Как поставить автоответ в outlook 2020 на время отпуска
Автоответ в Outlook – классный инструмент, позволяющий запрограммировать отправку шаблонного письма в ответ на входящее. Если вы сейчас далеко от работы, уехали в отпуск или командировку, не можете выйти на связь, на помощь придет специальная опция.
Стандартная инструкция
Наша цель – объяснить, как в Аутлуке настроить автоответ, ведь без этой опции обойтись очень сложно. Функция есть во всех версиях почтового клиента, но работать может по-разному – конечный вариант зависит от типа используемой учетной записи пользователя.
Outlook 2007
Сначала поговорим о том, как поставить автоответ в Outlook в старой, 2007 версии программы.
Напомним, что официально она не поддерживается Microsoft, однако, многие обладатели маломощных устройств до сих пор пользуются этим сервисом.
Стоит отдельно рассказать о том, как в Аутлуке сделать автоответ на время отпуска именно в версии 2007, потому что инструкция значительно отличается от более новых выпусков почтового клиента.
Готовы? Давайте приступать, открывайте приложение и делайте следующее:
- Из выпадающего меню выберите раздел «Заместитель» ;
Outlook 2010 и выше
Сделаем небольшую паузу и сразу расскажем, как настроить автоответ в Outlook в более новых версиях (2010 и выше), где значительно поменялся интерфейс. Всего пара шагов:
- Откройте программу и найдите наверху вкладку «Файл» ;
- Не выходите из автоматически открывшейся вкладки «Сведения» ;
- В меню справа ищите иконку «Автоответы» .
Дальнейшая инструкция о том, как сделать автоответ в почте Outlook, отличий в зависимости от версии не имеет. Будь у вас программа 2007 или новейший 2021 сервис, алгоритм останется прежним. Готовы? Нажмите на кнопку, чтобы начать действовать дальше.
Итак, перед вами меню, где можно настроить автоответ в Аутлуке на время отпуска – не будем откладывать в долгий ящик. Сразу ставим отметку в строке «Отправлять автоматические ответы» , а потом приступаем к настройкам:
- Отмечаем галочкой опцию «Отправлять только в течение следующего периода» ;
- В полях ниже выбираем дату и время начала, затем аналогичным образом проставляем дату и время окончания этого периода;
- Убеждаемся, что открыта вкладка «В пределах организации» .
Теперь пора заполнить текстовое поле! Невозможно разобраться, как в Аутлуке сделать автоответ, если вы не придумаете письмо, которое будет отправляться в ответ на все входящие.
При необходимости вы можете менять шрифт и его размер, делать фразы курсивом, подчеркивать текст, писать полужирным. Здесь же можно менять цвет предложений и работать со списками и выравниванием.
Завершаем настройку автоответа в Outlook – перечитываем получившийся текст и нажимаем «ОК» , чтобы сохранить внесенные изменения. Опция включится точно в указанный вами временной интервал!
Важно: в процессе настройки мы оставались на вкладке «В пределах организации» . Почему это важно? Если вы переключитесь на вкладку «За пределами организации» , автоматически ответ будет отправляться после любого входящего – даже если это рекламная рассылка.
Подобную проблему можно решить, выставив флажок напротив опции «Отвечать только моим контактам» . Тогда шаблон будет отправляться исключительно людям из адресной книги.
Создание правила
Если вы не нашли в настройках кнопку, позволяющую сделать автоответчик в Outlook на время отпуска, можно создать специальное правило, срабатывающее по заданным вами условиям. То есть тогда, когда вас нет на месте!
- Вводим имя файла и сохраняем его (в стандартной папке или выбранной директории).
Теперь переходим к тому, как в Outlook сделать автоответ об отпуске через правило:
- Нажмите на кнопку «Файл» и найдите иконку «Управление правилами и оповещениями »;
- Оставайтесь на вкладке «Правила для электронной почты» , находим здесь кнопку «Новое» на верхней панели;
- Кликаем «Далее» и пропускаем поля «Шаг 1» и «Шаг 2» , эта настройка позволит сделать автоответ для всех входящих без исключения;
- Во вкладке «Что следует сделать» выбираем «Ответить, используя шаблон» ;
- На следующей странице находим внизу подчеркнутый текст «Указанный шаблон» ;
- Теперь ищем файл, который сохранили предварительно – не забудьте, где он лежит.
Дальнейшие шаги просты – еще раз подтвердите выбор этого файла, при необходимости настройте исключения из списка или пропустите этот шаг. Задайте имя для правила и сохраните его!
Вся информация про мессенджер ВК — в источнике.
Пример автоответа
Небольшой бонус: пример автоответа об отпуске в Outlook 2010 (или любой другой версии).
По всем вопросам можно обратиться к моему коллеге Андрею по электронной почте adress@adress. ru
Вот вы и узнали, как настроить автоответ при отсутствии в Outlook – опция удобная, ведь все мы порой ездим в отпуск! Но каникулы – не единственное время, когда вам могут пригодиться шаблонные письма, ведь вы можете заболеть, уехать в командировку, да мало ли других причин. Сохраняйте обзор в закладки, уверены, вы воспользуетесь нашими советами!
Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
Введите тему и текст шаблона.
Выберите Файл > Сохранить как.
Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте
Введите тему и текст шаблона.
Выберите Файл > Сохранить как.
Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).
Выберите Сервис > Правила и оповещения.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.
В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.
Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.
При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.
Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".
По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.
Включение правила
Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:
Выберите Сервис > Правила и оповещения.
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.
При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.
Автоответ в Microsoft Оutlооk
Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange
Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.
Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.
Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.
Версия 2О1О-2О16
Версия 2ОО7
- Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».
Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.
Видео — Как включить автоответчик в Microsoft Outlook 2007
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.
Версия 2О16-2О1О. Способ 1
Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля
Версия 2О16-2О1О. Способ 2
- Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ.
Версия 2ОО7
Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля
Отключаем функцию автоматического ответа
Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.
В профиле с учетной записью
В профиле без учетной записи
Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.
Устранение неполадок: нет параметра «Автоответ»
Видео — Как включить автоответчик в Outlook 2013
Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.
Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.
Создание шаблона для автоответа
Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.
Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».
На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.
Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».
Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.
Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.
Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.
В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.
Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.
Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».
Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».
Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.
С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
Введите подходящий к ситуации текст, который будет рассылаться по шаблону
Сохраняем созданный файл
Вводим название шаблона и выбираем его тип
Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
-
В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».
Выбираем пункт «Автоответы»
Настройка даты активности, ввод текста и просмотра правил
Добавление пункта «Автоответы»
- Открыть «Файл »
- Перейти в «Параметры ».
- Выбрать «Настроить ленту ».
- В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
- Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».
Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?
Включение функции автоответа в Outlook 2007
Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.
- Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».
Без учётной записи Exchange
Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон » и «Правило », чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.
Включение
Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:
Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:
- На вкладке «Главная » выбрать пункт «Правила ».
- Нажать «Создать правило ».
- Перейти в раздел «Дополнительно ».
- Указать в первом этапе «Адресованные мне » и клацнуть «Далее ».
- О.
- Нажать на «указанный шаблон » и выбрать созданный ранее документ.
- Задать необходимые исключения . Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
- Нажимаем «Готово ».
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
- Открываем «Правила ».
- Выбираем «Управление правилами и оповещениями ».
- Находим ненужное правило и снимаем галочку .
Назначение функции
- Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
- Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
- Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
- На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:
- Открыть окно настроек автоответа (зависит от версии Outlook – показано выше).
- Поставить галочку «Не отправлять автоответы».
Что такое электронная почта (email)? Инфографика
Примерная схема автоматического ответа на время отсутствия (отпуска) выглядит так:
- Приветствие
- Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате “с … по … “.
- Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
- Контактная информация лица, замещающего вас частично или полностью. Либо контактная информация нескольких лиц с указанием, к кому и по какому вопросу следует обращаться.
Но, конечно же, структура письма зависит от конкретной ситуации. Автоответы в Outlook 2010 про отпуск, примеры:
⬤ “Здравствуйте! До ХХ.ХХ. я отсутствую в офисе. Пожалуйста, по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю Анне Иоановой.
⬤ “Здравствуйте! По причине отпуска я отсутствую в офисе с ХХ.ХХ. по ХХ.ХХ. По срочным вопросам обращайтесь, пожалуйста, к Ивану Грозному.
⬤ “Добрый день! До ХХ ч. я отсутствую на рабочем месте, поэтому отвечу Вам позже.”
⬤ “Спасибо, что обратились. В настоящее время и до ХХ.ХХ. я нахожусь в отпуске.
А если ваша организация маленькая и атмосфера внутри команды позволяет некоторые вольности, то можно даже поставить автоответ в Outlook, подобный этому: “Друзья! Я отправился в кругосветку и сейчас болтаюсь где-то в Тихом океане, между Австралией и Бразилией. На ваши письма я буду отвечать по возможности, преимущественно по вечерам. Созвон со всеми, с кем договаривался, будет по плану, в условленное время.”
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
- Перейти в пункт меню «Сервис», далее — «Заместитель».
Как отключить функцию автоответа в Outlook?
Если в процессе включения функции, в настройках, вы не задавали промежуток времени для действия функции, то она будет работать до тех пор, пока вы её не отключите. Алгоритм отключения аналогичен для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 в инструкции по активации и выберите пункт «Я нахожусь на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоответы об отсутствии” ( в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы” (в Outlook 2010, 2013, 2016).
Отключаем функцию автоматического ответа
Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.
В профиле с учетной записью
Переходим во вкладку «Файл»
Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»
Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»
В профиле без учетной записи
Открываем в меню раздел «Файл»
Кликаем на раздел «Сведения»
Нажимаем на иконку «Автоответы»
Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»
Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.
Читайте также: