Как навести порядок в 1с бухгалтерии
У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.
Что происходит в бухгалтерии, где нет порядка?
Наверное, кто-то хоть раз в жизни сталкивался с этой картиной: столы завалены горой документов, и их ТАК МНОГО, что даже прикасаться к ним не хочется, потому что внутри все сжимается от одной мысли о том, сколько времени придется потратить на их разбор.
- На компьютере – все файлы вперемешку, главный экран залеплен ярлычками так, что кажется, они сейчас вывалятся за монитор.
- В «1С» или в программе, где ведутся задачи, все пестрит краснотой и восклицательными знаками.
Но двигаться к тому, чтобы укротить этот хаос, нет никакого желания: ведь кажется, на это придется потратить целую вечность…
Но порядок того стоит. Поэтому, прежде чем наступит пора отчетов, которая окончательно похоронит ваш офис под тонной бумаг, файлов и писем, нужно запланировать генеральную уборку. И не простую, а по методике 5S — цикла из пяти шагов.
Результат применения этой технологии вам понравится – вы сможете навести полный порядок в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.
Шаг 1. Сортируем вещи
Во-первых, убираем лишние вещи. Начинаем делать по методу разрастающейся окружности: сначала убираем все лишнее в пределах «вытянутой руки»: с рабочего стола, на тумбочке, из-под ног (да, иногда что-то прячется и там). Далее расширяем зону: перетряхиваем содержимое ящиков стола и тумбочки, шкафов, и так, пока не будет охвачен весь кабинет.
Все вещи делим на три группы.
1. Вещи ежедневного пользования: бумаги, канцелярия, личные принадлежности, например, кружка и ложка.
2. Вещи, которые вы используете время от времени. Например, какая-нибудь полезная методичка, пакет свежих файлов, зонт, зимняя сменка и т.д.
3. Вещи, которые ни разу не использовались (зачем они здесь. )
Логично, что вещи из третьей группы надо выбросить. Если есть сомнения, то их можно сложить в один ящик и проверить его через месяц. Если то, что там лежит, все еще не пригодилось – смело вон.
Шаг 2. Наводим порядок
Теперь вернемся к первым двум группам вещей. Естественно, вещи из первой группы мы оставляем в пределах досягаемости. Можно проверить, удобно ли они вписываются в пространство сотрудника, или необходимы дополнительные органайзеры, полки, подставки с ящиками на стол?
Вещи из второй категории убираем дальше от рабочего стола. Для них было бы удобно придумать систему хранения: например, распределить их по ящикам с наклейками, наклеить указатели.
Все это стоит делать постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда дел по горло, поэтому распределить наведение порядка можно по следующей схеме: например, сначала зона рабочего стола, потом шкаф, потом подоконник, потом папки на компьютере и т.д.
Но прекращать создание порядка не стоит – все очень быстро зарастет обратно! Поэтому в идеале сделать график и следовать ему. А на пройденных участках – поддерживать порядок.
Первичка повсюду? Уберите архив…
…на чердак, в подвал или другой офис!
Это реально, если все скан-копии у вас под рукой, например – в базе «1С», благодаря чему все нужные документы по запросу можно собрать за 30 минут. Бумажные оригиналы понадобятся вам только в случае выездной проверки, а до тех пор к архивам можно даже не прикасаться.
Шаг 3. Поддерживаем чистоту
Общее рабочее пространство может быстро зарасти хламом, если не ввести договоренности с подчиненными и коллегами о порядке.
Можно объяснить на словах или создать регламент (что даже лучше, так как иногда будут прибывать новички): какие вещи где хранятся, как сортируются, от каких бумаг вы избавляетесь, а какие храните в архиве и по какому принципу.
А еще можно установить дежурства по кабинету.
Шаг 4. Стандартизируем правила
Когда регламент или внутренний стандарт заведен – не забываем доносить его до всех новоприбывших.
После можно сделать таблицу и распечатать ее или разместить в общем доступе для сотрудников. В этой таблице будет вестись график дежурств по уборке, отмечаться соблюдение внутреннего порядка или его нарушение.
Тем более что такая технология будет полезна не только на работе: так можно навести порядок в доме, в игрушках, в личных делах и т.д.
Шаг 5. Постоянный аудит
Чтобы раз наведенный такими усилиями порядок не нарушался, устанавливаем временные рамки, по истечении которых проводим аудит. Появились новые вещи, бумаги, папки на рабочем столе компьютера? Запускаем цикл снова!
При работе в программе 1С:Бухгалтерия предприятия часто совершаются ошибки. Это происходит либо случайно, либо по незнанию какой-либо особенности программы. Поэтому необходимо периодически проверять, верно ли мы ведем учет, не пропустили ли какую-либо операцию. Лучше делать это не раз в год, а почаще.
В помощь бухгалтеру в 1С есть удобная функция — экспресс-проверка ведения учета. Она быстро проверяет корректность учета.
Запустить проверку можно в любое время. Рассмотрим, как ее найти и как пользоваться.
Где находится экспресс-проверка
Зайдем в раздел «Отчеты» и в подразделе «Анализ учета» откроем пункт «Экспресс-проверка».
Настройки отчета
Перед формированием отчета укажем организацию и период проверки. Затем нажмем кнопку «Показать настройки».
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Откроется окно, где мы можем указать, что будем проверять. Можно включить все флажки, либо только некоторые.
Проверяется положение учетной политики, состояние бухгалтерского учета, операции по кассе, учет по НДС.
По нажатию на плюс откроется детальная информация по проверяемым параметрам.
Для запуска проверки нажмем «Выполнить проверку».
Результат проверки
После формирования отчета отобразится результат проверки.
Показывается, в каких разделах есть ошибки.
Нажав на плюс, можно посмотреть подробные сведения.
Мы видим, что по каждой ошибке указываются возможные причины. Самое главное — даются рекомендации для исправления ошибок.
Как сохранить вариант отчета
В ходе работы может потребоваться выполнять проверки с разными настройками. Для того чтобы каждый раз вручную не ставить флажки, настройки можно сохранить.
Для этого нажимаем кнопку «Сохранить настройки».
Вводим название и нажимаем «Сохранить». Таким образом сохраняем различные варианты.
В дальнейшем для выбора нужного варианта нажимаем «Выбрать настройки».
Не так давно мы провели для наших читателей вебинар, посвященный проверке правильности ведения учета в 1С: Бухгалтерии предприятия 8. Специально к этому мероприятию я подготовила перечень правил работы в 1С, которые должен соблюдать каждый бухгалтер. Но эта тема мне кажется очень актуальной, ведь за годы работы с клиентами я часто видела серьезные проблемы с базами 1С, которые можно предотвратить, выполняя совсем простые действия. Поэтому я решила поделиться с вами конспектом своего доклада и надеюсь, что полученные знания вы обязательно будете применять в своей работе.
1. Регулярно создавать копии информационных баз
Об этом всё время говорят специалисты 1С, все знают это правило, но, к сожалению, далеко не все его соблюдают. Жаль, если запоминать об обязательности регулярного копирования базы 1С приходится на основании своего горького опыта. Поверьте, те клиенты, которые хотя бы раз восстанавливали учет при утрате базы, навсегда запоминают, как важно это правило.
В каких случаях вам могут помочь копии базы:
- физической поломки компьютера/сервера;
- заражения вирусами;
- повреждения самой информационной базы 1С;
- «неожиданного» изменения данных в информационной базе (если вы вдруг обнаружили, что почему-то изменились данные прошлых периодов, есть возможность восстановить копию и сравнить информацию, найти причины расхождений).
Создавать копии можно разными способами: выгружать вручную (подробно о том, как это сделать, я рассказывала в статье «Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать») или использовать специальные программы для автоматического копирования. Но в данном случае необходимо помнить, что для того, чтобы защитить базу от вирусов и физической поломки компьютера, необходимо хранить копии базы на каком-то другом носителе, например, подключать внешний диск или флешку, выгружать базу и отключать диск. Однако каждый день действовать таким образом очень неудобно, поэтому лучший вариант – это подключить сервис 1С: Облачный архив. В этом случае, копии вашей базы будут создаваться автоматически и храниться за пределами вашей локальной сети – в облаке. В случае поломки или заражения вирусами, можно будет в любой момент восстановить копии с другого компьютера и начать работу. Если вы хотите узнать подробности о подключении данного сервиса, который также входит в состав комплексного договора на сопровождение 1С: ИТС, то заполните форму заявки, мы обязательно вам перезвоним и все подробно расскажем.
2. Устанавливать дату запрета редактирования
После того, как вы сдали отчетность, необходимо закрыть период для редактирования, чтобы предотвратить случайное изменение данных. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для этого необходимо перейти на вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».
Затем разворачиваем пункт «Регламентные операции», ставим галочку возле даты запрета изменения и нажимаем на ссылку «Настроить».
Указываем дату – последний день закрываемого периода.
3. Закрывать документы «крестиком»
Приобретите полезную привычку – закрывать документы «крестиком» в том случае, если вы открыли их просто посмотреть. Очень часто я сталкиваюсь с ситуацией, когда бухгалтер формирует ОСВ, разворачивает до карточки счета, чтобы узнать детальную информацию, открывает необходимый документ, чтобы посмотреть, а потом закрывает его по нажатию на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». В данном случае документ перепроводится, суммы в проводках могут измениться, последовательность проведения документов сбивается. А потом при закрытии очередного месяца бухгалтера ожидает сюрприз – программа в сентябре «хочет» перепровести все документы с января или даже с прошлого года. Чтобы такого не происходило, нужно обязательно устанавливать дату запрета редактирования и не перепроводить лишний раз документы без необходимости, а закрывать их просто «крестиком».
4. Не переименовывать элементы справочников и внимательно изменять их настройки
Почему этого нельзя делать или нужно делать очень аккуратно? Необходимо понимать, что внесенные изменения затронут весь период ведения учета в программе. Например, если вы изменили наименование контрагента, то во всех печатных формах, в том числе и более ранних документов, будет выводиться новое наименование. Чтобы этого не происходило, в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для изменения наименования есть специальная ссылка «История», где можно указать, с какой даты действует новое значение.
Также нужно помнить, что, например, изменение настроек справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» может привести к изменению финансовых итогов после закрытия месяца и данных в регламентированных отчетах. Об одной подобной ситуации, произошедшей у моих клиентов, я рассказывала в статье «Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?».
5. Регулярно обновлять информационные базы и анализировать изменения
Обновления программ 1С в настоящее время выпускаются достаточно часто, а устанавливать их нужно последовательно, поэтому нужно обязательно поддерживать ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период. Ведь может оказаться так, что вам будет срочно нужна новая отчетная форма, которые выходят с завидной регулярностью, а запущенная ситуация с обновлениями может сильно потрепать нервы. В том случае, если вы работаете в 1С через интернет или у вас заключен договор сопровождения с нашими партнерами, вам не нужно будет беспокоиться о данном вопроса. Если же вы самостоятельно обновляете свои базы, то, пожалуйста, уделяйте должное внимание данному серьезному вопросу.
Также будет полезным интересоваться итогами прошедшего обновления, ведь в программе постоянно появляются новые функции, меняются алгоритмы работы. Чтобы быть в курсе всех событий, можно перейти на вкладку «Администрирование», выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».
Развернуть ссылку «Результаты обновления программы» и выбрать пункт «Описание изменений программы».
6. Не дублировать записи в справочниках, пользоваться сервисом 1С: Контрагент
Бывает так, что, не найдя какого-то контрагента в справочнике, пользователи добавляют нового, хотя на самом деле искомый контрагент в базу уже внесен, но с какими-то ошибками в наименовании, ИНН или необходимые поля просто не заполнены. Также случается, что контрагенты задваиваются при загрузке выписок из банка по тем же причинам. В этом случае начинаются проблемы с зачетом авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, появляются проблемы с расчетом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН. Для того, чтобы предотвратить такие ситуации, я рекомендую пользоваться сервисом 1С: Контрагент, который автоматически заполнит всю необходимую информацию корректно, и регулярно следить за порядком в ваших справочниках.
8. Включить отображение счетов учета в настройках
По умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 отключено отображение счетов учета в документах. Но я считаю, что бухгалтер обязан «держать руку на пульсе» и постоянно контролировать корректность ввода первичных документов, не доверяя программе полностью заполнение таких важных реквизитов, как счета учета. Поэтому обязательно включаем отображение счетов учета в документах и следим за тем, чтобы материалы поступали на 10 счет, а не на 41-й. Для этого переходим на вкладку «Главное», пункт «Персональные настройки».
Ставим галочку «Показывать счета учета в документах».
9. Корректно использовать субсчета для 60-х счетов
Я уже много раз говорила о том, как важно корректно использовать счета учета авансов – 60.02 и 62.02, и как важно контролировать состояние взаиморасчетов на 60-х счетах. Сейчас я решила вынести этот пункт в отдельное правило, которое также необходимо соблюдать. Не стоит спорить с программой, пытаясь навязать ей своё мнение, что данные счета не нужны, вы все равно проиграете в этом споре, получив в ответ бардак в учете.
Подробно этот вопрос я разбирала в одном из своих видеоуроков «Как навести порядок на 60 счете в программах 1С»
10. Не изменять самостоятельно план счетов
В том случае, если вы решаете добавить свои счета в план счетов, то нужно быть готовым к тому, что это повлечет за собой определенные трудности. Например, один раз ко мне обратились со следующей проблемой: «Решили навести порядок в учете основных средств и добавили субсчета к счету 01 в соответствии с группами ОС, после этого перестала начисляться амортизация». При добавлении субсчетов к 20 счету возможны проблемы с закрытием месяца, а субсчета к ряду других счетов не попадут в баланс - актив и пассив не сойдутся.
Очень часто, вопрос можно решить другим способом, не изменяя план счетов, а если это все-таки потребуется, то необходимо обратиться к помощи специалистов, которые смогли бы оценить последствия и внести необходимые изменения, обеспечив корректную работу программы.
Этот вопрос также подробно я разбирала в своей статье «Добавление своих счетов и субсчетов - нужно ли это делать и какие могут быть последствия».
11. Минимизировать ручные проводки и корректировки
Я всё время призываю максимально отказаться от ручных операций и корректировок движений документов. В настоящее время учет в 1С: Бухгалтерии 8 автоматизирован достаточно хорошо и необходимость в ручных проводках возникает не так часто.
Дело в том, что далеко не всегда самостоятельно можно сделать проводки корректно, например, на картинке ниже приведена попытка ручной операцией закрыть авансы поставщику, но третье субконто («Документы расчетов») не заполнено. Такая корректировка может только усугубить ситуацию с взаиморасчетами, а никак не разрешить её.
12. Корректно сторнировать документы
Для того, чтобы отсторнировать движения документа, необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа».
Ни в коем случае нельзя просто формировать проводки вручную, ведь помимо записей по бухгалтерским счетам, программа отражает информацию в различных регистрах, необходимых, например, для расчета НДС. Если же вы сторнируете не весь документ, а исправляете что-то вручную, то исправления также нужно делать и для всех остальных регистров.
13. Использовать сервис 1С: Отчетность
Это правило носит скорее рекомендательный характер, просто хочу поделиться выводами из своего личного опыта и немного рассказать о том, чем именно этот сервис удобен. Итак, в чем же самые ощутимые плюсы 1С: Отчетности для бухгалтера?
Нет необходимости выгружать и загружать отчеты в другие программы – в том случае, если вы используете сторонние программы для отправки отчетности, то всегда нужно сделать за актуальностью двух программ: своевременно их обновлять, контролировать корректность реквизитов организации, а также желательно следить, чтобы данные «не потерялись» при выгрузке-загрузке и отчет содержал последние значения.
Оперативное получение информации из контролирующих органов об изменении статусов отчетов и поступивших требованиях - не выходя из программы есть возможно оперативно видеть изменение статуса отчета, быстро узнать о его приеме или возврате с ошибками, также есть возможность получать требования от контролирующих органов и сразу отвечать на них.
Всегда легко можно найти последнюю версию отчета, которая действительно была отправлена – вот это очень важный пункт! Ведь бывают такие ситуации, когда в попытках, наконец, собрать информацию в итоговый отчет создается несколько копий одной формы, данные меняются, сохраняются, а потом очень сложно найти тот вариант, который действительно был отправлен. А особенно актуальным это становится в том случае, если необходимо подготовить корректирующий документ. Приходится долго и нудно сверять информацию вручную, тратя драгоценные минуты рабочего времени. Если же вы отправляете отчеты напрямую из 1С, напротив искомого варианта будет указано, что отчет сдан, долгие поиски не потребуются.
Очень часто бухгалтеру требуется иметь «под рукой» данные из разных разделов в одном месте. Переключение по разделам, выбор нужного справочника или журнала может занимать довольно много времени, которое у бухгалтера — «на вес золота».
В этой статье мы покажем особую команду 1С — Избранное , которая позволит сохранить все нужные данные в одном месте и упростить бухгалтеру жизнь.
Отбор объектов в Избранное
Избранное — это данные, специально отобранные пользователем для быстрого перехода к тем или иным разделам 1С, справочникам и документам. Выбранные объекты помечаются желтой звездочкой.
Самый простой способ поместить объект в Избранное – это нажать мышкой на звездочку рядом с его наименованием в форме объекта или с помощью сочетания клавиш Ctrl + D.
Можно поместить объект в Избранное прямо из раздела, не заходя в форму. Для этого нужно навести указатель мышки в начало строки объекта: «звездочка» показывается только при подведении указателя мыши к строке данных.
Настройка Панели избранного
Панель избранного – форма, где показываются объекты, специально отобранные пользователем. Она выполнена по аналогии с избранными ссылками веб-браузера. Здесь сохраняются навигационные ссылки, которые бухгалтер пометил для быстрого доступа.
Панель избранного настраивается каждым пользователем «под себя».
Рассмотрим пример настройки Панели избранного для расчетчика зарплаты.
Расчетчик зарплаты может настроить «под себя» Панель избранного , например, следующим образом.
В быстром доступе находятся все необходимые данные: по физическим лицам, сотрудникам, начислениям и выплатам зарплаты, отчеты по контролю зарплаты и уплаты налогов (взносов) и Универсальный отчет для более глубокой проверки данных по зарплатным регистрам.
Открыть Панель избранного можно через Панель Инструментов по значку «звездочка» в верхнем левом углу программы.
В форме Панели избранного могут быть выполнены действия:
- открытие избранных;
- упорядочивание избранных;
- изменение названия избранных;
- установка важности избранных;
- удаление из избранных.
Открытие Избранных
По ссылке в Панели избранного открывается форма Избранного : отчета, обработки, справочника, журнала или документа.
Для этого достаточно щелкнуть мышью на избранную ссылку.
Упорядочивание Избранных
Избранные объекты можно расположить в удобном для работы порядке. Например, сначала списка справочники, потом начисления, выплаты и т.д. Расположенные по порядку объекты помогают бухгалтеру идти последовательно по тем действиям, что еще не выполнены.
Для упорядочивания списка Избранных по строке избранного в контекстном меню следует выбрать команды Переместить вниз или Переместить вверх . Или использовать комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+UP (вверх) или CTRL+SHIFT+DOWN (вниз).
Контекстное меню вызывается правой кнопкой мышки по выбранной ссылке на Панели избранного .
Для изменения порядка расположения Избранных можно также перетаскивать объекты выше или ниже с помощью мыши.
Изменение названия Избранных
Изменить названия Избранного можно прямо в списке избранных. Для этого нужно навести указатель мышки на объект, тогда в выделенной строке справа появляется «карандашик» для редактирования.
Для изменения наименования нужно просто ввести новое название.
Изменим наименование отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету в списке избранных на название ОСВ по счету 70.
Для изменения наименования вызовем редактор строки, нажав на «карандашик» и введем новое название отчета ОСВ по счету 70.
Для изменения наименования также можно использовать «горячие клавиши» 1С. Чтобы переименовать элемент в списке нажмите клавишу F2.
Установка важности Избранных
Избранные с установленным признаком важности показываются в верхней части списка избранного и выделяются жирным шрифтом.
Для установки или снятия признака важности по строке избранного следует просто щелкнуть мышью в пиктограмму перед наименованием элемента. Если признак важности не был установлен, то он устанавливается, если был — то снимается.
Удаление из Избранных
Удалить Избранное из списка избранных можно по кнопке удаления («крестик») справа от избранного.
Удалим из списка избранных Банковские выписки .
Для удаления воспользуемся кнопкой удаления «крестик».
Поиск в Избранном
Для быстрого поиска нужного объекта в большом списке избранных удобно использовать команду Поиск в правом верхнем углу Панели Избранных или комбинацию клавиш CTRL + F.
В поле поиска начните ввод названия искомого объекта. Программа выполнит отбор по заданному названию. В списке избранного отобразятся только те элементы, в представлении которых содержится введенная строка. Найденные подстроки подсвечиваются.
Для завершения поиска и возврата к полному списку Избранного следует очистить строку поиска.
Ответы на вопросы
Предлагаем ответы на блиц-вопросы, чтобы закрепить и дополнить данный материал.
Вызвать список Избранных можно из любого места программы или существуют какие-то ограничения?
Ограничений нет. Где бы вы ни находились в 1С, вам всегда будет доступна Панель избранного .
Я правильно понимаю, что если я настраиваю список Избранного , то мой список автоматически виден всем остальным пользователям, работающим в 1С?
Нет. Каждый пользователь настраивает СВОЙ список Избранного , который виден только ему. В этом и состоит удобство этого инструмента!
Может ли другой пользователь изменить мои настройки Избранного ?
Только в том случае, если он зайдет в 1С под вашим логином.
Кто может работать со списком Избранного ?
ВСЕ пользователи 1С. Даже те, у кого установлены права Только просмотр.
Можно ли скопировать список Избранного от одного пользователя другому?
Можно. Это делается через форму копирование настроек: раздел Администрирование – Настройки программы – Настройки пользователей и прав – Копирование настроек .
Для копирования настроек Избранного необходимо в Отдельных настройках перейти на вкладку Прочие настройки и установить флажок Избранное .
А печатные формы можно поместить в Панель избранного ?
Нет. Для печатных форм и для сформированных отчетов не поддерживается получение ссылок, и они не могут быть помещены в Избранное . Сохраняйте их в файл на диске и прикрепляйте к документам и справочникам.
А можно расположить Избранное в другом месте — не сверху, а сбоку?
Можно. Вам в помощь Редактор панелей : кнопка Главное меню – Вид – Настройка панелей .
Избранное входит в команды Панели Инструментов , с которой работает Редактор панелей :
Расположим панель инструментов с командой Избранное слева, а панель разделов сверху, используя редактор панелей.
Откройте Редактор панелей : кнопка Главное меню – Вид – Настройка панелей . Стандартный вид расположения панелей в 1С.
Перетащите мышкой Панель разделов и Панель инструментов , как показано на рисунке.
Результат выполненной настройки.
Вы всегда можете сами настраивать внешний вид программы.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Отсутствие порядка в программе может негативно сказаться на работе системы.
О том, как настроить 1С, чтобы она дала максимальный результат для Вашего бизнеса, и стала эффективным инструментом управления, рассказано в разных разделах данного ресурса. Однако для того, чтобы 1С работала продуктивно, в программе должен быть наведен порядок. Причем, это касается не только порядка при установке, конфигурировании или программировании 1С. Много зависит от дисциплины пользователей и регламентации работы с базой.
Очень часто хаотичный порядок работы разных сотрудников и отсутствие общих подходов приводит к тому, что классификаторы принимают такую замысловатую архитектуру, что вычистить 1С не представляется возможным. Столько вводится ненужных, дублирующих или даже некорректных данных, что даже при помощи самых интеллектуальных утилит и алгоритмов это проблематично. Потому большое внимание стоит уделить именно организационной части вопроса.
Основные причины запущенности.
Как правило запущенность базы возникает в следствие нескольких причин причин.
На предприятии существует ряд отделов, использующих 1С: их сотрудники вводят информацию, формируют отчеты, поднимают данные за периоды, - и каждое из них руководствуется своим порядком при работе с программой. При этом разные подразделения могут считать важным внесение в базу именно своих специфических характеристик. А другой отдел считает, что то в то же самое поле должна вводиться совсем другая информация. Актуальная для него.
Чтобы открыто не конфликтовать, кто-то должен создавать дополнительные разделы, вводить туда свои данные. Как минимум это приводит к тому, что разобраться и найти нужное в этом разветвлении таблиц стороннему работнику - тому же аналитику или управленцу - становится архисложно.
А бывает, что при установке программы закладывался порядок обработки данных 1С по значению определенных полей. И поля эти должны отображать совершенно четкие характеристики, вводимые конкретным подразделением. Тогда путаница может вылиться в некорректное предоставление отчетов, неверность данных, сбои программы и т.д.
Еще одной причиной является непродуманность классификатора индивидуально под предприятие. Сотрудникам самим приходится придумывать, как отобразить информацию, исходя из специфики. Не всегда это делается грамотно Что также не добавляет порядка в базе 1С и в программе в целом.
Не сбрасываем со счетов и общий уровень подготовки персонала. К нарушению порядка в программе приводят, пробелы в знаниях некоторых работников, которые не в силах предусмотреть никакой специалист при установке 1С.
Регламентация работы с 1С должна уберечь от многих ошибок.
Исходя из всего этого, можно заключить, что для наведения порядка в 1С необходимо разработать четкий регламент и указания по ведению разных разделов программы, ввода данных, отображению информации и так далее. Понятные и исчерпывающие инструкции в этом вопросе отнюдь не станут еще одной лишней бумажкой. Наоборот позволят самой программе работать без сбоев, а сотрудникам облегчат общение с ней.
Еще лучше, если контролем этого вопроса будет заниматься специальный орган компании, или как минимум отдельный сотрудник. Во-первых они смогут административно влиять на персонал. А во-вторых, в случае разовых ошибок или спорных ситуаций разрешать ситуацию.
Мною разработаны многие программные утилиты для исправления случайных или периодических ошибок в 1С и наведения порядка. Но если ошибки будут иметь системный характер, то сделать это будет значительно труднее.
Читайте также: