Как заблокировать календарь в outlook
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Например, вы собираетесь взять отпуск в ближайшие две недели и хотите заблокировать это время в календарях Outlook и календарях Outlook ваших коллег, есть идеи? Эта статья представит вам два решения.
Заблокируйте разовый отпуск в календаре Outlook
Если вам нужно исключить разовый отпуск из своего календаря и календаря ваших коллег, вы можете сделать следующее:
1. Откройте календарь, в котором вы заблокируете время отпуска, и нажмите Главная > Новая встреча создать новую встречу.
2. В новом окне записи, пожалуйста (1) введите тему и местоположение, как вам нужно, (2) укажите диапазон дат, в который вы отправитесь в отпуск в Время начала и Время окончания коробки, а затем (3) проверить Событие на весь день вариант. Смотрите скриншот:
3. Далее выберите Вне офиса из Показать как выпадающий список под События таб. Смотрите скриншот:
4. При необходимости внесите другие изменения и нажмите События > Сохранить и закрыть для сохранения события.
Теперь время вашего отпуска будет отображаться как отсутствие на работе в календаре Outlook и в вашем календаре, и в календаре ваших коллег. Когда они отправляют вам приглашения на собрания или другие запросы, ваш отпуск недоступен.
Блокируйте ежедневное время обеда в календаре Outlook
Если вы хотите заблокировать обычное время отдыха в каждый будний день в календарях Outlook и календарях Outlook ваших коллег и ваших коллег, например время обеда, сделайте следующее:
1. Откройте календарь, в котором вы заблокируете время обеда, и нажмите Главная > Новая встреча создать новую встречу.
2. В новом окне встречи введите тему и место, как вам нужно.
3, Под Назначение вкладка, пожалуйста (1) выберите Вне офиса из Показать как раскрывающийся список, (2) выберите все из Напоминание раскрывающийся список и (3) нажмите Повторение кнопка. Смотрите скриншот:
4. В диалоговом окне «Повторение встречи» выполните следующие действия:
(1) В Время встречи раздел, укажите время обеда по своему усмотрению;
(2) В Шаблон повторения раздел, пожалуйста, проверьте Daily и Каждый день опции;
(3) В Диапазон повторения в разделе укажите желаемый диапазон дат блокировки;
(4) Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:
5. Теперь вы вернетесь в окно встречи, внесите другие необходимые изменения и нажмите Назначение > Сохранить и закрыть.
С этого момента время вашего обеда в каждый будний день будет отображаться как отсутствие на работе.
С Kutools for Outlook отлично Нежелательная инструменты, вы можете легко удалить все входящие электронные письма по темам, отправителям, доменам отправителей или содержимому выбранных писем, а также автоматически переместить существующие нежелательные письма в папку нежелательной почты в Outlook. Кстати, поддерживаются более сложные правила перехода и исключения. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Например, вы предоставили общий доступ к своему календарю Outlook другим пользователям Exchange в Outlook или собираетесь поделиться им с другими пользователями Exchange в Outlook, но вы хотите ограничить их разрешение и запретить им просматривать сведения о встречах, как вы могли бы это сделать? Для вас есть два решения.
Скрыть детали встречи в календаре, которым вы поделитесь по электронной почте
Если вы собираетесь поделиться своим календарем по электронной почте, но не позволяете получателям просматривать сведения о встрече, вы можете сделать следующее в Outlook.
3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook щелкните значок Да кнопку, чтобы продолжить.
Когда получатели получат это электронное письмо и откроют календарь в своем Outlook, они будут просматривать только встречи без подробностей.
Внимание: Этот метод может работать только с учетной записью Exchange в Outlook.
Скрыть сведения о встрече в календаре, к которому вы поделились с помощью разрешения календаря
Если вы предоставили другим пользователям Exchange разрешения на просмотр вашего календаря Outlook, вы можете скрыть все сведения о встречах в общем календаре с помощью Разрешение календаря функцию.
1. в Календарь просмотра, щелкните правой кнопкой мыши указанный календарь, к которому вы предоставили доступ другим пользователям Exchange, и выберите Свойства из контекстного меню. Смотрите скриншот:
2. В диалоговом окне "Свойства календаря" перейдите к Разрешения вкладку, а затем: (1) Выберите указанного пользователя Exchange, которому вы запретите просматривать все сведения о встречах в вашем общем календаре;
(2) Выберите Рецензент из Уровень разрешения раскрывающийся список;
(3) В Уже скоро! раздел, пожалуйста, проверьте Свободное / занятое время, тема, место вариант. Смотрите скриншот :
3. Теперь рычаг разрешений указанного пользователя Exchange изменен на На заказ. Пожалуйста, нажмите на OK чтобы сохранить изменения.
С этого момента указанный пользователь Exchange не будет просматривать сведения о встрече в общем календаре, например цвет категории и т. Д.
В Outlook есть встроенная функция сканирования, которая позволяет узнать, есть ли у вас приглашение по электронной почте, билет на самолет, бронирование номеров в отеле, доставка пакетов и т. Д. Хотя ваши данные никому не передаются, эта функция позволяет календарю Outlook автоматически создавать записи в календаре, чтобы посоветовать вам позже. Календари настроены так, чтобы напоминать вам о событиях на день вперед, и даже Кортана может отправлять вам напоминания об этом.
Хотя это отлично работает, если вы являетесь календарём, управляя своим распорядком дня с его помощью. Но если вы этого не сделаете, в вашем календаре слишком много записей, и все будет загромождено. Скажем, например, я использую календарь только для того, чтобы вручную отмечать важные вещи, что помогает мне сосредоточиться.
Запретить Outlook автоматически добавлять события календаря из писем
В Outlook Web эта функция включена для всех учетных записей как часть списка функций. Чтобы отключить эту функцию, вам придется изменить несколько настроек в Outlook Web. Эти параметры недоступны в Календаре или приложении Outlook для Windows 10.
Вот пошаговое руководство по обновлению или отключению автоматических событий в вашем календаре из писем в Outlook.
Вы также можете сохранить личные мероприятия, если ваш календарь является общедоступным. Затем есть еще один раздел для приглашений. Здесь вы можете удалить приглашения и обновленные ответы, а также удалить уведомления о перенаправленных событиях.
Если у вас несколько учетных записей Outlook, вам придется повторить это для каждой другой учетной записи. Кроме того, может потребоваться некоторое время, чтобы он синхронизировался с вашим приложением Outlook в Windows. Ранее добавленные события не будут удалены, и вам придется удалить их вручную.
Это также влияет на карты Кортаны. Он использует эту функцию, чтобы уведомлять вас о предстоящих событиях, и, если она исчезнет, вы также никогда не увидите ее здесь.
Запретить Microsoft Outlook добавлять события в календарь
Откройте Microsoft Outlook. Затем нажмите «Файл»> «Параметры»> «Почта» и снимите флажок «Автоматически обрабатывать запросы на собрания и ответы на запросы на собрания и опросы».
Надеюсь это поможет. Спасибо Алана.
.
Отпуск – это время для отдыха. Однако предшествующие ему недели могут быть очень напряженными: вы спешите закончить все важные дела, прежде чем поставить статус «Вне офиса» и настроить автоответы. Мы хотим помочь вам исключить одну задачу из этого списка.
Веб-версия Outlook упрощает освобождение календаря и автоматической отмены собраний перед тем, как вы покинете офис на некоторое время. При настройке автоответа в веб-версии программа предложит выполнить следующие действия:
- Заблокировать ваш календарь, чтобы люди знали о вашем отсутствии.
- Очистить существующие встречи в вашем календаре, отказываясь и отменяя их.
- Автоматически отправлять ответ на входящие приглашения, пока вы отсутствуете.
Блокировка календаря
Перед тем, как покинуть офис (реальный или виртуальный) и начать отдых, вы маркируете период своего отсутствия в календаре, чтобы адресаты знали о вашем предстоящем отсутствии. Теперь при настройке автоответа можно выбрать опцию Блокировать календарь, и веб-версия Outlook создаст встречу на всю длительность вашего отпуска.
Когда коллеги осведомятся о вашей доступности с помощью Помощника по планированию, они увидят, что вы отсутствуете.
Очищение запланированных собраний
Еще одна задача, о которой следует позаботиться прежде, чем покинуть офис – это отмена и отказ от текущих встреч в календаре. Теперь при настройке автоматического ответа веб-версия Outlook находит все мероприятия, которые запланированы на этот период, и предоставляет возможность указать встречи, которые вы хотели бы отменить, а также настроить вариант ответа.
Веб-версия Outlook по умолчанию выбирает все собрания с участниками, оставляя только собрания без участников (поскольку в большинстве случаев они служат напоминаниями или заметками, которые пользователи создали исключительно для себя). Если есть какая-то встреча, которую вы не хотите отменять, просто снимите галочку в списке, и Outlook оставит это собрание в календаре.
Разумеется, работа не останавливается во время вашего отсутствия в офисе. Но теперь Outlook может автоматически отклонять приглашения от вашего имени. Так ваши коллеги будут знать, что вы не сможете посетить встречу по причине отсутствия. После ответа от вашего имени Outlook оставит приглашение в вашем почтовом ящике, чтобы вы были в курсе того, что происходило во время вашего отъезда.
Как начать использовать эти преимущества?
Читайте также: