Как прервать процесс согласования в 1с документооборот
Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения
В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.
Процесс «Согласование». Используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:
- всем сразу (параллельное согласование);
- по очереди (последовательное согласование);
- смешано (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.
Процесс «Рассмотрение». Используется для направления ответственному лицу на рассмотрение, например, входящих документов или служебных записок. Рассмотреть документ можно тремя различными способами:
После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.
Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).
- всем сразу (параллельное исполнение);
- по очереди (последовательное исполнение);
- смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).
- общий срок для всех исполнителей;
- персональный срок для каждого исполнителя;
- общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.
Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.
Запуск процессов по шаблону
«1С:Документооборот 8» можно настроить так, чтобы в некоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей. Для жесткого запуска процессов по шаблону:
- нужно привязать процесс к виду документа;
- при необходимости указать условие автостарта;
- установить флажок «Запретить изменение процессов»;
- выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».
После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.
Иерархия и история процессов
Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:
- кто сейчас работает с документом;
- какие процессы и задачи запущены по документу;
- какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
- какие не исполнены и просрочены.
Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.
Контроль процессов
Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.
Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.
Как поставить на контроль? Чтобы поставить объект на контроль, просто щелкните на картинке «К» или в колонке «К» в списке. Сразу откроется новая контрольная карточка:
- установите срок контроля;
- напишите примечания для себя;
- и нажмите «Поставить на контроль».
Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.
- показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
- удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
- выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.
Мониторинг и аналитика
Мониторинг процессов. В «1С:Документообороте 8» есть автоматическая служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает и контролирует более 100 показателей по всем процессам, например:
- время просрочки;
- количество просроченных процессов;
- число циклов согласований;
- средние трудозатраты и другие.
При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.
«Дополнительные согласующие » — это сотрудники, которые наряду с обязательными согласующими, заложенными в стандартную схему согласования, должны выполнить согласование документа.
Назначение доп. согласующих
- Перед стартом регламентированного бизнес-процесса;
- В задаче « Ознакомиться с результатом согласования », если документ не был согласован;
- В задаче « Согласовать »;
- В задаче на доработку документа.
Перед стартом регламентированного бизнес-процесса
В форме бизнес-процесса перед стартом, нажав на кнопку выбора в поле "Дополнительные согласующие" или по кнопке «Добавить согласующих».
В задаче « Ознакомиться с результатом согласования », если документ не был согласован
В задаче ознакомления с результатом согласования, если документ не был согласован, нажав на кнопку выбора в поле "Дополнительные согласующие" или по кнопке «Просмотреть согласующих».
В задаче « Согласовать »
Каждый Согласующий, когда ему приходит задача на согласование, может добавить дополнительных согласующих по кнопке «Добавить согласующих».
В задаче на доработку документа
В задаче на доработку, нажав на кнопку выбора в поле "Дополнительные согласующие" или по кнопке «Добавить согласующих».
Добавление доп. согласующих
После нажатия на кнопку «Добавить согласующих» или кнопки выбор в поле "Дополнительные согласующие" открывается окно «Дополнительные согласующие: (КСК) Форма выбора доп. согласующих», где по кнопке «Добавить» в таблицу "Текущие дополнительные согласующие" можно добавить дополнительных согласующих. В колонке "Порядок выполнения" доступен выбор, в каком порядке добавленным доп. согласующим будут выставлены задачи:
- перед всеми обязательными - таким доп. согласующим задачи будут выставлены перед выставлением задач по блоку обязательных согласующих;
- вместе со всеми - таким доп. согласующим задачи будут выставлены вместе с задачами по блоку обязательных согласующих;
- после всех обязательных - таким доп. согласующим задачи будут выставлены после задач по блоку обязательных согласующих.
Удаление доп. согласующих
На выделенных этапах можно как добавить, так и удалить ранее добавленных дополнительных согласующих. Для этого необходимо нажать кнопку «Добавить согласующих» и в открывшемся окне удалить дополнительного согласующего.
Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть по команде Процессы и задачи на панели навигации его карточки.
Процессы находятся в нижней части карточки, в разделе " Все процессы и задачи "
Для открытия процесса по обработке документа необходимо выполнить двойной щелчок по выбранному процессу.
Откроется карточка процесса.
Остановка и прерывание процессов
Прерывание процессов
Процессы, которые были запущены по ошибке или стали неактуальны, можно прервать. Для этого используется команда Прервать в карточке процесса.
Рисунок. Прерывание процесса
Прерывание отличается от остановки:
■ остановка используется для временной приостановки процесса и предполагает, что когда-то процесс будет продолжен;
■ остановка не приводит к отмене всех изменений в предмете, внесенных процессом.
Например, процесс согласования устанавливает документу состояние На согласовании . После прерывания этого процесса документ автоматически вернется в состояние Проект .
Прервать процесс может его автор или администратор. При этом прерывается не только сам процесс, но и все его задачи, а также подчиненные процессы и их задачи.
Возобновить прерванный процесс нельзя.
Прерванные процессы помечены значком . По умолчанию такие процессы не отображаются в списках и не попадают в отчеты.
Узнать, кто и когда выполнил прерывание, можно из карточки процесса или задачи.
Рисунок. Прерванный процесс
При прерывании процесса:
■ записывается бизнес-событие Прерывание процесса ;
■ в протокол работы пользователей попадает событие Прерывание процесса .
При прерывании процесса автоматически отменяются все связанные с ним изменения предмета процесса:
Процесс
Действия при прерывании
Согласование
Удаляются состояния документа, установленные этим процессом.
Помечаются на удаление визы, созданные этим процессом
Исполнение
Ознакомление
Утверждение
Удаляются состояния документа, установленные этими процессами
Рассмотрение
Удаляются состояния документа, установленные этим процессом.
Помечается на удаление резолюция, созданная этим процессом
Другие процессы
Никаких действий не предусмотрено
Остановка процессов
Факт остановки процесса означает, что все ведущиеся по нему работы необходимо временно приостановить. Например:
■ учреждение запустило большой проект, но из-за изменения экономической ситуации с заказчиком достигнуто соглашение о временной приостановке работ;
■ процесс по выпуску не может быть продолжен, так как нарушена поставка комплектующих.
Для временной приостановки любого процесса необходимо использовать команду Остановить в списке или карточке процессов. Чтобы вновь сделать процесс активным, необходимо использовать команду Продолжить. При этом будут остановлены или продолжены все невыполненные задачи этого процесса, а также все подчиненные и вложенные процессы и их невыполненные задачи.
В списках остановленные процессы и их задачи отображаются значком . Также этот значок выводится в карточках задач и процессов.
Участники остановленного процесса не видят его задач в списках Задачи мне или Задачи отдела .
Рисунок Остановленный процесс в списке «Мои процессы»
Остановленные процессы и их невыполненные задачи по умолчанию не попадают в отчеты. Чтобы изменить эту настройку, необходимо выполнить команду Настройка в карточке соответствующего отчета.
1. В тексте документа выделяет фрагмент или слово, которое нужно заменить.
2. На панели Мои замечания нажимает одну из кнопок Замечание, Комментарий и вводит текст.
- Замечание – добавляет замечание, которое требует правки текста вручную. До исправления такого замечания документ не может быть согласован. Например, замечание может быть следующим: «Плохо, надо переделать эту часть».
- Комментарий – добавляет комментарий общего характера, не препятствующий согласованию. Например, «На будущее надо учесть…».
- Не согласовано – если были замечания;
- Согласовано – если замечаний не было.
- Показать замечания других согласующих – в тексте отобразятся замечания других согласующих.
- Показать только текущий этап – показывать только замечания текущего этапа согласования.
- Показать все прошлые этапы – показывать замечания всех этапов – и текущего, и всех предыдущих.
- Показать только предыдущий этап – показывать замечания только двух этапов: текущего, и предыдущего.
В окне согласующего над текстом документа расположен список приложенных файлов. Согласующий может добавить замечания к любому из файлов, а также и к самому документу, в том числе и форматов, отличных от Microsoft Word. При работе с файлами других форматов текст документа не отображается, работа ведется только с панелью Мои замечания.
Из карточки согласования в режиме замечаний можно открыть файл для просмотра в MS Word. Для этого предусмотрена кнопка Открыть для просмотра.
Инициатор согласования работает с результатом в списке замечаний. Он может принять или отменить замечание. Для этого на командной панели предусмотрены следующие кнопки:
Принять – замечание отмечается как принятое.
Отказать – замечание отмечается как непринятое и открывается окно для ввода комментария.
Инициатор согласования может менять статус замечаний текущего этапа. Для этого в контекстном меню списка замечаний предусмотрена команда Отменить статус
Отработан.
Примечание:
Обратите внимание: в текст документа изменения не вносятся автоматически! Их необходимо внести вручную.
Инициатор согласования может отменить свои исправления, внесенные в рамках работы над задачей «Ознакомиться». Для этого на командной панели карточки согласования в режиме замечаний предусмотрена команда Отменить все. При ее выполнении замечания принимают статус Не отработано. Обратите внимание: команда не распространяется на замечания, отработанные на предыдущих этапах согласования.
Для внесения изменений в текст документа на панели действий предусмотрена кнопка Редактировать в Word, по которой документ откроется в приложении Microsoft Word.
Для удобства инициатора в документе Word эти замечания отображаются комментариями к тексту. После внесения изменений необходимо закрыть Microsoft Word и нажать кнопку Вернуться в режим замечаний.
Посмотреть замечания уже после завершения обработки можно в карточке документа на закладке Обработка по команде Замечания согласования.
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Задача «Согласовать» состоит из трех основных разделов:
§ Обзор;
§ Предметы согласования;
§ Действия.
В разделе «Обзор» отображается основная информация по задаче и предмету согласования: что необходимо согласовать, сроки, автор задачи, информация по этапам согласования по этой задаче.
В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом). Для просмотра карточки документа и/или прикрепленных к нему файлов необходимо дважды нажать мышкой по соответствующей пиктограмме.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет (документы) и выбора команды «Добавить файл».
Если для выполнения задачи требуется участие другого пользователя, то следует создать подзадачу (см. п. 5.8. Создание подчиненных задач).
Задача «Ознакомиться» служит для ознакомления автора процесса или документа о результате или окончании какого-либо этапа по процессу. Также задачу «Ознакомиться» используют для возможности ознакомления выбранного пользователя с каким-либо документом. Форма задачи «Ознакомиться» на примере ознакомления с Приказом выглядит следующим образом
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Алгоритм работы согласно описанию выше.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При получении задачи «Зарегистрировать», исполнителю необходимо проверить наличие необходимых виз, оформление документа и зарегистрировать документ, нажав кнопку «Зарегистрировать» или не регистрировать документ, нажать кнопку «Не регистрировать».
Задача «Рассмотреть» необходима для рассмотрения руководителем внутренних и входящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо рассмотреть. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Для выполнения задачи необходимо вписать резолюцию и нажать кнопку «Рассмотрено». После этого будет автоматически сформирована задача "Обработать резолюцию" для автора процесса, а задача исчезнет из списка текущих задач.
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Читайте также: