Как отсортировать email адреса в excel
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
- Шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
- В таблице не должно быть объединенных ячеек.
- В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) .
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Как отсортировать адрес электронной почты по домену в Excel?
Вкладка Office позволяет редактировать и просматривать в Office с вкладками и значительно упрощает работу .
- Повторное использование чего угодно: Добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
- Более 20 текстовых функций: Извлечь число из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
- Инструменты слияния : Несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек / строк / столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и сумму.
- Разделить инструменты : Разделение данных на несколько листов в зависимости от ценности; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; От одного столбца к нескольким столбцам.
- Вставить пропуск Скрытые / отфильтрованные строки; Подсчет и сумма по цвету фона ; Отправляйте персонализированные электронные письма нескольким получателям массово.
- Суперфильтр: Создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделям, дням, периодичности и др .; Фильтр жирным шрифтом, формулы, комментарий .
- Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.
Сортировка адресов электронной почты по домену с функцией текста в столбец
Удивительный! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!
Экономьте 50% своего времени и сокращайте тысячи щелчков мышью каждый день!
С этой Текст в столбец функции Excel, вы можете сначала разделить домен электронной почты, а затем отсортировать по разделенному столбцу домена, сделайте следующее:
1. Скопируйте данные, которые вы хотите отсортировать, на новый лист.
2. И на листе резервного копирования выберите столбец адресов электронной почты и нажмите Данные > Текст в столбцы, см. снимок экрана:
3. И в Мастер преобразования текста в столбец, проверить разграниченный вариант и нажмите Далее кнопка. Смотрите скриншот:
4. На шаге 2 этого мастера снимите все флажки, кроме Другое вариант под Разделители, и введите @ символ в поле рядом с Другое. Смотрите скриншот:
5. Продолжайте нажимать Далее > Завершить, и домен был отделен от адреса электронной почты, как показано на следующем снимке экрана:
6. Затем скопируйте разделенные домены и вставьте их рядом с исходными данными, выберите столбец домена и нажмите Данные > Сортировка от А до Я or Сортировка Z по A как вам нужно, см. снимок экрана:
7, И Предупреждение о сортировке появится диалоговое окно, отметьте Расширить выбори нажмите Сортировать кнопка, все данные отсортированы по домену электронного адреса. Смотрите скриншоты:
|
|
|
8. Наконец, вы можете удалить столбец домена по мере необходимости.
Сортировка адресов электронной почты по доменам с помощью столбца справки
Если вы считаете, что описанный выше метод несколько проблематичен, вы можете добавить вспомогательный столбец, чтобы извлечь домен, а затем отсортировать его.
1. Откройте свой рабочий лист и введите эту формулу = MID (B2; НАЙТИ ("@"; B2,1) +1,255) в пустую ячейку рядом с вашим адресом электронной почты, в этом примере я введу эту формулу в ячейку C1, (B2 содержит адрес электронной почты, который вы хотите использовать) см. снимок экрана:
2, Затем нажмите Enter key и выберите ячейку B2, затем перетащите маркер заполнения в диапазон, в котором вы хотите применить эту формулу, и все домены электронной почты будут извлечены из адресов. Смотрите скриншот:
3, Затем нажмите Данные > Сортировка от А до Я or Сортировка Z по A как вам нужно, в Предупреждение о сортировке диалоговое окно, отметьте Расширить выбори нажмите Сортировать кнопку, чтобы отсортировать данные по домену электронной почты в порядке возрастания или убывания.
|
|
|
4. После сортировки данных вы можете удалить вспомогательный столбец по своему усмотрению.
Сортировка адреса электронной почты по Kutools for Excel
Если вы установили Kutools for Excel, вы можете использовать его функцию расширенной сортировки для быстрой сортировки по домену электронной почты.
Kutools for Excel включает более 300 удобных инструментов Excel. Бесплатная пробная версия без ограничений в течение 30 дней. Получить сейчас
1. Выберите имя и диапазон списка адресов электронной почты и нажмите Предприятие > Расширенная сортировка. Смотрите скриншот:
2. в Расширенная сортировка диалоговое окно, отметьте У моих данных есть заголовки, и выберите столбец, по которому нужно выполнить сортировку, и выберите Почтовый домен из Сортировать по раскрывающийся список, затем укажите желаемый порядок. Смотрите скриншот:
3. Нажмите Ok, а затем диапазон сортируется по домену электронной почты. Смотрите скриншот:
Как разделить адреса электронной почты на имя пользователя и домен в Excel?
Если в Excel есть список адресов электронной почты, вам может потребоваться разделить адреса электронной почты на два столбца, один из которых содержит имена пользователей, а другой - домены, как показано ниже. В этой статье мы расскажем о некоторых хитростях, которые помогут легко и быстро решить эту задачу.
Разделение адресов электронной почты с помощью Split Cells
Разделите адреса электронной почты по формулам
Чтобы разделить адреса электронной почты на имена пользователей и адреса домена, вы можете применить формулы для обработки.
Чтобы извлечь имя пользователя из адреса электронной почты
Выберите пустую ячейку, чтобы разместить эту формулу =LEFT(A2,FIND("@",A2)-1) , Нажмите Enter и перетащите дескриптор заполнения вниз к ячейкам, которым нужна эта формула.
Чтобы извлечь домен из адреса электронной почты
Выберите пустую ячейку, чтобы разместить эту формулу =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",A2)) , Нажмите Enter и перетащите дескриптор заполнения вниз к ячейкам, которым нужна эта формула.
Разделите адреса электронной почты текстом по столбцам
В Excel функция Text to Columns также может оказать вам услугу при разделении адресов электронной почты.
1. Выберите адреса электронной почты, которые вы хотите разделить, и нажмите Данные > Текст в столбцы.
2. Затем в Мастер преобразования текста в столбцы окно, проверка разграниченный вариант и нажмите Далее чтобы перейти к шагу 2 Мастера.
3. Проверьте Другое флажок и введите @ в следующее текстовое поле, вы можете просмотреть разделенный результат в окне ниже.
4. Нажмите Далее, выберите одну ячейку, чтобы поместить результаты на последний шаг мастера.
5. Нажмите Завершить, адреса электронной почты разделены на две колонки.
Разделение адресов электронной почты с помощью Split Cells
Если вам не нравится запоминать формулы или использовать мастер преобразования текста в столбцы, вы можете применить Kutools for ExcelАвтора Split Cells утилита для разделения на строки / столбцы на основе разделителя, определенной ширины или текста и числа.
После установки Kutools for Excel, сделайте следующее: (Бесплатная загрузка Kutools for Excel прямо сейчас!)
1. Выберите ячейки, которые вы используете для разделения, и нажмите Кутулс > Merge & Split > Split Cells .
2. в Split Cells диалоговое окно, отметьте тип, который вы хотите разделить, а затем отметьте Другое флажок и введите @ в следующее текстовое поле. Смотрите скриншот:
3. Нажмите Ok и выберите одну ячейку, чтобы разместить результат.
4. Нажмите OK. Электронные письма были разделены на имена пользователей и домены.
> Как отсортировать адреса по названию / номеру улицы в Excel?
Допустим, у вас есть список адресов ваших клиентов на листе, и вы хотите отсортировать эти адреса по названию улицы. Так как же быстро отсортировать адреса клиентов по названию / номеру улицы в Excel?
Вкладка Office позволяет редактировать и просматривать в Office с вкладками и значительно упрощает работу .
- Повторное использование чего угодно: Добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
- Более 20 текстовых функций: Извлечь число из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
- Инструменты слияния : Несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек / строк / столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и сумму.
- Разделить инструменты : Разделение данных на несколько листов в зависимости от ценности; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; От одного столбца к нескольким столбцам.
- Вставить пропуск Скрытые / отфильтрованные строки; Подсчет и сумма по цвету фона ; Отправляйте персонализированные электронные письма нескольким получателям массово.
- Суперфильтр: Создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделям, дням, периодичности и др .; Фильтр жирным шрифтом, формулы, комментарий .
- Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.
Сортировка адресов по названию улицы с помощью столбца справки в Excel
Удивительный! Использование эффективных вкладок в Excel, таких как Chrome, Firefox и Safari!
Экономьте 50% своего времени и сокращайте тысячи щелчков мышью каждый день!
Сортировка адресов по названию улиц в Excel, сначала нужно создать столбец справки.
1. Выберите пустую ячейку рядом со списком адресов и введите эту формулу. = MID (A1; НАЙТИ (""; A1) +1,255) (A1 - это ячейка вашего списка адресов) и нажмите Enter кнопку, затем перетащите маркер заполнения, чтобы заполнить нужный диапазон. После этого вы увидите, что все адреса извлечены в столбец справки, кроме номеров домов.
2. Затем выберите диапазон столбцов справки и щелкните Данные > Сортировка от А до Я. Смотрите скриншот:
3. в Сортировка по убыванию диалоговое окно, отметьте Расширить выбор. Смотрите скриншот:
4. Нажмите Сортировать, вы можете видеть, что адреса отсортированы.
Сортировка адресов по номерам домов с помощью столбца справки в Excel
Если адреса относятся к одной и той же улице, и вы хотите отсортировать их по номеру улицы, вы можете сделать следующее:
1. Выберите пустую ячейку рядом со списком адресов и введите эту формулу. = ЗНАЧЕНИЕ (ЛЕВО (A1; НАЙТИ (""; A1) -1)) (A1 - первая ячейка вашего списка адресов) и нажмите Enter кнопку, затем перетащите маркер заполнения, чтобы заполнить нужный диапазон. После этого вы можете видеть, что в столбец справки извлекаются только номера улиц.
2. Затем выберите диапазон столбцов справки и щелкните Данные > Сортировка от А до Я. Смотрите скриншот:
3. в Сортировка по убыванию диалоговое окно, отметьте Расширить выбор. Смотрите скриншот:
4. Нажмите Сортировать, вы можете видеть, что адреса отсортированы.
Функции: Вы также можете использовать эту формулу = ЛЕВЫЙ (A1; НАЙТИ (""; A1) -1) , Тоже.
Внимание: Этот метод также может работать, когда улицы в адресах разные.
- Инструкции по разделению содержимого столбцов в Excel
- 2 способа разделения информации Имя в Microsoft Excel?
- Как разделить столбцы даты, месяца и года на 3 разных столбца в Excel
Инструкции по фильтрации адресов электронной почты в Excel
Например, у нас есть пример таблицы данных ниже со списком адресов электронной почты, который необходимо отделить, отфильтровать от сопутствующего содержимого. Электронная почта смешивается с содержимым на оборотной и передней сторонах.
Во-первых, пользователи затемняют все содержимое этого списка. Продолжайте нажимать инструмент «Найти и выделить» и выберите «Заменить». или вы можете быстро нажать Ctrl + H, чтобы быстро открыть.
Затем Excel сообщит количество символов для поиска в соответствии с заданным пользователем содержимым поиска, нажмите OK, чтобы согласиться.
В результате список рассылки удалит лишнее содержимое за адресом электронной почты.
Затем снова откройте интерфейс поиска и замены. В поле «Найти, что вводить *» компонент «Заменить» ничего не вводит. Щелкните Заменить все.
Мы также получаем уведомление о количестве найденных символов, вместо этого нажмите ОК.
Окончательный результат — вся верхняя часть электронного письма была удалена, включая пробелы. Список адресов электронной почты в Excel был значительно упрощен.
Вместо того, чтобы вручную фильтровать электронные письма, инструмент Excel «Найти и заменить» перенес все данные в списке на адреса электронной почты. Первое и последнее содержимое письма удаляются, включая пробелы.
Читайте также: