Как сдать корректировку по 2 ндфл за 2020 год по одному сотруднику в 1с 8
Дата публикации 08.04.2022
Использован релиз 3.1.21
Доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021 - 2023 гг., не облагаются НДФЛ в соответствии с новым п. 90 ст. 217 НК РФ (пп. "в" п. 7 ст. 2, п. 5 ст. 5 Закона № 67-ФЗ).
С версий программы 3.1.21.75 / 3.1.18.435 материальная выгода (доходы с кодами 2610, 2630, 2640, 2641) автоматически становится необлагаемой НДФЛ.
Возврат излишне удержанной суммы НДФЛ с дохода в виде материальной выгоды за 2021 - 2022 гг. производится налоговым агентом в порядке, предусмотренном ст. 231 НК РФ (письмо ФНС России от 28.03.2022 № БС-4-11/3695@).
В программе перерасчет НДФЛ с материальной выгоды за прошлые периоды можно выполнить с помощью документа "Перерасчет НДФЛ" (раздел Налоги и взносы – Перерасчеты НДФЛ). В документе налог за прошлые периоды будет сторнироваться автоматически. Никаких дополнительных действий для перерасчета налога совершать не требуется.
Сотруднику в октябре 2021 года был предоставлен заем под 1 % годовых. За период с октября по декабрь 2021 года сотруднику был начислен доход в виде материальной выгоды в размере 1 020,09 руб., налог с материальной выгоды исчислен и удержан в размере 357 руб.
В первичном расчете по форме 6-НДФЛ за 2021 год, который был представлен в ФНС, был заполнен раздел 2 по ставке налога 35 % с суммой дохода в виде материальной выгоды, исчисленного и удержанного НДФЛ. В справке о доходах (приложении № 1 к расчету) также были заполнены сведения по ставке 35 % (рис. 1).
В апреле месяце решено перерасчитать НДФЛ с материальной выгоды за 2021 год. Для этого необходимо зарегистрировать документ "Перерасчет НДФЛ" (рис. 2). В поле "Налоговый период (год)" укажите период перерасчета. Кнопка "Заполнить". Налог за прошлые периоды будет сторнирован автоматически.
После того как от сотрудника будет получено письменное заявление на возврат суммы излишне удержанного налога, необходимо зарегистрировать документ "Возврат НДФЛ" (раздел Налоги и взносы – Возврат НДФЛ) (рис. 3). Если в документе указано, что выплата будет произведена в межрасчетный период, то перечислить сумму возврата можно сразу, не дожидаясь ближайшей выплаты зарплаты или аванса.
Корректирующий расчет за 2021 год будет заполнен следующим образом.
1. В разделе 1 корректировок никаких не производится.
2. В разделе 2 по ставке 35 % (рис. 5) будет заполнена только строка 160 "Сумма налога удержанная" (т. к. налог действительно был удержан в этом отчетном периоде). Строка 180 "Сумма налога, излишне удержанная" заполнена не будет, потому что мы вернули излишне удержанный налог сотруднику. В программе излишне удержанный налог, который отражается в строке180, определяется на дату подписи отчета (титульный лист).
3. В справке о доходах сотрудника (приложении № 1 к расчету) доход и налог по ставке 35 % заполнен не будет (рис. 6). Кроме того уточненный расчет за 2021 год представляется с корректирующими справками о доходах только в отношении физических лиц, данные которых уточняются. Справка заполняется с присвоенным ранее номером в первичном расчете, в поле "Номер корректировки сведений" указывается "01".
Возврат излишне удержанного налога будет отражен в отчетности за тот период, когда его вернули сотруднику. В нашем примере налог вернули в апреле (в поле Месяц документа Возврат налога указан месяц апрель). Поэтому, он будет отражен в разделе 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2022 года – в строке 190 раздела 2 и в блоке строк 030-032 раздела 1 (рис. 7).
В месяце возврата излишне удержанного налога необходимо обратить внимание на сумму удержанного НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет. Сумма к перечислению в бюджет будет рассчитана с учетом удержанного у остальных сотрудников налога и суммы возврата излишне перечисленного налога (сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет по всем сотрудникам, будет уменьшена на сумму налога, который вернули). Так как возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится организацией за счет сумм НДФЛ, подлежащих уплате в счет будущих платежей (как по данному лицу, так и по иным налогоплательщикам) (п. 1 ст. 231 НК РФ). Смотрите об этом статью Перечисление НДФЛ в месяце возврата сумм излишне удержанного НДФЛ.
Что ж, коллеги, на этой теме мы завершаем наш цикл статей по отчету 2-НДФЛ. Несмотря на то, что с 2021 года данный отчет упраздняется, мы всё равно продолжим его сдавать в составе обновленного отчета 6-НДФЛ. Более того, нередко бывают случаи, когда уже сдав отчет и получив положительный протокол, бухгалтер находит ошибку, что влечет за собой корректировку по сотрудникам. Поэтому мы решили подготовить для вас мини-инструкцию о том, что необходимо делать, если вдруг вы попадете в такую ситуацию. Рассмотрим тему на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом, редакции 3.1, однако алгоритм действий справедлив и для программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
При составлении корректировки следуют основным правилам:
Номер справки по проблемному сотруднику в корректировочном отчете должен совпадать из первичного отчета.
При полном аннулировании справки 2-НДФЛ, в поле номер корректировки устанавливается значение «99».
Корректировочная – исправительная отчетность подается в случае обнаружения ошибок в ранее предоставленных сведениях.
На слайде ниже представлены типичные ошибки в форме 2-НДФЛ:
Запомните самое главное: корректировочная декларация 2-НДФЛ подается только по тому сотруднику, по которому возникли проблемы в первичном отчете.
Далее мы приведем алгоритм ваших действий в зависимости от статуса сданного отчета.
Ситуация № 1: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Сдан»,
получен положительный протокол,
однако бухгалтер нашла ошибку и теперь требуется корректировка
Рассмотрим условный пример: в ООО «Карамелька» бухгалтер передала справки 2-НДФЛ за 2020 год в ИФНС, но в последствии возникла необходимость сделать корректировку по одному сотруднику – Иванову С.Г. В 1С: ЗУП ред. 3.1 стоит отметка о том, что документ принят в ИФНС.
Если установлена галочка в поле «Справки приняты налоговым органом и архивированы», то документ закрыт для редактирования и исправления.
Сразу напомним основное правило отправки любых корректировочных отчетов в 1С: не нужно пытаться откорректировать данные в уже сданном первичном отчете, а уж тем более его снова отправлять!
Любая корректировка – это ВСЕГДА новый отчет в базе 1С!
При формировании первичной справки в ИФНС в поле номер корректировки устанавливается значение – «00». Посмотрите номер справки сотрудника, по которому требуется создать корректировку.
Рассмотрим пошагово создание корректирующей справки «2-НДФЛ».
Шаг 1. Перейдите в журнал «Справки 2-НДФЛ для передачи в налоговой орган» - раздела «Налоги и взносы».
Шаг 3. Выберите тип справки «Корректирующая». Номер корректировки устанавливается автоматически от 1 до 98.
При выборе варианта «Аннулирующая» - номер корректировки автоматически устанавливается 99. Это корректное поведение программы!
Корректирующие справки заполняются автоматически по лицам, по которым данные переданы, а в программу внесены изменения.
Если обнаружена ошибка, для которой автоматическое заполнение не предусмотрено, например, указан не верный адрес, паспортные данные или другие персональные данные, то воспользуйтесь кнопкой «Подбор».
После выбора типа передаваемых сведений – «Корректирующая» с помощью кнопки «Подбор» укажите сотрудника, по которому вносятся изменения.
Автоматически программа выставит следующий номер справки.
Шаг 4. Но так как нам нужно, чтобы номер справки был первоначально поданный, щелкните на строку сотрудника и, в открывшейся форме справки, измените ее номер.
Номер справки изменен в корректируемом отчете.
Напомним, что номер 1 справки у Иванова – это не порядковый номер столбца, а номер справки, присвоенный ему программой.
В печатной форме справки 2-НДФЛ видно, номер справки – сохранен прежний, и установлен номер корректировки – 01.
Ситуация № 2: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Сдан частично»
В этом случае внимательно читайте протокол и приложения к нему.
Зачастую в протоколе указаны какие номера справок приняты налоговым органом, а в приложении к протоколу указаны сотрудники и причины, по которым они были отклонены контроллерами.
Если опять кто-то из сотрудников не прошел контроль ИФНС, то снова исправляем ошибки в 1С, создаем корректирующий отчет № 2, заполняем откорректированными сотрудниками, ИСПРАВЛЯЕМ НОМЕРА ИХ СПРАВОК на номера из первичного отчета и отправляем снова.
Ситуация № 3: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Не сдано»
В таком случае устраняем все ошибки, описанные в протоколе, создаем НОВЫЙ ПЕРВИЧНЫЙ отчет. Тут не следует подавать корректирующую отчетность, поскольку первичный отчет вообще не был принят.
Заполняем новую справку под тем же номером, указав в поле «Номер корректировки» цифру «00» и новую дату.
Если вы не успеете в срок сдать новый отчет, вам грозит штраф по статье 126 НК РФ (200 руб. за каждый документ).
Коллеги, искренне желаем, чтобы такие ситуации у вас происходили как можно меньше!
Корректировка отчета 6-НДФЛ с 2021 г. не вызывала особых вопросов, пока в годовой форме отчета не появилось Приложение 1, где собраны справки о доходах и суммах налога физических лиц (привычные нам старые справки 2-НДФЛ). И если разделы 1 и 2 вполне нормально заполняются в случае формирования корректирующего отчета, то с Приложением 1 на данный момент всё печально – оно не заполняется вообще, просто пустое, что в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0, что в 1С: ЗУП ред. 3.1. Разработчики обещали автоматизировать этот момент, но сроки реализации не сообщили. Поэтому в данной публикации рассмотрим два способа, как можно выкрутиться из этой ситуации в программах 1С.
Давайте разберем сразу на примере самой массовой ошибки годового отчета 6-НДФЛ –в приложении 1 НДФЛ с декабрьской зарплаты, удержанный и перечисленный в январе, не попадает в строку «Сумма налога удержанная». Хотя должен попадать. При этом проблем с этой суммой в разделах 1 и 2 нет, там всё отлично, ошибка только в самой справке.
Сразу скажем, что это массовая ошибка январских релизов программы 1С, в февральских обновлениях данная ошибка уже исправлена. Однако, если у вас даже после обновления ошибка не уходит, то ознакомиться с возможными причинами ее появления можно здесь. Кстати, в Stories нашего аккаунта Instagram мы постоянно публикуем распространенные ошибки в программах 1С, стоит подписаться!
Важные нюансы корректировочного отчета 6-НДФЛ
1) Корректировку мы подаем только на тех сотрудников, по которым допущена ошибка!
2) Номер справки в корректировочном отчете должен совпадать с номером справки из первичного отчета. Пока это не автоматизировано, поэтому ставим номера вручную.
3) Обязательно нужно указать номер корректировки сведений: в первичном отчете по умолчанию стоит номер 00, корректировочный отчет № 1 будет иметь номер 01 и т.д.
4) Дата корректировочного отчета на титульном листе должна быть равна или выше даты первичного отчета. Лучше, чтобы она была выше, например, первичный отчет отправили 15 февраля, корректировочный лучше оформить как минимум 16 февраля.
Допустим, мы сдали этот отчет, обновились и поняли, что нужно сдать корректировку по Лавровой А.С.
Способ № 1 – Правка данных вручную
Да да, ваш любимый способ, просто руками вносим всю справку, начиная от персональных данных и заканчивая цифрами. Не забываем перенести номер справки из первичного отчета и указать номер корректировки сведений.
У этого способа один существенный минус – слишком много времени тратится на ручной ввод данных. Поэтому предложим еще один вариант.
Способ № 2 – Полуавтоматизированный
На данный момент времени Приложение № 1 полностью заполняется только в первичном отчете, этим и воспользуемся.
Создаем еще один первичный отчет 6-НДФЛ с номером корректировки 0. Не забываем указать нужную дату внизу на титульном листе.
Нажимаем кнопку «Заполнить». Видим, что Приложение № 1 заполнилось всеми сотрудниками.
Далее необходимо указать номер корректировки № 1 на титульном листе.
Можно нажать кнопку «Записать», для сохранения отчета.
И всё. Кнопку «Заполнить» больше не нажимать. Иначе Приложение № 1 очистится!
Теперь переходим к Приложению 1.
Удаляем из него сотрудников, по которым нет необходимости подавать корректировку. Сделать это можно, нажав на гиперссылку «Удалить страницу», либо вызвать контекстное меню с аналогичной задачей, щелкнув правой кнопкой мыши по ФИО сотрудника.
Не забываем перенести номер справки из первичного отчета и указать номер корректировки сведений.
Работодатели, которые в 2020 году выплачивали доходы своим сотрудникам и иным физлицам, до 01.03.2021 уже сдали в налоговые органы сведения о доходах физлиц. Но как сделать корректировку 2-НДФЛ, если допущены ошибки в форме? Разберемся в ситуации подробно.
Исправительная отчетность для ИФНС обязательно подается в случаях выявления ошибки в уже предоставленных сведениях. Налоговый орган относит к ошибкам неправильно указанные:
- сумму дохода;
- сумму вычетов;
- начисленный, удержанный и(или) перечисленный налог (руб.);
- признак налогоплательщика;
- личные данные физических лиц и их паспортные данные, ИНН;
- коды доходов;
- реквизиты налогового агента — работодателя;
- иные сведения.
Камеральная проверка справок не проводится. Но если обнаружена ошибка в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, налоговый орган письменно уведомляет предприятие о необходимости внести изменения в отчет.
Если вы получили уведомление о неточностях в сданных формах и не исправили недочеты, то за каждую справку, в которой содержится ошибка, налоговики наложат штраф за некорректные сведения. Если же ошибки исправлены вовремя, то штрафные санкции не применяются.
Работаем по новым формам
С 2020 года отчетность о доходах сдают по новым формам. Бланки теперь заполняются в двух вариантах: первый подойдет только для ФНС России, а второй подготовьте по запросу сотрудника.
В 2021-м подаем отчет за 2020 год по форме из Приказа ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018 . А вот справки по запросу сотрудников формируются на новом бланке из Приказа №ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020. Отчетность за 2021-й сдаем до 01.03.2022 по-новому, объединяя расчет 6-НДФЛ и справку о доходах и суммах налога физического лица.
В итоговую справку вносим информацию о доходах работников, начисленных за отчетный год. Если организации требуется подать корректировочную отчетность за более ранние сроки, то заполняйте бланки, соответствующие отчетным периодам. Налоговая инспекция разъясняет, как сдать уточненку по 2-НДФЛ за 2019 год по одному сотруднику — заполнить бланк, утвержденный приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.
Особенности заполнения
Во избежание штрафа проверьте уже сданные формы отчетов по подоходному налогу и в случае обнаружения в них неточностей сдайте исправленную отчетность. Даже если неточность допущена в одной справке, придется исправлять. Иначе работодателю грозит штраф в размере 500 рублей.
Учтите особенности, как сдать корректировку по 2-НДФЛ за 2020 год по одному сотруднику: если личные данные сотрудников, например, фамилия или номер и серия паспорта, изменились после подачи сведений, сдавать уточнения не требуется (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018). Кроме того, сотруднику рекомендовано выдавать отчет о доходах и подоходном налоге с уже новыми реквизитами паспорта, и это не нарушение, несмотря на то что в налоговый орган вы отчитались по старым сведениям (Письмо ФНС №ГД-4-11/5667@ от 27.03.2018).
Уточненная отчетность о доходах сотрудника подается по форме, которая действовала в том периоде, за который обнаружена ошибка. Специалисты ФНС неоднократно объясняли, что означает номер корректировки 99 в 2-НДФЛ — это документ, который аннулируется по конкретному физлицу. То есть корректировка 99 в справке 2-НДФЛ не уточняет, а полностью отменяет данные по физлицу в случае ошибочного заполнения документа на лицо, которое не получало в отчетном году доходов. В таком случае в аннулирующей справке сведения в разделах 1 и 2 повторяются из уже сданной, а разделы 3, 4 и 5 не заполняются.
Порядок заполнения и форма по доходам, полученным в 2020 году физлицами, утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.
Как подготовить корректировку
Сделать корректировку — это заполнить сведения на физлицо заново, но с правильной информацией и реквизитами. Алгоритм, как пересдать 2-НДФЛ по сотруднику в 2021 году в пять шагов:
- В поле № — номер сданной справки, в которой содержатся неточности.
- В поле «от__.___.__» — дату оформления уточняющих сведений.
- В поле «Номер корректировки» — цифру, начиная с 01. Например, 03 означает, что по данному сотруднику вы подаете третью исправленную форму.
- Показатели (сведения), в которых допущена ошибка в ранее предоставленных формах, теперь следует указать корректно.
- Показатели (сведения), которые в ранее предоставленных справках не содержали ошибок, продублируйте.
Образец, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику (или нескольким работникам) за 2020 год:
Как проверить сведения отчетности
- Сведения о доходах и удержаниях должны совпадать с данными бухгалтерского учета организации. Сверьте информацию в справке о подоходном налоге с личной карточкой работника. Также проконтролируйте показатели расчетно-платежных ведомостей, учетных журналов по заработной плате. Информация должна совпадать с помесячными бухгалтерскими данными.
- Если помимо заработной платы и вознаграждений за труд работникам начисляются иные виды доходов, то необходимо включить информацию в корректировку 2-НДФЛ. Пример: организация выплачивает подчиненным дивиденды, распределяет прибыль либо оплачивает оздоровительные путевки. Такие доходы включите в справку 2-НДФЛ по соответствующему коду дохода.
- По разным категориям поступлений применяются разные ставки налогообложения. По каждой ставке придется составить отдельное приложение (п.1.19 Порядка).
- Аналогичные правила действуют для поля признак корректировки в справке 2-НДФЛ. Если налог удержан работодателем вовремя, то указывается признак «1». Если подоходный налог удержать невозможно, то в справке 2-НДФЛ указывают признак «2».
- Сроки сдачи отчетности по разным признакам налогоплательщика уравняли. Отчитайтесь до 1 марта года, следующего за отчетным. Если день сдачи выпал на выходной, то подайте форму в первый рабочий день.
Вычеты и льготы по НДФЛ подтверждают документально. Заявления, справки с места учебы, свидетельства о рождении и другие бумаги необходимо ежегодно собирать с подчиненных. На основании полученных справок корректировать предоставляемые льготы и вычеты.
Как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ
Описанный алгоритм действий при внесении уточняющей информации одинаков как для предоставления исправлений на бумаге, так и с помощью любых программных продуктов. Это 1С, онлайн-сервисы, бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Современная корректировка 2-НДФЛ за 2020 год по нескольким сотрудникам представляется любым способом, на выбор налогоплательщика.
Штрафы за ошибки в 2-НДФЛ
Если налоговики выявят в отчетности ошибки, то налогоплательщика ждут административные взыскания. Суммы штрафных санкций невелики. Но если в компании большая численность сотрудников, а ошибок допущено много, суммы штрафа увеличиваются в разы.
Так, например, за предоставление недостоверных сведений придется заплатить 500 рублей за каждый неверно составленный документ. Такие положения содержатся в п. 1 ст. 126 НК РФ .
Если же отчетность предоставлена в ФНС с опозданием, то придется заплатить по 200 рублей за каждый просроченный отчет (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Любая ошибка в 6-НДФЛ рассматривается налоговиками как недостоверные сведения. В том числе, когда в Приложении 1 обнаружены неточности и искажения следующей информации:
- персональных данных физлиц (в фамилии, имени, отчестве, ИНН, дате рождения, серии и номере паспорта);
- кодах доходов и вычетов;
- данных об уведомлении (код, номер, дата выдачи);
- суммовых показателях.
За каждый документ, который содержит недостоверные сведения, налоговый агент может быть оштрафован на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ; письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). Если недостоверные сведения приведут к занижению суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет, компания также будет привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ.
Напомним, ошибки в 6-НДФЛ выявляются в ходе камеральных или выездных проверок либо вне их рамок (ст. 88 и 101 НК РФ). Срок камеральной проверки — три месяца с даты представления расчета.
Когда нужно представить уточненку по 6-НДФЛ
Налоговый агент обязан подать уточненный расчет 6-НДФЛ, если не включил в первичный какие-то сведения или допустил в нем ошибки.
Уточненная 6-НДФЛ представляется по форме, действовавшей в период, за который вносятся исправления (п. 5 ст. 81 НК РФ). Если уточняются сведения за отчетные периоды с 2021 года, то расчет представляется по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.
В отличие от других налоговых деклараций, уточненный расчет представляется не только при занижении подлежащих уплате в бюджет сумм НДФЛ, но и при их завышении (письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7).
Помимо арифметических и технических ошибок, которые могут возникнуть в расчете, сведения о доходах и налогах требуют корректировки, например, в следующих ситуациях:
- если в расчете за I квартал не отражена зарплата, начисленная за март, но выплаченная после того, как был представлен расчет (письмо ФНС РФ от 25.11. 2021 № БС-4-11/16428@);
- если НДФЛ, который удержан с зарплаты за декабрь 2021 года, выплаченной в январе 2022 года, не попал в строку 160 раздела 2 и в раздел 1 расчета за I квартал 2022 года (письмо ФНС от 11.02. 2022 № БС-3-11/1230@);
- в случае перерасчета дохода за предыдущие периоды (от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 8, от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, п. 2).
Если ошибки в расчете не влияют на сумму НДФЛ, подача уточненных расчетов до того, как ошибку обнаружат налоговики, обычно позволяет избежать штрафа за представление недостоверных сведений.
Когда уточнение можно не представлять
Налоговики разрешают не представлять уточненный расчет, например, в следующих ситуациях.
Налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот в IV квартале. Перерасчет НДФЛ в этом случае будет отражен в расчете по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточненные расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не требуется.
Работник поздно подал документы по вычету. Если работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года, то перерасчет НДФЛ следует отразить в расчете за тот период, в котором работник принес подтверждающие документы. Подавать уточненку за предыдущие отчетные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).
НДФЛ с зарплаты за декабрь отражен в расчете за 1 квартал следующего года. Например, если удержанный налог с заработной платы за декабрь 2020 года, выданной 31.12.2020, отражен в разделе 1 расчета за 1 квартал 2021 года, так как срок перечисления пришелся на январь 2021. Поскольку в этой ситуации не возникло ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточненный расчет ни за 1 квартал 2021 ни за 2020 год не требуется (письмо ФНС РФ от 12.04. 2021 № БС-4-11/4935@).
Запомнить!
Если по итогам года обнаружена ошибка в разделе 2 расчета за I квартал, нужно представить уточненку за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев, поскольку раздел 2 составляется нарастающим итогом (п. 4.1 Порядка заполнения).
Если же ошибка была допущена на титульном листе или в разделе 1 расчета за I квартал, то уточнять расчёты за полугодие и за 9 месяцев не нужно, поскольку раздел 1 формируется поквартально.
Зачем корректировать 6-НДФЛ добровольно
Если ошибки не связаны с суммами НДФЛ, то представлять уточненный расчет до того, как от инспекции получено соответствующее требование, — это право, а не обязанность. Воспользоваться этим правом стоит, потому что в такой ситуации добровольная уточненка исключает штраф за представление недостоверных сведений в расчете (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Несколько сложнее обстоит дело с освобождением от штрафа по ст. 123 НК РФ — за несвоевременное перечисление НДФЛ в бюджет. Эта ошибка проявляется в 6-НДФЛ при неверном заполнении строки 021 раздела 1. Если такое нарушение найдет ИФНС, организацию ждет сразу два штрафа: по ст. 123 и по ст. 126.1 НК РФ. Самостоятельное обнаружение ошибки и представление уточняющего расчета, как уже отмечалось, спасает от штрафа по ст. 126.1 НК РФ. А что же со вторым штрафом?
Положения п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ содержат правило, позволяющее избежать штрафа по ст. 123 НК РФ. Но для этого перед тем, как представить уточненный расчет, нужно заплатить налог и пени. А значит, если обнаружены ошибки в заполнении строки 021 расчета, не затронувшие сумму НДФЛ, прежде чем подавать корректировку, надо проверить, перечислен ли уже налог и соответствующие пени. И если нет, то сначала рассчитаться с бюджетом, а потом уже сдавать новый 6-НДФЛ. Если же налог и пени были уплачены задолго до корректировки, не лишним будет подготовить сопроводительное письмо с указанием на эти факты и приложением копий платежных документов.
Право на освобождение от штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ имеют и те организации, которые ошибок в 6-НДФЛ не допустили. Для этого достаточно уплатить НДФЛ и пени до того, как ошибку найдёт ФНС. Такой вывод сделан КС РФ (Постановление от 06.02.2018 № 6-П).
Что включать в уточненку
по 6-НДФЛ и как ее заполнить
Как говорится в п. 6 ст. 81 НК РФ, уточненный 6-НДФЛ должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога. Но, как мы помним, агенты обязаны подавать уточненки по 6-НДФЛ и в ситуации, когда сумма налога завышена. А добровольная корректировка и вовсе может быть не связана с суммами НДФЛ. Как формировать уточненки в таких случаях?
Порядок заполнения расчета не содержит положений, которые конкретизируют порядок заполнения корректировки по 6-НДФЛ. Получается, что формально у налогового агента, допустившего такие ошибки, нет права представить в составе уточненки данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых допущены ошибки. Нужно представлять расчёт целиком. С другой стороны, тут можно применить положения п. 7 ст. 3 НК РФ о том, что любые неустранимые неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что организации вправе руководствоваться порядком представления уточненного расчета, установленным п. 6 ст. 81 НК РФ, как единственным четко описанным в законодательстве.
Соответственно, уточненный расчёт, содержащий исправленные данные в отношении тех налогоплательщиков, по которым обнаружены неточности, нельзя признать составленным неверно. Но тут нужно учитывать один важный нюанс: данные должны заполняться полностью, то есть отражаться и в разделе 2, и в соответствующих блоках раздела 1. Ведь п. 6 ст. 81 НК РФ не говорит о том, что в уточненном расчете представляется только та информация, которая была неверно указана в первоначальном. При этом в строке «Номер корректировки» титульного листа проставляется значение отличное от нуля, то есть «1--», «2--» и т.д.
Чтобы уточнить недостоверные сведения в справке о доходах и суммах налога физлица (приложение 1), нужно в состав корректирующего годового расчета включить корректирующие или аннулирующие справки только в отношении физических лиц, данные которых уточняются (письмо ФНС от 30.11.2021 № БС-4-11/16703@).
Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчёта: уточненный и первичный.
В уточненном расчете указываются:
- номер корректировки «1--»;
- КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
- нулевые показатели во всех разделах расчёта (плюс аннулирующие справки, если расчет годовой).
В первичном расчете необходимо проставить:
- номер корректировки «0--»;
- правильные значения КПП и ОКТМО;
- показатели из первоначального расчёта (плюс приложение 1, если расчёт за год).
Даже если первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен позже установленного срока, налоговые органы не будут привлекать организацию к ответственности на основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ (письма ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).
Уточненный расчет должен быть представлен, если при перерасчете отпускных их сумма уменьшается.
В разделе 2 уточненного расчета за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных (строки 110, 112, 140). При этом сумма удержанного НДФЛ не корректируется (строка 160 не исправляется), что дает основание для зачета или возврата излишне удержанного налога.
Если отпускные доплачиваются, уточненка не подается. В разделе 2 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных и доудержанного при этом НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).
Как заполнить 6-НДФЛ при перерасчете НДФЛ с материальной выгоды
Согласно п. 90 статьи 217 НК РФ (ред. от 26.03.2022 № 67-ФЗ), доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, освобождены от НДФЛ. Излишне удержанные в 2021 году из таких доходов суммы налога подлежат возврату по письменному заявлению налогоплательщика в соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ.
Если в расчетах 6-НДФЛ за 2021 год были отражены суммы доходов, полученных сотрудниками в виде материальной выгоды, и НДФЛ с этих сумм, то нужно подать корректировку 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев 2021 года и за 2021 год (письмо ФНС РФ от 28.03.2022 N БС-4-11/3695@).
Корректировке подлежат строки 110 и 140 раздела 2 по ставке 35 %. А в годовой уточненный расчет нужно включить корректирующие или аннулирующие (если других доходов не было) справки о доходах и суммах налога физических лиц (приложение № 1) в отношении только тех работников, данные которых уточняются (письмо ФНС РФ от 06.04.2022 года № БС-4-11/4160@). В справках корректировке подлежат доходы в виде материальной выгоды по кодам доходов 2610, 2630, 2640 и 2641.
Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является Приложением 1 к расчету 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в Приложении 1 ранее представленного расчета за год, в состав корректирующего расчета надо включить корректирующую или аннулирующую справку.
В заголовке уточненной справки указывается (п.п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения):
- в поле «Номер справки» — номер ранее представленной первичной справки;
- в поле «Номер корректировки сведений»:
- при представлении корректирующей справки, взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
- при подаче аннулирующей справки, взамен ранее представленной проставляются цифры «99».
Уточнять необходимо только ту справку, в которой была допущена ошибка, направлять весь комплект справок за год не нужно.
Корректирующая справка
При подаче корректирующей справки ошибочные сведения заменяются в базе ФНС на верные. При этом заполняются все разделы справки и Приложение к ней (Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода), а не только те поля, в которых были допущены ошибки.
Количество корректировок справки практически не ограничено. Номер корректировки может принимать значения от «01» до «98».
Аннулирующая справка
Аннулирующая справка полностью отменяет первоначальную и представляется, если первичная справка была подана ошибочно, например, по месту нахождения головной организации, в то время как зарплата работнику выплачивалась в обособленном подразделении, с которым у него заключен трудовой договор.
В аннулирующей справке необходимо заполнить только заголовок и раздел 1. Разделы 2, 3, 4 и Приложение к справке заполнять не нужно. Аннулирующая справка может быть представлена только один раз и только с номером корректировки «99».
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Читайте также: