Как изменить тип ведомости в 1с
Чем хорош наш чат «Учет без забот» в Телеграмм, так это тем, что ежедневно туда поступают интересные вопросы, на которые мы стараемся дать ответы. И вот недавно наша подписчица задала достаточно распространенный на линии консультаций 1С вопрос: «Как в программах 1С из табеля рабочего времени убрать поле «работник кадровой службы» и заменить «ответственное лицо» на «бухгалтера», а «руководителя структурного подразделения» на «директора»?» В этой статье мы расскажем, можно ли это делать с точки зрения законодательства, и как такие изменения самостоятельно реализовать в 1С?
Итак, организация имеет право использовать в своей деятельности любые формы первичной учетной документации (унифицированные формы и/или разработанные самостоятельно), содержащие все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Исключение составляют формы первичных документов, обязательные к применению, например, кассовые документы (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Формы первичных учетных документов обязательно должны быть утверждены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008) с учетом следующих особенностей:
1. Если вы будете использовать унифицированные формы документов, установленные Госкомстатом РФ, без их изменения, то в учетной политике можно просто сослаться на применение унифицированных форм документов и привести ссылки на соответствующие постановления Госкомстата РФ.
2. Если вы в своей деятельности будете использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные формы документов, но с дополнительными реквизитами, то образцы форм первичной документации следует утвердить в качестве приложения к учетной политике или отдельным приказом руководителя со ссылкой на этот приказ в учетной политике организации.
Из этого следует, что по закону вы можете изменить форму документа под ваши нужды, не забыв при этом утвердить их в учетной политике.
Как же это всё реализовать в 1С?
Любая печатная форма, будь то документ, или отчем имеет свой макет. Примеры по изменению макетов печатных форм мы уже рассматривали ранее на примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия и документе «Счет».
Изменить макет «Табеля учета рабочего времени» не сложно, достаточно найти его и отредактировать.
Рассмотрим действия на примере двух программ: 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 и 1С: ЗУП ред. 3.1.
В 1С: Бухгалтерии предприятия макеты печатных форм доступны в разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки».
Шаг 1. Перейдите по гиперссылке «Макеты печатных форм».
Шаг 2. Найдите в списке форму макета «Табель учета рабочего времени» и нажмите «Изменить».
Шаг 3. Очистите ячейки, которые хотите удалить.
А текст подписей измените на нужный.
Чтобы не «заморачиваться» со свойствами ячеек, и чтобы убрать полоски для подписей, можно полностью удалить строки.
Шаг 4. Выделите строки и, нажав правой кнопкой мышки, выберите команду «Удалить». Сохраните макет – «Записать и закрыть».
В результате изменений в списке макетов, возле измененной формы появится обозначение – «карандашик».
Шаг 5. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» - «Отчеты по кадрам».
Шаг 6. Сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени».
Надписи в печатной форме отчета изменены.
В программе 1С: ЗУП макеты печатных форм также находятся в разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки».
Макеты печатных форм находятся в одноименном разделе.
Порядок изменения макета табеля аналогичен рассмотренному выше варианту.
Чтобы вернуть макет, используемый по умолчанию обратно, достаточно выделить нужный макет, нажать кнопку «Еще» и выбрать команду «Использовать стандартный макет».
При рассмотрении зарплатных документов на курсах 1С Бухгалтерии регулярно встречается вопрос, обозначенный в заголовке данной статьи. Бывает так, что требуется что-то изменить в ведомости на выплату зарплаты, но, открыв документ, вы видите, что она изменяться не хочет. В чём же дело?
В этой статье я отвечу на вопрос, "почему не удаётся изменить ведомость на выплату зарплаты". Примеры буду показывать в 1С:Бухгалтерии 8.3, но всё сказанное относится и к более ранним версиям.
Почему нельзя изменить ведомость на выплату зарплаты?
Ну, во-первых, эту самую платежную ведомость вы как-то ведь создали, не так ли? И при создании все реквизиты в ней изменялись прекрасно. Тем не менее в определённый момент форма документа становится неактивной, как показано на рисунке ниже.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Само собой разумеется, что реквизиты в платежной ведомости недоступны не просто так. Тем не менее, почему-то многие склонны считать это ошибкой в работе 1С:Бухгалтерии. Типичный способ обойти такую "ошибку" — создать платёжную ведомость заново, удалив текущий документ. Однако так делать не стоит (хотя можно).
Дело в том, что это вовсе не ошибка. Просто 1С Бухгалтерия защищает документ от изменения, поскольку на его основании уже был создан другой зарплатный документ. Именно поэтому все поля в платежной ведомости и нельзя изменить. Других вариантов тут нет.
На самом деле тут всё просто.
Полное описание работы в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 на практических примерах решения сквозной задачи есть в нашем специальном учебном видеокурсе, предназначенном для самостоятельного обучения ведению учёта на предприятии. С примерами видео-уроков и учебным планом видеокурса Вы можете познакомиться здесь.
Как изменить платежную ведомость на выплату зарплаты
В приведённом примере мы имеем дело с ведомостью в кассу. Следовательно, раз документ не изменяется, то на его основании уже был создан расходный кассовый ордер на выплату зарплаты по ведомости.
Чтобы платежную ведомость на выплату зарплаты снова можно было изменять, нужно просто найти РКО, созданный на её основании, и отменить его проведение. Удалять расходник вовсе не нужно — отмены проведения вполне достаточно.
После отмены проведения РКО нужно закрыть и снова открыть платёжную ведомость, чтобы форма снова стала редактируемой!
Логика работы 1С:Бухгалтерии в данном случае вполне понятна. Программа считает, что раз уже расходный кассовый ордер сформирован, то деньги уже выданы, а значит и платежная ведомость изменению не подлежит. Отменяя проведение РКО на выплату зарплаты, мы тем самым указываем 1С, что деньги из кассы ещё не выданы.
Подведём итоги
Здесь я описал один из случаев блокировки платёжной ведомости на выплату зарплаты. Если у вас зарплата выплачивается не из кассы, то принципы, описанные в данной статье, по-прежнему остаются в силе — нужно отменить проведение документа, созданного на основании платёжной ведомости.
Особенности создания зарплатных документов изучаются на курсах 1С:Бухгалтерии 8.
Уникальная метка публикации: 3F9544AC-4A95-DDDA-1277-AC5B2D1BFA6E
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/ne-izmenit-platezhnuyu-vedomost-na-vyplatu-zarplaty-1s/
Бухгалтер-расчетчик периодически сталкивается с некоторыми неудобствами при работе с ЗУП. Одно из них - невозможность увидеть сумму НДФЛ к перечислению Ведомостей на форме списка этих документов (некоторые называют Журнал ведомостей).
Решить данную проблему можно с помощью двух механизмов, максимально используя пользовательские настройки программы и минимально изменяя конфигурацию. При этом конфигурацию мы будем изменять с помощью расширения, чтобы не убирать с неё "замок".
Общий подход:
- Создать дополнительный реквизит документа, в который будет записываться сумма НДФЛ к перечислению, отраженная в табличной части документа на форме. Т.е. то, что мы видим, открывая документ, в итоговой сумме колонки НДФЛ к перечислению. Не понятно, почему такой реквизит до сих пор не создан в типовой версии.
- При записи документа заполнять данный реквизит.
- Добавить колонку на форму списка документов.
Первую часть делаем через механизм Дополнительных реквизитов и сведений
Вторую часть делаем через механизм Расширений
Я сознательно не стал всё делать в расширении, руководствуясь описанным выше принципом.
Инструкция по добавлению дополнительного реквизита документу. Предназначается для бухгалтеров, не имеющих в штате собственных программистов и консультантов по 1С.
Для начала надо убедиться, что данный механизм включен в программе. Для этого переходим в раздел Администрирование - Общие настройки. Раскрываем меню Дополнительные реквизиты и сведения и смотрим взведена ли галочка.
Далее переходим по гиперссылке Дополнительные реквизиты. Я указал документы, в которые будем добавлять допреквизит.
Встаём мышкой на первый документ из нашего списка. В левой части таблицы правой кнопкой мышки выбираем нужное меню
На следующем слайде показано заполнение полей в карточке допреквизита. Обратите внимание на заполнение полей Идентификатор для формул и Имя в меню Для разработчиков. Название должно быть точно таким, как на слайде. В дальнейшем для заполнения данного реквизита обращение к нему будет по данному имени.
Также я рекомендую установить видимость и доступность данного реквизита. Это необходимо, если вы захотите добавить этот реквизит на форму документа. Добавлять на форму документа я не буду, но настройки видимости и доступности покажу.
Можно дополнительно указать формат числа "с точностью 0". Но это будет избыточностью и делать не обязательно, если вы указали сразу точность у типа "Число" в карточке допреквизита.
Результатом добавления допреквизита в первый документ будет такая картина:
Теперь надо добавить допреквизит в остальные документы-ведомости. Отличие от добавления в первый документ будет то, что добавляем не новый реквизит, а уже имеющийся из набора.
Далее встаём на документе, из которого надо взять допреквизит, и в правой части таблицы встаём на допреквизит, чтобы он стал активный. По кнопке Далее переходим на следующий этап. Тут ничего не меняем.
По кнопке Далее завершаем добавление допреквизита в следуюший документ. Таким образом добавляем во все оставшиеся документы из списка.
Когда допреквизиты добавлены во все документы ведомостей, осталось добавить колонку с данным допреквизитом на форму списка. Для этого открываем журнал из раздела Выплаты - Все ведомости на выплату зарплаты. Также можно открыть форму списка каждого отдельного вида ведомости (Ведомости в банк, Ведомости на счета, Ведомости в кассу). Механизм добавления будет одинаков для всех.
По кнопке Еще - Изменить форму. открываем настройку форму, где добавляем допреквизит, встав на Ссылка и нажав кнопку Добавить поля. Выбрать самое верхнее поле с названием нашего допреквизита. Т.к. у нас открыть журнал из нескольких документов, то будут выведены поля всех документов, а т.к. при добавлении допреквизита мы указали "Добавить реквизит как есть", а не "Сделать копию реквизита", то выбор одного будет достаточен для отображения сумм этого реквизита по всем документам. Перенесём элемент повыше и поставим его после Суммы.
Тут же настроим новый элемент формы, отредактировав заголовок. Нажимаем ОК.
Теперь колонка НДФЛ появилась в журнале документов, но пустая. Чтобы заполнить допреквизит, надо добавить расширение и перепровести документы за нужный период.
В расширении изменяются две процедуры, т.к. в конфигурации ЗУП есть два типа ведомостей, для которых сделаны разные алгоритмы. Это ведомости по основным доходам и ведомости прочих доходов (дивиденды, начисления прочих доходов).
В коде модуля я универсализировал использование данного расширения, сделав проверки, и учёл такие варианты, как отсутствие нашего допреквизита (если вы сначала добавили расширение, забыли добавить допреквизит в пользовательском режиме и начали проводить ведомости - без этой проверки были бы ошибки при записи документа) и отсутствие реквизита СуммаСПревышения табличной части НДФЛ ведомостей, который появился позже (это на случай, если у кого то еще старый релиз конфигурации).
Инструкция по добавлению расширения в конфигурацию будет выслана вместе со скаченным расширением.
После установки расширения надо перепровести ведомости. В регистрах движения документа ничего не поменяется, заполнится только дополнительный реквизит. После этого в журнале ведомостей будет виден НДФЛ к перечислению.
Расширение работает на релизах ЗУП и ЗУП КОРП ред. 3.1. начиная с 3.1.16.77 и платформы 1С:Предприятие начиная с версии 8.3.16.1814
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Тема создания ведомостей на выплату зарплаты в 1С: ЗУП и ЗГУ 8 редакции 3.1 уже несколько раз обсуждалась в наших статьях (перечень прошлых публикаций вы сможете найти в конце этого материала). А сейчас мы продолжим раскрытие темы немного с другого ракурса и более детально рассмотрим документы выплаты зарплаты, как говорится, «снаружи» и «внутри».
Для начала определим такой момент, что журнал «Все ведомости на выплату зарплаты» (далее будем называть Журнал ведомостей) объединяет три нижестоящих вида документов: «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу».
Назначение каждого документа и, соответственно, доступные функции и настройки в каждом из этих разделов разные.
Теперь давайте обратим внимание на 10 интересных нюансов работы с ведомостями на выплату зарплаты.
1. Отображение подразделения в форме списка
Для тех организаций, которые формируют ведомости по подразделениям, важна наглядность этой информации.
В разделах отдельных видов ведомостей этот столбик есть,
Переходим по кнопке «Ещё» – «Изменить форму…» в окно «Настройка формы». Ставим курсор на строку «Ссылка», становится активной кнопка «Добавить поля». В открывшемся окне ставим галочку напротив строки «Подразделения» и «ОК».
Появившуюся строку «Подразделение (ссылка)» поднимаем наверх, нажимая на кнопку «Переместить вверх», затем – «Применить» и «ОК». Получаем удобный вид.
Таким же образом можно вынести в столбец, например, статьи финансирования и любые другие элементы, доступные в перечне полей для размещения на форме.
2. Поиск по сотруднику
Обратите внимание на то, как работает строка поиска по сотруднику в разделах всех видов ведомостей. Функция поиска ограничена количеством видимых символов в строке по сотрудникам, то есть в нашем примере во всех ведомостях присутствуют выплаты сотруднику Савельевой, но её фамилию мы видим только в журнале ведомостей в кассу за период с сентября 2016 года по май 2017 года.
При попытке произвести поиск Ведомостей в кассу, в которых есть суммы выплат по Савельевой, программа выдает нам ведомости только за этот период, что вводит в заблуждение.
Для отбора ведомостей по определенному сотруднику правильнее пользоваться журналом «Все ведомости на выплату зарплаты». Здесь есть возможность поставить галочку, указать интересующее физическое лицо в строке отбора, и тогда вам будут представлены достоверные данные по этому человеку по всем местам его работы и должностям.
3. Перечень печатных форм и документов для ввода на основании
Доступный перечень форм для печати по кнопке «Печать» и возможности по кнопке «Создать на основании» различаются в разных разделах ведомостей и в самом журнале «Все ведомости на выплату зарплаты».
Перейдем внутрь ведомостей и рассмотрим ещё некоторые моменты.
4. Ошибки при выборе месяца выплаты
Очень распространенная ошибка бухгалтеров – проставлять в поле «Месяц выплаты» неверные данные.
Напоминаем: этот реквизит обозначает, ЗА какой МЕСЯЦ выплачиваем начисленную зарплату, т.е. если зарплата ЗА ДЕКАБРЬ, выплачиваемая в январе, то ставим ДЕКАБРЬ. А в окне «Дата», соответственно, январь.
5. Корректировка нумерации
В ситуации, когда мы восстанавливаем учет в программе за прошлые периоды, возникает необходимость нумерации в соответствии с уже имеющимися в распечатанном виде ведомостями. В таком случае поможет ручная корректировка номера. Да, при попытке поменять нумерацию система запросит уточнение на проведение данной процедуры, но при вашем согласии разрешит операцию.
При формировании следующей ведомости в программе автоматически будет проставляться верный очередной номер.
6. Наименование подразделения в ведомости
Возможность появления в ведомости поля для указания наименования подразделения определяется настройками программы, а именно, галочкой в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты» - «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом».
Если она установлена, то этого поля не будет.
7. Финансирование
Поле «Финансирование» станет обязательным для заполнения в случае наличия галочки в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты» - «Проверять заполнение финансирования в ведомостях».
Если её убрать, окошко остается, но указание статьи финансирования и статьи расходов станет необязательным.
8. Почему нет кнопки «Выгрузить файл»?
Если в документе «Ведомости в банк» отсутствует кнопка «Выгрузить файл», значит, вы забыли поставить галочку «Использовать обмен электронными документами» в настройках банка в разделе «Выплаты» - «Зарплатные проекты», и, естественно, внести всю информацию для обмена с банком.
9. Номера лицевых счетов сотрудников
Бывает, что при заполнении документа «Ведомость в банк» сотрудниками в графе лицевых счетов будут отсутствовать их номера.
В этом случае, скорее всего, вы не заполнили в разделе «Кадры» - «Сотрудники» по ссылке «Выплаты, учет затрат» в карточке сотрудника данные о лицевом счете и банке.
Или, при наличии этих данных, в самом документе «Ведомость в банк» не указали зарплатный проект.
10. Защита от редактирования после выгрузки
После выгрузки файла в банк документ «Ведомость в банк» может становиться недоступным для редактирования при установке определённой настройки в разделе «Настройка» - «Расчет зарплаты» - «Автоматически защищать платежные документы от редактирования после выгрузки из системы».
Убрать её и отредактировать документ можно, перейдя по верхней кнопке «Ещё» и сняв галочку на строке «Передан для выплаты».
В этой статье я рассказала про документы по выплате зарплаты только частично. Надеюсь, что эта информация оказалась для вас полезна. В следующих материалах продолжим обсуждение этой темы. Приятного пользования программой!
Любой пользователь 1С ЗУП 3.1 может самостоятельно изменить вариант основного отчета в удобном для него виде, не прибегая к помощи разработчиков.
В типовом варианте отчета предусмотрено расположение полей группировки вместе, то есть все виды начислений размещены в иерархии под сотрудником, а суммовые показатели выведены в колонках «Плановый ФОТ» и «Начислено» (см. рис.1). Допустим пользователь привык работать с таблицами, в которых виды начислений будут выводится в колонках, а сотрудники будут выходить списком в алфавитном порядке слева ( см. рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»).
Рассмотрим изменение варианта отчета на примере типового отчета «Анализ ФОТ по начислениям».
рис.1 Сформированный типовой отчет «Анализ ФОТ по начислениям»
Для настройки любого отчета можно воспользоваться обычной настройкой (простой или расширенной) используя кнопку «Настройка» . Но для корректного результата лучше воспользоваться изменением варианта отчета. Вызывается из пункта меню «Еще — Прочее — Изменить вариант отчета».
рис.2 Изменение варианта отчета
Воспользовавшись вариантом «Изменить вариант отчета», нам открывается типовая структура отчета. Она довольно простая, в виде иерархического списка.
рис.3 Типовая структура отчета «Анализ ФОТ по начислениям».
1) Для изменения варианта отчета необходимо выделить строки группировки и удалить их.
рис.4 Изменение типовой структуры отчета
2) Далее создаем в группировке отчета новую таблицу. Таблица состоить из строк и колонок.
рис.5 Создание структуры отчета — таблица
3) Создаем группировку по строке. Выделяем строку и добавляем новую группировку.
рис.6 Создание группировки в строке отчета
4) В строке структуры отчета устанавливаем поля: подразделение, сотрудник, должность.
рис.7 Редактирование полей группировки в строке
5) Далее редактируем «Колонки», выбираем поле группировки «Начисление». Настраиваем поля: «Плановый ФОТ, руб.» и «Начислено, руб.»
рис.8 Создание группировки в колонке отчета и настройка полей
6) Настраиваем в колонке «Начисление» отбор по тем начислениям, которые нужны для отчета.
рис.9 Настройка значений по отбору начисление
7) Далее формируем отчет с выше указанными настройками.
В настроенном отчете все начисления по сотруднику отражены не в строках, как было ранее настроено в типовом отчете, а в колонках и разбиты на плановое начисление и фактическое начисление.
рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»
8) Затем рекомендуется сохранить отчет с новыми настройками, чтобы можно было в любой нужный момент сформировать, а не настраивать каждый раз новый. Для этого необходимо воспользоваться: «Ещё — Варианты отчета — сохранить вариант отчета»
рис.11 Вариант сохранения отчета
9) В графе «Наименование» пишем название отчета, устанавливаем доступ к данному отчету и сохраняем.
рис.12 Сохранение варианта отчета
10) Сохраненный вариант отчета можно найти по следующему пути: «Зарплата — Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты»
рис. 13 Расположение сохраненного отчета
Освоив базовые понятия и типовые настройки, любой рядовой пользователь может научиться настраивать и изменять отчеты в пользовательском режиме.
Надеюсь, у вас все получилось. Рекомендую также прочитать статью «Как изменить вариант отчета в ЗУП 3.1?».
Дата обновления статьи 15.07.2019 г.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!
Читайте также: