Как объяснить ячейки в excel
По умолчанию инструмента, который помог бы разбить ячейки в Excel, нет. Поэтому, если есть необходимость создать сложную табличную шапку, придется воспользоваться несколькими хитростями. Они помогут разделить ячейки Excel без ущерба для информации в таблицах. Для этой цели воспользуемся несколькими способами.
Способ первый: объединение с последующим разграничением
Перед тем, как приступим к процессу, давайте тщательно продумаем структуру таблицы. Желательно ее даже зарисовать на листе бумаги. Теперь обратимся к пошаговому редактированию листа Excel:
- Выделяем две-три ячейки в первой строке в той области, где будет располагаться таблица.
- Переходим во вкладку «Главная», ищем блок «Выравнивание», в нем кликаем по инструменту «Объединить и поместить в центре».
- Мы видим, что у нас исчезли перегородки в выделенном фрагменте. Таким образом получилась одно цельное окошко. Чтобы это лучше увидеть, создадим четкие границы. Для этого в блоке «Шрифт» воспользуемся инструментом «Все границы».
- Теперь выделим столбцы под объединенными ячейками и выставляем аналогичным образом линии по краям ячеек. Как видим, получаются разделенные ячейки, причем верхняя часть, обозначенная под шапку, не меняет свою целостность.
Подобным образом можно создать многоуровневую шапку с неограниченным количеством объединенных ячеек в разных местах страницы.
Способ второй: разделение уже объединенных ячеек
Предположим, что в нашей таблице уже есть объединение в окошках Microsoft Excel. Но мы объединим их непосредственно перед разделением для лучшего восприятия приведенного примера инструкции. После появится возможность их разделить, чтобы создать структурную шапку для таблицы. Посмотрим, как это делается на практике:
- Выделяем два пустых столбца в Excel. (Их может быть большее количество, в зависимости от необходимости). Затем кликаем по инструменту «Объединить и поместить в центре», располагается он в блоке «Выравнивание». Жмем «Объединить ячейки».
- После вставляем границы привычным для нас способом (как в предыдущем разделе). Мы должны получить табличный формат. Как приблизительно это будет выглядеть, можно увидеть на скриншоте:
- Чтобы разделить получившееся большое окно на ячейки, воспользуемся все тем же инструментом «Объединить и поместить в центре». Только теперь, кликнув по флажку, мы выбираем «Отменить объединение ячеек» — располагается последним в списке инструментов. Не забываем предварительно выделить диапазон в электронной книге, который необходимо разграничить.
- Таблица приобретет нужный нам вид. Только выбранный диапазон поделится на то количество ячеек, которое и было до объединения. Увеличить их численность нельзя.
На заметку! Получается, что при разделении мы получаем не одно окошко, а два разных. Поэтому при внесении данных или, в частности, формул для выполнения расчетов учитывайте это.
Способ третий: деление ячеек по диагонали
Деление по диагонали проводится путем форматирования. Данный принцип предполагает разделение обычных ячеек, по отношению к которым не было применено форматирование.
- Выбираем необходимую ячейку на поле листа Excel, затем кликаем по ней правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню. В нем находим инструмент «Формат ячеек».
- В открывшемся окошке переходим во вкладку «Граница». Слева выбираем диагональную черту, а следом нажимаем кнопку «ОК». Справа можно найти такую же черту, но в противоположном направлении.
- Слева присутствуют некоторые инструменты для форматирования, в которых мы можем выбрать тип линии или же изменить оттенок границы.
- Данные инструменты помогают сделать форматирование индивидуальным.
Однако, разделенная таким образом ячейка все равно остается единым инструментом, поэтому, чтобы внести в нее данные снизу и сверху, нужно предварительно растянуть ячейку и выбрать подходящий шрифт, чтобы аккуратно вместить записи.
На заметку! Если взять ячейку и протянуть ее вниз, то автоматически такой же формат примут и другие окошки в строках или столбцах. Все зависит от того, в каком направлении будет выполнено протягивание (вниз или в сторону).
Способ четвертый: диагональное деление путем вставки
В данном способе предлагаем воспользоваться способом, в котором необходимо вставлять геометрические фигуры. Как это работает предлагаем рассмотреть в этой инструкции.
После рисования линий будет невозможно сделать надпись текста с одной и другой стороны от диагональной линии. Поэтому делать ввод текстовой или числовой информации необходимо прежде, чем выполнять рисование. Чтобы потом линия поместилась и не «разрезала» текст, необходимо правильно применять пробелы и «Enter».
На заметку! Неплохой вариант — создание таблицы с нужными видами ячеек в Word, а затем ее преобразование в Excel.
Подведем итоги
Разделение ячеек в электронной книге Microsoft Excel – простая и полезная процедура, однако стоит взять на вооружение, что их сложно редактировать в готовом варианте. Поэтому настоятельно рекомендуем сделать внесение данных до этапа преобразования одного окошка в два или более. Также вы можете просто форматировать нужный диапазон как таблицу, предварительно настроив ее в соответствующем разделе. Еще лучший и более комфортный вариант — выполнить рисование границ вручную.
Очень часто при работе в Excel необходимо использовать данные об адресации ячеек в электронной таблице. Для этого была предусмотрена функция ЯЧЕЙКА. Рассмотрим ее использование на конкретных примерах.
Функция значения и свойства ячейки в Excel
Стоит отметить, что в Excel используются несколько функций по адресации ячеек:
Функция ЯЧЕЙКА(), английская версия CELL(), возвращает сведения о форматировании, адресе или содержимом ячейки. Функция может вернуть подробную информацию о формате ячейки, исключив тем самым в некоторых случаях необходимость использования VBA. Функция особенно полезна, если необходимо вывести в ячейки полный путь файла.
Как работает функция ЯЧЕЙКА в Excel?
Функция ЯЧЕЙКА в своей работе использует синтаксис, который состоит из двух аргументов:
- Тип_сведений – текстовое значение, задающее требуемый тип сведений о ячейке. При вводе функции вручную высвечивается выпадающий список где указаны все возможные значения аргумента «тип сведений»:
- Ссылка – необязательный аргумент. Ячейка, сведения о которой требуется получить. Если этот аргумент опущен, сведения, указанные в аргументе тип_сведений, возвращаются для последней измененной ячейки. Если аргумент ссылки указывает на диапазон ячеек, функция ЯЧЕЙКА() возвращает сведения только для левой верхней ячейки диапазона.
Примеры использования функции ЯЧЕЙКА в Excel
Пример 1. Дана таблица учета работы сотрудников организации вида:
Необходимо с помощью функции ЯЧЕЙКА вычислить в какой строке и столбце находится зарплата размером 235000 руб.
Для этого введем формулу следующего вида:
- – «строка» и «столбец» – параметр вывода;
- – С8 – адрес данных с зарплатой.
В результате вычислений получим: строка №8 и столбец №3 (С).
Как узнать ширину таблицы Excel?
Пример 2. Нужно вычислить ширину таблицы в символах. Сразу стоит отметить что в Excel по умолчанию ширина столбцов и ячеек измеряется в количестве символов, которые они умещают в своем значении доступны для отображения в ячейке без переноса строки.
Примечание. Высота строк и ячеек в Excel по умолчанию измеряется в единицах измерения базового шрифта – в пунктах pt. Чем больше шрифт, тем выше строка для полного отображения символов по высоте.
Введем в ячейку С14 формулу для вычисления суммы ширины каждого столбца таблицы:
- – «ширина» – параметр функции;
- – А1 – ширина определенного столбца.
Как получить значение первой ячейки в диапазоне
Пример 3. В условии примера 1 нужно вывести содержимое только из первой (верхней левой) ячейки из диапазона A5:C8.
Выбирая инструменты на закладке: «ГЛАВНАЯ» в разделе «Стили» из выпадающего меню «Условное форматирование» нам доступна целая группа «Правила отбора первых и последних значений». Однако часто необходимо сравнить и выделить цветом ячейки в Excel, но ни один из вариантов готовых решений не соответствует нашим условиям. Например, в конструкции условия мы хотим использовать больше критериев или выполнять более сложные вычисления. Всегда можно выбрать последнюю опцию «Другие правила» она же является опцией «Создать правило». Условное форматирование позволяет использовать формулу для создания сложных критериев сравнения и отбора значений. Создавая свои пользовательские правила для условного форматирования с использованием различных формул мы себя ничем не ограничиваем.
Как сравнить столбцы в Excel и выделить цветом их ячейки?
Для наглядности разберем конкретный пример создания условного форматирования с формулами. Для примера возьмем простую таблицу отчета прибыльности магазинов за прошлый и текущий год. Наше правило должно заставить Excel выделить цветом при условии, что суммы магазинов текущего года имеют отрицательную прибыль (убыток) и они больше, чем в прошлом году:
Чтобы создать новое пользовательское правило делаем следующее:
- Выделите диапазон ячеек D2:D12 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
- В появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».
- В поле ввода введите формулу:
- Нажмите на кнопку «Формат» и в появившемся окне «Формат ячеек» на вкладке «Заливка» выберите красный цвет для данного правила, а на вкладке «Шрифт» – белый цвет. После на всех открытых окнах жмем ОК.
Обратите внимание! В данной формуле мы используем только относительные ссылки на ячейки – это важно. Ведь нам нужно чтобы формула анализировала все ячейки выделенного диапазона.
Как выделить цветом ячейку в Excel по условию?
Теперь оранжевым цветом выделим те суммы магазинов, которые в текущем году меньше чем в прошлом и с отрицательной прибылью. Создадим второе правило для этого же диапазона D2:D12:
- Не снимая выделения с диапазона D2:D12 снова выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
- Так же в появившемся окне «Создание правила форматирования» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».
- В поле ввода введите формулу:
- Нажмите на кнопку «Формат» и в появившемся окне «Формат ячеек» на вкладке «Заливка» выберите оранжевый цвет. На всех открытых окнах жмем ОК.
Мы видим, что получили не совсем ожидаемый результат, так как созданное новое правило всегда имеет высший приоритет по сравнению со старыми правилами условного форматирования в Excel. Необходимо снизить приоритет для нового правила. Чтобы проанализировать данную особенность наглядно и настроить соответствующим образом необходимо выбрать инструмент: ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».
Выберите новое оранжевое правило в появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» и нажмите на кнопку «Вниз» (CTRL+стрелка вниз), как показано на рисунке:
Как видите последовательность правил очень важна если их много присвоено для одного и того же диапазона ячеек:
На первый взгляд может показаться что несколько правил могут форматировать одну и туже ячейку одновременно. В принципе это так, но при определенном условии, что все правила будут использовать разные типы форматирования. Например, правило 1 – изменяет шрифт, 2 – меняет заливку, 3 – добавляет границу, 4 – узор и т.д. Но если после выполнения любого правила, когда его условие выполнено, было проверено следующее правило для данной ячейки, тогда следует в окне диспетчера отметить галочкой в колонке «Остановить если истина»:
И наконец добавим третье правило для выделения цветом ячеек сумм магазинов, где положительная прибыль и больше чем в прошлом году. Введите новую формулу:
0;D2>C2)' >
Этим ячейкам будет присвоен зеленый цвет и жмем везде ОК.
Примечание. В формуле можно использовать любые ссылки для текущего листа. В версии Excel 2010 можно ссылаться и на другие листы. А в Excel 2007 к другим листам можно обращаться только через имена диапазонов. Мы рекомендуем во всех версиях Excel ссылаться на другие листы через имена, так как это позволяет избежать множество ошибок при создании пользовательских правил для условного форматирования.
Форматирование и редактирование ячеек в Excel – удобный инструмент для наглядного представления информации. Такие возможности программы для работы бесценны.
Значимость оптимальной демонстрации данных объяснять никому не нужно. Давайте посмотрим, что можно сделать с ячейками в Microsoft Excel. Из данного урока вы узнаете о новых возможностях заполнения и форматирования данных в рабочих листах.
Как объединить ячейки без потери данных Excel?
Смежные ячейки можно объединить по горизонтали или по вертикали. В результате получается одна ячейка, занимающая сразу пару столбцов либо строк. Информация появляется в центре объединенной ячейки.
Порядок объединения ячеек в Excel:
- Возьмем небольшую табличку, где несколько строк и столбцов.
- Для объединения ячеек используется инструмент «Выравнивание» на главной странице программы.
- Выделяем ячейки, которые нужно объединить. Нажимаем «Объединить и поместить в центре».
- При объединении сохраняются только те данные, которые содержатся в верхней левой ячейке. Если нужно сохранить все данные, то переносим их туда, нам не нужно:
- Точно таким же образом можно объединить несколько вертикальных ячеек (столбец данных).
- Можно объединить сразу группу смежных ячеек по горизонтали и по вертикали.
- Если нужно объединить только строки в выделенном диапазоне, нажимаем на запись «Объединить по строкам».
В результате получится:
Если хоть одна ячейка в выбранном диапазоне еще редактируется, кнопка для объединения может быть недоступна. Необходимо заверить редактирование и нажать «Ввод» для выхода из режима.
Как разбить ячейку в Excel на две?
Разбить на две ячейки можно только объединенную ячейку. А самостоятельную, которая не была объединена – нельзя. НО как получить такую таблицу:
Давайте посмотрим на нее внимательнее, на листе Excel.
Черта разделяет не одну ячейку, а показывает границы двух ячеек. Ячейки выше «разделенной» и ниже объединены по строкам. Первый столбец, третий и четвертый в этой таблице состоят из одного столбца. Второй столбец – из двух.
Таким образом, чтобы разбить нужную ячейку на две части, необходимо объединить соседние ячейки. В нашем примере – сверху и снизу. Ту ячейку, которую нужно разделить, не объединяем.
Как разделить ячейку в Excel по диагонали?
Для решения данной задачи следует выполнить следующий порядок действий:
- Щелкаем правой кнопкой по ячейке и выбираем инструмент «Формат» (или комбинация горячих клавиш CTRL+1).
- На закладке «Граница» выбираем диагональ. Ее направление, тип линии, толщину, цвет.
- Жмем ОК.
Если нужно провести диагональ в большой ячейке, воспользуйтесь инструментом «Вставка».
На вкладке «Иллюстрации» выбираем «Фигуры». Раздел «Линии».
Проводим диагональ в нужном направлении.
Как сделать ячейки одинакового размера?
Преобразовать ячейки в один размер можно следующим образом:
Можно изменить ширину ячеек во всем листе. Для этого нужно выделить весь лист. Нажмем левой кнопкой мыши на пересечение названий строк и столбцов (или комбинация горячих клавиш CTRL+A).
Подведите курсор к названиям столбцов и добейтесь того, чтобы он принял вид крестика. Нажмите левую кнопку мыши и протяните границу, устанавливая размер столбца. Ячейки во всем листе станут одинаковыми.
Как разбить ячейку на строки?
В Excel можно сделать несколько строк из одной ячейки. Перечислены улицы в одну строку.
Нам нужно сделать несколько строк, чтобы каждая улица была написана в одной строке.
Выделяем ячейку. На вкладке «Выравнивание» нажимаем кнопку «Перенос текста».
Данные в ячейке автоматически распределятся по нескольким строкам.
Пробуйте, экспериментируйте. Устанавливайте наиболее удобные для своих читателей форматы.
Ячейка в Excel – это основной структурный элемент листа, куда Вы можете вводить данные и прочее содержимое. В рамках данного урока мы освоим основы работы с ячейками и их содержимым, чтобы производить вычисления, анализировать и систематизировать данные в Excel.
Основные сведения о ячейках в Excel
Каждый лист в Excel состоит из тысяч прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), в то время как строки обозначают числами (1, 2, 3).
Исходя из строки и столбца, каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. Например, C5 – это ячейка, которая находится на пересечении столбца С и строки 5. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя. Обратите внимание, что при выборе ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых она находится, становятся подсвеченными.
В Microsoft Office Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. В большинстве случаев адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным. Например, диапазон, который состоит из ячеек B1, B2, B3, B4 и B5, будет записан как B1:B5.
На рисунке ниже выделены два разных диапазона ячеек:
Если столбцы на листе обозначены числами вместо букв, необходимо изменить стиль ссылок в Excel, заданный по умолчанию. Для получения подробной информации обратитесь с уроку: Что такое стиль ссылок в Excel.
Выделение ячеек в Excel
Чтобы ввести данные или отредактировать содержимое ячейки, сначала ее нужно выделить.
- Щелкните по ячейке, чтобы выделить ее.
- Выбранная ячейка будет обозначена границами, а заголовки столбца и строки станут подсвеченными. Ячейка останется выделенной, пока Вы не выберите любую другую ячейку.
Вы также можете выделять ячейки при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре (клавиши управления курсором).
Выделение диапазона ячеек в Excel
При работе с Excel часто возникает необходимость выделить большую группу ячеек или диапазон.
- Нажмите на первую ячейку диапазона и, не отпуская кнопку, переместите мышь пока все прилегающие ячейки, которые вы хотите выбрать, не будут выделены.
- Отпустите кнопку мыши, требуемый диапазон будет выбран. Ячейки останутся выделенными, пока вы не выберите любую другую ячейку.
Читайте также: