Как вести базу кандидатов в excel
Все мы формируем базу данных кандидатов, и от того как она организована зависит в целом эффективность нашей работы, которая, в свою очередь, зависит, в том числе, и от времени, которое мы затрачиваем на работу со своей базой. Хочется быстро находить уже отработанных соискателей, быстро формировать стоп лист, избегать дублирования кандидатов по прошествии времени, и просто минимизировать расходы на рекрутинг.
В связи с этим, вопрос: Коллеги, а кто и как ведет базу данных кандидатов (свою личную)? В первую очередь интересует электронный формат. Что посоветуете? Хочется оптимизировать и свою работу и свои затраты.
Что бы хотелось: помимо обычной фиксации контактов и результатов прикреплять файлы с резюме, сопроводительным письмом, представлением кандидата, фото и видео файлы.
HR-профессионал, карьерный консультант, ICU Professional Coach
120 отзывов от клиентов (100% положительных)
Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!
Ответы на вопрос ( 24 )
ТОП-30
В продолжение темы. Про FriendWork Recruiter не вспоминала до той поры, как не наткнулась на эту тему. Дай, думаю, проверю, что у меня с доступом к базе резюме, возможно ли, не оплачивая сервис, их оттуда вынуть. Оказалось, что нельзя. Экспорт базы стоит 5000. Или оплачивай сервис (17 тыс., на минуточку). Поэтому я настороженно отношусь к облачным сервисам при всех их удобствах.
ТОП-30
У меня тоже старый добрый е-стафф). Но это, конечно, уже просто по привычке, пользуюсь больше 15 лет и знаю как свои 5 пальцев. Удивляет, что они никак не развивают свой сервис, ведь они были фактически первые на рынке СРМ для КА, но он у них не основной, насколько я понимаю. Но мне как раз нравится, что он стоит у меня локально на компе, поддержка не смотря ни на что хорошая, и все бесплатно) Для фрилансера как раз самое то. А вот если с командой работать, то получается очень дорого, облака у них нет.
Года 4 назад пробовала FriendWork, даже участвовала в его тестировании в обмен за доступ. Аналитика на тот момент фактически отсутствовала, а без аналитики большого смысла нет. Основным преимуществом была возможность получать резюме с контактами с НН и суперджоба.
Ольга, я давно работаю с E-staff Рекрутер. Довольна, переходить на другую базу пока не планирую. Поэтому, если у Вас небольшое количество подразделений и штат сотрудников не выше 10 000, то рекомендую.
Ольга, коллеги, приветствую!
Не первый раз встречаю подобный вопрос.
Поэтому повторю ответ, который дал лдному из коллег:
Я использую MS-Access.
Причига проста - офисный пакет нужен, так почему бы его не использовать, раз Access в него входит.
Все базы - цены, продукты, клиенты, кандидаты, участники и пр. - легко связываются между собой.
Там же - отчеты, аналлитика и пр.
Минус - все базы, запросы, формы пришлось создавать и настраивать самому.
Требует времени.
Но работу сильно упрощает.
Кроме того - интегрируется с MS-Office по умолчанию. А здесь - и планировщик с календарем, и рассылки, и шаблоны и все, что нужно (мне, во всяком случае)) ).
Гораздо лучше, чем просто Excell.
ТОП-30
Максим, система Clever Staff несомненно качественный продукт.
У меня вопрос - Как вы решаете вопрос, связанный с законодательством РФ о защите персональных данных? Clever Staff хранит информацию на серверах Украины и Европы, в этой системе соблюдаются требования GDPR, то есть общего регламента о защите данных, который применяется ко всем компаниям, обрабатывающим персональные данные резидентов и граждан Европейского союза. Например, если вы набираете экспатов, то Clever Staff вам подходит, если подбор персонала ведется только на территории РФ, то соблюдение 152-ФЗ является обязательным. У меня две компании, в которых я сейчас реализую проекты по оптимизации системы подбора персонала, отказались от внедрения Clever Staff именно по этой причине. Еще один вопрос, связанный с переносом базы данных. Clever Staff берет за эту услугу 300$, что существенно увеличивает цену на покупку и внедрение.
HR-клуб
ТОП-30
Для поднятия настроения я отошел от серьезности в ответе на вопрос.
Я веду свою базу кандидатов аккуратно, вдумчиво, внимательно.
С уважением, Айрат Мустафин
ТОП-30
Ольга, добрый вечер. Я работала и работаю в разных системах . Попробовала все.
Мое мнение следующее.
1. E-staff - неудобный и , я бы сказала, устаревший интерфейс. Напоминает 1С.
2. Friend work. Приятно смотреть, работать, прарсить резюме с hh. Были проблемы с закачкой резюме просто с компа. Все время информация сбивалась. Аналитика так себе.
3. Хантфлоу. Приятный интерфейс. Интуитивно понятно как пользоваться. Особенно меня порадовала следующая функция: поставила дополнительный App на IPhone. Когда звонили кандидаты, закаченные в базу, автоматически Ханфлоу подписывал, кто звонит. Меня это очень порадовало. Все номера не станешь вносить в телефонную книжку и вечно начинаешь смутно вспоминать кандидата. Эта функция сильно помогает.
ТОП-30
Анна, я приобретала Friendwork для одного клиента, которому выстраивала систему подбора в прошлом году. На двоих сотрудников цена составила 36,000 в квартал. Эта цена только для использования самой ATS системы. Без модуля карточек оценки кандидатов, без возможности адаптировать этапы подбора под себя - стандартный функционал для рекрутера.
Отдельно оплачивался доступ к базе резюме, на один год стоимость составила 80,000 рублей. Friendwork давал для установки парсер резюме с сайтов HH и SJ, т.е. парсер импортировал резюме кандидатов с данными (почта и телефон), даже если компания не оплачивала доступ к базе резюме HH и SJ. Эта функция минимизировала затраты компании в 2,5 раза. К сожалению в этом году пришлось отказаться от Friendwork. Причины: плохая техподдержка (долго отвечают на запросы), плохая аналитика по вакансиям (все параметры надо выставлять вручную), перестал работать парсер резюме, так как HH и SJ стали лучше защищать свои базы, Friendwork частично решил это проблему, но выгрузка закрытых резюме стала занимать очень много времени.
ТОП-30
Анна, стоимость FriendWorkRecruter варьирует от 1700 до 2700 в месяц, а для корпораций обговаривается отдельно. Всё зависит от подключенного пакета услуг. Вы можете у них на сайте узнать все подробности и записаться на он-лайн претентацию/консультацию
ТОП-30
ТОП-30
Ответ Хантфлоу:
"Оксана, добрый вечер. Количество рекрутеров-фрилансеров от общей базы клиентов составляет 14,3%. У нас работает достаточно много рекрутеров-фрилансеров без каких-либо проблем. Тарификация в Хантфлоу только по числу рабочих мест рекрутеров. Число вакансий, кандидатов, место на сервере, количество резюме и техническая поддержка - без ограничений. Цена за год = 30,000 рублей"
Ответ Potok:
"Оксана, здравствуйте! Интересные вопросы =))) Фрилансеры составляют 4,8% от общей базы клиентов. Тарифы одинаковы для всех пользователей, т.к. функционал не отличается. Стоимость годовой лицензии на 1 рекрутера составит 34 400 рублей"
Ответ Talantix
"Оксана, здравствуйте. Если работодатель пользуется услугами фрилансера для подбора персонала и размещает вакансии на портале HH, то он может создать аккаунт для фрилансера и назначить его в роли "рекрутер". В этом случае пользоваться Talantix можно абсолютно бесплатно".
HR-клуб
Ольга, добрый день!
Раньше активно пользовалась программой E-staff Рекрутер, потом перешла на Трелло. Зависит от того что вам ближе.
E-staff прикольней с точки зрения просмотра статистики, ну и всегда можно зайти и посмотреть свои прошлые проекты и кандидаты с вашими комментариями и статусами по ним. Очень все наглядно и удобно. Плюс все дубли сразу высвечиваются когда добавляешь нового кандидата.
Трелло совсем другой, и подойдет вам если вам нравится работать с канбан-досками. Но с точки зрения статистики он не очень удобен, но зато бесплатный и вы можете доски выстраивать как вам удобно.
HR-клуб
ТОП-30
Ольга, есть удобный он-лайн сервис FriendWork Recruiter с широкими возможностями и даже передачей части рутинных функций (таких, как перенос всей своей базы резюме туда). Они бесплатно адаптируют систему под Ваш процесс подбора и согласно потребностям Вашей компании (или команды). У них есть разные версии и для частных рекрутеров, и для крупных компаний. В общем гибкий подход и настройка под Вашу специфику и пожелания.
ТОП-30
Ольга, вы правы. Данные программные продукты заточены больше для кадровых агентств и подбора персонала “in-house”. У разработчиков нет удобных тарифных планов для фрилансеров. Я отправила свои вопросы разработчикам ATS систем, насколько им интересна целевая аудитория внештатных рекрутеров. Если будут ответы, напишу вам.
HR-клуб
Оксана, спасибо за полезную информацию, я примерялась к этим программам, но, как верно заметила Ольга, они как и е-стафф заточены под нужды кадровых агентств. А переплачивать за невостребованные функции не хочется. Я не нашла спец тарифов и спец. предложений, например, для фрилансеров. Может просто не нашла)
ТОП-30
Старый, добрый, надежный е-стафф. Установила ее еще как частный рекрутер на личный ноутбук. И связала с календарем и несколькими почтами. Надежно.
ТОП-30
Добрый день! Система Persia действительно хороший продукт, я рассматривала ее для работы с базой кандидатов. Однако, есть две причины, по которым я этого не сделала.
1) Первое, что меня смутило - тарифный план. Стартовый тариф, рассчитанный на одного пользователя содержит ограничения по количеству отработанных резюме, всего 300 резюме. Для воронки рекрутинга это очень маленький объем. Второе, цены тарифного плана указаны в долларах. Согласно прогнозам Сбербанка, с декабря 2018 года будет активно расти доллар. Рост составит предварительно до 40% от текущей стоимости. Эта ситуация будет до марта 2019 года и ,вряд ли, доллар потом упадет.
2) Второе, с 2015 года информация о персональных данных россиян должна храниться на серверах внутри России, эти требования предъявляются и в рекрутинге. Например, если на ваш почтовый ящик приходят резюме, вы должны их удалять после того, как вакансия будет закрыта. Если вы используете ATS систему для ведения базы резюме кандидатов, то данные, которые размещены в этом программном продукте должны храниться на Российских серверах. Система Persia хранит свои данные на серверах Украины. Импорт резюме поддерживает только с двух российских сайтов HH и SJ. В странах СНГ свои законы о хранении и обработке персональных данных, требования различаются.
Посмотрите еще программы Potok и Friendwork. Они схожи по функционалу с программами Хантфлоу и Persia и хранят свои данные на Российских серверах.
Ольга, спасибо что вынесли на обсуждение актуальную тему! Сама "мучаюсь" вопросом более 2-х лет. Пробовала работать в E-Staff Рекрутер, но, отказалась- программа заточена под большое кадровое агентство. Много лишних функций, которые отнимали драгоценное время. Был период, работала в Excel, затем в таблицах Google, они тоже не очень устроили, слишком шаблонны, и я вернулась и продолжаю работать в Excel.
Оксана познакомила с Хантфлоу, спасибо ей! посмотрела, интересно. Но, скорее для масштабных задач.
Добрый день! Я веду базу кандидатов в программе persia. Не так давно начала ею пользоваться, перепробовала много тестовых программ, но остановилась именно на ней. Не могу сказать, что она идеальна, но она в десятки раз дешевле других аналогичных программ и выполняет полностью свою основную функцию
HR-клуб
ТОП-30
Коллеги, а кто и как ведет базу данных кандидатов? Интересуют конечно же варианты ведения в электронном виде. Кто что посоветует? Хочется оптимизировать и автоматизовать свою работу, у нас база ведется в бумажных архивах и на поиск нужного кандидата зачастую уходит очень много времени. Я знаю, есть программы, но наверняка не у всех такие стоят и хотелось бы узнать про бесплатные методы самостоятельного создания такой базы (Excel, Access что-то еще?).
у меня в экселе
каждый лист - на ту должность которая нужна
Даже есть листок -подработки (люди на 1-2 дня)
Rhapsody, спасибо за ответ.
Базу данных кандидатов ведём в обычном родном Excel'е.
Имя файла: Статистика кандидатов 2009.xls
В файле 1 лист -1 месяц (январь/февраль. )
9 столбцов: Дата, ИФО, Год рождения, Должность, Контакт.тел, Итог (Отказ/Думаем/Думают/Обучим/Берём), Проверка рекомендаций (столбец: Организаци, контакт лицо и тел; столбец: Итог) и последний столбец: Дополнительная информация (сюда заносим все наши впечатления и комментарии по кандидату, дабы без проблем вспомнить человека и через года 2)
Вот такой вариант очень удобен. В Excel очень много полезных функций. например Ctrl+F - выскакивает окошко где можно вбить фамилию или должность и произвести поиск кандидата. В общем Руководство пользователя Excel Вам в помощь!!
Запоминайте анкеты под именем, в котором все ключевые слова кандидата, срок сохранения и вакансии представлены. Потом по поиску найдете, если потребуется: Иванов_Василий_2мая2010_автомеханик_дилер. вариантов сколько угодно.
Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе — стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.
Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.
В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.
Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:
- Механизм: как осуществляется подбор персонала?
- Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?
- Порядок, виды и методы подбора.
- Бюджетирование затрат на подбор персонала.
Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.
Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 — структура раздела «Технология подбора персонала»).
Весь процесс подбора персонала должен быть увязан с общей стратегией развития компании. Результаты работы внутренних рекрутеров будут содействовать достижению корпоративных целей, только если в организации выработана четкая HR-концепция,
Так, в компании «Киевская Инвестиционная Группа» по инициативе департамента персонала и при поддержке руководства в стандарты бизнес-планирования были внесены изменения и дополнения, касающиеся планирования численности персонала, изменения организационной структуры и бюджета затрат (на ФОТ, и, соответственно, на подбор персонала). В итоге планирование подбора персонала включено в общий долгосрочный стратегический план холдинга — как по отдельным проектам, так и по компании в целом. «План подбора персонала» (табл. 3) формируется исходя из потребностей в людях всех структурных подразделений «КИГ». Горизонт планирования — один год.
Табл. 3. Шаблон плана подбора персонала
«Утверждаю»
Генеральный директор
«____» ___________ 200__ года
Департамент управления и развития персонала
Разработка Плана подбора на период в один год дает возможность менеджеру по персоналу заранее сориентироваться в категориях сотрудников, которые будут востребованы в разных подразделениях компании. Этот документ обязательно учитывается при формировании сводного бюджета отдела подбора персонала. Пример одного из разделов бюджета (укрупненно — основные статьи) приведен в таблице 4.
Приоритеты развития современного бизнеса меняются очень динамично, поэтому мы рекомендуем детализировать план подбора персонала поквартально или помесячно и регулярно его корректировать (особенно если оплата труда специалиста по подбору персонала жестко привязана к выполнению календарного плана). Подробная детализация помогает внутреннему рекрутеру пошагово разрабатывать и осуществлять конкретные мероприятия, четко понимая, какими временными и денежными ресурсами он располагает.
Конечно, зарубежные разработчики программного обеспечения для эйчаров давно предлагают автоматизированные рабочие места для внутренних специалистов по подбору персонала. Как правило, подобные программы поддерживают такие функции, как ведение и обработка баз данных, расчет статистических показателей, формирование различных отчетов и т. д. Менеджер по подбору может использовать готовые шаблоны документов или создавать собственные — в зависимости от особенностей работы и требований руководства.
Если у компании нет возможности приобрести специализированное ПО, то лучше разработать специальные шаблоны документов. Предлагаем коллегам несколько шаблонов, которые облегчат им работу при подборе персонала. Например, график собеседований удобно вести в программах Excel или Access — по аналогии с базой кандидатов (табл. 5).
Зачастую специалисту по подбору сложно припомнить уже приходившего ранее на собеседование кандидата, ведь ежедневно перед его глазами проходит множество документов и людей. Лист собеседования, в котором отмечаются позитивные и негативные качества кандидата, поможет при необходимости освежить в памяти собеседование годичной давности. Огромный объем информации сложно (да и не нужно!) удерживать в памяти.
Отчетность — еще одно поле для стандартизации базовых документов: шаблоны отчетов позволят рекрутеру в любой момент представить требуемые сведения руководству. В своей практике мы используем следующие виды документов:
1. Достижения периода. Например:
- Еженедельный отчет о работе HR-специалиста, представляющий собой перечень кандидатов, проходивших собеседование, с пометкой о результативности встреч (табл. 6).
Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий (табл. 7).
2. Комментарии и рекомендации. В эту группу мы включаем:
- Отчет о состоянии вакансии. Здесь отражается работа внутреннего рекрутера над конкретной вакансией (табл. 8). Отчет может быть представлен руководителю в виде служебной записки, включающей: описание проделанной за отчетный период работы, причины невыполнения поставленных задач, предложения и рекомендации для дальнейших действий.
Табл. 8. Отчет о состоянии работы по вакансии ________________________
- Отчет о принятых на работу сотрудниках. В нем представляется список кандидатов, прошедших все этапы согласования, а также указываются даты, когда они выходят на работу (табл. 9).
- Отчет по увольнениям: ежеквартальный отчет о количестве уволившихся, включая детальную информацию о причинах их ухода из компании (табл. 10).
Для наглядности рекомендуется представить эти данные в виде диаграммы (примеры графиков с условными цифрами см. на рис. 1–3).
Рис. 1. Причины увольнений в компании N за _____ месяцев 200__ года
Рис. 2. Статистика увольнений в компании N за период ______________
Рис. 3. Соотношение закрытых и незакрытых вакансий в компании N на _______ 200__ года
- Отчет о текучести кадров. Он может служить дополнением к ежегодному отчету о работе службы персонала. Помимо причин увольнения, желательно отразить в нем процентное соотношение технических специалистов и руководящих работников, привести данные о среднем стаже работы сотрудников в компании и другие статистические параметры.
3. Финансовые отчеты. Важные показатели работы службы управления персоналом содержатся в следующих документах:
- Отчет о затратах на подбор персонала за определенный период (за неделю, месяц, квартал, полугодие, год — в зависимости от требований руководства). Пример шаблона для этого отчета приведен в таблице 11.
Любой отчет обязательно подписывает подготовивший его сотрудник, указывая свою фамилию и должность, а также дату составления.
Порядок в отчетных документах позволяет руководителю HR-подразделения постоянно контролировать работу специалиста по подбору персоналу, своевременно оценивать результаты и эффективность его деятельности.
Опыт нашей работы свидетельствует, что затраченное на подготовку отчетов время позволяет оптимизировать работу всей HR-службы. Имея ясную картину ситуации с обеспечением компании человеческими ресурсами, эйчар сможет стать стратегическим партнером собственника бизнеса.
Коллеги, добрый день!
Нужны ваши комментарии и рекомендации.
Ко мне обратился руководитель небольшой компании (до 10 человек) с вопросом как систематизовать, упорядочить и хранить базу кандидатов? Закладывать большой бюджет на это не планируют, поэтому Е-стафф и другие "не бюджетные" программы не подходят.
Думаю, что данная тема будет интересна и частным рекрутерам для организации своей работы.
Ведь каждому рекрутеру ежедневно приходит большое колличество резюме, которые нужно хранить, обрабатывать, систематизировать. Как вы для себя организовали данный процесс?Храните резюме в папках/ по должностям/ по компаниям? Пользуетесь ли специализированными программами?
У меня, например, резюме хранятся в папках по компаниям и есть просто общая база. Признаюсь, что если нужно найти резюме по должности - такая система неудобна.
Возможно, поделитесь своим опытом и рекомендациями?
HR-менеджер (бизнес ориентирована, подберу НУЖНЫХ)
58 отзывов от клиентов (100% положительных)
Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!
Ответы на вопрос ( 11 )
HR-клуб
HR-клуб
Анастасия, коллеги, приветствую.
Интересны и полезны комментарии коллег.
Когда я начинала, не было возможности выделить отдельный бюджет на какую-либо программу. Да и на одном из мест работы наш отдел персонала отчет на отчете сдавали в Испанию и всё полностью в Excel, при достаточном уроне подготовки можно творить чудеса. Соответственно продолжила вести свою базу в Excel, указывая необходимую мне информацию и ссылку на резюме, все резюме в папках по должностям. За 4 года работы сложностей не возникало.
Еще сделаю акцент, что обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных ФЗ-152 "О персональных данных", и, конечно, не забываем про Роскомнадзор. Т.к. каким образом вести базу кандидатов в компании, которая обратилась к вам, в том числе будет определяться тем, кто будет вести данную базу, от уровня его подготовки и т.п., а вот не знание законов не освобождает от ответственности.
Знаю от коллег несколько случаев, когда кандидат подает в суд на внешнего рекрутера, о не сохранении персональных данных. Но это, как говориться, другая история.
ТОП-30
Анастасия, добрый день.
Есть ЯндексТрекер - он бесплатный, но настроить его могут помочь люди "соображающие"
Есть например Битрикс - бесплатная СРМ (если до 5 чел)
А вообще мне непонятно, почему вы отметаете е-стафф?
Когда я стала фрилансером я как частное лицо купила себе е-стафф. И его стоимость 10 000 руб. Ее нужно заплатить единоразово и пользуйтесь, я это вообще сделала как физ.лицо. И поверьте, это самая маленькая затрата. В организации, где всего 10 чел, подбор можно осуществлять с одного ПК. Если нужно тех.обслуживание программы 5 000 в год. По-моему это бюджетный вариант за то, что все в порядке. И поиск дубликатов отлажен и напоминания и все остальное.
В специализированных приложениях для управления базой кандидатов самая ценная функция - гибкий поиск. По местам работы, или по ВУЗу, или по отдельным навыкам и т.п. Поэтому если делаете базу в Excel (или, кстати, тоже вариант - в Access), важно предусмотреть поля (удобнее всего колонки), в которых будут указаны эти данные отдельно! Подумайте, по каким ключевым словам вы обычно задаете поиск в том же HH, и постарайтесь предусмотреть эти поля в Excel. Еще важный момент - чтобы указывались в этих полях данные не вручную, а путем выбора из справочников (справочник ВУЗов, справочник отраслей, справочник работодателей и т.п., в противном случае лишний пробел будет означать иное значение, и вы рискуете упустить важное резюме из-за банальной ошибки при вводе данных.
HR-клуб
Анастасия, здравствуйте!
Сначала хранила резюме по папкам и привязывала их через гиперссылки в Excel. Но потом поняла, что это просто огромный пласт информации, который не всегда нужен (особенно, когда работаешь по нескольким регионам). Теперь в таблице Excel у меня только краткие карточки на кандидатов, а в папках - подробные резюме кандидатов, которых я внесла в так называемый кадровый резерв, т.к. отличных уникальных кандидатов, которых можно "продавать" в несколько компаний, с которыми имеет смысл поддерживать связь на случай смены ими места работы и т.д.
Добрый день! Какой хороший вопрос)
я тоже сделала свою форму таблицы, удобно искать кандидатов по ключевым словам, что-то типа тегов (любую должность можно разить на подкатегории), записываю всю историю контактов. Здесь, конечно, важна самодисциплина - после каждого собеседования заношу всю информацию. Как и любая привычка - формируется через систему повторений)) иначе, увы, никак.
ТОП-30
Анастасия, здравствуйте. старый добрый эксель , в нем закладки по специальностям и гиперссылки на соответствующее резюме с соответствующей папкой.
В экселе есть графа комментарии, где заношу основные мои мысли о кандидате, чтобы быстро вспомнить.
HR-клуб
HR-клуб
коллеги верно пишут, облако и файл эксель со ссылками- удобно должно быть. но мне никак не заставить себя все систематизировать) так и лежат по компаниям и папкам) хоть помощника нанимай для этой работы)
ТОП-30
Анастасия, добрый день!
Все просто в ексле таблица, в ней реестры по позициям и ссылки на адресное хранение самих резюме на сетевом диске и все отрывается.
самый легкий и примитивный способ.
ТОП-30
Анастасия,доброго дня. Отличный вопрос!)
Я привыкла к старому,"дедовскому" Excel. Уже очень давно разработала таблицу по профессиям,где есть мои комментарии по результатам собеседования, ссылка на резюме ,которое хранится в моей базе в облаке и основные тезисы о кандидате. Мне удобно. Есть вакансия менеджера по продажам IT с определенными требованиями,открываю сразу подобную папку,пробегаю по комментариям и работаю.
Мое мнение ,что смысл хранить базу кандидатов вижу в большей степени, относясь к рабочим,IT и техническим специальностям.
Правильная работа с базой данных кандидатов значительно ускоряет закрытие вакансий и снижает затраты на подбор персонала. Все это происходит за счет грамотного формирования кадрового резерва компании.
Хорошая база данных – это не только большие объемы резюме с комментариями, это еще и удобство работы со всей необходимой информацией по кандидатам.
Как быстро находить данные о соискателях, с которыми уже был контакт?
Как эффективно сформировать базу резюме? Как ей управлять и где хранить?
Как избежать дублирования кандидатов и легко ориентироваться в истории подбора?
Как минимизировать расходы на рекрутинг?
На эти вопросы отвечает Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWorkRecrutier.
Давайте рассмотрим четыре основных способа хранения резюме:
1. Хранить резюме в папках на компьютере.
2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.
3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.
4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.
1. Хранить резюме в папках на компьютере.
Уметь грамотно структурировать резюме в папках на компьютере очень полезный навык. Он даже пригодится, если вы решите использовать онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга. Давайте разберем, как же наиболее удобно структурировать папки.
Прежде всего, открытые вакансии нужно разделить на отделы. Предположим, что у вас будет папка «Отдел продаж». В ней мы создаем папки с городами, в которые требуются специалисты. В каждом городе – все открытые вакансии. Например, «Руководитель отдела продаж», «Менеджер по продажам», «Менеджер по работе с клиентами», «Телемаркетолог». В каждой папке еще по две папки – «Перспективные» и «Неперспективные».
Далее возможны два варианта.
Первый – вы можете отдельно создавать папку с конкретным человеком и вносить туда все документы, связанные с этим соискателем.
Второй – сохранять по каждому кандидату только один документ с резюме, внося туда необходимые комментарии. Важно помнить, что папку с резюме и само резюме мы называем в едином формате. Например, Петров Илья, то есть вначале фамилия потом имя. Если вы выбираете вариант с сохранением нескольких файлов по одному кандидату, то лучше все виды файлов также называть по единой форме. Например, Петров Илья.docx или Resume.docx.
Это будет выглядеть так:
У этого способа хранения информации о кандидатах существуют серьезные минусы.
Такую базу тяжело передать другому рекрутеру, если произойдет смена кадров. У каждого своя логика структурирования и новому менеджеру по подбору персонала будет тяжело работать с накопившейся информацией. Придется все перестраивать под себя и тратить на это рабочее время.
Более того, в этом процессе резюме кандидатов могут быть утеряны. При таком подходе рекрутеры чаще всего дополнительную информацию по соискателям держат в голове и в любой момент, какие-то важные детали могут быть забыты. Для самого рекрутера это тоже стресс – помнить все и бояться что-нибудь забыть. Плюс к этому, чтобы вспомнить кандидата, вам нужно будет находить историю переписки с ним в почте, но там все равно будет не вся информация, которая необходима.
Если вы сами пользуетесь такой базой резюме, то первое время у вас не возникнет проблем. Главное все структурировать – сделать папки с понравившимся кандидатами, отказами, состоявшимися и несостоявшимися интервью. Но здесь тоже есть минус – один кандидат может попасть сразу в несколько папок, и вы об этом не будете знать. Из-за этого может возникнуть серьезная путаница.
2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.
Если сравнивать хранение информации о кандидатах в папках на компьютере и Excel, то второй вариант более удобен, но он все равно не решает главных трудностей. Здесь тоже необходимо грамотно структурировать информацию. Например, важны такие поля как заказчик, позиция, ФИО, карьера, текущие ожидания, статус, комментарий, телефон, email.
При таком подходе рекрутер тратит много времени на занесение информации о кандидате в таблицу и возникают трудности с поиском соискателя. Вы можете сократить выборку по статусу или имени кандидата, но все равно придется вручную проматывать список и искать нужного соискателя.
Также остается проблема с дублированием одного и того же кандидата на разные вакансии и нет полной истории взаимодействия с соискателями. Один кандидат попадает к нескольким заказчиками одновременно, а итоги общения с ним хранятся сразу в нескольких Excel. Опять же по разным таблицам неудобно искать и невозможно комбинировать поиск по нескольким параметрам.
Теоретически в Excel можно посчитать статистику по закрытию вакансий – сколько изначально было отобрано кандидатов, сколько прошли интервью, сколько приняли предложение о работе и так далее. Но все это будет занимать достаточно много времени и не все данные могут попасть в анализ. Кроме того, с более сложными отчетами возникнут трудности.
Например, собирать причины отказов соискателей и почему мы им отказали, станет уже сложнее. А это важные показатели для планирования подбора и улучшению HR-стратегии компании. Собирая статистику вручную, вы будете тратить много времени и не всегда сможете представить ее в визуально понятном и удобном для руководства формате.
3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.
Преимущество этого способа относительно двух предыдущих – можно более-менее быстро найти резюме в папках по строчке из Excel. Информация по подбору хранится в таблице, но сами резюме лежат в хорошо структурированных папах на компьютере.
Минусы этого подхода – долго заносить вручную информацию по кандидатам в таблицу, полную историю подбора сложно отследить, неудобно сортировать кандидатов в Excel по разным параметрам и за дополнительной информацией все равно приходится возвращаться в папки. Все это отнимает кучу времени рекрутера.
4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.
И наконец, последний вариант – автоматизация. Этот подход исключает все перечисленные минусы первых трех методов хранения резюме. Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга позволяет в один клик добавить резюме из работных сайтов, соцсетей и почты в базу. При этом вся информация по соискателю будет представлена в едином удобном формате.
Рекрутеры быстро находят нужных кандидатов по разным параметрам в сервисе – отдельно по навыкам, желаемой должности, опыту работы, образованию и так далее. Таким образом, вы не тратите время на просмотр соискателей, которые заведомо не подходят. Сразу видите полную историю взаимодействия с кандидатом.
Даже если ваш коллега общался с ним год назад, вы узнаете, почему соискатель не был принят на работу. Ну и конечно вы автоматически получаете всю необходимую HR-аналитику – воронку соискателей, эффективность источников подбора и так далее. Визуально она будет представлена в виде понятных диаграмм и графиков.
У многих рекрутеров при переходе на онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга возникает вопрос – что делать со своей базой резюме, которая хранится в папках на компьютере, Exсel, устаревших коробочных программах или вообще никак не структурирована. Первым делом нужно понять, насколько для вас будет актуальна база в будущем.
Если вы понимаете, что она слишком устарела и пользы из нее уже не извлечь, то проще проигнорировать перенос таких резюме в сервис. Все зависит от специальности. Если у вас большое количество резюме IT-специалистов, то, бесспорно, их нельзя терять. Если вы обладатель базы промоутеров пятилетней давности, то не стоит тратить на нее время, так как велика вероятность, что многие сменили род деятельности.
Хороший онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга полностью перенесет вашу базу с комментариями. Количество резюме не должно влиять на качество импорта, даже если у вас 100 000 резюме. Но при этом важно обращать внимание на сохранность всех комментариев по кандидатам. Без них база утратит свою пользу и смысл. Кстати, на минимальных объемах резюме (до 100 штук), подойдет перенос вручную.
Все сервисы для автоматизации работают по-разному, кто-то переносит резюме пачками в архиве. При таком варианте о сохранности комментариев не может быть и речи. Как правило, с такими резюме по факту ничего не происходит. С ними дальше нельзя работать из-за отсутствия необходимой дополнительной информации по кандидату.
Хороший сервис умеет переносить резюме из папок и комментарии из Excel, автоматически создавая вакансию и прикрепляя к ней все подходящие резюме. Он соотносит и синхронизирует всю информацию по кандидату из разных видов файлов. Таким образом, получается перенос полной структурированной информации по соискателю с комментариями. При импорте сервис должен сам находить и объединять всю информацию по кандидатам, которой вы обладаете. Только так от этого будет польза.
Итак, мы рассмотрели четыре способа хранения резюме. Из них наибольшую пользу приносит последний.
Автоматизация больших объемов резюме и историй взаимодействий помогает рекрутерам повысить эффективность своей работы в несколько раз. Чтобы данные можно было легко и быстро перенести в онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга с сохранением комментариев к соискателям нужно правильно подготовить всю информацию.
Если вы храните резюме в папках на компьютере, то все папки должны быть организованы по одному принципу, чтобы при переносе в сервис по автоматизации сохранилось как можно больше полезной информации. Лучше всего использовать способ, который описан в первом пункте. Если вы ведете учет кандидатов в Excel, то все таблицы должны были заполнены по одинаковому принципу — столбцы были с одними и теме же названиями и в одинаковой последовательности.
Если у вас информация по кандидатам и в папках, и в Excel, то проследите, чтобы ФИО соискателей были написаны также по единому образцу с названиями папок и файлов на компьютере.
Хотя хороший онлайн-сервис должен объединять кандидатов по контактным данным. Достаточно, чтобы в разных файлах или строках совпадал телефон или email соискателя. Резюме кандидата в сервисе автоматически объединятся с его данными и комментариями в таблице.
После такой подготовки все данные могут быть перенесены в онлайн-сервис для автоматизации рекрутингаи вы сможете наслаждаться работой с кандидатами, экономя свое время и получая максимум пользы от своей базы.
Читайте также: