Функциональное назначение компьютерных программ рекомендуемых для использования в работе секретаря
Необходимость программ для работы секретаря — это организация делопроизводства и документооборота. Они позволят ускорить работу компании и избавить секретаря от многих рутинных задач. С ними обеспечивается систематизация документов, приведение их к однообразию и стандартам, сокращение ошибок.
AmoCRM
Большой набор инструментов для ведения бизнеса. Узнайте больше о AmoCRM
Моё дело
Автоматизация позволяет предпринимателям вести свою бухгалтерию самим. Узнайте больше о Моё дело
Trello
Подход каждой команды к работе уникален, и Trello это учитывает. Начните с досок, колонок и карточек, а затем переходите к более сложным функциям. Управляйте проектами, упорядочивайте задачи и поддерживайте командный дух — все это в Трелло. Узнайте больше о Trello
Intasker
Система для управления проектами и задачами в любой отрасли. Узнайте больше о Intasker
Кнопка
Сервис для ведения бухгалтерии небольших компаний. Узнайте больше о Кнопка
iDoneThis
Сервис планирования дел и задач для совместного использования несколькими участниками. Узнайте больше о iDoneThis
1С:Бухгалтерия
Программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в коммерческих организациях. Узнайте больше о 1С:Бухгалтерия
Программа для работы секретаря
Секретарь — лицо, ответственное за офис и организацию работы в нём. Именно он отвечает на звонки, встречает посетителей, разбирает почту и отвечает на письма, копирует материалы. Программы для секретаря компании, особенно секретаря помощника руководителя, доводят распоряжения руководителя до всего коллектива, напоминают руководителю о назначенных встречах, контролируют выполнение решений, принятых на совещании, помогают следить за поручениями, которые делегирует руководитель.
Программа для секретаря компании незаменима для администрации офиса: бухгалтеров, директоров, юридических консультантов. С ее помощью можно существенно облегчить договорной процесс, отследить сроки и оплату по ним. Программы облегчают и ускорят работу, обеспечат хранение бумаг, избавят от многих рутинных задач. С помощью них можно систематизировать бумаги, привести их к единому стандарту и сократить число ошибок, которые приводят к наложению штрафов при проверках или проблемам с партнерами организации, начальством.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Рабочие листы и материалы для учителей и воспитателей
Более 2 500 дидактических материалов для школьного и домашнего обучения
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
- Онлайн
формат - Диплом
гособразца - Помощь в трудоустройстве
Видеолекции для
профессионалов
- Свидетельства для портфолио
- Вечный доступ за 120 рублей
- 311 видеолекции для каждого
Рабочая ПРОГРАММа учебной дисциплины
«Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства»
Профессия 034700.01 Секретарь
Рабочая программа общепрофессионального цикла разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта (далее – ФГОС) по профессии начального профессионального образования (далее - НПО) 034700.01 Секретарь
Организация-разработчик: Государственное бюджетное образовательное учреждение начального профессионального образования Профессиональный лицей № 38
Бутова Юлия Валерьевна – преподаватель высшей квалификационной категории
Полесовщикова Мария Владимировна - зам. директора по УПР
Рекомендована методической комиссией преподавателей офисных дисциплин и мастеров производственного обучения ГБОУ НПО Профессиональный лицей № 38
Протокол заседания методической комиссии
№_______ от «____»______________2012 г.
1. паспорт ПРОГРАММЫ УД
Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства.
1.1 Область применения программы
УД введена за счет обязательной части основной профессиональной образовательной программы по профессии 034700.01 Секретарь с целью получения основных компетенций, умений и знаний для расширения функциональных обязанностей, соответствующих потребностям работодателей.
Программа УД может быть использована в дополнительном профессиональном образовании по программе профессиональной подготовки по направлению использования информационных технологий.
1.2. Место УД в структуре основной профессиональной образовательной программы: дисциплина входит в профессиональный цикл.
Дисциплина является практико-ориентированной, компетентности, сформированные в результате освоения программы, могут быть использованы для дальнейшего изучении профессиональных модулей.
Для изучения дисциплины необходимы компетенции, сформированные у обучающихся в средней общеобразовательной школе, входящие в состав ИКТ – компетентности.
1.3. Цели и задачи УД – требования к результатам освоения УД:
Целью дисциплины является формирование у учащихся информационно-коммуникационной компетентностей, включающей умения эффективно и осмысленно использовать компьютер и информационные технологии для информационного обеспечения своей учебной и будущей профессиональной деятельности, а также формирование общих и профессиональных компетенций:
OK 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
При изучении курса необходимо показывать необходимость и значимость информационных технологий в профессиональной деятельности.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, исходя из цели и способов её достижения, определенных руководителем.
При изучении курса учащиеся получают задания для самостоятельной работы, при их выполнении важное место отводится целеполаганию и выстраиванию плана своих действий.
ОК 3. Анализировать рабочую станцию, осуществлять текущий и итоговый контроль, оценку и коррекцию собственной деятельности, нести ответственность за результаты своей работы.
При освоении программы делается акцент на способах и приемах текущего и итогового контроля за своей деятельностью, нестандартные ситуации во время учебной практики способствуют анализу своей работы.
ОК 4. Осуществлять поиск, информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач.
При изучении технологии создания и преобразования информационных объектов учащиеся осуществляют поиск, анализ и оценку информации.
ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.
Содержание информации обрабатываемой, передаваемой с помощью ИКТ при изучении курса обязательно имеет профессиональную направленность, связанную с изучаемой областью деятельности. Создание электронных дидактических материалов: документов, презентаций, электронного пособия и др
ОК 6. Работать в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами.
При выполнении практических заданий создаются группы, преподаватель выступает консультантом, помощником. Во время практики учащиеся взаимодействуют с педагогами ОУ, которые могут выступать заказчиками электронных образовательных материалов
ОК 10. Соблюдать требования безопасности труда, пожарной безопасности, санитарии и гигиены, охраны труда.
Во время практики учащиеся соблюдают правила поведения в компьютерном классе, требования безопасности труда, пожарной безопасности, санитарии и гигиены, охраны труда.
ПК. Выпускник, освоивший ОПОП НПО, должен обладать профессиональными компетенциями, соответствующими основным видам профессиональной деятельности.
Профессиональные компетенции формируются при изучении курса за счет заданий и практикумов, которые имеют профессиональную направленность и связано с областью деятельности:
знанию теории основ делопроизводства;
умению подготовить на компьютере документы, отвечающие современным требованиям и установленным нормативным актам;
умению оперативно работать с информацией;
умению организовать свое рабочее место и деятельность в соответствии с требованиями современного делопроизводства;
знанию технологии работы в офисе с программными продуктами MS Word, MS Excel, MS Access, MS PowerPoint, MS Outlook.
В большей степени в программе отводится место формированию культуры при работе с информацией и рефлексии своей профессиональной деятельности.
В результате освоения УД обучающийся должен уметь:
соблюдать правила техники безопасности и гигиенические рекомендации при использовании средств ИКТ в профессиональной деятельности;
применять современные технические средства обучения, контроля и оценки уровня физического развития, основанные на использовании компьютерных технологий;
создавать, редактировать, оформлять, сохранять, передавать информационные объекты различного типа с помощью современных информационных технологий для обеспечения образовательного процесса;
использовать сервисы и информационные ресурсыс сети Интернет в профессиональной деятельности;
В результате освоения УД обучающийся должен знать:
правила техники безопасности и гигиенические требования при использовании средств ИКТ;
основные технологии создания, редактирования, оформления, сохранения, передачи и поиска информационных объектов различного типа (текстовых, графических, числовых и т.п.) с помощью современных программных средств;
возможности использования ресурсов сети Интернет для совершенствования профессиональной деятельности, профессионального и личностного развития;
назначение и технологию эксплуатации аппаратного и программного обеспечения, применяемого в профессиональной деятельности
1.4. Количество часов на освоение примерной программы УД:
максимальной учебной нагрузки обучающегося 120 часов, в том числе:
обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 80 часов;
самостоятельной работы обучающегося 40 часов.
2. СТРУКТУРА И ПРИМЕРНОЕ СОДЕРЖАНИЕ УД
2.1. Объем УД и виды учебной работы
Исследование «Программные продукты, используемые для обеспечения компьютерного документооборота»
Индивидуальное задание «Реклама моей профессии»»
Итоговая аттестация в форме экзамена
Сведения об архитектуре компьютера
Самостоятельная работа обучающихся
Работа с заданиями рабочей тетради
Тема 1.2. Программное обеспечение ПК. Разновидности программ
Содержание учебного материала
Основные понятия операционной системы
Настройка программ и устройства управления
Знакомство со стандартными программами
Практические занятия
Настройка графического интерфейса для операционной системы Windows
Установка пакетов в операционной системе Windows
Тема 1.3. Прикладное программное обеспечение для работы секретаря
Содержание учебного материала
Прикладные программы: редакторы документов, табличные процессоры, издательские системы, программы подготовки презентаций, графические редакторы, программы для анимации, программы переводчики, программа работы с кадрами: «1С:Кадры»
Коммерческие разновидности программ: коммерческие, бесплатные, условно-бесплатные, пиратские копии
Практические занятия
Поиск, обработка и сохранение информации, используя программное обеспечение «Консультант +»
Контрольная работа по теме «Технические устройства ПК»
Самостоятельная работа обучающихся
Исследование «Программные продукты, используемые для обеспечения компьютерного документооборота»
Раздел 2. Информационные технологии при документировании и организации работы с документами
Тема 2.1.
Текстовый процессор Microsoft Word 2003/2007 основные понятия и применение.
Содержание учебного материала
Текстовый процессор: Word : характеристики, назначение, применение, основные элементы экранного интерфейса.
Меню программы и панели инструментов в Word : содержание опций. Критерии эффективной работы в Word .
Работа с документами (размещение, редактирование, форматирование, иллюстрирование, оформление): основные требования, приемы, средства работы.
Практические занятия
Создание документов в редакторе MS Word . Форматирование шрифтов
Оформление абзацев документов. Колонтитулы
Создание и форматирование таблиц в MS Word .
Колонки. Буквица. Форматирование регистров.
Вставка объектов в документ. Подготовка к печати.
Комплексное использование возможностей MS Word для создания текстовых документов
Самостоятельная работа обучающихся
Индивидуальное задание «Реклама моей профессии»
Проработка конспектов занятий, учебной и специальной литературы
Тема № 2.2.
Электронные таблицы Microsoft Exsel 2003/2007: основные понятия и применение.
Содержание учебного материала
Электронные таблицы: назначение, возможности, принципы устройства, область применения. Обработка данных: виды операций, правила выполнения, основные способы
Программный продукт Excel : организация работы программы. Основные элементы экранного интерфейса: виды, назначение. Меню программы и панели инструментов: содержание опций.
Работы с ячейками, списками, базами данных, таблицами: виды, примеры, основные приемы работы.
Диаграммы: общие сведения основные компоненты, принципы организации данных, порядок создания диаграмм.
Сортировка, фильтрация и форматирование данных в таблицах Обмен данными между приложениями Excel и Word : основные способы.
Практические занятия
Организация расчетов в табличном процессоре MS Excel.
Построение и форматирование диаграмм в MS Excel.
Использование функций в расчетах MS Excel.
Относительная и абсолютная адресация MS Excel.
Фильтрация данных и условное форматирование в MS Excel.
Самостоятельная работа обучающихся
Проработка конспектов занятий, учебной и специальной литературы
Решение ситуационных задач профессионального характера
Тема № 2.3. Программа Microsoft Power Point 2003/2007: основные понятия и применение.
Содержание учебного материала
Мультимедиа: понятия, определения. Аппаратные средства мультимедиа (звуковые карты, видео карты, микрофоны, акустические системы): виды, способы подключения, функции.
Создание презентаций. Шаблоны презентаций.
Создание презентаций с гиперссылками.
Практические занятия
Создание презентации « Профессия - секретарь»
Создание гипертекстовой презентации «Основные виды ОРД, используемые в будущей профессиональной деятельности»
Контрольная работа по теме «Правила оформления и создания презентаций»
Самостоятельная работа обучающихся
Проработка конспектов занятий, учебной и специальной литературы
Тема № 2.4. Базы данных Microsoft Access 2003/2007: виды, назначение
Содержание учебного материала
Базы данных: виды, назначение, организация, область применения. Система управления базами данных Access : характеристики работы.
Принципы проектирования, создания и модификации баз данных.
Создание многотабличной базы данных.
Практические занятия
Проектирование базы данных в СУБД MS Access .
Создание таблиц и пользовательских форм для ввода данных в СУБД MS Access .
Модификация таблиц и работа с данными с использованием запросов в СУБД MS Access .
Контрольная работа по теме «Система управления базами данных. Назначение и основные функции»
Самостоятельная работа обучающихся
Проработка конспектов занятий, учебной и специальной литературы
Раздел 3. Технология ведения электронного делопроизводства
Тема № 3.1.
Организация электронного документооборота
Содержание учебного материала
Организация работы с поступающими («входящими») и отправляемыми («исходящими») документами. Электронный документооборот.
Электронная почта. Рассылка и получение электронных писем.
Практические занятия
Создание почтового ящика. Отправка писем.
Самостоятельная работа обучающихся
Изучение нормативно-правовых актов, регламентирующих документооборот
Тема № 3.2. Подготовка электронных документов к хранению
Содержание учебного материала
Архивирование документов. Обеспечение их сохранности.
Практические занятия
1. Архивирование файлов и папок.
Для характеристики уровня освоения учебного материала используются следующие обозначения:
1. – ознакомительный (узнавание ранее изученных объектов, свойств);
2. – репродуктивный (выполнение деятельности по образцу, инструкции или под руководством)
3. – продуктивный (планирование и самостоятельное выполнение деятельности, решение проблемных задач)
3.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению
Реализация УД требует наличия компьютерного класса; подключение к сети Интернет, лабораторий для самостоятельной подготовки учащихся.
Оборудование учебного кабинета: компьютеры, проектор;
Технические средства обучения: интерактивная доска, наушники, колонки.
Оборудование лаборатории и рабочих мест лаборатории: компьютеры, наушники, колонки
Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
Основные источники:
Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Издательский центр «Академия», 2010 г.
Свиридова М.Ю. Информационные технологии в офисе. Практические упражнения. - М.: Издательский центр «Академия», 2010 г.
Михеева Е.В. Практикум по информатике. - М.: Издательский центр «Академия», 2010 г.
Дополнительные источники:
Беме A . Office для WINDOWS 2003 W Москва ИФРА М, 2000г.
Евсеев Г.А. Вы купили компьютер. \\ Москва АСТпресс, 2006г.
Евсеев Г.А.Занимательный компьютер. \\ Москва АСТпресс, 2006г.
Журин A . A . MICROSOFT Office для школьников и начинающих пользователей \\ Москва «Аквариум» 2000 г.
5. Ляхович В.Ф.' Основы информатики \\ ЕНИКС Ростов на Дону 2000г.
Макарова Н.В. Информатика 10-11 класс \\ Санкт- Петербург, 2008г.
Симонович СВ. Общая информатика. \\ Москва ACT пресс, 2006г.
Симонович СВ. Практическая информатика \\ Москва ACT пресс,2010 г.
Свиридова М.Ю. Операционная система Windows XP . - М.: Издательский центр «Академия», 2006 г.
Операционная система Windows XP , приложения
Инструментальные средства разработки программных средств учебного назначения, в том числе реализующие возможности Интернет и мультимедиа технологий
Офисные программы Microsoft: Word, Excel , PowerPoint, Publisher, Access
Электронные средства образовательного назначения, реализованные на CD - , по курсу «Информатика»
Программные средства создания сайтов (конструкторы сайтов)
Программные средства автоматизации создания учебно-методических пособий, тестовые оболочки, пособий для самостоятельной работы, сборников упражнений
Результаты обучения
(освоенные умения, усвоенные знания)
Формы и методы контроля и оценки результатов обучения
соблюдать правила техники безопасности и гигиенические рекомендации при использовании средств ИКТ в профессиональной деятельности;
применять современные технические средства обучения, контроля и оценки уровня успеваемости, основанные на использовании компьютерных технологий;
Создание презентаций, базы данных, создание тестов в различных программах
создавать, редактировать, оформлять, сохранять, передавать информационные объекты различного типа с помощью современных информационных технологий для обеспечения образовательного процесса;
Участие в практических занятиях, оформление пакета документов по оформление ОРД, Составление базы данных « Кадровый состав сотрудников организации»
использовать сервисы и информационные ресурсы сети Интернет в профессиональной деятельности;
Работа над созданием сайта
Обзор образовательных ресурсов сети Интернет
Создание каталога образовательных ресурсов
Студенты знают
правила техники безопасности и гигиенические требования при использовании средств ИКТ;
Создание презентации по технике безопасности
основные технологии создания, редактирования, оформления, сохранения, передачи и поиска информационных объектов различного типа (текстовых, графических, числовых и т.п.) с помощью современных программных средств;
Тестирование, компетентностно-ориентированные задания
возможности использования ресурсов сети Интернет для совершенствования профессиональной деятельности, профессионального и личностного развития;
Компетентностно - ориентированные задания,
назначение и технологию эксплуатации аппаратного и программного обеспечения, применяемого в профессиональной деятельности
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Содержание работы
Введение 3
Глава 1.Персональный и карманный компьютеры 4
Глава 2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 11
Глава 3 Интернет технологии в работе секретаря 16
Заключение 22
Список использованной литературы 23
Файлы: 1 файл
Реферат Компьютерные технологии в деятельности секретаря.docx
ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ГУМАНИТАРНЫХ НАУК
КАФЕРДА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
«Компьютерные технологии в деятельности секретаря»
Студента 5 курса
Жулдасова Нурлана Слюймюновича
Глава 1.Персональный и карманный компьютеры 4
Глава 2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 11
Глава 3 Интернет технологии в работе секретаря 16
Список использованной литературы 23
Введение
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово- хозяйственной деятельности предприятия.
Глава 1.Персональный и карманный компьютеры
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:
составление и редактирование документов;
регистрация и контроль исполнения документов;
хранение и поиск документов, другой полезной информации;
прием и передача документов по каналам связи;
архивное хранение документов;
организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.
Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.
Главным элементом системного блока является процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.
Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране информации, необходимой для пользователя, о происходящих в компьютере процессах.
Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре находятся клавиши четырех видов:
В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсором на экране.
Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского алфавита, либо латинского. Для переключения используются программы
драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием определенного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации данных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).
Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клавишами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик, для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с поверхностью коврика.
Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принтеры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, открытках.
Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов. Сканеры позволяют переводить информацию с бумажных носителей в электронный формат, облегчая тем самым работу секретаря. После сканирования документа его распознают с помощью программы ABBYY FineReader для дальнейшей работы с ним. Распознавание позволяет редактировать, изменять и дополнять документ различной информацией.позволяет ввести документ одним нажатием на кнопку Scan&Read, не вдаваясь в подробности работы программы. Распознанный текст можно передать в текстовый редактор или электронную таблицу, сохранить в форматах RTF, DOC, Word XML (при сохранении в Microsoft Office 2003), PDF и HTML с полным сохранением оформления документа или сохранить в базе данных.
Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитооптические диски МО, Zip Drive (100 Мб), Jazz Drive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры [3].
Возможности компьютера определяют:
тип и тактовая частота процессора;
объем оперативной памяти и жесткого диска;
характеристики материнской платы;
наличие CD-ROM и звуковой платы;
возможность подключения дополнительных устройств;
Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возможности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операционную систему Windows 98 и пакет Microsoft Office 97 или 2000. Для этих целей потребуется процессор Pentium® III 500 МГц или Celeron 466 МГц с оперативной памятью 64 Мб, объемом жесткого диска 6-10 Гб, графическим акселератором объемом памяти 4 Мб, 17 дюймовым монитором с шагом маски не более 0,26 мм и разрешением 1024x768 пикселей при частоте кадров не менее 85 Гц1. Необходимы CD-ROM, модем с поддержкой стандарта V.90 и K56flex и сетевая карта 10/100 Ethernet, мышь с поддержкой технологии IntelliMouse. Для создания качественных документов должен быть лазерный принтер HP LJ 1100. Такая конфигурация компьютера, ориентировочной стоимостью 2000S, отвечает современным требованиям офисной практики.
Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:
В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.
Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.
Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.
Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.
Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.
Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.
Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка "Задачи" каждого исполнителя обновляется автоматически.
Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.
Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое [13].
Деятельность секретарей часто связана с применением персональных компьютеров. На помощь им сегодня приходят современные компьютерные технологии, позволяющие хранить и обеспечивать быстрый доступ к информации, организовывать рабочее время с помощью специальных программ-органайзеров, обеспечивать доступ в Интернет и т.д. Казалось бы, не так давно секретари стали использовать настольные персональные компьютеры в своей профессиональной деятельности. Сегодня же им на рынке компьютерной техники предлагается новый вид компьютеров - карманные персональные компьютеры (КПК). Популярность использования КПК в последнее годы растет, и это не случайно, так как КПК имеют широкие возможности по созданию и хранению текстовой и графической информации. Они способны читать информацию с компакт-дисков, использовать возможности Интернета, пользоваться словарями, прослушивать музыку, смотреть фильмы и т.д., при этом иметь малые габариты и вес.
Карманный персональный компьютер (КПК) должен включать в себя три обязательных элемента: компактную конструкцию (размер и вес), большое время работы от батарей, поддержку всего спектра мультимедийных приложений и функций.
Основным средством отображения информации в КПК является дисплей, средний размер диагонали экрана КПК равен 10-15 см. В карманных компьютерах, также как и в ноутбуках, используется жидкокристаллический дисплей, что позволяет уменьшить энергопотребление и приводит к отсутствию вредных излучений. Это важно учитывать при работе на компьютере. На данный момент в карманных компьютерах используются как черно-белые, так и цветные дисплеи Типовое разрешение дисплеев КПК составляет от 160 х 160 до 640 х 320.
Особенностью карманного компьютера является сенсорный экран, позволяющий вводить информацию в компьютер путем нажатия на экране виртуальных кнопок выводимой на экран клавиатуры. Для касания экрана используется пластмассовое перо (стилус), входящее в комплект КПК.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Содержание работы
Введение 3
Глава 1.Персональный и карманный компьютеры 4
Глава 2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 11
Глава 3 Интернет технологии в работе секретаря 16
Заключение 22
Список использованной литературы 23
Файлы: 1 файл
Реферат Компьютерные технологии в деятельности секретаря.docx
Ввод информации с КПК осуществляется посредством экранной клавиатуры либо через внешнюю, подключаемую к КПК клавиатуру, которую можно использовать в случае необходимости. Внешняя клавиатура удобна для ввода большого объема текстовой информации, но при этом габариты и вес КПК увеличатся.
В качестве устройств ввода/вывода в карманных компьютерах имеется инфракрасный порт, новые модели КПК имеют разъемы для работы с флеш-картами памяти. Самый удобный способ хранения и переноса данных состоит в использовании внешних карт памяти, позволяющих хранить относительно большие объемы информации (от 8 Мб до 1 Гб) при малых размерах и высокой надежности.
КПК в отличие от настольного ПК не имеют жесткого диска. Это связано с тем, что жесткий диск потребляет много электроэнергии, имеет движущие механические части, что влечет за собой определенные требования к эксплуатации компьютера. Для повышенной надежности работы КПК его операционная система хранится в специальной микросхеме памяти. В карманных компьютерах может быть установлена микросхема флеш-типа, на которую записываются программы, музыка, видео, различные текстовые и графические документы.
Карманные компьютеры позволяют выводить звуковую информацию. Реализация этой функции не одинакова, поэтому КПК делятся на два типа.
К первому типу относят те, которые позволяют прослушать музыку. Ко второму - те, которые имеют примитивные средства вывода звука.Источники питания КПК используются двух типов: батареи и аккумуляторы. Обычно КПК с черно-белыми дисплеями и невысоким быстродействием имеют питание от батарей. Более мощные КПК и с цветным экраном имеют встроенные аккумуляторы.
Почти все новые модели карманных компьютеров выпускаются сегодня с цветными экранами и, соответственно, работают на аккумуляторах.
Глава 2 Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря
Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.
Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно- документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся на рынке. Это очень ответственная задача, так как от того, насколько выбранный аппаратно-программный комплекс будет отвечать задачам данной организации, учитывать ее специфику работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и эффективность использования выбранного программного комплекса.
Многие организации имеют свою компьютерную службу. В небольших организациях - это один-два специалиста, в средних и крупных - IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение работы компьютерного парка организации. Однако в IT-подразделениях работают специалисты именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются и не должны разбираться в технологиях документирования бизнес-процессов, в организации работы с документами, в документообороте компании и в делопроизводстве в целом. Поэтому определить требования, предъявляемые к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты и особенно секретари руководства организации, поскольку именно к ним чаще всего предъявляются самые высокие требования по оперативности и полноте поиска необходимой информации и документов.
Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений обязательно должны принимать самое активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при выборе как системы автоматизации делопроизводства в компании, так и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.
Некоторые организации приходят к решению поручить создание (написание) программы своим штатным программистам, аргументируя это тем, что, с одной стороны, это будет дешевле, так как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой - будет создана программа, полностью соответствующая требованиям сотрудников организации. Кроме того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право на существование, однако важно учитывать и проблемы («подводные камни») такого решения.
Во-первых, при разработке программы «на заказ» еще большее значение имеет тщательно и самым детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии, учесть все нюансы работы с документами. Из этого вытекает вторая проблема - сроки разработки и внедрения. Если массовый программный продукт в типовой организации настраивается за два-три месяца, то написание программы с «нуля» в среднем занимает порядка полугода. Потом начинается процесс внедрения и отладки: программа ставится на рабочие места секретарей и других пользователей, которые пробуют с программой работать. Сразу выясняется, что какие-то операции не работают или работают неправильно. Дальше идет процесс доработки и исправления программы. Наконец программа полностью действует. Секретари и сотрудники начинают вводить в нее документы. В этот период пробной эксплуатации, как правило, обязательно возникают новые, не учтенные в техническом задании требования к программе, так как сразу учесть все детали практически невозможно. Программа опять дорабатывается, модифицируется и заново настраивается.
Все это время секретари, делопроизводственный персонал продолжают выполнять свою обычную работу, плюс параллельно вносят документы, информацию в программу, тем самым, дублируя свою работу. Причем в ходе настройки периодически данные могут пропадать, и каждый раз все необходимо заносить заново. Таким образом, в период внедрения программы, а он обычно занимает несколько месяцев, иногда доходя до года, секретарям и другим сотрудникам службы ДОУ приходится выполнять двойную работу, нагрузка на сотрудников существенно возрастает, что может сформировать в коллективе негативное отношение к идее автоматизации в целом.
Преимуществом собственной разработки является то, что в организации остаются исходные коды. Кроме того, важно, чтобы программа была написана на распространенной платформе и на одном из широко известных языков программирования. Известны случаи, когда после увольнения программиста оказывалось, что найти другого, который смог бы продолжить работу, крайне сложно и дорого, и проще начать все сначала.
Резюмируя вышеизложенное, можно все-таки рекомендовать в первую очередь рассматривать уже существующие на рынке программные продукты, уже имеющие опыт внедрения в различных организациях. Выбор типовой программы, уже работающей в десятках, сотнях и даже тысячах организаций, гарантирует, что по мере изменения требований и законодательства будут выпускаться новые версии программы и будет осуществляться техническая поддержка. Важно также учитывать, что сегодня стандарты в области межведомственного документооборота и архивного хранения документов находятся в стадии разработки и обсуждения. После принятия соответствующих стандартов неизбежно встанет вопрос обеспечения совместимости имеющихся автоматизированных систем с федеральными и международными стандартами. Все крупные фирмы - разработчики программ обязательно выпустят соответствующие конвертеры, модули, обеспечивающие экспорт - импорт данных в стандартных форматах, а компании, использующие нестандартное программное обеспечение, окажутся перед лицом этой проблемы.
На что же, прежде всего, следует обратить внимание и что необходимо записать в техническом задании, списке требований секретарю организации:
) Контроль исполнения. Каким именно образом будет осуществляться контроль. В простейшем случае это списки неисполненных документов, которые выводятся на экран по запросу пользователя. В более продвинутых системах оповещения о приближающемся сроке исполнения могут рассылаться по электронной почте или быть выполнены в виде автоматически всплывающих окон со списком неисполненных.
) Адресная книга. Секретарь обязательно должен иметь доступ к справочнику - общей адресной книге, в которую канцелярия вносит все сведения по поступившему документу. Это позволяет секретарю быстро соединить руководителя с автором рассматриваемого руководителем документа.
) Организация движения документов. Использование заранее заложенных в программу маршрутных схем позволяет кардинально ускорить процесс согласования даже самых сложных документов.
) Использование шаблонов документов. Создание набора шаблонов для всех типовых управленческих ситуаций существенно ускоряет работу: не тратится время на продумывание, составление и оформление документа, достаточно выбрать нужный шаблон с уже заложенным в него оформлением и типовым трафаретным текстом и вставить переменную информацию.
) Возможность интеграции с системой архивного хранения документов. Очень важно, чтобы документы, завершенные делопроизводством, могли легко передаваться в архив и, чтобы в то же время существовал единый интерфейс поиска и просмотра документов, как текущего делопроизводства, так и документов за прошлые годы.
) Настройка пользовательского интерфейса. В зависимости от выполняемых обязанностей сотрудники организации могут нуждаться в разной функциональности и разной настройке программы. Важно, чтобы интерфейс рабочего места секретаря, секретаря-референта был максимально эргономичным, позволял быстро вводить запросы и получать на экран, распечатывать всю необходимую информацию по документам и сами документы.
) Удаленный доступ. Если достаточно часты ситуации, когда секретарю, сопровождающему руководителя в служебной командировке, может потребоваться получить оперативный доступ к документам, найти нужную информацию в документах компании, то в этом случае надо обратить внимание на наличие возможностей для защищенного удаленного доступа к документам.
В целом, тщательно продумав требования, предъявляемые к программе, секретарь, секретарь-референт упростит себе дальнейшее освоение и использование нового программного обеспечения и сможет существенно повысить эффективность своей работы.
Глава 3 Интернет технологии в работе секретаря
Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www.docflow.ru), выходящий под лозунгом "Все о мире электронного документооборота". По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.
Портал DOCFLOW представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором системы комплексной автоматизации делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.
В разделе "Аналитика" можно найти различные материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. Материалы отсортированы по тематике и размешены в нескольких подразделах. Выбрав в правом меню интересующий вас подраздел, вы получите доступ к полному списку имеющихся по этой теме статей: это ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) и CRM (Customer Relations Management - управление взаимоотношениями с клиентами). Системы ввода документов, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизация финансовой деятельности, вопросы информационной безопасности; федеральные целевые программы; технологии управления данными, а также отдельный раздел "Для начинающих".
Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте материалах.
Еще один раздел портала, который секретари, интересующиеся новостями в области ДОУ, не могут оставить без внимания, - это раздел, посвященный конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.
Актуальность курсовой работы: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
Содержание работы
Введение 3
1. Информационные технологии и технические средства в деятельности секретаря 7
1.1. Интернет 8
1.1. Использование возможностей персонального компьютера и других технических средств 10
2. Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 14
3. Интернет - технологии в деятельности секретаря 20
3.1. Электронная почта 21
3.2. Видеоконференции 22
Заключение 24
Список использованных источников 26
Файлы: 1 файл
Интернет в деятельности секретаря.docx
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра Документоведение и языковая коммуникация
по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»
по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления
Тема курсовой работы:
«_____________________________ ______________________________ _____»
Выполнил(а) студент(ка) группы________________
Руководитель к.психол. наук, доцент кафедры
1. Информационные технологии и технические средства в деятельности секретаря 7
1.1. Использование возможностей персонального компьютера и других технических средств 10
2. Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 14
3. Интернет - технологии в деятельности секретаря 20
3.1. Электронная почта 21
3.2. Видеоконференции 22
Список использованных источников 26
Введение
Актуальность курсовой работы: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин, в том числе и глобальная сеть интернет, позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.
Тема курсовой работы: интернет в деятельности секретаря
Цель исследования: дополнительное ПО (программное обеспечение), глобальная сеть интернет, а так же анализ и исследование основных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса своей работы.
- анализ технических средств предназначенных для работы секретаря;
- выявление проблем выбора программного обеспечения для работы секретаря;
Объект исследования: глобальная сеть интернет и технические средства секретаря.
Предмет исследования: компьютерные и программные средства.
Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
Сетевые системы автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления.
Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. Например, в традиционной отечественной практике документы в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных исполнителей (и обратно). Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документацию непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, руководители же при этом сохраняют полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.
Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные или электронные), так и самим электронными документами, которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.
Снижается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизводства и документооборота) позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников, независимо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабочих мест, вплоть мобильных (конечно, при наличии линий связи).
САДД позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия (т.н. ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как делопроизводственная система берет на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.
САДД создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавание текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов, и т.д.
Читайте также: