Как сделать заказ в эксель
Часто перед пользователями табличного редактора встает такая задача, как создание специального бланка для ввода необходимой информации. Бланки представляют из себя форму, помогающую облегчить процедуру заполнения табличного документа. В редакторе существует интегрированный инструмент, который позволяет реализовать наполнение рабочего листа этим способом. Ко всему прочему, пользователь программы при помощи макроса может осуществить создание своего варианта бланка, адаптированного под различные задачи. В статье мы детально рассмотрим разнообразные методы, позволяющие создать бланк в табличном документе.
Использование инструментов заполнения в табличном редакторе
Форма заполнения – это специальный элемент с полями, названия которых соответствуют наименованиям столбиков наполняемой таблички. В поля необходимо вбивать информацию, которая сразу же вставится новой строчкой в выбранную область. Эта специальная форма может быть использована в качестве обособленного интегрированного инструмента табличного редактора или же находиться на самом рабочем листе в качестве диапазона. Разберем каждую вариацию более детально.
Первый метод: интегрированный элемент для ввода информации
Первоначально выясним, как использовать интегрированную форму для добавления информации в табличный документ редактора. Подробная инструкция выглядит так:
- Отметим, что изначально, иконка, которая включает эту форму – скрыта. Нам необходимо произвести процедуру активации инструмента. Передвигаемся в подменю «Файл», находящееся в левой верхней части интерфейса табличного редактора. Находим здесь элемент, имеющий наименование «Параметры», и кликаем по нему левой клавишей мышки.
- На дисплее возникло окошко под наименованием «Параметры Excel». Передвигаемся в подраздел «Панель быстрого доступа». Здесь находится огромное количество разнообразных настроек. В левой стороне располагаются специальные инструменты, которые можно активировать на панели инструментов, а в правой стороне находятся уже включенные инструменты. Раскрываем перечень около надписи «Выбрать команды из:» и выбираем при помощи левой клавиши мышки элемент «Команды на ленте». В перечне команд, выведенном в порядке алфавита, ищем пункт «Форма…» и выбираем его. Кликам «Добавить».
- Щелкаем на кнопку «ОК».
- Мы активировали данный инструмент на специальной ленте.
- Теперь нам необходимо заняться оформлением шапки таблички, а затем ввести какие-нибудь показатели в нее. Наша табличка будет состоять из 4 колонок. Вбиваем наименования.
- В самую 1-ю строчку нашей таблички также вбиваем какое-нибудь значение.
- Производим выделение любого поля заготовленной таблички и кликаем на элемент «Форма…», располагающийся на инструментальной ленте.
- Открылось окошко настроек инструмента. Здесь располагаются строчки, соответствующие наименованиям колонок таблички.
Стоит отметить, что первая строчка уже наполнена данными, так как мы до этого самостоятельно ввели их на рабочем листе.
Второй метод: наполнение бланков информацией из таблички
К примеру, у нас имеется табличка, в которой содержится информация по платежам.
Цель: заполнить бланк этими данными, чтобы его можно было удобно и корректно распечатать. Подробная инструкция выглядит так:
- На отдельном рабочем листе документа осуществляем создание пустого бланка.
Стоит заметить, что внешний вид самого бланка можно создать самостоятельно или же скачать готовые бланки с различных источников.
- Перед тем как взять информацию из таблички ее необходимо немного изменить. Нам нужно добавить пустую колонку левее от исходной таблички. Здесь будет ставиться метка около той строчки, которую мы планируем добавить в сам бланк.
- Теперь нам необходимо реализовать связывание таблички и бланка. Для этого нам понадобится оператор ВПР. Используем такую формулу: =ВПР(«x»;Данные!A2:G16;2;0).
- Если поставить метку около нескольких строчек, то оператор ВПР будет брать только 1-й найденный показатель. Для решения этой проблемы необходимо щелкнуть ПКМ по иконке листа с исходной табличкой и кликнуть на элемент «Исходный текст». В отобразившемся окошке вводим такой код:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim str As String
If Target.Count > 1 Then Exit Sub
If Target.Column = 1 Then
r = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
- Данный макрос не позволяет вводить больше одной метки в первую колонку.
Заключение и выводы о создании бланка.
Мы выяснили, что существует несколько видов создания бланка в табличном редакторе. Можно использовать специальные формы, располагающиеся на инструментальной ленте или же применять оператор ВПР для осуществления переноса информации из таблички в бланк. Дополнительно применяются специальные макросы.
Подпишитесь к нам в дзен-канал, для получения свежих новостей it мира:
Представим ситуацию: отдел маркетинга уже начал готовиться к новому году (кстати, 1 сентября, уже пора!), придумал концепцию поздравления, три варианта подарка и запросил у всех сотрудников список партнеров с указанием, кому какой подарок дарить.
Наша же задача, собрать эти данные, внести в одну общую таблицу, в одинаковом виде, чтобы с данными потом было удобно работать. Как лучше всего это сделать? Рассмотрим несколько вариантов:
- Онлайн таблица
- Рассылка шаблона и сбор ответных данных с помощью Query (Получить данные)
- Формы
- Автоматизация (сервис Flow)
Вариант первый - онлайн таблица.
Создаем шаблон для ввода данных на листе, оформляем его, как таблицу (Ctrl+T) - это значительно упростит ввод и обработку данных. Если делаете, как в примере выше, нужно отметить галочкой, что в таблице уже есть заголовки (My table has headers).
Теперь данные в таблицу добавляются легко - просто нужно начать писать на следующей, после окончания таблице строчке, и они автоматом добавятся в таблицу. Кстати, после ввода данных в первую ячейку вместо Enter можно нажать Tab, и курсор переместится в следующую ячейку.
Если сотрудников и партнеров немного, то можно так и оставить, и добавить остальных вручную. Если их больше 10-20, это уже займет достаточно много времени, и лучше пусть сотрудники сами заполняют.
Чтобы не было путаницы в вставке данных, можно сделать выпадающие списки и проверку данных. Сделаем выпадающий список на виды подарков, важность подарка, (как сделать выпадающий список я написал здесь: раз , два , три ). Также пометим строки, в которых не вся информация указана красным: выбираем всю таблицу (это можно сделать, поместив курсор в левый верхний угол, так, чтобы он поменял свою форму на стрелку вправо-вниз и нажав левую кнопку мыши - см. галерею ниже), затем создать новое правило условного форматирования: если хотя бы одно поле пустое, то пометить применить формат "красная заливка".
Если автоформатирование применить ко всей таблице, то при расширении таблицы на новые строки к ним также будет применено условное форматирование.
Осталось дело за малым - выложить таблицу на сервер SharePoint или SharePoint Online или OneDrive или OneDrive Business и предоставить доступ на редактирования всем сотрудникам.
После дедлайна таблицу можно "суммировать" с помощью сводной таблицы и предоставить отделу маркетинга готовые данные.
Плюсы : просто, быстро, все сотрудники будут заносить данные самостоятельно.
Минусы : нельзя разграничить права, сотрудники могут случайно или намеренно изменить/удалить внесенные ранее данные.
Рассылка шаблона и сбор данных обратно по почте.
Получив ответные письма, вы можете сохранить приложенные файлы самостоятельно в одну папку, или настроить правила ( потребуется макрос или сервис автоматизации Flow ). В итоге, вы должны получить папку, в которой лежат файлы с названием imya_familiya.xlsx (или любым другим). Создаем правило сбора данных. По шагам (см. также галерею):
Имеем базу данных (список, таблицу - называйте как хотите) с информацией по платежам на листе Данные:
Задача: быстро распечатывать приходно-кассовый ордер (платежку, счет-фактуру. ) для любой нужной записи выбранной из этого списка. Поехали!
Шаг 1. Создаем бланк
На другом листе книги (назовем этот лист Бланк) создаем пустой бланк. Можно самостоятельно, можно воспользоваться готовыми бланками, взятыми, например, с сайтов журнала "Главный Бухгалтер" или сайта Microsoft. У меня получилось примерно так:
В пустые ячейки (Счет, Сумма, Принято от и т.д.) будут попадать данные из таблицы платежей с другого листа - чуть позже мы этим займемся.
Шаг 2. Подготовка таблицы платежей
Прежде чем брать данные из таблицы для нашего бланка, таблицу необходимо слегка модернизировать. А именно - вставить пустой столбец слева от таблицы. Мы будем использовать для ввода метки (пусть это будет английская буква "икс") напротив той строки, данные из которой мы хотим добавить в бланк:
Шаг 3. Связываем таблицу и бланк
Для связи используем функцию ВПР (VLOOKUP) - подробнее про нее можно почитать здесь. В нашем случае для того, чтобы вставить в ячейку F9 на бланке номер помеченного "x" платежа с листа Данные надо ввести в ячейку F9 такую формулу:
Т.е. в переводе на "русский понятный" функция должна найти в диапазоне A2:G16 на листе Данные строку, начинающуюся с символа "х" и выдать нам содержимое второго столбца этой строки, т.е. номер платежа.
Аналогичным образом заполняются все остальные ячейки на бланке - в формуле меняется только номер столбца.
В итоге должно получиться следующее:
Шаг 4. Чтобы не было двух "х".
Если пользователь введет "х" напротив нескольких строк, то функция ВПР будет брать только первое найденное значение. Чтобы не было такой многозначности, щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Данные и выберите Исходный текст (Source Code) . В появившееся окно редактора Visual Basic скопируйте следующий код:
Этот макрос не дает пользователю ввести больше одного "х" в первый столбец.
В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.
Процесс создания
База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.
Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.
Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.
То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.
Создание таблицы
Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.
-
Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
На этом создание каркаса БД закончено.
Присвоение атрибутов базы данных
Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.
-
Переходим во вкладку «Данные».
Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.
Сортировка и фильтр
Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.
-
Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
Сортировку можно проводить практически по любому параметру:
- имя по алфавиту;
- дата;
- число и т.д.
- В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
- В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
- Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.
После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».
Поиск
При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.
-
Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
Закрепление областей
Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.
-
Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.
Выпадающий список
Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.
-
Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.
Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
В данной статье научимся создавать простую форму для автоматического заполнения договора на оказание услуг. Так как тема IT нам ближе, рассмотрим на примере договора на разработку ПО.
Видео инструкция
Подготовка
Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.
Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:
Оформление может быть любым, на ваш вкус и цвет. При формировании формы я использовал стили, расположенные на вкладке Главная. Это быстро и удобно, а также позволяет в один клик изменить цветовую гамму на вкладке меню "Разметка страницы" - "Тема"
Автоматизация формы
Часть данных (номер договора, сумма, срок), необходимо заполнять всегда тут ничего не сделаешь. Но как мы видим есть часть данных, которые хорошо бы заполнить автоматически. Это - сумма прописью, срок прописью, данные заказчика в родительном падеже и так далее. Давайте их автоматизируем.
Дата договора
В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).
Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:
Сумма договора
Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.
Срок прописью
Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.
В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.
Заполнение заказчика
Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.
Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.
Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.
Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.
Осталось создать формулы для заполнения заказчика сокращенно в моем случае это формула = Правовая_форма &" "& Заказчик_наименование . Замените на соответствующие ячейки.
Формула для полного наименования заказчика следующая =ВПР( Правовая_форма ; ПравовыеФормы ;2;0)&" "& Заказчик_наименование . ПравовыеФормы - название таблицы со справочником форм.
Результат выглядит следующим образом:
Склонение ФИО подписанта
Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:
Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.
Склонение должности и других фраз
Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:
Итоговая форма
В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.
Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.
Читайте также: