Как выгрузить контакты из амо срм в excel
Для начала вам нужно перейти в раздел "Контакты", выбрать "Контакты" или "Компании" или "Все контакты или компании" (при выборе кнопки "Все контакты или компании" будут выгружены и контакты, и компании в одном файле) – справа вверху нажать на "Еще" – из списка выбрать "Экспорт".
Если вы делаете экспорт контактов, то система выгрузит название компании которое относится к этому Контакту и название сделки.
Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:
- Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
- Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы);
- Экспорт в vCard (формат поддерживает мобильный телефон).
Важно! Вы можете нажать на "экспорт всех контактов", и у вас выгрузятся все контакты. Однако в нашей системе существует системное ограничение на количество контактов, экспортируемых за один раз – 500 элементов. Если у вас больше 500 контактов, чтобы экспортировать всю базу, вам нужно нажать поочередно на каждую цифру внизу. У вас будет несколько файлов по 500.
В результате экспорта, вы получите файл со следующими столбцами:
- Тип (показывает контакт или компанию);
- Наименование (название контакта или компании);
- Компания (название компании; если в поле "наименование" указана компания, то этот столбец будет пустой);
- Дата создания (дата создания контакта или компании);
- Создатель (пользователь, который создал контакт или сделку);
- Дата изменения (дата, когда были внесены изменения в контакт или компанию);
- Автор изменения (тот пользователь, который внес изменения в контакт или компанию);
- Теги (теги, которые поставлены к контакты или компанию);
- Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
- Ответственный (пользователь, ответственный за сделку или контакт);
- Сделки (указаны названия сделок, которые привязаны к контакту или компании);
- Должность,Телефон,Email,Адрес,Web (стандартные и дополнительные поля которые указаны в карточке контакта или компании);
- Mailchimp (экспортируется в том случае, если есть интеграция с Mailchimp. Показывается подписан ли контакт на рассылку);
- Примечания (экспортируются примечания, которые создал пользователь. Будет создано столько столбцов, сколько примечаний у вас создано в контакте или компании);
- Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в контакте или компании. В названии будет указано название этого поля);
Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.
Экспорт контактов из AmoCRM в Excel и объединение сотен файлов в одну книгу
У AmoCRM есть ограничение на количество экспортируемых контактов, максимум, что вы можете себе позволить — 500 штук за раз. При этом наша база насчитывает 20 000, и, несложно догадаться, после экспорта получилось 40 файлов. И их нужно объединить в один Excel файл для удобства восприятия.
Делается это следующим образом. Во-первых, сохраните все файлы с зажатой клавишей Ctrl (чтобы при каждом клике у вас не открывалось новое окно):
У вас получится много файлов, в моем случае — 41.
Открываете новую Excel-книгу, пустую, нажимаете Alt+F11, получаете окно макросов.
Дважды кликайте на «Эта книга»
Откроется пустое окно для макросов (на скриншоте я уже скопировал туда текст).
Копируем туда следующий код:
Обратите внимание, здесь нужно изменить только путь к вашим файлам. У меня это E:\amo
Для начала вам нужно перейти в раздел "Контакты", выбрать "Контакты" или "Компании" или "Все контакты или компании" (при выборе кнопки "Все контакты или компании" будут выгружены и контакты, и компании в одном файле) – справа вверху нажать на "Еще" – из списка выбрать "Экспорт".
Если вы делаете экспорт контактов, то система выгрузит название компании которое относится к этому Контакту и название сделки.
Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:
- Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
- Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы);
- Экспорт в vCard (формат поддерживает мобильный телефон).
Важно! Вы можете нажать на "экспорт всех контактов", и у вас выгрузятся все контакты. Однако в нашей системе существует системное ограничение на количество контактов, экспортируемых за один раз – 500 элементов. Если у вас больше 500 контактов, чтобы экспортировать всю базу, вам нужно нажать поочередно на каждую цифру внизу. У вас будет несколько файлов по 500.
В результате экспорта, вы получите файл со следующими столбцами:
- Тип (показывает контакт или компанию);
- Наименование (название контакта или компании);
- Компания (название компании; если в поле "наименование" указана компания, то этот столбец будет пустой);
- Дата создания (дата создания контакта или компании);
- Создатель (пользователь, который создал контакт или сделку);
- Дата изменения (дата, когда были внесены изменения в контакт или компанию);
- Автор изменения (тот пользователь, который внес изменения в контакт или компанию);
- Теги (теги, которые поставлены к контакты или компанию);
- Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
- Ответственный (пользователь, ответственный за сделку или контакт);
- Сделки (указаны названия сделок, которые привязаны к контакту или компании);
- Должность,Телефон,Email,Адрес,Web (стандартные и дополнительные поля которые указаны в карточке контакта или компании);
- Mailchimp (экспортируется в том случае, если есть интеграция с Mailchimp. Показывается подписан ли контакт на рассылку);
- Примечания (экспортируются примечания, которые создал пользователь. Будет создано столько столбцов, сколько примечаний у вас создано в контакте или компании);
- Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в контакте или компании. В названии будет указано название этого поля);
Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.
Для начала вам необходимо перейти во вкладку "Сделки", справа вверху нажать на "Еще", нажать на "Экспорт".
Следующий шаг – выбор формата, в котором будет сделан экспорт:
- Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
- Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы).
Важно! При экспорте сделок есть ограничение по выгрузке файлов – не более 500 сделок в одном файле.
В результате экспорта сделок вы получите файл со следующими столбцами:
- Название сделки;
- Компания (название компании, которая прикреплена к сделке);
- Основной контакт (контакт, который прикреплен к сделке. Если к сделке прикреплено несколько контактов, то основным является тот, который был создан первым);
- Компания контакта (компания, которая прикреплена к основному контакту);
- Ответственный (пользователь, ответственный за сделку);
- Статус сделки (статус, который присвоен сделке);
- Бюджет (бюджет сделки);
- Дата создания (дата, когда была создана сделка);
- Кем создано (пользователь, который создал сделку);
- Дата изменения (дата последнего изменения сделки);
- Кем изменено (пользователь, который последним изменил сделку);
- Теги сделки (теги, которые присвоены сделке);
- Поля статистики(выгрузится информация всех полей вкладки статистики);
- Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
- Дата закрытия (отображается дата, когда сделка переведена в статус "успешно реализовано" или "закрыто и не реализовано", то есть закрыта. Если сделка не закрыта, то будет указан статус "не закрыта");
- Должность, телефон, E-mail, Адрес (стандартные поля, которые указаны в основном контакте);
- Примечания (экспортируются только последние 5 примечаний сделки);
- Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в сделке или в прикрепленном контакте. В названии будет указано название этого поля).
Экспорт сделок по фильтру, возможно?
Да, такая возможность есть. Вы можете сделать нужный фильтр или выбрать определенный период. После этого экспортируются те сделки, которые вы выбрали.
Если у вас закончилась пробный/тестовый период, доступ к базе у вас сохраняется, вы в любой момент сможете экспортировать свою базу.
Как импортировать информацию в amoCRM
Вам наверняка известно, что каждый из разделов amoCRM поддерживает функцию импорта сведений. Благодаря этой функции, сделав минимум действий, получится импортировать интересующую информацию в соответствующие поля.
Причем функционал располагает импортом сразу нескольких типов данных. Например, при перемещении сделки, amoCRM автоматически поместит в новую таблицу каждый контакт и организацию, которые относятся к сделке.
Инструкция:
-
Для одновременного перемещения поля, содержащего сделки, а также контактных сведений вместе с названиями фирм, следует перейти в определенный раздел.
Доступен выбор между запятыми, точками с запятыми и табуляциями. Некорректно указанный тип разделителя приводит к тому, что столбцы объединяются в одну общую графу.
Столбцы в импортируемых файлах
Запрет на перемещение заголовка таблицы выставляется с помощью флажка. Для наглядности разберем пару столбцов, которые часто встречаются в импортируемых файлах:
- Наименование сделки. В этой строке указывают номера необходимых заявок;
- Бюджет сотрудничества. Поле поддерживает указание даже не круглых сумм;
- Сотрудник, отвечающий за конкретную позицию. Указывайте менеджера таким же образом, как он записан в разделе для пользователей и прав. По умолчанию главным в отношении сделки назначается администратор базы amoCRM;
- Колонка воронки. Эта графа будет полезна только тем, кто располагает несколькими воронками для продаж;
- Стадия сотрудничества. Проверьте статус позиции, чтобы не допустить неправильного импорта данных;
- День, в который создали позицию;
- День, в который закрыли позицию. Обратите внимание, что для указания даты закрытия, импортируемый файл обязан быть сохранен в формате .csv;
- Тег сотрудничества. Сделкам следует задавать собственные идентификаторы, такой подход относится и к карточкам контактов. Поле тега обладает стандартным значением, которое нельзя отменить, но можно скорректировать на собственное;
- Полное имя сотрудничающего с вами клиента;
- Тот, кто ответственен за того или иного пользователя. В этой графе принято прописывать ФИО уполномоченного сотрудника;
- Электронный адрес клиента;
- Название фирмы, с которой сотрудничает организация amoCRM.
Most of the area is served by the Stanwood ZIP code 49346, although "Canadian Lakes, Michigan", is an acceptable name for mail delivery by the post office.
Small portions of the area defined by the CDP are served by other postal delivery areas. A small portion in the southern area of the CDP along the Little Muskegon River is served by the Lakeview ZIP code, 48850. A small area in the eastern part of the CDP is served by the Mecosta ZIP code, 49332
Импортируя данные, нужно быть внимательным, чтобы безошибочно сопоставить графы. Каждое поле уже разделено по своей сущности, имеются приоритетные строки, в которых определенно нужно вписывать те или иные сведения. К таковым относится «Наименование сделки», без которого новая позиция просто не импортируется. AmoCRM подсказывает названия большинства полей, что полезно как для начинающих администраторов, так и для опытных пользователей. Тем, кто использует периодические покупки, приведем действенную рекомендацию: импортируйте потребителей вместе с максимальным перечнем информации. Для этого и создан раздел «Покупатели». Перемещение данных осуществляется нажатием на многоточие, расположенное в правом верхнем углу. AmoCRM подойдёт и для холодных баз, которые не располагают ни сделками, ни контактами. Импорт сведений проводят из раздела «Списки». Тем не менее, создание отдельных сделок для контактов всё равно считается правильной практикой, подобный подход помогает избежать путаницы в клиентах.
Готовясь к перемещению информации, назначьте уполномоченных менеджеров за каждую сделку, функционалу будет проще корректно переместить сведения. В случае необходимости, дополнительные графы создаются в ходе импортирования информации. Для добавления выберите соответствующую функцию, пока сопоставляете поля. Однажды удачно импортировав данные, сохраните указанные настройки в отдельном шаблоне. Таким образом, получится быстро перемещать сведения в следующие разы и минимизировать возможные ошибки. Тем, кто работает с большими объёмами информации, понадобится поиск отдельных строк по тегу. Посетите раздел, в который были загружены сведения, а затем, используя фильтры, отберите интересующие данные. Работая подобным образом, также можно сэкономить время на поиск тех или иных сведений, и упростить использование таблиц amoCRM.
При возникновении дублей среди строк, найти лишние поля можно за считанные секунды. Перейдите в раздел «Сделки», нажмите на знакомое многоточие, а затем – поиск дублей. Учтите, что последняя функция может использоваться только операторами с полным перечнем прав. Объединение дубликатов не вызывает проблем у amoCRM. Посетите «Списки», после нажмите на «Контакты» или «Компании» (этот момент упирается в интересующую информацию), проставьте галочки рядом с нужными полями и объедините графы. Теперь следует заключительный этап импортирования информации. Выставьте вид сделок в форме списка, нажав на соответствующую опцию в левом верхнем углу.
Настройки таблицы проводятся, благодаря многоточию, которое расположено в правом верхнем углу экрана. Составьте подходящую рабочую среду, которая удовлетворит запросы и задачи компании. Рекомендуем вывести на экран поле с телефоном контакта, а затем переместить графу в общий перечень. Строка с компанией сделки часто мешается, её можно скрыть. Размеры полей гибко настраиваются. Если операции завершены, нажмите на «Готово». В случае, когда стоит задача изменить таблицу для каждого оператора amoCRM, выставьте флаг напротив «для всех пользователей аккаунта». Проверьте правильность импорта, и смело переходите к работе с передовым функционалом amoCRM. Мы уверены, что никаких проблем при перемещении информации не возникнет. Желаем успехов!
Similar to data import, In amoCRM we provide an Export feature so that you can easily back-up your data. With the Enterprise Plan, we also provide a full back-up option with notification sent to you via email.
In amoCRM there is various entities you can export:
- Leads
- Tasks
- Contacts and Companies
- Customers
Let’s discuss each in more detail
Export of Leads
To export leads, open the leads section of amoCRM, go to the pipeline where you want to export, or open All leads to see all leads in your amoCRM. Click on three dots menu and then Export
A modal window will open where you can select what to export and in which format
Note: If you try to export more than 500 leads you will be offered to download them in separate files because of the export limits (500 per file).
After you export Leads, you will receive a file with the following columns:
- The name of the lead
- Company (the name of the company that is attached to the lead)
- The main contact (the contact that is attached to the lead. If several contacts are attached to the lead, the one that was created first is the main one)
- The contact’s company (the company that is affiliated with the main contact)
- Responsible user (the user responsible for the lead)
- The status of the lead (current pipeline stage)
- Sale (Sales value of the lead)
- Date of creation (date when the lead was created)
- Created by (the user who created the lead)
- Modified at (date of the last change of the lead)
- Modified by (the user who last changed the lead)
- Tags of the lead (tags that are assigned to the lead)
- The most recent task (the date of the nearest task is displayed)
- Closing date (the date when the lead was transferred to the “Closed-won” or “Closed-lost” stage is displayed, that is, closed.) If the lead is not closed, the status will be “not closed”
- Position, phone, E-mail, Address (standard fields, which are indicated in the main contact)
- Notes (export of the notes that the user created. For each note there is a column created in the contact or company)
- Additional fields (all fields that are created in the lead or in the attached contact are exported, the name of this field will be indicated in the title).
You can also use filters with export, just create a filter for leads, select it and export the same as described previously.
To create a filter you should do the following:
- Open Tasks/Leads/Lists
- Click on the “Search and Filter” functionality
- Choose options you want to create filter with
- Click “Save” at the left part of the search window
- Choose the name for your new filter and click on checkmark
Note: You can also create a filter in the customers view.
Export of contacts and companies
To export a list of contacts and companies only, you would go to Lists, use the three dot menu, and choose Export.
One difference between exporting Leads and Contacts/Companies, is that Contacts and companies you will have another option of export type of file, which is Export as vCard.
vCard is a file that allows you to import contacts into different programs and CRM systems
As a result of the export, you will receive a file with the following columns:
- Type (shows contact or company)
- Name (name of the contact or company)
- Company (company name. If the field “name” does not indicate the company, then this column will be empty)
- Creation at (the creation date of the contact or company)
- Created by (the user who created the contact or company)
- Modified at (the date when the contact or company was last changed)
- Modified by (the user who made changes to the contact or company)
- Tags (tags that are attached to the contact or company)
- The last task (the date of the last task is displayed)
- Responsible user (the user responsible for the lead or contact)
- Leads (the names of leads that are tied to the contact or company)
- Position, Phone, Email, Address (standard and additional fields that are indicated on the contact card or company card)
- Mailchimp (exported if there is an integration with Mailchimp) This option shows whether the contact is subscribed to a Mailchimp mailing list.
- Notes (exports the notes that the user created, so many columns will be created, how many notes you have created in the contact or company)
- Additional fields (All fields that are created in the contact or company are exported, the title of this field will be indicated)
Export of tasks
Export of the tasks is accessed the same as Leads or Lists, just in a different section of the system. With this export type by going to Calendar, three dot menu, then export, you have the ability to export tasks to iCal, iCal for Outlook, or Google Calendar. You can also synchronize Google Calendar with amoCRM.
Export of customers
Customers Export, like in any other section of amoCRM, can be done by clicking the three dots.
In the modal window, you can choose the file format in which you’ll want to export customers: CSV or Excel.
The chosen format is indicated by the blue border. For CSV there is an option «ASCII encoding», this will create files compatible with Windows OS. In both formats, you can find a drop-down menu, which you can select and choose which customers to export.
In the pipeline, there are two options, either all customers or customers by the active filter. In the list, there is an additional option “current page”. After clicking on the button “Create” the process of export begins and a progress bar appears.
The value of progress is automatically updated. If the number of customers is too large, you can click “Continue with CRM” and the export will continue in the background. After finishing the export, results will show in the modal window.
Here, you can see the date of the finishing export, size of the file and the number of exported lines.
If the export was done earlier, in the modal window of creating a new file of export, the information about and the link to the file of the previous export will show. As soon as you begin the new export, you won’t have access to the information and link of the previous export from amoCRM’s interface.
With regard to the export rights, users can export files based on their rights in the Settings (Users section). Rights to export leads are the same as rights to export customers.
If a user does not have rights to make an export, the download of the file will be restricted.
In the customers export file, you will find the following data:
- ID
- Name of the customer
- Tags
- Date of creation
- Date of last change
- Responsible user
- Creator
- Who last changed customer
- Expected Sale
- Next purchase
- Date of next task
- Stage
- Sum of purchases
- Number of purchases
- Average check
- 5 last notes
- Name of the connected company
- Name of the main contact
- Responsible for the contact
- Company of the contact
- Fields of the contact
- Fields of the customer
Читайте также: