Как в 1с сделать отзыв из отпуска
Сотрудника отозвали из отпуска на несколько дней по производственной необходимости. Неиспользованные отпускные дни сотрудник догуливает сразу же после завершения периода отпуска, установленного изначально.
Рассмотрим варианты регистрации такого отзыва в ЗУП 3.1
Варианты регистрации отзыва из отпуска
Отзыв из отпуска в ЗУП 3.1 отражается с помощью документа-исправления Отпуск ( Кадры – Отпуска ). «Разорвать» период отпуска на дни отзыва можно двумя способами.
Вариант 1. Использовать Специальный механизм для продления отпуска в связи с болезнью и для отзыва из отпуска и отразить изменения в периоде отпуска одним документом Отпуск . В документе-исправлении Отпуск на вкладках Основной отпуск и Дополнительные отпуска указываем полный период отпуска с учетом дней отзыва и «догуливания», а на вкладке Продления, переносы, отзывы – период, на который сотрудник отзывался.
Этот вариант хорош с точки зрения учета по НДФЛ. Доход по отпускным и сам налог не будут «разъезжаться» по разным документам-основаниям и датам получения дохода.
НО! У этой методики есть минус – если вторая часть отпуска начинается в следующем месяце, средний заработок будет рассчитываться на дату начала первой части отпуска. Такой расчет отпускных за дни после отзыва является спорным, особенно если средний заработок у сотрудника в следующем месяце выше и эта разница ощутима. Ведь отзыв из отпуска – это не болезнь, фактически отпуск не продлевается, а переносится. Если в этой ситуации придерживаетесь позиции «новому периоду отпуска – новый средний», потребуется корректировать сумму отпускных вручную.
Вариант 2. Отразить новые периоды отпуска двумя документами Отпуск . В документе-исправлении указать только период до отзыва. На вторую часть отпуска, которую сотрудник будет догуливать после отзыва, потребуется ввести отдельный документ Отпуск .
При таком варианте средний заработок при расчете отпускных за вторую часть отпуска будет рассчитан на дату начала второго периода отпуска. Это пригодится, если дни отпуска после отзыва начинаются в следующем месяце и средний заработок работника увеличился. Минус метода – доход по отпускным «разъедется» по разным датам получения дохода и документам-основаниям. Потребуется корректировать учет по НДФЛ вручную.
Рассмотрим обе методики на примерах.
- с 22.11.2021 г. по 24.11.2021 г.
- с 27.11.2021 г. по 07.12.2021 г.
На вкладке Продления, переносы, отзывы добавим период, на который Захаркина С.П. отзывали из отпуска (25-26 ноября).
В результате отпускные были начислены за 14 дней (= 3 + 4 + 7).
Сумма отпускных тоже осталось прежней – 19 112,66 руб., НДФЛ не изменился – 2 485 руб.
При проведении документа в регистрах учета НДФЛ были сформированы движения, но итоговая сумма строк по каждому регистру равна нулю, а дата получения дохода и документ-основание не изменились:
Документ-исправление Отпуск не оказал влияния на учет по НДФЛ. Это подтверждается отчетами Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и Анализ НДФЛ по датам получения дохода ( Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ). Отпускные и налог с них учитываются в привязке к исходному документу (Отпуск №6 от 17.11.2021 г.) и дате получения дохода (18.11.2021 г.).
Строки с пустыми суммами в отчетах появились из-за движений, сформированных документом-исправлением Отпуск . Они не повлияют на учет по НДФЛ.
Если вторая часть отпуска после отзыва начиналась бы в декабре и при этом средний в декабре значительно выше, безопаснее увеличить сумму отпускных за вторую часть отпуска вручную в документе-исправлении Отпуск .
- с 22.11.2021 г. по 30.11.2021 г.
- с 03.12.2021 г. по 07.12.2021 г.
Создадим документ-исправление Отпуск . На вкладке Основной отпуск укажем дату окончания – последний день отпуска до отзыва (30.11.2021 г.). Число дней отпуска уменьшилось до 9, сумма отпускных также стала меньше – 19 965,87 руб.
Разница в сумме отпускных составила 11 092,15 руб., этот доход сторнировался в учете по НДФЛ. Также сторнировался сам налог в размере 1 442 руб.
Создадим новый Отпуск на второй период отпуска. Даты отпуска с 03.12.2021 г. по 07.12.2021 г., продолжительность – 5 дней. Средний заработок для расчета отпуска увеличился до 2 780,65 руб. Сумма отпускных 13 903,25 руб., НДФЛ – 1 808 руб.
Рассчитаем итоговую сумму отпускных Козьмина Г.М. к доплате и НДФЛ с нее.
- Сумма отпускных к доплате:
- 13 903,25 (начислено отпускных за 3-7 декабря) – 11 092,15 (сторнировано отпускных за 1-5 декабря) = 2 811,10 руб.
- НДФЛ с доплаты по отпускным:
- 1 808 (доначислен НДФЛ с отпускных за 3-7 декабря) – 1 442 (сторнирован НДФЛ с отпускных за 1-5 декабря) = 366 руб.
Однако в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику и в Анализе НДФЛ по датам получения доходов видим, что доход и налог по Козьмину Г.М. «разъехались», как по документам-основаниям, так и по датам получения дохода.
Наиболее критичной является проблема пересортицы по дате получения дохода – она приведет к неверному заполнению Приложения 1 в отчете 6-НДФЛ : сумма отпускных распределится неверно по месяцам.
Скорректировать учет НДФЛ по датам получения доходов можно документом Операция учета НДФЛ ( Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ ). На вкладке Доходы перебросим сумму сторно отпускных 11 092,15 руб. между датами получения дохода 18.11.2021 г. и 01.12.2021 г.
Аналогичную переброску сделаем для суммы сторнированного налога 1 442 руб. на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов .
В результате корректировки учета НДФЛ в Анализе НДФЛ по датам получения доходов сумма отпускных и налога с них распределится верно.
В Приложение 1 к 6-НДФЛ также будут попадать верные суммы доходов.
- документ, которым сторнировали часть отпускных
- и документ, которым рассчитали отпускные за второй период отпуска.
- сумма отпускных к доплате – 2 445,10 руб. (= 2 811,10 – 366)
- сумма НДФЛ – 366 руб.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Отзыв из отпуска в 1С:ЗУП 3 может регистрироваться по-разному в зависимости от того «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором был рассчитан исходный отпуск. Рассмотрим подробнее все варианты перерасчета отпускных в 1С 8.3 ЗУП в связи с отзывом из отпуска.
Общий пошаговый алгоритм регистрации отзыва из отпуска
Как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП? Пошагово алгоритм регистрации отзыва из отпуска в 1с 8.3 ЗУП после выплаты отпускных выглядит следующим образом:
Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца. Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е. исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.
Отзыв из отпуска, если период еще не закрыт
Если месяц еще не закрыт, то можно выполнить исправление непосредственно в исходном документе, либо тем же месяцем начисления ввести документ-исправление, если требуется сохранить в информационной базе историю исправлений.
Рассмотрим оба варианта как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП на примере.
Исправление в исходном документе
Сотрудница Фетисова А.С. в середине декабря уходит в отпуск на период с 10 по 23 декабря на 14 дней:
Отпускные выплачены 06 декабря:
С 17 декабря происходит отзыв сотрудницы из отпуска. Поскольку это происходит в декабре и месяц начисления декабрь еще не закрыт, можно выполнить исправление в исходном документе Отпуск :
При этом Ведомость в кассу от 06 декабря не исправляется. Излишне выплаченная сумма будет учтена при ближайшей выплате.
По итогам месяца происходит начисление зарплаты за декабрь:
Ведомостью от 10 января производится выплата зарплаты за декабрь. При этом по сотруднице Фетисовой учитывается, что имела место переплата отпускных, и сумма к выплате уменьшается автоматически на сумму этой переплаты:
Исправление вводом документа-исправления
Рассмотрим на том же примере.
Отзыв из отпуска, если период закрыт
Если период, в котором вводился исходный отпуск уже закрыт, то вариант регистрации отзыва из отпуска в ЗУП 3.1 только один – это ввод документа-исправления текущим месяцем начисления. Рассмотрим на примере.
Сотрудница Воронкова С.С. уходит в отпуск в ноябре на период с 26 ноября по 16 декабря. В документе вместе с отпуском рассчитывается оклад за ноябрь:
Далее выполняется выплата 22 ноября.
Сотрудница отзывается из отпуска 12 декабря. К этому времени ноябрь уже закрыт, поэтому вводится документ-исправление месяцем начисления Декабрь:
В документе-исправления происходит полное сторнирование того, что было начислено в исходном документе и начисление с нуля на основании изменившихся данных. В рассматриваемом случае изменится лишь расчет отпуска за декабрьский период — он уменьшится.
При очередной выплате сотруднице (в данном случае при выплате зарплаты за декабрь) будет учтено, что по итогам первоначальной выплаты отпускных произошла переплата в связи с отзывом из отпуска. Сумма к выплате уменьшится на эту переплату:
Возврат сотруднику неиспользованных дней отпуска
Неиспользованные в связи с отзывом из отпуска дни возвращаются сотруднику и могут быть использованы при следующем отпуске сотрудника.
По сотруднице Воронковой С.С. увидеть возврат четырех дней отпуска в связи с отзывом можно в отчете Справка об остатках отпусков .
До регистрации отзыва:
После регистрации отзыва из отпуска:
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.В нашей организации довольно часто случаются перерасчеты и доначисления за...
(8 оценок, среднее: 4,38 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Статья полезная, но без демонстрации заполнения Раздела 2 отчета 6-НДФЛ для каждого варианта отзыва из отпуска не полная.
Иногда бывают такие ситуация, когда сотруднику не позволяют отгулять очередной оплачиваемый отпуск полностью и его вызывают на работу за несколько дней до окончания отдыха. В этой статье я расскажу о том, как оформить отзыв из отпуска в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Также эта информация будет интересна пользователем конфигураций 1С: Комплексная автоматизация 8 и 1С: УПП 8.
Для начала несколько слов о том, как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Для этого необходимо перейти на вкладку "Кадровый учет" и выбрать пункт "Отпуска".
Создаем новый документ, добавляем в табличную часть сотрудника, указывает вид и даты отпуска. После проведения документа можно распечатать приказ, нажав на кнопку "Печать" и выбрав нужную форму.
Новый приказ нужно формировать в любом случае, вне зависимости от того, закрыт уже месяц, в котором был введен предыдущий или нет. А вот с расчетными документами дело обстоит несколько по-другому.
Для начисления отпускных предназначен документ "Начисление отпуска сотрудникам организации". Вводить такие документы можно вручную, а можно с помощью сервиса "Анализ неявок" (подходит также для группового создания документов). Для этого необходимо нажать на кнопку "Открыть начисления" в кадровом документе, а затем на кнопку "Создать документы", выбрав предварительно месяц начисления.
Затем нужно нажать на кнопки "Рассчитать" и "Провести". О нюансах расчета сумм отпускных подробно рассказано в статье Как начислить отпускные в 1С.
Создается новый документ, в котором необходимо указать новые даты и нажать кнопку "Рассчитать". При этом сторнируются начисления за неиспользованные дни отпуска.
В дальнейшем за эти дни необходимо начислить оплату как за отработанное время (оклад, сдельная оплата и др.), а сумма излишне выплаченных отпускных зачтется при очередной выплате заработной платы.
На практике зачастую возникают ситуации, когда бухгалтеру необходимо произвести перерасчет. Помимо основных начислений, которые выполняются документом «Начисление зарплаты», иногда случается необходимость перерасчета самого документа «Отпуск». Ситуации могут быть различны: ошибка бухгалтера при начислении отпуска (неверно указаны даты отпуска, данные для расчета среднего заработка и т.п.), досрочный выход (отзыв) сотрудника из отпуска, продление отпуска (по причине предоставления больничного листа на период отпуска или личное заявление сотрудника). И вот тут у бухгалтера возникает ряд вопросов: как изменить документ начисления отпуска? Как корректно произвести перерасчет начисления отпускных? А если программа пересчитает НДФЛ в связи с изменением начислений, то как это отразится в отчетности? По просьбам читателей начинаем цикл статей на эту тему с примера перерасчета НДФЛ при отзыве из отпуска в текущем периоде.
Изменение документов в текущем периоде вопросов обычно не вызывает, так как исправление отображается в этом же месяце. Единственный вопрос – это куда денется сумма уже выплаченных отпускных и НДФЛ с них? Рассмотрим на примере.
Сотруднику Белкиной Т.Е. предоставлен отпуск на 28 календарных дней с 03.06.2020 г. по 01.07.2020 г. Начисление и выплата отпускных произведены 01.06.2020 г. Необходимо отозвать сотрудницу из отпуска 15.06.2020 г. в связи с производственной необходимостью.
На вкладке «Начислено (подробно)» - суммы начисленных отпускных в разрезе по периодам и начисленная зарплата за июнь 2020 г.
Чтобы посмотреть расчет НДФЛ удержанного, на первой вкладке «Отпуск основной» нажмите кнопку-карандашик у поля «НДФЛ».
Откроется детализация НДФЛ по данному начислению.
Произведем расчет отпускных. В нашем примере пусть выплата состоится через банк.
Так как расчеты с сотрудником уже произведены, посмотрим, как это отражается в его расчетном листке.
Сформируем расчетный листок Белкиной Т.Е. в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате».
В расчетном листке видно:
• начисленные отпускные и зарплата за отработанные дни;
• выплату зарплаты и отпускных.
Сформируем отчет «6-НДФЛ» за 6 месяцев в разделе «Отчетность, справки» - «1С – Отчетность».
На данный момент в программе отчет 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:
По сотруднику Белкина Т.Е. сумма НДФЛ, исчисленного за период с начала года, равна сумме удержанного налога.
Чтобы посмотреть детализацию ячейки нажмите на ней правой кнопкой мышки и выберите «Расшифровать».
Во втором разделе отчета 6-НДФЛ также можно посмотреть расшифровку ячеек сумм полученных доходов и удержанного налога по датам.
Напоминаем, что по строке 100 указывается дата фактического получения дохода в виде отпускных выплат. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала, согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Т.е. по этой строке указывается тот день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц, когда по законодательству вы должны выплатить отпускные. В нашем случае мы начислили 1 июня данный отпуск и в этот же день планируем выплатить его.
По строке 110 указывается дата удержания налога, т.е. день фактической выплаты отпускных сотруднику. В нашем случае выплата, как и начисление отпускных, произошла 1 июня.
Строка 100 и 110 не всегда совпадают, бывает, например, вы начислили отпускные, приготовились выплатить, а в этот день бах(!) и счет блокирует налоговая инспекция. Соответственно, в строке 110 уже будет та дата, когда вы перечислите по факту отпускные после снятия ареста со счета.
Строка 120 устанавливается законодательно. В ней указывается срок перечисления налога. Для отпускных и больничных выплат эта дата должна быть не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. В нашем случае это 30.06.2020 г.
Сформируем справку «2-НДФЛ для сотрудников». Зайдём в раздел «Отчетность, справки» - «2-НДФЛ для сотрудников».
В ней также видно, что отклонений между исчисленным и удержанным налогом нет.
Далее возникает производственная необходимость отозвать работника из отпуска 15.06.2020 г. В данной ситуации месяц расчета у нас не меняется – это июнь, тот месяц, когда были начислены отпускные. В нашем примере расчетный период является «не закрытым», т.е. не произведен окончательный расчет и выплата зарплаты или не сформированы данные бухгалтерского учета.
Важно! До недавнего времени, исправления в текущем месяце производились в исходном документе. Пользователю достаточно было изменить дату окончания отпуска, и программа автоматически пересчитывала начисления и удержания.
Сейчас так сделать не получится!
А ведь действительно… Отпускные то уже выплачены в полном объеме. Предупреждение о невозможности исправления документа имеется также в нижней его части.
Что же делать в такой ситуации?
Рассмотрим действия пошагово.
В результате создается новый документ «Отпуск».
Шаг 2. Укажите месяц, в котором отражается исправление, дату окончания отпуска. Программа автоматически выполнит пересчет.
Внизу документа имеется отметка, что данный документ является документом-исправлением и рядом гиперссылка, по которой можно открыть первоначальный документ «Отпуск», в который мы внесли изменения.
В результате на вкладке «Начислено (подробно)» отобразится новый расчет отпускных.
НДФЛ также пересчитан, исходя из сумм нового начисления.
У пользователя сразу возникнет вопрос – «Если произведено новое начисление, где увидеть сторнируемые суммы «старого» начисления?» В таблице с начислениями они не отображаются, так как исправление произведено в текущем месяце.
Кроме тех записей, которые видит пользователь, документ формирует записи движений по регистрам. У каждого документа свои регистры, и чтобы посмотреть их нажмите кнопку «Еще» в верхней части документа и выберите «Движения документа».
Если рассмотреть записи каждого регистра, в них и «прячутся» суммы нашего перерасчета. В них фиксируются не только суммы начислений, НДФЛ, но и учет количества использованных дней отпуска. В отчете видно, что дни предыдущего начисления сторнированы, и зафиксировано новое количество дней.
Использование дней отпуска можно посмотреть, нажав гиперссылку «Как сотрудник использовал отпуск» на первой вкладке документа.
В результате отобразится отчет с накопленными и использованными днями отпуска. В примере видно, что в результате исправления (сторно) сотруднику вернули 28 дней и использовали 16 – вновь начисленный отпуск.
Сформируем расчетный листок сотрудника Белкиной Т.Е.
В расчетном листке виден перерасчет и сумма НДФЛ. В результате образовалась переплата и долг за сотрудником.
Сформируем 6-НДФЛ за полугодие 2020 г., посмотрим, как сторнирование отпуска повлияло на отчет.
Сравним расшифровки ячеек с суммами исчисленного и удержанного НДФЛ.
Сумма исчисленного налога за период отличается от суммы удержанного НДФЛ.
Это же расхождение мы увидим, сформировав справку «2-НДФЛ для сотрудников».
Второй раздел формы 6-НДФЛ за полугодие при этом не изменился.
В письме от 12.03.2018 г. № 20-15/049940 УФНС России по г. Москва пояснило, как перерасчеты отражать в расчете по форме 6-НДФЛ в случаях:
• если в результате перерасчета произведена доплата отпускных
• или если в результате перерасчета сумма отпускных уменьшилась.
В первом случае доплата отражается в и в разделе 1, и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором доплата произведена.
Во втором случае (это как раз наш пример) необходимо подать уточненный расчет 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором выплачены отпускные. При этом в разделе 1 уточненного расчета следует отразить суммы с учетом уменьшения суммы отпускных, а раздел 2 не корректируется, то есть в нем отражаются первоначальные данные по отпускным. Подать корректировку нужно в том случае, если первичный отчет уже отправлен в налоговую инспекцию.
При последующем начислении зарплаты и выплате зарплаты сумма перерасчета автоматически учтется.
Убедимся в этом. Начислим зарплату за июль месяц. На вкладке «НДФЛ» видим налог, рассчитанный за текущий период.
После выплаты зарплаты сформируем расчетный листок сотрудника в разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате». В нем видно, что в сумме зарплаты к выплате учтена сумма перерасчета, учтен долг работника.
Сформируем отчет 6-НДФЛ и сравним сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по сотруднику Белкиной Т.Е. После начисления зарплаты программа автоматически учла предыдущие наши перерасчеты и изменения. НДФЛ исчисленный за период равен НДФЛ удержанному.
Сформируем отчет «2-НДФЛ для сотрудников» после выплаты заработной платы.
В отчете видно, что отклонений по НДФЛ не имеется.
Таким образом программа контролирует любые изменения и перерасчеты, и при необходимости автоматически учтет их при последующих расчетах и выплатах.
Иногда бывают такие ситуация, когда сотруднику не позволяют отгулять очередной оплачиваемый отпуск полностью и его вызывают на работу за несколько дней до окончания отдыха. В этой статье я расскажу о том, как оформить отзыв из отпуска в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8. Также эта информация будет интересна пользователем конфигураций 1С: Комплексная автоматизация 8 и 1С: УПП 8.
Для начала несколько слов о том, как оформить приказ о предоставлении отпуска работнику. Для этого необходимо перейти на вкладку "Кадровый учет" и выбрать пункт "Отпуска".
Создаем новый документ, добавляем в табличную часть сотрудника, указывает вид и даты отпуска. После проведения документа можно распечатать приказ, нажав на кнопку "Печать" и выбрав нужную форму.
Новый приказ нужно формировать в любом случае, вне зависимости от того, закрыт уже месяц, в котором был введен предыдущий или нет. А вот с расчетными документами дело обстоит несколько по-другому.
Для начисления отпускных предназначен документ "Начисление отпуска сотрудникам организации". Вводить такие документы можно вручную, а можно с помощью сервиса "Анализ неявок" (подходит также для группового создания документов). Для этого необходимо нажать на кнопку "Открыть начисления" в кадровом документе, а затем на кнопку "Создать документы", выбрав предварительно месяц начисления.
Затем нужно нажать на кнопки "Рассчитать" и "Провести". О нюансах расчета сумм отпускных подробно рассказано в статье Как начислить отпускные в 1С.
Создается новый документ, в котором необходимо указать новые даты и нажать кнопку "Рассчитать". При этом сторнируются начисления за неиспользованные дни отпуска.
В дальнейшем за эти дни необходимо начислить оплату как за отработанное время (оклад, сдельная оплата и др.), а сумма излишне выплаченных отпускных зачтется при очередной выплате заработной платы.
Читайте также: