1с документооборот корп это
«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.
Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.
«1C:Документооборот 8»: что это такое?
«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.
Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.
«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.
Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»
Какие задачи решает автоматизация документооборота?
Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:
- систематизировать поток деловой документации;
- обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
- сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
- автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
- существенно ускорить процесс согласования договоров;
- ускорить время принятия управленческих решений;
- организовать качественную работу сотрудников с документами;
- снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
- создать единую базу документов с быстрым поиском;
- контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
- обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
- вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.
Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?
Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.
Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.
Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:
Преимущества СЭД «1С:Документооборот»
- Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
- Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
- Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
- Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
- Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
- Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».
В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
Возможности программы «1С:Документооборот 8»
В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.
Управление проектами
Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).
Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот
Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.
Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот
Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.
Совместная работа сотрудников
«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.
Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»
Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).
Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»
Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.
Контроль задач
Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.
Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот
В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)
Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»
Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.
Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД
Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД
В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.
-
Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.
Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»
Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»
Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД
Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.
Управление правами доступа
В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.
Поиск документов и штрихкодирование
В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.
Учет входящей и исходящей корреспонденции
Электронная подпись
Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).
Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»
Договорные документы
В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.
Встроенная почта
С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).
Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД
Мобильное приложение
Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»
Версии программы «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:
- «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
- «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
- « 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
- «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.
На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.
Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП
Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:
- Учет данных в разрезе проекта
- Многосторонние договора
- Множественные состояния документов
- Штрихкодирование документов и файлов
- Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
- Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
- Печать регистрационного штампа
- Учет этапа обработки документов
- Принятие задач к исполнению
- Настройка и использование условий маршрутизации
- Периодические бизнес-процессы
- Учет и использование графиков работы
- Иерархия и остановка бизнес-процессов
- Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
- Категоризация данных
- Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.
Подведем итоги
«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.
У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.
«1С:Документооборот 8 КОРП» ориентирован на средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Основные возможности конфигурации:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
- поддержка сложных процедур согласования: параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
- автоматизация совместной работы пользователей с использованием процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, поручение, ознакомление, приглашение, а также составных процессов обработки документов;
- гибкая настройка маршрутизации процессов с использованием условий;
- автоматический запуск любых процессов по расписанию;
- контроль исполнения поручений;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- просмотр и редактирование файлов, сохранение версий изменения файлов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- использование сертифицированных механизмов ЭП для подписания документов и файлов;
- учет и контроль передачи бумажных документов контрагентам и сотрудникам;
- использование настраиваемых связей между документами, как односторонних, так и двухсторонних;
- возможность добавлять реквизиты документов в пользовательском режиме;
- поддержка бумажного документооборота: ведение номенклатуры дел, распределение документов по делам, ведение архива организации;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников;
- штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
- присвоение документам и файлам различных тематических категорий, основанное на анализе их содержания;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- загрузка файлов со сканера, в том числе с использованием потокового сканирования с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- ведение рабочего календаря пользователя;
- учет мероприятий, начиная от планирования мероприятия, протоколирования и заканчивая контролем исполнения решений;
- учет проектов: от расчета планов проекта до контроля сроков исполнения проектов;
- онлайн и оффлайн обмен данными с типовыми конфигурациями линейки «1С:Предприятие 8»;
- работа с мобильными устройствами.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству: ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.
«1С:Документооборот 8 КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Сравнение версий 1С:Документооборота 8
Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений.
- «1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
- «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
- «1С:Документооборот 8 для государственных учреждений» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных (муниципальных) учреждений и органов государственного управления со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Сравнение функционала
В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений.
Лицензирование
Внимание! Для масштабирования и расширения количества рабочих мест Вы можете приобрести дополнительные лицензии.
Описание функционала
«1С:Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1С:Документооборот 8 КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации «Документооборот КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».
Учет договоров
В «1С:Документообороте 8 КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».
Сканирование
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «Рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа «1С:Документооборота 8 КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров — другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:
- «Управление производственным предприятием», 1.3.6;
- «Управление торговлей», 11.0.6;
- «Бухгалтерия предприятия», 2.0.15;
- «Управление нашей фирмой», 1.2.2.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.1»:
- «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.0;
- «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.2;
- «Управление торговлей», редакция 10.
Веб-сервисы работы с файлами
«1С:Документооборот 8 КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «1С:Документооборотом 8 КОРП» и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе «1С:Предприятие 8.2») осуществляется при помощи веб-сервисов.
Публикации и статьи
Особенности лицензирования
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП» обеспечивает работу прикладного решения на одном рабочем месте в один момент времени.
Для работы в многопользовательском режиме необходимо наличие у пользователей клиентских лицензий «1С:Предприятие 8».
Для работы в клиент-серверном режиме необходимо наличие у пользователей лицензий на сервер «1С:Предприятие 8».
1С:Документооборот КОРП – современная ECM-система для автоматизации документооборота. Обеспечивает полный цикл обработки документов и позволяет управлять деловыми процессами.
Уникальные возможности 1С:Документооборот КОРП
Получить сравнение версий 1С:Документооборот ПРОФ И КОРП
1С Документооборот цена
«1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом
В комплекте с «1С:ERP Управление предприятием 2» система «1С:Документооборот 8 КОРП» не только дает возможность упорядочить и привести в систему всю документацию предприятия, но и поможет повысить контроль исполнительской дисциплины, наладить эффективное взаимодействие сотрудников всех подразделений, ускорит согласование договоров и других документов.
Программные продукты тесно интегрированы между собой и работают как цельная система, используя общие данные и единый интерфейс.
Профессионально внедрим 1С:Документооборот. Адаптируем функциональность платформы под ваши бизнес-процессы
Если организации требуется больше 500 одновременных сеансов работы и сервер с более чем 12 ядрами, потребуется использовать функционал версии КОРП
- 1C:ERP
- 1C:Управление торговлей 11
- 1С:Комплексная автоматизация 2.0
- 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0
- 1С:Управление производственным предприятием 1.3
- 1С:Управление торговлей 10
- 1С:Комплексная автоматизация 1.0
- 1С:Бухгалтерия 2.0
- 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5
- 1С:Управление небольшой фирмой
Настройка и внедрение 1С:Документооборот
Обследование - аудит бизнес-процессов
Перед началов настройки 1С Документооборот мы проводим обследование процессов на предприятии в части документооборота:
- изучаем структуру и взаимосвязи будущих пользователей, подразделений
- анализируем информационные потоки внутри компании
- описываем существующие процессы и решаемые задачи “как есть” и “как должно быть”
- создаем отчет по результатам обследования
Пользователи 1С Документооборот
Для определения ролей каждого пользователя в 1С:Документооборот и построения маршрутов согласования документов необходимо нарисовать структуру организации. Схема может быть нарисована «от руки» или в любом графическом редакторе в формате иерархической диаграммы. Главное - показать состав, подчиненность и связи структурных единиц, чтобы определить основных участников процессов в 1С Документооборот, чтобы настроить шаблоны процессов.
Создаем шаблоны документов
Определяем виды документов, с которыми работают в вашей компании. У каждого подразделения они свои. Они могут быть внутренними, входящими и исходящими. Составляем общий список для каждого подразделения и типовой формат каждого документа, который включает необходимые данные, например, адрес контрагента. Это поможет создать шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод и человеческий фактор, значительно сократив количество ошибок Настройка 1С:Документооборот по вашим готовым шаблонам документов позволит сотрудникам вносить в документы только изменяемую часть. Например, в коммерческом предложении менеджер изменяет только реквизиты клиента, а сам текст и структура документа идет без изменений и проверять и согласовывать каждый раз документ для каждого клиента не требуется.
Создаем шаблоны процессов
После того, как мы определили организационную структуру вашей компании и типы документов, с которыми работают ваши подразделения, определяем определяем кто и какие действия может делать с теми или иными документами. Другими словам, определяем маршрут движения и согласования документов (например, согласование договоров). Прописываем кто создает тот или иной документ, кто редактирует, кто согласовывает, кто подписывает, а кто может только читать документы, без возможности редактирования. Например, маршруты - поручение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, обработка входящих и исходящих документов, комплексные процессы. Благодаря верно настроенным маршрутам документов у каждого сотрудника будет формироваться соответствующая задача автоматически. В списке документов будет видно на каком этапе тот или иной документов.
Настраиваем права в 1С Документооборот
Для того, чтобы 1С:Документооборот работал по бизнес-процессам вашей компании важно распределить права доступа к документам и к возможностям для каждого сотрудника. Например, юрист должен создавать и редактировать договора, руководитель редактировать и согласовывать. Генеральный директор подписывать. А менеджер по продажам только читать итоговый документ.
Тестируем настройки в 1С:Документооборот
Когда основные настройки завершены проводим тестирование процессов в 1С:Документооборот. Для этого обычно проводится два вида тестирования: ручное и нагрузочное.
Ручное тестирование включает в себя подключение в 1С:Документооборот от разных пользователей и проведение документов по маршрутам. Данное тестирование может занимать несколько дней и зависит от количество ролей пользователей, документов и маршрутов документов. Важно проверить и автоматические переходы документов в зависимости от сроков указанных в маршрутах документов.
Нагрузочное тестирование обычно проводится для средних и крупных предприятий, чтобы проверить не только корректность, но и скорость работы 1С:Документооборот. Нагрузочное тестирование настраивается и запускается в конфигураторе. Это тестирование проходит автоматически и выявляет все ошибки при работе с базой.
1С:Документооборот КОРП – современная ECM-система для автоматизации документооборота. Обеспечивает полный цикл обработки документов и позволяет управлять деловыми процессами.
Уникальные возможности 1С:Документооборот КОРП
Получить сравнение версий 1С:Документооборот ПРОФ И КОРП
1С Документооборот цена
«1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом
В комплекте с «1С:ERP Управление предприятием 2» система «1С:Документооборот 8 КОРП» не только дает возможность упорядочить и привести в систему всю документацию предприятия, но и поможет повысить контроль исполнительской дисциплины, наладить эффективное взаимодействие сотрудников всех подразделений, ускорит согласование договоров и других документов.
Программные продукты тесно интегрированы между собой и работают как цельная система, используя общие данные и единый интерфейс.
Профессионально внедрим 1С:Документооборот. Адаптируем функциональность платформы под ваши бизнес-процессы
Если организации требуется больше 500 одновременных сеансов работы и сервер с более чем 12 ядрами, потребуется использовать функционал версии КОРП
- 1C:ERP
- 1C:Управление торговлей 11
- 1С:Комплексная автоматизация 2.0
- 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1С:Зарплата и управление персоналом 3.0
- 1С:Управление производственным предприятием 1.3
- 1С:Управление торговлей 10
- 1С:Комплексная автоматизация 1.0
- 1С:Бухгалтерия 2.0
- 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5
- 1С:Управление небольшой фирмой
Настройка и внедрение 1С:Документооборот
Обследование - аудит бизнес-процессов
Перед началов настройки 1С Документооборот мы проводим обследование процессов на предприятии в части документооборота:
- изучаем структуру и взаимосвязи будущих пользователей, подразделений
- анализируем информационные потоки внутри компании
- описываем существующие процессы и решаемые задачи “как есть” и “как должно быть”
- создаем отчет по результатам обследования
Пользователи 1С Документооборот
Для определения ролей каждого пользователя в 1С:Документооборот и построения маршрутов согласования документов необходимо нарисовать структуру организации. Схема может быть нарисована «от руки» или в любом графическом редакторе в формате иерархической диаграммы. Главное - показать состав, подчиненность и связи структурных единиц, чтобы определить основных участников процессов в 1С Документооборот, чтобы настроить шаблоны процессов.
Создаем шаблоны документов
Определяем виды документов, с которыми работают в вашей компании. У каждого подразделения они свои. Они могут быть внутренними, входящими и исходящими. Составляем общий список для каждого подразделения и типовой формат каждого документа, который включает необходимые данные, например, адрес контрагента. Это поможет создать шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод и человеческий фактор, значительно сократив количество ошибок Настройка 1С:Документооборот по вашим готовым шаблонам документов позволит сотрудникам вносить в документы только изменяемую часть. Например, в коммерческом предложении менеджер изменяет только реквизиты клиента, а сам текст и структура документа идет без изменений и проверять и согласовывать каждый раз документ для каждого клиента не требуется.
Создаем шаблоны процессов
После того, как мы определили организационную структуру вашей компании и типы документов, с которыми работают ваши подразделения, определяем определяем кто и какие действия может делать с теми или иными документами. Другими словам, определяем маршрут движения и согласования документов (например, согласование договоров). Прописываем кто создает тот или иной документ, кто редактирует, кто согласовывает, кто подписывает, а кто может только читать документы, без возможности редактирования. Например, маршруты - поручение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, обработка входящих и исходящих документов, комплексные процессы. Благодаря верно настроенным маршрутам документов у каждого сотрудника будет формироваться соответствующая задача автоматически. В списке документов будет видно на каком этапе тот или иной документов.
Настраиваем права в 1С Документооборот
Для того, чтобы 1С:Документооборот работал по бизнес-процессам вашей компании важно распределить права доступа к документам и к возможностям для каждого сотрудника. Например, юрист должен создавать и редактировать договора, руководитель редактировать и согласовывать. Генеральный директор подписывать. А менеджер по продажам только читать итоговый документ.
Тестируем настройки в 1С:Документооборот
Когда основные настройки завершены проводим тестирование процессов в 1С:Документооборот. Для этого обычно проводится два вида тестирования: ручное и нагрузочное.
Ручное тестирование включает в себя подключение в 1С:Документооборот от разных пользователей и проведение документов по маршрутам. Данное тестирование может занимать несколько дней и зависит от количество ролей пользователей, документов и маршрутов документов. Важно проверить и автоматические переходы документов в зависимости от сроков указанных в маршрутах документов.
Нагрузочное тестирование обычно проводится для средних и крупных предприятий, чтобы проверить не только корректность, но и скорость работы 1С:Документооборот. Нагрузочное тестирование настраивается и запускается в конфигураторе. Это тестирование проходит автоматически и выявляет все ошибки при работе с базой.
Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы электронного документооборота крупного холдинга предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении системы «1С:Документооборот 8», но холдингу нужно будет купить программную версию КОРП, а монокомпании - версию ПРОФ.
Универсальный инструмент для целей построения СЭД на предприятиях любого масштаба фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management).
Автоматизация на базе «1С:Документооборота 8» помимо работы непосредственно с документами помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.
Функционал «1С:Документооборота» дает возможность:
- Централизовано и безопасно хранить документы;
- Регистрировать входящие и исходящие документы;
- Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
- Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
- Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
- Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
- Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8
- «1С:Документооборот 8 КОРП» для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
- «1С:Документооборот государственного учреждения» для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
- «1С:Документооборот 8 ПРОФ» для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
- «1С:Document Management» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.
Программа «1С:Документооборот» не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере «1С:Документооборот КОРП».
Функциональные возможности 1С:Документооборот 8
Учет корреспонденции, входящей и исходящей
Внутренний документооборот
Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.
Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов
На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).
Поиск информации, штрихкодирование
Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:
- Поиск по реквизитам;
- Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
- Полнотекстовый поиск;
- Поиск бумажных документов по штрих-кодам.
«1С:Документооборот» поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.
Электронные подписи
В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.
Рис.2 Электронные подписи
Договорные документы и все, что с ними связано
- Согласование договоров;
- Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
- Контроль жизненного цикла договора;
- Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.
Рис.3 Договорные документы
Рис.4 Договорные документы
Работа с файлами
Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.
Рис.5 Работа с файлами
Встроенная почта
Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ и DM.
Рис.6 Встроенная почта
Бизнес-процессы и задачи
Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:ДО включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.
Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:
На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.
Рис.7 Комплексные кросс-функциональные процессы
Рис.8 Схема комплексного процесса
Управление проектами
Данный блок 1С:ДО необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП, ДГУ и DM.
Читайте также: