Как импортировать лиды в битрикс24 из excel
Издатель: Integrator.Digital
Задача импортирования компаний и контактов клиентов в Битрикс24 может оказаться не такой простой, какой кажется в самом начале.
Сами по себе компании или контакты импортировать не сложно, если внимательно заполнить предлагаемый со стороны Битрикса шаблон. Сложности начинаются в тот момент, когда нужно установить соответствия между контактами и компаниями.
Соответствия между этими двумя сущностями в Битрикс24 устанавливаются только при помощи названий компаний. Если будет хоть малейшее несоответствие названий, лишний пробел или точка, например в выгрузке из 1С в таблице контрагентов в поле «Название компании» будет указана компания ООО «Рога и копыта», а в таблице контактных лиц у соответствующего контакта в поле «компания» будет написано ООО «Рога и копыта_», то при импорте контактов, нужный контакт не привяжется к компании ООО «Рога и копыта», а создастся новая компания ООО «Рога и копыта_», к которой и будет привязан этот контакт.
Для начала очень важно попросить 1С программиста, если он ещё это не сделал, в базе у всех контактных лиц и контрагентов проставить уникальные коды и установить по этим кодам соответствия между этими двумя таблицами. Это понадобится для дальнейшей синхронизации названий.
Со стороны Битрикс24 также необходимо создать дополнительные пользовательские поля, в компании это будет поле «Код 1С», а в контактах два поля: «Код контрагента 1С» и «Код конт. лица 1С». В поле «Код контрагента 1С» у каждого контакта будет соответствующий «Код 1С» компании, к которой он привязан.
После того, как соответствие было установлено, можно приступать к приведению обоих таблиц к формату шаблонов Битрикс24.
Первым делом нужно импортировать таблицу «Компании», чтобы потом было к чему привязывать контакты.
Важно! Если поле Email не соответствует формату электронного почтового адреса, например есть пробелы, запятые и другие лишние символы, то данный контакт или компания будут проигнорированы при импорте с указанием ошибки.
После успешного импорта компаний нужно также привести к формату шаблона Битрикс24 таблицу контактных лиц. После того, как Вы это сделаете, начинается самое интересное. Из таблицы компаний нужно скопировать два столбца: «Код 1С» и «Название компании» и вставить в таблицу контактов рядом со столбцами «Код контрагента 1С» и «Компания».
Оранжевым цветом выделены столбцы из таблицы компаний, данные из которой будем считать эталонными, желтым помечены столбцы, которые будут участвовать в импорте. Столбец «Компания из 1С» содержит данные из таблицы контактных лиц, которые должны быть к ним привязаны и которые мы будем исправлять. Обратите внимание, что в этом столбце куча ошибок в названии компаний, после импорта этих контактов будет создана куча новых компаний с неверными названиями. В столбце «Код контрагента 1С» указана привязка контакта к конкретной компании.
Также нужно создать новый столбец, куда будут вставляться найденные названия компаний.
Важно! Найти и заменить в таблице все знаки «;», иначе при экспорте в CSVвесь файл «поедет» и данные будут загружены неверно.
В новом столбце нужно написать формулу, которая будет брать текущее значение из столбца «Код контрагента 1С», искать его в эталонном столбце из таблицы компаний «Код 1С», получать номер строки, и по этому номеру получать нужное название компании из эталонного столбца «Название компании».
=ЕСЛИ(ПОИСКПОЗ(B2; C:C;0); ИНДЕКС(E:E; ПОИСКПОЗ(B2; C:C;0); 1))
То есть если в массиве C:C найдено значение B2 и получен его номер строки, то получаем значение из столбца E:E по полученному номеру строки, в данном случае это название верное компании. Таким же образом у контактов можно сопоставить ответственного менеджера, если в выгрузке контактов, допустим, его не было. Затем, если формула работает верно, копируете формулу во все нужные ячейки столбца F.
Есть ещё один нюанс, связанный с данным методом. В данном случае контактов оказалось в 2 раза меньше, чем компаний, поэтому столбец Eоказался в два раза больше, чем вся таблица, поэтому нужно выделить весь диапазон CTRL+A, CTRL+C, открыть новый файл, кликнуть по первой ячейке первого столбца правой кнопкой мыши, нажать «Специальная вставка. » и затем выбрать в разделе Вставить «Значения» и нажать «Ок».
После вставки значений, нужно спуститься вниз таблицы и удалить все лишние строки, которые остались после вставки столбцов из другой таблицы.
В завершении всего нужно сохранить файла контактов в формате CSV с разделителями «;», затем импортировать файл контактов в разделе «Контакты». После успешного импорта вы должны будете наблюдать компании и привязанные к ним соответствующие контакты.
Подобным образом можно импортировать любые данные в Битрикс24.
Будем рады Вашим обращениям и вопросам.
Хотите перенести клиентов из Excel в Битрикс24, но не уверены, что все переедет так, как вы ожидаете? С бесплатным приложением “Импорт из Excel” загрузить данные в CRM намного проще, чем кажется на первый взгляд.
- Перенос данных из .xls/.xlsx и .csv файлов в CRM;
- Создание связанных контактов, компаний и сделок при импорте из одного файла;
- Поиск дубликатов как внутри файла, так и по вашей базе клиентов в CRM;
- Возможность отменить загрузку и вернуть CRM к состоянию на момент начала импорта.
Вы можете перенести в Битрикс24 не только базу контактов, которую ведете в Excel или Google Docs, но и данные, выгруженные из любой внешней системы.
Мигрируйте базу клиентов в CRM без предварительной обработки. Не тратьте время на то, чтобы привести файл в стандартный вид - загружайте базу “как есть”, а приложение поможет распределить информацию в CRM так, чтобы ей было удобно пользоваться.
Импортируйте только нужное. Проверка на дубли позволит загрузить в CRM только уникальные записи из файла и даст возможность обновить или дополнить данные в уже существующих CRM-карточках, не создавая их дубликатов.
Экспериментируйте. Если вам не понравится результат, отмените последнюю загрузку и попробуйте снова. Вся загруженная информация будет удалена, а данные, сохраненные в CRM до импорта, - восстановлены.
Ваши данные в безопасности и хранятся только в вашей CRM.
Как работать с приложением
- Подготовьте файл с базой клиентов и загрузите его в приложение (будет обработана только первая вкладка Excel-файла);
- Сопоставьте колонки из файла с полями в CRM.
- Дождитесь окончания загрузки.
- добавлен импорт пользователей;
- добавлен импорт пользовательских полей типа "привязка к элементам инфоблока", "привязка к разделам инфоблока";
- реализовано сохранение маппинга полей, при повторном импорте файла маппинг проставится автоматически.
Версия 1
Приложения для загрузки данных из Excel в CRM Битрикс24
Мы осуществляем поддержку с помощью чата в Открытых линиях. Вы можете связаться с нами двумя способами:
1. В чате внутри вашего Битрикс24 (ссылка откроет чат в вашем Битрикс24).
Первый способ наиболее удобен: ответ и историю переписки вы всегда найдете в мессенджере вашего Битрикс24. Однако чтобы ссылка работала в коробочной версии, у вас должны быть установлены и настроены необходимые модули, а портал должен иметь связь с внешним миром. Если по какой-то причине у вас первый способ не работает, воспользуйтесь вторым.
Обратите внимание: мы не оказываем техническую поддержку продукта по телефону и электронной почте.
Мы действительно неравнодушны к вашей обратной связи и делаем всё, чтобы ни один вопрос не потерялся. Напишите нам :)
Установите приложение в Битрикс24. Сразу после установки можно приступать к работе, дополнительные настройки не требуются.
Подробнее о том, как работать с приложением, читайте на нашем сайте.
Лиды добавляются в вашу CRM с вашего сайта (с заполненной веб-формы), из входящих писем или из других сервисов (через rest api). Их также можно импортировать в формате csv и в кодировке utf-8.
Импорт лидов в Битрикс24
Лид – это потенциальный продуктивный контакт; запись в CRM о какой либо форме контакта (телефон, e-mail, очная встреча), которая имеет потенциальную возможность перерасти в сделку.
Импорт нескольких десятков, а то и сотен лидов чаще всего требуется, например, из таблиц Excel (если вы вели свои данные в этом формате до перехода на Битрикс, или если данные в таком формате вам предоставляют, скажем, внешние call-центры).
Excel не позволяет сохранить данные в подходящей форме, поэтому используйте удобную вам программу, позволяющую сменить кодировку документа.
Сохраните свой документ в Excel в формате csv. Разделителями служат запятые. При сохранении появятся всплывающие уведомления о сохранении данных – подтвердите.
Затем откройте документ в выбранной программе (например, Notepad++), скопируйте все данные (Ctrl+A – Ctrl+C), вырежьте (Ctrl+X), установите кодировку – и вставьте данные (Ctrl+V).
Теперь данные уже в кодировке utf-8. Вы просто сохраняете документ и загружаете его на портал.
Для собственно импорта лидов в Битрикс24 прежде всего задайте параметры импорта – и загрузите файл в указанной кодировке и формате.
Желаете быстро освоить CRM bitrix24? Воспользуйтесь выгодным предложением и проведите ОБУЧЕНИЕ КОМАНДЫ.
Следующим шагом сопоставьте пользовательские поля на портале с полями вашего документа.
А теперь импорт данных запустится автоматически, и вы увидите количество импортированных лидов.
Но есть и ещё способ, как импортировать лиды в Битрикс24, и он гораздо удобнее: с помощью vCard из контактов Outlook. Выбираете нужные контакты и пересылаете их на адрес CRM, настроенный в разделе Интеграция с почтой, как визитные карточки.
Задавайте ваши вопросы и специалисты с радостью ответят на них в кратчайшее время.
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.
Здравствуйте. Мы делаем пробные шаги в СRM, на данном этапе тестируем несколько систем, в т.ч. Битрикс, бесплатную версию. В Битриксе через значок "настройки" можно осуществлять экспорт, или импорт списка контактов. А как экспортировать/импортировать "Лиды" и "Компании", к примеру, в Excel? Значка настроек в лидах и в списке компаний нет.
Цитата |
---|
popova@elman.su написал: Здравствуйте. Мы делаем пробные шаги в СRM, на данном этапе тестируем несколько систем, в т.ч. Битрикс, бесплатную версию. В Битриксе через значок "настройки" можно осуществлять экспорт, или импорт списка контактов. А как экспортировать/импортировать "Лиды" и "Компании", к примеру, в Excel? Значка настроек в лидах и в списке компаний нет. |
Добрый вечер! Подскажите какой у вас сейчас тариф и сколько человек в вашей компании?
Для импорта/экспорта переключитесь вот в такой вид - слева кнопка, а затем справа шестеренка для экспорта импорта
Добрый день! Спасибо. Наш тариф на сейчас "Проект", бесплатный. В отделе, кт. я представляю, 12 человек. В компании, понятно, больше))
Повторюсь - на данном этапе мы (мой отдел) определяемся по системе CRM, выбираем по некоторым критериям из нескольких. Начали тестировать "Битрикс".
Позвольте задать еще вопросы по Битриксу:
1. Я правильно понимаю, что если пользователь на является администратором, то он видит только свои лиды, и не видит лиды других сотрудников? Как сделать так, чтобы ВСЕ пользователи могли видеть ВСЕ лиды, внесенные в систему?
2. Мы начали вносить контакты по клиентам не в "Лиды", а в "Компании". Как импортировать данные из раздела "Компании" в "Лиды"? К сожалению, экспортировав данные из "Компаний" в файл CSV, импортировать данный файл в "Лиды" не получилось.. Видимо, потому что у нас нет навыков работы в CRM.
3. Есть ли какие-либо семинары Битрикс для таких "чайников" по системам CRM, как мы?
Цитата |
---|
popova@elman.su написал: 1. Я правильно понимаю, что если пользователь на является администратором, то он видит только свои лиды, и не видит лиды других сотрудников? Как сделать так, чтобы ВСЕ пользователи могли видеть ВСЕ лиды, внесенные в систему? |
Администратор видит абсолютно всё! Видимость между менеджерами настраивается через Настройка - Права - И последующую работу с ролями CRM. Можно настроить очень гибко.
Цитата |
---|
popova@elman.su написал: 2. Мы начали вносить контакты по клиентам не в "Лиды", а в "Компании". Как импортировать данные из раздела "Компании" в "Лиды"? К сожалению, экспортировав данные из "Компаний" в файл CSV, импортировать данный файл в "Лиды" не получилось.. Видимо, потому что у нас нет навыков работы в CRM. |
Если это ваши постоянные клиенты, лучше работать с Компаниями и Контактами. Лиды думаю в вашем случае не нужны. Опишите подробней ваш сценарий что за контакты вы вносите и как обычно с ними работаете.
Цитата |
---|
popova@elman.su написал: 3. Есть ли какие-либо семинары Битрикс для таких "чайников" по системам CRM, как мы? |
Вы можете заказать у нас Дистанционное обучение Битрикс24 пакет "Пользователь" , где сможете уточнять то, что вам наиболее важно, либо поизучать на официальном сайте Битрикса24 обучающие материалы и вебинары.
Издатель: Integrator.Digital
Довольно часто возникает потребность импортировать в Битрикс24 холодную базу клиентов, чтобы менеджеры смогли их обработать и сконвертировать в сделки, при этом наполнив клиентскую базу.
Первое, что нужно сделать, это подготовить Ваш файл с холодной базой к нужному формату Битрикс. Для этого нужно скачать из Вашего портала шаблон в разделе импорта лидов.
В названии лида можно прописать название компании, если такое поле у Вас есть, тогда будет сразу понятно, что это за лид. Также желательно иметь в базе минимальный набор данных клиентов, это имя контактного лица, телефон и email. В Битрикс24 эти поля называются: имя, рабочий e-mail, рабочий телефон.
Но что делать, если у Вас в колонке телефона встречаются также и emailадреса? Самое простое, это воспользоваться формулами Excel. Для этого создайте 2 столбца под телефон и email:
Для каждого столбца введите свою формулу:
Для столбца e-mail:
=ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(ПОИСК("@";D2));D2; "")
Для столбца телефон:
=ЕСЛИ(ЕЧИСЛО(ПОИСК("@";D2));""; D2)
В итоге у Вас получится два отдельных столбца, в которых есть нужные данные.
Также мы рекомендуем проставить статус лида, например, холодная база, а также источник, например, холодные звонки. Тогда лиды не перемешаются с другими лидами, а также будет понятно в дальнейшем при отчетах, сколько лидов из этой холодной базы выстрелили, а сколько провалились. Также можно прописать ответственных прямо в файле, но можно распределить эти лиды потом вручную в массовых операциях в виде отображения «Список».
Обязательно проверьте, чтобы такой статус лида и такой источник были уже настроены на момент импорта. Источник можно прописать в настройках CRM – Источники.
После того, как файл был подготовлен, нужно его сохранить в формате CSVс разделителем «точка с запятой», затем его выбрать при импорте лидов.
Далее убедиться, что все поля правильно соотнесены между собой:
На закладке настроек контроля дубликатов лучше выбрать параметр «объединять» и оставить только галочки телефон и e-mail:
Затем нужно убедиться, что все лиды успешно импортированы и нажать кнопку «Готово».
В итоге в статусе «Холодная база» Вы увидите все импортированные лиды, у которых будет прописан нужный источник.
Читайте также: