Как списать резерв отпусков в бюджетной организации в 1с
Если фонд заработной платы учреждения формируется в том числе за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оно вправе формировать резервы предстоящих расходов на оплату ежегодных отпусков. Но только тех, которые оплачиваются за счет средств, полученных от указанной деятельности.
При этом должны быть соблюдены порядок и условия формирования резерва, установленные ст. 324.1 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ от 12.12.2019 №03-03-06/3/97181).
Как рассчитать размер отчислений в резерв? Как правильно использовать сумму начисленного резерва? Что делать, если на конец года суммы начисленного резерва не хватило или, наоборот, осталась недоиспользованная сумма?
Для чего создаются резервы в целях налогообложения?
- либо на основании п. 7 (как расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ);
- либо на основании п. 24 (в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, осуществляемых в соответствии со ст. 324.1 НК РФ).
Например, работники учреждения, задействованные в приносящей доход деятельности, идут отдыхать «неравномерно» (как правило, количество отдыхающих в летний период гораздо выше, чем в другие времена года). В этом случае размер облагаемой базы по налогу на прибыль может существенно колебаться, а в период массовых отпусков может даже образоваться убыток. Во избежание подобной ситуации и целесообразно создавать указанный резерв.
Порядок формирования резерва
Порядок учета затрат на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков отражен в ст. 324.1 НК РФ. Налогоплательщик, принявший решение о создании резерва, обязан закрепить в учетной политике для целей налогообложения:
- способ резервирования;
- предельную сумму отчислений в резерв;
- ежемесячный процент отчислений в резерв.
При этом процент отчислений в названный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда (ОТплан) вместе со страховыми взносами (СВОТ).
Расчет ежемесячного процента можно выразить формулой:% = (Отпускплан + СВотпуск) / (ОТплан + СВОТ) х 100%.
Так как в расчете участвуют суммы страховых взносов, следует учитывать предельную базу, которая в 2020 году составляет: по взносам на обязательное социальное страхование на случай болезни и в связи с материнством – 912 000 руб.; по взносам на обязательное пенсионное страхование – 1 292 000 руб. (см. Постановление Правительства РФ от 06.11.2019 №1407).
Напомним, что взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются на суммы выплат и других вознаграждений, превышающие предельную величину базы. Пенсионные взносы после того, как превышена база, взимаются по меньшему тарифу – 10% (вместо 22%).
Минфин в Письме от 08.09.2008 №03-03-06/1/511 отметил: общая величина расходов на оплату труда (ОТплан) должна включать и предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков (Отпускплан). В отсутствие других разъяснений многие авторы бухгалтерской литературы нередко ссылаются на названное письмо. Полагаем, что это не совсем верно – показатель ОТплан должен учитываться отдельно от суммы предполагаемых отпускных.
Ведь в дальнейшем при определении размера ежемесячных отчислений в резерв умножаться на процент будет сумма расходов на оплату труда без учета отпускных.
Пример. На 2020 год учреждение запланировало, что по приносящей доход деятельности расходы на оплату труда равны 6 000 000 руб., на оплату отпусков – 600 000 руб.В 2020 году тарифы страховых взносов с фонда оплаты труда составляют: на ОПС – 22%, на ОСС – 2,9%, на ОМС – 5,1% (ст. 426 НК РФ).
Деятельность учреждения относится к первому классу профессионального риска [1] , и тариф взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 0,2% (ст. 1 Федерального закона №179-ФЗ [2] ).
Итого: общая ставка страховых взносов – 30,2% (22 + 2,9 + 5,1 + 0,2).
В учетной политике на 2020 год отражено, что предельная сумма отчислений в резерв на оплату отпусков равна предполагаемой годовой сумме на оплату отпусков плюс страховые взносы.
На основании этих данных был рассчитан ежемесячный процент отчислений в резерв и составлена смета (в произвольной форме).
Для упорядочивания учета выплат сотрудникам с 2021 г. вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета «Выплаты персоналу». Он устанавливает единые требования к порядку признания, первоначальной и последующей оценки обязанностей и обязательств учреждения перед своими работниками.
На что повлиял новый стандарт
Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?
Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.
К ним относятся:
оплата основных и дополнительных отпусков сотрудникам за отработанное время;
компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника или по заявлению;
страховые взносы, начисленные на вышеуказанные пункты.
Чтобы оценить отложенные выплаты необходимо сформировать резерв, который можно создать по следующему алгоритму:
В учетной политике закрепить выбранный метод расчета.
Определить в кадровом производстве количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам.
Рассчитать среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику.
Рассчитать резерв по выбранному методу.
Методов для расчета резерва всего три: по учреждению в целом, по категориям сотрудников и по отдельному работнику. Подробное описание каждого из этих методов вы можете найти в письме Минфина РФ от 20 мая 2015 г. №02-07-07/28998.
Как рассчитать резервы страховых взносов и отпусков
Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.
Исключения составляют госучреждения, которым сложно выполнять расчет с применением рекомендованных Минфином методов. В этом случае для расчета норматива берутся данные за прошлый год, т.е. вся сумма фактически выплаченных прошлогодних отпускных делится на общий фонд заработной платы и полученный результат умножается на ФОТ за определенный период. Аналогично рассчитываются и взносы.
Для равномерного отнесения на финансовый результат отложенных расходов в бюджетном учете используется счет 401.60. Учет резерва на данном счете позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены средства.
По истечении каждого отработанного месяца у сотрудника возникает право на соответствующие дни отпуска, а у работодателя – обязанность по предоставлению выплат за эти дни. Соответственно, появляется основание для отражения обязательств на счете 401.60. Если брать во внимание резерв на оплату отпусков, то можно использовать отдельный счет 401.61, но для этого его нужно закрепить в учетной политике. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную периодичность для начисления, например, один раз в месяц или реже.
Операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на счете 500.90. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 502.99.
Проводки для учета отпусков
Давайте обратимся к проводкам, которые нужно формировать по учету отпусков в казенном учреждении:
Сформирован резерв на отпускные: Дт 1 401.20 211 Кт 1 401.61 211 Дт 1 109 ХХ 211
Сформирован резерв на страховые взносы: Дт 1 401.20 213 Кт 1 401.61 213 Дт 1 109 ХХ 213
Отражены расходные обязательства на отпускные: Дт 1 501.93 211 Кт 1 502.99 211
Отражены расходные обязательства на страховые взносы: Дт 1 501.93 213 Кт 1 502.99 213
Начислены расходы на использованный резерв (отпускные): 1 401.61 211 Кт 1 302.11 737
Начислены расходы на использованный резерв (страховые взносы): 1 401.61 213 Кт 1 303 0Х 731
Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных отпускных: Дт 1 502.99 211 Кт 1 502.11 211
Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных страховых взносов: Дт 1 502.99 213 Кт 1 502.11 213
Обратите внимание: если вдруг сумма начисленных отпускных превышает размер рассчитанного вами резерва, то в этом случае часть придется отнести на текущие расходы в Дт счетов 1 401.20 211 и 1 401.20 213.
Бухгалтерские записи по формированию вышеуказанных проводок отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) и расчетов величины резервов.
Бланк «Бухгалтерской справки»
В текущем году отпускные и страховые взносы начисляются за счет созданного ранее резерва согласно Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости, Записке-расчету об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска.
Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:
От 1% до 10% – от 1000 до 5000 рублей.
От 1% до 10% на сумму свыше 100 000 до 1 млн. рублей включительно – от 5000 до 15 000 руб.
Примеры расчета отпусков в казенном учреждении
Пример 1.
Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета в целом по учреждению.
На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу:
Р = (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) + (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) × С
где Р – резерв;
К* – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников;
Зпср* – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников;
С – ставка страховых взносов.
Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб.
Пример 2.
Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по категориям сотрудников.
- 16 дней * 2000 руб. = 32 000 руб. – сумма оплаты отпусков
- 32 000 руб. * 30.2% = 9664 рублей – сумма страховых взносов.
- 32 000 руб. + 9664 рублей = 41 664 руб.
- 10 дней * 1500 рублей = 15 000 руб. – сумма оплаты отпусков
- 15 000 руб. * 30.2% = 4530 руб. – сумма страховых взносов.
- 15 000 руб. + 4530 руб. = 19 530 руб.
Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по каждому сотруднику.
В этом случае используется формула:
Р = К × Зп + К × Зп × С
где Р – резерв;
К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;
Зп – среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;
С – ставка страховых взносов.
На 31 декабря 2021 г., количество неиспользованных дней отпусков всех сотрудников – 21 день, в том числе: Иванов И.И. – 6, Петров П.П. – 15. Среднедневной заработок 1524 руб. и 1750 руб. соответственно.
Резерв отпусков Иванова равен 9144 руб., а у Петрова – 26 250 руб.
Резерв по взносам Иванова равен 2761,49 руб., а у Петрова – 7927,50 руб.
Общая сумма резерва у Иванова равна 11 905,49 руб., а у Петрова – 34 177,50 руб.
Общая сумма резерва равно 46 082,99 руб.
Формировать резерв на оплату отпусков должны все без исключения учреждения, независимо от источника финансового обеспечения данных выплат. Делается это в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить в учете его создание и использование, поговорим далее.
Способы определения величины «отпускного» резерва
Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).
Для расчета «отпускного» резерва можно использовать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 (далее – Письмо № 02-07-07/28998). В нем предлагается оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время определять на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.
При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:
на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;
на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В письме также приведены следующие методики определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов.
Методика 1.
Расчет производится персонифицированно (индивидуально) по каждому сотруднику:
Резерв отп. = К x ЗП;
Резерв стр. взн. = К x ЗП x С, где:
К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва;
С – ставка страховых взносов (здесь и далее).
Методика 2.
Расчет производится по учреждению в целом:
Резерв отп. = К x ЗПср;
Резерв стр. взн. = К x ЗПср x С, где:
К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.
Методика 3.
Расчет осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):
Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;
Резерв стр. взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С, где:
К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).
на оплату отпусков – 153 000 руб. (180 дн. х 850 руб.);
на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, – 46 206 руб. (153 000 руб. х 30,2%).
Учет формирования и использования резервов
Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».
В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).
В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:
Казенные учреждения
Бюджетные и автономные учреждения
Сформирован резерв на оплату отпусков
1 401 20 211 (213)
1 109 60 211 (213)
1 401 60 211 (213)
0 401 20 211 (213)
0 109 60 211 (213)
0 401 60 211 (213)
Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*
1 501 93 211 (213)
1 502 99 211 (213)
0 506 90 211 (213)
0 502 99 211 (213)
* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).
Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).
В бухгалтерском учете операции по использованию «отпускного» резерва отразятся следующими проводками:
Когда создавать резервы на оплату отпусков, какими способами можно это сделать и какие проводки в учете бюджетной организации.
Кому и когда создавать резерв
Исходя из норм ПБУ 8/2010 п.3 , ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ резерв расходов на оплату отпусков в 2020 году обязаны создавать все учреждения, исключение составляют учреждения, которые могут вести упрощенный бухучет.
Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.
По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.
Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для учреждения могут быть:
1) последнее число каждого месяца — вариант более трудоемкий;
2) последнее число каждого квартала — этот вариант наиболее удобен;
3) 31 декабря — этот вариант самый простой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.
Какую дату для расчета резерва выбрать — учреждение решает самостоятельно и закрепляет это в своей Учетной политике.
Формирование резерва на оплату отпусков
Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:
1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);
2) срок признания резервов в учете;
3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);
4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.
Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.
Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:
1) на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;
2) на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.
Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.
Таблица 1. Методы определения резерва отпусков
Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику
Метод 2: расчет в целом по учреждению
Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников
Резерв отп. = К x ЗП;
Резерв отп. = К x ЗПср;
Резерв отп. = К1 x ЗПср1
К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3;
Резерв страх взн. = К x ЗП x С,
К — количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП — среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С — ставка страховых взносов
Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,
К — общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср — средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению
Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3) x С,
К1, К2, К3 — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников
Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.
Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.
Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.
Пример 1
В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении — метод 2.
На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.
Сумма создаваемого резерва составит:
- на оплату отпусков — 829 500,00 руб. (790 дн. * 1050 руб.);
- на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, — 250 509,00 руб. (829 500,00 * 30,2 %).
Итого сумма сформированного резерва на 2020 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 250 509,00).
В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».
Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).
Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.
Таблица 2. Бухгалтерские записи при создании резервов на оплату отпусков
Содержание операции
Дебет
Кредит
Создан резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (выплаты работникам и по страховым взносам)
1.401. 20. 211 (213)
1.109. 60.211 (213)
Отражены отложенные обязательства по резерву на оплату отпусков (выплаты работникам и по страховым взносам)
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
За каждый отработанный год сотруднику предоставляется право на отдых минимум 28 дней. Обязательно формируется график отпусков, по которому работники выбирают путевки, а работодатель рассчитывает отпускные. Полученная сумма направляется в резерв отпусков.
Когда создается?
Резерв обязателен для всех компаний, кроме тех, что функционируют на упрощенной системе. Рассчитать сумму можно для одного из трех периодов:
Налоговый учет
Отчитываться по резерву в налоговую – это добровольное решение. Если вы заносите в расходы резерв отпусков, то уже вносить сами отпускные и страховые выплаты не нужно. В случае решения в пользу ведения учета, вы избегаете временных разниц, но вам нужно внести дополнения в учетную политику:
- Решение о ведении налогового учета
- Способ резервирования
- Предельное отчисление на налоговый период
- Процент отчислений
Рассчитать процент отчислений можно по формуле: «Расчет отпускных со страховыми взносами» делим на «Сумму расходов на оплату труда со страховыми взносами».
В декабре по данным резерва нужно провести инвентаризацию. Вычислить число оставшихся дней по каждому сотруднику и сумму выплат отпускных на каждого сотрудника. После подсчетов нужно сравнить фактическую сумму с резервом. Если сумма в резерве больше, то ее списывают в нереализованные расходы, а если меньше, то ее нужно восполнить.
Резерв в 1С - автоматический режим
1С производит учет резерва и начислений в автоматическом и ручном режиме. Автоматический режим недоступен крупным компаниям, штат которых превышает 60 человек. Владельцы бизнесов поменьше могут настроить самостоятельное заполнение. Перейдем к настройке: «Зарплата и кадры», «Настройка зарплаты», «Порядок учета зарплаты».
Выбираем организацию и нажимаем «Изменить». В новой вкладке нам нужен раздел «Резервы отпусков». Ставим галочку в пункте «Формировать резерв отпусков».
Инвентаризация пройдет автоматически в декабре. Указанное количество дней будет уменьшаться. Если деньги за этот период еще останутся в резерве, то они будут отправлены на счет 91.01 «Прочие доходы». Теперь нам нужно перейти к самому учету. Он возможен только после перечисления зарплаты за месяц. Снова выбираем «Зарплата и кадры», но теперь нас интересует раздел «Резервы отпусков». В открывшемся окне нажмите «Создать».
Заполняем новый документ:
- Месяц – месяц начисления обязательств.
- Дата – регистрация в информационной базе.
- Операция – для небольших компаний предусмотрен «Расчет текущего месяца». Если в организации больше 60 сотрудников, выберите «Корректировка остатков», рассчитайте вручную данные и введите их в таблицу.
- Заполнить – нажмите для автоматического расчета обязательств от ФОТ (для автоматического режима).
Осталось только провести и нажать «Показать проводки и другие движения документа», чтобы убедиться в правильности заполнения. Сам учет резерва будет проходить по следующим счетам:
Теперь попробуем создать резерв для компаний с большим штатом сотрудников.
Создание резерва вручную
Ручное управление не сложнее, чем настройка автоматического учета. Сначала нам нужно снова проделать путь: «Зарплата и кадры», «Настройки зарплаты», «Порядок учета зарплаты», «Настройки учета зарплаты». Само окно «Резервы отпусков» будет выглядеть немного иначе. Ставим галочку напротив строки «Формировать резерв отпусков».
Возвращаемся в меню «Зарплата и кадры», «Резерв отпусков». В новом окне заполняем: месяц, организацию, дату. В строке «Операция», мы нажимаем «Корректировка остатков». В таблице представлено два раздела: «Обязательства и резервы текущего месяца» и «Обязательства и резервы по сотрудникам». Начинать заполнение лучше с сотрудников. В таком случае резервы текущего месяца заполнятся автоматически.
Нажимаем кнопку «Добавить». Появилась новая строка, где нужно указать сотрудника, подразделение. В графе «Способ отражения» выберите как учитываются затраты на оплату труда в подразделении. Следующая графа: «Обязательство (резерв)». В строке «БУ» нужно указать сумму резерва для бухгалтерского учета, а в строке «НУ» – для налогового. Таким же образом заполняется пункт «Страховые взносы». Здесь указываются суммы для Бухгалтерского учета (БУ) и налогового (НУ), только здесь в сумму входят взносы по страховке на случай недееспособности сотрудника. В колонке «ФСС НС и ПЗ» нужно вбить сумму для обоих учетов на случай несчастного случая.
Проверяем введенные данные и нажимаем «Провести». Теперь можно посмотреть движение документа. Если все получилось верно, то учет будет проведен по счетам: 96.01.1 и 96.01.2.
Списание оценочных обязательств
Способ проведения списания зависит от автоматического или ручного режима. Пользователям автоматического режима нужно перейти в меню «Зарплаты и кадры», «Все начисления», «Отпуск». В новом окне заполните данные по отпуску сотрудника. После чего проводим документ и смотрим результат проводки.
Проводим страховые взносы: «Зарплата и кадры», «Все начисления», «Начисление зарплаты».
В ручном режиме списание происходит с помощью документа «Начисление заработной платы». Для оплаты нужно указать счет 96.01.1 и резерв из справочника «Оценочные обязательства и резервы». Получить информацию о расходах на оплату труда и отпусков можно из отчета «Анализ расходов на оплату труда». Для этого пройдите по пути: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате».
Отчеты
После того, как все операции проведены мы можем составить отчеты по проделанной работе:
- Справка-расчет резервов отпусков - показывает резервный счет и примерный расчет по отпускам сотрудников. Его можно составить как для бухгалтерского учета, так и для налоговой. Расположен по пути: «Операции», «Справки», «Расчеты», «Резервы отпусков».
- Остатки и обороты резервов отпусков – предназначен для отображения передвижения документа оценочных обязательств. Его путь: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате», «Остатки и обороты резервов отпусков».
- Резервы отпусков по сотрудникам – фиксирует движения оценочных операций по сотрудникам. Расположен в меню: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате», «Резервы отпусков по сотрудникам».
Резерв отпусков – это обязательный бухучет, который можно рассчитать за месяц, квартал и год. Вести налоговый учет при этом не обязательно, но он избавит вас от учета временной разницы. Владельцы небольших компаний могут настроить автоматическое заполнение. Бухгалтеры компаний, где больше 60 человек в штате заполняют учет вручную. Если у вас остались вопросы или возникли сложности, вы можете обратиться в службу поддержки «АСТЭК».
Читайте также: