Что такое пустой инбокс в outlook
Пять лет назад я узнал про Inbox Zero и разобрался с хаосом в рабочих письмах. Но теперь я трачу на почту всего 2 рабочих часа в неделю, а на мессенджеры уходит 7-8 — оптимизировать нужно их.
Когда настанет этот чудесный день, Inbox Zero можно будет настроить хоть в «Одноклассниках».
Но Inbox Zero появился во времена, когда основными отвлекающими факторами на работе были телефон и электронная почта. Сейчас у нас есть мессенджеры, таск-менеджеры, уведомления — вся работа перемещается туда. Но почему-то с рабочими приложениями мы взаимодействуем не так, как с почтой: считается нормальным не структурировать входящие и реагировать на пуши сразу, как они приходят.
Вот скриншот моего недельного отчёта по инструментам коммуникации. На один только Telegram уходит в два раза больше времени, чем на электронную почту — и в Spark, и в веб-клиенте.
Учитывается только время за компьютером. Ещё 1,5-2 часа я провожу в Telegram с планшета, читая каналы.
Выходит, что Inbox Zero в почтовых клиентах становится всё более бесполезным — мы и так почти не пользуемся email. А вот c пустым инбоксом в телеге я экономлю нервы и силы, которые можно потратить на рабочие задачи.
Сначала пробежимся по настройке, а ниже я объясню, как этим пользоваться. Пока просто сделайте эти четыре шага:
Настройка папки Unread. Добавлены: Bots, Non-Contacts, Contacts и Groups. Исключены: Archived и Read.
По умолчанию у меня всегда открыта папка Unread — по сути это лента уведомлений, которая не пытается прислать мне миллион пушей.
Когда есть свободная минутка, проверяйте Unread. Ваша задача: сохранять эту папку пустой, на остальные можно не обращать внимания, если времени мало. Не держите приложение открытым и не ждите, пока вам напишут. В рабочее время я проверяю Unread где-то раз в час, в остальное время Telegram закрыт.
В другие папки заходите по случаю. Если сами хотите написать кому-то — ищите нужную переписку в Personal или Groups, а также в поиске по приложению.
Папку Channels используйте как новостную ленту. В основном я подписан на профессионалов, в компетенциях которых я уверен, а новостных каналов избегаю. Во время карантина я отписался от пары каналов по экономике, потому что они постили статистику заболеваемости — это не давало пользы, но вызывало негатив, который мешал работать.
Когда нечего делать, читайте архив. Там должны быть только неважные группы — сам я захожу туда, только когда действительно нет задач и хочется посмотреть, что происходит на проектах.
Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой и рабочую коммуникацию в онлайне.
Подписывайтесь, чтобы первым узнавать о похожих статьях и читать полезные посты, которые больше нигде не публикуются.
Как часто нам всем не хватает 24 часов в сутках, чтобы успеть завершить все дела? Слишком часто. Несмотря на наличие в свободном доступе множества техник тайм менеджмента, мало кто на практике их применяет. Более того, даже при огромном желании научиться грамотно планировать свое время, не у всех получается с первого раза.
Сегодня мы расскажем вам о технике управления временем и задачами — о «джедайской технике пустого инбокса». Метод не такой известный и популярный, как классический тайм менеджмент, но его довольно просто применять на практике.
Рассказываем, что такое техника пустого инбокса и как ее внедрить в свою жизнь.
Для кого подойдет техника пустого инбокса
▶ Вы не успеваете на работе завершить дела, на личную жизнь времени тоже не хватает.
▶ Вы измотаны после работы, и ваш мозг отказывается думать.
▶ Вы все время заняты, но результата не видите.
Что получите после внедрения
▶ Больше свободного времени.
▶ Чистый, «собранный» мозг.
▶ Спокойные, спланированные рабочие будни.
Что такое техника пустого инбокса
«Джедайская техника пустого инбокса» разработана бизнес-тренером Максимом Дорофеевым . Он неоднократно выступал на конференциях и проводил тренинги, представляя данную методику управления задачами. По сути, техника пустого инбокса — это модификация GTD ( Getting Things Done), метода доведения дел до завершения.
Метод пустого инбокса предполагает наличие «инбокса», списка задач на сегодня, неделю и когда-нибудь.
Мы не будем здесь углубляться в теорию, дадим лишь краткую выжимку, которой достаточно для понимания данной техники. Немного теории, или как устроен наш мозг.
Наш мозг — это сложный механизм, который до сих пор не изучен до конца. Он работает постоянно, даже во сне. Когда есть незавершенные дела, наш мозг на уровне подсознания «думает» об этом и строит варианты решения. От этого увеличивается утомляемость и расходуется «энергия» мозга. Мы нормально не высыпаемся, чувствуем нервозность. Поэтому мозг нужно разгружать. Наш мозг может концентрироваться и сосредоточенно работать только 2-3 часа в день. Остальное время — автоматические действия.
Главная цель метода пустого инбокса — рационально тратить «энергию» мозга, эффективно выполняя поставленные задачи на автомате.
Планирование времени при помощи техники пустого инбокса
Время — ценный ресурс, но еще более ценна наша энергия. Как часто мы думаем, будь у нас больше времени, мы бы успевали все? К сожалению, одного времени недостаточно. Время и энергия должны тратиться соизмеримо друг с другом. Техника пустого инбокса как раз и заставляет работать время и энергию вместе, а не против. Вы тратите меньше времени и энергии, при этом выполняя больше.
Основные цели рабочего процесса:
- Необходимо разграничить «думать» от «делать». Это нужно, чтобы максимально продуктивно использовать те 2-3 часа, в которые наш мозг наиболее активен и сконцентрирован.
- Освободить мозг и начать выполнять на автомате.
- Убрать все отвлекающие факторы, разложить вещи на свои места, разобрать все имеющиеся списки.
Это три главные цели, которым вы всегда должны следовать в процессе работы над задачами.
«Инбокс» или «входящие» — что это и как работать с ними
«Инбокс» («входящие») — это все задачи, дела, планы, которые только могут быть у нас. Они все требуют от нас совершения какого-либо действия.
Например, купить продукты на вечер, поздравить коллегу с днем рождения, ответить на письмо, прочитать книгу, сдать отчет и пр.
Подчеркнем, «инбокс» — это не только рабочие дела, это вообще все ваши дела, которые ждут от вас решения.
Когда «входящие» заполнены наш мозг неспокоен и не может продуктивно работать. Поэтому инбокс нужно чистить.
Как работать с инбоксом
- Записывайте все дела, идеи, покупки и прочее в инбокс. Когда мы записываем все задачи, мозгу больше нет необходимости помнить все это. Главное правило — головой нужно думать, а запоминать с помощью программ, блокнотов , приложений и пр.
- Все нужные дела должны хранится в одном месте. Не составляйте много разных списков. Например, личные дела в одном месте, рабочие в другом. При этом будет трудно концентрироваться и видеть картину целиком.
- Пустой инбокс — это не значит, что вы сделали все записанные дела. Это значит отсортированная и собранная в одном месте информация.
- Просматривайте инбокс раз в день или раз в неделю. Вы сами можете выбрать регулярность обзора инбокса, в зависимости от плотности ваших задач. Но обзор делать необходимо.
Инбокс — это то место, где хранятся ваши идеи, дела, планы и пр. до сортировки. С появлением новых задач он будет пополняться. Важно не забывать просматривать «входящие» с определенной периодичностью.
Список задач и как его правильно составлять
Максим Дорофеев говорит в своих тренингах о применении естественного планирования при составлении списка задач.
Естественное планирование — это метод видения задачи целиком. Мы понимаем зачем нам нужно выполнить это, видим итог, понимаем какой будет первый шаг и видим организацию всего процесса работы над задачей.
Приоритетность задач
Не все наши дела являются срочными и важными, некоторые вполне можно отложить на какое-то время, а какие-то и вовсе не выполнять. Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач — те, которые надо сделать, и те, которые не надо делать. Это упрощает процесс выполнения задач, сразу освобождая мозг от ненужных дел.
Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».
Ответ должен быть конкретным и начинаться с глагола в начальной форме.
Хороший пример: прочитать 1 главу такой-то книги, написать статью по такой-то теме, купить молоко, хлеб.
Задачи должны четко и конкретно обозначать действие. Правильная формулировка задач — первый шаг к грамотному управлению временем.
Как внедрить в жизнь «джедайскую технику пустого инбокса»
- Начинаем собирать «инбокс». Проверяем все свои ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне и собираем все в одном месте.
Хорошо, если вы уже нашли удобное приложения для записей, если нет, то удобны в этом отношении классический To Do list, Evernote, Doit.Im . Вы можете выбрать любой софт, который удобен и подходит именно вам. Можно пользоваться даже флипчартом или стикерами .
- Дальше начинаем сортировать — «что надо сделать» и «что не надо делать».
- Затем работаем только со списком «что надо сделать». Правильно формулируем задачи.
- Распределяем задачи на день, неделю.
- Приступаем к выполнению. Можно использовать технику «помидоров» , концентрированно работая 25 минут над одной задачей.
Вначале техника может показаться сложной. Но это только до того момента, пока вы не разберете свой «инбокс» в первый раз и не пропишите список задач. Дальше все пойдет гладко.
Бонусом
Посмотрите запись вебинара Максима Дорофеева, в котором он подробно рассказывает о джедайской технике пустого инбокса.
Вообще, Тэнк не изобрёл ничего нового. Inbox Zero давным-давно создал писатель и блогер Мерлин Манн, и это проверенный и широко известный метод. Примерно такую технику работы с документами описывал ещё Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок». Тэнк просто приспособил её для веб-интерфейса Gmail.
Я получаю и отправляю сотни писем ежедневно. Но в конце рабочего дня мой почтовый ящик неизменно пуст. У меня нет секретаря, который бы обрабатывал мою корреспонденцию. Я придерживаюсь принципа, который называется Inbox Zero. В этом нет ничего сложного.
Тэнк перечисляет преимущества метода Inbox Zero:
Я знаю многих людей, которые бережно хранят все свои письма, не удаляя ни одного. В результате их почтовый ящик начинает смахивать на ленту Twitter. Это неудобно. Вы будете постоянно теряться в письмах.
1. Очистите свой почтовый ящик
2. Обрабатывайте свои письма в хронологическом порядке
Обрабатывать письма вам помогут две функции в Gmail:
И вот ещё важная вещь:
Не используйте электронную почту как чат. Нет ничего хуже, чем плодить длиннющие цепочки Reply из постоянно цитирующихся писем. Если вам нужно поговорить, используйте мессенджер, чат в Slack или свяжитесь по телефону. Электронная почта для этого не приспособлена.
3. Ответили — архивируйте
Если вы не можете сразу ответить на какое-нибудь письмо, есть два варианта:
- Сохраните его в вашем приложении-органайзере. Это может быть Evernote, OneNote или какой-нибудь менеджер задач. Установите дату, чтобы программа напомнила вам написать ответ в нужный момент.
- Если вы можете сразу написать ответ, но адресат должен получить его через некоторое время, воспользуйтесь функцией отложенной доставки в Gmail. То же самое умеют Outlook, Thunderbird и другие клиенты.
4. Just do it
5. Используйте быстрые клавиши
Быстрые клавиши значительно сокращают время на обработку электронной почты. С ними вам не придётся водить курсором мыши туда-сюда. Тэнк рекомендует запомнить и использовать три хоткея:
Я не думаю, что вам понадобятся какие-то другие хоткеи. В Gmail я использую только три быстрые клавиши. Для всего остального есть мышь. Но перечисленные хоткеи позволяют вам быстро выполнять три самых распространённых действия с электронной почтой, так что они значительно сэкономят время.
6. Настройте фильтры
Фильтры электронной почты — невероятно удобный инструмент, который делает кучу работы за вас. Достаточно настроить их один раз, и они сэкономят вам немало времени.
Если в вашем Inbox вы регулярно обнаруживаете маловажные письма (уведомления интернет-сервисов, автоматические рассылки и так далее), то либо отпишитесь от них, либо настройте фильтры, чтобы такие письма архивировались автоматически.
7. Inbox пуст — закройте почту
Если вы опробовали технику Inbox Zero и готовы рассказать, что у вас получилось, или хотите предложить метод получше — напишите в комментариях.
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
4. Очистка папок
5. Отложенная доставка
6. Быстрые действия
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
По первоначальному замыслу электронная почта должна была облегчить жизнь офисным работникам. Как бы не так.
Вот почему своим компаниям-клиентам я первым делом рекомендую оптимизировать работу с электронной почтой.
Разгребать письма можно множеством способов, но я хочу рассказать здесь только об одном. Он позволяет сократить время на проверку почты и при этом не упустить ничего важного. Я не только сам уже много лет пользуюсь этим способом, но и научил ему сотни команд, которые обращались ко мне за консалтинговыми услугами. По словам многих моих клиентов, время на проверку электронной почты у них сократилось вдвое — теперь они экономят по 3—5 часов в неделю.
Вот как это работает и почему.
Что такое Inbox Zero
Система управления электронной почтой, которую я рекомендую, называется Inbox Zero. Она основана на полном очищении вашего ящика от отображающихся в нём писем (вообще всех, а не только непрочитанных). В конечном итоге их не должно остаться совсем.
Обычно люди стремятся к тому, чтобы в ящике не было ни одного непрочитанного письма. Но с этим есть несколько сложностей. Прочитанные письма по-прежнему отображаются в ящике, и ваш мозг (осознаете вы это или нет) каждый раз тратит ресурсы на их сканирование и сортировку: какие уже обработаны, а какие — только просмотрены. Вот тут-то вся система и рушится.
Inbox Zero позволяет быстро и эффективно работать с входящей почтой. Как только письмо обработано — уберите его с глаз долой и выбросьте из головы. Так вы сможете больше не думать о нём и вернуться к работе над своими важными задачами.
У большинства людей почтовый ящик содержит тысячи писем, подавляющая часть которых уже прочитана или обработана и больше не актуальна. Разобраться с ними — первый шаг на пути к Inbox Zero.
Я рекомендую сначала заархивировать все письма, пришедшие более 30 дней назад. Чтобы сделать это в Gmail, просто забейте в поисковую строку фразу «older_than: 30d», выберите все и нажмите «Архивировать» (в Outlook вы можете использовать запрос «received:
Теперь нам нужно разобраться с оставшейся почтой.
Когда приходит письмо, вы можете выполнить три действия: ответить на него (reply), заархивировать (archive) или отложить (defer). Из первых букв этих слов я вывел название своей системы — R.A.D.
После того как вы заархивируете все письма старше 30 дней, скорее всего, в вашем ящике останутся ещё сотни более свежих. Начните работать с ними с помощью R.A.D.
Если письмо требует ответа — ответьте на него, а затем заархивируйте. Работа сделана, а значит, нет необходимости держать это письмо перед глазами. Если вам придёт ответ, оно снова отобразится в почтовом ящике.
Если письмо не требует ответа или просто неважно для вас — заархивируйте его. Вы всегда можете вернуться к нему позже с помощью функции поиска.
Если письмо сейчас не актуально, но вам понадобится обратиться к нему позже — отложите его до нужного момента. В Gmail для этого есть функция «Отложить», а в Outlook можно воспользоваться плагином Boomerang. Предположим, у вас запланирована встреча на следующей неделе, но вам ещё должны выслать карту проезда. Отложите письмо до дня встречи, и утром оно появится в вашем почтовом ящике.
Как поддерживать пустоту в ящике
С помощью системы R.A.D. вы сможете эффективно обработать всю входящую почту. В конце концов ваш ящик окажется совершенно пустым. Наверняка увиденное произведет на вас впечатление и вам захочется постоянно использовать систему R.A.D. при проверке электронной почты.
Хотя суть Inbox Zero в том, чтобы достигать пустоты в ящике после каждой его проверки, — это далеко не железное правило. Достаточно, чтобы в ящике не было более 20 писем одновременно. В таком случае вы сможете обработать их к концу дня.
Как бы вы ни использовали этот метод, цель одна — заставить вашу электронную почту работать на вас, а не наоборот.
Читайте также: