1с унф авансовый отчет
Авансовый отчет предназначен для отражения в учете операций по расходованию подотчетным лицом выданных ему наличных или безналичных денежных средств. Характерной особенностью является то, что бухгалтер проводит регистрацию на основании оправдательных квитанций, подтверждающих целевое использование полученных денежных средств.
Как создать
В 1С:УНФ Авансовый отчет можно ввести несколькими способами:
- На основании «Расход из кассы»;
- На основании «Расход со счета»;
- Непосредственно из журнала.
Для создания нужно перейти в раздел «Деньги», см. фото ниже:
Пример заполнения
Сотрудник получил в подотчет сумму 10 000 рублей. В программе факт данной хозяйственной операции зарегистрировали с помощью документа «Расход из кассы». На основании РКО введем «Авансовый отчет».
На закладке «Выданные авансы» автоматически будет заполнена ссылка на РКО.
После попытки проведения, программы сообщает об ошибке: Израсходованная сумма авансов превышает сумму по документу!
Для того чтобы провести без ошибки, нужно сначала зарегистрировать возврат денежных средств подотчетником. Это можно сделать с помощью документа «Поступление в кассу».
Важно! В поле «Документ выдачи денег» нужно указать ссылку на РКО на основании которого сотрудник получил деньги в подотчет, а вид операции выбрать «От подотчетника».
Далее нужно вернуться обратно и на закладке «Выданные авансы» нужно удалить существующую строку и нажать на кнопку «Подобрать», после чего выбрать Расход из кассы с уже уменьшенной суммой.
Когда сумма «Выдано» будет равна «Потрачено», ошибки при проведении уже не будет.
Важно! Программа контролирует, что в Авансовом отчете можно отчитаться на большую сумму чем было получено в подотчет, а на меньшую нет. Исключение из данного правила — это регистрация без ссылки на документы выдачи денежных средств подотчетнику (т.е. сотрудник сначала потратил свои деньги, отчитался, после чего ему выдали деньги из кассы предприятия).
Для отражения в учете операций по расходованию денежных средств подотчетным лицом предназначен документ Авансовый отчет. Журнал документов Авансовые отчеты находится в разделе Деньги, подраздел Касса. (Рис.1).
Рис.1
В журнале по умолчанию отражаются реквизиты такие как: Дата, Номер, Сотрудник и Сумма. Здесь есть возможность, например, распечатать печатные формы или ввести на основании документы, не заходя в сам документ. (Рис.2).
Рис.2
Создадим новый Авансовый отчет. Для этого в журнале наживаем Создать или Insert. В шапке документа выбираем сотрудника, дата по умолчанию устанавливается текущая. Документ состоит из закладок Выданные авансы, Запасы, Услуги, Оплаты и Дополнительно.
На закладке Выданные авансы указываем документы выдачи денежных средств. Удобно воспользоваться кнопкой Подобрать. В открывшейся форме Подбор выданных авансов подотчетнику отражаются документы Расход из кассы и Расход со счета, двойным нажатие на нужный документ переносим его в Отобранные и нажимаем Ок. (Рис.3).
Рис.3
Перейдя на закладку Запасы указываем номенклатуру, которую приобрел подотчетник, ее количество и цену. (Рис.4).
Рис.4
На закладке Услуги указываются услуги, которые были оплачены подотчётным лицом, а также их количество и цена. (Рис.5).
Рис.5
Данные о выплаченных подотчетником денежных средствах поставщикам заполняются на закладке Оплаты.
После внесения всех данных проводим документ.
На основании этого документа мы можем создавать документы (Рис.6):
• Дополнительные расходы;
• Заявка на расход денег;
• Счет-фактура (полученный);
• Расход из кассы
Рис.6
Бесплатная консультация! Свяжитесь с нами!
Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компании «Пять с плюсом»
Для отражения выдачи наличных денежных средств в базе используется документ Расход из кассы. Находится он в раздел Деньги. (Рис.1).
Рис.1
Данным документом можно отразить различные операции выдачи наличности (Рис.2):
• поставщику;
• на расходы;
• зарплата по ведомости;
• зарплата сотруднику;
• прочему контрагенту (учредителю);
• покупателю (возврат);
• прочий расход;
• подотчетнику;
• перемещение в кассу ККМ;
• налоги.
В зависимости от выбранного вида операции изменится состав реквизитов в документе.
Журнал документов Расход из кассы по умолчанию отражает: дату, номер, контрагента, сумма, а также вид операции. Здесь есть возможность установить различные варианты отбора например, по Организации или кассе.
Из журнала также есть возможность распечатать Расходный кассовый ордер и создать на основании, например, Авансовый отчет. (Рис.3).
Рис.3
Рассмотрим несколько вариантов отражения расходования наличных ДС предприятия.
Поставщику
Создаем документ с данным видом операции. Причем создать мы его можем как в журнале документов Поступление в кассу нажав кнопку Создать, так и вводом на основании, например, Приходной накладной, в этом случае все данные будут заполнены автоматически.
В шапке документа отражается Касса, Поставщик, общая сумма, дата, номер, а также вид операции. (Рис.4).
Рис.4
Для заполнения табличной части можно воспользоваться кнопкой Подобрать, и форме подбора долгов поставщикам выбрать нужный документ и нажать Ок. Информация будет перенесена в табличную часть документа.
В колонке Аванс необходимо установить флажок, если оплата является авансом. Также в документе указываем Статью ДДС.
Для примера создадим документ с видом Подотчетнику .
Выбираем кассу, Подотчетника и указываем сумму. В поле Расшифровка платежа, в случае выдачи сумм, ранее перерасходованных сотрудником по авансовому отчету, выбираем Авансовый отчет. Указываем статью движения денежных средств и проводим документ. (Рис.5).
Рис.5
Рис.6
Создадим также Расход из кассы вид операции, в котором будет Прочий расход . (Рис.7).
Рис.7
Выбираем кассу, указываем сумму, в поле Корреспонденция выбираем счет отнесения платежа.
Бесплатная консультация! Свяжитесь с нами!
Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компании «Пять с плюсом»
Мы знаем о взаиморасчетах в Управлении нашей фирмой все, что только можно знать. Самая большая проблема взаиморасчетов в УНФ в том, что зависают непонятные долги и предоплаты, в Пульсе бизнеса показываются неадекватные цифры, отчеты по долгам показывают не пойми что.
Кратко напомним, в чем проблема со взаиморасчетами
В Пульсе бизнеса цифры показываются неадекватные:
Зависают непонятные долги и предоплаты в отчетах по взаиморасчетам, хотя никто никому не должен:
Обычно, это происходит из-за того, что долги не закрыты по документам расчетов. Если правильно построить отчет, проблема становится более очевидна:
Мы готовы рассказать о том как работать в УНФ так, чтобы:
- не было не зачтенных авансов
- не разбухала дебиторка и кредиторка
Мы рассмотрим два варианта, причем подробнее расскажем про второй — действительно автоматический (у кого мало времени можете 1-й вариант пропустить и сразу читать про второй)
ВАРИАНТ 1. ПОЧТИ АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Разработчики уже довольно давно добавили вариант автоматического зачета авансов и долгов, подробно о принципах его работы можно почитать на ИТС
Но главный смысл в том, что, например, в Поступлении на счет можно не указывать конкретные накладные, которые оплачивает клиент. А можно поставить вариант “Авто”, и программа при проведении документа сама подберет нужные документы по ФИФО.
Обычно, именно такой вариант все и ожидают.
Звучит все очень красиво и кажется, что достаточно поставить для всех контрагентов Автоматически, и все всегда будет хорошо:
- при оплате подберутся все необходимые долги
- при отгрузке найдутся все авансы
Но давайте рассмотрим, в каких ситуациях что-то пойдет не так.
БАРДАК ВО ВЗАИМОРАСЧЕТАХ
Если у вас не совсем запущенная ситуация, можно попробовать зачесть авансы и долги при помощи Корректировки долга (операция зачет авансов) по каждому проблемному контрагенту.
И после того, как по этому контрагенту вы ситуацию исправите, то, можно ожидать чего-то дельного от автоматического поведения программы.
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОПЕРАЦИИ: ВОЗВРАТЫ ИЛИ КОРРЕКТИРОВКИ ДОЛГА
К сожалению, не во всех документах есть автоматический зачет авансов/долгов.
- Корректировка долга фиксирует конкретные документы и при перепроведении их не актуализирует.
- Возвраты вообще не оформить без помощи специально обученных людей, там совсем все не очевидно
ИЗМЕНЕНИЯ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ
Мы уверены, что вы не сверх-человек и порой “залезаете” в прошлые периоды — что-то удаляете, или наоборот добавляете. В этот момент ваши взаиморасчеты сбиваются (получается, что документы, которые автоматически зачли какие-то долги теперь должны зачесть какие-то другие долги).
- в программе нет специальных удобных механизмов для перепроведения документов (возможность в меню Администрирование - Корректировка данных - Групповое перепроведение документов не в счет, т.к. это инструмент для специалистов)
- вы не знаете, с какого периода перепроводить документы, и программа никак не подскажет вам
- если у вас по контрагенту были специфические операции, они автоматически не актуализируются, и придется их как-то вручную переделывать, а потом как-то опять перепроводить документы
Вывод может быть только один:
Автозачет от разработчиков УНФ, конечно, сильно упростил работу, но панацеей не стал. Во многих случаях он совсем не поможет.
ВАРИАНТ 2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО АВТОМАТИЧЕСКИЙ ЗАЧЕТ АВАНСОВ
Мы сами столкнулись с недостатками автозачета от разработчиков и решили придумать кардинально другой вариант, чтобы действительно все само работало.
Мы исходили из следующего:
- важно минимизировать ручные действия
- зачет авансов и долгов должен быть примерно по ФИФО (если в каких-то случаях будет иначе, то это не критично)
- важно, чтобы расчеты были верны на текущий момент. Если что-то не так в прошлых периодах, это не сильно важно, все-таки у нас система оперативного учета
- нам не важно, как в счет-фактуре/УПД заполнится поле “к платежно-расчетному документу №” (тут два довода, во-первых, мы на УСН, во-вторых, заполнение этого поля -- очень спорный вопрос и, кажется, карго-культ)
КОНЦЕПЦИЯ ДОРАБОТКИ
Поэтому мы пришли к такой концепции:
На данный момент есть один минус у этого решения — довольно сложная работа с документами Корректировка долга. Это один из самых сложных документов в УНФ и учесть все нюансы в доработке не получается. На данный момент при необходимости вырабатываем дополнительную логику работы и контроля на конкретных внедрениях за дополнительную плату.
Автоматический зачет работает в два этапа:
1. анализируются и исправляются все отрицательные остатки (минусовой долг переносится на аванс, а минусовой аванс - на долг)
2. выявляются авансы и по ФИФО закрываются на долги, пока не кончатся либо долги, либо авансы
При этом корректируются не только регистры взаиморасчетов (по которым строятся все отчеты по долгам), но и движения по Управленческому регистру (чтобы баланс тоже строился корректно).
Рекомендуемый вариант — настроить регламентное задание, которое будет делать все автоматически.
Пользователи коробочных решений могут настроить регламентное задание в специальной внешней обработке в меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Зачет авансов взаиморасчетов (Автовыполнение).
Рекомендуемые настройки:
- Повторять: каждые 1 день
- Время начала: 01:00 ночи
Чтобы регламентное задание работало, у вас должна быть серверная версия 1С или или облачная 1С, например 1С:ФРЕШ.
Пользователи облачных 1С смогут настроить расписание выполнения автоматического зачета при установки расширения из Магазина расширений.
Обработку можно запустить вручную, для этого заходим в меню Компания - Сервис - Зачет авансов взаиморасчетов
Внешний вид обработки
ПОЧЕМУ НАМ МОЖНО ДОВЕРЯТЬ?
- Мы давно и много занимаемся УНФ и пишем много продуманных методических статей
- Проблему ведения взаиморасчетов в УНФ мы обсуждаем с разработчиками уже лет 6 и многие доработки были сделаны именно по нашей инициативе
- Наша разработка протестирована на нескольких крупных базах УНФ с масштабным документооборотом, и мы уверены в наших алгоритмах
ИНСТРУКЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ
Доработка выполнена в форме расширения и устанавливается через меню Компания - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Расширение возможностей программы
Расширение доступно и для облачной версии 1С:ФРЕШ.
ОБНОВЛЕНИЯ
Мы предоставляем новые версии разработки в течение года после покупки бесплатно.
Год дополнительной поддержки - 3 000 рублей.
Внимание, мы не гарантируем работоспособность разработки, у которой не оплачен период дополнительной поддержки.
Год бесплатной поддержки (если обновится конфигурация или изменится форма, то мы все поправим)
Год дополнительной поддержки стоит — 3000 руб.
Прочая информация:
Обработка тестируется на актуальных версиях конфигураций 1С:УНФ, например, 1.6.24.
Для учета индивидуальных нюансов и доработки для работы в измененных конфигурациях работа оплачивается по часам.
Все наши наработки по 1С:УНФ
Причины купить
Для самостоятельной разработки подобного разработки может понадобиться > 100 часов разработки толкового программиста и работа хорошего методолога. Мы относимся к разработке как к продукту, поддерживаем актуальные релизы и по мере накопления знаний выпускаем новые релизы.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Сегодня разберем как происходит выдача денег под отчет.
Открываем вкладку «деньги» и переходим в пункт «расход со счета».
Далее переходим в создание документа «подотчетнику». При заполнении пункта «счет» важно указать счет банка, в котором есть средства. Иначе расход со счета не удастся провести.
В графе «подотчетник» выбираем лицо, которому мы собираемся выдать деньги под отчет. Далее вводим необходимую сумму, собственно, которую мы собираемся выдать. В «основании» прописываем назначение данной выдачи средств.
Это основные поля для заполнения. Другие заполнять не нужно. Нажимаем кнопку «записать и закрыть».
Теперь проверим наши расчеты с подотчетниками. Возвращаемся во вкладку «деньги» и переходим в пункт «отчеты».
Находим отчет «расчет с подотчетниками», открываем его и нажимаем на кнопку «сформировать».
Как мы видим, отчет, который мы создали успешно сохранен.
Читайте также: