Как вести учет в салоне красоты в excel
А парикмахеры в свою очередь обманывают хозяина. Так происходит в тех салонах, где экономят на всем, и стоимость окрашивания зависит от количества израсходованной краски.
Я работала в 20 разных салонах в 4 городах. И везде разные правила и ценообразования стоимости услуги. Рассмотрим 3 категории цен на окрашивание.
1. Фиксированная стоимость окрашивания.
Сюда входит и работа мастера и стоимость краски. К примеру в прайсе написано, что окрашивание на длинные волосы стоит 4500-6000 рублей. Итоговая стоимость зависит от густоты и пористости волос, и сколько будет израсходовано краски.
То есть клиент понимает, что больше 6000 с него не возьмут, согласно прайсу. Сюда уже заложена стоимость краски.
Но есть один нюанс, который клиента уже не касается. Из этих 6000₽ вычитывается стоимость затраченой краски, к примеру ушло 2 тюбика. Себестоимость у оптовых компаний этой краски примерно 800₽. Так вот из этих 6000 отнимают 1600, равно 4400 остаётся за работу. Эта цифра делится 40/60, где 40% получает мастер, а 60% салон. Итого на руки мастер получает 1760₽.
Но если соврать, и сказать, что было израсходовано всего один тюбик краски, или даже половина тюбика, тогда сумма выручки будет заметно выше. (6000-400=5400 -60%=2240₽)
И вот тут мастера начинают обманывать, когда списывают меньше краски, чем использовали. А при инвентаризации не сходятся остатки.
Управляющая в данном салоне не знала, как это контролировать, поэтому чтобы покрыть недостачи, она считала стоимость краски не по себестоимости, а по розничным ценам. То есть стоимость тюбика краски увеличивалась с 800₽ до 1400₽.
И это бесконечный замкнутый круг. Мастера занижают расход краски, управляющая увеличивает стоимость краски.
2. Отдельно стоимость за работу окрашивания, и плюс дополнительная оплата за расходы краски.
Тут все проще, мастер знает что окрашивание стоит 6000₽, и свои 40 % он получает всегда в неизменном виде. А клиент дополнительно еще оплачивает расход краски.
Тут управляющие тоже считают стоимость по розничной цене. То есть салон закупает краску оптом по 800₽, а для клиентов ее стоимость увеличивается в 2 раза.
С вами наверняка случалось, что, когда все спланировано и выполнено, и, как вы думали, вы упустили что-то очень важное для своего салон красоты , какие способы оплаты я им предложу? Как я буду управлять притоком и оттоком денег?
Коммерческий сектор предлагает вам широкий спектр методов бухгалтерского учета, которые в основном принесут вам много преимуществ, таких как: экономия времени, денег и легкий доступ. Но какой из них подходит моим вкусам и особенно моим потребностям?
Перестань волноваться! У нас есть решение для вас и ваших клиентов, это инструмент, который помог малые и большие компании .
Excel - это программа, которая является частью офисного пакета, созданного Microsoft, с высоким потенциалом, способного управлять записью ваших финансовых транзакций. С ним ты можешь легко создавать полезные электронные таблицы . Вам не нужно много знать о программе или иметь много денег, чтобы ее получить.
Методы учета в Excel
Microsoft Excel имеет широкий спектр моделей, которые позволят вам выполнять такие простые операции. От общей суммы за услугу. Даже отслеживая, что входит и выходит из вашего салона красоты. Эти модели готовые к использованию сэкономить время, деньги и силы.
Контроль вашей бухгалтерской отчетности
Это позволит вам начать удерживать бухгалтерия вашего салона красоты , используя электронную таблицу. В котором вы можете успешно контролировать записи о закупках ваших поставщиков шампуней, кондиционеров, красителей, кератина и сушилок.
Точно так же возьмите под свой контроль услугу, которую ожидает клиент, например: стрижки, сушка, окрашивание, прически, мелирование. Кроме того, вы можете отслеживать расходы на обслуживание на месте. Например, вода, электричество, телефон, туалеты, уплата налогов, долги по оплате или взысканию среди прочего, что вы заслуживаете.
Что предлагают шаблоны бухгалтерского учета в Excel моему салону красоты?
Лучшее качество в управлении вашей финансовой деятельностью. Поэтому, прежде чем начать вести учетные записи, вы уже должны знать, что воспринимает ваш салон красоты и идеи, которые увеличивают количество клиентов , то есть вы должны знать, сколько валют входит и выходит твоя комната . Зная это, откройте окно Microsoft Excel.
Оказавшись там, выберите вкладку «Файл» и найдите в меню слово «Новый». Затем выберите в окне параметров простой счет-фактуру, что позволяет мне эта модель?
Простой шаблон счета-фактуры
Эта модель позволит вам сохранить отслеживание услуги, предоставленной клиенту , выполнив все необходимые расчеты. А также налог или вычет, если применимо.
Вам просто нужно заполнить его такими данными, как: название салона красоты, имя клиента, номер телефона клиента, адрес. Также номер счета-фактуры, имя, на которое адресуется счет-фактура, услуга, цена, скидка, совокупность.
Шаблон отслеживания счета-фактуры
Эта модель позволит вам отслеживать контроль над много клиентов и их счета в одном файле. И он также предоставляет трекер для поиска любого счета.
Шаблон инвентарного списка с выделением
Как в Livre бухгалтерский учет , эта модель позволит вам сохранить отслеживание услуг, оказанных клиенту. Из того, что у вас есть, входите и выходите из гостиной, и независимо от того, получите ли вы действительно хорошие результаты.
С другой стороны, Excel позволяет создать собственный шаблон инвентаря . Вы можете создать его с помощью инструментов, которые он предоставляет, таких как: вкладка «Разработчик» или «Программист», вам просто нужно активировать ее, если ее нет в поле зрения. Макрос, позволяющий назначить выполнение нескольких операций одновременно.
Шаблон книги журнала
Это позволит вам узнать хронологически Автора вход, выход и расходы по каждой услуге при условии. Его формат содержит такие данные, как: Описание услуги, дата, дебиторская и кредиторская задолженность.
Шаблон книги
Этот шаблон позволит вам увидеть каждый счет, сделанный в салоне красоты. Чтобы узнать, сколько денег доступно.
Все о бизнесе загара | Солярии Firesun (Файрсан) запись закреплена
Как вести учёт в солярии
Для качественного учёта нужно:
1. Пульт с учётом времени по дням, где у вас известно количество включений солярия и общее время за каждый день.
2. Тетрадь по каждому солярию, куда записывают сколько позагорал клиент и сколько денег с него взяли.
3. Тетрадь по каждому виду абонементов, куда записывают номер абонемента, а потом отмечают в каждом абонементе, сколько и когда позагорал клиент.
4. Сотрудница, которая всё это будет делать.
5. Управляющий или владелец бизнеса, который весь этот "геморрой" должен проверять РЕГУЛЯРНО. Иначе будут воровать на все 300%
Выглядит это примерно так:
Сначала сотрудник записывает всё в тетрадь соответствующего солярия.
Затем , если клиент использует абонемент — находит его номер в тетради
для абонементов и отмечает посещение. Время и дата посещения.
В конце дня всё заносится в сводную таблицу отчёт.
Как выглядит ваш контроль:
Вы снимаете счётчики по каждому солярию за каждый день и проверяете на соответствие с записями.
Далее вы сверяете записи абонементов в тетради по солярию и в тетради по абонементам.
ВСЁ! Как видите всё легко и просто
Только времени личного отнимает очень много, и по себе знаю, как велик соблазн не проверить до конца, или вообще не проверять….
А плохой контроль однозначно ведёт к потере денег.
УСПЕХОВ ВАМ И ВАШЕМУ БИЗНЕСУ!
НЕ ТЕРЯЙТЕ ДЕНЬГИ И БИЗНЕС ИЗ ЗА ОТСУТСТВИЯ КОНТРОЛЯ!
За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.
Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.
В статье рассмотрим два варианта ведения базы - простой и сложный, с большим числом полей и функций.
База клиентов в Excel (простой вариант)
Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.
Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.
Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:
- Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
- Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
- Телефон
- Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
- Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
- Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
- Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.
По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).
При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.
Как работать с простой базой клиентов в Excel?
- Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
- Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе :)
- Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
- Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.
База клиентов в Excel (расширенный вариант)
В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:
- Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
- Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.
В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.
Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.
Резюме
Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.
Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.
Дополнительные материалы
Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.
Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.
Расскажу алгоритм из шести шагов, который мы используем для точного учета расхода краски для волос
На вопросы редакции электронного журнала Вестник Парикмахеров отвечает Полина Алейникова, руководитель сети салонов красоты Вита, г. Муром Владимирской области
1. Поставщики дают нормы расхода материалов. Многие говорят, что они очень неточные. Совпадает ли у Вас на практике расход средств для окрашивания с расчетом компании-продавца.
Да, действительно нормы расхода предоставленные поставщиком материалов занижены. Ко всему прочему, в процедуру естественно добавляется расходный одноразовый материал. Вот, например, в нашем салоне красоты в процедуре окрашивание волос входит: краситель, окислитель, шампунь, бальзам, крем для защиты кожи головы, одноразовый воротничок, одноразовый пеньюар, одноразовые перчатки, средство для удаления краски. Еще есть понятие расчет времени, есть несколько процедур по составу себестоимости материала они не затратные, а вот время и труд мастера при этом играют самую важную составляющую, здесь и предусмотрено прибавление к стоимости так сказать норму человеко-час. Все это рассчитывается под каждую марку, простой табличкой в программе Exсel, при смене цен у поставщика, быстро и легко меняется и себестоимость.
2. Что учитываете вы при расходе краски - длину волос, их качество (пористость, рыхлость, плотность. ), их количество (густые - редкие).
Вечная дилемма)) Изначально наш салон работал по программе - сколько мастер решил потратить на этого клиента столько и выходила стоимость процедуры. Но это не всегда радовало клиентов. Мастера получали процент с продажи краски, соответственно чем больше они потратят, тем больше получат. Для одного и того же клиента цена на одно и тоже окрашивание у разных мастеров была разная! Поэтому было принято решение о фиксированной стоимости процедуры. Мы посмотрели статистку окрашиваний и увидели, что в основном это окрашивание корней и короткие волосы. Нормы расхода у нас заложены, скажем так, максимальные: на короткие -60г, удлиненные -120г, длинные -200г. Поэтому, даже если приходят с густыми и пористыми волосами, цена для них приятно не меняется. Стоял вопрос, а что же делать с такими клиентами, у которых «три волоса в два ряда», их очень мало и они прекрасно представляют, что на их пушок реально уходит 20 гр. В этом случае цена берется как за процедуру окрашивание и клиента ждет приятный бонус - укладка в подарок. У нас есть фиксированная цена за окрашивание коротких, удлиненных и длинных волос. Есть момент, удорожание если приходят клиенты с очень длинными волосами, то обговаривается заранее что будет удорожание по цене. Как правило, такие клиенты соглашаются, так как факт на лицо. Но опять же, в цену удорожания включено количество краски, и конечно же время.
3. В вашем салоне красоты цена за окрашивание сразу включает определенное количество краски или вы рассчитываете объем краски для каждого клиента отдельно и потом прибавляете к стоимости материала стоимость работы.
Повторюсь, в нашем салоне в стоимость услуги окрашивание волос входит все, есть окончательная цена для разных типов волос; короткие, удлиненные, длинные.
4. Ведется ли в парикмахерской учет расхода средств по сменам, кто учитывает расход в смену.
Безусловно, учет краски ведется. Вся краска находится у администраторов, ведется двойной, нет я бы даже сказала тройной учет. Схема выдачи краски такова:
- Мастер подходит и называет марку и номер красителя,
- админ записывает ФИО мастера и какой изначально остаток краски он берет (например: Тузкова Лилия, WellaK(Koleston) 5/7-60г, 4/7-45г,
- мастер уходит в лабораторию и использует краску, окислители находятся в лаборатории,
- как использовал краситель, то что осталось возвращает админу. Администратор смотрит сколько использовал мастер, и записывает количество использованных грамм (например: Тузкова Лилия, WellaK (Koleston) 5/7-60г -15г, 4/7-45г-30г)
- Затем для двойного учета мастер, когда пишет услугу в свою карточку, он указывает сколько и какой краситель он использовал, и потом же администраторы заносят все данные из карточки работы за смену в компьютер.
- программа списывает, сколько грамм и какой краски использовал мастер.
Так что получается администраторы - ответственные за учет краски.
5. Какая система учета красок на ваш взгляд самая разумная? Встречали ли вы такую систему на практике?
Ну, конечно, считаю что система учета используемая в моем салоне, наверное, мне подходит больше всего, это разумно так как есть контроль и администратора и мастера. Выгодно, что занося в программу расход, все рассчитывается автоматически, плюс всегда можно посмотреть каким красителем красился клиент, это очень удобно.
Но если есть возможность почитать и узнать, как другие ведут учет ТМЦ, то с огромным интересом слушаю, вникаю и использую.
Весна, пора обучать администраторов!
Обновлен наш дистанционный курс обучения администратора салона красоты, теперь помимо подробного описания того, что и как фронт-менеджер должен делать от рассвета до заката (включая искусство продаж), добавлены готовые скрипты телефонных разговоров с клиентами
Читайте также: