Как начислить аванс в 1с комплексная автоматизация
В периоды нестабильности у всех компаний возникают дополнительные вопросы с авансами сотрудникам. Рассказываем, как рассчитать и выплатить аванс по заработной плате в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0)
Аванс по зарплате
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
При определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное сотрудником время (фактически выполненную работу) (письмо Минтруда России от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660). Не платить аванс работодатель не имеет права даже при наличии заявления от сотрудника или соответствующей статьи в трудовом и коллективном договоре.
Если день выплаты аванса совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, его необходимо выплатить накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Невыполнение этих требований работодателем влечет за собой привлечение его к ответственности.
В программе реализовано два способа расчета аванса:
- фиксированной суммой;
- процентом от начислений, назначенных сотруднику в плановом порядке.
Порядок выплаты аванса может быть задан как для всей организации (порядок выплаты будет одинаковый для всех сотрудников организации), так и индивидуально для каждого сотрудника. Выбор производится в настройках учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) на закладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса. В настройках по умолчанию указано, что размер аванса Общий для всех сотрудников и расчет аванса производится Процентом от оклада в размере 40% (рис. 1).
Если порядок выплаты аванса у сотрудников отличается, установите переключатель в положение Устанавливается индивидуально каждому сотруднику, тогда способ расчета и размер аванса можно будет задать индивидуально для каждого сотрудника документами учета кадров: Прием на работу, Кадровый перевод (раздел Зарплата и кадры - Кадровые документы). При указании способа расчета аванса Фиксированной суммой размер аванса указывается в рублях, при указании способа расчета Процентом от оклада - в процентах.
В программе сохраняется история изменения аванса сотрудника. Актуальную информацию об авансе сотрудника можно посмотреть в его карточке (раздел Зарплата и кадры - Сотрудники) в поле Аванс (доступно только при индивидуальном порядке выплаты аванса) (рис. 2).
Расчет и выплата аванса
Расчет и выплата аванса по заработной плате производится с помощью документов выплаты: Ведомость в кассу (раздел Зарплата и кадры - Ведомости в кассу) (рис. 3) или Ведомость в банк (раздел Зарплата и кадры - Ведомости в банк). В указанных документах в поле Вид выплаты необходимо указать характер выплаты Аванс, установив переключатель в соответствующее положение.
Указанное значение используется для автоматического заполнения табличной части документа и расчета сумм к выплате. При нажатии на кнопку Заполнить заполнение документа производится автоматически по всем сотрудникам организации, которым задан аванс. Причем сумма аванса к выплате рассчитывается без учета отработанного времени. Аванс выплачивается ровно в таком размере указанном в ведомости. Причем способ расчета Процентом от тарифа подразумевает собой расчет аванса процентом от всех начислений, назначенных сотруднику в плановом порядке.
В зависимости от того, как выплачивается аванс сотруднику (через кассу или через банк), подробные действия по выплате рассматриваются в статьях:
В соответствии с российским законодательством, заработная плата работникам должна выплачиваться не менее одного раза за полмесяца. С этой целью в программах 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предусмотрен порядок начисления и выплаты аванса и заработной платы. Программы обеспечивают поддержку трёх способов начисления аванса, среди которых:
- фиксированная сумма;
- процент от тарифа;
- расчёт за первые полмесяца.
Порядок начисления аванса устанавливается в документе «Приём на работу» непосредственно для сотрудника, а не для физического лица. Это значит, что физическое лицо может одновременно занимать основную должность и работать по совместительству, при том, что, по каждому виду деятельности у него могут быть указаны различные виды аванса.
Начисление и выплата аванса в 1С
Для всех вариантов начисления заранее нужно указать даты выплат аванса и зарплаты. Для этого из раздела настроек необходимо перейти по гиперссылке «Реквизиты организации»:
Откроется следующая вкладка:
Нажимаем на последнюю вкладку и переходим по гиперссылке, как это показано на рисунке:
После установки даты выплат аванса «создаём» нового работника в справочнике «Сотрудники»:
После нажатия кнопки «Создать» можно увидеть следующее:
В появившуюся форму заносим всю необходимую информацию, а потом создаём документ «Прием на работу»:
В появившемся окне также указываем все необходимые сведения:
Затем переходим во вкладку «Оплата труда» и в отобразившейся форме выбираем способ расчёта аванса:
Программа автоматически устанавливает в качестве варианта расчёта «Расчёт за первую половину месяца». При необходимости его можно заменить на другие имеющиеся варианты:
После принятия нового сотрудника, а также указания и сохранения по нему всех данных, необходимо сформировать документы, учитывающие рабочее время.
Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!
- Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
- Выезд специалиста на следующий день
- 24/7 принимаем ваши заявки
В качестве примера возьмём вариант расчёта аванса за первые полмесяца и сформируем документы учёта времени работы, разбивая их по 15 дней. Сделать это возможно с помощью документа «Табель»:
Кликнув в списке на кнопку «Создать» создаём новый документ:
Меняем «Данные за» на вид «Первая половина месяца»:
Далее, нажав на кнопку «Заполнить», автоматически сформируется рабочее время работников в соответствии с рабочим календарём и графиком работы. Важно: на предприятии должны быть заполнены и актуализированы все графики работы.
Начинаем начислять аванс. Для начала в разделе «Зарплата» создаём новый документ, как это показано на рисунке:
Выбираем месяц начисления и кликаем на «Заполнить», в результате чего автоматически сформируется документ:
Фактически, начисление аванса этом этапе заканчивается, далее остаётся только выплатить его сотрудникам.
Уплату аванса осуществим с помощью документа «Ведомость перечислений на счета». Если выплата происходит через кассу, то выбираем документ «Ведомость в кассу», а если на банковский счёт, то «Ведомость в банк».
Каждому сотруднику необходимо указать вид выдачи заработной платы. Сделать это можно, перейдя по гиперссылке из карточки, как это показано на картинке:
Устанавливаем галочку в нужной графе и вводим номер лицевого счёта работника:
Когда все необходимые настройки будут выполнены, создаём документ «Ведомость перечислений на счета»:
Используя кнопку «Создать», формируем новую ведомость. В строке «Месяц выплаты» указываем текущий месяц, а в пункте и «Выплачивать» выбираем «Аванс»:
С помощью нажатия на кнопку «Заполнить» происходит заполнение ведомости только теми сотрудниками, у которых был указан вариант перечисления аванса на банковский счёт.
Под реквизитом «Выплачивать» можно настроить долю выплаты процентов начисления, которыми будет заполняться ведомость. Для создания ведомости на выплату аванса необходимо указать100%:
Если в организации помимо стандартных вариантов начислений есть и другие, то нужно их настроить так, чтобы и они включались в расчёт аванса:
В появившемся списке начислений выбираем необходимое:
В заключении, напротив самой нижней строки устанавливаем галочку в пункте «Начисляется при расчёте первой половины месяца»:
Таким образом, мы рассмотрели все нужные настройки и требуемые для этого документы, чтобы рассчитать аванс сотруднику в 1С, используя для этого расчёт за первые полмесяца.
Кроме данного варианта расчёта, очень часто используется расчёт фиксированной суммой, при применении которого не нужно создавать дополнительные документы по указанию рабочего времени и начисления аванса. Здесь сразу создаётся документ выплаты.
Остались вопросы по начислению и выплатам аванса в 1С? Закажите консультацию наших специалистов!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Программа 1С: Комплексная автоматизация 2 имеет функционал по начислению заработной платы. От того, какие настройки включены в программе, зависят доступные пользователю начисления и ее интерфейс. Поэтому перед началом работы с блоком Зарплата , произведите необходимые настройки программы.
Настройка расчета зарплаты и начислений
Основные настройки для учета зарплаты находятся в разделе НСИ и администрирование – Зарплата .
Пользователь устанавливает галочки, в зависимости от учетной политики предприятия.
В обновлении программы, релиз 2.4.11.98, в период самоизоляции, в дни, связанные с коронавирусом, в программе появилась дополнительная галочка – Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику сотрудника . Эта галочка устанавливается для корректного расчета нормы дней сотрудника, при последующем начислении отпусков и прочих начислений, где используется расчет среднего заработка.
Настройка Расчет и выплата по зарплаты по организации в целом позволяет разделить данные в документах по подразделениям или объединить, сформировав в целом по организации. Если данный флаг снять, то в документах начисления и выплаты зарплаты появится поле Подразделение.
Галочки Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании, Выполнять предварительный расчет документов и другие настройки, пользователь устанавливает по своему усмотрению.
Галочка Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) включает возможность ввода данного вида документа в программе. Настройка регулирует порядок учета по договорам ГПХ. При установке галочки, в разделе Зарплата появится пункт меню Договоры (в т.ч. авторские) .
В настройке зарплаты регулируется порядок определения дневной (часовой) тарифной ставки . Он используется при расчете среднего заработка, например, в документе Отпуск . От используемой нормы времени зависит и размер среднего заработка. В расчете может использоваться:
Настройки можно изменить и при работе с программой.
Перейдите по гиперссылке Настройка состава начислений и удержаний . Для дополнительной настройки начислений выделены разделы:
- Почасовая оплата;
- Отпуска;
- Учет отсутствий;
- Материальная помощь;
- Прочие начисления.
В разделе Почасовая оплата включается возможность учитывать ночные и вечерние часы работы, сверхурочную работу и переработки.
Раздел Отпуска регулирует предоставление дополнительных отпусков сотрудникам. Если данные виды отпуска регистрируются в организации, установите соответствующие галочки.
Раздел настройки Учет отсутствий включает настройку учета командировок, простоев, неявок. Галочка Отгул доступна для включения при включенной настройке Работа в праздничные и выходные . Она включается на закладке Прочие начисления .
На вкладке Прочие начисления устанавливаются дополнительные настройки программы.
Установив галочки Прогулы и неявки , Работа в праздничные и выходные дни , в программе в разделе Зарплата включатся соответствующие разделы для их учета – Отсутствия (болезни, прогулы, неявки) и Работа в выходные и праздники .
Установив галочку Совмещение, временное исполнение обязанностей , в программе станет доступен пункт Подработки .
Галочка Сдельный заработок включает раздел Зарплата – Акты приемки выполненных работ .
Учет материальной помощи регулируется в разделе Материальная помощь . В результате настройки в программе появится соответствующий раздел – Зарплата – Материальная помощь .
В документе Отпуск появится галочка – Материальная помощь к отпуску .
В разделе меню Зарплата – Настройки и справочники находится перечень всех начислений, доступных в программе.
В справочнике Начисления отображены все виды начислений. Все они вводятся определенными документами. Пользователь может самостоятельно создавать свои виды начислений. В начислении задаются необходимые для расчета зарплаты параметры.
В карточке отображены порядок расчета и параметры данного начисления. Начисление может быть задано формулой или фиксированной суммой. При использовании начислением расчетной базы, она задается дополнительно в настройке. Для каждого начисления задается налоговый учет, порядок начисления страховых взносов и отражение в статистический отчетности.
В предопределенных видах начислений параметры уже заданы и при необходимости пользователь имеет возможность их подкорректировать. Например, изменить расчетную базу премии и т.п.
Чтобы разобраться в настройках начисления, создадим для примера новый вид начисления пошагово.
Создание нового начисления
Шаг 1 . В справочнике Начисления нажмите Создать .
Шаг 2 . Введите название начисления, назначение и порядок расчета.
Начисление может вводиться двумя способами:
Размер начисления в сумме задается сотрудникам в документе. При расчете по формуле – эта формула задается в настройке.
Шаг 3 . Нажмите Редактировать формулу . В открывшемся окне, с помощью показателей, задайте порядок расчета создаваемого начисления. Показатель добавляется в формулу, с помощью кнопки Добавить в формулу . При написании формулы используются знаки математических действий – умножить (*), разделить (/), плюс (+), минус (-), а также функции. Например, чтобы округлить результат расчета, перед формулой достаточно приписать функцию Окр .
Пользователь может создать свой показатель для расчета и задать ему свои параметры. Этот показатель также можно использовать в формулах при вводе. Для создания своего показателя нажмите Создать показатель .
Шаг 4 . Введите Наименование показателя. Идентификатор сформируется программой автоматически. Задайте точность показателя, при использовании числового значения. Определите порядок использования.
При постоянном использовании, показатель задается для всех один при его вводе. Задается в этом случае начисление кадровыми документами, например, Кадровый перевод .
Если значение надбавки постоянно меняется, установите переключатель – используется Только в месяце, в котором вводится значение (Разовое использование) .
В этом случае, начисление можно ввести отдельными документами ввода данных для расчета зарплаты.
Нажмите Записать и закрыть. Показатель создан.
Шаг 5 . Показатель из списка перенесите в формулу – Добавить показатель . Закончив редактирование формулы нажмите кнопку Проверить .
В случае, если введены некорректные данные, программа сообщит об ошибке. Если формула введена корректно и проверка пройдет успешно, сохраните ее, нажав Ок .
От заданного порядка ввода начисления зависит, как оно вводится. Если у начисления задано По отдельному документу , то ввести его можно документом Разовое начисление .
Основные настройки заданы.
В формуле нашего начисления использован показатель Расчетная база . Это означает, что расчет производится от базы других начислений сотрудника, которые задаются пользователем.
Шаг 6 . На вкладке Расчетная база укажите период расчета базы и определите список начислений, используемых для данного начисления – кнопка Подбор .
Шаг 7 . В окне подбора доступных начислений для базы укажите те, которые включаются в расчетную базу созданного начисления. Таким же способом можно редактировать расчетную базу других предопределенных начислений. Выбранные начисления выделены светлым цветом и отражены в нижней части окна. Для их переноса в список базы начисления нажмите Ок .
Шаг 8 . Задайте параметры на вкладке Учет рабочего времени .
Шаг 9 . На вкладке Зависимости отображено в расчетную базу каких начислений и удержаний входит данное начисление. При редактировании расчетной базы других начислений и удержаний и включении начисления в их расчетную базу, данные автоматически отображаются как зависимость у используемого вида расчета.
Шаг 10 . На вкладке Приоритет перечислены виды начислений, вытесняющих данное начисление. Например, при вводе документа Отпуск или Больничный , данное начисление не рассчитывается.
Шаг 11 . Перейдите на вкладку Средний заработок . Галочки Включать в базу начислений при расчете среднего заработка и Учитывать при расчете среднего заработка при расчете пособий по социальному страхованию , установлены автоматически.
Шаг 12 . На вкладке Налоги, взносы, бухучет задайте:
- порядок налогообложения созданного вида начисления;
- порядок обложения страховыми взносами;
- отражение в статистической отчетности.
Если бухгалтерский учет начисления отличается от заданного по умолчанию, то в настройках можно отдельно задать порядок его отражения в учете.
Для изменения вида доходов НДФЛ, выберите нужный из справочника.
После выполнения всех настроек нажмите Записать и закрыть . Созданное начисление отобразиться в общем списке начислений.
Данное начисление можно назначить сотруднику.
Рассмотрим, какими документами в 1С: Комплексная автоматизация 2 назначаются начисления сотруднику.
Ввод начислений сотрудникам
Любое начисление закрепляется в ш татном расписании . Начисление сотруднику, в зависимости от его настроек, может быть отражено документами:
- Прием на работу;
- Кадровый перевод;
- Назначение планового начисления.
Начисления могут носить постоянный и разовый характер. Соответственно вводятся такие начисления разными документами. Рассмотрим, как назначить сотруднику разовое начисление.
Если в настройках начисления указано, что оно вводится отдельным документом, то для таких начислений предназначен документ Разовое начисление .
Шаг 1 . Перейдите в журнал и нажмите Создать .
Шаг 2 . Заполните шапку документа. С помощью кнопок Подбор или Добавить заполните список сотрудников. Нажмите Заполнить показатели и задайте значение показателя для начисления.
Показатель установится для всех сотрудников в документе. При внесении изменений в документ, чтобы обновить результат расчета нажмите Пересчитать . Чтобы отменить исправления в документе нажмите Отмена исправлений и выберите нужное действие.
Если выплата производится в межотчетный период, установите галочку Рассчитать удержания . В таблице отразится колонка НДФЛ и рассчитается его сумма. Если галочку не устанавливать, начисленная сумма сформируется к выплате полностью, а НДФЛ будет удержан при окончательном расчете зарплаты.
Шаг 3 . Нажмите Провести и закрыть . Начисление введено.
Назначение планового начисления
Создадим для примера еще одно начисление – назовем его Сельская надбавка .
В формуле расчета использован показатель Сельская надбавка и задано, что он используется во всех месяцах после ввода числового значения.
Такие начисления вводятся кадровыми приказами.
Для оформления приказа о назначении надбавки, перейдите в раздел Изменение оплаты сотрудников . Этот раздел доступен как из меню Кадры , так и Зарплата .
Шаг 1. Нажмите Создать и выберите Назначение планового начисления .
Шаг 2. Заполните шапку документа – укажите Начисление и период его действия – Дата начала и Дата окончания . Начисление будет рассчитываться ежемесячно на протяжении указанного периода.
Шаг 3. Подберите список сотрудников. Заполните значение показателя для расчета начисления – кнопка Заполнить показатели .
Шаг 4 . Нажмите Провести и закрыть . Расчет начисления по такому документу производится при окончательном расчете зарплаты.
Прекращение плановых начислений
Для отмены начисления, назначенного сотрудникам, водится документ Прекращение планового начисления . Ввести его можно:
В документе указывается основание и дата прекращения начисления.
После проведения документа, начисление по сотрудникам, указанным в документе, отменено.
Вас может заинтересовать
Обучающая статья по настройке программы 1С:Комплексная автоматизация в части ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Должности, графики работы, штатное расписание.
Оформление кадровых приказов в 1С:Комплексная автоматизация 2.4. Создание сотрудника, прием на работу, кадровые переводы, увольнения.
Онлайн обучение 1С доступно и понятно для каждого пользователя
- > О проекте
- > Курсы
- > Консультации
- > Статьи
- > Задать вопрос
- > Бесплатно
- > 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
9 отличий Групп финансового учета от Номенклатурных групп в 1С Комплексная и ERP 2
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
ЧИТАТЬ И СМОТРЕТЬ ВИДЕО
Как анализировать расчеты с покупателями в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP?
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
Как учесть расходы на доставку от переработчика в 1С Комплексная автоматизация 2?
ЧИТАТЬ И СМОТРЕТЬ ВИДЕО
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: как удалить ненужные варианты отчетов?
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
Как правильно перевыставить расходы в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP 2?
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
Где найти ведомость по заказам клиентов в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP?
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
ЧИТАТЬ И СМОТРЕТЬ ВИДЕО
ЧИТАТЬ СТАТЬЮ
Подпишитесь на канал YouTube:
Перейти к разделам:
1C Комплексная автоматизация 2 и ERP: новые настройки расчетов с контрагентами
В 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP 2.5 появились новые варианты, как можно детализировать расчеты по договорам: «Авансы по договорам, долг по накладным» и «Авансы по заказам, долг по заказам».
Многим пользователям не очень понятно, что это за зверь. Зачем понадобились еще целых два варианта?
Напомню, зачем реквизит «Детализация расчетов» нам нужен. Когда мы учитываем расчеты, то полезно заранее договориться с программой, к какой аналитике эти расчеты привязывать. У нас есть три варианта: к договору, к заказу или к накладной. Эта аналитика называется «Объект расчетов», и на выбранный объект и будет записываться долг или аванс. В рамках этого объекта в дальнейшем будет возможно погашение долга. В отчетах мы сможем анализировать задолженность по этим объектам.
Самый простой случай, когда у вас детализация расчетов ведется по договору.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: детализация расчетов по договорам
Все платежи и накладные привязываются к договору. Программа в конце месяца сама закроет свободные авансы, допишет проводки и рассчитает оставшийся по договору долг.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: автоматическое закрытие авансов при детализации расчетов по договорам
Но вот только и в отчетах мы увидим общую сумму долга по договору без возможности детализировать его по заказам или накладным.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: детализация расчетов по договорам
При такой схеме управлять зачетом оплат на конкретные накладные или заказы не получится.
На этот случай есть варианты детализации по заказам или по документам расчетов. Тогда при поступлении оплаты потребуется указать заказ или конкретную накладную, на которую зачитывать оплату.
При детализации договора по документам расчетов вообще все оплаты потребуется вручную закрывать на накладные. В таких договорах программа автоматически ничего не зачитывает.
В жизни схема работы с контрагентом часто требует совмещать зачет оплат на конкретные документы с учетом авансов по договору. А такой схемы в 1С не было. То есть по договору поступает аванс, а потом по мере оформления накладных в рамках этого договора аванс относится на соответствующую накладную.
В этом случае взаиморасчеты по документам расчетов не позволяли учесть аванс на договор с такой настройкой. Этот договор просто не появится в списке выбора объектов расчетов для документа оплаты. Платеж просто повисает на платежном документе без опознавательных знаков. Если платежей достаточно много, то это проблема. Нужно бы сразу привязывать платеж к договору или заказу, в рамках которого его потом предполагается закрывать.
Вот такую возможность и реализовала теперь 1С. Рассмотрим на примере варианта «Аванс по договорам, долг по накладным».
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: детализация расчетов в договоре «Аванс по договорам, долг по накладным»
При оформлении поступления платежа по этому договору всегда можно выбрать сам договор, как объект платежа, независимо от того, есть ли неоплаченные накладные по этому договору или нет.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: расшифровка платежа (аванс) при детализации расчетов «Аванс по договорам, долг по накладным»
Если вы указали договор, а не накладную, то учитываться платеж будет как аванс.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: проведение аванса по договору при детализации расчетов «Аванс по договорам, долг по накладным»
После оформления накладной, даже при закрытии месяца программа не будет проводить автоматическое закрытие аванса. Никаких закрывающих проводок не появится, а в отчетах по взаиморасчетам останется развернутое сальдо.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: детализация расчетов по договору при настройке «Аванс по договорам, долг по накладным»
Зачет аванса на нужную накладную потребуется сделать вручную по кнопке «Зачет оплаты» в накладной.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: зачет аванса в документе при детализации расчетов «Аванс по договорам, долг по накладным»
При этом программа предложит зачесть нераспределенные платежи, оформленные именно на этот договор.
Эти моменты полезно учесть и при переносе начальных остатков в 1С Комплексную автоматизацию 2.5. Например, у вас были остатки авансов по договорам, где вы вели расчеты по накладным (или документам расчетов).
В этом случае вам лучше сразу создавать договор с настройкой учета авансов по договорам (или по заказам, как в вашем случае удобнее). Тогда у вас сохранится детализация расчетов и при этом не возникнет проблем с зачетом аванса на последующие накладные по договору.
Способ расчета заработной платы за первую половину месяца (аванс) настраивается для каждого сотрудника индивидуально. Назначение способа расчета и размера аванса сотруднику производится при регистрации его приема на работу в документе Прием на работу или Прием на работу списком (Кадры – Приемы, переводы, увольнения) на закладке Оплата труда в поле Аванс.
В программе реализовано три способа расчета аванса: Фиксированной суммой, Процентом от тарифа, Расчетом за первую половину месяца (установлен по умолчанию).
При выборе способа расчета Фиксированной суммой необходимо указать сумму аванса в рублях.
При выборе способа расчета аванса Процентом от тарифа необходимо указать размер процента.
Расчет аванса Фиксированной суммой и Процентом от тарифа производится без учета отработанного времени сотрудников непосредственно в документах на выплату аванса, т.е. предварительный расчет аванса с помощью специализированных документов не требуется. Аванс выплачивается ровно в том же размере, что указан в ведомости. Причем способ расчета Процентом от тарифа подразумевает собой расчет аванса процентом от всего фонда оплаты труда (ФОТ) сотрудника, т.е. в расчет берутся все плановые начисления сотрудника, составляющие ФОТ (в карточке начисления для этого должен быть установлен флаг Включать в ФОТ).
Способ расчета аванса Расчетом за первую половину месяца предполагает собой учет отработанного времени сотрудников, поэтому предварительный расчет аванса требуется и производится он с помощью документа Начисление за первую половину месяца (Зарплата – Все начисления), он доступен, только если кому-либо из сотрудников установлен такой способ расчета аванса. Но перед его расчетом в месяце выплаты аванса необходимо зарегистрировать специализированными расчетными документами все отсутствия сотрудников. Далее рассчитать суммы аванса, которые попадут в ведомость на выплату.
В дальнейшем способ расчета или размер аванса можно изменить каждому сотруднику индивидуально с помощью следующих документов:
>>> Изменение оплаты труда (Кадры – Изменение оплаты сотрудников – Создать – Изменение оплаты труда), установив флаг Изменить аванс
>>> Кадровый перевод (Кадры – Приемы, переводы, увольнения – Создать – Кадровый перевод) на закладке Оплата труда, установив флаг Аванс
>>> Кадровый перевод списком (Кадры – Приемы, переводы, увольнения – Создать – Кадровый перевод списком) на закладке Оплата труда, установив флаг Аванс
>>> Перевод к другому работодателю (Кадры – Все кадровые документы – Создать – Перевод к другому работодателю) на закладке 2. Куда переводим в поле Аванс
>>> Восстановление в должности (Кадры – Приемы, переводы, увольнения – Создать – Восстановление в должности) на закладке Оплата труда в поле Аванс
>>> Возврат из отпуска по уходу (Кадры – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска – Создать – Возврат из отпуска по уходу) на закладке Аванс, установив флаг Изменить аванс
>>> Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (Кадры – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска – Создать – Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком) на закладке Аванс, установив флаг Изменить аванс.
Способ расчета и размер аванса также можно установить или изменить массовым способом – всем сотрудникам организации, подразделения или произвольному списку сотрудников. Для этого предназначен документ Изменение аванса (Зарплата – Изменения авансов).
Табличная часть документа Изменение аванса по кнопке Заполнить заполняется сотрудниками выбранной организации и подразделения (если оно выбрано), работающими на начало месяца, указанного в поле Изменить аванс с. Состав сотрудников может быть изменен вручную непосредственно в табличной части. В документе указывается способ расчета аванса, который будет установлен для всех выбранных сотрудников в одноименном поле. Если расчет аванса производится фиксированной суммой или процентом, то для всех сотрудников в табличной части можно установить одинаковый размер аванса, указав его по кнопке Установить размер. Размер аванса также может быть скорректирован вручную в табличной части в колонке Аванс (. ). В колонке Прежнее значение в справочных целях указывается прежний размер аванса.
Актуальную информацию об авансе сотрудника можно посмотреть в его карточке – в справочнике Сотрудники (Кадры – Сотрудники).
Расчет и выплата аванса
Расчет аванса Фиксированной суммой и Процентом от тарифа производится без учета отработанного времени сотрудников непосредственно в документах на выплату, т.е. предварительный расчет аванса с помощью специализированных документов не требуется.
Расчет аванса способом Расчет за первую половину месяца производится с учетом отработанного времени сотрудников, поэтому предварительный расчет аванса требуется, он производится с помощью документа Начисление за первую половину месяца (Зарплата – Все начисления) (документ доступен, только если кому-либо из сотрудников установлен такой способ расчета аванса). Но перед его расчетом в месяце выплаты аванса необходимо зарегистрировать специализированными расчетными документами все отсутствия сотрудников. Далее рассчитать суммы аванса, которые потом попадут в ведомость на выплату.
1. В поле Месяц укажите месяц, за первую половину которого будет рассчитываться фактический заработок сотрудника для выплаты аванса.
3. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
4. Поле Подразделение заполните, если необходимо рассчитать зарплату за первую половину месяца конкретного подразделения.
5. В поле Расчет первой половины месяца до уточните дату, до которой (включительно) следует учитывать отработанное время при расчете повременных начислений (по умолчанию – 15-е число текущего месяца).
6. Для автоматического заполнения табличной части документа нажмите на кнопку Заполнить. Заполнение производится по всем сотрудникам организации (указанного подразделения), которым установлен способ расчета аванса Расчетом за первую половину месяца. В табличную часть попадают только те плановые начисления (удержания), в карточке которых установлен флаг Начисляется при расчете первой половины месяца (начисления и удержания, выполняемые по введенному значению показателя, не рассчитываются). При автоматическом заполнении осуществляется расчет начислений, удержаний и НДФЛ (если это предусмотрено настройками) (расчет пособий, доначислений, взносов и т.п. для выплаты аванса производить не нужно). В целом расчет в данном документе производится только с целью определения суммы аванса. Итоговые начисления за весь месяц регистрируются впоследствии при окончательном расчете зарплаты за этот месяц документом Начисление зарплаты и взносов.
7. Поле Планируемая дата выплаты (внизу формы) автоматически заполняется датой выплаты аванса, которая указана в учетной политике организации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Бухучет и выплата зарплаты – Выплата зарплаты). При необходимости дату выплаты аванса можно изменить.
8. Провести и закрыть.
Факт расчета и проведения документа Начисление за первую половину месяца никак не отразится в зарплатных отчетах, например в расчетном листке сотрудников (Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок). Документ предназначен исключительно для последующего заполнения ведомостей на выплату аванса.
Выплата аванса производится с помощью документов Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика и Ведомость на счета (Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты) (вид документа выбирается в зависимости от способа выплаты зарплаты).
Для автоматического заполнения табличной части документа на выплату необходимо указать характер выплаты Аванс (поле Выплачивать). В одну ведомость попадут все сотрудники (вне зависимости от назначенного им способа расчета аванса). Также при заполнении ведомости на выплату аванса учитываются суммы, начисленные межрасчетными документами, выплата которых была установлена С авансом.
При расчете суммы аванса, способ расчета которого установлен фиксированной суммой или процентом от тарифа, учитываются отсутствия сотрудников в месяце выплаты аванса. В документ не попадут сотрудники, которые отсутствовали до дня выплаты аванса (до даты ведомости) 15 дней. Если учетная политика организации предполагает полноценный учет невыходов при выплате авансов, следует воспользоваться способом расчета аванса – Расчетом за первую половину месяца.
При выплате аванса, рассчитанного с помощью документа Начисление за первую половину месяца, суммы к выплате будут определены в соответствии с результатами этого расчета (с учетом удержаний и НДФЛ, если это предусмотрено настройками).
В программе реализованы отчеты по расчетам и выплатам зарплаты за первую половину месяца (аванса) – Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца), Расчетный листок (за первую половину месяца) (Зарплата – Отчеты по зарплате).
Исчисление и удержание НДФЛ с аванса
С версии программы 3.1.11 пользователь сам может выбирать, исчислять ли НДФЛ при расчете аванса, удерживать ли его при выплате аванса. Настройки находятся в учетной политике организации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Учетная политика – НДФЛ). Эти настройки действуют, если выбран способ расчета аванса – Расчетом за первую половину месяца.
Рассмотрим, как работают настройки.
1. Исчисление НДФЛ с аванса.
Если установлен переключатель в положение Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется), то при расчете аванса в документе Начисление за первую половину месяца будет исчислен налог на закладке НДФЛ с рассчитанных сумм аванса.
Если переключатель установлен в положение Не исчислять, то налог рассчитан не будет (НДФЛ не будет активна) и сумма к выплате будет равна начисленной сумме.
Если переключатель установлен в положение Необходимость исчисления налога указывается в документе начисления аванса, то в документе Начисление за первую половину месяца будет доступен флаг Отложить расчет налога до расчеты зарплаты в конце месяца. Если флаг уставлен, то налог не будет исчислен и НДФЛ будет неактивной. Налог будет исчислен с этой суммы позднее при окончательном расчете зарплаты за месяц документом Начисление зарплаты и взносов. Если флаг не установлен, то налог будет исчислен.
2. Удержание исчисленного НДФЛ с аванса.
Настройки по удержанию НДФЛ работают, если налог исчислен с аванса.
Если переключатель установлен в положение Не удерживать (рекомендуется), то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом исчисленного ранее НДФЛ, но он не будет считаться удержанным, налог в бюджет перечислять не надо. Сумма удержанного налога с этой суммы появится позднее в ведомости на выплату зарплаты за месяц, тогда его и нужно будет перечислить.
Если переключатель установлен в положение Необходимость удержания указывается в документе начисления аванса, то в документе Начисление за первую половину месяца будет доступно поле (внизу формы) Перечисление налога. В нем необходимо выбрать, когда считать налог удержанным с аванса – При выплате зарплаты после окончательного расчета или При выплате аванса.
Если выбрано перечисление налога При выплате аванса, то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом ранее исчисленного НДФЛ в документе Начисление за первую половину месяца, этот налог будет считаться удержанным и, соответственно, его необходимо перечислить в бюджет. Если выбрано перечисление налога При выплате зарплаты после окончательного расчета, то к выплате будет предложен начисленный аванс за минусом исчисленного ранее НДФЛ, но он не будет считаться удержанным и налог в бюджет перечислять не надо. Налог будет удержан с этой суммы позднее при выплате зарплаты за месяц.
Обратите внимание! Если в поле Планируемая дата выплаты указан последний календарный день месяца (30, 31, 28 (29) число) или позже, то по умолчанию автоматически будет исчислен НДФЛ с начисленных сумм и удержан при выплате (вне зависимости от настроек в учетной политике). Налог необходимо заплатить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (до перечисления зарплаты по итогам месяца) (Верховный Суд РФ в определении от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).
Обратите внимание! Если в поле была указана дата, которая приходится на последний календарный день месяца, а по факту аванс выплатили раньше, то необходимо дату в документе скорректировать на реальную для верного отражения НДФЛ в учете, ведь в этом случае необходимости удержания НДФЛ нет, следовательно, перечислять налог не нужно.
Аванс и расчет по форме 6-НДФЛ
Исчисленный НДФЛ при выплате аванса регистрируется как удержанный или аванс выплачивается в последний календарный день месяца
Суммы начисленного аванса и удержанного налога отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ.
Несмотря на то что заработная плата выплачивается сотруднику несколько раз в месяц, исчислять, удерживать и перечислять налог в бюджет с нее следует один раз при окончательном расчете с сотрудником за месяц (см. письма Минфина России от 13.07.2017 № 03-04-05/44802, от 13.04.2017 № 03-04-05/22521). Но важно помнить, что если удержание произведено, то в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Соответственно, в расчете по форме 6-НДФЛ удержанный налог будет отражен в разделе 1 в строке 021, а в строке 022 - дата, не позднее которой должна быть перечислена удержанная сумма налога. В разделе 2 в строке 112 - сумма начисленной заработной платы за первую половину месяца (аванс), в строке 140 - сумма исчисленного НДФЛ, в строке 160 - сумма удержанного НДФЛ.
Выплаченная сумма заработной платы за первую половину месяца (аванс) будет впоследствии включена в состав заработной платы за соответствующий месяц. Налог удержан при каждой выплате заработной платы и только та его доля, которая соответствует выплачиваемой сумме.
Исчисленный НДФЛ при выплате заработной платы за первую половину месяца (аванс) НЕ регистрируется как удержанный
Суммы начисленного аванса и исчисленного налога НЕ отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ. Выплаченная сумма заработной платы за первую половину месяца (аванс) учитывается впоследствии в составе заработной платы за соответствующий месяц.
Читайте также: