Как создать шаблон договора в 1с документооборот
Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.
В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.
Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в "Настройки и администрирование"-"Настройка программы"-"Работа с файлами".
Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию "Использовать автозаполнение шаблонов файлов"
Как подготовить шаблон документов в 1C
Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу "Документы и файлы"-"Файлы".
В появившемся окне, нажимаем на "Шаблоны файлов", скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки "Создать файл". В следующем окне выбираем команду "Загрузить с диска".
После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, "Пример шаблона договора". В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.
Для сохранения необходимо нажать "Записать и закрыть".
После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.
Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать "Открыть карточку".
Как создать шаблон в 1C Документооборот
Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел "Нормативно-справочная информация"-"Виды документов".
Нажимаем на кнопку "Создать" и создаем нужный вид документа.
Называем его, например, "Пример шаблона договора" и в настройках ставим галочки на "Использовать срок исполнения ", после на "Является договором". Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.
Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке "Набор дополнительных свойств документов данного вида".
В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку "Добавить".
Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем "Дополнительное значение", и задаем список на закладке "Значение".
После чего на закладке "Нумерация" задаем нужную нумерацию документа.
После этого, переходим на закладку "Шаблон документа", "Настройка" и отмечаем:
- Запретить редактировать реквизиты
- Запретить редактировать файлы
- Запретить удалять присоединенные файлы
В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.
Используя закладку "Реквизиты документа" можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.
Закладка"Файл" позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.
В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на "Копировать", "Вставить".
Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст
После чего файл необходимо сохранить.
Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word
Для этого нужно включить режим "Разработчика". Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню "Параметры", дальше перейдем в раздел "Настроить ленту" и устанавливаем галочку на "Разработчик".
После чего в меню появятся несколько вкладок под именем "Разработчик".
Добавляем текстовые поля.
После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.
Именно так задаются нужные реквизиты.
После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку "Закончить".
Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.
Как настроить заполнения шаблонов в документе
Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел "Нормативно-справочная информация". В настройках выбираем "Настройка навигации". После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.
После этого, переносим кнопкой "Добавить" пункт "Настройки заполнения файлов" в правую часть "Выбранные команды".
На рабочем столе появятся добавленные пункты меню
В разделе "Настройка заполнения файлов" нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку "Добавить" и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.
Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.
После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.
Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.
В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.
Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в "Настройки и администрирование"-"Настройка программы"-"Работа с файлами".
Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию "Использовать автозаполнение шаблонов файлов"
Как подготовить шаблон документов в 1C
Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу "Документы и файлы"-"Файлы".
В появившемся окне, нажимаем на "Шаблоны файлов", скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки "Создать файл". В следующем окне выбираем команду "Загрузить с диска".
После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, "Пример шаблона договора". В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.
Для сохранения необходимо нажать "Записать и закрыть".
После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.
Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать "Открыть карточку".
Как создать шаблон в 1C Документооборот
Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел "Нормативно-справочная информация"-"Виды документов".
Нажимаем на кнопку "Создать" и создаем нужный вид документа.
Называем его, например, "Пример шаблона договора" и в настройках ставим галочки на "Использовать срок исполнения ", после на "Является договором". Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.
Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке "Набор дополнительных свойств документов данного вида".
В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку "Добавить".
Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем "Дополнительное значение", и задаем список на закладке "Значение".
После чего на закладке "Нумерация" задаем нужную нумерацию документа.
После этого, переходим на закладку "Шаблон документа", "Настройка" и отмечаем:
- Запретить редактировать реквизиты
- Запретить редактировать файлы
- Запретить удалять присоединенные файлы
В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.
Используя закладку "Реквизиты документа" можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.
Закладка"Файл" позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.
В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на "Копировать", "Вставить".
Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст
После чего файл необходимо сохранить.
Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word
Для этого нужно включить режим "Разработчика". Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню "Параметры", дальше перейдем в раздел "Настроить ленту" и устанавливаем галочку на "Разработчик".
После чего в меню появятся несколько вкладок под именем "Разработчик".
Добавляем текстовые поля.
После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.
Именно так задаются нужные реквизиты.
После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку "Закончить".
Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.
Как настроить заполнения шаблонов в документе
Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел "Нормативно-справочная информация". В настройках выбираем "Настройка навигации". После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.
После этого, переносим кнопкой "Добавить" пункт "Настройки заполнения файлов" в правую часть "Выбранные команды".
На рабочем столе появятся добавленные пункты меню
В разделе "Настройка заполнения файлов" нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку "Добавить" и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.
Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.
После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.
Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.
Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Рис.1 Виды документов
Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.
Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.
Рис.2 Структура папок хранения документов
При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.
Рис.3 Права доступа к папкам
Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».
Рис.4 Установка признака документа
При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:
- Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
- Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
- Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
- Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
- Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
- Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
- Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.
Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».
Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов. Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени. Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».
Рис.5 Установка флагов для разграничения прав
На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.
Рис.6 Настройка нумераторов
Рис.7 Присвоение номера документа
Рис.8 Вкладка Нумераторы
Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.
Рис.9 Настройка нумератора
Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.
Рис.10 Указание вида документа
Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.
Рис.11 Периодичность нумератора
Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.
Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.
Рис.12 Настройка шаблона нумератора
Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.
Рис.13 Назначение шаблонов для документов
Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.
Рис.14 Определение ограничений для документов
На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.
Рис.15 Настройка реквизитов документов
Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.
Рис.16 Название документа
Рис.17 Формирование наименования документа
Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.
На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.
Рис.18 Добавление шаблонов документа
В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.
Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.
Рис.19 Список согласующих
Рис.20 Рабочая группа документа
Рис.21 Настройка доступности по состоянию
Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».
Рис.22 Настройка доступности по состоянию
Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию
В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.
Рис.24 Установка доступности полей
Далее – для кого установлены данные настройки…
Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности
…и на какие виды документов они распространяются.
Рис.26 Определение видов документов для доступа
В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.
Рис.27 Готовый шаблон договорного документа
При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».
Рис.28 Реквизиты договора
Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.
Рис.29 Добавление контрагента
Рис.30 Вкладка договора с реквизитами
Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.
При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.
Рис.31 Общая сводка по документу
Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В офисной рутине сотрудники часто имеют дело с формированием каких-либо однотипных, повторяющихся документов, которые они зачастую просто копируют и чуть-чуть редактируют по своему усмотрению. Создание шаблона в 1С Документооборот позволяет существенно сократить время, регулярно затрачиваемое пользователем на создание и подготовку печатных форм типовых документов, при этом установив корпоративные форматы документов, не позволяя обычному пользователю вносить изменения в основной текст.
В формируемый пользователем файл документа данные подставляются автоматически из настроенной карточки документа. Помимо этого, работа с шаблонами позволяет ускорить согласование таких документов по сокращенной схеме обработки.
Чтобы программа имела возможность работать с автозаполняемыми шаблонами, нужна соответствующая настройка шаблонов. Перейдем по пути «Настройка и администрирование-Настройка программы-Работа с файлами».
Рис.1 Настройка программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами
Для возможности работы с автозаполнением шаблонов документов должна быть включена функция «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».
Рис.3 Использовать автозаполнение шаблонов файлов
Подготовить шаблон документов в 1С
Далее перейдем к созданию файла шаблона. Для этого нам нужен пустой файл документа MS Word, который в дальнейшем мы закрепим в настройках. Перейдем в раздел «Документы и файлы-Файлы».
Рис.4 Документы и файлы-Файлы
В открывшемся окне, выделив папку «Шаблоны файлов», загрузим нашу новую заготовку для шаблона по кнопке «Создать файл». В диалоговом окне выберем команду «Загрузить с диска».
Рис.5 Создание файла
В открывшемся окне выберем заранее подготовленный пустой файл документа MS Word. Для примера назовем его «Пример шаблона договора». В дальнейшем в нем будет разработан шаблон документа для заполнения.
Рис.6 Пример шаблона договора
Сохраняем по нажатию «Записать и закрыть».
Рис.7 Имя шаблона
Мы видим наш шаблон файла в списке.
Рис.8 Шаблон файла в списке
Чтобы открыть карточку нашего шаблона, нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мышки и выбрать команду «Открыть карточку».
Рис.9 Открыть карточку
Создаем шаблоны в 1С Документооборот
Далее, для примера, создадим новый вид документа, который будет заполняться из шаблона. Откроем раздел «Нормативно-справочная информация» - «Виды документов».
Рис.10 Виды документов
С помощью кнопки «Создать» создадим новый вид документа.
Рис.11 Создание нового вида документа
Назовем его «Пример шаблона договора» и в настройках установим галочки «Использовать срок исполнения», «Является договором». При необходимости документ можно включить в какую-либо группу, задать индекс нумератора (префикс или суффикс документа) и установить другие настройки. Если каких-либо реквизитов не хватает, их можно задать, перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».
Рис.12 Вид внутреннего документа
В открывшемся окне мы можем задать дополнительные реквизиты по кнопке «Добавить».
Рис.13 Дополнительные реквизиты
При создании нового реквизита указывается его наименование и задается тип значения из предложенного списка. Если тип значения задан как «Дополнительное значение», то их список можно задать на закладке «Значения».
Рис.14 Дополнительные значения
На закладке «Нумерация» задается порядок нумерации документа.
Рис.15 Порядок нумерации документа
Перейдем на закладку «Шаблон документа», дополнительная закладка «Настройка». Здесь можно:
- Запретить редактировать реквизиты;
- Запретить редактировать файлы;
- Запретить удалять присоединенные файлы.
Здесь же можно ограничить круг пользователей, для которых будет доступен шаблон.
Рис.16 Ограничение круга пользователей
На закладке «Реквизиты документа» можно заполнить значения по умолчанию, которые будут заполнены при сохранении документа.
Рис.17 Реквизиты документа
На закладке «Файл» мы добавляем файл шаблона. Нажав гиперссылку, можно выполнить настройку заполнения шаблона, выбрав реквизиты для заполнения текстовых полей в документе.
Рис.18 Файл шаблона
В открывшемся окне отметим галочками реквизиты и их количество. В шаблоне мы можем эти реквизиты вставлять в нужные места текста (используя команды «Копировать», «Вставить»).
Рис.19 Настройка заполнения шаблона
Все указанные реквизиты будут перенесены в наш пустой документ. Далее подготовим текст документа и вставим их в текст в нужные места.
Рис.20 Текст документа
Рис.21 Виды документов
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Внедрение современной ЕСМ-системы. Фиксированный бюджет
Быстрый, выгодный и безопасный обмен любыми видами документов, создание электронного архива
Современные ECM-системы (системы управления электронным документооборотом) поддерживают различные механизмы автоматизации большого числа ручных операций, что позволяет минимизировать человеческий фактор и значительно сократить количество ошибок, влияющих на скорость и качество принятия управленческих решений.
Один из таких механизмов, более всего востребованный в системах управления корпоративным контентом – автоматическое заполнение шаблонов файлов.
Что позволяет реализовать этот механизм и для чего он необходим в корпоративных СЭД?
Автоматическое заполнение шаблонов файлов (автозаполнение файлов) – это перенос текущих значений реквизитов из карточки документа в ранее определенные места в шаблоне прикрепленного файла.
Возьмем для примера шаблон бланка исходящего письма. Это очень актуально в условиях учета нескольких организаций в системе, а также при наличии большого числа контрагентов и их контактных лиц, а также жестких требований при оформлении официальных исходящих документов, особенно для переписки с государственными учреждениями и органами исполнительной власти.
Другим очень важным применением автозаполнения является механизм типовых договоров. Для использования типовых договоров, с одной стороны, необходимо наличие строго определенных условий и требований, а с другой – типовые договоры обеспечивают неизменность предопределенного и уже согласованного шаблона договора, что значительно сокращает сроки согласования таких документов, количество ошибок и непременный человеческий фактор, при этом повышая качество управленческих решений.
Настройка автозаполнения типового шаблона договора в 1С:Документооборот
Рассмотрим самый простой пример настройки и реализации автозаполнения шаблонов в документообороте. Предварительно в настройках программы включим функциональную опцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов» в подразделе «Настройка программы-Настройка работы с файлами».
Рис.1 Включить автозаполнение
В уже созданном шаблоне типового договора нужно перейти на вкладку «Файлы».
Рис.2 Виды документов
Рис.3 Типовой договор
На данной вкладке находятся шаблоны файлов, которые автоматически добавляются в документ при его формировании из данного шаблона документа. Необходимо отметить, что у каждого вида документа может быть несколько шаблонов документов (например, каждый из шаблонов с определенным шаблоном файла), и в каждом шаблоне документа может быть несколько шаблонов файлов. В случае с договорами это может быть, например, шаблон самого договора, спецификация к нему, протокол разногласий и т.д. При этом для каждого шаблона файла существует индивидуальная настройка автозаполнения. При переходе по ссылке «Открыть в Настройке автозаполнения» открывается форма настроек.
Рис.4 Настройка автозаполнения
Для корректной настройки механизма автозаполнения необходимо знать, что типовое реквизитное автозаполнение, т.е. обращение к реквизитам через точку, работает только для файлов формата *.doc. Это формат Word, используемый более ранними версиями MS Office. Основной минус при использовании данного формата файлов для автозаполнения заключается в том, что в веб-клиенте такое автозаполнение не работает.
Читайте также: