Как изменить подразделение в 1с в закрытом периоде
В программе 1С:ЗУП 8 подразделение является расформированным, если:
- в нем нет сотрудников;
- в нем отсутствуют актуальные позиции штатного расписания;
- в его карточке стоит галочка «Подразделение расформировано и не используется после» и здесь же стоит дата расформирования.
Указать информацию о том, что подразделение закрыто, можно двумя способами, в зависимости от того, сохраняется история штатного расписания или нет:
История по штатному расписанию не сохраняется — не стоит галочка «Ведется история изменений штатного расписания». Ее можно проверить через меню «Главное» и выбрать справочник «Штатное расписание» или через меню «Кадры» и далее справочник «Штатное расписание».
В данном случае можно зайти в меню «Кадры», выбрать «Подразделения», а потом в карточке конкретного подразделения указать, что оно уже не используется. Также нужно поставить дату, с которой не используется.
Но сначала нужно закрыть все позиции штатного расписания в неиспользуемом подразделении. Для этого надо поставить галочку «Закрыта и больше не используется» и указать дату, с которой позиция выведена из штатного расписания.
Затем в карточке подразделения ставится галочка «Подразделение расформировано и не используется после» и указывается дата его расформирования.
История по штатному расписанию сохраняется — стоит галочка «Ведется история изменений штатного расписания». Ее можно проверить аналогично в меню «Главное» или «Кадры» и далее справочник «Штатное расписание».
В данном случае нужно закрыть все позиции закрытого подразделения, для чего пользователь заходит в меню «Кадры» и выбирает «Подразделения».
Чтобы закрыть позицию, нужно выбрать документ «Изменение штатного расписания» через меню «Кадры» и далее «Изменение штатного расписания», а затем нажать кнопку «Создать»:
- в графе «Подразделение» выбрать то, которое расформировано;
- по кнопке «Закрыть» произвести действие по закрытию позиции штатного расписания в данном подразделении.
В данном случае дата расформирования подразделения — это дата закрытия позиции в штатном расписании. И тогда в карточке подразделения в автоматическом режиме будет установлена галочка «Подразделение расформировано и не используется после» с указанием именно этой даты расформирования.
У документов в закрытом периоде, пункты меню "Заполнить" становятся недоступны. Нашел способ побороть это.
Попутно два решения, которые дают возможность обычным пользователям изменять некритичные реквизиты документов в закрытом периоде.
Руководство поставило задачу: дать пользователям возможность изменять в закрытом периоде реквизиты, которые не влияют на движения регистров. Это, к примеру, такие реквизиты как Комментарий, Дата и Номер входящего документа, Ответственный и т.д. В итоге получилось два решения, которые и представляю Вам. Может кому-то и пригодится.
Разрабатывалось для УПП. Проверено для "Комплексной автоматизации".
ВАРИАНТ ПЕРВЫЙ. Внешняя подключаемая обработка заполнения табличных частей.
Собственно, задание было реализовать функционал через меню "Заполнить", которое присутствует во всех табличных частях. Поэтому написал внешнюю "Обработку заполнения табличных частей".
Но не тут-то было. В закрытом периоде пункты меню "Заполнить" оказались недоступны.
Пришлось разбираться. Оказывается, что для формы, открытой в режиме "Только чтение", элементы, с установленным свойством "ИзменяетДанные" в значение "Истина", становятся недоступными.
Обойти эту "фичу" без изменения конфигурации, к сожалению, не получилось. Но изменения получились минимальными. Нужно добавить всего одну строчку кода.
Способ заставить работать "Обработку заполнения табличных частей" в закрытом периоде.
Для этого надо выполнить два пункта:
1. В общий модуль УниверсальныеМеханизмы, в функцию ПолучитьДеревоКнопокЗаполненияТабличныхЧастей,
ПОСЛЕ строки :
ДобавитьСтрокуВДеревоКнопок ( СтрокаПодменю , "ЗаполнениеТЧ" + НомерКнопки , ТипКнопкиКоманднойПанели . Действие , ВыборкаДействий . Наименование , Действие , СтруктураРасшифровки , , , , , Истина);
ДОБАВИТЬ одну строку :
СтрокаПодменю . Строки [ СтрокаПодменю . Строки . Количество ()- 1 ]. ИзменяетДанные = Найти ( СокрЛ ( ВыборкаДействий . Наименование ), "*" ) <> 1 ; // ДОБАВЛЕНА 1стр. (MTV 31.03.2012)
Можно выбрать и другой символ, при условии соответствующего изменения в добавляемой строке кода (пункт 1).
ВАРИАНТ ВТОРОЙ. Внешняя подключаемая печатная форма. (Без изменения конфигурации.)
Если нет желания вносить изменение в конфигурацию, то для реализации заданного функционала можно подключить предлагаемую внешнюю печатную форму "Изменение реквизитов в закрытом периоде". В этом случае изменять конфигурацию не нужно.
Выкладываю оба варианта - выбирайте, какой больше понравится. В архиве находятся обе обработки (обработка заполнения табличных частей и внешняя печатная форма). А так же текстовый файл с описанием вносимого изменения.
В представленных обработках, при записи изменений используется следующая конструкция:
Объект . ОбменДанными . Загрузка = Истина;
Объект . Записать ( РежимЗаписиДокумента . Запись );
Таким образом происходит только запись документа без перепроведения. То есть движения документа (записи в регистрах) не изменяются .
Обработка «Изменения в закрытом периоде» позволяет упорядочить процесс изменения документов в закрытом периоде. Данные о произведенных изменениях сохраняются в информационной базе, в любой момент можно посмотреть какие именно изменения были произведены и при желании отменить их вернувшись к первоначальной версии документа.
Проблема изменения документов в закрытом периоде, наверное, известна всем пользователям программ 1С. По истечении месяца или квартала администратор программы устанавливает дату запрета изменения данных. С этого момента пользователи не могут изменять документы с датой более ранней чем дата запрета. Это позволяет избежать изменения данных задним числом в тех периодах за которые уже составлена бухгалтерская, налоговая или управленческая отчетность.
Однако, на практике такие запреты не всегда удобны для пользователей. Часто возникает необходимость изменять реквизиты документа которые не влияют на показатели составленной отчетности, например, «комментарий» или «оригинал получен». Пользователи просят администратора программы «временно открыть им доступ». Самое интересное начинается, когда главный бухгалтер либо другой составитель отчетности обнаруживает, что данные отчетности за прошедший период «сбились». Начинается «допрос» пользователей, которым временно открывали доступ к закрытому период. Программным образом отследить кто произвел изменения, повлиявшие на отчетность можно, но этот процесс крайне трудоемкий, необходимо поднять все логи пользователей, при этом нужно помнить в какой период у пользователя был открыт доступ, затем если в базе включено версионирование объектов проверить изменения в каждом объекте который пользователь изменял.
Дополнительно можно назначить согласующих лиц, допустим это могут быть главный бухгалтер и начальник отдела продаж. Без полного согласования даже администратор программы не сможет провести изменение, что позволит правильно распределить ответственность. В момент согласования, составитель отчетности (как правило это главный бухгалтер) может оценить повлияет ли изменение на уже составленную отчетность. Если изменение приводит к изменению отчетности, согласующий может либо отказать в согласовании, либо если изменения все-таки не избежать, согласовать и составить корректирующую отчетность.
Несомненным преимуществом такого подхода является то, что информация о всех произведенных изменениях сохраняется в базе в удобном виде. В любой момент можно «откатить» изменения и вернуться к первоначальной версии документа.
Инструкция по использованию обработки дана в скриншотах.
Техническая информация: Для хранения данных обработка использует справочник типовой конфигурации "РегламентированныйОтчетПрисоединенныеФайлы", который содержит реквизит с типом "хранилище значения". Этот справочник нельзя использовать без владельца, поэтому при первом использовании в системе создается служебный документ "Регламентированный отчет" с наименованием "Изменения в закрытом периоде". Там же хранится настройка списка согласующих лиц. Поэтому если в списке регламентированных отчетов увидите этот документ не пугайтесь, вреда системе он не принесет.
Программа протестирована на всех релизах конфигурации, выпущенных с 2014 г. начиная с релиза 3.0.28.15 и на всех платформах 1С 8.3 начиная с 8.3.6.2530.
Закрытие месяца в 1С — один из важных вопросов в работе бухгалтера, так как именно с помощью этой процедуры мы сможем сформировать корректную отчётность. В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 есть обработка, которая включает все необходимые операции для закрытия периода. Однако этими функциями умеют пользовать далеко не все бухгалтеры. Сегодня мы рассмотрим, как происходит закрытие периода в 1С:Бухгалтерии 8 ред.3.0.
Операции, необходимые для закрытия периода, можно найти в меню «Операции» – «Закрытие месяца» – «Выполнить операции». Виды и состав регламентных операций зависят от настроек учётной политики, вида деятельности организации и системы налогообложения.
При процедуре закрытия месяца в программе 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 осуществляется проверка и актуализация данных учёта, то есть требуется восстановление последовательности проведения документов.
Непоследовательно проведённые документы могут повлиять на:
- корректность расчёта себестоимости;
- на стоимость списанных запасов;
- правильность отражения взаиморасчётов с контрагентами и др.
Например, бухгалтер исправил или перепровёл поступление денег на расчётный счёт, который фиксировал поступление аванса. В итоге нарушаются взаиморасчёты с контрагентом по данному договору, что может привести к неверному исчислению НДС. Или другая ситуация, когда срочно нужно закрыть периoд, а программа начинает требовать перепровести и закрыть предыдущие месяцы. Что делать в такой ситуации? Если мы уверены, что у нас в программе всё верно и нежелательно в данный момент перепроводить все документы, можно «обмануть» программу, заставив её думать, что прошлый период закрыт верно и перепроводить там ничего не нужно. Для этого в последних релизах 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 можно нажать на данную операцию и выбрать нужный вариант перепроведения: за весь предлагаемый период, только документы текущего месяца или вовсе ничего не перепроводить для ускорения процесса закрытия месяца (рис. 1).
Если же сомнения всё-таки есть и мы видим, что период закрыт неверно, делаем архив базы и только после этого смело перепроводим документы.
Далее переходим к самим регламентным операциям по закрытию месяца. Их можно разделить на несколько этапов.
На первом этапе происходит формирование затрат организации, которое включает операции:
- «Начисление заработной платы и налогов»;
- «Начисление амортизации ОС и НМА»;
- «Формирование книги покупок и продаж»;
- «Корректировка стоимости номенклатуры»;
- «Переоценка валютных средств»;
- «Списание РБП» и др.
Остановимся на некоторых из них поподробнее и разберём часто встречающиеся ошибки.
1.1. Начисление заработной платы
«Начисление заработной платы» одна из немногих операций, которую бухгалтер формирует самостоятельно при помощи одноимённого документа. В обработку закрытия месяца эта строка попадает автоматически. Следует помнить, что если в текущем месяце все сотрудники находятся в отпуске за свой счёт и бухгалтер намеренно не заполнил документ «Начисление зарплаты и взносов», при запуске обработки «Закрытие месяца» программа сама создаст этот документ и начислит всем сотрудникам зарплату и налоги в соответствии с кадровыми документами. Чтобы такого не произошло, нужно самостоятельно провести пустой документ по начислению зарплаты. Если же мы по какой-то причине забыли это сделать, необходимо зайти в созданный программой документ «Начисление зарплаты и взносов» и очистить табличную часть документа, сохранить изменения и заново приступить к закрытию месяца (рис. 2).
1.2. Амортизация основных средств
«Амортизация основных средств» – операция, которая формирует начисление и списание на затраты амортизационных отчислений. Здесь следует помнить, что амортизация начинает начисляться не в том месяце, в котором мы приняли к учёту ОС, а начиная со следующего месяца. Если в списке амортизационных отчислений мы не увидели наше новое основное средство, оно появится только в следующем месяце.
1.3. Формирование книги покупок и продаж
Эта операция необходима для составления квартальной декларации по НДС. «Формирование книги покупок и продаж» также можно запустить через «Помощника учёта НДС» или «Регламентные операции по НДС» в меню «Операции». Если организация ведёт расчёты в валюте, проводится регламентная операция по переоценке валютных средств, которая корректирует валютные остатки в соответствии с текущим курсом. При осуществлении этой операции могут выходить огромные суммы по переоценке валюты, которой, как вам кажется, нет, и расчёты уже давно закрыты. В этой ситуации главное не паниковать, а спокойно разобраться. Для этого сформируем ОСВ по счёту, который программа переоценивает в разрезе всех субконто: валюта, договор и документы расчётов. Чаще всего получается так, что валюта закрылась по другому договору, поэтому висит остаток с плюсом и минусом на каждом из них, который мы не видим в общей ОСВ. Для исправления достаточно перевыбрать нужный договор и перепровести операцию по переоценке (рис. 3).
1.4. Корректировка стоимости номенклатуры
Ещё одна интересная операция в закрытии периода, которая вызывает много вопросов у бухгалтеров, – «Корректировка стоимости номенклатуры». Операция делает проводки по доначислению или сторнированию себестоимости, если в учётной политике установлен способ списания «МПЗ ПО СРЕДНЕЙ» и на момент списания/продажи МПЗ ещё невозможно точно определить их среднюю стоимость за месяц. Изначально списывается по средней себестоимости на момент списания/продажи, а в конце месяца средняя себестоимость может измениться за счёт новых приходов или даже ручных изменений. Операция необходима, если в организации не ведётся контроль остатков, то есть в параметрах учёта установлена галка «Разрешать списание МПЗ» при отсутствии остатков по данным учёта. В этом случае, когда суммовая оценка не сформирована документами, программа списывает её именно этой регламентной операцией.
Есть и другие операции, которые формируют затраты организации, например, «Списание РБП», «Начисление квартальных налогов» (земельный, имущественный, транспортный) и др. Но по ним много вопросов не возникает, поэтому не будем подробно на них останавливаться. Сразу перейдём ко второму этапу.
- Операция по расчёту долей списания косвенных расходов
Второй этап включает лишь одну регламентную операцию по расчёту долей списания косвенных расходов, которая предназначена для проведения предварительных расчётов, предшествующих закрытию затратных счетов. Эта операция определяет суммы нормируемых расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, таких как расходы на рекламу, представительские или транспортные расходы и т. д. По этой же причине данная операция не всегда формирует проводки.
- Операция по формированию проводок закрытия 20, 23, 25, 26 счетов
На третьем этапе у нас добавляется операция по формированию проводок закрытия 20, 23, 25, 26 счетов, и, как правило, 90% ошибок при закрытии месяца касаются именно этой операции. Закрытие прямых затрат в программе напрямую зависит от настроек учётной политики (рис. 4).
То есть если в учётной политике указано, что затраты закрываются без учёта выручки, то счета 20 и 23 будут закрываться полностью, при отсутствии документа «Инвентаризация НЗП» за этот же период. Если указано, что затраты списываются с учётом всей выручки, то просто так счёт 20 у нас не закроется. Для корректного закрытия должно быть соответствие номенклатурных групп на счетах 20 и 90.01.1. Чтобы убедиться в этом, формируем ОСВ по счёту 20 и ОСВ по счёту 90.01.1 в разрезе номенклатурных групп. В данной ситуации, чтобы затраты по счёту 20 полностью списались, номенклатурные группы должны совпадать. Если на счёте 90.01.1 не будет хватать какой-либо номенклатурной группы, следовательно, остаток по ней не спишется со счёта 20, он спишется автоматически в том месяце, когда появится выручка по этой номенклатурной группе. И третий вариант развития событий, если в настройках указано, что затраты списываются с учётом выручки только производственным услугам. Это означает, что в программе обязательно должен быть оформлен документ «Оказание производственных услуг», только в этом случае пройдёт автоматическое закрытие прямых затрат.
Чтобы в программе автоматически закрылся счёт 25, в учётной политике должна быть указана база распределения (объём выпуска, оплата труда, прямые или материальные затраты, выручка и др.). База распределения может быть указана в общем для счёта, а также в разрезе подразделений или даже статей затрат. Счёт 25 будет закрыт автоматически на 20, если в данном периоде есть указанная база распределения, а также совпадают подразделения на счетах 20 и 25.
Переходим к закрытию счёта 26. Возможны два варианта настройки его закрытия, которые также устанавливаются в учётной политике.
- Первый вариант по методу директ-костинг, который предполагает закрытие счёта 26 на управленческие расходы без каких-либо дополнительных настроек, то есть сразу на счёт 90.08.
- Второй вариант – закрытие на себестоимость продукции. Если мы выбрали этот вариант, то обязательно установите правило, по которому суммы со счёта 26 будут распределяться между номенклатурными группами на счёте 20.01 по ссылке «Методы распределения косвенных расходов», иначе счёт 26 не закроется.
Если в учётной политике всё настроено верно, но при выполнении данной операции всё равно выходят ошибки, то решение таких проблем очень простое: необходимо проверить установку аналитики во всех документах, то есть указать подразделение или номенклатурную группу счёта затрат.
- Формирование финансовых результатов
После того как проверили, что закрытие затратных счетов прошло корректно, переходим к четвёртому этапу закрытия периода – «Формирование финансовых результатов», на котором закрываются счета 90 и 91, а также рассчитывается и начисляется налог на прибыль. Здесь важно помнить, что сальдо по синтетическим счетам 90 и 91 сформироваться не должно. Если после формирования ОСВ сальдо по этим счетам нет, можем говорить о том, что период закрылся корректно и правильно. Сальдо по субсчетам может быть до конца года.
При выполнении регламентной операции «Расчёт налога на прибыль» отражается задолженность организации перед бюджетом по налогу на прибыль перед федеральным и региональным бюджетом. Состав проводок зависит от того, применяем мы ПБУ 18/2 или нет, это также настраивается в учётной политике.
Надеемся, теперь вопрос закрытия периода в 1С не вызовет у вас сложностей. А если всё-таки вопрос возникнет, то обязательно обращайтесь на нашу выделенную Линию консультаций 1С. Мы вам с радостью поможем! Работаем 7 дней в неделю с 9:00 до 21:00. В месяц консультируем более 5 000 Клиентов. Первая консультация совершенно бесплатно!
Очень часто бывает, что в дальнейшем кто-то из пользователей открыл документ закрытого периода и некорректно вышел из него или даже изменил и перепровел. В результате программа требует восстановить границу последовательности документов закрытого периода. Это означает, что необходимо снова запускать процедуру перепроведения и результат ранее закрытого периода уже может не совпасть с тем, что был отражен в налоговых декларациях, в бухгалтерской отчетности.
Чтобы обезопасить себя от подобных ситуаций, возникает необходимость в установке запрета редактирования в закрытом периоде всех имеющихся данных. После выполнения этой операции, внесение каких-либо корректировок в закрытом периоде станет невозможным.
Где в 1С настраивается дата запрета редактирования
Рассмотрим, где найти и как отредактировать настройки, отвечающие за установление даты запрета внесения изменений в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Настройка указанного параметра размещена в блоке Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — раздел Даты запрета изменения .
Как закрыть период в 1С 8.3
В целях установки даты, позже которой запрещено редактирование данных в 1С, необходимо отметить флажком надпись Даты запрета изменения и внести нужные значения в параметры по ссылке Настроить .
По завершении установки запрета изменений данных в 1С, в заданном интервале становится невозможным внесение корректировок в любых документах, и в том числе в Согласии на обработку персональных данных . Несмотря на то, что существуют документы, на которых ранее была установлена пометка на удаление, процедура удаления станет невозможной после того, как будет установлен запрет изменения данных в 1С.
Стоит отметить, что корректировка статусов счетов, а также информации о наличии оригиналов от поставщиков и документов, подписанных покупателями, останется возможной в журнале документов.
Дата, после указания которой устанавливается запрет на внесение корректировок, проставляется в графе Дата запрета и может охватывать следующие группы пользователей:
- всех имеющихся пользователей;
- конкретный список пользователей, сформированный администратором.
Дата запрета распространяет свое влияние на следующие данные:
- данные, сформированные в учете (раздел Бухгалтерский учет ) — на все виды документов, введенные в информационную базу;
- обработка сведений, содержащих персональные данные — для печатной формы Согласия на обработку персональных данных (справочник Физические лица — кнопка Согласие на обработку ПДн… ).
По умолчанию предусмотрена установка параметра общая дата запрета на внесения корректировок в имеющиеся данные. Однако в 1С также предусмотрена возможность установить определенную дату запрета на корректировку конкретного раздела или объекта учета.
Автоматическая установка запрета изменений
Отличительной особенностью 1С 8.3 является существование возможности не только зафиксировать запрет на редактирование проведенных документов на определенную дату, но и включение ее автоматического обновления в соответствии с заданной настройкой, например, ежеквартально, ежемесячно и т. д.
Воспользоваться этой функцией можно следующим образом — достаточно перейти по ссылке Больше возможностей и задать интервал, через который запрет будет устанавливаться автоматически.
В случае, когда Дата запрета устанавливается на:
- Конец прошлого года — в момент наступления нового календарного года, запрет установится автоматически последним днем прошедшего года;
- Конец прошлого квартала — в момент наступления нового квартала, запрет установится автоматически на последний день прошедшего квартала;
- Конец прошлого месяца — в момент наступления нового месяца, дата запрета изменения данных в 1С установится автоматически на последний день прошедшего месяца;
В связи с тем, что, как правило, в текущем периоде еще какое-то время производится внесение корректировок данных за прошлый период, в 1С Бухгалтерия 8.3 предусмотрена возможность отсрочки запрета изменений. Для того чтобы воспользоваться данной функцией, потребуется установить период, на протяжении которого будет возможным внесение корректировок в закрываемый период.
Далее рассмотрим как установить запрет даты редактирования в 1С 8.3 Бухгалтерия конкретного раздела или объекта учета.
Запрет только для данных бухгалтерского и налогового учета
На практике встречаются ситуации, когда возникает необходимость установки запрета для данных, формируемых в учете, тогда нужно в графе Другие способы указания даты запрета выбрать параметр Указывать дату запрета — По разделам. В табличной части указать значение Бухгалтерский учет и поставить нужную дату запрета.
Подобным образом производится формирование запрета на внесение корректировок в обработку персональных данных.
Запрет на изменение только по определенной организации
Когда возникает необходимость установить запрет редактирования документов по определенным организациям, необходимо в разделе Другие способы указания даты запрета установить значение Указывать дату запрета — По разделам и объектам.
Табличная часть должна быть заполнена значением Обработка персональных данных, либо Бухгалтерский учет и по кнопке Подобрать выбрать организацию, нуждающуюся в установке запрета. В табличную часть, помимо разделов, попадут выбранные организации, для которых существует возможность указания отдельной даты запрета корректировки данных.
Запрет для конкретных пользователей
В случае, когда требуется назначить запрет на редактирование проведенных документов в 1С только по указанным конкретным пользователям, выбираем вкладку По пользователям , в верхней таблице описываем пользователей, которые нуждаются в настройке запрета.
В нижней табличной части осуществляется настройка запрета внесения изменений для отдельного конкретного пользователя, в зависимости от необходимости, в настройках поля Указывать дату запрета может быть выбран один из следующих вариантов:
Как в 1С 8.3 изменить дату запрета редактирования
Корректировка даты запрета внесения изменений производится аналогично ее установке, только вместо старой даты указывается новая дата запрета.
Как в 1С открыть период для редактирования
Существуют следующие варианты в случае, когда появляется потребность в открытии периода в 1С для внесения корректировок:
- удаление даты по определенным пользователям или по конкретной Организации и т. д.
- удаление запрета внесения корректировок целом.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
.В данной статье мы рассмотрим по какому принципу определяется дата.При увольнении работника организация должна выдать ему справку о заработке.1С Предприятие 8.3. Учебная версия предназначена для обучения работе в.
(7 оценок, среднее: 3,86 из 5)
Читайте также: