доступен в Outlook для Microsoft 365 начиная с версии 2012 (сборка 13530.20316). Поиск помещений имеет зависимость от WebView2, который развертывание для Microsoft 365 клиентов началось 1 апреля 221 г. Версия 2101 (сборка 13628.20274) и более новые версии. Дополнительные сведения о WebView2 см. в документации администраторов: Microsoft Edge WebView2 и Приложения Microsoft 365 — развертывание Office | Microsoft Docs.
Выберите конкретные комнаты в finder комнаты. Эти конференц-залы настроены администратором Exchange или Microsoft 365 майкрософт.
Если собрание состоит из нескольких участников и занятых конференц-залов, может быть сложно найти время, которое будет работать для всех участников. Чтобы найти доступность для людей и помещений, на ленте помощник по планированию кнопку "Автозапрос" и зайдите в соответствующие условия.
Примечание: Эта функция заменяет рекомендуемые варианты времени в более ранних версиях Outlook.
Использование помощника по планированию
В почтовом ящикевыберите Новые элементы > собрание или в календаре, выберите Новое собрание. Чтобы создать приглашение на собрание, также можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Добавьте участников в поле "По".
В поле Тема введите описание собрания или события.
Выберите помощник по планированию на ленте. Вы увидите строку для каждого получателя, введенного в поле "По". Если вы хотите добавить дополнительных участников, введите их имена в любой пустой строке помощник по планированию.
Время занятости участников отображается темно-синим цветом. Время предварительной встречи участников отображается в сине-синем блоке с hashed, а время за пределами рабочих часов участников — в светло-сером цвете. Выберите доступное время для всех участников.
Чтобы выбрать оптимальное время для всех участников, воспользуйтесь поиском помещений в правом столбце. Вы можете узнать, сколько раз у участников возникают конфликты.
Использование поиска помещений
В новом собрании выберите кнопку помощник по планированию на ленте.
Выберите список помещений в списке Показать список помещений. Эти списки настроены администратором Exchange или Microsoft 365 Майкрософт.
Выберите доступную комнату, чтобы добавить ее в помощник по планированию и к собранию в качестве получателя.
В области Предлагаемые варианты времени выводится оптимальное время для собрания, то есть время, когда большинство участников свободны. Это время указано вверху области. Чтобы выбрать одно из предлагаемых вариантов, щелкните предлагаемый вариант времени в области Предлагаемые варианты времени. Вы также можете выбрать время вручную в сетке занятости.
Если вы хотите сделать собрание повторяющимся, в меню Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение ,выберите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения в запрос на собрание меню Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
Планирование собрания
Создайте приглашение на собрание одним из следующих способов.
Добавьте участников одним из двух способов:
Добавьте участников в строку Кому приглашения на собрание и перейдите к действию 4.
Если вы применяете учетную запись Microsoft 365 или Exchange, воспользуйтесь помощником по планированию, чтобы просмотреть расписания участников.
В помощнике по планированию либо щелкните поле под своим именем и введите имя или электронный адрес участника, либо нажмите кнопку Добавить участников, чтобы открыть свою адресную книгу.
Щелкните значок рядом с именем участника в помощнике по планированию, чтобы пометить конкретного участника как обязательного участника ,необязательного участника или ресурс. Когда вы начнете вводить имя участника, Outlook предложит рекомендации на основе того, с кем вы недавно проводили собрания или переписывались. Выберите имя из списка, чтобы добавить участника.
Добавьте тему собрания, время начала и окончания, а также место.
В Outlook 2016 и Outlook для Microsoft 365 вы можете начать вводить название места, например Кафе Fourth Coffee или Конференц-зал 23, и Outlook будет искать соответствующие места. Щелкните один из предложенных вариантов, чтобы выбрать это место, или продолжайте ввод, чтобы указать другое расположение.
Совет: Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange или учетную запись электронной почты Microsoft 365, щелкните Помощник по планированию и нажмите Поиск комнаты, чтобы проверить доступность и зарезервировать помещения. Дополнительные сведения см. в статье Использование помощника по планированию и поиска помещений для собраний в Outlook.
Чтобы вложить файл в приглашение на собрание, в меню Вставка нажмите Вложить файл и выберите файл, который нужно добавить.
Если вы используете Outlook для iOS, ваше мобильное устройство может напомнить, когда вам нужно выйти, чтобы не опоздать на встречу.
Включение функции "Пора выходить"
В Outlook для iOS выберите Параметры > Пора выходить.
Выберите поддерживаемую учетную запись и с помощью ползунка включите функцию "Пора выходить".
Запрет участникам на пересылку собрания
Если вы используете Microsoft 365, вы можете запретить участникам пересылать приглашение на собрание другим людям. Эта новая возможность доступна пользователям Актуального канала после обновления до версии 1808.
Дополнительные сведения см. в статье Запрет на пересылку собрания.
Щелкните Собрание > Повторение.
Примечание: Чтобы запланировать регулярное повторение собрания, нажмите клавиши CTRL+G.
Выберите параметры шаблона повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Когда к приглашению на собрание будет добавлено расписание повторений, название вкладки Собрание изменится на Ряд собраний.
Добавление пользователя в существующее собрание
Вы можете добавить другого участника в существующее собрание.
Если вы являетесь владельцем собрания:
Дважды щелкните собрание, чтобы открыть его, а затем с помощью строки Кому или помощника по планированию добавьте одного или нескольких пользователей в собрание.
Если вы не являетесь владельцем собрания:
Откройте приглашение на собрание. В группе Ответить на ленте выберите Ответить, а затем — Переслать. Добавьте одного или нескольких получателей в приглашение на собрание.
Раннее завершение собраний
Если вы используете Outlook для Microsoft 365, теперь вы можете настроить Outlook на завершение собраний на несколько минут раньше. Это поможет вам выделить время на перемещение между собраниями. Вы можете выбрать другую длительность для собраний продолжительностью менее и более одного часа.
Выберите Файл > Параметры > Календарь > Параметры календаря
Установите флажок Заканчивать встречи и собрания раньше.
С помощью раскрывающегося списка выберите количество минут для собраний длительностью менее одного часа или длительностью один час и больше, затем нажмите ОК.
Встречи являются важной частью большинства предприятий, и Outlook — это распространенное программное обеспечение, используемое для их организации. Вы, вероятно, посетили больше, чем хотели бы признать, но на этот раз вы организовали это. Вы уже создавали приглашения на встречи, но вам никогда не приходилось резервировать конференц-зал. Не переусердствуйте, потому что ниже приведено краткое руководство о том, как забронировать конференц-зал в Outlook.
Как забронировать конференц-зал в Outlook 2013/2016
Шаг 1. Откройте Outlook и щелкните вкладку «Календарь» в левом нижнем углу
Шаг 2: нажмите кнопку «Новая встреча» или «Новая встреча».
Шаг 3. Добавьте участников собрания, введя их имя в поле «Кому» или нажав кнопку «Кому»
Шаг 4: нажмите кнопку «Комнаты» справа от поля «Расположение»
Шаг 5. Дважды щелкните один из конференц-залов в списке и нажмите OK
Шаг 6 : нажмите кнопку «Помощник по планированию» на вкладке «Конференция».
Шаг 6. Используйте полосу прокрутки в нижней части окна Помощника по планированию, чтобы просмотреть, какое время доступно.
Вы должны получить уведомление по электронной почте о том, что конференц-зал забронирован. Некоторые организации настроили свои системы на автоматическую обработку запросов на размещение, поэтому вы можете сразу получить уведомление. Для некоторых комнат может потребоваться одобрение владельца, и это может занять некоторое время.
Outlook позволяет запланировать встречу так же просто, как перетащить электронное письмо в календарь, но что, если вам нужно перенести встречу? Независимо от того, неожиданно ли вы оказались вне офиса или застряли на другом совещании, которое было перенесено, изменение расписания в Outlook помогает держать всех в курсе.
В этой статье мы покажем вам, как перенести собрание в Outlook для Интернета, настольном клиенте Outlook 365 и мобильном приложении Outlook.
Как перенести собрание в Outlook для Интернет (OWA)
Вы можете перенести собрание в Outlook для Интернета (OWA), изменив событие в своем календаре. Просто дважды щелкните событие, нажмите «Изменить» и внесите необходимые изменения. Вот как получить доступ к календарю и изменить мероприятие в Outlook для Интернета:
- Откройте Outlook для Интернета и войдите в свою учетную запись.
- Щелкните значок календаря в самом левом меню.
Как перенести собрание в настольный клиент Outlook 365
Перепланирование события в настольном клиенте Outlook очень похоже на то, как это делается в веб-версии. Просто дважды щелкните событие в календаре и внесите необходимые изменения в Вот как это сделать:
- Откройте клиент Outlook для настольных ПК и войдите в свою учетную запись.
- Нажмите значок календаря в левом нижнем углу.
Перенос собрания в мобильном приложении Outlook для Android/iOS
Если вы находитесь не в офисе, но вам нужно перенести собрание, вам повезло, потому что вы также можете перепланировать встречи с мобильным приложением Outlook. Просто коснитесь встречи в календаре, коснитесь значка карандаша в правом верхнем углу и внесите необходимые изменения. Вот как это сделать, шаг за шагом:
- Откройте мобильное приложение Outlook и войдите в свой аккаунт.
- Коснитесь «Календарь» внизу экрана.
Перепланирование совещаний с помощью перетаскивания
Это лишь немного более быстрый способ перенести собрание, но мы хотели быть уверенными упоминать об этом!
Читайте также: