Как в 1с создать физическое лицо в
Анонс
В этой статье вы узнаете:
- как правильно создавать сотрудника
- чем отличается физическое лицо от сотрудника организации
- где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности
- как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период
Создание нового сотрудника
В УТП существует два отдельных справочника – «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.
В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.
В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.
Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Физические лица).
Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.
На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.
Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.
Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.
Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.
Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.
Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Сотрудники организаций).
С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».
После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».
При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов – при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.
На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.
Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».
В справочник «Физические лица» вы можете внести подробную информацию обо всех физических лицах, с которыми работает предприятие. Например, сотрудники, торговые агенты, контактные лица и т. д.
Чтобы внести информацию в справочник «Физические лица», зайдите в раздел «НСИ и администрирование», в разделе «НСИ» выберите пункт «Физические лица».
В открывшемся окне выберите команду «Создать».
Укажите информацию по новому физическому лицу. Для этого заполните поля:
- поле «ФИО» – укажите ФИО физического лица;
- поле «Уточнение» - используется, если в организации работают однофамильцы. Для того, чтобы их было удобнее отличить друг от друга, укажите в этом поле какой-либо отличительный признак для физического лица;
- поле «Пол» - укажите пол физического лица;
- поле «Дата рождения» - укажите дату рождения физического лица;
- поле «ИНН» - укажите идентификационный номер налогоплательщика;
- поле «Группа физ. лиц» - при желании вы можете создать группу физических лиц.
Для этого нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все». Здесь вы можете создать новую группу или выбрать существующую. С помощью команды «Создать группу» - создайте группу физических лиц. Укажите ее наименование и при необходимости к какой группе она принадлежит. Теперь вы можете нужных физических лиц объединять в группы.
Заполните контактную информацию о физическом лице:
- поле «Электронная почта» - укажите адрес электронной почты физического лица;
- поле «Мобильный телефон» - укажите мобильный телефон физического лица. Для этого нажмите на три точки, далее укажите код страны, код города и номер телефона. При необходимости укажите добавочный номер. Вы можете оставить комментарий, например, «Звонить до 22:00». Нажмите «ОК». При необходимости таким же образом заполните поля с рабочим и домашним телефонами.
Заполните поля с адресом физического лица. Для этого нажмите три точки, укажите страну и населенный пункт. В поле «Адрес» укажите название улицы, номер дома и квартиры. Укажите индекс в поле «Индекс». Полный адрес появится в нижнем поле, проверьте, что он введен верно. При необходимости таким же образом заполните поля «Адрес за пределами РФ», «Адрес по прописке», «Адрес места проживания».
На вкладке «Банковские счета» вы можете указать информацию о наличии банковского счета у физического лица. Для этого выберите команду «Создать». В открывшемся окне укажите наименование счета и физическое лицо, которому вы создаете счет. Далее укажите, где открыт счет, его номер и в какой валюте он открыт.
Укажите БИК банка. Остальные поля в разделе «Банк, в котором открыт счет» заполнятся автоматически с помощью классификатора банков.
Если платежи проводятся через корреспондентский счет, открытый в другом банке, поставьте соответствующую галочку и заполните поля.
На вкладке «Настройка печати платежных поручений» вы можете:
- редактировать наименование получателя. Если это необходимо, поставьте галочку и укажите нужное наименование;
- редактировать ИНН получателя. Если это необходимо, поставьте галочку и укажите нужный ИНН;
- указать назначение платежа.
На вкладке «Документы» вы можете добавлять разные документы физического лица. Выберите команду «Создать», укажите нужное физическое лицо. Далее нажмите на стрелочку в поле «Вид документа» и выберите документ, который хотите добавить.
Заполните все необходимые поля, после чего выберите команду «Записать и закрыть».
Учет персональных данных физических лиц осуществляется в справочнике «Физические лица». Обычно персональные данные физического лица заполняются при его приеме на работу из справочника «Сотрудники».
Каждое физическое лицо, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлено отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. Чтобы создать новое физическое лицо, зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Физические лица».
Чтобы создать новое физическое лицо, воспользуйтесь командой «Создать».
В карточке физического лица укажите полное имя сотрудника.
Заполнение вкладки «Главное».
На вкладке «Главное» укажите:
дату рождения физического лица;
ИНН физического лица;
пол физического лица;
СНИЛС физического лица;
место рождения физического лица (нажмите на три точки и в открывшемся окне укажите место рождения).
В поле «Гражданство» укажите гражданство физического лица.
В поле «Сведения о гражданстве» укажите дату, начиная с которой действуют сведения о гражданстве. По ссылке «История изменения гражданства» вы можете увидеть все изменения, связанные с гражданством физического лица (при их наличии).
Галочка «Дополнять представление» используется для однофамильцев, чтобы различать сотрудников в отчетах и документах.
В поле «Вид документа» укажите вид документа, который удостоверяет личность физического лица.
Укажите серию и номер документа, кем и когда он выдан, срок действия и дату действия сведений документа.
Заполнение вкладки «Адреса, телефоны»
Чтобы заполнить вкладку, укажите:
- e-mail;
- номера телефонов: мобильный, домашний и рабочий.
Укажите адрес физического лица:
за пределами РФ;
Для этого нажмите на ссылку и укажите:
город, населенный пункт;
дом, корпус, квартиру;
Заполнение вкладки «История работы»
Вся история работы сотрудника в компании будет отображена на этой вкладке. С помощью команды «Новое место работы» вы можете указать новое место работы сотрудника в вашей компании.
Заполнение вкладки «Другие роли»
Чтобы добавить или изменить роли сотрудника, нажмите на ссылку «Изменить эту информацию» и выберите нужные роли для сотрудника.
Добавить информацию по физическому лицу можно с помощью вкладок в верхней части карточки физического лица.
Заполнение вкладки «Страхование».
На вкладке «Страхование» укажите:
статус застрахованного лица;
сведения о страховом статусе и месяц регистрации изменений.
При необходимости укажите сведения об инвалидности физического лица:
поставьте галочку, что у физического лица есть справка об инвалидности;
укажите^ дату выдачи документа, серию, номер, группу, процент потери трудоспособности, срок действия, дату, начиная с которой действуют сведения о страховании, месяц регистрации изменений;
при наличии льгот, укажите причину предоставления льготы.
Заполнение вкладки «Воинский учет»
При необходимости заполните вкладку «Воинский учет». Для этого укажите воинское звание, состав (профиль), категорию запаса, ВУС (военно-учетную специальность), годность к воинской службе, военкомат, дату, начиная с которой начинает действовать информация по воинскому учету, отношение к воинскому учету, наличие предписания, номер команды, партии.
Для некоторых полей вы можете выбрать нужный элемент из справочника, если нажмете на стрелочку и выберите пункт «Показать все» или создать новый элемент в этом справочнике.
Заполнение вкладки «Образование, квалификация»
Используя ссылки «Изменить» укажите при необходимости профессии физического лица, его специальности, степень владения языками. Вы можете указать научные достижения физического лица.
С помощью команды «Создать», укажите образование сотрудника.
Укажите вид образования, учебное заведение, период обучения, специальность, квалификацию, курс, количество часов, основание, название документа, его серию и номер, а также дату выдачи документа.
Заполнение вкладки «Справки».
Чтобы добавить справку сотруднику, выберите команду «Создать».
Выберите нужную справку из списка или создайте новую. Укажите номер справки, срок действия, дату справки и ее наименование.
Заполнение вкладки «Семья».
Укажите семейное положение сотрудника и дату, начиная с которой эти сведения действуют.
С помощью команды «Создать», добавьте при необходимости родственников физического лица.
Заполнение вкладки «Трудовая деятельность»
При необходимости заполните стаж сотрудника. Например, общий стаж. Нажмите на соответствующую ссылку.
В открывшемся окне укажите общий стаж по трудовой книжке на дату приема сотрудника на работу.
Заполнение вкладки «Склонения»
Заполнение вкладки «Изменить ФИО»
Если сотрудник изменил ФИО, вы можете внести эту информацию в программу по ссылке «Изменить ФИО». Вся история изменений ФИО представлена по ссылке «История ФИО».
После того, как все поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
В этой статье мы последовательно рассмотрим процесс добавления пользователя в системе 1С Документооборот. Создавать новых и изменять имеющихся пользователей может только администратор. Остальным пользователям доступен только просмотр в ограниченном режиме.
Для добавления нового пользователя нам необходимо перейти в справочник «Пользователи» и нажать кнопку «Создать»
Далее необходимо заполнить реквизиты нового пользователя:
- Полное Имя — вводим полное ФИО пользователя, например Иванов Иван Иванович
- В документах — в это поле можно ввести фамилию и инициалы, например для дальнейшего использования в автоматическом заполнении файлов документов, например И.И. Иванов
- В переписке — это поле можно заполнить, например без использования отчества. Может в дальнейшем пригодиться для быстрого доступа к информации по пользователю без использования программирования
- Недействителен — важный реквизит, используется чаще всего для пометки уволенных сотрудников. Если флаг установлен пользователь не будет отображаться в списке пользователей при входе в СЭД, а также в списках выбора пользователя внутри системы. Для того чтобы не нарушалась ссылочная целостность базы данных, а также для сохранения истории работы пользователи не удаляются из системы, а им присваивается это свойство.
- Подразделение — нужно выбрать одно из подразделений, которое заполняется в справочнике «Структура предприятия». Как и в остальных формах 1С можно начав вводить наименование элемента справочника быстро выбрать из списка необходимое значение. Если нужное нам подразделение отсутствует можно нажать на кнопку (+) и создать новое подразделение
- Руководитель — поле будет заполнено автоматически, на основании информации из справочника «Структура предприятия»
- Должность — нужно выбрать из справочника «Должности» или создать новый элемент нажав на (+) или выбрав «Показать все» — «Создать», после чего ввести наименование новой должности и «Записать и закрыть»
- График работы — можно выбрать из элементов справочника «Графики работы», либо выбрать уже имеющиеся. Подробнее про графики работы и заполнение календаря мы поговорим в отдельной статье.
- Физическое лицо — необязательный реквизит, заполняется указанием ФИО пользователя и дальнейшим выбором из справочника «Физические лица». Создание физических лиц подробно рассмотрено в отдельной статье.
- Помещение — выбираем из справочника «Помещения и территории».
Далее во вкладке «Подключение»
Во вкладке «Адреса, телефоны»
- Email — будет отображаться в адресной книге, а также используется для уведомлений системы, если они включены в настройках
- Телефон — будет отображаться в адресной книге, а также используется для уведомлений по смс, если они включены в настройках
- Иные элементы которые можно добавить нажав на соответствующую кнопку
После внесения реквизитов необходимо нажать кнопку «Записать и закрыть» и пользователь станет доступен для выбора.
Как в 1С создать карточку сотрудника, если в справочнике Физические лица он уже есть?
В программе есть два самостоятельных справочника:
Физическое лицо добавляется в справочник только один раз. Элементов Сотрудник , соответствующих данному лицу, может быть столько, сколько раз это лицо принималось на работу.
Оформить сотрудника, если физическое лицо в справочнике уже есть, можно несколькими способами:
- из карточки физического лица;
- из журнала Сотрудники ;
- из документа Прием на работу .
Создание сотрудника из карточки физического лица
Откройте карточку физического лица, которое нужно принять на работу (раздел Справочники — Зарплата и кадры — Физические лица ).
Перейдите по ссылке Работа .
По ссылке Новое место работы создайте нового сотрудника. При этом данные физического лица будут перенесены в карточку сотрудника автоматически.
Создание сотрудника из журнала Сотрудники
Создайте сотрудника в разделе Зарплата и кадры — Кадры — Сотрудники — кнопка Создать .
Начните вводить данные в поле ФИО и нажмите Enter. Если физическое лицо с такими данными в программе уже введено, программа выдаст подсказку Найден человек с похожим именем .
Создание сотрудника из документа Прием на работу
Создайте документ Прием на работу в разделе Зарплата и кадры — Кадры — Кадровые документы — Кнопка Создать — Прием на работу .
Установите курсор мыши в поле Сотрудник , выберите в выпадающей подсказке команду Создать . Далее алгоритм создания сотрудника аналогичен предыдущему пункту.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
...У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Спасибо, теперь понятно различие ФЛ и сотрудники
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру
6-НДФЛ за 1 квартал 2022 в 1С
Санкции и контрмеры: как работать организации и ее бухгалтеру в новой реальности. Часть 2
Учет малоценных ОС и запасов (ОСН)
Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму
Добрый день. Отличный ресурс. Довольно часто пользовалась рубрикаторами и принимала участие в вебинарах. Для меня очень важным оказалось пояснение выполнения операций именно в конфигурации. А ещё сильная законодательная поддержка.
Читайте также: