Как создать группу контактов в outlook
Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.
Как настроить список рассылки в Outlook
Чтобы создать группу контактов в Outlook, создайте список и выберите, где его хранить. Вот как:
Перейдите на вкладку Главная и выберите Новые элементы .
Выберите Дополнительные элементы > Группа контактов . Или нажмите Ctrl + Shift + L .
В окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для списка рассылки.
Оставьте окно Контактная группа открытым.
Добавить участников в группу контактов Outlook
После создания и сохранения группы добавьте контакты в список рассылки.
Чтобы добавить контакты в группу контактов:
В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов .
Выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .
В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт и выберите Участники , чтобы добавить этот контакт в список рассылки.
Если контакт отсутствует в списке, выполните поиск контакта по имени или адресу электронной почты. Если вы по-прежнему не можете найти контакт, выберите стрелку раскрывающегося списка Адресная книга и выберите другой список.
Повторите шаг 3 для каждого из контактов, которые вы хотите добавить в список рассылки.
Выберите ОК .
В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть .
Создать новый контакт в списке рассылки
Чтобы добавить получателей, которых нет в вашей адресной книге Outlook, в группу контактов:
Перейдите в Outlook Люди и дважды щелкните список рассылки.
В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Новый контакт электронной почты . ,
В текстовом поле Отображаемое имя введите имя для контакта.
Если вы не знаете имя контакта, введите его адрес электронной почты или введите псевдоним.
В текстовом поле Адрес электронной почты введите адрес электронной почты нового контакта.
Если вы не хотите добавлять нового участника в адресную книгу, снимите флажок Добавить в контакты .
Выберите OK .
В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть , чтобы сохранить изменения в списке рассылки.
Как поделиться контактной группой в Outlook
Есть ли другие люди, которым было бы полезно, если бы у них был ваш список рассылки? Вместо того, чтобы создавать с нуля одну и ту же группу контактов, поделитесь с ними группой контактов. Это так же просто, как отправка вложения электронной почты.
Чтобы поделиться контактной группой:
Перейдите на страницу Outlook People .
Дважды щелкните группу рассылки, которой вы хотите поделиться.
В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Группа пересылки > В качестве контакта Outlook .
Выберите В интернет-формате (vCard) , чтобы прикрепить текстовый файл, содержащий имена и адреса членов группы.
Импортируйте контактную группу Outlook, которой вы поделились с вами по электронной почте
Если кто-то создал список рассылки в Outlook и отправил его вам по электронной почте в виде файла контактов Outlook, импортируйте список в свою адресную книгу и используйте как свой собственный.
Выберите стрелку раскрывающегося списка вложений.
Выберите Открыть .
В окне Группа контактов перейдите в Файл > Информация .
Выберите Переместить в папку > Копировать в папку .
В диалоговом окне Копировать элемент в выберите папку Контакты .
Выберите ОК .
Если вы хотите больше контролировать свои списки рассылки, используйте категории контактов для формирования элегантных списков рассылки.
Разложите левую области, чтобы увидеть список папок.
В группе "Группы"выберите "Новая группа".
Введите имя и описание группы и выберите "Создать".
Введите имена или адреса электронной почты людей, которых вы хотите добавить в группу.
Вы можете добавить любой адрес электронной почты, включая Gmail и Yahoo Mail.
После того как вы ввели имена или адреса электронной почты всех, кого хотите добавить, выберите "Добавить".
Если вы еще не готовы добавить людей в группу, выберите "Не сейчас".
В области слева в группе "Группы"выберите группу, в которая вы хотите пригласить людей.
Откройте вкладку Участники.
Выберите пункт Добавить членов.
Введите имена или адреса электронной почты людей, которых вы хотите добавить в группу.
Вы можете добавить любой адрес электронной почты, включая Gmail и Yahoo Mail.
После того как вы ввели имена или адреса электронной почты всех, кого хотите добавить, выберите "Добавить".
Сделать участника владельцем группы
Совет: На случай, если один из них по какой-то момент покинет группу, лучше иметь хотя бы двух владельцев.
В области слева в группе "Группы"выберите группу, в которая вы хотите пригласить людей.
Откройте вкладку Участники.
Выберите пункт Добавить членов.
Рядом с человеком, которого вы хотите сделать владельцем, выберите стрелку рядом с "Участник".
В меню выберите "Владелец".
Удаление участников
В области слева в разделе Группы выберите группу.
Откройте вкладку Участники.
Рядом с человеком, которого вы хотите удалить, выберите "Удалить из группы".
Ограничения для групп
Существует несколько ограничений на создание групп и добавление участников.
Максимальное количество участников
Максимальное количество групп, которые каждый день может создать отдельный человек
Максимальное количество групп, которые может создать человек в течение жизни
Outlook для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 для Mac Outlook 2021 Outlook 2021 for Mac Outlook 2019 Outlook 2019 для Mac Outlook 2016 Outlook 2016 для Mac Outlook в Интернете Outlook для Android Outlook для iOS Outlook в Интернете для Exchange Server 2016 Outlook в Интернете для Exchange Server 2019 Еще. Меньше
Посмотрите короткое видео о том, как создать группу, которая будет использоваться в качестве адреса электронной почты компании.
Откройте Outlook для Windows.
На вкладке Главная нажмите кнопку Создать группу.
На ленте нет кнопки Создать группу? Возможно, специалисты из ИТ-отдела не включили поддержку групп для организации. Обратитесь к ним за помощью.
Заполните сведения о группе.
Имя группы. Укажите имя, которое выражает суть группы.
Когда вы введете имя, вам будет предложен адрес электронной почты. Надпись "Недоступно" означает, что это имя уже используется и нужно выбрать другое. Имейте в виду, что после выбора имени группы изменить его будет нельзя.
Классификация. Выберите классификацию. Доступные варианты зависят от настроек организации.
Конфиденциальность. По умолчанию создаваемые группы являются частными. Это значит, что только утвержденные участники из вашей организации могут просматривать содержимое группы. Все неутвержденные сотрудники вашей организации не могут просматривать содержимое группы.
Чтобы создать группу, где любой пользователь в организации сможет просмотреть содержимое и стать ее участником, выберите вариант Общедоступная.
Чтобы создать группу, для присоединения к которой потребуется утверждение и содержимое которой смогут просматривать только ее участники, выберите вариант Частная.
Откройте Outlook для Mac.
Выберите Файл > Создать > Группа.
В меню нет пункта Группа? Возможно, специалисты из ИТ-отдела не включили поддержку групп для организации. Обратитесь к ним за помощью.
Заполните сведения о группе.
Имя группы. Укажите имя, которое выражает суть группы.
Когда вы введете имя, вам будет предложен адрес электронной почты. Надпись "Недоступно" означает, что это имя уже используется и нужно выбрать другое. Имейте в виду, что после выбора имени группы изменить его будет нельзя.
Чтобы добавить участников в группу, введите их адреса электронной почты или выберите их из списка контактов. Вы можете добавить в группу гостей не из вашего учебного заведения или организации.
Конфиденциальность. По умолчанию создаваемые группы являются частными. Это значит, что только утвержденные участники из вашей организации могут просматривать содержимое группы. Все неутвержденные сотрудники вашей организации не могут просматривать содержимое группы.
Чтобы создать группу, где любой пользователь в организации сможет просмотреть содержимое и стать ее участником, выберите вариант Общедоступная.
Чтобы создать группу, для присоединения к которой потребуется утверждение и содержимое которой смогут просматривать только ее участники, выберите вариант Частная.
Классификация. Выберите классификацию. Доступные варианты зависят от настроек организации.
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
Откройте Outlook в Интернете.
В области слева, в разделе Группы выберите Новая группа или щелкните правой кнопкой мыши элемент Группы и выберите Новая группа.
Примечание: Если в области слева нет элемента "Группы", возможно, ваша организация не включила эту возможность.
Заполнение сведений о группе:
Имя группы. Укажите имя, которое выражает суть группы.
Когда вы введете имя, вам будет предложен адрес электронной почты. Надпись "Недоступно" означает, что это имя уже используется и нужно выбрать другое. Имейте в виду, что после выбора имени группы изменить его будет нельзя.
Конфиденциальность. По умолчанию группы являются частными. Это значит, что только утвержденные участники из вашей организации могут просматривать содержимое группы. Все неутвержденные сотрудники вашей организации не могут просматривать содержимое группы.
Чтобы создать группу, где любой пользователь в организации сможет просмотреть содержимое и стать ее участником, выберите вариант Общедоступная.
Чтобы создать группу, для присоединения к которой потребуется утверждение и содержимое которой смогут просматривать только ее участники, выберите вариант Частная.
Классификация. Выберите классификацию. Доступные варианты зависят от настроек организации.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Откройте Outlook в Интернете.
В области слева рядом с элементом Группы нажмите кнопку +. (Если вы не можете найти кнопку +, наведите указатель на область слева.)
Примечание: Если в области слева нет элемента "Группы", возможно, ваша организация не включила эту возможность.
Заполните сведения о группе.
Имя группы. Укажите имя, которое выражает суть группы.
Когда вы введете имя, вам будет предложен адрес электронной почты. Надпись "Недоступно" означает, что это имя уже используется и нужно выбрать другое. Имейте в виду, что после выбора имени группы изменить его будет нельзя.
Конфиденциальность. По умолчанию группы являются частными. Это значит, что только утвержденные участники из вашей организации могут просматривать содержимое группы. Все неутвержденные сотрудники вашей организации не могут просматривать содержимое группы.
Чтобы создать группу, где любой пользователь в организации сможет просмотреть содержимое и стать ее участником, выберите вариант Общедоступная.
Чтобы создать группу, для присоединения к которой потребуется утверждение и содержимое которой смогут просматривать только ее участники, выберите вариант Частная.
Классификация. Выберите классификацию. Доступные варианты зависят от настроек организации.
Откройте приложение Outlook Mobile.
Выберите в области папок раздел Группы.
В области папок нет раздела "Группы"? Возможно, специалисты из ИТ-отдела не включили поддержку групп для организации. Обратитесь к ним за помощью.
Нажмите рядом с заголовком "Группы" кнопку +.
Введите в поле в области Создание группы имя группы и нажмите Далее.
Нажмите значок Создать.
Чтобы добавить в группу участников, введите их адреса электронной почты или выберите их из списка контактов. В группу можно добавить гостей.
Создание группы профессионального педагогического сообщества в Outlook (Office 365 для образования)
Группа профессионального сообщества преподавателей (ПСП) — это тип группы Microsoft 365, обеспечивающий общее пространство для совместной работы преподавателей. Группы ПСП доступны при наличии плана Microsoft 365 для образования.
Группа ПСП очень похожа на другие группы Microsoft 365. Она включает общий почтовый ящик и календарь, библиотеку общих документов и записную книжку OneNote. Записная книжка предназначена для преподавателей и содержит шаблоны, а также множество ресурсов, помогающих находить и воплощать различные идеи.
Создание групп ПСП не поддерживается в новом Outlook в Интернете. В настоящее время создание групп ПСП доступно только в Teams
Если вы хотите создать группу ПСП, сделайте это в Teams или перейдите в классическую версию Outlook в Интернете, пока она доступна.
Изменения не затрагивают существующие группы ПСП. Вы можете получить к ним доступ из Outlook в Интернете и использовать, как прежде. Изменения затрагивают только новые группы ПСП. Дополнительные сведения о создании групп ПСП в Teams см. в статье Создание группы ПСП в Microsoft Teams
Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac.
На панели навигации выберите представление Люди.
Примечание: Люди находятся в одном из двух мест на панели навигации.
Если вы используете компактную панели навигации, щелкните значок Люди.
Если вы используете расширенную панели навигации, щелкните слово Люди.
В группе Мои контактывыберите папку, в которой вы хотите сохранить группу контактов. Обычно вы выбираете контакты.
На ленте выберите Новая группа контактов.
Придайте группе контактов имя.
выберите Добавить участников, а затем добавьте людей из своей адресной книги или списка контактов;
Примечание: Чтобы добавить человека, которого нет в вашей адресной книге или контактах,выберите Новый контакт электронной почты.
В поле Кому или Копия выделите с помощью мыши все имена.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать или нажмите клавиши CTRL+C.
Введите имя группы контактов, например Спецпроекты.
В открывшемся окне щелкните правой кнопкой мыши поле Участники и выберите Вставить или нажмите клавиши CTRL+V.
Группы контактов отображаются в списке контактов наряду с отдельными людьми. Их можно различить по значкам слева от имен в представлении списка. Возле отдельных контактов отображается значок карточки, а возле групп контактов — значок людей.
Наконец, в дальнейшем вы можете в любой момент добавить или удалить людей из группы контактов.
Если у вас много деловых или личных контактов, хранящихся в таблице Excel, можно импортировать их непосредственно в приложение Outlook.
Затем вы можете создать группу контактов (ранее — "список рассылки"), используя импортированные контактные данные.
К сожалению, список контактов из списка рассылки Excel нельзя импортировать непосредственно в список рассылки, но вы можете импортировать их в папку "Контакты", а затем создать список рассылки из этих контактов с помощью инструкций выше.
Сведения об импорте контактов из Excel см. в Outlook.
Дополнительные сведения
Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Создание группы контактов
Создание группы контактов с новыми именами или добавление имен из адресной книги
Выберите представление "Контакты" и на вкладке Главная в группе Создать щелкните Создать контакт.
В поле Имя введите имя группы контактов.
На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook, Из адресной книги или Создать контакт электронной почты.
При добавлении нового контакта электронной почты введите сведения о нем в диалоговом окне Добавление новой записи.
При добавлении пользователя из контактов Outlook или из адресной книги выполните следующие действия:
В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов.
Выберите нужные имена в списке и нажмите кнопку Участники. В одну группу контактов можно добавлять имена из разных адресных книг.
Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в группу контактов, а затем нажмите кнопку ОК.
Группа контактов сохраняется в папке Контакты под присвоенным ей именем.
Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите Копировать.
В представлении "Почта" на вкладке Главная в группе Создать выберите пункты Создать элемент, Другие элементы и Группа контактов.
В поле Имя введите имя группы контактов.
На вкладке Группа контактов в группе Участники нажмите кнопку Добавить участников, а затем выберите вариант Из контактов Outlook или Из адресной книги.
Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.
В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду Добавить в контакты Outlook.
Дополнительные сведения
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Создание списка рассылки
Сколько имен можно добавить в список рассылки?
Максимальное количество имен, которые можно добавить в список рассылки, зависит от размера файлов контактов. Четких правил нет, но обычно список рассылки может содержать 50–70 имен и адресов электронной почты. При минимальном размере файлов контактов количество адресов может достигать 125 (включая другие списки рассылки).
Дополнительные сведения см. в статье базы знаний.
Выполните одно из следующих действий:
Создание списка рассылки с использованием имен из адресной книги
В меню Файл наведите указатель на кнопку Создать и выберите Список рассылки.
В поле Имя введите имя списка рассылки. (Например, "Друзья по-разным".)
На вкладке Список рассылки нажмите кнопку Выбор участников.
В раскрывающемся списке Адресная книга выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в список рассылки.
В поле Поиск введите нужное имя. Когда оно появится ниже, щелкните его и нажмите кнопку Участники.
Выполните эти действия для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите кнопку ОК.
Если вы хотите добавить подробное описание списка рассылки, на вкладке Список рассылки щелкните Заметки и введите текст.
Список рассылки сохраняется в папке Контакты под присвоенным ему именем.
Щелкните имена правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выберите команду Копировать.
На вкладке Список рассылки в группе Участники нажмите кнопку Выбор участников.
Щелкните правой кнопкой мыши в поле Участники, расположенном в нижней части диалогового окна Выбор участников, и щелкните Вставить.
В поле Имя введите имя списка рассылки.
На вкладке Список рассылки в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты. Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в контакты.
Современный век сопровождается невероятной интенсивностью. Практически ежедневно приходится совершать действия, от скорости выполнения которых зависит результативность мероприятий, а вслед за этим может зависеть и успешность карьерного роста.
Часто приходится совершать рассылку важной корреспонденции. Если письма направляются одним и тем же пользователям, то возникает насущный вопрос, как в Outlook создать группу рассылки, которая позволит существенно сэкономить время, благодаря чему удастся совершить несколько дополнительных манипуляций.
Действительно, почтовое приложение Outlook сопровождается многими успешными функциональными возможностями, облегчающими процесс выполнения многих задач.
Формирование группы контактов
Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма. Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.
Составление списка
Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.
Запустите почтовое приложение Outlook, в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.
Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».
Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.
Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.
Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».
В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.
Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.
Указав членов группы, не забудьте сохранить изменения
Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.
Как разослать корреспонденцию
После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.
В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.
Впишите первые символы из названия — и группа будет предложена автоматически
В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик.
Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.
Нажмите на плюсик, чтобы открыть полный список получателей
Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook — отличное почтовое приложение, которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.
Читайте также: