Как сделать автоматическую рассылку счетов в 1с
Обработка делает настраиваемые рассылки из базы по просроченным и предстоящим платежам покупателей по заказам клиентов и документам реализации.
Артикул 612 Цена 2500 руб. Последнее обновление 2022-04-27 Изменение конфигурации Не требуется Исходный код Открыт
- Управление торговлей 11.4, 11.5
- Управление торговлей 3 (KZ) *
- Комплексная автоматизация 2.4 (KZ) *
- Управление торговлей 3 (BY) **
- Комплексная автоматизация 2.4 (BY) **
- Управление предприятием ERP 2.4, 2.5
- Комплексная автоматизация 2.4, 2.5
Наверняка, у вас есть много вопросов относительно оплаты (как оплатить, как получить разработку, не возникнут ли проблемы и т.п.).
Ответы на самые распространенные вопросы, относящиеся к процессу покупки моих разработок, приведены на странице заказа. Для перехода к ней нажмите Оплатить картой или Заказать счет .
Там же вы найдете мои контакты, на случай если останутся вопросы.
Очень часто перед пользователями встает задача рассылки писем счастья покупателям - напоминаний о предстоящем или просроченном платеже. Эта разработка - удобный помощник для выполнения такой задачи.
Для корректной работы обработки необходимо, чтобы взаиморасчеты с клиентами велись по заказам клиента или по накладным.
После добавления обработки будет доступно две команды, одна для настройки отправки уведомлений, другая непосредственно запускает процесс отправки уведомлений.
Вначале выполним подготовительные операции, форма настроек выглядит следующим образом:
На первой вкладке (в правой части) устанавливаются основные параметры отправки:
- учетная запись электронной почты, используемая для отправки писем,
- тип уведомлений (можно делать рассылки по предстоящим платежам, просроченным, или тем и другим),
- необходимость прикрепления к письму печатной формы счета на оплату,
- необходимость фиксации результатов рассылки в журнале регистрации.
Ниже заполняем список получателей (может быть как один, так и несколько получателей). В качестве адресата можно указать реквизит документа (клиент, контрагент, менеджер, контактное лицо) или ввести произвольный адрес почты.
- НомерДокумента,
- ДатаДокумента,
- СуммаДокумента,
- ВалютаДокумента,
- ВалютаРасчетов,
- Партнер,
- Организация,
- Менеджер,
- Комментарий,
- ДатаПлатежа,
- СуммаКОплате.
На последней вкладке отображается отчет по неоплаченным платежам клиентов (предстоящим и просроченным). Данные в отчете детализируются по клиентам, документам расчетов и датам платежа. В отчете учитываются также ситуации, когда по каким-то документам предусмотрена оплата в несколько этапов, или была частичная оплата.
По отчету можно сделать вывод о том, кому из покупателей будут отправлены письма счастья (и на какую сумму).
Для отправки уведомлений нажимаем одноименную кнопку. По завершении появится протокол выполнения.
Если в процессе возникли какие-либо ошибки/коллизии, они будут отражены в протоколе (подобные записи выделены восклицательным знаком). В нашем примере по нескольким документам не найден адрес электронной почты клиента.
На второй вкладке обработки выводится список отправленных уведомлений.
Уведомление о предстоящем платеже выглядит следующим образом:
Письмо о наличии просроченной задолженности выглядит так:
Если у вас база клиент-серверная, можно настроить автоматическую отправку уведомлений по расписанию.
Если же ваша информационная база файловая, то придется каждый раз инициировать рассылку самостоятельно (через журнал регламентных заданий).
Выделяем нужное регламентное задание и нажимаем Выполнить сейчас .
Повторная отправка уведомлений по одному и тому же документу исключена. Если же по какой-то причине вам нужно это сделать, удалите соответствующую запись в списке отправленных писем (на форме настроек).
Появилась возможность выбрать тип прикладываемого к письму счета на оплату (excel или pdf) и отфильтровать долги, по которым необходимо рассылка:
Вас может заинтересовать
Расширение позволяет настраивать по произвольным правилам автоматическую отправку писем на электронную почту с возможностью прикрепления печатных форм документов.
Отчет выводит динамику изменения цен номенклатуры(в абсолютном и процентном отношении) за выбранный период времени.
Как учитывать взаиморасчеты с контрагентами, оформлять взаимозачет задолженности, делать сверку расчетов.
Ко мне не раз обращались клиенты с просьбой сделать групповую рассылку счетов в конфигурации «Бухгалтерия предприятия, базовая редакция 3.0». Решил поделиться простым способом с другими, чтобы помочь сэкономить время.
Конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» имеет типовой механизм рассылки печатных форм документов. В данной статье я поделюсь, как быстро и просто сделать групповую рассылку счетов по расписанию. Кстати, данный метод подходит для рассылки и других документов, если появится необходимость. Например, актов с факсимиле.
Для начала нужно подготовить среду для работы отправки. Для этого добавляем (или используем существующую) учетную запись электронной почты в одноименный справочник. От имени этой учетной записи будет производиться рассылка документов.
Рис. 1 Учетная запись электронной почты
Для контрагентов, по которым будет производиться отправка документов, указываем адрес электронной почты. Это можно сделать в карточке контрагента:
Не забываем разрешить программе 1С выход в интернет, если такие ограничения имелись в системе. На этом подготовка завершена. Переходим к разработке.
В моем случае, я добавил регистр сведений «Готовность документов к отправке». Регистр непериодический, независимый. Структура регистра простая:
· Измерение «Документ» - Ссылка на отправляемый документ;
· Ресурс – «Готовность к отправке», тип «Булево»;
· Реквизит – «Учетная запись». Учетная запись электронной почты, с которой будет производиться отправка документа. Он нужен для передачи в регламентное задание информации об учетной записи, от которой производить рассылку документов.
Еще добавляем регистр сведений «История рассылки». Регистр независимый с периодичностью в пределах секунды и тоже простой:
· Измерение «Документ» - Ссылка на отправляемый документ;
· Ресурс – «Отправлен», тип «Булево»;
· Реквизит – «ОписаниеОшибки». Текстовой поле, в которое будем записывать ошибки, если возникнут проблемы с отправкой;
· Реквизит – «АдресПолучателя». Электронный адрес, на который производилась отправка. Лучше хранить это в истории, на случай смены электронного адреса клиента.
Следующим шагом – создадим возможность удобно зарегистрировать документы на отправку.
Это можно сделать либо в специальной обработке, либо в списке документов добавить новую команду.
Я сделал отдельную обработку с динамическим списком документов на форме. Сделать необходимые отборы в таком варианте пользователю будет несложно. В форму добавляем команду «Подготовить к отправке». По команде производится запись выделенных строк документов в РС «Готовность к отправке».
Также в форме добавлена ссылка на учетную запись для отправки. От имени этой учетной записи и будет производиться рассылка документов. Его записываем в реквизит «Учетная запись» в РС.
Имеет смысл в форме добавить две команды:
1. «Готовые к отправке». Открывает форму РС «Готовность к отправке» с отбором по «готовность = истина»;
2. «Результат отправки». Открывает форму РС «История отправки».
Получаем простой инструмент по контролю групповой рассылки документов.
Групповая рассылка счетов: разработка регламентного задания
Следующий шаг, чтобы организовалась рассылка счетов, – разработка регламентного задания по групповой отправке. Он самый трудоемкий. Я разработку делал на релизе «Бухгалтерии предприятия 3.0.60» и выше.
Алгоритм регламентного задания следующий:
3. Сохраняем результат отправки в РС «История отправки». Если была ошибка отправки, то максимально подробно фиксируем ее описание в соответствующем реквизите регистра.
4. Удаляем запись в РС «Готовность к отправке» или выставляем значение «Готов к отправке» в значение «Ложь».
Разберем более подробно 2-й этап.
· «Кому» - массив структур. Элемент массива описывается двумя реквизитами «Адрес» - адрес электронной почты получателя и «Представление» - ее представление.
· «Тема» - Текстовое поле, содержащее тему письма. Заполняем произвольно, по усмотрению клиента. При необходимости можно сделать настраиваемый шаблон темы письма.
· «ТипТекста» - текст «HTML»;
· «Вложения» - массив, содержащий описание вложений. В него нужно вложить печатную форму документа. Функция по формированию описания вложений документы выглядит примерно так:
Имея под рукой эту памятку, можно за 2-3 часа разработать механизм в конфигурации «Бухгалтерия предприятия, 3.0», счета можно будет рассылать групповым образом. А учитывая, что современные типовые решения 1С:БП 8 поддерживают модульность, то этот механизм может сработать и в других конфигурациях (сам не проверял).
Руководитель отдела внедрения ООО «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Рассылки отчетов используются в1С 8 Комплексная автоматизация для автоматического формирования отчетов и доставки сформированных отчетов получателям (пользователям, контрагентам, физическим лицам, организациям).
Настроить список рассылок отчетов для отправки по требованию или автоматически по расписанию в 1С 8 КА можно в форме «НСИ и администрирование → Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Рассылки отчетов». Данная форма также доступна из ряда соответствующих отчетов.
Рис. 1 Рассылки отчетов в 1С 8.3 КА
Для создания новой рассылки нажимаем кнопку «Создать».
Рис. 2 Создание рассылки отчетов в 1С 8.3 КА
В открывшейся форме заполняем все обязательные поля.
1. Вкладка «Отчеты» для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Рис. 3 Вкладка отчеты в 1С 8.3 КА 2.4
Обязательные поля для заполнения в Комплексной автоматизации 8: «Наименование», «Получатели», «Отчеты», «Настройки отчета».
В рассылку отчетов в 1С:КА может включаться один отчет или более, имеется возможность настройки полей каждого отчета. В качестве адресатов используются элементы справочников программы Комплексная автоматизация:
Для заполнения списка отчетов в 1С:Комплексная автоматизация необходимо воспользоваться формой подбора (кнопка «Подобрать»).
Рис. 4 Кнопка Подобрать в 1С 8.3 КА 2.4
В открывшейся форме подбора в 1С 8.3 КА выбираем один или несколько отчетов, которые хотим добавить в рассылку. В данном случае добавим два отчета анализа активности пользователей.
Рис. 5 Добавление отчетов в форму подбора в 1С 8.3 КА 2.4
Затем для каждого отчета в 1С 8.3 Комплексная автоматизация 2.4 необходимо настроить параметры (Период, пользователь…).
Рис. 6 Настройка параметров отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Далее переходим на вкладку «Расписание».
2. Вкладка «Расписание» для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
При реализации в Комплексной автоматизации рассылки отчетов на вкладке «Расписание» настраивается график автоматической рассылки отчета.
Рис. 7 График рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Устанавливаем галочку «Выполнять по расписанию» и настраиваем расписание в 1С 8.3 КА 2.4. В приведенном на рисунке 7 примере рассылка настроена по графику: Каждый день с 7:30 один раз в день.
Поле «Ответственный» заполняется по умолчанию пользователем, который создает данную рассылку отчётов. От имени данного пользователя будет запускаться регламентное задание по рассылке отчетов. У пользователя должны быть соответствующие права. Лучше для рассылки отчетов завести специального, обезличенного пользователя. В примере используется пользователь «Рассылка отчетов».
Переходим к следующей вкладке 1С 8 Комплексная автоматизация – «Доставка».
3. Вкладка «Доставка» для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
На вкладке «Доставка (эл. почта)» указывается список получателей, отправитель, тема письма и текст письма.
Для того чтобы заполнить список получателей необходимо кликнуть по гиперссылке . Откроется окно подбора получателей. По кнопке «Подобрать» выбираем пользователей, которым будет отправлен отчет из 1С:Комплексная автоматизация
Рис. 8 Указание получателей в 1С 8.3 КА 2.4
Далее указываем учетную запись электронной почты, от имени которой будет отправлено письмо. Заполняем поле «От».
При создании рассылки тема и текст письма формируются автоматически. В тему письма подставляется наименование рассылки и дата отправки письма. В тексте письма указываются названия отчетов. При необходимости можно скорректировать как тему, так и текст письма.
4. Вкладка Дополнительно для рассылки отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
На вкладке «Дополнительно» в 1С 8.3 КА можно определить, в каком формате будут отправляться отчеты (PDF, Excel, Word, HTML). Для этого в поле «Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)» необходимо выбрать нужный формат.
Рис. 9 Формат сохранения отчетов в 1С 8.3 КА 2.4
Также на вкладке «Дополнительно» можно указать, будет ли архивироваться файл с отчетами и установить пароль к zip-архиву.
После всех настроек остается записать новую рассылку и проверить ее работоспособность по кнопке «Выполнить сейчас».
Рис. 10 Запись новой рассылки в 1С 8.3 КА 2.4
Специалист компании «Кодерлайн»
Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->
Вас могут заинтересовать следующие вебинары:
Если ваша компания имеет большой документооборот и деятельность сопряжена с выставлением большого числа счетов, незаменимым помощником будет модуль Програм Лайн: Директ Маркетинг. Выполнение рутинных задач, в том числе рассылка счетов из 1С упростится и будет приносить удовольствие, а клиенты будут получать профессионально оформленные письма с вложением счета.
Настройка автоматической рассылки счетов
Посмотрите видеоинструкцию по настройке (3 мин)
Другие примеры рассылок из 1С Бухгалтерии
«Направляем вам акт сверки ….
Акт сверки … от …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
“По данным учетной системы от вас не вернулся подписанный акт(ы)
Акт … от …
Акт … от …
Просим вернуть наши экземпляры приложенных актов или распечатать акт(ы) во вложении, подписать,
поставить печать и выслать нам.
Адрес для отправки: …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
«Напоминаем вам о неоплаченном счете, срок оплаты которого истечет ….
Счет … от …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
Преимущества модуля Програм Лайн
Отсутствие "человеческого фактора"
За своевременность оплаты отвечает машина - это экономия времени и надежность
Контроль за доставкой
Вы контролируете, прочитано ли письмо клиентом, чтобы запланировать другие способы коммуникации
Легкая установка и использование
Модуль легко установить, он не влияет на обновления 1С Бухгалтерии
Какие рассылки можно настроить с помощью модуля?
Встраиваемый модуль 1С позволит значительно упростить решение рутинных задач, связанных с обменом информацией о счетах, накладных, актах.
В статье рассмотрим вопрос, касающийся настройки рассылки расчетных листков в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3. Разберем на примере информационной базы в облаке (сервис 1С Фреш).
Начните работать с 1С:Фреш сегодня, 30 дней бесплатно, активируйте мгновенный доступ к программам 1С онлайн.
Ознакомьтесь с видео-версией данной статьи:
Согласно законодательству работодатель обязан выдавать своим работникам расчетные листки, в которых отражена вся информация о начислениях и удержаниях. Также следует отметить, что законодательством не установлен каким способом они должны выдаваться, поэтому в некоторых случаях можно осуществлять выдачу листком путем их рассылки на электронную почту. Помимо ЗУП 3.1 такая возможность также имеется и в конфигурации Бухгалтерия 3.
И так, открываем нашу информационную базу в 1С Fresh. Первым делом необходимо настроить учетную запись электронной почты, от имени которой будет выполняться рассылка.
Перейдем в раздел “Администрирование” и выберем пункт “Органайзер”. Далее в открывшемся окне раскрываем пункт “Почта” и переходим по гиперссылке “Настройка системной учетной записи”.
Далее указываем адрес почты, ниже указываем пароль. По умолчанию предлагается использовать почту для отправки и получения – оставляем без изменений в нашем случае. Также учетная запись будет использоваться для всех. При необходимости учетную запись можно привязать к пользователю, выбрав вариант “Только для меня”. Далее рекомендуется указать имя отправителя, которое будет указываться в дальнейшем в письме у сотрудника при получении. Параметры подключения также будем определять автоматически. После чего необходимо нажать “Создать”.
Для того чтобы мы смогли осуществлять рассылку необходимо в личных данных сотрудников указать почтовые адреса. Для этого открываем карточку сотрудника и переходим в шапке по ссылке “Личные данные”.
В форме личных данных в поле “email” указываем адрес электронной почты сотрудника.
Далее перейдем к настройке самой рассылки. Здесь есть два варианта настройки. Первый вариант – из раздела “Администрирование”. Далее переходим в пункт “Печатный формы, отчеты и обработки”. Далее нажимаем на гиперссылку “Рассылка отчетов”.
Далее создаем новую рассылку. Указываем соответствующее наименование. Далее в поле отправлять выбираем значение “Свой отчет для каждого получателя”, а в поле “Получатели” выбираем значение “Физические лица”. Ниже на закладке “Отчеты” по кнопке “Подобрать” добавляем отчет “Расчётный листок”. Его можно найти в списке всех отчетов. В настройках отчета оставляем значение “Прошлый месяц”. Если есть необходимость, то можно изменить на нужное значение.
Спускаемся ниже по настройкам отчета и находим реквизит “Сотрудник”. Встаем на эту позицию и нажимаем на кнопку “Указать получателя рассылки”.
На закладке “Расписание” можно задать расписание по которому будет происходить отправка. В нашем примере это 11 числа месяца в 7:30 утра.
Далее на закладке “Получатели рассылки” по гиперссылке “Получатели” указываем список получателей, ниже указываем учетную запись, которые мы ранее настраивали. При необходимости ниже можно изменить тему письма.
На закладке “Дополнительно” можно определить формат сохранения отчетов. В нашем примере это pdf, а также установить галочку, будет ли отчет архивироваться (на архив можно установить пароль в соответствующем поле).
После выполнения всех настроек нажимаем “Записать и закрыть”. Если настроено расписание, то программа сама будет рассылать отчеты. Если расписание не было настроено, то рассылку придется запускать в ручном режиме по кнопке “Выполнить сейчас” в шапке.
Читайте также: