Dropbox совместное редактирование excel
Сделайте каждодневную работу более эффективной, обеспечивая удобный и безопасный доступ. Мгновенно делитесь рабочими материалами из своего аккаунта Dropbox, не пересылая файлы туда-сюда по электронной почте. Когда вы вносите в файл какие-либо изменения, он автоматически обновляется в режиме реального времени у всех пользователей, которым вы предоставили к нему доступ. Упростите с помощью Dropbox все процессы — от совместной работы с коллегами до обмена любимыми фотографиями из отпуска.
В этой главе мы расскажем, как обмениваться файлами (отправлять их и запрашивать) с кем угодно — даже с теми, у кого нет аккаунта Dropbox.
Общий доступ только для чтения
Когда вы приглашаете кого-то напрямую с доступом только для чтения, такой пользователь получает письмо с ссылкой на ваш контент, у него появляется доступ к файлу или папке из собственного аккаунта Dropbox, но редактировать контент он не может. Для большей безопасности вы можете изменить права доступа или вновь сделать элемент личным.
Инструкция: общий доступ только для чтения
Из папки Dropbox на вашем компьютере
1. Нажмите правой кнопкой мыши (или нажмите клавишу Control и щелкните) на файл и выберите Копировать ссылку Dropbox.
В мобильном приложении
Ссылка Dropbox никогда не повредится, даже если вы переименуете или переместите файлы или папки в своем аккаунте Dropbox. Если получатель ссылки доступа скачивает данные на свой локальный компьютер, а затем вносит в них изменения, в вашем аккаунте Dropbox эти данные обновлены не будут.
Если вы пользуетесь тарифным планом Dropbox Professional или Business, вы можете в любой момент установить для общей ссылки пароль или срок действия, а также отключить скачивание по ней.
Общий доступ с правом изменять
Если вы хотите, чтобы коллеги могли редактировать файлы, которыми вы делитесь с ними, вы можете пригласить их прямо из файла или папки.
- Чтобы иметь возможность открывать и редактировать ваши данные, получатели приглашения должны войти в аккаунт Dropbox.
- Когда предоставляется общий доступ к папкам, получатели становятся их участниками.
- Изменения, которые участники вносят в данные, хранящиеся внутри общих папок, синхронизируются с аккаунтами других участников папки.
- Можно поделиться сразу с несколькими пользователями, входящими в подгруппу.
Инструкция: как поделиться файлом или папкой с помощью приглашения
Как поделиться данными из папки Dropbox на компьютере
Запросы файлов
Воспользуйтесь функцией запроса файлов, чтобы получить файлы (до 20 ГБ) от кого угодно прямо в свой аккаунт Dropbox. Когда получатель нажмет на ссылку в вашем запросе файлов, ему останется только выбрать на компьютере файлы, ввести свое имя и адрес электронной почты и нажать Загрузить. Именно так — не нужно входить в систему, поэтому добавлять файлы сможет любой пользователь, даже тот, у кого нет аккаунта Dropbox. Это простой способ получить файлы (например, предложения от поставщиков, студенческие работы или фотографии из отпуска), при этом отправителю не придется проходить через сложный, трудоемкий процесс.
Все полученные вами файлы автоматически помещаются в одну папку в вашем аккаунте Dropbox. Просматривать загруженные данные сможете только вы, хотя потом можно будет поделиться отдельными или сразу всеми файлами из этой папки c другими пользователями.
Инструкция: как создать запрос файла
Когда пользователи загрузят файлы по вашему запросу, мы отправим вам уведомление на электронную почту.
Легко работайте, редактируйте содержимое и делитесь им с участниками рабочей группы.
Dropbox — это единое пространство, которое ваша рабочая группа может использовать для совместной работы с содержимым. Вы и участники вашей рабочей группы могут использовать платформу Dropbox для совместной работы с содержимым, чтобы поделиться заметками со встречи и набросками проекта. Можно также легко добавлять изображения, видео и даже коды для работы над проектом в команде.
Благодаря Dropbox рабочие группы могут сконцентрировать свои рабочие документы в одном месте, тратить меньше времени на управление содержимым и больше времени на коллективную работу. Работайте со всеми важными документами — файлами PDF, Google Docs и JPEG — , подключив такие инструменты, как Slack и Zoom, не выходя из Dropbox.
Возможности коллективной работы с содержимым и редактирования документов Paper позволяют предоставлять участникам проекта любые данные через один документ.
Paper позволяет подробнее познакомиться с нашими шаблонами, участниками рабочей группы @mention, распределять задачи, а также добавлять таблицы, анимированные GIF-файлы, эмодзи, файлы и ссылки. Вы также можете вставлять клипы из SoundCloud и ссылки на видео на YouTube.
Dropbox упрощает процесс сбора обратной связи по проекту. Работайте с файлами, редактируйте документы и делитесь ими с вашими коллегами в едином упорядоченном пространстве.
Общайтесь с вашими коллегами, оставляя комментарии в определенных разделах документов, и делайте пометки для участников рабочей группы, которые будут уведомлены об обратной связи. Чтобы комментировать изображения и предварительно просматривать аудио- и видеофайлы, можно использовать примечания, не скачивая файл или исходное приложение.
Коллективное сотрудничество — это не просто работа в команде. Это подход к управлению проектами, сочетающий совместную работу, инновационное мышление и равное участие ради достижения общей цели. Залог успеха коллективного сотрудничества — это часто технологичные инструменты или программное обеспечение для совместной работы, которые оптимизируют коммуникацию, процесс принятия решений и рабочие процессы, а также сама культура работы, в которой вклад каждого участника имеет ценность.
Dropbox — это высокоэффективное рабочее пространство для коммуникации, обмена файлами и их упорядочивания, поэтому он может использоваться в качестве платформы для коллективной работы с содержимым самыми разными способами. Одним из наиболее эффективных способов применения Dropbox является его использование в качестве централизованного пространства для хранения содержимого, облачного хранилища и обмена документами. Обеспечьте эффективное взаимодействие всех участников команды благодаря тому, что все заметки с совещаний, планы проектов, списки заданий и ссылки сосредоточены в одном месте.
Программа для компьютера Dropbox позволяет объединить все ваши файлы, инструменты и участников рабочей группы и работать более производительно и эффективно.
Платформы для коллективной работы могут пригодиться как фрилансерам, так и большим рабочим группам, поскольку они обеспечивают эффективное взаимодействие всех участников для достижения общей цели и помогают находить правильные решения. Преимущества использования инструментов для коллективной работы:
- Повышение эффективности рабочих процессов
- Централизованная информационная платформа
- Доверие и более продуктивное общение
- Безопасный обмен файлами
- Контроль над содержимым при помощи полномочий доступа к файлу
Dropbox стимулирует коллективную работу и повышает ее эффективность, объединяя файлы, инструменты и людей в удобной общей рабочей среде. Коллективная работа становится проще, когда все необходимые материалы организованы, их легко найти и к ним могут открыть доступ как коллеги, так и внешние партнеры.
Я работаю в компании, которая занимается разработкой специализированного софта биологической направленности для фармакомпаний. По роду деятельности мне и моим коллегам приходится сталкиваться с написанием научных статей, грантов и прочих документов, над которыми приходится работать сообща.
Шаринг папок
В ее основе лежит возможность расшаривать отдельные фолдеры для остальных пользователей сервиса. То есть можно создать папку, поместить в нее начальные версии документов, а затем расшарить ее остальным соавторам, при условии конечно, что они являются пользователями Dropbox. Тогда любое обновление файлов будет незамедлительно отображаться у других пользователей, то есть решается задача работы с актуальными версиями. Но есть и ряд недостатков, в частности при обновлении файлов, не показывается с чей стороны было сделано изменение.
Трекинг изменений
Кроме того, чтобы работать только с актуальными версиями документов, нужно иметь возможность отслеживать изменения. Тут Dropbox позволяет, во-первых, просматривать какие изменения в целом происходили в папке: какие файлы были добавлены/удалены/изменены.
А во-вторых, для каждого файла можно увидеть историю измений, и при необходимости откатить, или скачать файл нужной версии. Это значит, что любые изменения будут сохранены. Кстати, удаление файла, случайное или преднамеренное, не является бедой, удаленное легко восстановить одним кликом.
Конфликтные ситуации
Что будет, если один из соавторов оказался в локации, в которой нет интернета, и ему приходится использовать текущую версию документа, а в это время другой соавтор внес свои изменения и проапдейтил документ (точнее, он апдейтится автоматически)? Когда наш первый автор вернется он-лайн, возникнет конфликтная ситуация: попытка обновить файл, версия которого выше, чем того, который есть на руках. В таких случаях Dropbox сохраняет конфликтный файл как копию, чтобы дальше можно было внести изменения в текущую версию документа, правда уже сторонними средствами.
Итоги
- Не требуется каких-то специальных знаний, достаточно заполнить регистрационную форму и установить клиент, а все остальное будет происходить автоматически.
- Не нужно использовать почту или FTP для обмена версиями документа.
- Все версии документа сохраняются на сервере Dropbox, потому нужный файл будет доступен из любой точки, где есть интернет и можно не бояться удаления файлов
- Нет какой бы то ни было системы разрешения конфликтных ситуаций. Сейчас при возникновении конфликтной ситуации, файлы придется сравнивать вручную, хоть и средствами MS Word.
- Вопросы безопасности — если взломают аккаунт одного из соавторов, ваша информация будет украдена. Кроме этого, не для всех приемлемо, чтобы статьи и прочие документы, которые по сути описывают новейшие изыскания, хранились на руках третьих лиц.
- Достаточно примитивная система управления версиями.
В целом идея кажется работоспособной и работает в теории, но нужно попробовать ее в реальных условиях, что я и попытаюсь сделать в ближайшее время.
«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…
Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:
- Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
- Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).
В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.
Office Online
Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.
Word Online
Excel Online
В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.
PowerPoint Online
PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.
Настольная версия Office
Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.
MS Word
При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.
Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.
Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.
MS Excel
В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –
либо встать в очередь —
MS PowerPoint
Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.
Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).
Мобильные устройства
Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App
При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.
Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.
Microsoft Excel App
Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Выводы
В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).
В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.
SharePoint Server по подписке SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint в Microsoft 365 Office для бизнеса SharePoint Foundation 2013 OneDrive (для работы или учебы) OneDrive (для дома или персональный) OneDrive для бизнеса OneDrive for Mac OneDrive for Windows Еще. Меньше
При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.
Совет: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint. If you’re managing a library, you may also find these videos on documents and libraries helpful
Что нужно для совместного редактирования?
Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.
Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:
Общие хранилища, OneDrive, OneDrive для работы и учебы, SharePoint и SharePoint Server, являются общими областями хранения, которые позволяют совместное авторство.
Приложения, поддерживаюющие совместное Word и PowerPoint на всех устройствах и в более последних версиях, чем Office 2010, поддерживают совместное. Совместное Excel мобильных приложений и последней версии Excel для Microsoft 365 поддерживается.
Подходящий документ. Совместное форматирование поддерживается только в современных форматах файлов, включая .docx (Word ), .pptx (PowerPoint ) и .xlsx (Excel ).
Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.
Создание и открытие документов для совместного редактирования
Эти статьи помогут вам научиться совместно работать сOffice документами.
Предоставление общего доступа к документам для совместной работы
Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.
Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:
Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.
Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для работы и учебы), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью OneDrive в Windows.
По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Хотя библиотека SharePoint документов с разрешениями только на чтение, позволяет пользователям только просматривать документы, хотя никто, кроме автора, не может вносить изменения без явного приглашения.
Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. вSharePoint.
Файлы, хранимыеOneDrive должны быть явно делиться. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные о совместном использовании см. в разделе Общий доступ к файлам и папок в Microsoft 365.
Да, корпорация Майкрософт совместно работает с десятками партнеров по всему миру (включая Box, Citrix ShareFile, Dropbox и Egnyte), чтобы вы могли совместно работать с Office в Интернете. Обратитесь к поставщику хранилища, чтобы узнать, поддерживается ли совместное Office в Интернете. Однако эти сторонние поставщики хранилищ не поддерживают совместное Office классическими приложениями и другими платформами. Совместное авторство поддерживается в Office в Интернете.
Корпорация Майкрософт не поддерживает совместное авторство документов, хранимых в Google Диск.
Мобильных: Совместное Office файлов также поддерживается в Office для iOS с другими поставщиками хранилищ, включая Box и Dropbox. Совместное Office для Android также поддерживается в Dropbox.
Если совместное редактирование работает неправильно, это может быть вызвано различными причинами. Сведения о том, как решить проблемы, возникающие при использовании и настройке совместного редактирования, см. в статье Устранение неполадок совместного редактирования в Office.
Другие разделы
Для администраторов SharePoint:
Примечание: Совместное редактирование не поддерживается для документов, защищенных с помощью управления правами на доступ данным (IRM) или службы управления правами (RMS).
Читайте также: