1с не указана дата исполнения документа
Переход в 1С на новую редакцию Бухгалтерии государственного учреждения – процесс важный, но сложный и трудоемкий. В этой статье будет рассказано о частых ошибках при переносе данных во вторую редакцию.
Перед переносом данных рекомендуется ознакомится с инструкцией по переносу данных 1С на сайте ИТС и выполнить действия по подготовке к переносу данных 1С (проверить уникальность номеров документов, элементов справочников, корректность ведения учета Основных средств, выполнить тестирование и исправление информационной базы).
После переноса не забудьте обновить бюджетную классификацию (будет загружена только та, которая используется в БГУ 1), коды ОКОФ и коды ОКПД2 – без последних формировать регистрацию обязательств по договорам с учетом НФА будет трудно.
1. После переноса в БГУ 2 были загружены остатки, но нет оборотов за год
Выявляется: оборотно-сальдовая ведомость в 1С БГУ 2.
В момент выгрузки данных нужно быть внимательным к дате переноса в параметрах выгрузки.
При указанной дате 29.05.2020 обработка сформирует остатки на 31.12.2019 23:59:59 и обороты за период от 01.01.2020 до 29.05.2020 23:59:59. Документы, которые будут занесены позже 29.05.2020, в выгрузке учтены не будут.
При дате переноса 01.01.2020 обработка сформирует остатки на 31.12.2019, и обороты за один день.
При дате переноса 31.12.2019 остатки сформируются на 31.12.2018, а обороты – за 2019 год.
2. После переноса данных 1С в плане счетов ЕПСБУ отсутствуют допустимые КЭК
Выявляется: при запуске технологического анализа в БГУ 2 или при проверке плана счетов в БГУ 1.
Технологический анализ в БГУ ред. 2 по сравнению с первой редакцией дополнен двумя разделами – проверкой настроек плана счетов и проверкой учета НФА. Если у счета не проставлен КЭК, это приводит к появлению в технологическом анализе ошибок вида:
В некоторых случаях допустимые КЭК в карточках счетов в первой редакции бывают не занесены. Это встречается в старых базах, данные в которые были перенесены из Бухгалтерии бюджетного учреждения 7.7. При этом скорее всего допустимые КЭК отсутствуют почти у всего плана счетов (порядка 2 тысяч ошибок в тех анализе).
Способ обхода: при выгрузке данных из БГУ 1, не перегружать план счетов (снять галочку с ЕПСБУ). Тогда будет использован типовой план счетов БГУ 2. Стоит проверить субконто счетов, чтобы не потерять аналитику. Счета, которых нет в БГУ 2, все равно будут перегружены.
3. В результате переноса в БГУ 1 – БГУ 2 пропала дополнительная аналитика по счету (анализ субконто)
Выявляется: сформировать оборотно-сальдовую ведомость в 1С по счетам, у которых в БГУ 1 был добавлен анализ субконто.
В целом, ошибка встречается довольно редко, но шанс высокий, если вы не выгружали ЕПСБУ во время выгрузки из БГУ 1. Для решения нужно добавить эту аналитику в плане счетов базы-корреспондента вручную до переноса.
Если у счета в качестве первого субконто стоит КЭК, его добавлять не нужно. В случае, если необходимого субконто нет в списке предопределенных – можно создать свое.
4. В справочнике КПС ошибки или недостоверные сведения
Выявляется: анализ справочника классификационных признаков счетов с открытой датой (открыть справочник – щелкнуть по полю «На дату» ПКМ, затем – «Очистить»).
Ошибки возникают, если при применении бюджетной классификации в БГУ 1 были проставлены некорректные даты окончания действия статей. Решать проблему придется вручную, так как дата окончания периода действия статьи ставится на основании периода действия направлений и видов расходов.
Если период окончания в направлении меньше периода начала действия статьи, при записи мы получим КПС со сроком действия 01.01.2020 – 01.01.2020.
5. После переноса данных в БГУ 2 обнаружены ошибки в учете НФА, ОС
Выявляется: технологический анализ по разделу «Учет нефинансовых активов».
Чем больше ошибок было в учете НФА в БГУ 1, тем больше ошибок возникнет во время переноса. В технологическом анализе можно выявить ошибки несоответствия внутренних регистров по учету основных средств.
Ошибка в примере произошла из-за регистра «События ОС». В результате свертки информационной базы у документа ввода остатков не был заполнен инвентарный номер.
В качестве решения мы можем дозаполнить документ ввода остатков основного средства в БГУ 2 (он откроется, если дважды кликнуть по строке с ошибочными сведениями) Предварительно нужно разрешить редактирование документа. Или можно специальной обработкой скорректировать движения документа.
Очень часто встречаются ошибки в регистрах стоимости малоценных основных средств на забалансовом учете.
Решаются такие ошибки довольно простым способом. Путь: «Администрирование → Обслуживание → блок «Корректировка данных». Здесь есть встроенная обработка «Заполнение регистров ОС».
Выбираем нужную нам дату (дату ввода входящих остатков) и нажимаем кнопку «Свести». Обработка делает несколько документов по недостающим записям регистров.
Результаты действий этой обработки лучше проконтролировать вручную – некоторые записи регистров могут быть лишними.
Ошибки в регистрах амортизации стоит рассматривать более подробно, просматривая также соотношение амортизации на текущий момент. Например, в данном случае мы видим ОС, при вводе в эксплуатацию которого не была начислена амортизация сразу, но доначислена позже.
Если мы воспользуемся обработкой заполнения записей регистров ОС, в инвентарной карточке у нас будут отражены недостоверные сведения об объекте:
Можно откорректировать сформированную обработкой запись регистра или удалить запись о начисленной амортизации во вкладке «Стоимость» документа ввода остатков.
В обоих случаях в инвентарной карточке будут корректно отображаться сформированные сведения о сумме начисленной амортизации и остаточной стоимости.
Это, пожалуй, самые распространенные ошибки при переносе данных из БГУ 1 в БГУ 2. Однако следует помнить, что каждый перенос данных индивидуален, а каждое учреждение ведет учет по-своему. Поэтому если Вы не нашли решение своей проблемы в этой статье, смело обращайтесь к нам – мы всегда на связи и рады помочь!
Специалист компании «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
На линию консультаций фирмы "1С" поступают предложения пользователей по реализации автоматического заполнения даты выписки лицевого счета согласно установленной даты "Использовать значение" подменю "Параметры" меню "Сервис", а также автоматического заполнения даты подтверждающего документа согласно даты документа "Заявка на кассовый расход". В предлагаемой вашему вниманию статье методисты фирмы "1С" разъясняют нюансы проставления дат в документе "Заявка на кассовый расход".
Порядок расчетов через органы Федерального казначейства установлен приказом Казначейства России от 10.10.2008 № 8н (далее - Порядок № 8н).
Согласно Порядку № 8н для осуществления кассовых выплат получатели средств федерального бюджета и администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в органы Федерального казначейства по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе следующие платежные документы:
- Заявку на кассовый расход (ф. 0531801);
- Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802);
- Заявку на возврат (ф. 0531803).
На основании представленной получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход (Заявки на получение наличных денег, Заявки на возврат) орган Федерального казначейства формирует платежное поручение, на основании которого осуществляется списание средств в банке.
Операции по списанию банком сумм платежей со счетов № 40105, № 40201, № 40204, а также со счетов, открытых органу Федерального казначейства на балансовых счетах № 40503 "Счета организаций, находящихся в федеральной собственности. Некоммерческие организации" (далее - счет № 40503), № 40603 "Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности. Некоммерческие организации" (далее - счет № 40603) № 40703 "Счета негосударственных организаций. Некоммерческие организации" (далее - счет № 40703), в банке, отражаются на соответствующих лицевых счетах, открытых участникам бюджетного процесса, по кодам бюджетной классификации, указанным в Заявках (расчетных документах, расшифровках к расчетным документам), представленных клиентами в Федеральное казначейство или в орган Федерального казначейства.
Согласно пункту 3.18 Порядка открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами (утв. приказом Казначейства России от 07.10.2008 № 7н) орган Федерального казначейства по месту обслуживания участника бюджетного процесса (далее - клиент) осуществляет сверку операций, учтенных на лицевых счетах, с клиентами (далее - сверка).
Сверка производится путем предоставления органом Федерального казначейства клиенту на бумажном носителе или в электронном виде в соответствии с договором об обмене электронными документами, заключенным между органом Федерального казначейства и клиентом, Выписки из лицевого счета (с копиями документов, служащих основанием для отражения операций на лицевом счете) и Приложения к Выписке из лицевого счета.
В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" дата подтверждающего документа - реквизит "от" на закладке "Исполнение" документа "Заявка на кассовый расход" - это дата платежного поручения, сформированного органом Федерального казначейства на основании представленной получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход. Реквизит "Дата выписки из лицевого счета" - это дата списания средств со счета органа казначейства на основании этого платежного поручения (рис. 1).
В общем случае дата платежного поручения, сформированного органом Федерального казначейства на основании представленной получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход, может не совпадать с датой этой Заявки на кассовый расход. В свою очередь дата Выписки из лицевого счета - дата списания средств со счетов органа Федерального казначейства № 40105, № 40201, № 40204, № 40503, № 40603, № 40703 на основании платежного поручения - может не совпадать с датой этого платежного поручения. В связи с этим в Заявке на кассовый расход (ф. 0531801) предусмотрен реквизит Предельная дата исполнения.
Поэтому в документе Заявка на кассовый расход предусмотрено три разных реквизита для указания дат - дата Заявки на кассовый расход (реквизит "От" шапки документа), дата Выписки из лицевого счета и дата подтверждающего документа, а в журнале заявок на кассовый расход (а также в журнале Расчетно-платежные документы) отражаются 2 даты - дата документа Заявка на кассовый расход и дата выписки из лицевого счета (см. рис. 2).
Таким образом, нет оснований в качестве даты подтверждающего документа и даты выписки из лицевого счета указывать дату Заявки на кассовый расход.
Следует отметить, что в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" реализована возможность загрузки в электронном виде в форматах Федерального казначейства, а также формирование и печать загруженных документов, в том числе таких, как:
- выписка из лицевого счета получателя бюджетных средств (ф. 0531759);
- выписка из лицевого счета для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателя бюджетных средств (ф. 0531762);
- отчет о состоянии лицевого счета получателя бюджетных средств (ф. 0531786);
- отчет о состоянии лицевого счета для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателя бюджетных средств (ф. 0531788);
- информация из расчетных документов к выписке.
На основании загруженных выписок автоматически формируются входящие документы (Выписка из лицевого счета, Кассовое поступление, Протокол и т. п.) и проводятся исходящие документы (заявки, платежные поручения и т. д.), формируются бухгалтерские записи.
Следует отметить, что импортируется информация и о расчетных документах - основаниях проведения кассовых выплат и поступлений (платежные поручения и др.). Это позволяет формировать их и распечатывать из программы.
То есть, в результате загрузки Выписки из лицевого счета в документах Заявка на кассовый расход на закладке Исполнение автоматически устанавливается признак Оплачено и заполняются реквизиты Дата выписки из лицевого счета и дата и номер подтверждающего документа, а также появляются пиктограмма и ссылка на платежное поручение, сформированное органом Федерального казначейства на основании данной Заявки на кассовый расход.
По ссылке Подтверждающий документ можно перейти к платежному поручению, загруженному вместе с выпиской, и при необходимости распечатать его.
Обратите внимание, что в платежном поручении формируется дополнительная строка синего цвета, не предусмотренная типовой формой 0401060, в которой указывается информация о проведении операции по счету органа Федерального казначейства.
От редакции: Для пользователей бюджетных учреждений фирма "1С" выпускает ежемесячное издание - 1С:ИТС БЮДЖЕТ ПРОФ, которое дополнительно к разделам ИТС ПРОФ включает в себя формы отчетности, релизы программ и конфигураций для бюджетной сферы, справочники с описанием бюджетных финансово-хозяйственных операций, методическую поддержку и периодику для бюджетных учреждений, график проведения и материалы семинаров "1С:Консалтинг" и др.
Ответы на часто задаваемые вопросы 2017(часть 2)
Ответы на часто задаваемые вопросы 2017
Если в операции документа вводим проводки по забалансовым счетам, в печатную форму "Справка (ф. 0504833)" они выводятся вместе с проводками по балансовым счетам. Как отключить вывод в Справке проводок по забалансовым счетам?
Настройка вывода данных в бухгалтерскую справку (ф. 0504833) производится в форме "Настройка параметров учета" (раздел "Настройка и администрирование", команда панели навигации "Настройка параметров учета") на закладке "Учет и отчетность" с помощью установки и снятия необходимых флажков.
Чтобы отключить отражение проводок по забалансовым счетам в печатной форме "Справки (ф. 0504833)", следует установить флажок "Не включать данные по забалансовым счетам в бухгалтерскую операцию".
Почему в БГУ ред. 2 не предусмотрена обработка групповой печати инвентарных карточек основных средств?
Для групповой печати инвентарных карточек следует перейти в справочник “Основные средства”. В списке основных средств нужно выделить позиции, для которых будет производиться печать инвентарных карточек. Затем на командной панели следует нажать на кнопку “Печать” и выбрать пункт “Инвентарная карточка ОС”:
Для отбора основных средств, для которых необходимо распечатать инвентарные карточки, можно воспользоваться настройкой списка (меню “Все действия” - “Настроить список…”).
Не нашли в программе документов по основным средствам стоимостью до 3000 рублей включительно, учитываемых на забалансовом счете 21 (поступление,списание).Как оформить движение ОС стоимостью до 3000 рублей включительно,учитываемых на забалансовом счете 21?
Для отражения движения находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 3 000 рублей включительно (основные средства на счете 21) в БГУ 2.0 используются те же документы, что и при движении балансовых основных средств. Для этого в этих документах предусмотрен отдельный вид операции. Например, в документе «Внутреннее перемещение ОС (ОС-2)»:
и на вкладке «Бухгалтерская операция»:
Как во второй редакции БГУ отразить операцию по безвозмездному поступлению основного средства напрямую на счет 101 (не используя счет 106)?
Для оформления операций по безвозмездному поступлению ОС предназначен документ "Принятие к учету объекта ОС (кроме зданий, сооружений)". Документ находится в разделе «Основные средства, НМА, НПА».
Заполнение реквизитов документа начинается с шапки, где в первую очередь заполняется реквизит "Вид поступления". Необходимо выбрать из списка значение "Поступление на счет 101 (102, 103), 01, 02".
При заполнении вкладки «Бухгалтерская операция» необходимо выбрать из справочника типовых операций элемент «Безвозмездное получение объектов ОС, НМА, НПА (401.10)».
Почему в списке основных средств нет полей “ЦМО”, “Инвентарный номер”? Как их можно добавить?
Для вывода ЦМО и инвентарного номера в список ОС в форме списка основных средств, НМА, НПА в меню “Все действия” следует включить опцию (установить флаг) “Показать инв.номера”:
Как в списке договоров отобрать только актуальные договоры? Где в договоре указать, что он закрыт?
Если по договору все обязательства и требования удовлетворены, то договору можно установить статус закрытого договора, для этого в карточке договора в меню "Все действия" следует выбрать пункт "Поместить в архив (закрыть)/Извлечь из архива":
Договор будет помещен в архив и в списке действующих договоров уже показываться не будет. Его можно будет увидеть, если в списке договоров в реквизите "Актуальность" выбрать значение "Архив (закрытые договоры)" или "Все договоры (действующие и закрытые)". Закрытые договоры в списке будут выделены серым цветом:
Для того чтобы вернуть договор из архива, в карточке договора в меню "Все действия" также следует выбрать пункт "Поместить в архив (закрыть)/Извлечь из архива".
Как в списке документов отобразить колонку «Комментарий»?
В программе можно отражать в списках документов любые реквизиты соответствующих документов. Для этого в списке документов по кнопке “Все действия” следует открыть пункт меню “Изменить форму”. В открывшейся форме настройки следует выделить элемент “Ссылка” и нажать кнопку “Добавить поля”:
Затем, в открывшейся форме выбора полей для размещения на форме следует включить флаг напротив поля “Комментарий”. Для сохранения настроек нажать кнопку “ОК”:
Настройки формы следует сохранить (кнопки “ОК” или “Применить”).
В первой редакции БГУ на панели инструментов табличных частей документов были кнопки для сортировки строк. Почему их нет во второй редакции?
В программе есть возможность сортировки строк документа. Чтобы отсортировать значения колонки по возрастанию или по убыванию, необходимо установить курсор мыши на поле колонки, затем в меню “Все действия”, расположенном на командной панели закладки “Начисление” справа, непосредственно над табличной частью документа, выбрать пункт “Сортировать по возрастанию” и/или “Сортировать по убыванию”:
Можно ли сделать так, чтобы в документе открывалась информация о том, кто этот документ редактировал и когда, аналогично БГУ ред. 1?
Да, можно. Для этого необходимо в разделе “Настройка и администрирование” на панели навигации перейти по команде “Общие настройки” и установить флаг “Версионирование объектов”. После чего перейти по гиперссылке “Версионируемые объекты”:
В открывшейся форме для выбранных объектов (справочников или документов) следует указать вариант версионирования:
• Не версионировать - история версий объекта не ведется;
• Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий каждый раз при изменении (или создании нового) справочника или документа;
• Версионировать при проведении - версии сохраняются только при проведении; применимо только для документов, для которых разрешено проведение.
После того как для необходимого объекта конфигурации будет задан вариант версионирования (при записи или при проведении), на панели навигации данного объекта будет выведена команда “История изменений” для открытия истории изменений:
При создании документа автоматически присваивается номер с префиксом. Например: ""0000-000001"". Как избавиться от префикса?
В БГУ 2.0 применяется специальный механизм нумерации документов. При работе в “облаке” префикс ИБ всегда присутствует в номере документа. Знак тире разделяет префиксы и номер документа с лидирующими нулями.
Не рекомендуется изменять автоматически присвоенные номера – удалять лидирующие нули! Это может привести к тому, что если, например, автоматически сформированный шестизначный номер документа был изменен на трехзначный, например, на 001, то при превышении количества документов максимального номера – 999 всем последующим документам будет присваиваться номер “999”.
Но в программе есть возможность настройки, выводить ли префиксы и лидирующие нули документов на печать. Для этого надо зайти в “Настройка и администрирование” – “Настройка параметров учета” – “Настройки печати префикса номера документа в печатных формах”.
Для любого документа ИБ можно установить вид печати номера:
• Без префикса и лидирующих нулей;
• С префиксом и лидирующими нулями.
В базе заведено несколько учреждений. При вводе нового документа в нем все время указывается одно учреждение, а мне нужно другое. Нельзя ли сделать так, чтобы программа запоминала, с каким учреждением я работаю, и указывала его при вводе нового документа?
Да, учреждение по умолчанию можно запомнить. Для этого это учреждение надо указать в разделе "Настройка и администрирование" в Настройках параметров учета в реквизите "Основная организация":
Также каждый пользователь в персональных настройках может установить свою текущую организацию. Для этого следует перейти в раздел "Настройка и администрирование", группа панели действий "Настройка параметров", команда "Персональные настройки". В открывшейся форме перейти по команде панели навигации "Настройки программы" и в реквизите "Организация" указать организацию, которая будет использована в качестве текущей.
Не могу найти в программе документы и отчеты по родительской плате (по учету продуктов питания)
В разделе «Настройка и администрирование» зайдите в пункт «Настройка параметров учета». На вкладке «Услуги, работы, производство» установите флажок «Вести учет расчетов с родителями за содержание детей в ДДУ» («Вести учет продуктов питания»). После этого документы и отчеты по родительской плате (учету продуктов питания) станут доступны в разделе «Услуги, работы, производство».
Не получается войти в Систему. После введения Пользователя и Пароля ничего не происходит.
Проверьте, что вы ввели перед именем Пользователя приставку «GUO\».
Подскажите в УРМ-клиенте под каким паролем и логином входить для того что бы загрузить платежные поручения в 1С БГУ 2.0
Для подключения к УРМ используйте:
Пользователя: URM
Пароль: Вводите Ваш ИНН, КПП, Номер информационной базы и Номер области. Вводить без пробелов и разделительных знаков.
Где в 1С: БГУ 2.0 находится учет питания и родительской платы
Блок учета родительской платы и учета питания необходимо подключить. Для этого необходимо перейти в раздел "Настройка и администрирование" и в «Настройке параметров учета установить галочки:
Учет продуктов питания
Учет расчетов с родителями за содержание детей в ДДУ
После чего в разделе «Услуги, работы, производство» появятся соответствующие меню.
При проведении платежных поручений выдает ошибку не указана дата исполнения документа, где ее ставить?
Дата исполнения ставится в статусе документа. Необходимо текущий статус поменять на «Исполнено» и указать дату выписки из лицевого счета.
При работе с платежными поручениями, не проводится "платежка на перечисление налогов от несчастных случаев" Пишет Ошибка в строке 1 таблицы "РасшифровкаПлатежа". Не заполнен реквизит по формуле "БУХГАЛТЕРСКИЕОПЕРАЦИИ.СЧЕТНАЛОГА"
Счет выбирается автоматически, когда вы на закладке "налоговый платеж" выбираете "Налог, сбор или иной платеж в бюджет" (1). Выбирая Налог или платеж вы можете развернуть его (2) и перейти к виду налога или платежа(3), где и указывается счет учета(4).
В предыдущей статье я рассказал вам про типичные ошибки пользователей 1С Бухгалтерии. По крайней мере, про некоторые из них. Данная статья посвящена одной из таких ошибок. Она настолько распространена, что в общем списке её приводить не стоило. Что же это за ошибка?
Заключается она в том, что ну очень часто при создании документов пользователи 1С Бухгалтерии указывают неверную дату документа. Или неверное время. Или все вместе сразу. Давайте посмотрим, с чем связана такая ошибка и как её избежать.
Ниже приведено окно нового документа 1С Предприятие.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
У нового документа по умолчанию подставляется текущая системная дата, если иное не было указано в настройках 1С Бухгалтерии. Обратите внимание на время — оно устанавливается на 00:00:00.
Приведённая выше картина типична для всех версий 1С Предприятие. Так где же ошибаются пользователи программы при вводе документов?
Прежде всего стоит сказать, что если документ требуется внести в базу 1С текущим временем, то есть сегодняшним числом, то дату изменять вручную не нужно. Дело в том, что при записи нового документа (обратите внимание — номера нет, следовательно, документ ещё не записан) текущей датой его время будет автоматически установлено таким, что он встанет в конец всех сегодняшних документов. Проще говоря, при записи нового документа в базу 1С Бухгалтерии его время будет установлено автоматически и он окажется последним в списке.
Так вот, привыкнув вводить документы только текущим числом, а также привыкнув к тому, что программа сама устанавливает правильные (как кажется пользователю) значения некоторых полей, многие часто забывают, что это не всегда работает. Давайте разберём, когда следует вручную устанавливать дату и/или время документа.
Ниже привожу два самых распространённых случая.
Научиться самостоятельно решать все вопросы в 1С:Бухгалтерии 8.3 Вы можете при помощи нашего специального учебного видеокурса по данной конфигурации. Курс включает в себя 240 практических уроков (42 часа на видео), с некоторыми примерами которых Вы можете ознакомиться на странице описания курса.
Документ вводится "задним числом"
В бухгалтерии, в отличие от торговли, далеко не все документы вводятся текущим временем. Это совершенно нормально. Так вот, если требуется ввести документ не текущей датой, то заполнение такого документа следует начать с установки нужной даты и, по необходимости, времени.
Если требуется ввести много документов на дату, отличающейся от текущей, то лучше всего установить эту дату в настройках программы, чтобы она автоматически подставлялась во все новые документы. Главное, потом не забыть вернуть настройки в прежнее состояние.
Для 1С Бухгалтерии 8.2 установка времени по умолчанию находится в меню Сервис / Параметры.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В 1С Бухгалтерии 8.3 нужно зайти в раздел Администрирование и на Панели действий выбрать пункт Персональные настройки.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
В таком случае дата будет подставляться такая, какую указали и думать об этом не нужно. Если же документ один или их немного, а в настройки лезть лень (хотя они для этого и созданы!), то просто ставьте дату вручную. Главное — не забывать это делать в каждом документе!
Документ уже записан, но требуется изменить дату
Другой случай — вы уже записали документ, а, возможно, и провели его, но вдруг выяснилось, что нужно изменить дату. Особенность такой операции заключается в том, что при изменении даты для уже записанного документа (проведённого или нет — неважно), время требуется установить вручную. Если этого не сделать, то вполне может получиться, что документ "встанет куда попало" (если вам все равно, то можно и не трогать — иногда это не имеет значения).
Особенно это критично в тех случаях, когда от данного документа зависят другие или он сам зависит от других документов. Небольшой пример по определению взаимозависимостей я разбирал в статье про авансовые отчеты.
Более подробно о влиянии порядка документов на особенности их проведения, а также на формируемые ими проводки, я рассматриваю в своем курсе 1С Бухгалтерии 8. Просто запомните — при перестановке записанного документа на другую дату следует быть внимательными и при необходимости установить время вручную!
Подведём итоги
При создании нового документа начинайте заполнять его с самого верха, не пропуская поля (в том числе и дату), которые заполняются автоматически! Это позволит избежать многих ошибок при ведении учета.
Уникальная метка публикации: 0B580F1B-D331-FD90-2D8B-F4AD5411263E
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/ustanovka-daty-v-dokumente/
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Правила работы
Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.
Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.
Контроль по существу
- указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
- прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт – задание / поручение),
- когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.
Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения 1 и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» – здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.
Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:
- само поручение;
- срок исполнения;
- исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).
При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.
Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:
- автор может изменить срок исполнения поручения;
- автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
- исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
- автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.
Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.
Контроль за сроками исполнения
Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации – секретарь.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:
- фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
- проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
- корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
- напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
- информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
- внесение данных об исполнении документов;
- анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Сроки исполнения документов могут быть определены:
- законодательством (например, для исполнения обращений граждан);
- в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан;
- в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту;
- на документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции;
- для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов 2 .
Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом контроле можно выделить:
- текущий контроль,
- предупредительный и
- итоговый контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.
Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от. №. » и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.
Пример контроля поручений с использованием MS Excel
Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.
Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:
- Вариант № 1 – с помощью меню:
- выделите ячейку, в которой хотите отображать текущую дату (в нашем примере она находится в столбце С и строке 2, поэтому имеет адрес С2), и напечатайте в ней знак «=»;
- щелкните по кнопке Вставить функцию , которая расположена в верхнем меню (в версиях программы MS Excel 2007 и 2010 вы найдете ее на вкладке Формулы);
- в появившемся окне выберите функцию сегодня и нажмите Ок (показано на Рисунке 2);
- далее откроется следующее диалоговое окно, Аргументы функции, в котором нужно только нажать Ок (у данной функции нет аргументов, поэтому определять их в данном окне не понадобится).
Рисунок 1. Таблица в Excel, в которой осуществляется контроль исполнения поручений
Читайте также: