Как работать в 1с бюджет
Начиная свою работу в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» (как, впрочем, и в любой другой программе), важно правильно выполнить первоначальные настройки. Часто слышу, что программа, которую используют бухгалтеры, не удовлетворяет их потребностям и в целом является не очень удобным инструментом. Хочу поспорить на эту тему и развеять некоторые популярные сомнения.
Программы от компании «1С» являются очень универсальными механизмами. В этом их сила и слабость одновременно. Дело в том, что программы рассчитаны на «широкую публику», что само по себе является отличной характеристикой массового программного продукта. Представьте, сколько функционала было задумано и реализовано разработчиками для удовлетворения потребностей самых разных конечных пользователей! Ведь многие организации и учреждения имеют свои особенности, которые должны быть учтены.
Но, с другой стороны, такой широкий выбор функций усложняет работу, ведь запросто можно потеряться во всем разнообразии команд, кнопок, операций. Я всегда говорю в этом случае: «Спокойствие, главное разработать свою линию и стиль ведения учета в вашей программе, использовать только нужные и необходимые характеристики».
И, конечно же, на помощь начинающему пользователю придет информация о грамотной первоначальной настройке. В этой статье хотела бы рассказать о том, какие опции у программного обеспечения можно отключить, а какими стоит воспользоваться. И я надеюсь, что, ознакомившись со статьей, вы тоже проникнетесь логичностью и широкими функциональными возможностями «1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8, редакции 2.0».
Свою статью хотела бы начать с того, что для каждой конфигурации (конфигурация – это некий тип программы, потому что правила ведения учета, расчета заработной платы в различных организациях сильно отличаются) имеется демо-база.
Демо-база – это некая наполненная необходимыми данными информационная база, с помощью которой можно ощутить и воспользоваться всем функционалом программы. Перед полноценным использованием программы на ваших данных я рекомендовала бы посмотреть демо. О её установке можно попросить сопровождающих специалистов 1С.
А мы сейчас поговорим о настройке пустой базы. После того, как информационная база установлена, открываем 1С: Предприятие. При первом запуске автоматически осуществляется начальное заполнение данных:
Открывается окно начальной страницы:
Хотела бы заметить, что у программ 1С последних версий имеется возможность переключать интерфейс (интерфейс – это внешний вид программы). Переключить интерфейс можно:
При открытии параметров появляется окно настроек:
В этом окне можно переключить интерфейс.
По умолчанию пустая информационная база открывается в интерфейсе «Такси». Также можно выбрать еще два варианта. Формы в отдельных окнах отличается от форм в закладках тем, что программа будет открывать новые окна, например для документа:
Предпочтения в выборе интерфейса у всех разные, я предпочитаю выбирать «Формы в закладках»:
Первое, что нужно сделать – настроить параметры учета:
Открывается форма настроек:
Так как в одной информационной базе можно вести учет по нескольким организациям (что, безусловно, удобнее, чем ведение учета в разных информационных базах – не нужно запускать несколько программ), то в первом поле можно указать основную организацию (эта организация будет автоматически подставляться в документы в одноименном поле):
Далее рассмотрим все функциональные опции, использование которых можно включить на этой вкладке:
1. Учет расчетов и обязательств в иностранных валютах.
Установка флажка в этом поле позволяет вести учет в других валютах, выбирая нужную из справочника.
2. Учет по ИФО.
Данная опция позволяет вести учет с использованием надбалансового разделителя – источников финансового обеспечения. Очень часто встречаюсь с тем, что данная аналитика используется не по назначению.
Поясню: ИФО использовать есть смысл тогда, когда внутри одной организации есть потребность составлять отчетность по отдельности по каждому из ИФО, и, если аналитики в виде КПС и КФО недостаточно. На практике – потребности в использовании ИФО как дополнительной аналитики в большинстве организаций нет. Вы должны четко понимать, что использование ИФО не упростит вам жизнь, как бухгалтеру. Если флаг в данном поле установлен, то заполнение данного реквизита становится обязательным в каждом документе, проведение документа без заполненного поля становится невозможным. А также:
- дополнительная аналитика дает больший простор для ошибок (велика вероятность выбрать не тот ИФО в тех или иных операциях, что повлечет за собой разлет по ИФО в оборотно-сальдовой ведомости и недостоверность данных);
- использование ИФО подразумевает разделение баланса, то есть грубо говоря, деньги из «корзинки» ИФО1 нельзя использовать в покупке для «корзинки» ИФО2, ведь ИФО – это разделитель, похожий на КФО.
Хочу заметить, что всю необходимую информацию по разделению финансирования можно включить в КПС (используйте «значащие» цифры в коде классификационных признаков счетов).
3. Учет по подразделениям.
Данная опция позволяет вести учет по подразделениям, если таковые имеются в организации. Опять же, данный флаг сделает обязательным для заполнения реквизит «Подразделение» во всех документах.
4. Формирование проводок обособленно от документа.
Данная опция позволит формировать проводки отдельно от документа. Использовать также следует внимательно: при формировании проводок отдельно от документа есть вероятность зафиксировать документ без проводок, а значит, упустить какие-то данные из учета вообще.
5. Централизованная бухгалтерия.
Данный флаг позволит вести в единой информационной базе учреждения с разными типами организации: казенные, бюджетные и автономные. Также включается отличная возможность формировать основные отчеты (главная книга и баланс) консолидировано по всем учреждениям и по каждому отдельно взятому. В связи с тем, что централизованных бухгалтерий по территории России становится всё больше и больше, их размеры увеличиваются – данная опция существенно упростит жизнь бухгалтерам.
Также на данной форме есть 2 ссылки:
По первой гиперссылке можно настроить префиксы для печати каждого отдельно взятого документа (означает, что можно установить печать номера документа полностью или без лидирующих нулей):
Вторая гиперссылка позволяет выбрать счета Плана счетов, на которых будет осуществляться учет выданных авансов:
На этом с первой вкладкой настроек параметров учета закончили. Продолжим рассмотрение:
На вкладке «Услуги, работы, производство» можно установить тип цены для формирования себестоимости (если в учреждении осуществляется производство, необходимо указать, по какой цене будет рассчитываться себестоимость), также здесь указывается контрагент для сводного счета-фактуры.
На следующей вкладке производятся настройки для учета денежных средств, в том числе настройки контрольно-кассовой техники (обязательных с 01 июля 2017 года онлайн-касс). Отсюда можно создать подключаемую кассу.
На вкладке «Учет и отчетность» осуществляются первоначальные настройки отчетности. Здесь хотелось бы остановиться отдельно на настройке формирования справки.
Эти настройки позволят включать или не включать забалансовые счета в форму отчетности:
Следующая интересная опция – «Контроль расходов по обязательствам». О данной удобной возможности я ранее рассказывала в статье Контроль расходов по обязательствам в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0
Также хотелось бы отметить возможность управления номерами инвентарных карточек. Речь идет об обработке, которая поможет проанализировать номера карточек, и, при необходимости, изменить нумерацию:
Следующая вкладка содержит настройки всевозможных обменов. Как известно, программы компании 1С могут обмениться данными не только с другими программами 1С, но и с некоторыми сторонними приложениями (что, безусловно, является сильной стороной 1С):
Последняя вкладка настроек параметров учета содержит специализированные подсистемы. Так как функционал специализированных подсистем очень широк, о них я отдельно расскажу в одной из следующих статей.
И, напоследок, хотелось бы сказать, что результат ведения учета в программе полностью зависит от того, что было внесено руками бухгалтера. Работа ответственная, кропотливая и требующая повышенного внимания. Надеюсь, программное средство «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» будет вам помогать в этом нелегком деле!
Если у вас остались вопросы, то вы можете их задать в комментариях к статье.
Бюджетирование в «1С:Комплексной автоматизации» позволяет осуществлять финансовое планирование деятельности компании, вырабатывать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей компании.
Методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Ключевые особенности подсистемы «Бюджетирование» — это гибкость и масштабируемость для любого предприятия, удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.
- это оперативно — не нужно ждать отчетов из соответствующих подразделений;
- информация вводится только один раз — не нужно тратить время на ввод информации, полученной из других подразделений, в финансовые планы;
- данные надежно защищены от потери и несанкционированного доступа;
- широкие возможности финансового моделирования — планирование с учетом различных внешних и внутренних факторов;
- гибкие отчеты в режиме онлайн, которые не надо «формировать» — они уже готовы.
Моделирование финансовых планов
В программе предусмотрен удобный инструментарий, позволяющий моделировать перспективные финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов, а также возможностей по привлечению дополнительного капитала. При построении бизнес-модели для нее предусмотрены следующие критерии:
- регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия;
- индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
- неограниченное количество одновременно используемых моделей.
Планирование оплат по планам продаж и закупок. Интеграционные возможности бюджетирования позволяют при построении бизнес-модели учитывать данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства). Предусмотрено автоматическое заполнение аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств из документов планирования, касающихся торгово-закупочной деятельности предприятия. Кроме того, возможно планирование оплат как по выбранной статье бюджета, так и раздельное планирование оплат на аванс и оплату после отгрузки.
Контроль расходов денежных средств.
Система позволяет обеспечить оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент формирования заявки на выплату денежных средств.
- разрешающий — разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);
- дополнительно ограничивающий — выполняют функцию задания дополнительного лимита к основному, например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;
- информационный — информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.
Контроль над использованием денежных средств может быть организован для произвольного периода (день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год) по любым аналитикам доступным для документа Заявка на расходование денежных средств (например, статьи движения денежных средств, партнеры, подразделения и так далее).
Сравнение фактических и плановых данных
Сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния предприятия осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования различных сценариев (например, Квартальный план и Квартальный план с учетом внешних факторов) с оценкой итоговых сумм в валютах:
- операции;
- сценария;
- управленческого/регламентированного учета.
- оперативный учет — источниками данных являются хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции;
- регламентированный/международный учет — источниками данных являются остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов;
- произвольные данные — позволяет настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.
Скользящее планирование
В подсистеме «Бюджетирование» поддерживается скользящее планирование, отличительной особенностью которого является последовательный сдвиг периода планирования на величину, кратную периодичности планирования.
По прошествии одного периода в ранее введенные планы вносятся корректировки и добавляются новые периоды для сохранения итогового количества плановых периодов. Например, помесячный план на 3 месяца вперед каждый месяц уточняется на следующие 3 месяца.
Анализ бизнес-модели
- Бюджет — отображает только плановые значения;
- Сравнение сценариев — позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям;
- План-фактный анализ — позволяет сравнивать выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.
При помощи данных типов отчетных форм доступно проведение анализа различного вида, например, план-факт и план-план с возможностью расчета отклонений в суммовом или процентом отношении.
Подробнее о возможностях подсистемы Бюджетирование см. доклад «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».
Моделирование финансовых планов Сравнение фактических и плановых данных Скользящее планирование Анализ бизнес-модели
Крик души: «Я – бухгалтер. Много лет работала в коммерции. А тут недавно предложили попробовать вести учет в бюджетной организации. Согласилась, да видно зря. Помогите, пожалуйста, с чего начать? А то я уже думаю увольняться».
Встречали такие вопросы на форумах? Мне хочется помочь сделать первые шаги начинающему бухгалтеру бюджетной организации.
Семь лет назад, когда я устроилась работать в свою музыкальную школу сразу на должность главного бухгалтера, за моими плечами был только преподавательский опыт, то есть теоретические знания – как должно быть, и ни дня работы бухгалтером.
Сейчас, наверно, не согласилась бы на такую авантюру.
Но теперь у меня уже есть опыт работы в бухгалтерии бюджетного учреждения, поэтому могу позволить себе дать несколько советов начинающему бухгалтеру в госсекторе.
Первое, с чем необходимо ознакомиться – это план финансово-хозяйственной деятельности и бюджетная роспись на текущий год, чтобы понимать на какие цели предусмотрено финансирование. Ну и, конечно, выяснить специфику учреждения, по каким кодам финансового обеспечения требуется вести учет. Эту информацию можно почерпнуть в учетной политике. В случае ее отсутствия нужно будет предпринять меры по ее составлению в ближайшем будущем. Обязательно проверьте, разнесены ли данные из ПФХД в программе? Это можно сделать путем заполнения формы 737. Если графа 4 заполнилась – то все в порядке,
если нет, то срочно формируйте документы «Плановые назначения».
Следующий шаг, по моему мнению - обратиться к вышестоящей организации с просьбой предоставить перечень отчетов, которые необходимо будет им сдавать с указанием сроков.
Еще один важный момент – выяснить у учредителя процесс финансирования расходов учреждения, в какой момент предоставлять заявки и в какие сроки они будут профинансированы. Попросить предоставить шаблоны заявок и отчетов.
Само собой, нужно обзавестись датированным ежедневником или планингом и прописать в нем сроки отчетности и текущие дела на ближайшую неделю.
Следующий шаг – возьмите последнюю выписку с лицевого счета и сравните остаток средств на конец дня со сведениями, которые отражены в программе.
Для получения этой информации можно построить оборотно-сальдовую ведомость по счету 201.11
или справку по движению денежных средств.
После этого сравнения придет понимание, своевременно ли отражались операции по движению денежных средств на счетах или потребуется время на их восстановление.
Ежедневно следует разносить выписку с лицевого счета, отражая поступления денежных средств с помощью документов «Кассовые поступления»,
«Поступление родительской платы».
Для отражения списания средств со счета и проведения оплаты нужно будет сформировать «Заявку на кассовый расход» или «Кассовое выбытие», для получения наличных денег – «Заявку на наличные (банковская карта)».
При ведении хозяйственной деятельности ваше учреждение будет получать документы от поставщиков, их необходимо будет отражать в программе 1С. В зависимости от содержания операции это могут быть документы: «Услуги сторонних организаций»,
«Покупка материалов» и др.
Естественно, все начисления в программе должны быть отражены только на основании первичных документов.
Помнится, в первый год работы у меня никак не получалось сформировать отчеты «красиво» – кругом была одна краснота. И я не могла понять, что же со всем этим делать и как мне сдать отчеты? Я позвонила сестре в слезах, что у меня ничего не получается, ни одна сумма не закрывается.
Она быстро меня успокоила вопросом: «А ты все услуги начислила?».
Оказывается, я сделала большую ошибку – проводила все оплаты, но совсем не производила начисления. После устранения этого недочета все мои отчеты были сформированы, а моей радости не было предела.
Поэтому регулярно формируйте оборотно-сальдовую ведомость и анализируйте ее.
Еще один немаловажный момент - проведите сверку расчетов со всеми поставщиками, с налоговыми органами и внебюджетными фондами, запросите в ИФНС «Перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности», чтобы понимать, все ли отчеты предоставлены.
Составьте список всех «паролей и явок» для работы с различными программами – СУФД, 1С, Web – консолидация и др. (только позаботьтесь о том, чтобы доступ к нему был ограничен).
Выясните сроки выплаты заработной платы в учреждении, чтобы их не нарушить по неосмотрительности.
В конце месяца в обязательном порядке нужно начислить заработную плату и страховые взносы на оплату труда.
Прежде чем перечислить заработную плату сотрудникам, нужно сверить суммы в реестрах на перечисление с остатками по обороткам по соответствующим счетам и в разрезе КФО, чтобы лишний раз убедиться в правильности произведенных расчетов.
Ежемесячно следует проводить начисление амортизации по основным средствам и НМА,
Для того, чтобы избежать лишних ошибок в программе, проводите технологический анализ.
Также есть замечательный «Помощник закрытия периодов», который подскажет, какие обязательные процедуры не были проведены.
Разработчики 1С заботятся о нас – бухгалтерах, и стараются облегчить нам жизнь. Для этого они предусмотрели такие замечательные возможности как «Обмен с казначейскими системами и учреждениями банка», выгрузка отчетов и в Web – консолидацию и в налоговые органы. Я считаю, что этими средствами обязательно нужно пользоваться. Пусть вы в какой-то день потратите уйму времени, чтобы научиться их использовать в своей деятельности, зато позже эти умения превратятся в свободную минутку, когда ее будет катастрофически не хватать.
Еще один очень важный момент: если вы пришли в учреждение работать после другого бухгалтера, не поленитесь до начала отчетного периода сверить остатки на конец периода в годовой отчетности за предыдущий период с начальными остатками в программе 1С. Поверьте, это поможет сэкономить время в горячую пору отчетного периода.
И не бойтесь задавать вопросы. Если столкнулись с проблемой – позвоните учредителю или коллегам. Мир не без добрых людей, и, как говорится, одна голова хорошо, а две – лучше.
Обращаюсь ко всем читателям – если я что-то пропустила, дополняйте список в комментариях.
Наиболее удобной программой для расчета заработной платы в государственном учреждении является 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 редакция 3. Это удобный инструмент, который гибко подстраивается под особенности каждого учреждения. Для обмена информацией по заработной плате и удержаниям с программой 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0 организован механизм, который носит название «Обмен данными». Механизм позволяет в двустороннем порядке обмениваться нормативно-справочной информацией и документами для создания в программе 1С:БГУ 2.0 полной картины по начислениям и удержаниям работникам учреждения, которые формируются в свою очередь в 1С:ЗГУ 3.
Для начала, хотелось бы отметить, что программа 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8, редакция 3 сильно отличается от своей предшественницы 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8, редакция 1.0 тем, что у нее отсутствуют объекты конфигурации, относящиеся к бухгалтерскому учету (такие, как План счетов бухгалтерского учета, субконто бухгалтерского и налогового учетов, КБК (КПС) и т.д.). В новой редакции учет начислений и удержаний по оплате труда осуществляется в разрезе статей учета (которые включают в себя четыре вида списков: виды операций, способы отражения в учете, статьи финансирования и статьи расходов). Так как в обмене участвуют два программных средства, для корректной работы и во избежание задваивания информации, важен порядок создания и последующей поддержки элементов статей учета. В ходе статьи буду отмечать, в какой из программ заполняется и поддерживается тот или иной элемент.
Рассмотрим по порядку настройку всех справочников (списков) и создания элементов, при необходимости.
1. Виды операций
Этот список можно найти в 1С:БГУ 2.0 в разделе «Учет и отчетность».
При типовой настройке раздел имеет вид:
Чтобы в этом разделе отразились все нужные нам справочники, настроим отображение. Для этого жмем правой кнопкой мыши на раздел «Учет и отчетность», выбираем «Настройка панели навигации»:
Откроется окно настройки раздела, с возможностью добавления команд, находим необходимые справочники и с помощью кнопки «Добавить» добавляем выделенные команды в список. По кнопке «ОК» сохраняем изменения:
Раздел принимает вид:
Список «Виды операций отражения зарплаты в учете» выглядит следующим образом:
В 1С:ЗГУ 3 данный список просмотреть нет возможности, он используется во время формирования документа, с помощью которого происходит отражение зарплаты в учете (рассмотрим этот документ позже).
Список представляет собой перечень предопределенных (созданных программой) элементов, не нуждается в настройке, дополнительные элементы в него не вводятся ни в одной из программ.
2. Способы отражения в учете
Этот справочник можно найти в программе 1С:БГУ 2.0:
В ЗГУ 3 можно найти:
Данный справочник заполняется и поддерживается только в 1С:БГУ 2.0, в зарплатную программу выгружается только наименование способа, и представляет собой настройку бухгалтерских счетов по отнесению затрат. В этом справочнике создаем и настраиваем способы отражения:
3. Статьи финансирования
Этот справочник в 1С:БГУ 2.0 можно найти:
В программе ЗГУ 3 можно найти:
Данный справочник заполняется и поддерживается также только в программе 1С:БГУ 2.0. Представляет собой перечень статей финансирования, также есть возможность создавать необходимые дополнительные статьи:
4. Статьи расходов
Данный справочник заполняется и поддерживается также только в программе 1С:БГУ 2.0. и представляет собой коды экономической классификации, справочник содержит коды КОСГУ, обычно изменениям и дополнениям не подлежит.
Этот справочник в программе 1С:БГУ 2.0 можно найти:
В программе ЗГУ 3 найти:
После того, как вся необходимая нормативно-справочная информация заполнена в бухгалтерской программе, настраиваем обмен.
Настройка обмена осуществляется сначала на стороне БГУ 2.0, после в ЗГУ 3.
Для настройки в БГУ 2.0:
Для настройки в ЗГУ 3:
Во время первого обмена, в зарплатную программу выгрузятся созданные и настроенные справочники. Затем в программе 1С:ЗГУ 3 необходимо создать документ «Отражение зарплаты в учете»:
В документе как раз указаны все рассмотренные нами справочники, выгруженные из 1С:ЗГУ 3.
Поэтому после выгрузки в 1С:БГУ 2.0 документ будет выглядеть следующим образом (документ, выгруженный из ЗГУ 3 отличается от документов, полученных другими способами, наличием этих же справочников):
На этом рассмотрение всех необходимых объектов для синхронизации данных между программами 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3 и 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0 можно закончить.
Все операции бюджетирования выполняются в рамках бюджетной модели. Бюджетная модель определяет период бюджетирования, основную аналитику построения бюджетов. Бюджеты могут строится в разрезе организации или в разрезе подразделения
В форме бюджетной модели определяется период действия. В один период на предприятии может действовать только одна бюджетная модель.
Если в бюджетной модели включены процедуры утверждения, то они распространяются на все бюджеты, построенные в рамках выбранной бюджетной модели. При включении процедур утверждения, в экземплярах бюджетов появляется возможность устанавливать статусы.
В рамках бюджетной модели настраиваются шаги бюджетного процесса.
Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками, представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью – месяц.
Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также указывается длительность исполнения задачи, вид бюджета, сценарий и основная аналитика.
В случаях, когда шаг бюджетного процесса выполняться не должен, в нем устанавливается флаг «Не выполняется».
По мимо бюджетной модели для целей бюджетирования обязательной аналитикой является сценарий. С помощью сценария бюджеты версионируются.
В сценарии устанавливается валюта и периодичность исполнения. Если валюта сценария отлична от валюты управленческого учета, возможно указание прогнозных курсов валют и необходимость проверки курсов при вводе экземпляра бюджета.
Один сценарий в системе является предопределенным, по этому сценарию система в автоматическом режиме собирает фактические данные.
Так как подсистема бюджетирования полностью интегрирована в конфигурацию управления предприятием, экземпляры бюджетов могут создаваться непосредственно из подсистемы планирования. Для этих целей можно воспользоваться реквизитом в справочнике «Сценарии планирования».
Данный реквизит необходим при построении сквозной системы планирования в информационной системе, когда бюджеты формируются на основании планов продаж, производства, закупок.
Структура бюджета состоит из следующих элементов:
- Статьи бюджетов – формируют обороты по бюджетам.
- Показатели бюджетов – формируют остатки по бюджетам.
Основной справочник, который определяет обороты по бюджетам – это справочник «Статьи бюджетов».
В статье бюджетов указывается аналитика, возможно указать до 6 различных аналитик. Так же в статье устанавливается возможность количественного и валютного учета.
В панели навигации находится настройка правил получения фактических данных.
Правил может быть неограниченное количество. В форме правил настраивается источник получения данных. Возможны варианты:
- Оперативный учет – данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.
- Регламентированный учет – источником будет план счетов регламентированного учета.
- Международный учет – план счетов МСФО.
- Произвольные данные – для получения факта составляется произвольный запрос.
Так же настраивается источник суммы и дополнительные отборы.
Справочник «Показатели бюджетов» определяет остаточные показатели, которые будут выводиться в бюджет.
Структура справочника аналогична статьям бюджетов. Для показателей можно указать до 6 аналитик.
Для каждого показателя необходимо настроить правило получения фактических данных.
Для одного показателя может быть настроено больше одного правила получения фактических данных, тогда информация по ним при построении отчетов будет суммироваться.
Для того чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Это делается в разделе «Настройки и справочники» через регистр сведений «Связи показателей бюджета».
В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния – приход/расход. Так же надо указать коэффициент влияния.
После ввода аналитических и структурных данных можно приступать к созданию вида бюджета.
Вид бюджета — это конструктор, с помощью которого создаются формы ввода экземпляров бюджета и отчетные формы.
Вид бюджета привязан к бюджетной модели.
Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план – фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.
Первый вид бюджета – простой бюджет ДДС без аналитик. Структура бюджета формируется путем перетаскивания значений из левого окна в правое.
В форме можно собрать заголовок. После заголовка в форму вида бюджета добавляется таблица. Таблица может быть нескольких типов:
Для первого примера выберу простую таблицу с показателями в строках. В колонках можно указать период – месяц. В строках необходимо добавить 2 группы: поступление и расходование. Затем в каждую группу нужно перенести нужные статьи. Так как статьи расходования должны уменьшать остаток в отчетах, для них нужно указать обратный знак. Для этого надо двойным кликом открыть статью и установить соответствующий признак.
Для ввода суммарных показателей по статьям предназначен элемент «Формула по группе». Его можно поставить как в первой строке группы, так и в последней, в зависимости от того, где необходимо видеть итоги.
Показатели так же перетаскиваются в форму ввода. Для того чтобы вывести остаток на начало, в форме настройки показателя необходимо выбрать значение - «Начальный остаток». Также в настройке определяется получение данных о сценарии, организации и подразделении и дополнительные отборы.
Для того чтобы вывести остаток на конец, соответственно, нужно в настройках выбрать конечный остаток.
Для проверки структуры на ошибки предусмотрена кнопка «Проверить вид бюджета».
Форму отчета можно посмотреть по кнопке «Посмотреть вид отчета». Из формы вида бюджета можно сформировать экземпляр бюджета по кнопке «Создать экземпляр бюджета».
Посмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Отчеты имеют ту же форму, что и вид бюджета.
Для того чтобы посмотреть фактические данные по бюджету, необходимо в настройках выбрать предопределенный сценарий «фактические данные».
Для того чтобы получить план-фактный анализ, нужно создать новый вид бюджета.
Для план-фактного анализа в виде бюджета не нужно ставить флаг «Использовать для ввода плана». В колонки нужно вывести группу «Сценарии». В группу надо перетащить 2 измерения «Сценарии», в измерениях указать фиксированный набор сценариев, один из которых фактический. Для вывода отклонений, в группу сценариев нужно добавить формулу по группе и выбрать значение формулы «Отклонение».
При формировании отчета сценарии запрашиваться не будут, так как они фиксированные.
Данные отчета могут быть расшифрованы до первичных документов как по факту,
так и по плановым данным.
Для того чтобы экземпляры бюджетов и отчеты по бюджетам разворачивались до аналитик, необходимо создать соответствующий вид бюджета. В статьи бюджета нужно перенести требуемые аналитики. Для аналитик можно указать как перечень фиксированных значений, по которым должен вводиться план, так и прочие значения, в которых указываются суммы, не относящиеся к фиксированным значениям. Следует отметить, что в вид бюджета могут быть добавлены только те аналитики, которые указаны для статей бюджета.
При вводе экземпляра бюджета на основании вида бюджета, переносятся все разрезы аналитик.
При выводе фактических данных в отчет, значения аналитик система сама определяет по типам справочников.
Настройки вида бюджета для план-фактного анализа аналогичны первому варианту.
Экземпляры бюджетов можно создавать не только из вида бюджетов или напрямую из списка документов. Также при использовании бюджетных процессов необходимость ввода экземпляра бюджета может быть отправлена ответственному лицу как бюджетная задача.
Управлять исполнением задач в рамках бюджетного процесса можно из специального рабочего места «Управление бюджетным процессом», из которого можно создавать задачи, отслеживать исполнение, а так же формировать отчеты о просроченных задачах.
Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо установит флаг «Лимиты расхода по данным бюджета». Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.
Лимиты устанавливаются не на статьи бюджетов, а на статьи ДДС, поэтому в список статей бюджетов, используемых для заполнения лимитов, могут быть подобраны только те статьи, у которых в аналитиках указана статья ДДС.
Лимиты фиксируются документом «Лимиты расходования ДС». Документ можно заполнить как вручную, так и на основании данных бюджетирования с помощью кнопки «Заполнить по данным бюджетирования».
Лимиты отслеживаются при проведении заявок на расходование ДС. При этом, для роли с правом утверждения заявок есть возможность проведения сверх лимитов.
Проанализировать лимиты можно с помощью отчета «Использование лимитов расходования ДС» в группе финансовых отчетов.
Итак, мы на нескольких простых примерах познакомились с механизмами бюджетирования в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Читайте также: