Как подключить почту outlook к битрикс24
Коробочная версия Битрикс24 требует подключения почтового сервера исходящей почты.
Чаще всего с этой проблемой сталкиваются пользователи, которые мигрируют из облачной версии Битрикс24 в коробочную, или начинающие интеграторы коробочной CRM.
В этой статье мы разберем несколько простых способов настройки почты в коробке Битрикс24.
1. Что такое почтовый сервер?
Почтовый сервер — это программа, которая предназначена для передачи электронных писем от одного компьютера к другому.
Отправка и получение писем осуществляется благодаря специальным наборам правил — протоколам:
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — отправляет письмо почтовому серверу.
POP3 (Post Office Protocol 3) / IMAP (Internet Message Access Protocol) — принимает письмо от сервера и передает его получателю.
Для получения входящей почты в коробке Битрикс24 вам необходимо подключить почтовые ящики точно также, как и в облачной версии. Когда вы вводите логин и пароль почтового ящика, происходит авторизация на сервере входящей почты IMAP.
Для отправки email через корпоративный портал потребуется подключить SMTP-сервер.
2. Как подключить SMTP в коробочной версии Битрикс24?
На скриншоте ниже пример, как осуществляется настройка почты Битрикс24 (коробка) на домене Яндекс.
3. Подключение почтового сервера для корпоративной почты на Яндексе
Не меняйте пароль на технический почтовый ящик, иначе отправка почты из Битрикс24 не будет работать.
Если вы будете использовать бесплатный почтовый сервер, то делать через него массовые email-рассылки в модуле CRM-маркетинга не получится, т.к. у Яндекса ограничение на отправку писем — 500 шт/сутки на всю компанию.
Все делается аналогично предыдущему пункту по настройке сервера для почты на Яндексе.
5. Подключение почтового сервера для корпоративной почты на Google
Для использования бесплатного SMTP-сервера Gmail необходимо разрешить доступ к непроверенным приложениям . Google блокирует приложения и устройства, которые согласно его мнению не соответствуют современным стандартам безопасности.
Эту настройку можно выполнить только под администратором корпоративной почты Google.
Если вы используете двухэтапную аутентификацию для доступа к вашему Google аккаунту, доступ к непроверенным приложениям не может быть включен. В таком случае вам надо войти в систему, используя пароль приложения .
Также бесплатная версия почты на домене от Google не поддерживает подмену отправителя. Простыми словами, все исходящие письма с любых почтовых ящиков сотрудников будут приходить от технического ящика, через который происходит авторизация на почтовом сервере.
Дальнейшие настройки осуществляются аналогично пункту по настройке сервера для почты на Яндексе.
Зайдите в раздел Календарь главного меню и нажмите кнопку Синхронизация.
Ниже списка календарей нажмите Подключить другие календари.
Кликните на блок Календарь Outlook и выберите календарь Битрикс24, который хотите синхронизировать.
В появившемся окне нажмите кнопку Открыть приложение Outlook.
Разрешите подключение календаря Битрикс24 к календарю Outlook.
Календарь Битрикс24 появится в списке календарей слева, а синхронизированные события будут отображаться в сетке календаря.
На странице календаря Битрикс24 блок Календарь Outlook станет оранжевым, значит синхронизация прошла успешно.
Для корректного отображения времени событий проверьте часовые пояса в настройках обоих календарей. Они должны совпадать.
Как приостановить синхронизацию?
Все настройки производятся в календаре Outlook. Чтобы на время приостановить синхронизацию календарей, уберите галочку напротив календаря Битрикс24 в списке календарей слева.
Как отключить синхронизацию?
Чтобы отключить синхронизацию, кликните на календарь Битрикс24 правой кнопкой мыши и выберите в меню Удалить календарь.
Электронная почта по-прежнему является важным способом общения с клиентами. Почта в Битрикс24 тесно связана с другими блоками – CRM, Задачами и Календарем.
Работайте с письмами, одним кликом создавайте лиды и ставьте задачи – и все это прямо в Битрикс24!
Как подключить ящик?
Первым делом нужно подключить почтовый ящик: перейдем в раздел Почта в левом меню.
В Битрикс24 доступно подключение основных почтовых провайдеров и сервисов:
Если вашего провайдера нет в списке или у вас почта на своем домене, настройте подключение по протоколу IMAP.
Для подключения почтового ящика по протоколу IMAP, помимо логина и пароля, вам понадобятся настройки для входящей почты: imap-сервер и порт. Узнать эти данные вы можете у администратора вашего Битрикс24 или в документации к почтовому сервису, который вы используете. Мы создали инструкции для популярных почтовых сервисов:
При подключении почтового ящика по протоколу IMAP, если на нем есть SSL-сертификат, то он обязательно должен быть валидным, самоподписанный не подходит. Наличие сертификата определяется автоматически.
Там же есть настройки для исходящей почты (smtp-сервер, порт, логин), если выбрать опцию Отправлять через внешний SMTP. Подробнее можете прочитать в статье Отправка писем через SMTP-сервер.
Для примера, подключим и настроим почтовый ящик Яндекс.
Нажмем кнопку Авторизация:
Войдем в аккаунт Яндекс:
В это количество не входят ящики, к которым могут предоставить общий доступ другие сотрудники этому пользователю.
Настройка почты
Ящик подключен, теперь перейдем к настройкам:
Выберем срок, за который нужно собрать письма: 7-30-60-90 дней:
При необходимости можно задать название ящика и имя отправителя в блоке Указать дополнительные параметры:
Битрикс24 поддерживает отправку исходящих писем через внешний SMTP-сервер. В этом случае укажите необходимые данные SMTP: адрес сервера, порт, логин, пароль, шифрование. Эти настройки могут отличаться у разных провайдеров: например, для провайдера IMAP нужны все данные указать, для Яндекса – только пароль, а для iCLoud – вообще не нужно указывать никакие доступы для SMTP.
Связь с CRM
Мы хотим, чтобы все письма автоматически попадали в CRM, поэтому отметим галочку Связать с CRM:
По умолчанию, входящие письма станут лидами, исходящие – контактами.
Выберем элементы CRM и срок, за который нужно обработать почту:
При желании мы можем указать список адресов, для которых Битрикс24 каждый раз будет создавать новый лид:
Очередь распределения – здесь укажем сотрудников, которые будут работать с клиентами в CRM. Все новые лиды из входящих писем поровну разделятся между ответственными в порядке очереди, указанной здесь:
Чтобы настройки Связь с CRM были доступны при подключении почтового ящика, у владельца ящика должен быть доступ к CRM.
Доступ к почтовому ящику
Последний блок определяет доступ к почтовому ящику.
Выберем сотрудников, которые смогут обрабатывать письма (читать, писать, удалять) в этом ящике. В нашем случае – все менеджеры отдела продаж:
Еще это удобно в случае, когда занятой начальник может легко поручить разбор почты своему помощнику.
Готово! Почтовый ящик настроен, осталось нажать кнопку Подключить.
Мы рекомендуем подключать почту Office365 к Битрикс24 с использованием паролей приложений. Пароли приложений – это длинные, созданные случайным образом пароли, которые указываются один раз вместо стандартного пароля для входа в приложения и устройства, неподдерживающие двухфакторную проверку подлинности.
Пароли приложений в Office365 работают только когда включена двухфакторная проверка подлинности. Включить ее можно в аккаунте Microsoft во вкладке Безопасность в разделе Расширенные параметры безопасности:
Нажмите на ссылку Двухшаговая проверка: Включить и следуйте инструкциям:
Подробнее про двухфакторную проверку подлинности можно прочитать в разделе помощи на сайте Microsoft.
После включения двухфакторной проверки подлинности появится возможность создавать пароли приложений:
Нажмите на ссылку Создать новый пароль приложения и получите уникальный пароль приложения:
Внимание! Данный пароль будет показан только один раз, повторно вы его уже не получите – придется создавать заново! Поэтому не закрывайте окно или не нажимайте на кнопку Готово, пока не подключите почту Office365 в Битрикс24.
Здесь же вы сможете создать другие пароли приложений или удалить их:
Подключение к Битрикс24
Перейдите в почту Битрикс24, выберите провайдера Office365 и укажите необходимые данные подключения – почту, логин и пароль приложения:
Все готово, ваша входящая почта Office365 подключена к Битрикс24.
Для подключения исходящей почты через сервера Office365 просто поставьте галочку – для подключения будет использоваться тот же пароль приложения, что и для входящей почты.
Коробочная версия Битрикс24
В коробочной версии Битрикс24 входящая почта Office365 настраивается аналогичным образом.
Исходящая почта в коробочной версии Битрикс24 настраивается системным администратором на сервере, на котором установлен Битрикс24.
Почта Office365 имеет свои лимиты на отправку писем, поэтому не используйте ее для массовых рассылок. Если вам нужно отправлять массовые рассылки клиентам или партнерам, используйте специальные сервисы почтовых рассылок.
Рассмотрим как подключить ваши почтовые ящики на портале, через:
- готовые сервисы
- IMAP
- внешний SMTP-сервер
1. Подключение личной почты в Битрикс24 через готовые сервисы.
В Битрикс24 доступно подключение основных почтовых провайдеров. Если же вашего провайдера нет в списке, вы можете подключить почтовый ящик по протоколу IMAP. При подключении почты, в зависимости от почтового агрегатора, необходимо аторизоваться на почтовом сервисе. Если аккаунтов несколько, система предложит выбрать вам нужный.
Например, при подключении Яндекс.Почты, войдите в свою учетную запись, используя логин и пароль для входа.
При успешной авторизации вам необходимо проставить или убрать галочки (настройка ящика).
Уберите галочку или оставьте на пункте «Забрать из ящика письма за….», здесь есть выбор за какой срок собрать почту (7 дней, месяц, 2 месяца).
Далее перейдите в настройки исходящих писем, так как почта личная, оставляем пункт «Отправлять через внешний SMTP» пустым.
Следующая настройка «Связь с CRM». Если вы подключаете личную почту, то совершенно нет необходимости, чтобы ваши личные письма регистрировались в crm и создавали лиды и контакты. Поэтому, убираем галочку связь с crm, и ваша личная почта будет поступать на портал, без создания сущностей в crm.
Нажимаем на кнопку «Подключить». Почта подключена и идёт сбор писем (если вы оставили галочку над пунктом «Забрать из ящика письма за….»). Готово! Можно приступать к работе.
2. Подключение личной почты в Битрикс24 через IMAP.
Если в списке доступных агрегаторов почты вы не нашли своего, то рекомендуем подключить свою почту через IMAP.
Вам понадобятся настройки для входящей почты (IMAP-сервер, порт, ваш логин и пароль). Ниже перечислены все провайдеры, а так же указан IMAP-сервер и порт:
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен.
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик
Порт: IMAP — 993 (протокол шифрования SSL/TLS)
Аутентификация: Обычный пароль (без шифрования)
Яндекс.Почта
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен.
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик
Порт: IMAP — 993 (протокол шифрования SSL/TLS)
Аутентификация: Обычный пароль (без шифрования)
Gmail
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Требуется SSL: да
Имя пользователя: ваше имя
Пароль: Ваш адрес электронной почты полностью
Аутентификация: Ваш пароль Gmail
Rambler
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
порт порт 465 (SSL)
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик
Порт: IMAP — 993 (протокол шифрования SSL/TLS)
Аутентификация: Обычный пароль (без шифрования)
Yahoo
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Порт: 465 (SSL)
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик
Порт: IMAP — 993 (протокол шифрования SSL/TLS)
Аутентификация: Обычный пароль (без шифрования)
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик
Порт: 993,TLS
Аутентификация: Обычный пароль
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик
Порт: 993, SSL-да
Аутентификация: Обычный пароль
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик.
Аутентификация: Обычный пароль
Электронный адрес: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Имя пользователя: Полное имя почтового ящика, включая логин, @ и домен
Пароль: Пароль, который вы используете для входа в почтовый ящик.
Порт: IMAP защищенный SSL - 993
Аутентификация: Обычный пароль
При успешной авторизации, вам необходимо проставить или убрать галочки (настройка ящика). Уберите галочку или оставьте на пункте «Забрать из ящика письма за….», здесь есть выбор за какой срок собрать почту (7 дней, месяц, 2 месяца).
Далее переходим в настройки исходящих писем, оставляем пункт «Отправлять через внешний SMTP» пустым.
Настройка «Связь с CRM». Убираем галочку связь с crm, таким образом вся ваша личная почта будет поступать на портал, без регистрации сущностей в crm.
Нажимаем на кнопку «Подключить». Ваша почта подключена и идёт сбор писем, если вы выбрали соответствующую настройку.
3. Подключение личной почты в Битрикс24 с отправкой через внешний SMTP.
По умолчанию все письма отправляются через сервера Битрикс24.
Каждый сотрудник может настроить отправку писем с почтового ящика через сторонний SMTP-сервер. При подключении своего почтового ящика, необходимо указать настройки внешнего SMTP-сервера.
Ниже приведены все почтовые агрегаторы с указание всех настроек для отправки писем через внешний SMTP-сервер:
Читайте также: