Как в 1с зуп перепровести отражение зарплаты в бухучете
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 начиная с версии 3.0.24* усовершенствован механизм исправления первичных документов, касающихся расчета и перерасчета заработной платы, а также пособий за прошлые периоды, удержанного из зарплаты НДФЛ и исчисленных страховых взносов. Об этом в статье расскажет А.Д. Радченко, специалист компании ООО «1С-Корпоративные системы управления», являющейся центром компетенции по ERP-решениям фирмы «1С» (1С:Центр ERP), имеющей статус «1С:Центр сетевой компетенции», участника проекта «1С:Консалтинг».
В работе расчетчика достаточно часто встречаются ситуации, когда необходимо частично или полностью изменить данные ранее введенных документов, напрямую или косвенно участвующих в расчете зарплаты. Ситуации могут быть связаны со счетными ошибками бухгалтера, кадровыми и организационными изменениями в компании, индексацией заработной платы, «опоздавшего» больничного. Бывают и курьезные случаи, например, выплата двух зарплат сотруднику – за себя и за однофамильца. Нередко обнаруживаются ошибки и при проведении инвентаризации.
Законодательство о корректировке зарплаты – о чем важно помнить
При корректировке заработной платы как в сторону увеличения, так и уменьшения, нужно следовать нормам законодательства. Так, согласно Трудовому кодексу РФ перерасчет зарплаты производится, например, в случае индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ). Излишне начисленная зарплата может быть удержана (ст. 137 ТК РФ):
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
- счетной ошибки**;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Примечание: ** Под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).
ИС 1С:ИТС
Об удержаниях из заработной платы сотрудника по инициативе работодателя; по исполнительным листам; по инициативе работника читайте в « Справочнике кадровика» в разделе «Кадры и оплата труда».
Новые возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» по исправлению зарплаты
Механизм исправления первичных учетных документов и перерасчета заработной платы давно существует в типовых продуктах «1С:Предприятия», автоматизирующих расчет зарплаты: «1С:Зарплата и кадры 7.7», «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) и других программах, включающих в себя компоненты расчета заработной платы. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) этот механизм усовершенствован и сделан более удобным для пользователя.
Рассмотрим, как отражать каждую из этих ситуаций в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0.
Ввод документа «задним числом» — «забытый документ»
Данный способ позволяет зарегистрировать в базе документ, относящийся к прошедшему периоду.
Пример 1
Предположим, что в конце февраля 2015 года расчетчику поступил листок нетрудоспособности за январь 2015 года. Зарплата за январь уже рассчитана и выплачена ранее. Работнику выплачен оклад за полный месяц.
Создадим документ Больничный лист с месяцем регистрации Февраль 2015. Период больничного листа укажем — с 16 по 31 января (рис. 1).
Суммарные значения начислений и отдельно суммарные значения выполненных перерасчетов отражаются на первой странице документа. Это позволяет пользователю визуально контролировать результаты расчета. Перерасчеты начислений прошлых периодов отделены от начислений и отражаются на отдельной закладке документа Перерасчет прошлого периода.
Исправление документа прошлого периода
Данный способ используется, если в текущем периоде производится корректировка информации, содержащейся в документе, принятом к учету в прошлом периоде.
Пример 2
В практике возникают ситуации, требующие исправления: – в документ был введен неправильный период; – в документе был выбран не тот сотрудник; – работнику, к примеру, был предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия работника он был отозван из отпуска с 15.02.2015.
Рис. 1. Суммарные значения начислений и перерасчетов на первой странице документа
Сторнирование документа
Данный способ исправления позволяет отменить результаты действия документа, проведенного в прошедшем периоде.
Пример 3
Ситуации, требующие сторнирования документа прошлого периода: – в прошедшем периоде введен и оплачен больничный, который позже был признан недостоверным; – работнику ошибочно была установлена доплата; – работнику, к примеру, предоставлен отпуск с 01.02.2015 по 28.02.2015, отпускные выплачены 29.01.2015. Затем с письменного согласия этого работника его отпуск был целиком отменен 02.02.2015.
Обратите внимание на особенности механизма сторнирования в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0):
Документ Сторнирование начислений позволяет не только сторнировать произведенные ранее начисления, но и вводить новые начисления, которые зависят от сторнируемых – закладка Доначисления и перерасчеты (рис. 3).
Исправление и сторнирование документов прошедшего периода – ответы на частые вопросы
В практике у пользователей нередко возникают вопросы по исправлению, сторнированию или перерасчету заработной платы. Ответим на те, которые задаются чаще всего.
Кнопки появляются в документе, по которому уже была произведена выплата зарплаты либо проведен документ Отражение зарплаты в бухучете.
Когда в документе появляется закладка «Пересчет — Пересчет прошлого периода», либо «Пересчет начислений», «Пересчет пособий», «Доначисления, перерасчеты»?
Если это — документ прошедшего периода или документ – «исправление».
Почему не рассчитываются удержания?
Удержания рассчитываются в текущем расчетном периоде с учетом предыдущего результата расчета прошлых периодов.
Формы команд в зависимости от состояния документа
- Документ еще не имеет смысла исправлять (рис. 4).
- Документ уже лучше корректировать через механизм исправлений, а не перепроводить существующий экземпляр документа (рис. 5).
- Документ уже исправлен (рис. 6).
- Документ уже сторнирован (рис. 7).
- Документ — исправление документа предыдущего периода.
При этом текущий период уже закрыт и если требуется повторное исправление или отмена документа, то лучше это делать через механизм исправления/сторнирования (рис. 8).
Рис. 6. Документ исправлен
Рис. 7. Документ сторнирован
Рис. 8. Документ-исправление в закрытом периоде
Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» в части перерасчета заработной платы
Перерасчет начисленной зарплаты
Перерасчеты регистрируются при изменении данных для расчета зарплаты в периодах, за которые уже была произведена выплата заработной платы. Причинами регистрации перерасчетов являются изменения:
- состава начислений;
- значений показателей;
- отработанного времени.
При нажатии на кнопку Доначислить сейчас создается документ Начисление зарплаты в текущем периоде, и в нем заполняется табличная часть Доначисления, перерасчеты.
Перерасчет пособий
Аналогично примеру перерасчета зарплаты, на закладке Перерасчет пособий отражаются результаты перерасчета или доначисления пособий за прошлые периоды (рис. 12).
Рис. 12. Перерасчет пособий
Перерасчет пособий выполняется автоматически в случае внесения исправлений в существующие приказы на отпуск по уходу за ребенком. Также необходимость перерасчета можно зарегистрировать вручную в разделе Зарплата —> Перерасчеты.
Если нет необходимости в создании отдельного документа перерасчета зарплаты следующим расчетным периодом, период не закрыт и зарплата не выплачена – есть возможность пересчитать текущий документНачисление зарплаты и взносов. Если сотрудников, по которым требуется перерасчет, в документе много – можно перезаполнить документ по кнопке-меню Заполнить в шапке документа. В выпадающем списке доступны:
- полное перезаполнение документа;
- перезаполнение с сохранением ручных изменений;
- дополнение данными работников, не включенных в документ.
Если требуется пересчитать зарплату только одного работника – это можно сделать, указав строку начислений с нужным сотрудником, правым кликом мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт менюПересчитать сотрудника.
Документ «Доначисление, перерасчет»
Рис. 13. Документ «Доначисление, перерасчет»
Перерасчет документов среднего заработка
Необходимость перерасчета документов среднего заработка определяется автоматически при регистрации начисленной зарплаты. Программа определяет перечень документов, в которых используются данные о среднем заработке за период в котором произведены изменения. Если изменились сведения о начислениях и отработанном времени – регистрируется запись перерасчета. При этом на форме документа среднего заработка отображается информационная надпись в которой сообщается о необходимости перерасчитать средний заработок и сам документ, по гиперссылке Подробнее, так же, как и в документе Начисление зарплатыоткрывается форма со списком периодов и причин возникновения перерасчетов. Пользователь самостоятельно выбирает что ему делать – перерасчитать документ или же оформить его исправление. Если перерасчет затрагивает начисления прошлых периодов – результат перерасчета отражается в табличной части Перерасчет прошлого периода документа среднего заработка.
Управление перерасчетами
Для улучшения удобства работы и более быстрого доступа к данным о перерасчетах в программе создано рабочее место Перерасчеты – инструмент управления перерасчетами. Форма рабочего места доступна через меню Зарплата —> Сервис —> Перерасчеты. Рабочее место представляет собой обработку, содержащую две табличные части Зарплата и Отпуска, больничные и другие межрасчетные документы.
В таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы аналогичные действия доступны с документами среднего заработка.
Существует возможность оформить исправление документа или пересчитать непосредственно сам документ среднего заработка. Если по данному документу выплата уже была произведена – программа предупреждает об этом и предоставляет возможность отменить перезаполнение документа.
Также существует возможность удаления неактуальных записей перерасчета.
Перерасчет НДФЛ
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета НДФЛ, удержанного из зарплаты сотрудника в прошлых периодах.
Эта возможность предоставляется документом Перерасчет налога на доходы физических лиц. Документ позволяет автоматически заполнить табличную часть списком сотрудников, по которым необходимо перерасчитать НДФЛ, или добавить запись вручную; ввести стандартные, имущественные и личные вычеты; сформировать печатную форму регистра налогового учета по НДФЛ (рис. 14).
Рис. 14. Перерасчет НДФЛ
Перерасчет страховых взносов
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0) предусмотрена возможность перерасчета страховых взносов. Документ Перерасчет страховых взносов позволяет рассчитать страховые взносы с начала налогового периода по месяц регистрации. В документе имеются реквизиты, позволяющие отразить произведенный перерасчет в отчетности как самостоятельное доначисление в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ или отразить перерасчет «задним числом» для формирования уточненного расчета РСВ-1 за прошлый период. Документ имеет две табличных части Исчисленные взносы иСведения о доходах, в которых в результате автоматического расчета отражаются изменения по сравнению с ранее созданным расчетом страховых взносов (рис. 15).
Рис. 15. Перерасчет страховых взносов
Подводя итоги, можно отметить, что новые возможности программы «Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) позволяют более полно охватить круг задач, возникающих перед бухгалтером по отражению в учете исправлений первичных документов и перерасчета заработной платы, налогов и взносов.
От редакции
О новых возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0) читайте статьи:
Рассмотрим механизм отражения зарплаты в бухгалтерском учете в 1С ЗУП 3.0 (8.3), как формируются проводки по зарплате в бухгалтерском учете в 1С 8.3.
В 1С ЗУП 3.0 отражение в бухгалтерском учете итогов расчета зарплаты осуществляется не в виде проводок, а в виде данных в разрезе способов отражения в бухгалтерском учете. То есть, в 1С ЗУП 3.0 нет счетов: дебета, кредита – нет проводок. Есть некие способы отражения в учете и вся начисленная зарплата разбивается по этим видам отражения в учете.
Затем данные по начисленной зарплате могут быть загружены в любую информационную базу бухгалтерского учета. При этом с 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 интеграция реализована автоматически. И дальше уже проводки формируются именно в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, где производится анализ загруженных данных, подставляются счета дебета и кредита и формируются соответствующие проводки.
Для примера изучим документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» в базе 1С 8.3 для кадров 3.0.
Как видно, что все начисленные суммы по зарплате и суммы страховых взносов отражаются в разбивке по способам отражения в бухгалтерском учете. Представляет собой справочник. Никаких счетов дебета и кредита, бухгалтерской аналитики здесь нет. Есть только способ отражения и вид операции: начислено, взносы в ПФР и ФСС по видам взносов. Отдельно указывается начисленный НДФЛ и отражается удержанная зарплата:
После синхронизации данных с 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, документ отражения зарплаты в бухгалтерском учете оказывается в информационной базе 1С 8.3. Тот же самый документ, те же способы отражения, те же суммы и те же виды операций:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 уже для каждого способа отражения в настройках счета указаны счет дебета и соответствующая аналитика:
При проведении этого документа в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, формируются бухгалтерские проводки:
В 1С для учета зарплаты 3.0 (8.3) проводок бухгалтерских нет. Если открыть элемент справочника способа отражения в учете, то здесь указано просто наименование:
За счет этого, обмен данными становится более универсальным и программа 1С 8.3 ЗУП 3.0 может обмениваться с любой бухгалтерской программой. Задача информационной базы 1С ЗУП 3.0 разложить начисленные суммы по зарплате в разрезе способов отражения, а уже привязка конкретных счетов, аналитики к способам отражения производится в бухгалтерской программе.
В 1С ЗУП 3.0 проводок по зарплате нет, а есть итоги отражения в учете, через которых в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 формируются счета и проводки по счетам бухгалтерского учета. Изучим как сформировать проводки по затратам на оплату труда в 1С 8.3
Выбираем в 1С 8.3 ЗУП 3.0 раздел «Зарплата» – «Отражение зарплаты в бухучете». Заполняем месяц, организацию и кликаем на поле «Заполнить». В 1С 8.3 для учета зарплаты 3.0 автоматически заполняются все начисленные суммы по расходам на оплату труда. По настроенным правилам подбирается способ отражения данных расходов:
Помимо самой суммы начисления, указываются начисленные страховые взносы:
Способ отражения расходов по заработной плате в 1С для кадров 3.0 – это только наименование:
В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 к способу отражения из 1С ЗУП 3.0 при синхронизации привязываются счета дебета и аналитика. В 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 в разделе Зарплата открываем документ «Отражения зарплаты в бухучете», где к способу отражения привязываются счет и аналитика:
После этого в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 создаются проводки по зарплате:
Более подробно настройка учета затрат на оплату труда и формирование итоговых результатов в 1С ЗУП 3.0, изучается на курсе по работе в 1С 8.3 ЗУП ред. 3.0 в модуле Учет расходов на оплату труда.
Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 версии 3.1.21.36.
Для настройки и отражения проводок в бухгалтерском учете в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо заполнить справочник Способы отражения зарплаты в бухучете, в котором перечислены варианты корреспонденции счетов со счетом 70. Для корректной синхронизации данных с программой «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3 наименование способа отражения зарплаты в бухгалтерском учете должно полностью совпадать со способом учета зарплаты.
Настройка проводок по организации в целом устанавливается в настройках организации во вкладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Бухучет и выплата зарплаты. Здесь бухучет зарплаты устанавливается по умолчанию.
Другие варианты проводок можно указать в настройках Подразделения, Сотрудника, Начисления или Расчетного документа, такого как: Договоры, Материальная помощь, Призы, подарки и др. Во вкладке Бухучет и выплата зарплаты необходимо установить флаг Отразить на указанном счете, субконто и выбрать соответствующий Счет, субконто.
Для справочника Подразделения возможно распределение зарплаты пропорционально другим счетам. Для этого необходимо установить флаг Распределяется по счетам, субконто и указать Счет, субконто и Долю распределения.
Для изменения данных бухгалтерского учета по списку сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 необходимо создать документ Бухучет начислений сотрудника, который дает возможность изменения способа отражения зарплаты с определенного периода Действует с. Настроить распределение зарплаты пропорционально другим счетам для сотрудников можно документом Распределение основного заработка.
Незаполненное поле способа отражения зарплаты означает настройку проводок по умолчанию.
Для передачи данных в программу «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3 используется документ Отражение зарплаты в бухучете, который формируется после отражения всех начислений в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
Проверить сведения для формирования проводок в бухгалтерском учете в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно отчетом Сведения для отражения зарплаты в бухучете.
Поможем разобраться, как корректно отразить зарплату в бухучете ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Начисляя зарплату в 1С:ЗУП 8.3, пользователь не задумывается о записях бухгалтерского учета, потому что сами документы здесь проводок не формируют. Тем не менее, отражение зарплаты в бухгалтерском учете ЗУП все же возможно
Оно связано со способами учета зарплаты, перечисленными в одноименном справочнике, где можно также посмотреть проводки. Чтобы настроить проводки и отразить их в бухгалтерии следует произвести настройки бухучета зарплаты в системе. Рассмотрим, как это сделать.
Способы учета зарплаты
Для перечисления вариантов корреспондирующих счетов и отнесения затрат на заработную плату, предназначен справочник, который можно найти через «Настройка-Способ отражения зарплаты в бухучете».
Рис.1 Справочник, с которым мы будем работать
В справочнике отражаются варианты корреспонденций дебета счетов со счетом 70.
Рис.2 Элементы справочника
Пока «1С:ЗУП» не синхронизирована с «1С:Бухгалтерией», эти элементы, по сути, всего лишь текст. В «1С:Бухгалтерии» есть такой же справочник, в меню «Зарплата-Настройки зарплаты».
Рис.3 Настройки бухучета зарплаты на стороне «Бухгалтерии»
Пользователь создает там записи и, при синхронизации с ЗУП, они загружаются кадровую базу. При этом счет учета и статья затрат устанавливаются через настройки способа учета.
Рис.4 Записи в «Бухгалтерии»
Пользователь в ЗУП также может дополнять варианты статей расходов на зарплату по нажатию «Создать», но в них не будет настроек счетов и статей затрат, как в «Бухгалтерии». При обмене они перенесутся автоматом, поэтому важным условием корректного обмена является полное совпадение названий записей справочников.
Рис.5 Записи в ЗУП
Настройка отражения зарплаты в бухучете в 1С 8.3 ЗУП
Настройка проводок ранжируется для:
- Организации;
- Подразделения;
- Сотрудника;
- Начисления.
Тем самым определяется приоритет отражения бухгалтерских записей. Зададим в ЗУП бухгалтерские проводки (в пошаговом примере) в порядке возрастания приоритета.
Приоритет 1
Шаг 1. Откройте «Настройки-Организации».
Шаг 2. На закладке «Учетная политики» нажмите гиперссылку «Бухучет и выплата зарплаты» и выберите из справочника вариант учета зарплаты для компании.
Рис.6 Учетная политика бухучета зарплаты
Данное действие отразится по умолчанию для всех сотрудников, если пользователь не укажет другое значение в справочниках «Подразделения» или «Сотрудники», или не задаст иной вариант для вида начисления.
Приоритет 2
Шаг 3. Перейдите «Настройка-Подразделения».
Рис.7 «Настройка-Подразделения»
Здесь пользователь может определить свою аналитику бухгалтерского учета каждому подразделению отдельно – счет и статью затрат.
Шаг 4. Откройте закладку «Бухучет и выплата ЗП» и задайте отображение в учете для выбранного подразделения. Установите отметку в строку «Отразить на указанном счете, субконто» и подберите для данного подразделения способ отражения зарплаты из справочника.
Рис.8 Настройка бухучета зарплаты для подразделения
Для подразделения доступен вариант распределения зарплаты пропорционально другим счетам.
Шаг 5. Установите переключатель в строку «Распределяется по счетам, субконто» и установите пропорции распределения в процентах.
Мы видим, что ЗП работников «Хозяйственного отдела», обслуживающих подразделения «Столярный цех» и «Автосервис», распределится согласно заданным пропорциям на счет 20.
Рис.9 Распределение трат по счетам и субконто
Приоритет 3
Настройки бухучета зарплаты можно указать отдельно для сотрудника.
Шаг 6. Перейдите в «Выплаты, учет затрат», открыв справочник «Кадры-Сотрудники».
Рис.10 Настройка учета в справочнике «Сотрудники»
Шаг 7. Задайте бухучет зарплаты, выбрав способ отражения из справочника. Укажите, с какого числа действует данная настройка.
Рис.11 Изменение настроек отражения в учете зарплаты в данных сотрудника
Обратите внимание, что в ЗУП 3.1 отражение зарплаты имеет периодическое значение, но хранит историю изменения этих данных. Проследить даты изменения данных бухучета зарплаты можно по гиперссылке «История изменения» в окне настроек наших справочников. Здесь же можно и изменить способ отражения ЗП, указав дату этого изменения.
Рис.12 История изменения бухгалтерского учета
Для изменения данных бухгалтерского учета по списку сотрудников предусмотрен документ «Бухучет начислений сотрудника». Он изменяет бухгалтерскую проводку по начислениям сотрудников с определенного числа, указанного в документе.
Рис.13 Бухучет начислений сотрудников
Шаг 8. Создайте документ и подберите сотрудников по кнопке «Заполнить» или «Добавить».
Чтобы задать разные даты изменения параметров, установите соответствующую галочку и для каждого сотрудника укажите дату внесения изменений в способ отражения их заработной платы.
Рис.14 Заполнение документа об изменении способа отражения зарплаты
Сохраните документ. Изменения отразятся в его карточке, в истории. Задать процентное соотношение распределения между статьями затрат можно не только для всего подразделения, но и для сотрудника, документом «Распределение основного заработка».
Рис.15 Распределение по долям
Здесь подбираются работники, указываются статьи затрат, а также в каких долях распределить их заработок по счетам.
Приоритет 4
Шаг 9. Перейдите к справочнику с видами начислений «Настройка-Начисления». Откройте вкладку «Налоги, взносы, бухучет». Для начисления в бухучете можно задать:
- Как указано для сотрудника;
- Указать счет и аналитику в настройке самого начисления.
Рис.16 Настройки бухучета зарплаты для выбранного вида начисления
Мы рассмотрели, как пользователь задает различные счета учета затрат по оплате труда и тем самым распределяет их. Далее обратимся к документу, который вводится, чтобы зафиксировать вид операции в ЗУП и ее отражение в бухучете.
Наша компания специализируется на автоматизации расчета заработной платы в 1С, поэтому если у вас возникнут вопросы по данной теме, вы можете связаться с нашими экспертами, просто оставив заявку на нашем сайте или по телефону.
Отметим, что даже такие стандартные процедуры, как отражение в учете зарплаты, могут потребовать доработки 1С:ЗУП, например, разработки дополнительной формы отчета или документа. По вашему запросу наши специалисты быстро доработают конфигурацию, оставив ее в максимально типовом варианте для сохранения поддержки и возможности простого обновления.
Внедрение 1С:ЗУП для расчета зарплаты
Внедрение под бизнес-модель компании: анализ ФОТ, расчет KPI, исчисление налогов и взносов
Читайте также: