Как создать напоминание в outlook
Многие из вас пользуются календарём в Outlook . Особенно, если вы работаете в большой организации, и в ней принята культура назначения встреч через календарь.
Поэтому я не буду останавливаться на стандартных операциях создания и редактирования встреч в календаре. Расскажу о секретах, которые, мало кто использует.
1. Наполнение приглашения на встречу содержимым.
2. Приглашение участников с проверкой их доступности.
3. Изменение встречи.
4. Повторяющиеся встречи или события.
5. Контакт с участниками встречи - просто и быстро.
6. Немного о категориях и зачем они нужны?
1. Наполните встречу содержимым
Странно, но очень часто приходят приглашения на встречи или телефонные/видеоконференции с пустым содержимым внутри. Стоит озаботиться и обеспечить участников встречи предварительной информацией.
При создании встречи внесите внутрь всё необходимое . Оформите текст, чтобы подсветить важное. (Как оформлять текст, читайте здесь ).
Что можно вставить внутрь приглашения на встречу:
- повестку - пункты для обсуждения.
- документы (файлы) - файлы можно вставлять прямо между текстом, формат текста при создании встречи - RTF
- ссылки (как вставлять ссылки написано здесь )
2. Пригласите участников по-умному
Наверняка вы знаете, как добавлять участников. А вот как их добавить оптимально, так чтобы они с большей вероятностью приняли встречу? Для этого стоит проверить их доступность сразу, перед отправкой приглашения.
Для этого сразу нажмите кнопку Scheduling Assistant ( Помощник по планированию ), и посмотрите у кого какое время свободно. Двигаем движок так, чтобы у всех совпал промежуток свободного времени.
Хорошим тоном является приглашение на встречу с небольшим промежутком от предыдущей встречи . Человек может захотеть сделать перерыв, ну и часто встречи затягиваются.
Если внедрена система управления переговорными комнатами, то их можно сразу удобно выбрать с помощью специальной кнопки Room Finder ( Выбор помещений ), которая появляется как раз в этом режиме:
3. Изменение встречи
Откройте встречу двойным щелчком для изменения.
После редактирования нажмите кнопку отправки обновления встречи ( Send Update ). У участников встреча автоматически обновится, как и её содержимое.
4. Повторяющиеся встречи или события
Это очень удобная штука. Планируете ли вы что-то себе лично или ставите встречу с коллегами.
Настраивается это просто. Нажмите на кнопку Recurrence ( Повторение ) и выберите режим повторения.
5. Контакт с участниками встречи - просто и быстро
Часто бывает, что нужно написать быстрое письмо всем участникам, или ответить так, чтобы сохранилось содержимое присланного приглашения. Но набирать адреса заново или копировать их - неудобно . Для быстрого контакта существует спец. кнопка Contact Attendees ( Связаться с участниками ). Нажмите её и выбирайте нужный вам тип контактирования из доступных в вашей организации.
6. Немного о категориях и зачем они нужны?
Категории вещь очень мощная . Для всего Outlook. Это такие аттрибуты , с названием и цветом . Я использую их для визуального обозначения разных встреч и событий. Так удобнее дифференцировать их в календаре, чтобы сразу понимать, что важно, а что нет. При создании встречи - выберите её категорию .
Названия категорий и цвет можно настроить под себя очень быстро.
Окно настройки категорий:
Очень хорошо о категориях и о планировании с помощью Outlook написано в книге Глеба Архангельского "Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013". Рекомендую! Я был когда-то у него на тренинге по управлению временем. Это был лучший тренинг, надолго запавший в память. Применяю навыки до сих пор.
Вот как выглядит часть моего календаря. По-моему - очень наглядно!
Мы не говорили о других типах событий - не встреч . Например, на весь день . Это используется для напоминаний о событиях, не привязанных чётко ко времени. Опять же - очень хорошо это описано в упомянутой выше книге .
Это, конечно, далеко не всё о календаре и встречах . Не бойтесь пробовать другие опции, нажимая разные кнопки. Учитесь!
Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но описанные приёмы работают в Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016 .
А здесь можно найти инструкции по Outlook от самого Microsoft .
Буду рад, если статья оказалась полезной и пригодится Вам в жизни и в работе.
Поставьте лайк и поделитесь с друзьями! Оформите подписку на канал.
Outlook напоминания по электронной почте или календарю будут напоминать о запланированном событии.
Примечание: Эта функция не поддерживается в Outlook 2019.
Показывать напоминания по другим программам и приложениям
Вы можете настроить Outlook для отображения окна напоминания поверх других программ, в которые вы работаете.
Выберите Файл> параметры> Дополнительные параметры.
В разделе Напоминания , чтобы показывать напоминания поверх других окон.
Примечание. Эта функция недоступна для Outlook 2013, Outlook 2016 или 2019. Для Microsoft 365, эта версия доступна, если у вас версия 1804 (сборка 9226.2114) или более высокая.
Добавление и удаление напоминаний для собраний
Это относится ко всем встречам и собраниям в календаре. Сохраните этот параметр для будущих встреч и собраний.
На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.
В разделе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.
Установите время по умолчанию, в течение которого вы хотите получать напоминания перед новыми элементами календаря (например, 15 минут, 30 минут и т. д.).
Это относится только к выбранному собранию в календаре.
в нижней части экрана выберите Календарь;
Откройте собрание. Если появится диалоговое окно Открытие повторяющегося элемента, выполните одно из следующих действий:
чтобы установить напоминание только для одной встречи или собрания из ряда, выберите Только это;
чтобы установить напоминание для всех встреч или собраний ряда, выберите Весь ряд;
На вкладке Собрание (для повторяющегося собрания — вкладка Ряд собраний нажмите кнопку Напоминания и выберите время, за какое время до встречи или собрания вы хотите получить напоминание). Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.
Автоматическое отклонение напоминаний о прошедших событиях
Если вы не хотите, чтобы напоминания о событиях в прошлом были, вы можете Outlook, чтобы напоминания о прошедших событиях автоматически отключались. Например, если вы не на месте в течение трех дней, вы можете не возвращаться и не видеть напоминания о собраниях, которые произошли во время вас.
Выберите Файл >параметры > Дополнительные параметры.
В разделе Напоминания выберите Автоматически отклонять напоминания о прошедших событиях.
В нижней части экрана выберите Почта.
Нажмите Главная > К исполнению > Добавить напоминание.
В диалоговом окне Другая установите или снимите флажок Напоминание.
Добавление напоминаний для задач
В нижней части экрана выберите Задачи.
Чтобы просмотреть задачи, выберите Главная>Список дел.
Щелкните задачу в списке.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы добавить напоминание о задаче в список задач, выберите задачу, а затем в группе К последующим задачам выберите период времени для выполнения крайнего срока.
Чтобы удалить напоминание о задаче из списка To-Do задач, в группе Управление задачей нажмите кнопку Удалить из списка.
Примечание: Если вы не работаете в Outlook, окно напоминания отображается позади используемой программы, чтобы не отвлекать ваше внимание от работы. Вместо этого в панели задач начинает мигать значок Outlook и раздается звук напоминания. Если вы работаете в шумном помещении, попробуйте увеличить громкость динамиков или изменить звук напоминания на уникальный.
Встречи и собрания календаря
Для новых встреч и собраний:
На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.
Чтобы включить или отключить напоминания по умолчанию для всех новых собраний и встреч, в группе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.
Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала встречи или собрания должно появиться напоминание.
Для существующих встреч и собраний
Откройте встречу или собрание.
Примечание: Если появится диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент, выберите команду Открыть копию или Открыть весь ряд и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Встреча в группе Параметры выберите в поле со списком Напоминания по умолчанию время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.
На вкладке Главная в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.
В диалоговом окне Прочие установите или снимите флажок Напоминание. Если флажок установлен, укажите дату и время напоминания.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Встречи и собрания календаря
Для новых встреч и собраний:
Чтобы включить или отключить автоматическое создание напоминаний для новых собраний и встреч, на вкладке Настройки в группе Календарь установите или снимите флажок Напоминание.
Если вы установили флажок, укажите, за какое время до начала встречи или собрания должно появиться напоминание.
Для существующих встреч и собраний
Откройте встречу или собрание.
Примечание: Если появится диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент, определите, когда должно отображаться напоминание: только для открытого мероприятия или для всей последовательности повторяющихся мероприятий, элементом которой оно является. Выберите вариант Открыть копию или Открыть весь ряд и нажмите кнопку ОК.
На вкладке Встреча в группе Параметры выберите в списке Напоминание, за какое время до встречи или собрания должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.
На стандартной панели инструментов нажмите кнопку к следуйте и выберите добавить напоминание.
В диалоговом окне Прочие установите или снимите флажок Напоминание. Если флажок установлен, укажите дату и время напоминания.
Совет: Если приложение Outlook закрыто, напоминания на экране не появляются. Оно должно быть открыто или свернуто на панель задач.
С помощью цветовых категорий и напоминаний приложение Outlook упорядочивает ваш календарь, чтобы вы не пропустили важное собрание или встречу.
Добавление или обновление напоминаний
Выберите Новая встреча, Новое собрание или откройте встречу, дважды щелкнув событие.
Примечание: Если это повторяющееся событие, можно изменить напоминание для одного события или для всего ряда.
Выберите раскрывающееся меню Напоминание и выберите, за сколько времени до встречи вы хотите получить напоминание. По умолчанию напоминания отображаются за 15 минут. Если вы не хотите получать напоминание, выберите Нет.
Если это новая встреча, введите значения в поля Тема и Место, а также введите краткое описание.
Для завершения нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Добавление цветовой категории
Выберите Новая встреча, Новое собрание или откройте существующую встречу, дважды щелкнув событие.
Примечание: Если это повторяющееся событие, то для добавления цветовой категории необходимо выбрать весь ряд.
Выберите Задать категории, затем выберите один из доступных цветов.
Если вы используете цвет в первый раз, вам будет предложено его переименовать.
После выбора категории в верхней части события появится цветная вертикальная полоса.
Переименование и создание новых цветовых категорий
Выберите любую встречу или собрание.
В окне Цветовые категории можно выбрать следующие элементы:
Создать. Создание новой категории.
Переименовать. Переименование имеющейся категории.
Удалить. Удаление категории.
Цвет. Изменение цвета имеющейся категории.
Сочетание клавиш. Выбор сочетания клавиш для категории.
Такие же категории можно использовать в разделах "Люди", "Почта" и "Задачи" в Outlook.
Пометка для себя
Щелкните Сегодня, Завтра, На этой неделе, На следующей неделе, Без датыили Пользовательские.
Чтобы добавить напоминание для себя, нажмите кнопку К > добавить напоминание. Введите дату и время появления диалоговых окна с напоминанием.
Пометка получателей
Выберите пункт Другой.
Проверьте флажок Пометить для получателей.
Для наглядности можно добавить напоминание. Напоминания — это диалоговое окно оповещения, которое появляется при сроке к началу собрания или встречи.
Чтобы добавить напоминание для получателей, проверьте флажок Пометить для получателей, а затем введите дату и время, которые должны отображаться в диалоговом окне напоминания для получателей.
Совет: Используйте осторожность при добавлении напоминания к флагу для получателей. Спросите себя, нужно ли прервать получателя в диалоговом окне напоминания или достаточно флага.
Как работают даты пометки в меню "К работе"?
Пометка элементов для последующего применения и напоминаний с помощью пометок. Для флагов доступны следующие стандартные даты начала, сроки и время напоминания. Вы можете настроить каждый из параметров.
Начальная дата
Дата выполнения
Напоминание
За час до окончания текущего дня
Текущая дата плюс один день
Текущая дата плюс один день
Время начала текущего дня и один рабочий день
На этой неделе
Текущая дата плюс два дня, но не позднее последнего дня на этой неделе
Последний рабочий день на этой неделе
Время начала текущего дня плюс два дня работы
На следующей неделе
Первый рабочий день следующей недели
Последний рабочий день следующей недели
Время начала первого дня следующей недели
(все форматы)
Отображается текущая дата; Выберите настраиваемую дату при желании
Отображается текущая дата; Выберите настраиваемую дату при желании
Отображается текущая дата; Выберите настраиваемую дату при желании
См. также
Пометка для себя
Выполните одно из указанных ниже действий.
Пометка получателей
Как работают даты пометки в меню "К работе"?
Пометка элементов для последующего применения и напоминаний с помощью пометок. Для флагов доступны следующие стандартные даты начала, сроки и время напоминания. Вы можете настроить каждый из параметров.
Как добавить ежедневное / еженедельное / ежемесячное / ежегодное напоминание в Outlook?
Предположим, вам нужно составить расписание на ближайшие рабочие недели и каждую неделю отправлять его своему руководителю, и как сделать напоминание, которое будет предупреждать вас о том, что вам нужно составлять и отправлять свой план каждое утро понедельника? А что, если вовремя предупреждать вас каждый день, неделю, месяц и год? Повторная встреча в Microsoft Outlook поможет вам в этом.
В этой статье вы узнаете, как легко установить ежедневное / еженедельное / ежемесячное / ежегодное напоминание в Microsoft Outlook.
Easily delete all duplicate emails from specified email folder in Outlook:
Kutools for Outlook's Duplicate Mails utility can help you easily delete all duplicate emails from a specified email folder in Outlook. Download the full feature 60-day free trail of Kutools for Outlook now!
Kutools for Outlook: with more than 40 handy Outlook add-ins, free to try with no limitation in 45 days. Download and free trial Now!
Добавить ежедневное / еженедельное / ежемесячное / ежегодное напоминание в Outlook
Шаг 1. Создайте или откройте встречу одним из следующих способов:
- В Outlook 2010/2013 создайте новую встречу, щелкнув значок Новые предметы >Назначение в Новое группы на Главная меню.
- В Outlook 2007 создайте новую встречу, щелкнув значок Файл >Новое >Назначение.
- Открыть имеющуюся встречу до двойной щелчок это в вашем календаре.
Шаг 2. В окне встречи щелкните значок Повторение в Доступные опции группы под Назначение меню.
Шаг 3: В диалоговом окне Повторение встречи,
Назначьте время встречи: В разделе Время встречи выберите время оповещения в Начало: коробка и Конец: поле и установите период предупреждения в поле Продолжительность: пунктом.
Выберите шаблон повторения: Он поддерживает четыре стиля повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. Отметьте один из шаблонов повторения.
Установите диапазон повторения: По умолчанию время начала - это дата начала встречи. И вы можете закончить повторение к назначенной дате, или закончить после заранее установленного количества вхождений, или в дату окончания.
Шаг 4: нажмите OK в диалоговом окне Повторение встречи.
Шаг 5. Составьте встречу и нажмите Сохранить и закрыть Кнопка на Назначение меню.
Удалить существующее повторяющееся напоминание в Outlook
Перейдите в свой Календарь, щелкните правой кнопкой мыши повторяющуюся встречу, которую вы удалите, и щелкните значок Удалить > Удалить серию в контекстном меню.
Примечание: В Outlook 2007 вы не найдете Удалить серию в контекстном меню. Пожалуйста, нажмите на Удалить элемент, а затем появится диалоговое окно Подтверждение удаления, проверьте Удалите серию. и нажмите OK.
Читайте также: