Как сохранить рабочую область в excel
Опытные пользователи Excel весьма активно используют возможность Microsoft Excel настраивать интерфейс "под себя" - добавляют в него новые кнопки, убирают ненужные, создают целые панели или вкладки со своими авторскими наборами инструментов. Но есть одна проблема. При переходе на другой компьютер или после переустановки Windows / Office все эти ручные настройки часто теряются и приходится настраивать все заново. Давайте разберем, как можно подстраховаться и сохранить их на будущее - для восстановления или переноса на другой ПК.
Excel 2003 и старше
В старых версиях настройка интерфейса происходила через команду меню Сервис - Настройка (Tools - Customize) . Используя это диалоговое окно, можно:
- создавать дополнительные панели инструментов, наполняя их нужными лично Вам кнопками - вкладка Панели инструментов - кнопка Создать (Toolbars - New)
- добавлять недостающие и удалять ненужные кнопки - перетаскивание мышью с вкладки Команды (Commands) прямо на панель и обратно
На самом деле конфигурацию панелей инструментов Excel 2003 хранит в специальном файле, обновляя в нем данные после каждого сеанса работы с Excel. Файл располагается (скорее всего) по адресу C:\Documents and Settings\имя\Application Data\Microsoft\Excel и называется:
- Excel10.xlb - для версии Excel 2002
- Excel11.xlb - для версии Excel 2003
Вы можете легко скопировать этот файл на другой компьютер (с той же версией Excel) или сделать резервную копию этого файла на случай переустановки Microsoft Office.
Excel 2007
В этой версии Excel, к сожалению, не позволял пользователю настраивать ленту - добавлять и удалять кнопки можно было только на панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar) в левом верхнем углу экрана. Настройки этой панели сохраняются в файле Excel.qat, лежащем в папке C:\Documents and Settings\имя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office
Excel 2010 и новее
В этой версии все сделано максимально удобно. Настраивать можно все - и ленту и панель быстрого доступа. При этом все эти нестандартные настройки можно просто экспортировать в небольшой текстовый файл, откуда их потом можно легко восстановить импортом. Чтобы это сделать выберите Файл - Параметры - Настройка ленты - Импорт-экспорт (File - Options - Customize Ribbon - Import-Export) :
Нельзя сохранить текущий макет всех окон в качестве рабочей области. Команда "Сохранить workspace" больше не доступна в Excel, поэтому ее нельзя добавить на панель быстрого доступа. Однако вы все равно можете открыть файл рабочей области (XLW-файл), созданный в более ранней версии Excel.
Чтобы просмотреть несколько окон в Excel 2013, откройте нужные книги или создайте новые окна(в представлении > новое окно),а затем расположите их нужным образом(просмотреть > Упорядоставить все).
Параметры просмотра в браузере находятся в другом месте
При сохранении книги в Интернете можно настроить ее просмотр пользователями. Эти параметры использовались в диалоговом окне "Сохранить как" при сохранение книги в SharePoint. Чтобы получить к ним прямо сейчас, щелкните файл >и > параметры просмотра в браузере.
Когда все будет готово, сохраните книгу в папкеOneDriveили в другом веб-месте (файл > сохранить как).
Изменение типа диаграммы отдельного ряда данных на диаграмме
Раньше можно было изменить тип отдельных рядов данных, выбрав их и нажав кнопку "Инструменты диаграммы" > "Параметры" >"Изменить тип диаграммы". После этого Excel изменит тип диаграммы только для выбранного ряда данных. В Excel 2013 excel автоматически изменит тип диаграммы для всех рядов данных на диаграмме.
Чтобы изменить тип диаграммы для выбранного ряда данных, можно выбрать комбограмму. Выберите диаграмму, чтобы на ленте отображлись инструменты для работы с диаграммами, на вкладке "Конструктор" нажмите кнопку "Изменить тип диаграммы" и выберите "Комбо-диаграмма".
На ленте "Инструменты для диаграмм" больше нет инструмента "Сохранить как шаблон"
В Excel 2007–2010 диаграмму можно сохранить как шаблон, нажав кнопку "Сохранить как шаблон" на ленте("Средства работы с диаграммами> Тип >"). В Excel 2013ленты больше не доступен шаблон "Сохранить как шаблон".
Чтобы сохранить диаграмму как шаблон, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите "Сохранить как шаблон". Excel сохраняет диаграмму как шаблон диаграммы (*.crtx) в папке \\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates\Charts. Если вы хотите использовать ее для создания или изменения диаграммы, откройте диалоговое окно "Вставка диаграммы" или "Изменение типа диаграммы", а затем на вкладке "Все диаграммы" откройте папку "Шаблоны".
Типы пирамидальных и конусных диаграмм изменились на фигуры гецограмм и ли онкограмм
В гистограммах и линих диаграммах больше нет типа пирамиды и конусов в диалоговом окни "Вставка диаграммы" и "Изменение типа диаграммы".
Вместо этого можно применить пирамиду и конус к любой из трехмерных гограмм или линиц. Щелкните правой кнопкой мыши ряд данных в любом объемном столбце или лирограмме и выберите "Формат ряда данных". Затем в области "Фигура столбца"или "Столбец"выберите фигуру.
Параметр "Новое из существующего" больше не доступен
В Office при нажатии кнопки "Файл" нажать кнопку "Новое из существующего", которая позволяет создавать новые файлы на основе существующего, будет >файл.
Вместо этого вы можете открыть существующую книгу и сохранить ее с другим именем файла(файл > "Сохранить как").
Кроме того, если нужная книга находится в папке "Последние книги"(file > Open > Recent Workbooks),вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши ее имя файла и выбрать "Открыть копию". Excel создаст копию, добавив число к имени файла. При необходимости вы можете сохранить книгу с другим именем файла.
Способ сохранения и использования шаблона книги изменился
В более ранних версиях Excel книга, сохраненная в качестве шаблона, автоматически появилась в папке "Мои шаблоны" в папке "Доступные шаблоны" ("Доступные шаблоны" > "Новые файлы").
Теперь при сохранение книги в качестве шаблона она не будет автоматически отображаться как личный шаблон на странице"Создать" ("Файл > Создать"), если не создать папку для хранения шаблонов (например, C:\Users\\Мои шаблоны), а затем сделать ее стандартным расположением для личных шаблонов.
Чтобы настроить расположение шаблонов по умолчанию, нажмите кнопку "Параметры" на вкладке "Файл". На вкладке "Сохранение" в поле "Расположение личных шаблонов по умолчанию" введите путь к созданной папке шаблонов.
Теперь все настраиваемые шаблоны, которые вы сохраняете в папку шаблонов, автоматически отображаются в области "Личные" на новой странице(файл > "Новые").
The Split Box control is gone
В более ранних версиях Excel для разделения окна в любом месте листа использовались элементы управления "Разделить поле".
Элементы управления разделенным полем удалены Excel 2013, но вы все равно можете разделить окно на области с помощью кнопки "Разделить" на ленте. Выберите ячейку, в которой нужно разместить разделение, и нажмите кнопку ">Разделите".
Вы по-прежнему можете перетащить разделение, чтобы изменить его положение, а затем дважды щелкнуть горизонтальный или вертикальный разделите, чтобы удалить его.
Пустая книга на экране "Начните" не будет основаны на book.xltx.
В более ранних версиях Excel при сохранении параметров книги, часто используемой в шаблоне книги Book.xltx, который хранится в папке XLStart (обычно это C:\Users\имяпользователя \AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart), он будет открываться автоматически при создании новой пустой книги.
При запуске Excel 2013 открывается экран "Начните", и Excel не откроет новую книгу автоматически. Пустая книга, которую можно щелкнуть на стартовом экране, не связана с Book.xltx.
Чтобы приложение Excel автоматически открывало новую книгу, использующую шаблон Книга.xltx, выполните следующие настройки:
Новую книгу, использующую шаблон Книга.xltx, можно также создать, нажав клавиши CTRL+N.
Организатор клипов (Майкрософт) исчезнет
Microsoft Office Picture Manager исчезнет
Microsoft Office Picture Manager больше не входит в Office 2013. Эта функция была заменена фотоальбомом Windows.
Выход больше не доступен в представлении Office Backstage
В более ранних версиях Excel можно выйти из Excel и закрыть сразу все открытые книги. Чтобы не запутаться в командах закрытия и выхода в представлении Office Backstage (вкладка "Файл"), команда "Выйти" была удалена Excel 2013.
К сожалению, вы заметите, что при нажатии кнопки "Файл> Закрыть" или кнопки "Закрыть" (в правом верхнем углу окна приложения) книги закрываются только по одному, что трудоемко, если открыто много книг и вы просто хотите выйти из Excel.
Чтобы выйти из Excel, как раньше, добавьте на панель быстрого доступа кнопку "Выход"(параметры файла > параметры > панель быстрого доступа) или щелкните правой кнопкой мыши значок Excel на панели задач Windows, чтобы выбрать "Закрыть все окна".
Шаблоны факсов не установлены вместе с Office
Чтобы уменьшить размер установки Office, шаблоны факсов больше не включаются.
Помощник по английскому языку удален
Так как она не была востребована, функция помощника по английскому языку (и соответствующая служба) больше не доступна. Дополнительные сведения см. в статье Что произошло с помощником по английскому языку?.
Справочник по корейскому языку (KOLR) удален
Так как она не была востребована, служба справочника по корейскому языку больше не доступна. Это влияет на английскую и корейскую версии Excel.
Простые советы, представляющие собой пошаговые инструкции по оптимизации и работе в операционных системах Win7, Vista, Win XP. Описание и работа популярных программ. Безопасность ПК. Советы не переполнены терминологией и доступны для повторения даже начинающему пользователю.
Приветствие
понедельник, 28 января 2013 г.
Сохранение рабочей области Excel
Программа Excel входящая в состав офисного пакета Microsoft Office предназначена для работы с электронными таблицами. Программа позволяет создавать и форматировать наборы листов (книги) для анализа данных, создавать формулы для вычислений данных, сводить данные разными способами, а затем отобразить данные на диаграммах различных видов.
Зачастую необходимые для работы данные требующиеся пользователю расположены в разных таблицах и для их отображения нужно открыть поочередно несколько файлов документа Excel. Это несколько неудобно, особенно если файлы расположены в разных местах, поэтому в программе Excel 2007\2010 предусмотрена функция сохранения рабочей области. При использовании данной функции впоследствии все необходимые файлы Excel открываются одновременно двойным щелчком.
Для этого следует сохранить рабочую область таблиц Excel. Откройте файлы Excel предназначенные для сохранения в виде рабочей области, затем на ленте перейдите на вкладку «Вид» и щелкните по кнопке «Сохранить рабочую область».
В выбранном месте появится значок.
Теперь для одновременного открытия выбранных вами файлов Excel, определенных в виде рабочей области достаточно выполнить двойной щелчок по значку.
Помните – при перемещении одного из файлов в другое место следует создать новую рабочую область.
--------------------------------------------------------------------------------------------
Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно "разобрать", т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.
Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.
Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.
Способ 1. Простое разделение
Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic (Tools - Macro - Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда текст этого макроса:
Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.
Способ 2. Разделение с сохранением
При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:
Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например "D:\Отчеты\2012" и т.п.
Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла - параметр FileFormat:
Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:
- XLSX = 51
- XLSM = 52
- XLSB = 50
- XLS = 56
- TXT = 42
Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов
Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:
Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.
Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл
Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:
Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов
- для этого используется уже другой метод (ExportAsFixedFormat а не Copy)
- листы выводятся в PDF с параметрами печати, настроенными на вкладке Разметка страницы (Page Layout)
- книга должна быть сохранена на момент экспорта
Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:
Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX
Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:
Инструменты палитры Окно описаны ниже.
Новое окно — эта команда открывает новое окно, помещая в него текущий (уже открытый в другом окне) документ (книгу Excel). Это дает возможность просматривать и редактировать одновременно две разные таблицы одной книги или две разные области одной и той же таблицы.
Упорядочить все — управляет размещением нескольких окон на экране. Эти окна могут возникнуть в результате открытия нескольких книг одновременно во время одного сеанса работы с Excel либо в результате выполнения команды Новое окно . Кнопка Упорядочить все выводит на экран диалоговое окно, показанное на рис. 1.12. В этом окне вы можете выбрать, как будут размещены на экране окна и надо ли размещать все окна, открытые в данном сеансе Excel, или только окна текущей книги.
Рис. 1.12. Диалоговое окно для задания расположения окон
Открытие нескольких документов (книг) во время одного сеанса Excel имеет некоторую специфику. В отличие от Word, Excel не создает отдельное и независимое окно для каждого нового документа, все окна вновь создаваемых или открываемых книг размещаются внутри основного окна Excel, являясь его дочерними окнами, поэтому их невозможно переместить за границы основного окна. В то же время каждое вновь создаваемое дочернее окно отображается отдельной кнопкой на панели задач Windows.
Скрыть — эта команда делает невидимым окно текущего документа. При этом документ остается открытым и активным. Можно, последовательно выполняя команду Скрыть , «спрятать» несколько документов или все открытые в данный момент документы.
Отобразить — эта команда делает видимыми окна, скрытые командой . При этом на экран выводится диалоговое окно (рис. 1.13), в котором можно выбрать, какое именно окно из тех, что в настоящий момент скрыты, сделать видимым.
Рис. 1.13. Диалоговое окно отображения скрытых окон
Разделить — эта команда выводит в рабочую область текущей таблицы (текущего листа) разделительные линии (рис 1.14). Эти линии можно перетаскивать мышью влево и вправо (вертикальную) или вверх и вниз (горизонтальную). Обратите внимание на то, что области, на которые оказывается разделенным лист, становятся независимыми друг от друга с точки зрения навигации. Об этом, в частности, говорит наличие двух вертикальных и двух горизонтальных полос прокрутки. Показательно также наличие разрыва в последовательности имен столбцов (после C сразу идет BS) и в нумерации строк (после 6 сразу идет 81). Таким образом, в одном видимом фрагменте листа собраны четыре далеко разнесенных друг от друга области одной и той же таблицы. Повторный щелчок на кнопке Разделить отменяет ранее созданное разделение.
Рис. 1.14. Разделительные линии
Закрепить области — это подменю, содержащее три команды: Закрепить области, Закрепить верхнюю строку, Закрепить первый столбец . Команда Закрепить области делает разделительные линии гораздо менее заметными и убирает дополнительные полосы прокрутки. Это несколько снижает возможность независимой навигации внутри разделенных областей, но не исключает ее вовсе. Полностью «неподвижным» делается только левый верхний фрагмент таблицы, по остальным фрагментам перемещение происходит в обычном порядке. После разделения листа команда Закрепить области превращается в команду Снять закрепление областей. Аналогично команде Закрепить области работают и команды Закрепить верхнюю строку и Закрепить первый столбец . Различие в том, что область закрепления фиксирована и предназначена для отображения заголовков таблицы и ее первой колонки.
Рядом — этот инструмент не имеет подписи и обозначен только значком. Он позволяет выбрать в списке, помимо текущего окна, еще одно и расположить их рядом, чтобы их было удобно сравнить (например, два списка, которые должны быть идентичны, или два набора значений для поиска различий).
Синхронная прокрутка — этот инструмент не имеет подписи и обозначен только значком. После расположения двух окон рядом для сравнения позволяет включить режим, при котором прокрутка на 20 строк в одном окне вызывает синхронную прокрутку на 20 строк в другом окне, открытом для сравнения.
Восстановить расположение окон — этот инструмент не имеет подписи и обозначен только значком. Если после включения режима сравнения Рядом вы передвигали окна, меняли их расположение, щелчок на этом инструменте снова расположит их так, чтобы каждое из окон занимало ровно половину экрана.
Сохранить рабочую область — команда невероятно удобная, если вы работаете сразу с несколькими документами и потратили много времени на их взаимное и удобное расположение на экране. Выполнение этой команды создает дополнительный файл (по умолчанию он называется resume.xlw , но вы можете задать ему другое имя). В следующий раз вместо того, чтобы по очереди открывать каждый из документов и размещать его на экране, просто откройте этот файл. Все документы, которые были открыты и размещены на момент создания файла рабочей области, откроются и разместятся на экране автоматически.
Перейти в другое окно — выводит на экран раскрывающийся список всех окон, отображенных в данный момент внутри основного окна Excel. Щелкая на имени окна в этом списке, вы делаете его активным и выводите на передний план, если оно до того было закрыто другими окнами. Обратите внимание на то, что я написал «отображенных», а не «открытых». Дело в том, что, когда вы скрываете окно при помощи команды Скрыть , его имя одновременно удаляется из этого списка. Таким образом, о наличии скрытых окон можно узнать, только выполнив команду Отобразить .
Читайте также: