Как в 1с ввести дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день
В соответствии с указаниями ТК РФ, сотрудники многих предприятий кроме ежегодного основного отпуска должны получать дополнительный отпуск.
Дополнительный отпуск полагается следующим категориям работников:
Каким же образом следует настраивать и рассчитывать дополнительный отпуск в программе «1С Зарплата и Управление Персоналом» (1С ЗУП) ?
Так как предприятия не всегда оформляют кадровую документацию по учету отпусков, следует в первую очередь определиться с расчетом начисления дополнительного отпуска по работе бухгалтера из расчета заработной платы.
Особенности настройки вида расчета
Расчетным периодом среднего заработка, необходимым для расчета дополнительного отпуска по коллективному договору, следует считать шестимесячный период.
Чтобы начислить дополнительный отпуск, введите в документ тип начисления «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Чтобы выполнить поставленную задачу, следует перейти в план типов расчета «Основные начисления организации», в котором сохранен список начислений, основанных на отработанном времени.
Переход в перечень основных начислений осуществляется с рабочего стола. Войдите в закладку «Расчет зарплаты» и перейдите по ссылке «Основные начисления».
Другим способом является следующий: войдите в главное меню программы, перейдите в «Расчет зарплаты по организациям», выберите «Настройку расчета зарплаты» и далее «Основные начисления».
После того, как на экране появится перечень основных начислений, следует нажать клавишу «Добавить» и ввести новое начисление.
- регламентированный способ расчета из списка («По среднему заработку для отпуска по календарным дням»).
Учитывая нестандартность расчета среднего заработка (шесть месяцев). Следует указать положение переключателя «Расчетный период среднего заработка» - «в соответствии с коллективным договором», а после указать количество месяцев, согласно которым проведется расчет.
Далее необходимо перейти в закладку «Время» и настроить тип времени для отпуска. На переключателе «Вид времени» следует выбрать показатель «Неотработанные полные смены, а также командировки».
Непосредственный вид времени следует выбирать в классификаторе использования рабочего времени (чтобы отпуск отображался в табеле Т-13), а именно «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск».
Теперь следует проверить вид в табеле буквенного обозначения дополнительного отпуска. Чтобы это сделать, выбрав вид времени из предложенного классификатора, необходимо открыть настройки данного вида времени, нажав кнопку «Открыть», изображенную в виде лупы с правой стороны от реквизита.
Видим, что в табеле буквенное обозначение выглядит как аббревиатура «ОД». Ее следует записать и закрыть расчет нажатием кнопки «ОК».
Подобно основному ежегодному отпуску, дополнительный начисляется посредством документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Данный вид отпуска в основном предоставляется одновременно с основным, а потому для его начисления необходим тот же документ, что и для основного, однако эти операции можно произвести и отдельно.
Чтобы начислить отпуск совместно с основным, необходимо взвести флажок с названием «Дополнительный (другой) отпуск», а также заполнить предложенные реквизиты («Количество дней», «Дата начала» и «Дата окончания») и выбрать соответствующий вид расчета из предложенного списка.
В закладке «Оплата» отдельной строкой выделяется сумма начисленных за дополнительный отпуск отпускных.
Однако в случае иного расчета среднего заработка для дополнительного отпуска, нежели для основного, оплата дополнительного отпуска вводится посредством отдельного документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Тогда следует снять флажок «Ежегодный оплачиваемый отпуск», оставив исключительно метку «Дополнительный (другой) отпуск». Все прочие реквизиты следует заполнять аналогично.
Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.10.
Минфин России в письме от 25.04.2019 № 03-03-06/3/30287 разъяснил, что затраты на оплату дополнительных отпусков, предоставляемых работникам по коллективному договору сверх предусмотренных действующим законодательством, не могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании пункта 24 статьи 270 НК РФ.
Организация вправе предоставить своим работникам дополнительный отпуск за выслугу лет, предусмотренный коллективным договором.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 виды дополнительных отпусков пользователь настраивает самостоятельно.
Для этого в меню Настройки - Виды отпусков нужно создать соответствующий вид дополнительного отпуска. При создании Вида отпуска указывается, является ли отпуск ежегодным и предоставляется ли всем сотрудникам.
Если указать, что Отпуск является ежегодным, то программа будет вести учет остатков отпусков.
Если указать, что отпуск Предоставляется всем сотрудникам, то право на такой отпуск по умолчанию будет добавляться всем в приказе о приеме на работу.
Дополнительный отпуск, как правило, предоставляется В календарных днях, так же как и основной отпуск. В соответствии с положением о заработной плате, принятом в организации, может быть предоставлен и в рабочих днях.
Чтобы Количество дней отпуска за выслугу лет рассчитывалось автоматически в зависимости от стажа, следует установить переключатель на пункт Зависит от стажа и настроить Шкалу зависимости дней отпуска от стажа.
После Записи вновь созданного Вид отпуска, в Плане видов расчета – Начисления автоматически добавляется соответствующее одноименное начисление, которое будет использоваться для расчетов. При настройке этого начисления на закладке Налоги, взносы, бухучет следует указать, что с точки зрения:
- НДФЛ - это Прочие доходы от трудовой деятельности с кодом «2012»;
- страховых взносов - это Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;
- налога на прибыль - не включается в расходы по оплате труда.
См. также:
Для организации подключен механизм работы в особых условиях труда. Сотрудник работает в обычных условиях, но на несколько дней его переводят во вредные условия труда, за работу в которых положено 6 дней дополнительного отпуска. Т.к. подключен механизм особых условий труда, то для регистрации факта работы во вредных условиях используется документ Табель.
При формировании Справки об остатках отпусков оказалось, что по сотруднику информация по дополнительному отпуску не появилась.
Что можно сделать, чтобы по дополнительному отпуску за вредность у сотрудника начислялись положенные ему дни при использовании механизма особых условий труда?
В этом случае можно создать документ Ввод остатков отпусков ( Главное – Остатки отпусков — Ввод остатков отпусков ) и внести в нем право сотрудника на Отпуск за вредность :
Таблицу с Остатками отпусков по рабочим годам редактировать не нужно.
Рассмотрим ситуацию на примере.
Для организации подключен механизм работы в особых условиях труда (флажок Использовать особые условия труда в карточке Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – Расчет зарплаты ):
Сотрудник принят с 1 января 2020 г. и работает в обычных условиях по графику Пятидневки . С 7 по 21 февраля его переводят во вредные условия труда, за работу в которых положено 6 дней дополнительного отпуска ( Настройка – Условия труда ):
Отпуск за вредность ( Настройка – Виды отпусков ) предоставляется за фактически отработанное время:
Т.к. подключен механизм особых условий труда, то для регистрации факта работы во вредных условиях используется документ Табель :
При формировании Справки об остатках отпусков ( Кадры – Кадровые отчеты — Справка об остатках отпусков ) оказалось, что по сотруднику информация по дополнительному отпуску за вредность не появилась.
Для того, чтобы положенные дни Отпуска за вредность стали рассчитываться, по сотруднику следует создать документ Ввод остатков отпусков и внести в нем право сотрудника на Отпуск за вредность :
При расчете само годовое количество положенных дней дополнительного отпуска за вредность будет браться из настроек элемента справочника Условия труда .
Проверим расчет, который получился в отчете Справка об остатках отпусков по Отпуску за вредность :
- 248 (кол-во рабочих дней в году) / 12 = 20,667 дней
- 11 (отработано дней во вредных условиях) / 20,667 (среднемес. кол-во дней) = 0,53 месяца = 1 месяц (при округлении)
- 6 (годовое кол-во дней доп. отпуска) / 12 (месяцев) * 1 (кол-во месяцев стажа) = 0,5 дней
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Трудовым Кодексом РФ для некоторых категорий работников в дополнение к основному ежегодному отпуску установлено предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - это время отдыха, которое предоставляется сотруднику помимо ежегодного основного отпуска.
Дополнительные отпуска предоставляются отдельным категориям работников:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ст. 117 Трудового кодекса РФ:
- имеющим особый характер работы, ст. 188 Трудового кодекса РФ. Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации.
- работающим на условиях ненормированного рабочего дня, ст. 119 Трудового Кодекса РФ.
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, ст. 321 и 322 Трудового кодекса РФ.
- в других случаях предусмотренных Трудовым Кодексом и Федеральными Законами.
В конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом" реализована возможность создавать дополнительные и отпуска и предоставлять их работникам.
Описание видов дополнительных от пусков производится в справочнике«Виды ежегодных отпусков»
По кнопке «Добавить» создается новый вид отпуска
В карточке элемента справочника производится дальнейшая настройка вида отпуска.
Проставляется способ расчета остатка отпуска, проставляется опция предоставление отпуска сотрудникам и указывается количество дней в год.
Если дополнительный отпуска предоставляются только работникам определенной должности , то галочка «Предоставлять отпуск всем сотрудникам» не проставляется.
Чтобы назначить дополнительный отпуск,необходимо перейти в справочник «Должности».
Открыть карточку элемента справочника «Должности», перейти на вкладку «Ежегодные отпуска» , добавить дополнительный отпуск и проставить количество дней.
Теперь сотрудники, принятые на данную должность, будут получать дополнительный отпуск каждый год.
Начисление дополнительного отпуска
Заходим в основные начисления организации, создаем новый вид расчета.
Указываем наименование вида расчета, последовательность расчета, способ расчета
На закладке вид времени, вид времени по классификатору использования рабочего времени.
Настраиваем вкладки использование, бухучет и ЕНВД, налоги, взносы.
На вкладке прочее заполняем вытесняющие начисления.
Создаем новый документ «Отпуска организации», подбираем сотрудника.
Через настройку списка выводим дополнительные поля:
- Вид дополнительного отпуска
- Начало дополнительного отпуска
- Дней
Заполняем дату начала дополнительного отпуска, количество дней, вид дополнительного отпуска.
Через анализ неявок создаем расчетные документы.
Устанавливаем период отбора документов, нажимаем кнопку «Заполнить».
Табличная часть заполняется списком кадровых документов, по которым еще не введены расчетные документы. Указываем месяц начисления. Нажимаем на кнопки «Создать документы», «Рассчитать», «Провести».
После этого автоматически создаются расчетные документы.
Итоговый расчетный документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» выглядит таким образом.
Как видите, механизм оформления дополнительных отпусков в "1С:Зарплата и Управление Персоналом" достаточно прост и интуитивен, но в тоже время обладает возможностью гибкой настройки.
Протестируйте качество нашей работы - первая консультация бесплатно!
Оперативно настроим работу с остатками отпусков сотрудников. Без предоплаты. Гарантия 12 месяцев.
Сервис для самообслуживания сотрудников: зарплата, справки, отпуска, отсутствия, профиль и т.д. Легко интегрируется с 1С:ЗУП!
Система не только для расчета зарплаты: анализ ФОТ, расчет KPI, исчисления налогов и взносов, сдача регламентированной отчетности.
У сотрудников всех компаний на территории РФ есть право получить оплачиваемый отпуск, поскольку это предусмотрено ТК. В ряде случаев сотрудники могут получать и дополнительные оплачиваемые отпуска (также по ТК). При этом сотрудники могут отпусками не воспользоваться вовсе, или использовать не целиком.
Оставшиеся дни всех видов отпусков становятся «остатками» и здесь возникает актуальная задача по их контролю и отслеживанию.
В 1С:ЗУП 3.1 имеются инструменты для учета как основных отпусков, так и дополнительных, в полном соответствии с рамками действующего законодательства.
Право на отпуск (основной и дополнительные отпуска) в рассматриваемой конфигурации оформляется сразу во время приема на работу через «Прием на работу» по ссылке «Редактировать».
Работа с отпусками в 1С:ЗУП начинается с их настройки в функциональном разделе «Настройка»-«Расчет зарплаты»-«Настройка состава начислений и удержаний». В последней диалоговой форме на странице «Отпуска» настраиваются выплаты, связанные с этим.
На этой же странице отражены возможности регистрировать:
- Учебные отпуска;
- Допотпуска гражданам, подвергнутым воздействию радиации на ЧАЭС;
- Отпуска без возмещений, в т.ч. внутрисменные.
В «Настройке» по одноименной ссылке устанавливаются виды отпусков. В списке могут присутствовать или отсутствовать какие-то из предустановленных видов, что обусловлено настройками конфигурации*:
- Основной;
- Допотпуск по учебе (оплачиваемый/неоплачиваемый);
- Без возмещения (часть 1 статьи 128 ТК РФ);
- Без возмещения (часть 2 той же статьи);
- За вредность;
- На период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС);
- Северный.
*Отпуск №1 в перечне будет всегда, а все остальные – в зависимости от установок.
Оперативно проверить текущие настройки по учету остатка отпусков можно у наших специалистов 1С:ЗУП (первая консультация бесплатно). Для регулярной же поддержки лучше найти проверенную компанию, где можно задавать вопросы напрямую экспертам кадрового учета и расчета заработной платы.
Например, сотрудникам фирмы дают допотпуск за ненормированный рабочий день в размере 3 дней, поэтому его необходимо добавить как новый в перечень видов (Рис.1):
- Нажимаем на «Создать»;
- Появляется окно «Вид отпуска – создание»;
- Заполняем поля:
- Наименование – указываем в том виде, в котором оно будет отображаться в нашем перечне. Вводим: «За ненормированный рабочий день»;
- Наименование для печати – название предоставляемого отпуска для печатной формы приказа на отпуск: «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
- Поскольку наш допотпуск предоставляется ежегодно, то активируем флажок «Отпуск является ежегодным»;
- Поскольку наш допотпуск предоставляется всем работникам, включаем соответствующий флажок;
- Флажок «Отпуск без оплаты» не активируем;
- Выбираем «Предоставляется в календарных днях» (в противном случае – «Предоставляется в рабочих днях»).
- Далее выбираем режим и задаем количество дней отпуска. Возможные значения режима предоставления отпуска: постоянно заданное количество дней, или зависит от рабочего места, или от стажа. Если выбрана зависимость от стажа, то указывается вид стажа и зависимость длительности отпуска от стажа по ссылке «Настроить». Для нашего примера выбираем: Количество дней в год – 3, постоянно.
Жмем «Записать и закрыть».
Рис.2 Записать и закрыть
Чтобы посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП надо использовать отчеты «Остатки отпусков» или «Остатки отпусков (кратко)». Они доступны по ссылке «Кадровые отчеты» в функциональной области «Кадры» и отражают актуальные данные на дату отчета:
- Подразделение;
- Сотрудник;
- Должность;
- Вид отпуска, назначенный сотруднику;
- Количество дней отпуска;
- Остаток дней отпуска на дату отчета.
Ваши сотрудники так же могут в любой момент посмотреть остатки своего отпуска, утвержденный график, написать заявление на отпуск и согласовать его с руководителем. Данный функционал мы постарались очень просто реализовать в сервисе самообслуживания сотрудников, который легко интегрируется с 1С:ЗУП.
Рис.3 Остатки отпусков
В этих отчетах используются параметры отбора:
- По организации (если в ЗУПе ведут учет нескольких фирм сразу);
- По подразделению (если параметр не задан, в отчет попадает информация по всем отделам фирмы, выбранной или текущей);
- По сотруднику (если не установлен, в отчет попадает информация по всем работникам фирмы, выбранной или текущей).
При оформлении отпуска также доступна информация об остатках в одноименном документе по нажатию на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск»:
- Когда сотрудник был принят на работу;
- Об использованных отпусках с момента выхода на работу;
- Информация о накоплении отпускных дней на дату отпуска в разрезе всех (основной, дополнительные) отпусков, на которые человек имеет право.
Рис.4 Как сотрудник использовал отпуск
Такую же информацию можно найти в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата»-«Кадровые отчеты»-«Справка об остатках отпусков» ).
Не всегда типовые настройки программы отвечают сложившимся бизнес-процессам, в таком случае мы можем проверить корректность методологии учета или предложить индивидуальные доработки 1С:ЗУП под задачи клиента.
Начальные остатки отпусков
Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).
В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.
В колонке «Комментарий» можно добавить любой текст:
- В колонку «Дней отсутствия» записываем дни, сдвигающие рабочий год;
- В табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам» вносим остатки в разрезе годов (Рис.5);
- В колонке «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков»;
- В колонках «Рабочий год начало», «Рабочий год окончание» указываем годы, за которые сохранились остатки.
*Важно, что здесь мы выбираем только те года, по которым есть остатки, а те, по которым нет, соответственно, не трогаем.
Рис.5 Начальные остатки отпусков
Если работнику был оплачен отпуск, право на который он еще не получил, то удержать без согласия работника можно сумму, не превышающую 20% заработка за месяц. А в некоторых случаях такие удержания совсем не допускаются, например, при несогласии работника продолжать работу, поскольку со стороны фирмы были внесены существенные изменения в трудовой договор, или компания переехала, с чем повторяем, работник не согласен.
Если в организации допускается корректировка графика отпусков после его утверждения, то также нужно проводить контроль остатков, поскольку такой график обязателен как для работника, так и для работодателя. Бывает, что компания может отозвать своего сотрудника из отпуска по неким уважительным причинам, или отпуск в подобных условиях откладывается. Компания будет обязана предоставить неистраченные дни. Контроль остатков отпусков нужен еще и для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.
Если вы находитесь только на этапе выбора программы для учета отпусков, важно отметить, что успешное внедрение 1С:ЗУП заключается в предварительной подготовке системы к комфортной работе профильных специалистов. Существует несколько вариантов внедрения 1С:ЗУП, с которыми можно ознакомиться на сайте или уточнить у наших сотрудников.
Читайте также: