Как вести реестр доверенностей в excel
Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Договор о материальной ответственности
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».
Заполнение печатной формы
Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».
Аргументы функции «ВПР»
В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)
Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».
Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.
Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.
Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Значение
Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.
Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.
Требования к заполнению
Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:
- Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
- Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
- Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
- Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.
Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.
Какие данные указывать при заполнении
Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:
- Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
- Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
- Адресат.
- Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
- Кем подписана исходящая бумага.
- Исполнитель.
- Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
- Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.
Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).
Вариации
Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Виды пересылаемых документов
Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:
- справки;
- акты;
- запросы;
- телеграммы;
- переводы;
- заявки и пр.
Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.
Сколько хранить
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.
Журнал учета трудовых книжек — это реестр, содержащий информацию о движении основного кадрового документа работника (поступления, выдачи, оформления дубликата или вкладыша). Содержанием реестра нередко интересуются проверяющие в ходе проведения контрольных мероприятий.
Что это за книга и как она выглядит
Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 .
Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 . Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.
Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.
Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.
Какие данные фиксируются
Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:
- порядковый номер регистрируемой записи;
- дата приема человека на работу (цифрами);
- данные сотрудника;
- должность, на которую принят гражданин;
- наименование службы или отдела, куда он принят;
- реквизиты приказа о приеме на работу;
- подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
Нюансы при заполнении
Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:
Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований
Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:
Продолжая серию статей посвященных использованию Microsoft Excel в работе юриста. Я предлагаю Вашему вниманию еще один способ оптимизации Вашей работы – подготовка электронного журнала учета доверенностей.
В рамках данной записи, я остановлюсь на нескольких интересных моментах связанных с работой с доверенностями, и постараюсь предложить свое видение оптимизации данной работе в Обществе.
Большинству практикующих юристов работа с доверенностями представляется простой и не интересной. Наверное, на первый взгляд это так.
Однако судить о книжке по обложке, с моей точки зрения, представляется не совсем правильным.
Давайте посмотрим на работу с доверенностями с точки зрения не простого делегирования полномочий, а как на способ управления рисками в Обществе. С одной стороны мы наделяем работника правами, а с другой стороны мы тем самым корректируем его трудовую функцию (или уточняем его трудовую функцию).
Доверенность – это инструмент, с помощью которого можно установить в Обществе систему сдержек и противовесов посредством правильного распределения функционала Поверенных.
Подробно о доверенностях как эффективном инструменте делегирования можно прочитать в статье «Организация эффективного делегирования полномочий на основании доверенностей» Корпоративный юрист № 1, 2009 год.
В рамках же данной записи предлагаю рассмотреть такие важные и полезные функции Microsoft Excel, как:
- Создание системы папок под электронный журнал учета доверенностей;
- Создание электронного журнала учета доверенностей;
- Создание списков в Microsoft Excel;
- Создание гиперссылок;
- Установку фильтра;
- Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.
Данные навыки помогут нам создать эффективный и функциональный журнал учета доверенностей.
Действие № 1 – создадим систему папок под электронный журнал учета доверенностей!
Для того чтобы наш электронный журнал работал надлежащим образом нам необходимо выделить место на дисковом пространстве сервера и создать в нем систему папок:
Необходимость определения этого действия вызвана тем, что в нашем журнале учета доверенностей будут содержаться гиперссылки на копии доверенностей, которые будут храниться в соответствующей папке.
После того, как вы их создадите гиперссылки, а затем переместите файлы, на которые они ссылаются в другую папку, либо поменяете наименование папки «Копии доверенности» на «Копии» или иное название, созданные Вами гиперссылки перестанут работать.
Важно! Продумайте систему и наименование папок, таким образом, чтобы в дальнейшем исключить риск затраты времени на корректировку гиперссылок.
Действие № 2 – Создание электронного журнала учета доверенностей!
В папке «Журнал учета доверенностей» создаем файл Microsoft Excel «Журнал доверенностей». Начинаем работать на Листе 1, создавая основу журнала.
Определяем столбцы и их название, которое, по Вашему мнению, поможет эффективно использовать журнал учета доверенностей.
Приведу пример нескольких столбцов электронного журнала учета доверенностей, который я использую в своей работе:
Действие № 3 — Создание выпадающих списков в Microsoft Excel
Создание выпадающих списков, это эффективный инструмент в работе не только с журналом учета доверенностей, но и в целом с любым документом.
Выпадающие списки в документе Excel, нужны для решения нескольких задач и в том числе таких, как исключение возможности внести в ту или иную ячейку недопустимой информации.
Разберем создание выпадающих списков на примере графы «Способ выдачи».
1) Определим, что в данной графе возможно выбрать в ячейке только два слова — «прямой» или «Передоверие».
2) Создаем в нашем файле «Журнал учета доверенностей «лист 2» и в столбик записываем выбранные параметры:
Далее выделяем вписанные значения и присваиваем им любое имя, например «прямой» в строке формул (выделено кругом на рисунке).
Нажимаем клавишу «Ввод».
Далее возвращаемся на лист 1 – где у нас находится журнал учета доверенностей и в ячейке В63 (в моем случае см. рисунок 1) выполняем следующее действие.
Выбираем вкладку «Данные», далее выбираем вкладку «Проверка данных»
В открывшимся окне «Проверка вводимых значений» в графе тип данных выбираем вкладку список.
В графе «Источник» набираем – знак «=» и вводим то значение, которое мы присвоили списку «прямой».
Нажимаем клавишу «ОК».
Оставшиеся действия по подготовке эффективного журнала учета доверенностей
Действие № 4 — Создание гиперссылок;
Действие № 5 — Установку фильтра;
Действие № 6 — Установка уведомления об истечение срока действия доверенности.
… я опишу в следующей записи.
Запись опубликована 21.06.2010 в 12:41 пп и размещена в рубрике Без рубрики. Вы можете следить за обсуждением этой записи с помощью ленты RSS 2.0. Можно оставить комментарий или сделать обратную ссылку с вашего сайта.
Главным условием успешной работы предприятия является поддержание порядка в бухгалтерских документах. Именно с этой целью многие организации ведут специальный журнал, который используется для регистрации выданных доверенностей. Если он правильно составляется, работники бухгалтерского отдела в любой момент смогут быстро найти сведения о доверенности, которая была выдана от имени компании.
Файлы для скачивания:
Законодательная база
Когда возникает необходимость оперативно получить информацию о какой-либо доверенности, можно воспользоваться данным журналом. Нередко сотрудники проверяющих инстанций желают убедиться не только в наличии такого журнала, но и в правильности его заполнения. По сути, это и есть доказательство того, что ответственные сотрудники полноценно справляются со своей работой.
Учитывая недавние изменения в законодательстве, можно сделать вывод, ведение такого журнала на предприятии значительно упростилось. На данный момент каждая организация имеет право индивидуально определять правила заполнения. Возможно, понадобятся какие-либо улучшения. Все эти тонкости теперь может определять руководство фирмы. Но при этом не стоит забывать, все устанавливаемые правила должны отображаться в учтенной политике. Для этого директором издается соответствующий приказ.
Контролирующие инстанции имеют право попросить предъявить данный журнал для проверки. Но это только в том случае, если организация его ведет. Некоторые компании отказываются от регистрационного журнала, и имеют на это полное право. Отсюда можно сделать вывод, учетный журнал хоть и является рекомендованным, но нельзя его назвать обязательным. Таким образом, если представители налоговой службы будут требовать журнал, это является грубым нарушением действующего законодательства.
Вести или нет журнал – дело сугубо индивидуальное для каждой организации. Внутри компании руководитель может обязать сотрудников оформлять его должным образом. Если нет журнала, выдача доверенностей должна быть систематизирована каким-либо другим способом. Если вообще не ведется никакого учета, директор может привлечь сотрудников к ответственности. Это могут быть выговоры, штрафы, предупреждения, лишение премий и др.
Форма М-3
До 2013 года учетный журнал заполнялся по форме М-3. Это был унифицированный бланк. Однако форма, обязательная к заполнению, была отменена. Соответственно, организации имеют право оформлять учетный журнал в любом формате. По сути, необходимые сведения можно записать даже в блокнот. Конечно, делать так никто не будет, но это не запрещено законом. Как показывает практика, многие по привычке продолжают использовать форму М-3. Это не только привычный, но и достаточно удобный бланк, в котором присутствуют все необходимые графы.
Обычно в этом журнале регистрируются все доверенности, выдаваемые компанией. Хотя здесь все-таки есть исключение. Так, доверенность, составленную по форме М-2, можно не регистрировать. И это не будет считаться нарушением правил. Объясняется это тем, что бланк М-2 имеет отрывной корешок, который и остается на хранении в бухгалтерии фирмы. Если их постоянно собирать, получится практически тот же самый журнал, который и составляется по форме М-3.
Кто должен вести
На крупных корпорациях часто имеются специальные сотрудники, которые полностью занимаются делами, связанными с доверительными документами. То есть, этот работник по указанию руководителя составляет доверенности, передает их, ведет учетный журнал, выполняет другие действия. Вообще, нет какой-то принципиальной разницы, чьей именно рукой будут вноситься сведения в учетный журнал. Директор каждый раз может назначать для этого нового сотрудника.
Как правильно заполнить журнал регистрации выданных доверенностей М-3
Конечно, в мир современных технологий составление такого журнала разрешено в электронном виде. Для этого существуют специальные бухгалтерские компьютерные программы. Это можно назвать вопросом удобства. Хотя многие по привычке используют традиционную бумажную форму. Нужно понимать, сложные программы с таблицами нет смысла устанавливать на компьютер, если компания крайне редко выдает доверенности. Намного удобнее применять письменный вариант. Не стоит забывать и о том, что представители, получая доверенность на руки, расписываются в учетном журнале. Это не всегда удобно при ведении электронного журнала.
Как было сказано выше, журнал не является документом строгой отчетности. Соответственно, не существует каких-то строгих правил его оформления. Но при этом все-таки стоит придерживаться определенных стандартов. Так, чтобы отображать всю необходимую информацию о выданной доверенности, в журнале должны содержаться следующие графы:
- номер доверенности. Их принято нумеровать в хронологическом порядке. Это значит, чем раньше дата составления доверенности, тем ближе к началу журнала информация о ней находится. Очень рекомендуется придерживаться именно такого принципа оформления регистрационного журнала;
- дата выдачи доверительного документа;
- срок, в течение которого доверенность является действительной;
- информация о доверенном лице, указывается не только его ФИО, но и занимаемая должность;
- прописывается название компании-поставщика;
- дата договора и его номер;
- автограф сотрудника, который получает на руки доверенность. По сути, он и будет выступать в качестве представителя;
- сведения о документах, которые являются подтверждением того факта, что поверенный выполнил возложенные на него поручения.
Для большего удобства форма М-3 подразумевает табличное заполнение. Здесь насчитывается восемь граф, которые отображают всю важную информацию о доверенностях. Такой вариант считается наиболее удобным для восприятия информации.
Кроме таблицы, журнал должен иметь и так называемую обложку. Здесь должны присутствовать основные сведения о журнале: даты начала ведения и окончания, а также полное его название. Кроме этого, здесь указываются реквизиты компании, которая ведет этот журнал. Это лишь минимальный объем информации, которая должна присутствовать на обложке. Если руководитель считает необходимым, он может попросить ответственного сотрудника внести сюда дополнительные сведения.
Читайте также: