Как в 1с распечатать кассовую книгу в 1 экземпляре
Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.
Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.
Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.
Настройка кассовой книги в 1С 8.3
Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):
По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.
Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
В настройках доступен выбор параметров:
- Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
- Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.
- Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
- Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
- Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).
Формирование и печать кассовой книги из 1С
Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.
Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.
Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.
Смотрите наше видео про учет кассовых операций в 1С:
Налоговая в ходе проверки попросила копию кассовой книги (КО-4) за 2013г.
Как распечатать кассовую книгу в 1С 8.3 в одном экземпляре, чтобы не копировать по листочку уже сшитую книгу за прошлый год?
Ответ Профбух8
Отчет Кассовая книга есть и в 1С Бухгалтерии 8 ред. 2.0 (раздел Касса — Кассовая книга) и в 1С Бухгалтерии 8 ред. 3.0 (раздел Банк и Касса — отчеты — кассовая книга (КО-4)).
Если Вы вели учет кассовых операций в программе Вы можете распечатать эти данные из программы.
Pита
Добрый день. Вы не ответили на мой вопрос. Я не спрашивала, где найти кассовую книгу. Я спросила, как ее распечатать в одном экземпляре, а не в двух, как настаивает 1С 8.3.
Видимо, разработчики программы не в курсе, что в ходе налоговых проверок требуются копии всего, что попросят.
Печать КО-4 настроена таким образом, что каждый лист печатается в двух экземплярах (в папку с ордерами и собственно в книгу, для дальнейшей прошивки). Я уже пробовала скопировать год в XL, чтобы потом удалить половину — ничего не вышло: сбивка страниц.
Можно распечатать в одном экземпляре выделенное, но выделить в одном экземпляре можно только 1 день. И так все 365 дней. Что за глупость? Никто не знает другого способа?
Ответ Профбух8
Да, это программное решение разработчиков, менять нужно в программном коде.
Но я могу предложить следующее…
Пожалуй, можно сделать так.
Вот смотрите. Формируете Кассовую книгу. Из главного меню (верхняя строка треугольник, перевернутый вниз в желтом круге) вызываете меню «Файл» — «Сохранить как…».
Выбираете формат сохранения mxl (таблица 1С) и сразу открываете его в программе через гл. меню — Файл — Открыть.
Теперь Вы можете удалить колонки справа с 8 по 14 включительно. Но это придется делать для каждой страницы.
Во всяком случае, настройки печати гл. меню — «Таблица» — «Настройка печати» здесь не сработали, но можете сами попробовать.
После чистки файла через гл. меню — «Файл» — «Печать» пускаете на печать.
Попробуйте на двух — трех днях, чтобы сориентироваться.
———————-
Если у Вас был бы принтер, который может печатать четные и нечетные страницы, то задача вообще упростилась бы.
Тогда идеальным был бы вариант:
гл. меню — «Файл» — «Сохранить как»… — выбираете формат PDF, сохраняете и печатаете, например, только нечетные листы.
Может быть, у кого-то из знакомых будет такой принтер, тогда Ваша задача — просто подготовить файл pdf.
Здравствуйте, для чего распечатывается касса в двух экземплярах? Если это не обязательно, то как настроить распечатку в одном экземпляре?
Оцените, пожалуйста, данный вопрос:
После регистрации на указанный адрес Вы получите ссылку на просмотр более 300 видеоуроков по работе в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП 8 (бесплатно)
Вам будет интересно
Светлана, БлагоДарю! Дело в том, что я не бухгалтер, так сложились обстоятельства, что я не только вынуждена, но и хочу изучить БУ и НУ. По поводу кассовой книги в двух экземплярах все понятно, попробую воспользоваться вашим советом.
У меня еще вопрос: авнсовый отчет высвечивается розовым цветом, в чем причина?
Доброе утро, Анжелика.
Рады вам помочь.
Авансовый отчет отражается красным, если есть контрагенты с неправильным ИНН.
Анжелика, мы просим для каждого вопроса создавать отдельную ветку.
Документ сразу печатается без настроек….к сожалению…
Анжелика, в таком случае, я вам посоветую использовать кнопку [Печать] в области системных команд смотрите скрин.
И указать необходимые страницы вручную.
Анжелика, хочу добавить, что кассовую книгу нужно обязательно печатать в 2-х экземплярах, т.к. помимо кассы предприятия, кассир должен вести кассовую книгу. Её форма утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88, а правила заполнения – приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н. Отсутствие кассовой книги в организации наказуемо, за её сохранность отвечает не только кассир, главный бухгалтер, но и непосредственно руководитель предприятия. Ненадлежащее ведение кассовой книги также наказуемо и относится к нарушениям порядка ведения кассовых операций по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф для организаций – 40-50 тыс. руб.
То есть получается, оба экземпляра нужны: один подшивается в кассу, другой – сшивается в отдельную книгу по правилам, установленным законодательством (см. Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н), скрепляется печатью и хранится не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 федерального закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 ).
Добрый вечер, Анжелика.
К сожалению распечатка в 2-х экземплярах задана программно в коде.
Для печати в одном экземпляре вы можете воспользоватся настройками принтера и распечатать только четные/нечетные страницы или выбрать необходимые страницы для печати.
От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.
Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности
Кассовую книгу должны вести все коммерческие фирмы за исключением ИП. В современной действительности все еще случается, что на предприятиях она ведется вручную, хотя использование специальных технических средств, предусмотренных программами учета, позволяет быстро, эффективно и безошибочно сформировать ее, в рамках установленных норм и правил оформить, а также без проблем запустить ее на печать.
Сравним: если формирование книги происходит вручную, то нужно помнить, что она должна быть прошнурована, а на ее страницах должна быть проставлена нумерация и печать. При этом, поиск, как и сверка, нужной информации сильно затруднен.
Комплексная автоматизация бухгалтерского учета на базе 1С сильно упрощает работу с этим же документом – книга с данными формируется в печатной форме на базе введенных документов (приходных/расходных кассовых ордеров). Образец кассовой книги по сути представлен в бухгалтерской программе 1C в виде отчета, который без проблем можно распечатывать в те дни, когда происходит движение денег в кассе. То есть 1С Предприятие помогает избежать всех проблем, характерных для ручного ведения.
Работа с этим же документом в 1С Бухгалтерия сильно упрощает ситуацию – книга с данными формируется в печатной форме на базе введенных документов (приходных/расходных кассовых ордеров). Образец кассовой книги по сути представлен в «Бухгалтерии» в виде отчета, который без проблем можно распечатывать в те дни, когда происходит движение денег в кассе. То есть 1С Предприятие помогает избежать всех проблем, характерных для ручного ведения.
Настройка книги
Открыть книгу для настроек и печати можно из раздела 1С Бухгалтерия «Банк и касса», далее зайти в подраздел, называемый «Кассовые документы», и нажать кнопку «Кассовая книга».
Рис.1 Нахождение отчета в 1С
Рис.2 Настройки
Так как при наличии оборота в кассе требуется осуществлять печатать каждый день, период отчета обычно устанавливается текущим днем, но можно вывести все листы кассовой книги за месяц, например.
Если нужно распечатать обложку и необходимый завершающий лист, потребуется установить соответствующий флаг в настройках. Обычно обложка нужна в начале года, затем в течение года печатаются листы кассовой книги, а в конце года печатается завершающий лист.
Чтобы переходить по листам книги, если она формируется за большой период, стоит нажать в меню «Еще» - «Перейти к листу. ».
Кассовая книга выводится для организации, указанной в настройках, а в ней данные по основной деятельности.
Если наличка принимается через терминалы или поступает через кассы ККМ, требуется нажать кнопку «По деятельности платежного агента». В этом случае отчет формируется по данным документов «Выдача наличных», созданных на основе документов «Отчет о розничных продажах». Возможность изменения первого номера листов печатаемой книги активируется, если период формирования кассового отчета начинается не с начала года.
Рис.3 Начало нумерации листов книги
Для вывода в книге лиц, подписывающих кассовый документ, заполняется «Кассир» и «Бухгалтер» в соответствующих полях настроек отчета.
После установки всех необходимых настроек и заполнения полей нажимаем кнопку «Сформировать». На экран выводится Кассовая книга по форме КО-4.
Рис.4 Пример документа в 1С
В сформированной печатной форме отображается касса на дату, которая указана в настройках отчета, построчно указываются номера документов движения денежных средств в кассе, от кого получены деньги или кому выданы, номер корреспондирующего счета или подчиненного субсчета, и собственно сумма прихода наличных денег или их выдача из кассы.
Листы формируются только за те дни, в которых происходил приход или расход денег в кассе. Нумерация страниц производится автоматом. На каждом листе указывается оборот по приходу или расходу и остаток денег в кассе на конец дня.
Распечатать кассовую книгу можно нажатием кнопки «Печать» в командной панели отчета.
Формируя рассматриваемый нами документ в 1С Предприятие, бухгалтер избавляет себя от рутины по заполнению книги в бумажном варианте. Достаточно корректно ввести все первичные документы, приходные кассовые ордера или расходные ордера, и тогда распечатать книгу не составит большого труда.
Ведение документации с помощью технических средств 1С избавляет от ошибок, появляющихся из-за человеческого фактора, а также уменьшает трудозатраты, связанные с внесением данных в книгу вручную, а также с исправлением неправильного заполнения. При этом комплексное сопровождение 1С позволяет поддерживать актуальность данных программы при полном соответствии с запросами пользователей.
От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.
Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.
Печать документов в программах «1С:Предприятие» осуществляется аналогично другим программам, но у пользователей могут возникать вопросы, связанные со спецификой настроек, например, печатной формы или параметров страницы, а также о выводе на печать необходимых реквизитов и т.п. Рассмотрим настройку и печать документов на примере программы «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».
Настройка печатного документа
Собравшись распечатать документы, первое, что необходимо сделать – сформировать печатную форму со всеми заполненными реквизитами. Большинство документов имеют обязательные реквизиты, например, подписи ответственных лиц. Для того чтобы они проставлялись в печатной форме по умолчанию, их необходимо заполнить в сведениях об организации через «Главное» - «Реквизиты организации».
Рис.1 Настройка печатного документа
Открыв раздел «Подписи», необходимо указать данные руководителя, главного бухгалтера и кассира. Если ответственные лица меняются, историю их изменения можно посмотреть, нажав гиперссылку «История». Это актуально, если нужно распечатать документы до определенного числа за подписью одного ответственного лица, а после определенной даты должна проставляться подпись другого ответственного лица.
Рис.2 Открыв раздел «Подписи», необходимо указать данные руководителя, главного бухгалтера и кассира
Также необходимо заполнить данные ответственных лиц за подготовку отчетов через гиперссылку «Ответственные лица за подготовку отчетов». Эти данные будут автоматически попадать в сформированную печатную форму отчета.
Рис.3 «Ответственные лица за подготовку отчетов»
Например, в печатной форме документа «Расходный кассовый ордер» отразились заполненные ранее данные ответственных лиц.
Рис.4 Расходный кассовый ордер
При заполнении документов важно обратить внимание на то, что для формирования печатной формы могут быть предусмотрены отдельные закладки, где вносят дополнительные данные. Например, в инвентаризационной описи или в актах на списание членов комиссии необходимо указать на отдельной закладке.
Рис.5 Отдельные закладки, где вносят дополнительные данные
Если данные не будут заполнены, поля в печатной форме останутся пустыми.
Печать табличного документа 1С. Параметры печати
Все печатные формы документов или отчетов в 1С представлены в виде таблиц, и зачастую пользователь сталкивается с тем, что документ не помещается на лист, выходит за границы печати, разделяет отчет на два листа. В таких случаях перед печатью рекомендуется воспользоваться кнопкой «Предварительный просмотр документа». Она есть в любой печатной форме документа или отчета. Нажав ее, можно увидеть, как документ будет располагаться на листе бумаги и, допустим, сменить ориентацию документа.
Рис.6 Печать табличного документа
Рис.7 Печать табличного документа
В нижней части листа при этом можно увидеть, на скольких страницах помещается отчет или документ. Бывает, что за пределы листа выходит одна колонка, и пользователю было бы удобнее, если бы документ влезал полностью на один лист. Для настройки параметров в любой печатной форме имеется кнопка «Параметры страницы». Нажав ее, мы сможем настроить параметры для вывода на печать формы документа или отчета.
Рис.8 Параметры печати
- Масштаб. Первая настройка, на которую следует обратить внимание. Автоматически программа устанавливает масштаб 100%, но при необходимости мы можем установить переключатель в положение «По ширине листа». В этом случае наша печатная форма автоматически разместится по ширине листа.
- Ориентация. При необходимости пользователь может задать ориентацию «Портрет» – вертикальное размещение, или «Альбомная» – горизонтальное размещение, для оптимального размещения документа на печатном листе.
- Поля. Бывает, что документ выходит за пределы полей немного, и чтобы не изменять масштаб документа, можно попробовать уменьшить отступы полей или увеличить отступ поля слева. Это поле необходимо для подшивки документов. Если оно будет сильно уменьшено, часть документа в подшивке окажется нечитаемой. Рекомендуется левое поле устанавливать примерно 3 сантиметра (поля в настройке указаны в миллиметрах).
- Экземпляров на странице. В этой настройке можно задать, сколько экземпляров разместить на одной странице. Установка переключателя в положение «Авто» приведет к автоматическому подбору, иначе – на лист будет выводиться по одному экземпляру. Этой настройкой удобно пользоваться при выводе на печать небольших документов, например расчетные листки сотрудников.
- Колонтитулы. Определяют размер печатной области листа. При необходимости мы можем уменьшить их размер.
- Чередование страниц и двусторонняя печать. Данные параметры позволяют распечатать документы с двух сторон листа. Актуально при больших объемах информации.
Рис.9 Параметры печати
«Предварительный просмотр. » и «Параметры страницы. » доступны в главном меню программы в пункте «Файл». Для доступа к ним надо находиться в печатной форме документа. Но способ открыть их непосредственно из формы более простой.
Рис.10 «Предварительный просмотр. » и «Параметры страницы. »
Настроив параметры страницы и нажав «Печать», мы выбираем принтер, задаем количество экземпляров и, если надо, диапазон печати.
Рис.12 Как распечатать только одну страницу документа или несколько листов из него
В данном примере на печать выводятся страницы с 3 по 5 и 10 страница.
Ошибки печати
Бывает, пользователь отправляет на печать документ, а программа или выдает ошибку, или вообще ничего не происходит. Причиной этому может быть то, что у пользователя изменился принтер, например, его переустановили. Программа по умолчанию обращается к тому принтеру, на который ранее отправляли печатать документы. Изменение принтера в параметрах печати может не дать результата и выдавать ошибку печати. В этом случае необходимо сбросить настройки печати. Для этого зайдем в пункт меню «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
Рис.13 Настройки пользователей и прав
Переходим по гиперссылке «Настройки пользователей».
Рис.14 Гиперссылка «Настройки пользователей»
На закладке «Прочие настройки» для выбранного пользователя выделить строку «Настройки печати табличных документов» и нажать кнопку «Очистить».
Рис.15 Прочие настройки
После сброса настроек следует еще раз изменить принтер в меню «Параметры страницы».
При работе с программой 1С через браузер может возникнуть ситуация, когда вместо печати документ сохраняется в формат PDF. В некоторых браузерах такое бывает, когда принтер не подключен. В этом случае необходимо проверить установлен ли принтер. При нажатии на «Печать» или «Предварительный просмотр» появится окно печати документа, где, нажав кнопку «Изменить», указываем нужный принтер. Окно выглядит иначе, чем в программе 1С, так как браузер имеет свои настройки печати.
Рис.16 Прочие настройки
Зачастую ошибки, возникающие при печати документов из 1С, непосредственно с работой программы не связаны. Их самой частой причиной становятся сбои в работе сети, неверные настройки принтера или сетевого доступа к принтерам. Реже проблемы печати возникают из-за ошибок в коде программы, но разработчики сразу их ликвидируют.
Читайте также: