Как убрать уволенного сотрудника из расчетной ведомости в 1с
Обслуживание
29.12.2014
Автоматизация бухгалтерского учета ООО "НАЙСЛЭНД" выполнена сотрудниками фирмы «Сервистренд» на базе ПП «1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ»
ПОДРОБНЕЕ |
29.12.2014
Автоматизация бухгалтерского учета ЗАО "ЛА ВИНЧИ" выполнена сотрудниками фирмы «Сервистренд» на базе ПП «1С:Комплексная Автоматизация 8»
ПОДРОБНЕЕ |
Почему-то в расчетной ведомости выходит человек который уволен в прошлом году. Как убрать?
В регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками по строке с суммой 29 946,35 руб. не указано подразделение. Соответственно, программа и не свернула эту сумму. Хотя к выплате ничего сотруднику не положено, но в расчетной ведомости всегда будет отражаться задолженность за сотрудником и за организацией. Это штатное поведение программы. Алгоритм действий при «фантомных» задолженностях сотрудников и организации в Расчётной ведомости и «нулевых» уволенных сотрудниках в Расчетном листке - обычно эти две проблемы идут вместе (актуально для 1С:Предприятие 8.3 (8.3.10.2168), возможно и для других версий). 1. Находим месяц, в котором появилась задолженность. То есть – открываем последовательно месяц за месяцем назад во времени Расчетную ведомость и смотрим, когда появился долг. 2. Открываем регистр Взаиморасчеты с сотрудниками (в верхнем меню-стрелочка вниз-все функции-регистры накопления) за месяц, в котором появился долг. Отбираем расчеты с нужным сотрудником и тщательно проверяем каждую строчку – название организации, сотрудник, физлицо, подразделение. 3. Если хоть одна строчка отличается (например, один и тот же сотрудник в разных подразделениях) – открываем исходный документ. Вносим исправление в документ, либо сторнируем эту строку (в случае документа «Начисление зарплаты»). 4. Если все проверили и ничего подозрительного не нашли – делаем Операцию, введенную вручную с регистром Взаиморасчеты с сотрудниками на нужную сумму (плюс или минус в зависимости от того, чья задолженность). 5. Проверяем по Расчетной ведомости – обязательно смотреть Ведомость более позднюю, чем произведена корректировка! 6. Если все это не помогает – пересматриваем все свои Операции, введенные вручную – возможно, вы делали какие-то выплаты сотруднику (матпомощь и тд) и отразили там какие-то лишние суммы в регистрах. Дополню - ошибки будут видны в Универсальном отчете, но только если вы зададите правильные настройки - в идеале надо выбрать все возможные показатели в настройках по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками.
Материал будет полезен пользователям и консультантам как в случаях вывода одного сотрудника в отчете, так и в случае отображения большого числа сотрудников, по которым все расчеты уже завершены. С этим можно столкнуться, например, после перехода с редакции ЗУП 2.5 на редакцию ЗУП 3.1 или некорректного переноса данных.
Первое и самое очевидное, что можно сделать, это посмотреть, были ли выплаты в текущем месяце или возможно осталась какая-то сумма к выплате.
Если выплаты в текущем периоде были и на сальдо на конец месяца отсутствует, то сформируйте отчет на следующий месяц – сотрудника быть не должно.
Если на конец месяца по сотруднику остается сальдо, то необходимо выплатить оставшуюся сумму (или удержать) и сформировать отчет на следующий месяц.
Что делать, если выплат в текущем периоде нет, сальдо на конец месяца также отсутствует, но сотрудник по-прежнему выводится в отчет?
Причин возникновения такой ситуации несколько:
В справочнике «Сотрудники» есть дубли;
Ошибки в документах начисления и выплат.
Для выявления причины удобно пользоваться универсальным отчетом.
Открыть универсальный отчет можно перейдя в раздел «Администрирование» – «Обслуживание» – «Отчеты администратора» – «Универсальный отчет».
Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками необходимо просмотреть данные 3 регистров накопления.
Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
Взаиморасчеты с сотрудниками;
Зарплата к выплате.
При корректном ведении взаиморасчетов с сотрудником в данные регистры все документы начислений делают записи с суммами со знаками «+», а все выплаты со знаком «-» и в конце периода взаиморасчетов общая сумма начислений равна общей сумме выплат.
Ниже в таблице, в упрощенном виде представлены движения по каждому сотруднику за месяц в регистрах взаиморасчетов:
Таблица 1 – Упрощенный вид записей в регистрах взаиморасчетов
В качестве периода берется месяц взаиморасчетом, а не дата документов начисления и выплат.
В нашем примере сотрудник Базин А. В. Был уволен 01.02.2021
Сформируем универсальный отчет поочередно по каждому из регистров со следующими настройками:
В качестве начала периода установим месяц, в котором сотрудник был уволен, а окончание периода – это конец месяца, в котором произведен окончательный расчет.
Также для удобства сверки данных необходимо сделать отбор по физическому лицу.
Данные регистра «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»:
Данные регистра «Взаиморасчеты с сотрудниками»:
Данные регистра «Зарплата к выплате»:
Как видно из данных всех трех регистров, несмотря на то, что сумма к выплате = 0, остатки на конец периода все равно есть (мы видим строки). Как уже говорилось ранее, при полном и корректном проведении взаиморасчетов все месяца должны быть «закрыты», т.е. строк при формировании Универсального отчета по регистру быть не должно.
Рассмотрим более детально данные каждого регистра:
1. «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»
Необходимо сравнить данные двух строк по каждой колонке и найти отличия. В первой строке отчета колонка «Статья расходов» не заполнена, это и есть то отличие, из-за которого месяц «не закрывается».
Для исключения возможности дублей в справочнике «Сотрудники» также рекомендуем перейти к сотруднику в 1 и 2 строке двойным нажатием на поле «Сотрудник» и сравнить табельные номера.
2. «Взаиморасчеты с сотрудниками»
При сравнивании данных в регистре сведений «Взаиморасчеты с сотрудниками» также можно увидеть незаполненные данные в 1 и 2 строках.
3. «Зарплата к выплате»:
В данном регистре ситуация аналогичная, строки начисления и выплаты, относящиеся к одному периоду заполнены по-разному.
Из-за того, что в регистрах присутствуют «не закрытые» периоды, программа считает, что взаиморасчеты с уволенным сотрудников еще не завершены и выводит его в отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам», несмотря на то, что сумм к выплате нет.
Корректировка данных в документах начисления и выплаты;
Ввод документа «Перенос данных».
Каким способом предпочтительнее воспользоваться?
Для этого рекомендуем посмотреть на данные регистра «Зарплата к выплате», так как он нам предоставляет возможность увидеть в каких именно документах есть расхождения и определить период, к которому относятся эти документы.
Если документы относятся к текущему году или документов не много, то лучше скорректировать данные непосредственно в самих документах начисления и выплаты. Так как сальдо по сотруднику нулевое, то не стоит боятся перепроведения документов, так как суммы мы менять не будем, лишь до заполним недостающие данные документов.
Если строк достаточно много или скорректировать документы нет возможности (например, стоит дата запрета изменения данных), то необходимо воспользоваться документом «Перенос данных».
Разберем каждый из способов.
1. Корректировка документов начисления и выплаты.
Еще раз посмотрим на данные универсального отчета по регистру сведений «Зарплата к выплате»
Документы относятся к сентябрю и октябрю 2020 года, также видно, что в документе выплаты за сентябрь не заполнена статья расходов. То, что это документ выплаты можно определить, посмотрев на знак в поле «Сумма к выплате», если сумма положительная, то это документ начисления, а если отрицательны, то выплаты.
Перейдя к документу выплаты за сентябрь 2020 года (Ведомость на выплату) расшифруем сумму выплаты по сотруднику
В документе действительно не заполнено поле «Статья расходов». Выберем нужную статью, проведем ведомость и снова сформируем универсальный отчет.
Строки с периодом «сентябрь 2020» пропали, значит месяц «закрылся». Остались строки с периодом «октябрь 2020». Из отчета видно, что в документе выплаты за октябрь 2020 года не заполнен документ-основание и вид дохода исполнительного производства. Перейдем в ведомость на выплату, заполним необходимые реквизиты и проведем документ.
После исправления всех документов универсальный отчет не должен содержать ни одной строки.
Если данные во всех трех регистрах («Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками», «Зарплата к выплате») были идентичны, то после корректировки документов выплаты и начислений для регистра «Зарплата к выплате», данные оставшихся двух регистров также были скорректированы, проверьте это при помощи универсального отчета. Если даже после исправления документов в регистрах все равно выводятся строки и периоды «не закрыты», то необходимо воспользоваться вторым способом корректировки, при помощи документа «Перенос данных».
2. Корректировка данных регистра документом «Перенос данных».
Зачем нужен этот документ и как он отразится на учете?
Для ответа на эти вопросы вспомним ранее описанный механизм заполнения регистра сведений данными:
документы начисления делают записи в регистр с положительными суммами;
документы выплаты делают записи в регистр с отрицательными суммами.
При этом, если все данные строки, сделанной документом начисления соответствуют данным строки, сделанной документом выплаты, то месяц считается «закрытым», т.е. все расчеты произведены и сумм к выплате/удержанию не осталось.
Разберем теорию на практике.
Документ «Перенос данных» делает движения по регистрам, которые в нем перечислены.
Для создания документа «Перенос данных» необходимо перейти в раздел «Администрирование» - «Переносы данных»
Создаем документ, в качестве месяца указываем месяц увольнения сотрудника, а дата документа – это последний день месяца, в котором уволен сотрудник. Также рекомендуем оставить пояснение в поле «Комментарий», чтобы в случае чего, вспомнить назначения документа.
Выбираем 3 наших регистра накопления по кнопке «Настройка состава регистров» («Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками», «Зарплата к выплате»).
Дальше нам необходимо добавить такие же записи, что уже имеются в регистре, но с противоположными знаками. Для этого сформирует универсальный отчет и добавим такие же строки в документ «Перенос данных», но по поле «Сумма к выплате» укажем число с противоположным знаком.
Необходимо создать в документе столько же строк, сколько строк в универсальном отчете. Также обратите внимание на сотрудника, если ранее вы обнаружили дубли в справочнике «Сотрудники», то необходимо проводить корректировку с учетом дублей и не ошибиться с сотрудником при заполнении. Будьте внимательны при заполнении реквизитов, если в отчете поле «Статья расходов» не заполнено, то и в документе его заполнять не нужно!
Так необходимо скорректировать данные по всем 3 регистрам.
Если все строки документа «Перенос данных» введены верно, то при формировании универсального отчета строк быть не должно.
После корректировки всех регистров можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам, уволенный сотрудник (Базин) не выводится.
Статью подготовила Матвеенко Анастасия, младший специалист по внедрению 1С партнёрской сети "ИнфоСофт".
Достаточно распространенная ситуация, когда при формировании ведомости на выплату зарплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» бухгалтер видит рядом с суммой к выплате «в т.ч. за …».
В каких случаях возникает такая ситуация:
зарплата действительно не была выплачена;
в документ «Ведомость на выплату» суммы вводились вручную, без подбора документа начисления;
переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1;
реквизиты документа начисления не соответствуют реквизитам документа выплаты (например, не заполнена статья расходов);
существуют дубли сотрудников.
Для того, чтобы убрать лишние суммы к выплате, необходимо выявить причину их возникновения.
Если причиной является ручной ввод сумм в ведомость, то необходимо в каждой ведомости подобрать документ начисления.
Для этого нужно перейти в ведомость и заполнить документ основание
Если причиной является не соответствие реквизитов документов начисления и выплаты, то необходимо открыть ведомость на выплату и до заполнить недостающие реквизиты.
Для поиска незаполненной ведомости или дублей сотрудников можно воспользоваться универсальным отчетом.
Открыть универсальный отчет можно перейдя в раздел «Администрирование» – «Обслуживание» – «Отчеты администратора» – «Универсальный отчет».
Для анализа зарплаты по сотрудникам используются 3 регистра накоплений:
Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
Взаиморасчеты с сотрудниками;
Зарплата к выплате.
Нужно сформировать универсальный отчет поочередно по каждому из регистров со следующими настройками:
Для удобства можно также сделать отбор по физическому лицу. Отбор нужно делать именно по физическому лицу, а не по сотруднику, так как в справочнике «Сотрудники» могут быть дубли, которые в свою очередь также могут привести к образованию неверной суммы в ведомости.
Далее формируем отчет.
В отчете выводятся все начисления и выплаты, по которым есть какие-либо несоответствия. Необходимо найти начисление и соответствующую ему выплату.
Разберем каждую строку.
Строка 1 – это начисление зарплаты за январь 2021 года, т.к. в поле «Сумма к выплате» указано положительное значение (56 550).
Выплаты за январь еще не было, так как нет строки с периодом 01.01.2021 и суммой к выплате с отрицательным значением. Поэтому, в итоговой строке (последняя строка отчета) мы видим сумму к выплате - 56 550.
Строка 2 – это выплата зарплаты (документ «Ведомость на выплату») за период 01.06.2020, так как в колонке «Сумма к выплате» указано отрицательное значение (-56 550).
Строка 3 – это начисление зарплаты за период 01.06.2020, так как в колонке «Сумма к выплате» указано положительное значение (56 550).
Так как начисление и выплата за один и тот же период и в равной сумме прошли, то в данном отчете этот месяц отображаться не должен, но, если строки все-таки выводятся, значит в них есть отличия, из-за которых в документе «Ведомость на выплату» могут появляться записи «В том числе за июнь 2020 года».
Если внимательно посмотреть на строки 2 и 3, то можно увидеть, что в строке 2, т. е. в документе «Ведомости на выплату» не заполнена колонка «Вид дохода исполнительного производства», в то время как в документе «Начисление зарплаты и взносов» (строка 3) данный реквизит заполнен. Необходимо перейти в ведомость на выплату за июнь 2020 года и заполнить недостающий реквизит.
Строки 4 и 5 также относятся к одному периоду и имеют одинаковую сумму, но в строке 4 не заполнен документ-основание в Ведомости на выплату, необходимо перейти в документ, расшифровать сумму по сотруднику и заполнить реквизит «Документ-основание».
Строки 6 и 7 также отличаются лишь одним реквизитом «Статья расходов», который не заполнен в документе «Ведомость на выплату».
После исправления всех ошибок достаточно еще раз сформировать универсальный отчет и проверить результат.
Подобную корректировку необходимо провести по всем 3 регистрам.
Возможна ситуация, когда строки в универсальном отчете идентичны, но, при этом, они все равно отображаются.
В таком случае необходимо проверить сотрудника, действительно ли это один и тот же сотрудник или есть дубли.
Для этого необходимо дважды нажать на сотрудника в колонке «Сотрудник» и открыть карточку сотрудника. Для сравнения удобнее всего ориентироваться на значение реквизита «Табельный номер».
Откроем карточку сотрудника в первой и второй строке.
Табельные номера разные, значит в справочнике «Сотрудники» есть дубли, или физическое лицо действительно работает в организации по основному месту работы и по совместительству, и в один из документов (начисления или выплаты) неверно был подобран сотрудник.
В данном случае необходимо выбрать нужного сотрудника в документе начисления или выплаты.
Для ручной корректировки данных регистра на начало года нужно использовать документ «Перенос остатков». Находится он в разделе «Администрирование» - «Переносы данных».
Далее необходимо создать документ на последний день прошлого отчетного периода, в нашем случае происходит корректировка на 1 января 2021 года. Поэтому документ переноса данных мы создаем на 31.12.2020. По кнопке «Настройка состава регистров» необходимо выбрать 3 регистра накопления: «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате».
Затем необходимо сформировать Универсальный отчет и внести в документ такое же количество строк, как и в отчете, с аналогичными данными, но противоположными суммами.
Разберем на примере регистра накопления «Зарплата к выплате».
Формируем универсальный отчет по регистру «Зарплата к выплате».
В отчет вывелось 4 строки, значит и в документе Переноса данных у нас должно быть 4 такие же строки, но с противоположными суммами.
Открываем документ переноса данных, переходим на закладку с регистром сведений «Зарплата к выплате» и вносим аналогичные строки.
После корректировки каждого сотрудника в каком-либо из регистров рекомендуем проводить документ переноса и переформировывать отчет чтобы убедиться, что все строки из отчета пропали.
Таким образом корректируем данные по всем сотрудникам в 3 регистрах.
После корректировки всех регистров необходимо создать «нулевую» ведомость.
В колонке «к выплате» суммы быть не должно, но при этом, «в т.ч. за. » может остаться, при расшифровке можно увидеть, что на каждую строну начисления есть сторнирующая строка. Итоговая сумма выплаты = 0. Данную ведомость необходимо провести, что бы в последующих ведомостях не выводилось «в т.ч. за…».
Оставшиеся документы в текущем периоде необходимо скорректировать вручную, как было описано ранее.
Статью подготовила Матвеенко Анастасия, младший специалист по внедрению 1С партнёрской сети "ИнфоСофт".
Материал будет полезен пользователям и консультантам как в случаях вывода одного сотрудника в отчете, так и в случае отображения большого числа сотрудников, по которым все расчеты уже завершены. С этим можно столкнуться, например, после перехода с редакции ЗУП 2.5 на редакцию ЗУП 3.1 или некорректного переноса данных.
Первое и самое очевидное, что можно сделать, это посмотреть, были ли выплаты в текущем месяце или возможно осталась какая-то сумма к выплате.
Если выплаты в текущем периоде были и на сальдо на конец месяца отсутствует, то сформируйте отчет на следующий месяц – сотрудника быть не должно.
Если на конец месяца по сотруднику остается сальдо, то необходимо выплатить оставшуюся сумму (или удержать) и сформировать отчет на следующий месяц.
Что делать, если выплат в текущем периоде нет, сальдо на конец месяца также отсутствует, но сотрудник по-прежнему выводится в отчет?
Причин возникновения такой ситуации несколько:
В справочнике «Сотрудники» есть дубли;
Ошибки в документах начисления и выплат.
Для выявления причины удобно пользоваться универсальным отчетом.
Открыть универсальный отчет можно перейдя в раздел «Администрирование» – «Обслуживание» – «Отчеты администратора» – «Универсальный отчет».
Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками необходимо просмотреть данные 3 регистров накопления.
Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
Взаиморасчеты с сотрудниками;
Зарплата к выплате.
При корректном ведении взаиморасчетов с сотрудником в данные регистры все документы начислений делают записи с суммами со знаками «+», а все выплаты со знаком «-» и в конце периода взаиморасчетов общая сумма начислений равна общей сумме выплат.
Ниже в таблице, в упрощенном виде представлены движения по каждому сотруднику за месяц в регистрах взаиморасчетов:
Таблица 1 – Упрощенный вид записей в регистрах взаиморасчетов
В качестве периода берется месяц взаиморасчетом, а не дата документов начисления и выплат.
В нашем примере сотрудник Базин А. В. Был уволен 01.02.2021
Сформируем универсальный отчет поочередно по каждому из регистров со следующими настройками:
В качестве начала периода установим месяц, в котором сотрудник был уволен, а окончание периода – это конец месяца, в котором произведен окончательный расчет.
Также для удобства сверки данных необходимо сделать отбор по физическому лицу.
Данные регистра «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»:
Данные регистра «Взаиморасчеты с сотрудниками»:
Данные регистра «Зарплата к выплате»:
Как видно из данных всех трех регистров, несмотря на то, что сумма к выплате = 0, остатки на конец периода все равно есть (мы видим строки). Как уже говорилось ранее, при полном и корректном проведении взаиморасчетов все месяца должны быть «закрыты», т.е. строк при формировании Универсального отчета по регистру быть не должно.
Рассмотрим более детально данные каждого регистра:
1. «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»
Необходимо сравнить данные двух строк по каждой колонке и найти отличия. В первой строке отчета колонка «Статья расходов» не заполнена, это и есть то отличие, из-за которого месяц «не закрывается».
Для исключения возможности дублей в справочнике «Сотрудники» также рекомендуем перейти к сотруднику в 1 и 2 строке двойным нажатием на поле «Сотрудник» и сравнить табельные номера.
2. «Взаиморасчеты с сотрудниками»
При сравнивании данных в регистре сведений «Взаиморасчеты с сотрудниками» также можно увидеть незаполненные данные в 1 и 2 строках.
3. «Зарплата к выплате»:
В данном регистре ситуация аналогичная, строки начисления и выплаты, относящиеся к одному периоду заполнены по-разному.
Из-за того, что в регистрах присутствуют «не закрытые» периоды, программа считает, что взаиморасчеты с уволенным сотрудников еще не завершены и выводит его в отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам», несмотря на то, что сумм к выплате нет.
Корректировка данных в документах начисления и выплаты;
Ввод документа «Перенос данных».
Каким способом предпочтительнее воспользоваться?
Для этого рекомендуем посмотреть на данные регистра «Зарплата к выплате», так как он нам предоставляет возможность увидеть в каких именно документах есть расхождения и определить период, к которому относятся эти документы.
Если документы относятся к текущему году или документов не много, то лучше скорректировать данные непосредственно в самих документах начисления и выплаты. Так как сальдо по сотруднику нулевое, то не стоит боятся перепроведения документов, так как суммы мы менять не будем, лишь до заполним недостающие данные документов.
Если строк достаточно много или скорректировать документы нет возможности (например, стоит дата запрета изменения данных), то необходимо воспользоваться документом «Перенос данных».
Разберем каждый из способов.
1. Корректировка документов начисления и выплаты.
Еще раз посмотрим на данные универсального отчета по регистру сведений «Зарплата к выплате»
Документы относятся к сентябрю и октябрю 2020 года, также видно, что в документе выплаты за сентябрь не заполнена статья расходов. То, что это документ выплаты можно определить, посмотрев на знак в поле «Сумма к выплате», если сумма положительная, то это документ начисления, а если отрицательны, то выплаты.
Перейдя к документу выплаты за сентябрь 2020 года (Ведомость на выплату) расшифруем сумму выплаты по сотруднику
В документе действительно не заполнено поле «Статья расходов». Выберем нужную статью, проведем ведомость и снова сформируем универсальный отчет.
Строки с периодом «сентябрь 2020» пропали, значит месяц «закрылся». Остались строки с периодом «октябрь 2020». Из отчета видно, что в документе выплаты за октябрь 2020 года не заполнен документ-основание и вид дохода исполнительного производства. Перейдем в ведомость на выплату, заполним необходимые реквизиты и проведем документ.
После исправления всех документов универсальный отчет не должен содержать ни одной строки.
Если данные во всех трех регистрах («Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками», «Зарплата к выплате») были идентичны, то после корректировки документов выплаты и начислений для регистра «Зарплата к выплате», данные оставшихся двух регистров также были скорректированы, проверьте это при помощи универсального отчета. Если даже после исправления документов в регистрах все равно выводятся строки и периоды «не закрыты», то необходимо воспользоваться вторым способом корректировки, при помощи документа «Перенос данных».
2. Корректировка данных регистра документом «Перенос данных».
Зачем нужен этот документ и как он отразится на учете?
Для ответа на эти вопросы вспомним ранее описанный механизм заполнения регистра сведений данными:
документы начисления делают записи в регистр с положительными суммами;
документы выплаты делают записи в регистр с отрицательными суммами.
При этом, если все данные строки, сделанной документом начисления соответствуют данным строки, сделанной документом выплаты, то месяц считается «закрытым», т.е. все расчеты произведены и сумм к выплате/удержанию не осталось.
Разберем теорию на практике.
Документ «Перенос данных» делает движения по регистрам, которые в нем перечислены.
Для создания документа «Перенос данных» необходимо перейти в раздел «Администрирование» - «Переносы данных»
Создаем документ, в качестве месяца указываем месяц увольнения сотрудника, а дата документа – это последний день месяца, в котором уволен сотрудник. Также рекомендуем оставить пояснение в поле «Комментарий», чтобы в случае чего, вспомнить назначения документа.
Выбираем 3 наших регистра накопления по кнопке «Настройка состава регистров» («Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками», «Зарплата к выплате»).
Дальше нам необходимо добавить такие же записи, что уже имеются в регистре, но с противоположными знаками. Для этого сформирует универсальный отчет и добавим такие же строки в документ «Перенос данных», но по поле «Сумма к выплате» укажем число с противоположным знаком.
Необходимо создать в документе столько же строк, сколько строк в универсальном отчете. Также обратите внимание на сотрудника, если ранее вы обнаружили дубли в справочнике «Сотрудники», то необходимо проводить корректировку с учетом дублей и не ошибиться с сотрудником при заполнении. Будьте внимательны при заполнении реквизитов, если в отчете поле «Статья расходов» не заполнено, то и в документе его заполнять не нужно!
Так необходимо скорректировать данные по всем 3 регистрам.
Если все строки документа «Перенос данных» введены верно, то при формировании универсального отчета строк быть не должно.
После корректировки всех регистров можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам, уволенный сотрудник (Базин) не выводится.
Статью подготовила Матвеенко Анастасия, младший специалист по внедрению 1С партнёрской сети "ИнфоСофт".
В этой статье делюсь моим опытом по работе с корректировками выплаты в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1.:
- Что такое корректировки выплаты;
- Как их проверять и выявлять ошибки;
- Как исправлять ошибки.
Сначала расскажу о том, что понимается в ЗУП и ЗГУ под корректировками выплаты, на конкретном примере. Наберитесь терпения, будет много текста и картинок, но без этого будет непонятная работа отчета по контролю корректировок выплаты.
Предположим, у сотрудника ежемесячное начисление 10 000 рублей, вычетов по НДФЛ нет, и в течение полугода организация рассчитывала НДФЛ в размере 1300 в месяц, удерживала из зарплаты и перечисляла в бюджет. Итого за полгода в бюджет перечислили 7 800.
А в июле сотрудник написал заявление о предоставлении вычета на двух детей, причем применять этот вычет нужно с января. Пересчитываем в июле НДФЛ по итогам года с января по июль: годовой доход 70 000 минус вычеты на детей по 2800 за семь месяцев (19 600), налоговая база 50 400, НДФЛ по итогам года 6 552, и НДФЛ начисленный за июль получается отрицательный: 6552 – 7800 = -1248.
Рассчитываем долг по взаиморасчетам с сотрудником: начислено 10 000 минус удержано -1248 равно 11 248, и казалось бы, эту сумму сотруднику и нужно выплатить.
Но не нужно забывать, что в течение полугода организация удерживала налог у сотрудника и перечисляла в бюджет. За чей счет выплачивать излишне удержанный налог в сумме 1248? У организации деньги на это не предусмотрены, она может выплатить сотруднику только 10 000.
Поэтому долг по взаиморасчетам в ЗУП (ЗГУ) записывается в размере 11 248, а сумма к выплате только 10 000, а 1248 принимается к зачету по НДФЛ. Вот так это видит бухгалтер в расчетном листке до того, как сформировал ведомость на выплату:
В документе начисления зарплаты при этом на вкладке «Корректировки выплаты» видно сумму налога, принятую к зачету, и которая уменьшает сумму к выплате:
Как же все-таки сотруднику получить эти деньги обратно? Есть два варианта:
- Сотрудника уведомляют об излишне удержанном НДФЛ, он пишет заявление на возврат, и бухгалтер до создания ведомости на выплату оформляет документ «Возврат НДФЛ» на сумму 1248, эта сумма увеличивает сумму к выплате и зачитывает НДФЛ, ранее принятый к зачету;
- Сотрудник не пишет заявление на возврат, а зачет НДФЛ и увеличение суммы к выплате происходит в месяце, когда НДФЛ, начисленный за этот месяц, снова становится положительным.
Вот так будет выглядеть расчетный листок до формирования ведомости на выплату, если оформить возврат налога. Видно, что к зачету принят весь НДФЛ, ранее поставленный к зачету. В ведомости на выплату будет сумма к выплате 11 248.
Рассмотрим второй вариант – возврат НДФЛ не выполнялся, за июль выплачено 10 000, рассчитываем зарплату за август. Годовой доход в этом случае 80 000, вычет за 8 месяцев 22 400, налоговая база 57 600, сумма налога за год 7488, а ранее удержанный 6552. Итого НДФЛ за месяц 936 рублей.
Сумма взаиморасчетов с сотрудником составит 10 000 минус 936, получается 9 064. При этом ранее принято к зачету 1248 рублей, и можно зачесть 936 рублей налога этого месяца, таким образом, сумма к выплате за август составит 9 064 + 936 = 10 000 рублей.
В документе начисления зачтенный налог выглядит так:
В расчетном листке до формирования ведомости на выплату видно, что из ранее поставленного к зачету налога 1248 зачтено 936 и остается излишне удержанный налог в сумме 312 рублей.
Сумма к выплате при этом составляет 10 000, что видно при формировании ведомости на выплату за август:
Итак, «корректировка суммы выплаты» в ЗУП и ЗГУ 3.1 состоит из двух частей:
- НДФЛ, принятый к зачету – это отрицательный НДФЛ, который увеличивает взаиморасчеты с сотрудником, но не увеличивает сумму в ведомости на выплату, так как ранее этот НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет;
- Зачтенный НДФЛ – это положительная сумма НДФЛ за текущий месяц, в пределах ранее принятой к зачету суммы, увеличивает сумму в ведомости на выплату.
Теперь о том, как это реализовано в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1, для программистов.
При проведении документа начисления данные пишутся в три регистра:
- Взаиморасчеты с сотрудниками;
(да, я знаю, что их два – бухгалтерский и обычный, но для понимания корректировок выплаты это неважно) - Зарплата к выплате;
- Начисления и удержания по сотрудникам,
При этом во взаиморасчеты с сотрудниками добавляется разница между начислением и удержанием по документу начисления, а в зарплату к выплате та же сумма, но к ней добавляется корректировка выплаты.
На примере июля, когда впервые возник отрицательный НДФЛ, получаются следующие записи:
- Взаиморасчеты с сотрудником: 10 000 – (-1248) = 11 248
- В регистр «Зарплата к выплате» пишется две записи на общую сумму 10 000:
- 11 248, как в регистре взаиморасчетов;
- -1248, то есть сумма, принятая к зачету
Сумма в ведомости на выплату (для тех, кто этого пока не знает) – это остаток по регистру «Зарплата к выплате».
Соответственно, в августе корректировка выплаты положительная на сумму 936 рублей, и во взаиморасчеты идет сумма 10 000 – 936 = 9 064, а в зарплату к выплате сумма 9064 + 936 = 10 000. В регистр начислений и удержаний по сотруднику добавляется запись с видом расчета «Зачтено излишне удержанного НДФЛ» и сумма 936.
Далее привожу мои выводы, которые я сделал из структуры регистров. Если я чего-то не понял и здесь присутствуют люди, копнувшие тему глубже, прошу высказать это в комментариях.
- Корректировки выплаты видны только в регистре начислений и удержаний по сотрудникам;
- Остаток корректировки выплаты по физлицу надо считать нарастающим итогом, то есть весь принятый НДФЛ к зачету и весь зачтенный с начала времен по текущий месяц;
- Программа не запоминает дату получения дохода для корректировок выплаты, то есть невозможно отличить корректировку выплаты текущего налогового периода от еще незакрытой корректировки выплаты прошлого налогового периода.
Можно попытаться сопоставить корректировки выплаты с суммой начисленного НДФЛ в разрезе налоговых периодов, но насколько достоверным получится результат – пока судить не берусь.
Работаю программистом в организации, которая ведет бухучет (в том числе учет зарплаты) организаций по договору, а также консультирую клиентов, которые ведут учет зарплаты самостоятельно. Среди клиентов есть хозрасчетные организации и бюджетники, которые используют ЗГУ 3.1.
Соответственно, часто получаю вопросы от бухгалтеров о том, почему в ведомости на выплату такая странная сумма, как ее проверить, как найти ошибку и так далее. И понял, что типовые отчеты ЗУП/ЗГУ не особо помогают с такими вопросами разобраться, и проверять приходится вручную, по расчетным листкам, месяц за месяцем и по каждому сотруднику. Если сотрудников достаточно много – проблема становится просто нерешаемой, нужно думать, как такие проверки автоматизировать.
Если у одного физлица в организации два и более места работы (например, основное и внутреннее совместительство, а еще договор ГПХ), то при постановке НДФЛ к зачету или при зачете НДФЛ учитывается только физическое лицо. А так как зарплата к выплате считается в разрезе сотрудников, может возникнуть ситуация, когда налог принят к зачету по основному сотруднику, а зачтен по совместителю, или наоборот. В целом по физическому лицу зарплата будет выплачена верно, а вот долги по взаиморасчетам в разрезе табельных номеров «зависают».
Аналогичная проблема возникает в организациях, где включено использование статей финансирования и статей затрат – обычно это государственные учреждения. Зарплата в таких организациях начисляется из различных источников финансирования, и подразделяется на статьи затрат, например:
- Источники финансирования – «Бюджет», «Предпринимательская деятельность», могут быть и другие;
- Статьи затрат - 211 (зарплата), 225 и 226 – договора подряда, 266 – пособия, в том числе больничные, и так далее.
В таких организациях проблема в том, что НДФЛ может быть принят к зачету по бюджету 211, а зачтен при расчете больничного, по бюджету 266. В переводе на русский язык это означает, что сотруднику нужно выплатить из 266 статьи затрат, на которую государство не предусмотрело денег, а по статье 211 сумма по взаиморасчетам есть, а выплатить её бухгалтер не может.
К сожалению, типовые алгоритмы ЗУП/ЗГУ зачитывают НДФЛ только в разрезе физического лица, не учитывая табельные номера, статьи финансирования и статьи затрат.
Обобщаю основные проблемы:
- Трудно проверять, т.к. нет инструмента проверить всех сотрудников разом;
- Не учитываются табельные номера одного физического лица, зависают остатки взаиморасчетов в разрезе табельных номеров;
- Не учитываются статьи финансирования и статьи затрат, зависают остатки взаиморасчетов в этих разрезах.
В нашем примере можно провести эксперимент: начислить больничный лист, на сумму, которая больше суммы вычета, и в корректировку выплаты НДФЛ по 266 статье затрат, а не по 211-й. Ниже покажу, как это выглядит в моем отчете.
Замечание: похоже, в релизе 3.1.14.208 такое поведение исправили, но в более ранних релизах ошибка воспроизводилась. Поэтому проверять все-таки нужно.
В итоге сделал инструмент контроля, который помогает проверить корректировки выплаты достаточно быстро даже в организации с большим количеством сотрудников.
Вот пример работы отчета по сотруднику, которого я приводил в качестве примера.
Отчет суммирует «с начала времен» по конец месяца, указанного в параметрах, все корректировки выплаты и делит на две колонки: «Принято к зачету» и «Зачтено», а также вычисляет остаток. Первая группировка показывает, что в целом по физлицу осталось зачесть 26 рублей налога.
Вторая группировка показывает, как была учтена корректировка выплаты в разрезе табельных номеров сотрудника и статьей финансирования и затрат. Сразу же видим, что в сентябре зачет налога прошел по 266 статье затрат, в то время как принят к зачету был налог по 211 статье.
Отрицательный остаток говорит о том, что выявлена ошибка, положительный – что ошибки нет, но еще не весь налог зачтен (из ранее принятого к зачету). Нулевой остаток по разрезу говорит о том, что зачет налога проведен правильно.
Обратите внимание, что отчет не рассчитывает, насколько корректно налог был принят к зачету, а только выявляет историю корректировок выплаты и ошибку зачета налога.
Режим работы отчета устанавливается в поле «Ошибки и отклонения»:
- Показать все значения – показывает всю историю корректировок выплаты без отборов;
- Только ошибки – покажет разрезы учета, по которым зачтено налога больше, чем принято к зачету (т.е. в колонке «Остаток» сумма меньше нуля);
- Только остатки – покажет разрезы учета, по которым зачтен не весь налог, принятый к зачету (т.е. в колонке «Остаток» сумма больше нуля);
- Только остатки, возникшие в этом году – покажет разрезы, в которых ненулевой остаток образовался в текущем году.
Исправлять ошибки можно вручную, почти в любом документе начисления. Для этого есть или вкладка «Корректировки выплаты» (документы увольнения, начисления зарплаты) или отдельный реквизит на форме, который можно раскрыть.
Для исправления нужно выявить ошибки в каждом разрезе учета (табельный номер + статья финансирования + статья расходов), сложить их и взять сумму с обратным знаком.
В документ вносится сумма исправления в целом, а затем эту сумму можно раскрыть до табельного номера (статьи финансирования) и указать сумму по каждому разрезу так, чтобы итоговая сумма была равна сумме исправления по физлицу. Редактирование в разрезах возможно, если у физлица есть несколько рабочих мест и/или включено использование статей финансирования.
Можно также исправлять с помощью этого отчета. Работает это так:
- Если в целом по физлицу остаток корректировки выплаты нулевой, но есть разрезы учета, по которым остатки ненулевые – создает корректировки выплаты с обратным знаком;
- Если в целом по физлицу остаток ненулевой, и есть разрезы учета, по которым остаток меньше нуля – то есть зачтено налога больше, чем принято к зачету – создает запись о принятии налога к зачету на сумму отрицательного остатка.
Документ задавать не нужно – по итогам работы алгоритма исправления будет создан новый документ начисления зарплаты, а ссылка на него помещена в поле «Документ».
Алгоритм исправления учитывает отборы по физическим лицам, если они заданы в параметрах отчета.
Для демонстрации работы отчета я задал период – сентябрь 2020 года, нажал кнопку исправления и получил ссылку на документ номер 106.
Открываю документ и вижу, что в нем создана корректировка выплаты на сумму 286 рублей. Выше есть картинка, где видно, что по 266 статье зачтено налога на сумму 286 рублей, а суммы, принятой к зачету, не было.
Формирую отчет заново и вижу, что по статье 266 ошибка исправлена, теперь зачтенная сумма не больше, чем принятая к зачету.
Внимательный читатель спросит, почему бы не поменять в больничном статью затрат, по которой прошел зачет, на 211-ю, и будет совершенно прав. Если ошибка произошла в текущем месяце, и ведомости на выплату еще не были созданы, то так и следует поступить.
Кроме того, остаются ситуации, которые возникли в прошлых месяцах, и которые следует исправлять в текущем месяце – и тогда исправлять удобно с помощью предложенного инструмента.
Необходимо учитывать, что исправление корректировки выплаты иногда лучше не делать.
Например, при смене статуса сотрудника с нерезидента на резидента может образоваться НДФЛ к зачету, но работодатель не имеет права возвращать такой налог по итогам налогового периода, это особо оговорено статьей 231 НК РФ.
Также следует помнить, что после исправления корректировок может образоваться сумма к выплате по некоторым разрезам учета, а по другим, соответственно, уменьшиться на такую же сумму. Будьте готовы к тому, что по каким-то разрезам сотрудник может стать должником, и ему придется возвращать деньги работодателю (или ждать, пока по этому же разрезу пройдет начисление и закроет долг).
Читайте также: