Как вывести формулу в excel из графика
Формулы – это хорошо. Они автоматически пересчитываются при любом изменении исходных данных, превращая Excel из "калькулятора-переростка" в мощную автоматизированную систему обработки поступающих данных. Они позволяют выполнять сложные вычисления с хитрой логикой и структурой. Но иногда возникают ситуации, когда лучше бы вместо формул в ячейках остались значения. Например:
- Вы хотите зафиксировать цифры в вашем отчете на текущую дату.
- Вы не хотите, чтобы клиент увидел формулы, по которым вы рассчитывали для него стоимость проекта (а то поймет, что вы заложили 300% маржи на всякий случай).
- Ваш файл содержит такое больше количество формул, что Excel начал жутко тормозить при любых, даже самых простых изменениях в нем, т.к. постоянно их пересчитывает (хотя, честности ради, надо сказать, что это можно решить временным отключением автоматических вычислений на вкладке Формулы – Параметры вычислений).
- Вы хотите скопировать диапазон с данными из одного места в другое, но при копировании "сползут" все ссылки в формулах.
В любой подобной ситуации можно легко удалить формулы, оставив в ячейках только их значения. Давайте рассмотрим несколько способов и ситуаций.
Способ 1. Классический
Этот способ прост, известен большинству пользователей и заключается в использовании специальной вставки:
- Выделите диапазон с формулами, которые нужно заменить на значения.
- Скопируйте его правой кнопкой мыши – Копировать(Copy) .
- Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и выберите либо значок Значения (Values) :
либо наведитесь мышью на команду Специальная вставка (Paste Special) , чтобы увидеть подменю:
Из него можно выбрать варианты вставки значений с сохранением дизайна или числовых форматов исходных ячеек.
В старых версиях Excel таких удобных желтых кнопочек нет, но можно просто выбрать команду Специальная вставка и затем опцию Значения (Paste Special - Values) в открывшемся диалоговом окне:
Способ 2. Только клавишами без мыши
При некотором навыке, можно проделать всё вышеперечисленное вообще на касаясь мыши:
- Копируем выделенный диапазон Ctrl + C
- Тут же вставляем обратно сочетанием Ctrl + V
- Жмём Ctrl , чтобы вызвать меню вариантов вставки
- Нажимаем клавишу с русской буквой З или используем стрелки, чтобы выбрать вариант Значения и подтверждаем выбор клавишей Enter :
Способ 3. Только мышью без клавиш или Ловкость Рук
Этот способ требует определенной сноровки, но будет заметно быстрее предыдущего. Делаем следующее:
- Выделяем диапазон с формулами на листе
- Хватаем за край выделенной области (толстая черная линия по периметру) и, удерживая ПРАВУЮ клавишу мыши, перетаскиваем на пару сантиметров в любую сторону, а потом возвращаем на то же место
- В появившемся контекстном меню после перетаскивания выбираем Копировать только значения (Copy As Values Only) .
После небольшой тренировки делается такое действие очень легко и быстро. Главное, чтобы сосед под локоть не толкал и руки не дрожали ;)
Способ 4. Кнопка для вставки значений на Панели быстрого доступа
Ускорить специальную вставку можно, если добавить на панель быстрого доступа в левый верхний угол окна кнопку Вставить как значения. Для этого выберите Файл - Параметры - Панель быстрого доступа (File - Options - Customize Quick Access Toolbar) . В открывшемся окне выберите Все команды (All commands) в выпадающем списке, найдите кнопку Вставить значения (Paste Values) и добавьте ее на панель:
Теперь после копирования ячеек с формулами будет достаточно нажать на эту кнопку на панели быстрого доступа:
Кроме того, по умолчанию всем кнопкам на этой панели присваивается сочетание клавиш Alt + цифра (нажимать последовательно). Если нажать на клавишу Alt , то Excel подскажет цифру, которая за это отвечает:
Способ 5. Макросы для выделенного диапазона, целого листа или всей книги сразу
Если вас не пугает слово "макросы", то это будет, пожалуй, самый быстрый способ.
Макрос для превращения всех формул в значения в выделенном диапазоне (или нескольких диапазонах, выделенных одновременно с Ctrl) выглядит так:
Если вам нужно преобразовать в значения текущий лист, то макрос будет таким:
И, наконец, для превращения всех формул в книге на всех листах придется использовать вот такую конструкцию:
Код нужных макросов можно скопировать в новый модуль вашего файла (жмем Alt + F11 чтобы попасть в Visual Basic, далее Insert - Module). Запускать их потом можно через вкладку Разработчик - Макросы (Developer - Macros) или сочетанием клавиш Alt + F8 . Макросы будут работать в любой книге, пока открыт файл, где они хранятся. И помните, пожалуйста, о том, что действия выполненные макросом невозможно отменить - применяйте их с осторожностью.
Способ 6. Для ленивых
Если ломает делать все вышеперечисленное, то можно поступить еще проще - установить надстройку PLEX, где уже есть готовые макросы для конвертации формул в значения и делать все одним касанием мыши:
Для рассмотренных выше задач удавалось построить уравнение или систему уравнений. Но во многих случаях при решении практических задач имеются лишь экспериментальные (результаты измерений, статистические, справочные, опытные) данные. По ним с определенной мерой близости пытаются восстановить эмпирическую формулу (уравнение), которая может быть использована для поиска решения, моделирования, оценки решений, прогнозов.
Процесс подбора эмпирической формулы P(x) для опытной зависимости F(x) называется аппроксимацией (сглаживанием). Для зависимостей с одним неизвестным в Excel используются графики, а для зависимостей со многими неизвестными – пары функций из группы Статистические ЛИНЕЙН и ТЕНДЕНЦИЯ, ЛГРФПРИБЛ и РОСТ .
В настоящем разделе рассматривается аппроксимация экспериментальных данных с помощью графиков Excel: на основе данных стоится график, к нему подбирается линия тренда, т.е. аппроксимирующая функция, которая с максимальной степенью близости приближается к опытной зависимости.
Степень близости подбираемой функции оценивается коэффициентом детерминации R 2 . Если нет других теоретических соображений, то выбирают функцию с коэффициентом R 2 , стремящимся к 1. Отметим, что подбор формул с использованием линии тренда позволяет установить как вид эмпирической формулы, так и определить численные значения неизвестных параметров.
Excel предоставляет 5 видов аппроксимирующих функций:
1. Линейная – y=cx+b. Это простейшая функция, отражающая рост и убывание данных с постоянной скоростью.
2. Полиномиальная – y=c0+c1x+c2x 2 +…+c6x 6 . Функция описывает попеременно возрастающие и убывающие данные. Полином 2-ой степени может иметь один экстремум (min или max), 3-ей степени – до 2-х экстремумов, 4-ой степени – до 3-х и т.д.
3. Логарифмическая – y=clnx+b. Эта функция описывает быстро возрастающие (убывающие) данные, которые затем стабилизируются.
4. Степенная – y=cx b , (х>0и y>0). Функция отражает данные с постоянно увеличивающейся (убывающей) скоростью роста.
5. Экспоненциальная – y=ce bx , (e – основание натурального логарифма). Функция описывает быстро растущие (убывающие) данные, которые затем стабилизируются.
Для всех 5-ти видов функций используется аппроксимация данных по методу наименьших квадратов (см. справку по F1 "линия тренда").
В качестве примера рассмотрим зависимость продаж от рекламы, заданную следующими статистическими данными по некоторой фирме:
Реклама (тыс. руб.) | 1,5 | 2,5 | 3,5 | 4,5 | 5,5 |
Продажи (тыс. руб.) |
Необходимо построить функцию, наилучшим образом отражающую эту зависимость. Кроме того, необходимо оценить продажи для рекламных вложений в 6 тыс. руб.
Приступим к решению. В первую очередь введите эти данные в Excel и постройте график, как на рис. 38. Как видно, график построен на основании диапазона B2:J2. Далее, щелкнув правой кнопкой мыши по графику, добавьте линию тренда, как показано на рис. 38.
Чтобы подписать ось Х соответствующими значениями рекламы (как на рис. 38), следует в ниспадающем меню (рис. 38) выбрать пункт Исходные данные. В открывшемся одноименном окне, в закладке Ряд, в поле Подписи оси Х, укажите диапазон ячеек, где записаны значения Х (здесь $B$1:$K$1):
В открывшемся окне настройки (рис. 39), на закладке Тип выберите для аппроксимации логарифмическую линию тренда (по виду графика). На закладке Параметры установите флажки, отображающие на графике уравнение и коэффициент детерминации.
После нажатия ОК Вы получите результат, как на рис. 40. Коэффициент детерминации R 2 =0.9846, что является неплохой степенью близости. Для подтверждения правильности выбранной функции (поскольку других теоретических соображений нет) спрогнозируйте развитие продаж на 10 периодов вперед. Для этого щелкните правой кнопкой по линии тренда – измените формат – после этого в поле Прогноз: вперед на: установите 10 (рис. 41).
После установки прогноза Вы увидите изменение кривой графика на 10 периодов наблюдения вперед, как на рис. 42. Он с большой долей вероятности отражает дальнейшее увеличение продаж с увеличением рекламных вложений.
Вычисление по полученной формуле =237,96*LN(6)+5,9606 в Excel дает значение 432 тыс. руб.
В Excel имеется функция ПРЕДСКАЗ(), которая вычисляет будущее значение Y по существующим парам значений X и Y значениям с использованием линейной регрессии. Функция Y по возможности должна быть линейной, т.е. описываться уравнением типа c+bx. Функция предсказания для нашего примера запишется так: =ПРЕДСКАЗ(K1;B2:J2;B1:J1). Запишите – должно получится значение 643,6 тыс. руб.
Информация воспринимается легче, если представлена наглядно. Один из способов презентации отчетов, планов, показателей и другого вида делового материала – графики и диаграммы. В аналитике это незаменимые инструменты.
Построить график в Excel по данным таблицы можно несколькими способами. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками для конкретной ситуации. Рассмотрим все по порядку.
Простейший график изменений
График нужен тогда, когда необходимо показать изменения данных. Начнем с простейшей диаграммы для демонстрации событий в разные промежутки времени.
Допустим, у нас есть данные по чистой прибыли предприятия за 5 лет:
Год | Чистая прибыль* |
2010 | 13742 |
2011 | 11786 |
2012 | 6045 |
2013 | 7234 |
2014 | 15605 |
* Цифры условные, для учебных целей.
Заходим во вкладку «Вставка». Предлагается несколько типов диаграмм:
Выбираем «График». Во всплывающем окне – его вид. Когда наводишь курсор на тот или иной тип диаграммы, показывается подсказка: где лучше использовать этот график, для каких данных.
Выбрали – скопировали таблицу с данными – вставили в область диаграммы. Получается вот такой вариант:
Прямая горизонтальная (синяя) не нужна. Просто выделяем ее и удаляем. Так как у нас одна кривая – легенду (справа от графика) тоже убираем. Чтобы уточнить информацию, подписываем маркеры. На вкладке «Подписи данных» определяем местоположение цифр. В примере – справа.
Улучшим изображение – подпишем оси. «Макет» – «Название осей» – «Название основной горизонтальной (вертикальной) оси»:
Заголовок можно убрать, переместить в область графика, над ним. Изменить стиль, сделать заливку и т.д. Все манипуляции – на вкладке «Название диаграммы».
Вместо порядкового номера отчетного года нам нужен именно год. Выделяем значения горизонтальной оси. Правой кнопкой мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». В открывшейся вкладке выбрать диапазон. В таблице с данными – первый столбец. Как показано ниже на рисунке:
Можем оставить график в таком виде. А можем сделать заливку, поменять шрифт, переместить диаграмму на другой лист («Конструктор» — «Переместить диаграмму»).
График с двумя и более кривыми
Допустим, нам нужно показать не только чистую прибыль, но и стоимость активов. Данных стало больше:
Но принцип построения остался прежним. Только теперь есть смысл оставить легенду. Так как у нас 2 кривые.
Добавление второй оси
Как добавить вторую (дополнительную) ось? Когда единицы измерения одинаковы, пользуемся предложенной выше инструкцией. Если же нужно показать данные разных типов, понадобится вспомогательная ось.
Сначала строим график так, будто у нас одинаковые единицы измерения.
Выделяем ось, для которой хотим добавить вспомогательную. Правая кнопка мыши – «Формат ряда данных» – «Параметры ряда» — «По вспомогательной оси».
Нажимаем «Закрыть» — на графике появилась вторая ось, которая «подстроилась» под данные кривой.
Это один из способов. Есть и другой – изменение типа диаграммы.
Щелкаем правой кнопкой мыши по линии, для которой нужна дополнительная ось. Выбираем «Изменить тип диаграммы для ряда».
Определяемся с видом для второго ряда данных. В примере – линейчатая диаграмма.
Всего несколько нажатий – дополнительная ось для другого типа измерений готова.
Строим график функций в Excel
Вся работа состоит из двух этапов:
- Создание таблицы с данными.
- Построение графика.
Пример: y=x(√x – 2). Шаг – 0,3.
Составляем таблицу. Первый столбец – значения Х. Используем формулы. Значение первой ячейки – 1. Второй: = (имя первой ячейки) + 0,3. Выделяем правый нижний угол ячейки с формулой – тянем вниз столько, сколько нужно.
В столбце У прописываем формулу для расчета функции. В нашем примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем «Ввод». Excel посчитал значение. «Размножаем» формулу по всему столбцу (потянув за правый нижний угол ячейки). Таблица с данными готова.
Переходим на новый лист (можно остаться и на этом – поставить курсор в свободную ячейку). «Вставка» — «Диаграмма» — «Точечная». Выбираем понравившийся тип. Щелкаем по области диаграммы правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».
Выделяем значения Х (первый столбец). И нажимаем «Добавить». Открывается окно «Изменение ряда». Задаем имя ряда – функция. Значения Х – первый столбец таблицы с данными. Значения У – второй.
Жмем ОК и любуемся результатом.
Наложение и комбинирование графиков
Построить два графика в Excel не представляет никакой сложности. Совместим на одном поле два графика функций в Excel. Добавим к предыдущей Z=X(√x – 3). Таблица с данными:
Выделяем данные и вставляем в поле диаграммы. Если что-то не так (не те названия рядов, неправильно отразились цифры на оси), редактируем через вкладку «Выбрать данные».
А вот наши 2 графика функций в одном поле.
Графики зависимости
Данные одного столбца (строки) зависят от данных другого столбца (строки).
Построить график зависимости одного столбца от другого в Excel можно так:
Условия: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).
Выбираем тип диаграммы. Точечная. С гладкими кривыми и маркерами.
Выбор данных – «Добавить». Имя ряда – А. Значения Х – значения А. Значения У – значения Е. Снова «Добавить». Имя ряда – В. Значения Х – данные в столбце В. Значения У – данные в столбце Е. И по такому принципу всю таблицу.
Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:
Точно так же можно строить кольцевые и линейчатые диаграммы, гистограммы, пузырьковые, биржевые и т.д. Возможности Excel разнообразны. Вполне достаточно, чтобы наглядно изобразить разные типы данных.
Учитывая, что функция – зависимость одного параметра от другого, зададим значения для оси абсцисс с шагом 0,5. Строить график будем на отрезке [-3;3]. Называем столбец «х» , пишем первое значение «-3» , второе – «-2,5» . Выделяем их и тянем вниз за черный крестик в правом нижнем углу ячейки.
Будем строить график функции вида y=х^3+2х^2+2. В ячейке В1 пишем «у» , для удобства можно вписать всю формулу. Выделяем ячейку В2 , ставим «=» и в «Строке формул» пишем формулу: вместо «х» ставим ссылку на нужную ячейку, чтобы возвести число в степень, нажмите «Shift+6» . Когда закончите, нажмите «Enter» и растяните формулу вниз.
У нас получилась таблица, в одном столбце которой записаны значения аргумента – «х» , в другом – рассчитаны значения для заданной функции.
Перейдем к построению графика функции в Excel. Выделяем значения для «х» и для «у» , переходим на вкладку «Вставка» и в группе «Диаграммы» нажимаем на кнопочку «Точечная» . Выберите одну из предложенных видов.
График функции выглядит следующим образом.
Теперь покажем, что по оси «х» установлен шаг 0,5. Выделите ее и кликните по ней правой кнопкой мши. Из контекстного меню выберите пункт «Формат оси» .
Откроется соответствующее диалоговое окно. На вкладке «Параметры оси» в поле «цена основных делений» , поставьте маркер в пункте «фиксированное» и впишите значение «0,5» .
Чтобы добавить название диаграммы и название для осей, отключить легенду, добавить сетку, залить ее или выбрать контур, поклацайте по вкладкам «Конструктор» , «Макет» , «Формат» .
Построить график функции в Эксель можно и с помощью «Графика» . О том, как построить график в Эксель, Вы можете прочесть, перейдя по ссылке.
Давайте добавим еще один график на данную диаграмму. На этот раз функция будет иметь вид: у1=2*х+5. Называем столбец и рассчитываем формулу для различных значений «х» .
Выделяем диаграмму, кликаем по ней правой кнопкой мыши и выбираем из контекстного меню «Выбрать данные» .
В поле «Элементы легенды» кликаем на кнопочку «Добавить» .
Появится окно «Изменение ряда» . Поставьте курсор в поле «Имя ряда» и выделите ячейку С1 . Для полей «Значения Х» и «Значения У» выделяем данные из соответствующих столбцов. Нажмите «ОК» .
Чтобы для первого графика в Легенде не было написано «Ряд 1» , выделите его и нажмите на кнопку «Изменить» .
Ставим курсор в поле «Имя ряда» и выделяем мышкой нужную ячейку. Нажмите «ОК» .
Ввести данные можно и с клавиатуры, но в этом случае, если Вы измените данные в ячейке В1 , подпись на диаграмме не поменяется.
В результате получилась следующая диаграмма, на которой построены два графика: для «у» и «у1» .
Думаю теперь, Вы сможете построить график функции в Excel, и при необходимости добавлять на диаграмму нужные графики.
Для рассмотренных выше задач удавалось построить уравнение или систему уравнений. Но во многих случаях при решении практических задач имеются лишь экспериментальные (результаты измерений, статистические, справочные, опытные) данные. По ним с определенной мерой близости пытаются восстановить эмпирическую формулу (уравнение), которая может быть использована для поиска решения, моделирования, оценки решений, прогнозов.
Процесс подбора эмпирической формулы P(x) для опытной зависимости F(x) называется аппроксимацией (сглаживанием). Для зависимостей с одним неизвестным в Excel используются графики, а для зависимостей со многими неизвестными – пары функций из группы Статистические ЛИНЕЙН и ТЕНДЕНЦИЯ, ЛГРФПРИБЛ и РОСТ .
В настоящем разделе рассматривается аппроксимация экспериментальных данных с помощью графиков Excel: на основе данных стоится график, к нему подбирается линия тренда, т.е. аппроксимирующая функция, которая с максимальной степенью близости приближается к опытной зависимости.
Степень близости подбираемой функции оценивается коэффициентом детерминации R 2 . Если нет других теоретических соображений, то выбирают функцию с коэффициентом R 2 , стремящимся к 1. Отметим, что подбор формул с использованием линии тренда позволяет установить как вид эмпирической формулы, так и определить численные значения неизвестных параметров.
Excel предоставляет 5 видов аппроксимирующих функций:
1. Линейная – y=cx+b. Это простейшая функция, отражающая рост и убывание данных с постоянной скоростью.
2. Полиномиальная – y=c +c1x+c2x 2 +…+c6x 6 . Функция описывает попеременно возрастающие и убывающие данные. Полином 2-ой степени может иметь один экстремум (min или max), 3-ей степени – до 2-х экстремумов, 4-ой степени – до 3-х и т.д.
3. Логарифмическая – y=clnx+b. Эта функция описывает быстро возрастающие (убывающие) данные, которые затем стабилизируются.
4. Степенная – y=cx b , (х>0и y>0). Функция отражает данные с постоянно увеличивающейся (убывающей) скоростью роста.
5. Экспоненциальная – y=ce bx , (e – основание натурального логарифма). Функция описывает быстро растущие (убывающие) данные, которые затем стабилизируются.
Для всех 5-ти видов функций используется аппроксимация данных по методу наименьших квадратов (см. справку по F1 "линия тренда").
В качестве примера рассмотрим зависимость продаж от рекламы, заданную следующими статистическими данными по некоторой фирме:
Реклама (тыс. руб.) | 1,5 | 2,5 | 3,5 | 4,5 | 5,5 |
Продажи (тыс. руб.) |
Необходимо построить функцию, наилучшим образом отражающую эту зависимость. Кроме того, необходимо оценить продажи для рекламных вложений в 6 тыс. руб.
Приступим к решению. В первую очередь введите эти данные в Excel и постройте график, как на рис. 38. Как видно, график построен на основании диапазона B2:J2. Далее, щелкнув правой кнопкой мыши по графику, добавьте линию тренда, как показано на рис. 38.
Чтобы подписать ось Х соответствующими значениями рекламы (как на рис. 38), следует в ниспадающем меню (рис. 38) выбрать пункт Исходные данные. В открывшемся одноименном окне, в закладке Ряд, в поле Подписи оси Х, укажите диапазон ячеек, где записаны значения Х (здесь $B$1:$K$1):
В открывшемся окне настройки (рис. 39), на закладке Тип выберите для аппроксимации логарифмическую линию тренда (по виду графика). На закладке Параметры установите флажки, отображающие на графике уравнение и коэффициент детерминации.
После нажатия ОК Вы получите результат, как на рис. 40. Коэффициент детерминации R 2 =0.9846, что является неплохой степенью близости. Для подтверждения правильности выбранной функции (поскольку других теоретических соображений нет) спрогнозируйте развитие продаж на 10 периодов вперед. Для этого щелкните правой кнопкой по линии тренда – измените формат – после этого в поле Прогноз: вперед на: установите 10 (рис. 41).
После установки прогноза Вы увидите изменение кривой графика на 10 периодов наблюдения вперед, как на рис. 42. Он с большой долей вероятности отражает дальнейшее увеличение продаж с увеличением рекламных вложений.
Вычисление по полученной формуле =237,96*LN(6)+5,9606 в Excel дает значение 432 тыс. руб.
В Excel имеется функция ПРЕДСКАЗ(), которая вычисляет будущее значение Y по существующим парам значений X и Y значениям с использованием линейной регрессии. Функция Y по возможности должна быть линейной, т.е. описываться уравнением типа c+bx. Функция предсказания для нашего примера запишется так: =ПРЕДСКАЗ(K1;B2:J2;B1:J1). Запишите – должно получится значение 643,6 тыс. руб.
Часть11. Контрольные задания
Качественная визуализация большого объема информации – это почти всегда нетривиальная задача, т.к. отображение всех данных часто приводит к перегруженности диаграммы, ее запутанности и, в итоге, к неправильному восприятию и выводам.
Вот, например, данные по курсам валют за несколько месяцев:
Строить график по всей таблице, как легко сообразить, не лучшая идея. Красивым решением в подобной ситуации может стать создание интерактивной диаграммы, которую пользователь может сам подстраивать под себя и ситуацию. А именно:
- двигаться по оси времени вперед-назад в будущее-прошлое
- приближать-удалять отдельные области диаграммы для подробного изучения деталей графика
- включать-выключать отображение отдельных валют на выбор
Выглядеть это может примерно так:
Нравится? Тогда поехали.
Шаг 1. Создаем дополнительную таблицу для диаграммы
В большинстве случаев для реализации интерактивности диаграммы применяется простой, но мощный прием – диаграмма строится не по исходной, а по отдельной, специально созданной таблице с формулами, которая отображает только нужные данные. В нашем случае, в эту дополнительную таблицу будут переноситься исходные данные только по тем валютам, которые пользователь выбрал с помощью флажков:
В Excel 2007/2010 к созданным диапазонам можно применить команду Форматировать как таблицу ( Format as Table) с вкладки Главная ( Home) :
Это даст нам следующие преимущества:
- Любые формулы в таких таблицах автоматически транслируются на весь столбец – не надо «тянуть» их вручную до конца таблицы
- При дописывании к таблице новых строк в будущем (новых дат и курсов) – размеры таблицы увеличиваются автоматически, включая корректировку диапазонов в диаграммах, ссылках на эту таблицу в других формулах и т.д.
- Таблица быстро получает красивое форматирование (чересстрочную заливку и т.д.)
- Каждая таблица получает собственное имя (в нашем случае – Таблица1 и Таблица2), которое можно затем использовать в формулах.
Подробнее про преимущества использования подобных Таблиц можно почитать тут.
Шаг 2. Добавляем флажки (checkboxes) для валют
В Excel 2007/2010 для этого необходимо отобразить вкладку Разработчик ( Developer) , а в Excel 2003 и более старших версиях – панель инструментов Формы ( Forms) . Для этого:
- В Excel 2003: выберите в меню Вид – Панели инструментов – Формы (View –Toolbars –Forms)
- В Excel 2007: нажать кнопку Офис – ПараметрыExcel – Отобразить вкладку Разработчик на ленте (OfficeButton –Exceloptions –ShowDeveloperTabintheRibbon)
- В Excel 2010: Файл – Параметры – Настройка ленты – включить флаг Разрабочик (File –Options –CustomizeRibbon –Developer)
На появившейся панели инструментов или вкладке Разработчик ( Developer) в раскрывающемся списке Вставить ( Insert) выбираем инструмент Флажок ( Checkbox) и рисуем два флажка-галочки для включения-выключения каждой из валют:
Текст флажков можно поменять, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст ( Edit text) .
Теперь привяжем наши флажки к любым ячейкам для определения того, включен флажок или нет (в нашем примере это две желтых ячейки в верхней части дополнительной таблицы). Для этого щелкните правой кнопкой мыши по очереди по каждому добавленному флажку и выберите команду Формат объекта ( Format Control) , а затем в открывшемся окне задайте Связь с ячейкой ( Cell link) .
Шаг 3. Транслируем данные в дополнительную таблицу
Теперь заполним дополнительную таблицу формулой, которая будет транслировать исходные данные из основной таблицы, если соответствующий флажок валюты включен и связанная ячейка содержит слово ИСТИНА (TRUE):
Заметьте, что при использовании команды Форматировать как таблицу ( Format as Table) на первом шаге, формула имеет использует имя таблицы и название колонки. В случае обычного диапазона, формула будет более привычного вида:
Обратите внимание на частичное закрепление ссылки на желтую ячейку (F$1), т.к. она должна смещаться вправо, но не должна – вниз, при копировании формулы на весь диапазон.
Шаг 4. Создаем полосы прокрутки для оси времени и масштабирования
Теперь добавим на лист Excel полосы прокрутки, с помощью которых пользователь сможет легко сдвигать график по оси времени и менять масштаб его увеличения.
Полосу прокрутки ( Scroll bar) берем там же, где и флажки – на панели инструментов Формы ( Forms) или на вкладке Разработчик ( Developer) :
Рисуем на листе в любом подходящем месте одну за другой две полосы – для сдвига по времени и масштаба:
Каждую полосу прокрутки надо связать со своей ячейкой (синяя и зеленая ячейки на рисунке), куда будет выводиться числовое значение положения ползунка. Его мы потом будем использовать для определения масштаба и сдвига. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по нарисованной полосе и выберите в контекстном меню команду Формат объекта ( Format control) . В открывшемся окне можно задать связанную ячейку и минимум-максимум, в пределах которых будет гулять ползунок:
Таким образом, после выполнения всего вышеизложенного, у вас должно быть две полосы прокрутки, при перемещении ползунков по которым значения в связанных ячейках должны меняться в интервале от 1 до 307.
Шаг 5. Создаем динамический именованный диапазон
Чтобы отображать на графике данные только за определенный интервал времени, создадим именованный диапазон, который будет ссылаться только на нужные ячейки в дополнительной таблице. Этот диапазон будет характеризоваться двумя параметрами:
- Отступом от начала таблицы вниз на заданное количество строк, т.е. отступом по временной шкале прошлое-будущее (синяя ячейка)
- Количеством ячеек по высоте, т.е. масштабом (зеленая ячейка)
Этот именованный диапазон мы позже будем использовать как исходные данные для построения диаграммы.
Для создания такого диапазона будем использовать функцию СМЕЩ ( OFFSET) из категории Ссылки и массивы ( Lookup and Reference) - эта функция умеет создавать ссылку на диапазон заданного размера в заданном месте листа и имеет следующие аргументы:
В качестве точки отсчета берется некая стартовая ячейка, затем задается смещение относительно нее на заданное количество строк вниз и столбцов вправо. Последние два аргумента этой функции – высота и ширина нужного нам диапазона. Так, например, если бы мы хотели иметь ссылку на диапазон данных с курсами за 5 дней, начиная с 4 января, то можно было бы использовать нашу функцию СМЕЩ со следующими аргументами:
Хитрость в том, что константы в этой формуле можно заменить на ссылки на ячейки с переменным содержимым – в нашем случае, на синюю и зеленую ячейки. Сделать это можно, создав динамический именованный диапазон с функцией СМЕЩ ( OFFSET) . Для этого:
- В Excel 2007/2010 нажмите кнопку Диспетчер имен (NameManager) на вкладке Формулы (Formulas)
- В Excel 2003 и старше – выберите в меню Вставка– Имя– Присвоить(Insert – Name – Define)
Для создания нового именованного диапазона нужно нажать кнопку Создать ( Create) и ввести имя диапазона и ссылку на ячейки в открывшемся окне.
Сначала создадим два простых статических именованных диапазона с именами, например, Shift и Zoom, которые будут ссылаться на синюю и зеленую ячейки соответственно:
Теперь чуть сложнее – создадим диапазон с именем Euros, который будет ссылаться с помощью функции СМЕЩ ( OFFSET) на данные по курсам евро за выбранный отрезок времени, используя только что созданные до этого диапазоны Shift и Zoom и ячейку E3 в качестве точки отсчета:
Обратите внимание, что перед именем диапазона используется имя текущего листа – это сужает круг действия именованного диапазона, т.е. делает его доступным в пределах текущего листа, а не всей книги. Это необходимо нам для построения диаграммы в будущем. В новых версиях Excel для создания локального имени листа можно использовать выпадающий список Область.
Аналогичным образом создается именованный диапазон Dollars для данных по курсу доллара:
И завершает картину диапазон Labels, указывающий на подписи к оси Х, т.е. даты для выбранного отрезка:
Общая получившаяся картина должна быть примерно следующей:
Шаг 6. Строим диаграмму
Выделим несколько строк в верхней части вспомогательной таблицы, например диапазон E3:G10 и построим по нему диаграмму типа График ( Line) . Для этого в Excel 2007/2010 нужно перейти на вкладку Вставка ( Insert) и в группе Диаграмма ( Chart) выбрать тип График ( Line) , а в более старших версиях выбрать в меню Вставка – Диаграмма ( Insert – Chart) . Если выделить одну из линий на созданной диаграмме, то в строке формул будет видна функция РЯД ( SERIES) , обслуживающая выделенный ряд данных:
Эта функция задает диапазоны данных и подписей для выделенного ряда диаграммы. Наша задача – подменить статические диапазоны в ее аргументах на динамические, созданные нами ранее. Это можно сделать прямо в строке формул, изменив
=РЯД(Лист1!$F$3;Лист1! $E$4:$E$10 ;Лист1! $F$4:$F$10 ;1)
=РЯД(Лист1!$F$3;Лист1! Labels ;Лист1! Euros ;1)
Выполнив эту процедуру последовательно для рядов данных доллара и евро, мы получим то, к чему стремились – диаграмма будет строиться по динамическим диапазонам Dollars и Euros, а подписи к оси Х будут браться из динамического же диапазона Labels. При изменении положения ползунков будут меняться диапазоны и, как следствие, диаграмма. При включении-выключении флажков – отображаться только те валюты, которые нам нужны.
Таким образом мы имеем полностью интерактивную диаграмму, где можем отобразить именно тот фрагмент данных, что нам нужен для анализа.
Диаграммы позволяют нам комфортно воспринимать информацию. Excel обладает широкими возможностями для создания диаграмм и графиков. А если добавить к диаграммам формулы, то тогда появляется дополнительная возможность для создания динамических отчетов и презентаций.
Рассмотрим, как применять формулы и условное форматирование в диаграммах Excel.
Примеры формул в диаграммах
Построим на основе ряда данных простой график с маркерами:
Если щелкнуть по любой точке графика, то в строке формул появится функция РЯД. Именно с ее помощью генерируются ряды данных всех диаграмм. Эта функция применяется только для определения значений точек на графиках. Просто использовать ее на рабочем листе невозможно.
Аргументы функции РЯД:
- Имя (название ряда данных, отображается в легенде; не обязательный аргумент);
- Подписи категорий (метки, появляющиеся на оси категорий; не обязательный аргумент);
- Значения (которые применяются для построения графика; обязательный параметр);
- Порядок (порядок значений в ряду данных; обязательный параметр).
Аргументы функции РЯД можно найти и изменить в диалоговом окне «Выбрать данные»:
Выделим элемент легенды «y» и щелкнем по кнопке изменить. В поле «Имя ряда» содержится аргумент функции «Имя»:
Название ряда данных – «y». Его можно менять.
В поле «Значения» - аргумент значений ряда данных.
Подписи горизонтальной оси – это аргумент функции РЯД «Подписи категорий»:
Так как наш график построен на основе одного ряда данных, то порядок равняется единице. Данный аргумент отражается в списке «Элементы легенды».
Аргументы функции РЯД допускают применение именованных диапазонов. Если воспользоваться данной возможностью, то можно создать динамическую диаграмму, быстро переключаться между данными одного ряда.
Присмотримся поближе к применению именованных динамических диапазонов при построении диаграмм.
Создание динамических диаграмм
Для имеющейся исходной таблицы с данными создадим именованные диапазоны: для первого столбца – категорий – «х»; для второго – точек данных – «у».
Открываем вкладку «Формулы» - нажимаем кнопку «Диспетчер имен».
В диалоговом окне жмем «Создать». Откроется окно «Создание имени». В поле «Имя» вводим имя диапазона. В поле «Диапазон» - формулу для ссылки на данные в первом столбце (=СМЕЩ(Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$20)-1;1)).
Чтобы заголовок ряда данных не включался в именованный диапазон, за аргументами функции СЧЕТЗ ставим «-1». В качестве диапазона можно указывать весь столбец А – Excel быстро определяет пустые ячейки. В примере мы поставили лишь первые 20 ячеек.
Создаем именованный диапазон для второго столбца. По такому же принципу.
Теперь поменяем ссылки на ряд данных в графике именами динамических диапазонов. Вызываем диалоговое окно «Выбор источника данных». Выделяем элемент легенды и нажимаем «Изменить». Меняем ссылки в поле «Значения» на имя диапазона.
Далее жмем «Изменить подписи горизонтальной оси». Задаем для диапазона назначенной имя.
График остается прежним. Но если мы добавим в имеющуюся таблицу новые данные, они тут же попадут на диаграмму.
При работе с огромным массивом данных иногда нужно создать диаграмму только на основе некоторого количества последних значений в ряду. Чтобы формула выбирала только их, при формировании динамического именованного диапазона прописываем следующее: =СМЕЩ(Лист1!$A$1;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$1000)-40;0;40;1). По такому же принципу – для столбца В.
Сколько бы данных мы ни добавляли в исходную таблицу, на графике будет показано только последние 40 значений.
Условное форматирование в диаграмме
Данный инструмент достаточно просто используется для обычных данных. Для диаграмм в Excel применить встроенное условное форматирование невозможно. Нужно идти другим путем.
Зачем это? Для улучшения восприятия информации. При изменении значений в исходных ячейках автоматически будет меняться цветовое исполнение диаграммы.
Выполнить условное форматирование в диаграммах можно с помощью макросов и формул. Рассмотрим второй способ.
На основании тех же исходных данных составим гистограмму:
Так выглядит диаграмма без форматирования. Нужно сделать следующим образом: отдельные столбики должны закрашиваться в определенный цвет в зависимости от значения.
Для условного форматирования требуется формула, которая определяет отформатированные ячейки.
Для каждого условия создадим отдельный ряд данных. Значения в исходной таблице находятся в диапазоне от 0,06 до 5,7. Создадим ряд для периодов 0-0,6; 0,6-1,6; 1,6-3; 3-4,6; 4,6-6.
Сформируем данные для гистограммы с условным форматированием. Диапазон условий внесем в строки 1 и 2. Заголовки – в строку 3. Формулы для заголовков:
Заполним колонки для диаграммы с условным форматированием. Воспользуемся формулой, которая будет отображать значения, находящиеся в диапазонах заголовков.
Источник данных для гистограммы – столбцы А и В. Нужно исключить колонку В и добавить вновь созданный диапазон С:F.
Теперь столбики диаграммы окрашены в разные цвета в зависимости от значения.
Читайте также: