Как сделать скрепку в 1с
Любая конфигурация 1С позволяет пользователю хранить электронные документы. Это могут быть входящие и исходящие документы, получаемые с помощью сервиса 1С-Отчетность: уведомления, ответы на требования, сверки, письма и т.п. Чем больше файлов в базе, тем больше она «захламляется» и начинает тормозить в работе. Есть несколько способов, чтобы как можно дольше поддерживать активную работоспособность базы. Можно изначально уменьшить размер отправляемых файлов, можно перенести базу на сервер, тем самым «дав ей больше места», а можно и почистить текущую рабочую базу, выгрузив лишние данные. Вот как раз именно о последнем способе и поговорим в этой публикации.
Где находятся вложенные файлы в 1С?
Посмотреть вложения (прикрепленные файлы) пользователь может, нажав на «кнопку-скрепку» – «Присоединенные файлы».
Документы могут быть различных форматов:
• сканированные документы в формате JPG, PNG, TIF, PDF.
Пользователь может присоединять документы любого формата в справочники и журналы документов, например, текстовые документы Word, таблицы Excel, архивы и т.п.
Обратите внимание на «кнопку-скрепку», имеющуюся в большинстве журналов и документов.
Нажав ее, можно в базу 1С загрузить любой документ, прикрепив файл с диска.
О том, что имеется прикрепленное вложение, пользователю подсказывает значок в виде скрепочки.
Загрузить можно не только через журналы или документы, но и в справочники 1С, например, договор контрагента в раздел «Справочники» - «Договоры».
Данный функционал очень удобен: документы хранятся в базе и всегда под рукой, можно в любой момент посмотреть его, не перебирая папки. Но со временем это приводит к увеличению объема информационной базы и может доставлять неудобства в работе, вызывая зависание и притормаживание базы 1С.
Что сделать, чтобы таких проблем не возникало? Рассмотрим возможные пути решения задачи.
Архивация документов 1С: возможные варианты решения
1С предлагает следующие варианты решения:
1 вариант: хранение файлов на диске компьютера в томах – настройка, в результате которой все документы будут храниться в отдельной папке на диске компьютера или сервере, и будут доступны из базы 1С пользователю так же, как если бы они хранились в самой базе.
2 вариант: архивирование документов 1С – сохранение всех документов из базы 1С в архив. При этом файлы удаляются из информационной базы и будут недоступны из программы. Но пользователь может в любой момент восстановить их при необходимости.
Какой из вариантов хранения данных использовать решать пользователю.
Рассмотрим настройку обоих вариантов.
Сразу скажем: какой бы из вариантов вы не выбрали вы должны СДЕЛАТЬ КОПИЮ БАЗЫ . И не потому что, что-то может пойти не так при выгрузке данных, хотя от этого никто не застрахован…
При очищении лишних файлов из базы в большинстве случаев вы не сможете к ним больше вернуться!
Например, у вас в базе есть требование о предоставлении документов. И есть ваш ответ на это требование с вложенными файлами. Так вот при очищении данных вы больше не увидите вложенные файлы, их просто не будет в базе. Само требование вы увидите, но провалиться в него и посмотреть текст требования тоже не сможете. Поэтому, копия базы обязательно у вас должна быть загружена рядом с основной рабочей базой, так как к старым требованиям, отчетам, файлам вы можете возвращаться неоднократно в процессе текущей работы.
Предупрежден - значит вооружен!
Если боитесь сами делать эти процедуры – обратитесь к специалистам 1С.
Приступим к рассмотрению вариантов очистки 1С от лишних файлов.
Хранение файлов на диске компьютера в томах
Данная настройка применяется для всей базы 1С в целом и таким способом будут храниться все документы, прикрепленные в 1С. Пользователь при такой настройке не заметит разницы в работе, как если бы документы сохранялись в самой базе.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» и в подразделе «Настройки программы» откройте «Настройки работы с файлами».
При настройке хранения файлов в томах на диске возможны два варианта хранения:
• в томах на диске;
• в информационной базе и томах на диске.
В первом варианте – «в томах на диске» - все документы будут храниться на диске, в соответствии с дальнейшей настройкой.
При использовании второго варианта хранения – «в информационной базе и томах на диске», пользователь может более гибко настроить, что хранить в ИБ 1С, а что отправлять на диск. В этом варианте в базе 1С могут храниться файлы, заданные в настройке – поле «Расширения файлов, хранящихся в информационной базе». Пользователь задает их, указывая расширения через пробел. Выбрав из предопределенного списка, перечень можно откорректировать, убрав «лишнее».
Пользователем задается ограничение по объему присоединяемого файла, исходя из которого определяется, где файл будет храниться – на диске или в базе 1С – поле «Максимальный размер файла в информационной базе.
Пока пользователь не выполнит настройку хранения файлов в томах, они будут храниться в информационной базе. Переключаясь, программа напомнит об этом и предложит выполнить настройку томов хранения информации.
Определившись с вариантом хранения, перейдите к настройке томов.
При установленной галочке «Создавать подкаталоги с именами справочников-владельцев файлов», файлы в томах будут размещены в папках-подкаталогах.
Шаг 2. Щелкните мышкой по гиперссылке «Тома хранения файлов».
Шаг 3. В окне «Тома хранения файлов» нажмите «Создать» и выполните настройку.
Шаг 4. Укажите произвольно наименование тома и пусть к нему на сервере. Задайте предел тома в мегабайтах (МБ)
Путь к папке для хранения документов обязательно должен быть сетевым, иначе программа не даст сохранить настройку.
Если сеть настроена, и доступ открыт для других ПК, достаточно создать папку для хранения документов 1С и указать ее в настройке.
А как это сделать, если у вас нет сети и надо создать папку на текущем компьютере?
Шаг 5. Создайте папку на диске. В нашем примере это папка «Документы 1С» на диске «D». Щелкните на ней правой кнопкой мышки, выберите «Свойства».
Шаг 6. На закладке «Доступ» нажмите кнопку «Общий доступ…».
В открывшемся окне нажмите «Готово» - сетевой путь к папке открыт».
Сетевой путь можно скопировать на закладке «Доступ».
Если у пользователя доступ к папке уже был открыт, проверьте и скопируйте путь к папке, затем укажите его в поле настройки хранения томов.
Шаг 8. Прописав путь к папке, нажмите «Записать и закрыть». Настройка выполнена.
После настройки хранения файлов прикрепляемых документов 1С в папке на диске, они будут сохраняться на ПК. А как быть с информацией, имеющейся в базе? Ведь она занимает место…
Выполните настройку переноса, отметив, что перенос выполнить из информационной базы в указанный том. Нажмите «Перенести».
При переносе пользователь может задавать дополнительные настройки переноса. Например, отметив «Файлы указанного владельца» - загрузить только договора.
Шаг 10. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Обслуживание».
Шаг 11. Разверните раздел «Регламентные операции» и перейдите по гиперссылке «Регламентные и фоновые задания».
В результате запуска переносится только 10 файлов, поэтому пользователю удобнее выполнить настройку расписания выполнения указанного задания, для автоматического запуска переноса по кнопке «Настроить расписание…».
После выполнения процедуры переноса файлов в тома рекомендуется выполнить сжатие таблиц базы 1С, т.к. записи информации все еще хранятся в таблицах базы.
Сжатие таблиц ИБ 1С в режиме «Конфигуратор»
Для того выполните следующие действия.
Шаг 1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор».
Шаг 2. Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Тестирование и исправление …».
Шаг 3. Установите галочку и нажмите кнопку «Выполнить»:
• «Сжатие таблиц информационной базы» - для файлового варианта информационной базы;
• «Реструктуризация таблиц информационной базы» - для клиент-серверного варианта ИБ.
Эта процедура позволит сжать информационную базу, уменьшив ее физический размер.
Архивирование документов 1С
Второй вариант выгрузки документов из 1С – это архивирование, оно выполняется разово, с помощью специальной обработки «Создание архива документооборота», которую можно скачать на сайте 1С.
Напоминаем, что при архивации документов таким способом у пользователя не будет к ним доступа из программы, но при необходимости их можно восстановить этой же обработкой.
1 - Перед работой с любыми обработками рекомендуется сделать резервную копию базы!
2 - Убедитесь, что на диске достаточно места для сохранения данных и выполнения операции!
Шаг 1. Откройте обработку, нажав кнопку «Сервис и настройки», выберите пункт меню – «Файл» - «Открыть».
Шаг 2. Выберите файл внешней обработки – «Создание архива документооборота».
Шаг 3. На предупреждение безопасности системы ответьте «Да», разрешив открыть выбранный файл.
Обработка имеет две вкладки:
• Архивация – для создания архива документов ИБ;
• Восстановление – для извлечения из архива документов в ИБ.
Шаг 4. На закладке «Архивация» укажите каталог архива.
Для удаления файлов из базы 1С в настройках установлена одноименная галочка. Система анализирует объем файлов и выводит пользователю информацию об их объеме. Т.е. такой объем должен быть доступен на жестком диске или ином месте для создания архива. В нашем примере стоит «0 (ноль) Мб», т.к. в базе нет прикрепленных документов.
Обработка имеет дополнительные настройки.
• ограничение периода обработки документов;
• выбор группы объектов для выгрузки: по видам объектов или контролирующему органу.
Шаг 5. Установив настройки нажмите кнопку «Архивировать».
Шаг 6. Нажмите «Закрыть» - архивация выполнена.
По окончании архивации выполните сжатие таблиц информационной базы в режиме «Конфигуратор», в разделе «Администрирование» - «Тестирование и исправление…». Как это сделать мы рассмотрели выше.
Восстановление из архива документов 1С
Может возникнуть ситуация, когда пользователю нужно восстановить данные документов в базу, а они были удалении при архивации. Сделать это можно с помощью этой же обработки на закладке «Восстановление».
Для загрузки файлов из архива, достаточно указать путь к нему и нажать кнопку «Восстановить».
Загрузка файлов из архива возможна только в ту базу 1С, откуда они были выгружены.
Эта статья покажет, как работать со сканером в 1С для присоединения файлов к справочникам и документам. Это позволит исключить промежуточные шаги по сохранению информации в файл, сканированию данных вне 1С, сохранения отсканированной формы в файл и после этого уже прикрепление файла в 1С. Чувствуете, как много в этой цепочке шагов?
Использование сканера напрямую из 1С сократит время на выполнение этой работы – Вы сможете присоединить файл сразу, поэтому этим функционалом нужно уметь пользоваться!
В статье на конкретном примере будет рассмотрен пример по присоединению файла с текстом договора со сканера в 1С.
Работа со сканером
В 1С есть уникальная возможность сканировать первичную документацию и прикреплять ее к справочникам и документам 1С, не выходя из программы. Накладные, счета-фактуры, счета на оплату, договоры и другая документация, отсканированная в файл из 1С, может храниться в базе. Прикрепление файлов в 1С с использованием сканера рассмотрим на конкретном примере.
Прикрепить к договору Договор поставки №3 от 11.01.2018 поставщика ТД «Шторкин Дом» файл договора с текстом из Шаблона поставки , используя сканер.
Пошаговая инструкция присоединения договора со сканера
Шаг 1. Открыть договор Договор поставки №3 от 11.01.2018 поставщика ТД «Шторкин Дом»: раздел Справочники – Покупки и Продажи – Договоры . PDF-1
Шаг 2. Перейти в форму присоединения файлов по кнопке «Скрепка» . PDF-2
Шаг 3. В форме присоединения файлов вызвать меню действий по кнопке Добавить . Из выпадающего списка меню действий выбрать – Со сканера .
Шаг 4. Программа выдаст окно настройки, в котором нужно указать подключенный к компьютеру сканер.
Специально подключать сканер в 1С не нужно! 1С сама выдаст список подключенных к компьютеру устройств печати и сканирования, из которого нужно выбрать нужный для работы.
Подключенный к компьютеру сканер указывается в окне настройки Выбор устройства сканирования .
Шаг 5. Нажать на кнопку Выбрать . Откроется форма настройки сканирования.
- Разрешение (DPI) – количество точек на дюйм изображения. Чем выше показатель, тем качественнее и четче отсканированный документ;
- Яркость – яркость изображения;
- Контрастность – контрастность изображения;
- Тип изображения : цветное, черно-белое (оттенки серого), черно-белое или текст.
По умолчанию сканирование настроено следующим образом.
Можно улучшить качество сканирования документа, изменив показатели:
- Разрешение (DPI) – 300 DPI;
- Тип изображения — черно-белое или текст.
Шаг 6. Запустить сканирование со сканера по кнопке Сканировать . PDF-3
Шаг 7. Отсканированный документ отображается в окне Помощника сканирования по умолчанию. PDF-4
Шаг 8. Нажать на кнопку Сохранить .
На основании отсканированного изображения создается файл вида pic******.jpg. Имя файла 1С присваивается автоматически, но его можно изменить.
Шаг 9. Результат прикрепления отсканированного договора.
Шаг 10. Для изменения имени прикрепленного файла откроем информационную карточку файла по кнопке ЕЩЕ – Открыть карточку .
Шаг 11. В карточке файла в поле Наименование ввести новое имя файла Договор поставки №3 от 11.01.2018 (ТД Шторкин Дом) и сохранить изменения по кнопке Записать и закрыть .
При задании наименования нельзя использовать символы: «/\[]:;|=*<>
Шаг 12. Результат изменения наименования прикрепленного файла, полученного со сканера.
Таким образом, мы быстро, не выводя текст договора на печать и не сканируя полученную печатную форму, смогли напрямую создать файл в 1С и прикрепить его к нужному договору.
Мы видим, что работать с прикрепленными файлами в 1С становится очень удобно! Рекомендуем использовать эту возможность работы со сканером.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В 1С доступна очень интересная возможность: сохранять в справочниках и.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую...
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Доброе утро. Спасибо за труд.
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру
6-НДФЛ за 1 квартал 2022 в 1С
Санкции и контрмеры: как работать организации и ее бухгалтеру в новой реальности. Часть 2
Учет малоценных ОС и запасов (ОСН)
Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму
Все как всегда супер! Очень полезная информация и много полезных тонкостей, на которые сразу и не обратишь внимание! Респект Марине Аркадьевне!
Ниже описан порядок действий для добавления "скрепки" (присоединение файлов) к новому документу "НашНовыйДокумент" (как пример).
1. Копируем справочник с наименованием содержащим на конце словосочетание "ПрисоединенныеФайлы". Например "АвансовыйОтчетПрисоединенныеФайлы".
2. Меняем наименование так, чтобы префикс точно соответствовал наименованию документа, а окончание содержало "ПрисоединенныеФайлы". В нашем случае: "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
3. Меняем ТИП у реквизита "ВладелецФайла" справочника "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы" на "НашНовыйДокумент".
4. Включаем в состав определяемых типов "ПрисоединенныйФайл" и "ПрисоединенныйФайлОбъект" наш новый справочник "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
5. Расширим состав определяемого типа "ВладелецПрисоединенныхФайлов" нашим документом (ДокументСсылка) "НашНовыйДокумент".
6. Расширим состав типов свойства "Источник" у подписки "ПереопределитьПолучаемуюФормуПрисоединенногоФайла", включив в него справочник "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
7. Расширим состав типов свойства "Источник" подписки УстановитьПометкуУдаленияПрисоединенныхФайловДокументов, включив в него наш новый документ (ДокументОбъект) "НашНовыйДокументПрисоединенныеФайлы".
8. Расширим состав общей команды "ПрисоединенныеФайлы" и "ПрисоединенныеФайлыБП", включив в него наш новый документ (ДокументСсылка).
Если необходимо добавить "Скрепку" на форму списка (в типовом варианте должна добавиться автоматически), чтобы картинка значения появлялась при наличии прикрепленных файлов у документа (строка в списке), то выполняем следующие действия:
1. В форме списка, у реквизита "Список" имеющего тип "ДинамическийСписок" выставляем галку "ПроизвольныйЗапрос", после чего открываем настройку списка (в там же в свойствах) и добавляем в блок "Выбрать":
НаличиеФайлов.ЕстьФайлы КАК ЕстьФайлы
2. После того, как поправили запрос, в реквизитах списка появится "ЕстьФайлы". Перетаскиваем реквизит в табличное поле и указываем в свойствах:
Дополнительные реквизиты и сведения существуют давно. Задумка очень хорошая. Суть этих механизмов понятна всем. По этому поводу написано много. Что тут можно сказать нового? Однако бес, как всегда, в деталях. Как создавали реквизиты в объектах типовых конфигураций, так и продолжаем это делать. Почему это происходит? За всех сказать не могу. Могу рассуждать только на своем примере. Являясь убежденным практиком, одно могу сказать вполне определенно. Если что-то на практике недостаточно удобно, то останется оно главным образом в теории. Если не приложить немного усилий.
Мне приходится активно перемещаться между различными конфигурациями, занимаясь их поддержкой и развитием. Встречаются разные случаи, но есть и много общего. Дополнительные реквизиты и сведения, наряду с использованием расширений, являются мощным инструментом сохранения типовых конфигураций в виде, пригодном для частого обновления. Однако, на практике, почти всегда встречается одно и то же. Расширения часто либо не используются по причине "потом не разобраться", либо наблюдается другая крайность - на каждую задачу свое расширение. Это тема отдельной статьи. Сейчас говорим о дополнительных реквизитах и сведениях.
Буду говорить о себе, потому что только о себе можно сказать наверняка. Почему, зная об этом механизме, я продолжал создавать реквизиты в конфигурации? Скажу прямо. Потому, что такова реальность. К сожалению, производством качественного и структурированного кода удается заняться далеко не всегда. Основную часть времени занимаемся судорожным производством *овнокода за очень ограниченный промежуток времени.
Со стороны заказчика требования по сохранению конфигурации в явном виде поступают не часто. Временами в постоянном цейтноте возникает даже некое злорадное чувство. Типа - получи, что хотел.
Как в таких условиях сохранить чувство собственного достоинства, уважение к себе и не навредить? Для себя выход вижу только один. Эффективно использовать БСП и создавать свои библиотеки там, где БСП "недорабатывает".
Теперь, к делу. Много раз внимательно читал модули БСП, предназначенные для работы с дополнительными реквизитами и сведениями. Возможно, у меня плохо со зрением, но впечатление сложилось вполне определенное. Много корректного кода. Но реального набора функций, позволяющих программно работать со свойствами так же удобно, как с реквизитами объекта нет. ИМХО - прослеживается ориентация на интерактивные средства. Все направлено на то, чтобы наглядно представить наборы свойств на форме, создав иллюзию у пользователя, что он работает с обычными реквизитами.
Само по себе - это замечательно. Только, на мой взгляд, забыли о программистах, от которых собственно и зависит - будут ли активно использоваться свойства или нет. Возможно, предполагалось, что программисты способны позаботиться о себе сами. Ну, значит так тому и быть.
Практика, как известно - критерий истины. В данном случае, критерий прост. Если в момент выбора "Что использовать?" новый реквизит в конфе или дополнительное свойство, ты выбираешь свойство, значит средства работы со свойствами, которыми ты располагаешь, достаточно удобны. Если создаешь реквизит объекта, то тебе надо задуматься над своим инструментарием.
Однажды мне надоело выбирать, и я написал маленькую библиотечку. С тех пор всегда ее пользую и выбираю свойства не задумываясь. В этом нет никакого открытия Америки. Примеров подобных функций в сети много. Возможно, более корректных. Это тоже говорит о том, что тема актуальна и пишу я не зря. Надо просто собраться с духом и поместить эти функции в модуль, который всегда под рукой. И тогда сразу кое-что изменится в подходах к расширению возможностей конфигурации. Привожу свои варианты функций из практических соображений. Пользуюсь ими давно. Никогда не подводили. Уже привык им доверять.
Сам я больше тяготею к использованию дополнительных сведений. Причем, без наборов. В основном использую их для хранения данных порождаемых программой. Поэтому работа с дополнительными реквизитами представлена в библиотеке беднее. Дописывать свежее не стал. Предлагаю только проверенный код. Каждый может доработать под свои нужды сам. Основная цель была не накормить, а научить ловить рыбу. Сорри.
Все функции приведены и описаны в тексте ниже:
1. Собственно - свойство. Суть этой функции в том, чтобы не только получить свойство по имени, но и создать его при отсутствии. Для создания нужно явно указать тип. Можно было создать строку по умолчанию, но остановился на этом варианте. Для большего контроля. Удобство удобством, но и случайное создание свойства из-за ошибки в имени ни к чему.
2. Работа со значением свойства.
3. Локализация объекта по уникальному значению свойства.
4. Создание дополнительного реквизита в наборе.
5. Напоследок, пример использования. Создание необходимых свойств (при отсутствии) при запуске обработки. Пример из моей публикации по СДЭК.
Ну вот и все. Спасибо за внимание. Надеюсь, что публикация будет полезной и кого-нибудь на что-нибудь сподвигнет. Удачи.
Сложно представить современного человека без телефона, ведь в этом гаджете теперь заключается практически вся жизнь: увлечения, связь с родными и близкими, досуг, и даже работа! Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь – пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! И это здорово! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается расскажем в этой статье.
Сразу скажем, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.
Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».
Рассмотрим новый функционал пошагово на примерах.
Начнем с первого варианта – загрузка по фото или скану.
Загрузка документов в 1С из скана (фото)
Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» - «Поступления (Акты, накладные, УПД)».
В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».
Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».
Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.
Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».
Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.
Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» - значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».
В строке отображаются данные документа:
• тип – в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
• имя файла и наименование документа;
• автор – в данном примере это пользователь 1С;
• организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».
Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.
Так контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, соответственно программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.
Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.
Ошибка первая: не сопоставлен контрагент.
Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.
Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.
Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента – кнопка «Создать».
Вид контрагента 1С определит автоматически.
При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.
Ошибка вторая: нет договора.
Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.
Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура.
Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».
Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.
Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».
Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Нажав одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».
Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.
Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.
Рассмотрим еще один вариант переноса документов с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С - Сканер документов».
Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов»
Установка приложения «1С: Сканер документов»
Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.
Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» - подраздел «Сервис» - «Загрузить документы из сканов (фото)».
Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.
Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».
Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:
• для пользователей Android;
• для пользователей Apple iOS.
В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.
Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»
После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.
Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».
Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.
В окне создания «клиента» - «пользователя» задайте его наименование.
Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.
Синхронизируем нового клиента с его приложением.
Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.
Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».
Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С
Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:
• выбрав готовый файл с телефона;
• выбрав действие – «Сделать фото».
Воспользуемся вторым вариантом.
Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.
В приложении информация о файлах отображается следующим образом.
Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».
Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.
Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.
У строки документа имеется пиктограмма – «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.
Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.
Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.
Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.
Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.
Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).
Обратите внимание на гиперссылку – «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».
Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.
Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».
В реальном режиме работы, конечно же при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.
Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам – «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй – с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».
Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.
Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.
Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»
В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».
Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.
• Кнопка-картинка» - «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» - отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
• Кнопка-скрепка» - «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» - отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.
При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.
Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.
Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:
• настройки распознавания документов;
• настройки заполнения документов;
• настройки обработки документов;
Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.
По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников.
Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.
Читайте также: