Как ставить статус в outlook
Иногда вас нет на работе, и вы не можете вовремя разобрать электронные письма. В этом случае вы можете сообщить людям, почему вы не отвечаете на их электронные письма, даже если вы получили их. Вы можете установить вне офиса (правило автоматического ответа) в Outlook с помощью следующих обходных путей:
- Вне офиса (автоматический ответ) с помощником «Нет на работе» с учетной записью Exchange (4 шаги)
- Установить вне офиса (автоматический ответ) с функцией управления правилами и предупреждениями (11 шаги)
- Установить вне офиса (автоматический ответ) с помощью Kutools for Outlook (2 шаги)
Вне офиса (автоматический ответ) с помощником «Нет на работе» с учетной записью Exchange
1. В представлении почты выберите учетную запись Exchange в области навигации и щелкните Файл > Инфо > Автоматические ответы.
Внимание: Если ваш Outlook не подключен к Exchange Server, вы не можете найти Автоматические ответы опцию.
Установить вне офиса (автоматический ответ) с функцией управления правилами и предупреждениями
Если ваш Outlook не подключен к серверу Exchange, вышеуказанный метод не будет работать. В этой ситуации функция «Управление правилами и предупреждениями» в Outlook может помочь вам настроить автоматический ответ об отсутствии на работе, выполнив следующие действия:
3. Теперь в диалоговом окне "Сохранить как" выберите Шаблон Outlook (* .oft) из Сохранить как раскрывающийся список и щелкните значок Сохраните кнопка. Смотрите скриншот:
Внимание: После указания Сохранить как as Шаблон Outlook (* .oft), электронное письмо будет автоматически сохранено в папке шаблона по умолчанию. И больше не нужно выбирать папку для сохранения.
4. Продолжайте нажимать Главная > Правила > Управление правилами и предупреждениями, см. снимок экрана:
5. В Правила и предупреждения диалоговое окно, (1) нажмите на Правила электронной почты вкладка; (2) выберите учетную запись электронной почты, из которой вы хотите применить настройку отсутствия на работе Применить изменения к этой папке drop список вниз; (3) и затем щелкните Новое правило. Смотрите скриншот:
7. В Мастер правил (какие условия вы хотите проверить), проверьте отправлено только мне и нажмите Далее кнопка. Смотрите скриншот:
9. Дважды нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к Мастер правил (Завершите настройку правил), пожалуйста (1) введите имя нового правила в Шаг 1 коробка; (2) проверьте параметры по мере необходимости в Шаг 2 раздел; (3) И нажмите Завершить кнопку.
10. Закройте диалоговое окно «Правила и предупреждение».
Установить вне офиса (автоматический ответ) с помощью Kutools for Outlook
Вышеупомянутый метод несколько хлопотный и утомительный для вас, чтобы настроить их шаг за шагом. Но здесь я познакомлю вас с простым и удобным способом быстро и удобно выйти из офиса в Outlook.
Kutools для Outlook: Добавьте более 100 удобных инструментов для Outlook, вы можете попробовать их бесплатно без ограничений в течение 60 дней. Читать далее Бесплатная пробная версия
1. Нажмите Кутулс > Ответить > Включить автоматический ответ чтобы активировать эту утилиту.
2. Попасть в Автоответчик кликнув Кутулс > Ответить > Автоответчик, Проверить Имя пользователя что вы хотите применить эту функцию, и щелкните OK кнопка. Вы также можете изменить тему и текст автоответчика по своему усмотрению. Смотрите скриншоты:
И теперь настройка автоответчика успешно настроена.
Функции: После закрытия приложения Outlook Автоответчик функция перестанет работать.
Демо: установка вне офиса (автоматический ответ) с помощью Kutools for Outlook
Функции: В этом видео, Кутулс вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Состояние присутствия можно установить вручную, чтобы управлять возможностью общения с вами. Состояние по умолчанию определяется на основе календаря Microsoft Outlook. Например, если в Outlook запланировано собрание, то в Microsoft Lync 2010 отображается состояние На собрании.
Требуемое действие
Изменение состояния присутствия
Чтобы изменить состояние присутствия, выполните следующие действия.
В верхней части основного окна Lync щелкните меню доступности под своим именем.
Щелкните соответствующее состояние в раскрывающемся списке. Чтобы возвратиться из установленного состояния и разрешить программе Lync Online автоматически обновлять состояние, щелкните Сбросить состояние.
Выбор соответствующего состояния
Убедитесь в том, что выбирается корректное состояние.
В сети
Пользователь находится в сети и доступен для разговора.
Занят
Пользователь занят, разговаривает по телефону или находится на собрании.
"Не беспокоить"
Пользователь не хочет, чтобы его беспокоили. Он будет видеть только уведомления о беседах, если они отправлены контактами рабочей группы.
Примечание: Если установлено состояние Не беспокоить, а затем выполняется звонок в экстренную службу, то состояние автоматически меняется на значение Доступен. Его можно сбросить в любое время.
Скоро вернусь
Пользователь на некоторое время отошел от компьютера и скоро вернется.
Не на работе
Пользователь не на работе и недоступен для связи.
"Показывать состояние "Нет на месте""
Пользователь хочет, чтобы его состояние для других пользователей имело значение "Нет на месте".
Не в сети
Пользователь не вошел в систему. Если кому-либо было заблокировано предоставление сведений о присутствии, для них будет отображаться состояние "Не в сети".
В зависимости от того, какие уровни конфиденциальности имеются у контакта, он будет видеть различный объем сведений о присутствии пользователя. Дополнительные сведения об установке уровней конфиденциальности см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.
Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Состояние присутствия можно установить вручную, чтобы управлять возможностью общения с вами. По умолчанию состояние определяется на основе календаря Microsoft Outlook. Например, если в Outlook на текущее время запланировано собрание, в Microsoft Lync 2010 отображается состояние "На собрании".
Во время телефонного разговора или видеозвонка отображается красный индикатор состояния "Занят", а состояние изменяется на "Говорю по телефону". Состояние также может включать личную заметку, которая отображается в списке Контакты, карточке контакта и в веб-канале активности его контактов.
В этой статье
Изменение состояния присутствия
Чтобы изменить состояние присутствия, выполните указанные ниже действия.
В верхней части главного окна Lync щелкните меню состояния под своим именем.
Выберите состояние в раскрывающемся списке. Чтобы отменить изменение состояния и указать программе Lync 2010 автоматически изменить его, выберите пункт Сбросить состояние.
Чтобы просмотреть видеоролик об изменении состояния, щелкните ссылку Видео: изменение состояния. Дополнительные сведения о настройке параметров состояния присутствия см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.
Выбор подходящего состояния
Выбирайте состояния присутствия, отражающие реальное положение дел. В приведенной ниже таблице описаны возможные состояния присутствия, их значение и способы их установки.
В сети
Пользователь находится в сети и доступен для общения.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь работает на компьютере. Кроме того, пользователь может задать это состояние, если нужно, чтобы другие пользователи знали, что он в офисе, хотя его компьютер простаивает.
Занят
Пользователь занят и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если у пользователя на текущее время назначена встреча в календаре Outlook. Кроме того, это состояние можно задать, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Говорю по телефону
Пользователь участвует в звонке Lync (двустороннем аудиозвонке) и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь участвует в звонке Lync.
На собрании
Пользователь участвует в собрании и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь участвует в собрании Lync по сети или если на текущее время у него назначено собрание в календаре Outlook.
На конференции
Пользователь участвует в конференции Lync (собрание Lync со звуком) и не хочет, чтобы его отвлекали.
Программа Lync задает это состояние, если пользователь участвует в конференции Lync.
Не беспокоить
Пользователь не хочет, чтобы его отвлекали, и согласен принимать уведомления о беседах только от участников его рабочей группы.
Задать это состояние можно, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Скоро вернусь
Пользователь отошел от компьютера на несколько минут.
Задать это состояние можно, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Неактивен/Нет на месте
Пользователь отошел от компьютера на указанное время или его компьютер простаивает.
Если компьютер простаивает в течение пяти минут, программа Lync задает состояние "Неактивен", а по прошествии еще пяти минут — состояние "Нет на месте". Чтобы изменить эти значения по умолчанию, нажмите кнопку Параметры , выберите пункт Состояние и воспользуйтесь стрелками рядом с надписями Отображать состояние "Неактивен", если компьютер не используется в течение указанного времени (мин.) и Отображать состояние "Нет на месте", если состояние "Неактивен" сохраняется в течение указанного времени (мин.). Кроме того, это состояние можно задать, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Не на работе
Пользователь не работает и недоступен для общения.
Задать это состояние можно, щелкнув стрелку раскрывающегося списка.
Не в сети
Пользователь не вошел в систему. Для людей, для которых пользователь заблокировал просмотр сведений о присутствии, будет отображаться состояние "Не в сети".
Программа Lync задает это состояние, когда пользователь выходит из системы.
Сведений о присутствии нет.
Примечание: Если в Outlook включено уведомление "Нет на месте", заметка, написанная в Outlook, отображается и в Lync, а рядом с состоянием присутствия появляется красная звездочка.
В зависимости от уровня конфиденциальности контактов они видят более или менее подробные сведения о вашем присутствии. Дополнительные сведения о настройке уровней конфиденциальности см. в разделе Управление доступом к сведениям о присутствии.
Добавление и просмотр личной заметки
Состояния присутствия заданы в Lync предварительно, и настроить их или добавить другие состояния нельзя. Если нужно предоставить контактам более подробные сведения о том, где вы находитесь и чем занимаетесь, можно написать для них личную заметку в верхней части главного окна Lync.Заметка будет отображаться в вашей карточке контакта и, если настроить это, в веб-каналах активности ваших контактов.
Если заметка слишком длинная, она может отображаться не полностью. Чтобы развернуть ее, выполните указанные ниже действия.
В списке Контакты щелкните стрелку вниз под кнопкой Позвонить.
В карточке контакта наведите указатель мыши на заметку.
Демонстрацию добавления заметки см. в видеоролике Видео: добавление заметки.
Чтобы отключить отображение личной заметки, очистите ее поле.
Добавление и удаление уведомления "Нет на месте"
Чтобы включить это уведомление в Outlook, выполните указанные ниже действия.
Чтобы отключить уведомление "Нет на месте" в Outlook и тем самым удалить его из Lync, выполните указанные ниже действия.
Откройте в Outlook вкладку Файл и нажмите кнопку Отключить на панели "Автоматические ответы" (пока заметка исчезнет из Lync, может пройти до 30 минут).
Чтобы синхронизировать учетные записи Lync и Outlook, выполните указанные ниже действия.
В главном окне Lync нажмите кнопку "Параметры".
Выберите категорию Личные.
Установите флажок Обновлять мое состояние присутствия на основе данных календаря.
Чтобы синхронизировать учетные записи Lync и Outlook, установите флажок Отображать оповещение об отсутствии на месте для контактов на уровнях конфиденциальности "Друзья и семья", "Рабочая группа" и "Коллеги". Чтобы не синхронизировать их, снимите этот флажок.
Как добавить или удалить столбец статуса флага в Outlook?
Независимо от того, просматриваете ли вы электронные письма в компактном представлении или в едином представлении в Microsoft Outlook, вы можете добавить флажок отслеживания для электронного письма быстро, щелкнув значок серого флажка за этим. См. Снимок экрана:
Иногда столбец статуса флага исчезает, и вы хотите добавить его в представление почты; в то время как иногда вам может потребоваться скрыть этот столбец. В этой статье я расскажу о способах удаления столбца состояния флага из представления почты и добавления столбца состояния флага в представление почты в Outlook.
Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще .
Удалить столбец статуса флага в просмотре почты
Этот метод позволяет легко удалить столбец состояния флага из представления почты в Microsoft Outlook.
Шаг 1: Щелкните, чтобы открыть почтовую папку, из которой вы удалите столбец статуса флага.
Шаг 2: Откройте диалоговое окно Advanced View Settings: Compact,
- В Outlook 2007 щелкните значок Смотреть >Текущий вид >Настроить текущий вид.
- В Outlook 2010 и 2013 щелкните значок Настройки просмотра в Текущий вид группы на Смотреть меню.
Шаг 3. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Колонны кнопка. (В Outlook 2007 щелкните значок Поля кнопка)
Шаг 4: Затем появится диалоговое окно «Показать столбцы» и:
- Щелкните, чтобы выделить Статус флага в Показать эти столбцы в указанном порядке коробка;
- Нажмите Удалить кнопку.
Шаг 5: нажмите оба OK кнопки для выхода из диалоговых окон.
Затем столбец состояния флага немедленно удаляется из текущей открывающейся почтовой папки.
Добавить столбец статуса флага в почтовом представлении, если он отсутствует
Этот метод поможет вам легко добавить столбец статуса флага в определенную почтовую папку.
Шаг 1: Щелкните, чтобы открыть определенную почтовую папку, в которую вы добавите столбец статуса флага.
Шаг 2. В Outlook 2007 щелкните значок Смотреть > Текущий вид > Настроить текущий вид; в Outlook 2010 и 2013 щелкните значок Настройки просмотра Кнопка на Смотреть меню.
Шаг 3. В появившемся диалоговом окне щелкните значок Колонны (или Поля в Outlook 2007).
Шаг 4. В появившемся диалоговом окне "Показать столбцы" щелкните поле ниже. Выберите доступные столбцы из, и выберите Все поля почты в раскрывающемся списке.
Шаг 5: Продолжайте и нажмите, чтобы выделить Статус флага в Доступные столбцы: поле, а затем щелкните Добавить кнопку.
Шаг 6: нажмите оба OK кнопки в двух диалоговых окнах.
Затем столбец «Состояние флажка» добавляется в текущую открытую почтовую папку.
Примечание: Вы можете применить текущий вид к другим почтовым папкам, нажав кнопку Сменить вид > Применить текущий вид к другим почтовым папкам на Смотреть вкладка в Outlook 2010 и 2013.
Читайте также: