Что такое экземпляр бюджета 1с erp
Все операции бюджетирования выполняются в рамках бюджетной модели. Бюджетная модель определяет период бюджетирования, основную аналитику построения бюджетов. Бюджеты могут строится в разрезе организации или в разрезе подразделения
В форме бюджетной модели определяется период действия. В один период на предприятии может действовать только одна бюджетная модель.
Если в бюджетной модели включены процедуры утверждения, то они распространяются на все бюджеты, построенные в рамках выбранной бюджетной модели. При включении процедур утверждения, в экземплярах бюджетов появляется возможность устанавливать статусы.
В рамках бюджетной модели настраиваются шаги бюджетного процесса.
Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками, представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью – месяц.
Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также указывается длительность исполнения задачи, вид бюджета, сценарий и основная аналитика.
В случаях, когда шаг бюджетного процесса выполняться не должен, в нем устанавливается флаг «Не выполняется».
По мимо бюджетной модели для целей бюджетирования обязательной аналитикой является сценарий. С помощью сценария бюджеты версионируются.
В сценарии устанавливается валюта и периодичность исполнения. Если валюта сценария отлична от валюты управленческого учета, возможно указание прогнозных курсов валют и необходимость проверки курсов при вводе экземпляра бюджета.
Один сценарий в системе является предопределенным, по этому сценарию система в автоматическом режиме собирает фактические данные.
Так как подсистема бюджетирования полностью интегрирована в конфигурацию управления предприятием, экземпляры бюджетов могут создаваться непосредственно из подсистемы планирования. Для этих целей можно воспользоваться реквизитом в справочнике «Сценарии планирования».
Данный реквизит необходим при построении сквозной системы планирования в информационной системе, когда бюджеты формируются на основании планов продаж, производства, закупок.
Структура бюджета состоит из следующих элементов:
- Статьи бюджетов – формируют обороты по бюджетам.
- Показатели бюджетов – формируют остатки по бюджетам.
Основной справочник, который определяет обороты по бюджетам – это справочник «Статьи бюджетов».
В статье бюджетов указывается аналитика, возможно указать до 6 различных аналитик. Так же в статье устанавливается возможность количественного и валютного учета.
В панели навигации находится настройка правил получения фактических данных.
Правил может быть неограниченное количество. В форме правил настраивается источник получения данных. Возможны варианты:
- Оперативный учет – данные будут собираться из регистров оперативного учета в разрезе документов.
- Регламентированный учет – источником будет план счетов регламентированного учета.
- Международный учет – план счетов МСФО.
- Произвольные данные – для получения факта составляется произвольный запрос.
Так же настраивается источник суммы и дополнительные отборы.
Справочник «Показатели бюджетов» определяет остаточные показатели, которые будут выводиться в бюджет.
Структура справочника аналогична статьям бюджетов. Для показателей можно указать до 6 аналитик.
Для каждого показателя необходимо настроить правило получения фактических данных.
Для одного показателя может быть настроено больше одного правила получения фактических данных, тогда информация по ним при построении отчетов будет суммироваться.
Для того чтобы в отчетах и экземплярах бюджета рассчитывались остатки, необходимо настроить связи между статьями бюджетов и показателями бюджетов. Это делается в разделе «Настройки и справочники» через регистр сведений «Связи показателей бюджета».
В регистре необходимо сделать запись для каждой статьи, оказывающей влияние на показатель. Потом выбрать вид влияния – приход/расход. Так же надо указать коэффициент влияния.
После ввода аналитических и структурных данных можно приступать к созданию вида бюджета.
Вид бюджета — это конструктор, с помощью которого создаются формы ввода экземпляров бюджета и отчетные формы.
Вид бюджета привязан к бюджетной модели.
Для того чтобы вид бюджета можно было использовать для ввода экземпляров бюджета, необходимо поставить флаг «Использовать для ввода плана». Следует отметить, что при установленном флаге по виду бюджета нельзя формировать план – фактный анализ. Для построения план-фактного отчета нужно делать новый вид бюджета.
Первый вид бюджета – простой бюджет ДДС без аналитик. Структура бюджета формируется путем перетаскивания значений из левого окна в правое.
В форме можно собрать заголовок. После заголовка в форму вида бюджета добавляется таблица. Таблица может быть нескольких типов:
Для первого примера выберу простую таблицу с показателями в строках. В колонках можно указать период – месяц. В строках необходимо добавить 2 группы: поступление и расходование. Затем в каждую группу нужно перенести нужные статьи. Так как статьи расходования должны уменьшать остаток в отчетах, для них нужно указать обратный знак. Для этого надо двойным кликом открыть статью и установить соответствующий признак.
Для ввода суммарных показателей по статьям предназначен элемент «Формула по группе». Его можно поставить как в первой строке группы, так и в последней, в зависимости от того, где необходимо видеть итоги.
Показатели так же перетаскиваются в форму ввода. Для того чтобы вывести остаток на начало, в форме настройки показателя необходимо выбрать значение - «Начальный остаток». Также в настройке определяется получение данных о сценарии, организации и подразделении и дополнительные отборы.
Для того чтобы вывести остаток на конец, соответственно, нужно в настройках выбрать конечный остаток.
Для проверки структуры на ошибки предусмотрена кнопка «Проверить вид бюджета».
Форму отчета можно посмотреть по кнопке «Посмотреть вид отчета». Из формы вида бюджета можно сформировать экземпляр бюджета по кнопке «Создать экземпляр бюджета».
Посмотреть данные бюджетов можно через бюджетные отчеты. Отчеты имеют ту же форму, что и вид бюджета.
Для того чтобы посмотреть фактические данные по бюджету, необходимо в настройках выбрать предопределенный сценарий «фактические данные».
Для того чтобы получить план-фактный анализ, нужно создать новый вид бюджета.
Для план-фактного анализа в виде бюджета не нужно ставить флаг «Использовать для ввода плана». В колонки нужно вывести группу «Сценарии». В группу надо перетащить 2 измерения «Сценарии», в измерениях указать фиксированный набор сценариев, один из которых фактический. Для вывода отклонений, в группу сценариев нужно добавить формулу по группе и выбрать значение формулы «Отклонение».
При формировании отчета сценарии запрашиваться не будут, так как они фиксированные.
Данные отчета могут быть расшифрованы до первичных документов как по факту,
так и по плановым данным.
Для того чтобы экземпляры бюджетов и отчеты по бюджетам разворачивались до аналитик, необходимо создать соответствующий вид бюджета. В статьи бюджета нужно перенести требуемые аналитики. Для аналитик можно указать как перечень фиксированных значений, по которым должен вводиться план, так и прочие значения, в которых указываются суммы, не относящиеся к фиксированным значениям. Следует отметить, что в вид бюджета могут быть добавлены только те аналитики, которые указаны для статей бюджета.
При вводе экземпляра бюджета на основании вида бюджета, переносятся все разрезы аналитик.
При выводе фактических данных в отчет, значения аналитик система сама определяет по типам справочников.
Настройки вида бюджета для план-фактного анализа аналогичны первому варианту.
Экземпляры бюджетов можно создавать не только из вида бюджетов или напрямую из списка документов. Также при использовании бюджетных процессов необходимость ввода экземпляра бюджета может быть отправлена ответственному лицу как бюджетная задача.
Управлять исполнением задач в рамках бюджетного процесса можно из специального рабочего места «Управление бюджетным процессом», из которого можно создавать задачи, отслеживать исполнение, а так же формировать отчеты о просроченных задачах.
Помимо формирования планов и сбора фактических данных, подсистема бюджетирования позволяет ограничивать расходы путем фиксации лимитов. Для того чтобы лимиты расходования ДС брались непосредственно из утвержденных планов, и не требовали ввода вручную, в модели бюджетирования необходимо установит флаг «Лимиты расхода по данным бюджета». Также надо указать сценарий и перечень статей бюджетирования, по которым данные будут забираться в подсистему установки лимитов.
Лимиты устанавливаются не на статьи бюджетов, а на статьи ДДС, поэтому в список статей бюджетов, используемых для заполнения лимитов, могут быть подобраны только те статьи, у которых в аналитиках указана статья ДДС.
Лимиты фиксируются документом «Лимиты расходования ДС». Документ можно заполнить как вручную, так и на основании данных бюджетирования с помощью кнопки «Заполнить по данным бюджетирования».
Лимиты отслеживаются при проведении заявок на расходование ДС. При этом, для роли с правом утверждения заявок есть возможность проведения сверх лимитов.
Проанализировать лимиты можно с помощью отчета «Использование лимитов расходования ДС» в группе финансовых отчетов.
Итак, мы на нескольких простых примерах познакомились с механизмами бюджетирования в программе «1С:ERP Управление предприятием 2.0».
Закажите бесплатный аудит и получите план проекта внедрения ERP.
Широкий выбор технических решений и готовых методик. Бесплатный подбор подходящего ПО
Бесплатная консультация эксперта по настройке бюджета доходов и расходов в 1С. Сокращение рутинных операций.
Настройка подсистемы бюджетирования в 1С под ваши бизнес-процессы.
В методологии реализации бюджетирования на предприятии из общего перечня обычно используемых бюджетов всегда выделены три основных мастер-бюджета: Бюджет движения денежных средств (в англоязычной транскрипции CF – cash flow), Бюджет доходов и расходов (P&L – Profit and Loss Statement) и Прогнозный баланс (BS – Balance Sheet), который еще часто называют Бюджетом по балансовому листу (ББЛ).
В этой статье мы поговорим об автоматизации бюджетирования в 1С и о том, как сформировать прогнозный баланс в 1С:ERP на платформе 8.3 (далее: 1С ERP).
Особенностью 1С:ERP для автоматизации бизнеса является возможность ведения управленческого учета, включая оперативный учет. Тогда как многие другие системы автоматизации бюджетирования на платформе 1С 8.3 выступают как специализированные финансовые системы, консолидирующие данные об оперативной деятельности из внешних источников.
Хотя возможность ведения бюджетирования в 1С ERP заложена в архитектурной модели решения, использование этой функции не является обязательным. Вполне допустимо внедрить 1С ERP никак не затрагивая механизмы бюджетирования прикладного решения и начать использовать возможности финансового планирования хозяйственной деятельности предприятия в системе через некоторое время после успешного перехода на 1С ERP.
Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP
Прогнозный баланс предназначен для планирования остатков по статьям активов и пассивов (денежные средства и остатки ТМЦ, внеоборотные активы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.) и позволяет оценить прогнозируемую стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов).
Общая методика формирования мастер-бюджетов (это касается не только 1С EPR), к которым относится и прогнозный баланс, заключается в том, что эти бюджеты являются агрегирующими и по возможности должны формироваться полностью автоматически на основании оперативных бюджетов (например, бюджетов продаж, закупок) и дополнительных бюджетов (например, бюджетов проектов).
Рис.1 Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP
Общие принципы организации бюджетирования в 1С ERP
Прежде чем приступить к описанию процедуры построения прогнозного баланса надо сказать пару слов о том, как устроено бюджетирование в 1С ERP.
Ключевыми объектами системы, на основе которых строится бюджетирование в прикладном решении, являются модель бюджетирования, сценарий, виды бюджетов (бюджетные формы), статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.
Плановые показатели вводятся в разрезе статей через документы «Экземпляр бюджета», причем сами документы могут быть заполнены как вручную (загружены из файлов Excel), так и заполнены автоматом на основании других бюджетов.
Что касается планирования в разрезе показателей бюджета (а прогнозный баланс в силу своей специфики строится на базе показателей, а не статей), то хорошим тоном является такая настройка отражения оборотов по статьям на показателях, при которой значения показателей являются полностью рассчитываемыми на основании ранее внесенных оборотов по статьям бюджета, а не требуют ручного заполнения. Пример такой настройки мы покажем чуть ниже.
Модель бюджетирования в 1С ERP
Вся система бюджетов и сам бюджетный процесс строятся в рамках определенной Модели бюджетирования.
На уровне модели задаются основные параметры использования бюджетных аналитик, организаций и подразделений, определяется порядок действий по формированию бюджетов (правила бюджетного процесса). В дальнейшем все бюджетные отчеты, формы, правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности, задаются в разрезе ранее созданной модели бюджетирования.
Возможность бюджетного контроля порядка расходования денежных средств также определяется в бюджетной модели: на закладке «Лимиты расходы ДС» можно определить виды бюджетов, по которым будет осуществляться контроль.
Статьи и показатели бюджетов в 1С ERP
В системе 1С ERP различают понятия статей и показателей бюджетов, это два разных справочника.
Как для статей бюджетов, так и для показателей, можно задавать до шести аналитик (не считая разреза Организации и Подразделения, использование которых определяется в модели бюджетирования).
Статьи бюджетов содержат обороты бюджета и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут одновременно изменять значения оборотов несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.
Статьи бюджета не привязаны к определенному бюджету и могут использоваться не только в разных бюджетных формах (отчетах), но и в разрезе разных моделей бюджетирования.
Рис.2 Связь статей и показателей бюджета
Если статьи бюджета содержат обороты за период, то показатели бюджетов содержат остатки по бюджетной модели на начало периода, а остатки на конец формируются как остатки на начало + обороты по связанным статьям бюджета.
Построение прогнозного баланса
Как и писалось выше, прогнозный баланс – это обычный бюджетный отчет, чья специфика заключается только в том, что он в отличие от остальных мастер-бюджетов полностью строится на базе показателей бюджета и содержит остатки на конец периода в разрезе Активов и Пассивов. Здесь активами и пассивами выступают ранее созданные элементы справочника «Показатели бюджета», для которых корректно настроено отражение оборотов статей бюджета.
Таким образом, первым делом для настройки прогнозного баланса в 1С ERP требуется последовательно выполнить следующие действия:
- Создать статьи бюджета, в разрезе которых будут отражаться абсолютно все операции организации, влияющие на состояние активов и пассивов;
- Создать показатели бюджета, из которых и будет состоять прогнозный баланс;
- Добавить модель бюджетирования и сценарий, в разрезе которого будет осуществляться планирование;
- Настроить связь между статьями бюджета и показателями;
- Ввести плановые данные по статьям бюджета и построить прогнозный баланс.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
Эффективный учет и управление ДС с WA:Финансист на базе 1С 8.3
Собственная разработка от ведущего партнера 1С для автоматического расчета точки "безубыточности"
Пример расчета прогнозного баланса в 1С ERP
Создадим очень простой прогнозный баланс на примере организации, занимающейся оказанием услуг юридическим лицам. Для упрощения задачи представим, что 1С ERP уже установлен в нашей компании, а все базовые настройки выполнены. От нас требуется только настроить бюджетирование в этой системе.
Начнем с создания структуры статей и показателей. Как мы и писали выше, несмотря на то, что для прогнозного баланса нам понадобятся только показатели, статьи необходимы, чтобы автоматически формировать значения этих показателей:
- Создадим в справочнике статей бюджета новые статьи, укрупненно отражающие все хозяйственные операции нашей организации. В нашем случае компания занимается оказанием услуг, а значит нам понадобится статья для отражения этих операций, которую мы так и назовем: «Оказание услуг».
- Оплата от клиентов может происходить с опозданием (или наоборот – мы можем взимать предоплату), поэтому создадим еще одну статью: «Оплата от покупателей».
- Допустим, все наши расходы делятся на две группы: выплата заработной платы собственным сотрудникам (которые и оказывают услуги) и прочие расходы (общехозяйственные, коммерческие), как, например, аренда, реклама, оплата телефонии и т.д. Для этих целей создадим три статьи: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы». В принципе для нашего очень простого примера, призванного продемонстрировать основы настройки бюджетирования в 1С ERP, такого перечня хозяйственных операций вполне достаточно.
- Создадим показатели бюджета. В нашем примере в качестве актива будет выступать остаток денежных средств на счете и дебиторская задолженность покупателей. Сразу создадим две статьи: «Денежные средства на счетах» и «Дебиторская задолженность».
- В качестве пассива, создадим показатель «Заработная плата», где будут фиксироваться начисленная, но еще не выплаченная заработная плата и показатель для отражения нашей прибыли: показатель «Прибыль (убыток)».
Следующий шаг один из самых важных: нам надо настроить связь между статьями и показателями бюджета. Как мы и писали выше, для целей построения корректного прогнозного баланса, важно правильно настроить правила отражения оборотов (статей) на остатках (показателях) бюджетной модели.
Откроем ранее созданную статью, например, «Прочие расходы». В статье бюджета на закладке «Зависимые показатели» указываются показатели бюджета, на которых отражается оборот по статье и направление движения: приход или расход.
Рис.3 Создание новой статьи бюджета в 1С ERP
В целях упрощения мы не разделили момент начисления и выплаты поставщикам услуг, считаем, что эта операция происходит в пределах одного месяца. Поэтому мы можем сразу указать, что операция влияет на актив «Денежные средства на счетах» с видом «Расход», и на показатель пассива «Прибыли (убыток)» с видом «Приход». Здесь важно помнить, что вид влияние «Приход» для пассивов говорит о том, что значение пассива уменьшается.
Для анализа корректности настройки отражения оборотов по статьям на остаточных показателях бюджета в системе предусмотрен отчет «Связи статей и показателей бюджетов», в котором можно проверить соблюдение «принципов двойной» записи при настройке связей между статьями и показателями бюджетов.
Рис.4 Отчет для сверки связи статей и показателей бюджета
Обратите внимание, как на картинке выше настроена связь показателей и статей бюджета: каждая статья оказывает влияние на два показателя – на один с типом приход, на второй с типом расход.
Таким образом, при помощи статей в 1С ERP реализован принцип «двойной записи», при котором движения по статье бюджета увеличивают и уменьшают значения остаточных показателей бюджета. Если проводить аналогии с планом счетов, на котором реализуются механизмы бюджетирования в некоторых программных продуктах, статьи бюджета здесь соответствует понятию «корреспондирующий оборот» для показателей бюджета, а вид движения «Приход» или «Расход» приводит к увеличению или уменьшению показателя в зависимости от его вида, по аналогии с активными или пассивными счетами плана счетов.
Теперь можно настроить модель бюджетирования.
В справочнике моделей создадим новую модель бюджета и назовем ее «WA модель». Поскольку в нашем примере у нас одна организация и нет необходимости вести бюджетирование в разрезе подразделений, оставим эти настройки пустыми.
Рис.5 Создание новой модели бюджетирования в 1C ERP
Статус обязательно должен быть «Действует», иначе модель будет недоступна для выбора в документах.
Теперь на закладке «Виды бюджетов» мы можем создать, наконец, наши бюджеты. Остановимся на минимально возможном для нашего примера наборе бюджетов: создадим бюджет продаж, бюджет расходов (в него у нас войдет заработная плата и прочие расходы) и настроим бюджет «Прогнозный баланс».
Начнем с бюджета продаж.
На основной закладке зададим название и уточним модель. Обратите внимание, что галочка «Использовать для ввода плана» установлена, это позволит нам ввести данные в бюджет используя документ «Экземпляр бюджета».
Рис.6 Создание нового бюджета продаж
На закладке «Структура бюджета» создадим максимально простую структуру для ввода данных, состоящую из 2 статей: «Оказание услуг» и «Оплата от покупателей».
Рис.7 Настройки нового бюджета продаж
В колонке выведем месяц. Сохраним бюджетную форму и сразу введем на ее основании документ «Экземпляр бюджета».
В документе «Экземпляр бюджета» на закладке «Основное» все основные реквизиты будут заполнены по умолчанию. Единственный незаполненный реквизит, который надо будет сейчас создать и заполнить – сценарий по которому будет выполняться планирование. В нашем примере нам не требуется задавать никакой вариативности при планировании, поэтому создадим сценарий «Реалистичный сценарий» и выберем его в документе.
Также убедимся, что поскольку мы осуществляем планирование на год, период планирования в документе указан с первого числа года по 31 декабря.
Рис.8 Создание экземпляра бюджета
На закладке «Бюджет» заполним данные в разрезе месяцев по бюджету.
Предположим, мы ежемесячно оказываем услуг на сумму 1 500 000 рублей, причем наши клиенты оплачивают 50% от стоимости сразу по факту оказания услуги и еще 50% на следующий месяц. В этом случае обороты по статье «Оказание услуг» мы заполняем, начиная с января месяца по 1 500 000 рублей в месяц, а оплата в январе будет составлять 750 000 рублей.
Рис.9 Заполнение экземпляра бюджета продаж
После проведения документа, данные будут отражены в бюджетировании.
По аналогии создадим бюджет, включающий все наши затраты и расходы. Создадим новый вид бюджета «Бюджет расходов» с 3 статьями: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы» и в документе «Экземпляр бюджета» спланируем обороты по этим статьям в течение года в разрезе месяцев.
Рис.10 Заполнение экземпляра бюджета расходов
Как видно на картинке выше, расходы на заработную плату составляют 700 000 рублей в месяц, а прочие расходы – 300 000 рублей в месяц.
Теперь у нас есть достаточно информации, чтобы построить прогнозный баланс.
Создадим вид бюджета, который так и назовем «Прогнозный баланс». Единственное отличие от ранее созданных: мы не будем устанавливать галку «Использовать для ввода плана» на закладке «Основное», поскольку мы планируем, что баланс, как и положено любому мастер-бюджету, будет собираться автоматически на основании данных оперативных бюджетов.
На закладке «Структура бюджета» создадим внешний вид баланса, используя ранее созданные показатели и возможности оформления: объединения показателей в группы (для наглядного разделения активов и пассивов) и возможности вывода итогов по группе.
Рис.11 Настройка структуры прогнозного баланса
Теперь нажмем на кнопку «Посмотреть вид отчета» и посмотрим результат планирования.
Рис.12 Прогнозный баланс в 1С ERP
Все хорошо, у нас сформирован прогнозный баланс, показатели сгруппированы по активам и пассивам, баланс «закрыт» и данные в балансе корректные. То есть с минимальными усилиями мы буквально за несколько минут смогли «с нуля» настроить в системе 1С ERP прогнозный баланс, используя данные оперативных балансов.
Итоги
В системе 1С ERP реализованы исчерпывающие функциональные возможности для автоматизации финансов на предприятии, то есть целей финансового управления, в том числе мощная подсистема для целей автоматизации бюджетирования. Одним из основных достоинств этой систем является возможность быстрого старта бюджетирования в системе сразу после внедрения, на основании данных оперативного контура учета.
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия на базе 1С. Оценка стоимости и сроков проекта бесплатно!
Широкий выбор технических решений и готовых методик. Бесплатный подбор подходящего ПО
Помимо прочих возможностей подсистема Бюджетирование 1С:ERP позволяет настроить План подготовки бюджетов для каждой Модели бюджетирования. А, в свою очередь, для каждой такой модели можно установить лимиты расхода денежных средств.
Основными задачами процесса бюджетирования являются:
- Планирование деятельности;
- Контроль исполнения планов;
- Анализ деятельности.
Именно эти задачи можно решить при помощи автоматизации процесса бюджетирования и внедрения подсистемы Бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием 2.
Настройки подсистемы
Внедрение бюджетирования в 1С:ERP, как и автоматизация производства на базе системы 1С:ERP, начинается с основных настроек и заполнения справочников и, само собой, предварительной активации самой подсистемы.
Итак, обращаемся к настройкам подсистемы Бюджетирование (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Бюджетирование и планирование) и включаем ее. Если соответствующая галочка не проставлена, вы не увидите ни одного элемента подсистемы бюджетирования. Возможность отключения раздела позволяет облегчить интерфейс системы, если формирование бюджетов в 1С:ERP не планируется, а также позволяет использовать механизм лимитирования подсистемы Казначейство, который отключается при использовании подсистемы Бюджетирование.
Рис.1 Бюджетирование
В зависимости от ваших потребностей в этом же окне можно настроить использование бюджетного процесса, оповещения для задач бюджетирования и правило расчета хранимых данных. Когда настройки сделаны, определимся с порядком заполнения справочников (в данной статье по умолчанию считается, что все справочники, не относящиеся к подсистеме Бюджетирование, но используемые для достижения целей бюджетирования заполнены). Практически вся информация для заполнения справочников должна быть определена в Положении по бюджетированию, разработанном на предприятии.
Перечень основных справочников подсистемы бюджетирования:
- Модели бюджетирования;
- Сценарий бюджетирования;
- Статьи бюджетов;
- Показатели бюджетов;
- Нефинансовые показатели;
- Вид бюджетов.
Справочники подсистемы Бюджетирование и дополнительные настройки находятся в разделе Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники.
Разберем каждый справочник.
Модели бюджетирования – справочник, элементы которого определяют совокупность видов бюджетов, показателей бюджетов, задач бюджетного процесса и лимитов на расходование денежных средств.
При заполнении модели бюджетирования необходимо заполнить основные настройки и настройки бюджетного процесса.
Основные настройки определяют срок действия модели бюджетирования, возможность использования основных аналитик бюджетов (Организации, Подразделения), необходимость использования процесса утверждения бюджетов.
Рис.2 Основные настройки
Настройка бюджетного процесса для модели бюджетирования позволяет определить базовую периодичность подготовки бюджетов и выбрать способ запуска бюджетного процесса: вручную или автоматически.
Рис.3 Настройка бюджетного процесса для модели бюджетирования
При выборе автоматического формирования задач бюджетного процесса система предлагает настроить расписание формирования задач (ссылка «Настроить расписание»).
Рис.4 Настроить расписание
При создании модели бюджетирования очень важно не забыть про выбор статуса элемента справочника (в шапке элемента). При статусе отличном от «Действует» сформировать бюджет не получится!
Сценарий бюджетирования – дополнительный разделитель бюджета, позволяющий хранить несколько версий плановых показателей (например, Целевой, Пессимистичный). Сценарий бюджетирования является элементом, в котором определяется валюта бюджета и, при необходимости, Прогнозные курсы.
Прогнозные курсы могут быть «позаимствованы» из другого сценария бюджетирования.
Рис.5 Прогнозные курсы
Для получения фактических данных необходимо использовать предопределенный сценарий – Фактические данные. Для целей контроля лимитов расхода денежных средств, также используется предопределенный элемент справочника – Исполнение бюджета.
Статьи бюджетов – основная составляющая бюджетов. Данные статей формируются из оборотов за период. Статья бюджета может оказывать влияние как на другие статьи, так и на показатели бюджета.
Элемент справочника Статья бюджетов позволяет выбрать до шести видов аналитик для детализации статьи. По умолчанию в 1С:ERP фигурируют более тридцати видов аналитик, при этом существует возможность расширить перечень аналитик в пользовательском режиме.
По умолчанию данные бюджетов выводятся в суммовом выражении в валюте Сценария, но настройки Статьи бюджетов позволяют добавить количественные показатели в отчеты и данные в валюте, отличной от валюты сценария (например, для расшифровки оборотов по дебиторской задолженности в у.е.).
Рис.6 Статьи бюджетов
Имеет смысл настроить для статьи бюджетов правила получения фактических данных и зависимые показатели. Правила получения фактических данных позволяют проводить план-фактный анализ в разрезе заполняемой статьи, а также осуществлять контроль за фактически израсходованными денежными средствами.
Зависимые показатели определяют влияние статей бюджетов на показатели бюджетов. Данная связь объектов подсистемы используется для формирования Прогнозного баланса на основании оборотов по статьям бюджетов.
Настройка правил получения фактических данных
Рис.7 Настройка правил получения фактических данных
Для формирования план-фактного анализа по статье необходимо создать правило с типом «Фактические данные». Для начала определим источник данных для правила:
- Оперативный учет;
- Регламентированный учет;
- Международный учет;
- Произвольные данные.
Рис.8 Формирования план-фактного анализа по статье
Выбирая разделом источника данных Оперативный учет, вы получаете возможность выбора хозяйственной операции, данные которой будут учтены при формировании фактических данных.
Открыв хозяйственную операцию, можно получить некоторые подсказки о получаемых данных, например: регистр, из которого будут получены данные, и аналитика данного регистра; Документы, формирующие движения по указанному регистру, и возможные для выбора показатели.
Рис.9 Оперативный учет
Рис.10 Оперативный учет
Рис.11 Оперативный учет
Показатели для выбора можно также увидеть и в самих правилах получения фактических данных.
Рис.12 Показатели для выбора
При выборе раздела источника данных – Регламентированный учет или Международный учет, за основу будет выбран тот или иной план счетов. В отчет по фактическим данным попадет сальдо или обороты по выбранному счету. Существует возможность установки ограничения по корреспондирующему счету.
Использование в качестве источника произвольных данных возможно только при работе через толстый клиент. При выборе данного раздела откроется возможность самостоятельного написания запроса (конструктор запросов). При этом надо учитывать ряд нюансов в написании запросов, обозначенных фирмой 1С.
На закладке «Дополнительный отбор» при любом выборе источника данных можно установить отбор по аналитике, определенной для данной хозяйственной операции.
Закладка «Заполнение аналитик статьи» предназначена для уточнения способа заполнения аналитики в отчетах при установке использования расширенной настройки заполнения статьи, в противном случае заполнение аналитик статьи осуществляется автоматически, с учетом выбранных ранее настроек статьи бюджета.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
Комплексная автоматизация для малых и средних торгово-производственных предприятий.
Во второй редакции системы 1С Комплексная автоматизация наряду с уже знакомыми по редакции 1.1 разделами закупок и продаж, производства и учета заработной платы и кадров, регламентированного и оперативного учета, появляются разделы бюджетирования и казначейства. Ниже мы сделаем обзор подсистемы «Бюджетирование» на примере программного продукта 1С Комплексная автоматизация 2.
Бюджетирование как часть управленческого учета отвечает за финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия и прогнозирование его дальнейшего финансового состояния. Эта задача решается при помощи схем многовариантного (сценарного) планирования с привлечением данных из планов продаж, закупок, планов производства и других.
Для доступа к данному разделу в 1С Комплексная автоматизация 2 необходимо выполнить настройку в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Бюджетирование и планирование».
Рис.1 НСИ и администрирование
В открывшемся окне настройки установить флаг «Бюджетирование».
Рис.2 Установить флаг «Бюджетирование»
Теперь этот раздел доступен для пользователей из панели разделов программы.
Рис.3 Бюджетирование и планирование
Заполняем справочники и выполняем первоначальные настройки подсистемы. Для этого в разделе «Бюджетирование и планирование» необходимо открыть подраздел «Настройки и справочники».
Рис.4 Настройки и справочники
В открывшемся окне настроек можно по ссылкам перейти в справочники, необходимые для работы в подсистеме «Бюджетирование», а также выполнить загрузку и выгрузку модели бюджетирования в файл для обмена с другими информационными базами.
Рис.5 Настройки и справочники по бюджетированию и планированию
В общем виде схема работы в подсистеме выглядит так:
- Настройка бюджетной модели;
- Ввод плановых бюджетов;
- Формирование отчетов по бюджетам.
Настройка справочника «Модели бюджетирования»
Модель бюджетирования является набором используемых бюджетных форм и отчетов для ввода и анализа данных, а также определяет систему используемых для этого показателей. В качестве показателей могут выступать:
- Статьи бюджетов, по которым собираются обороты;
- Остаточные показатели, т.е. бюджетные статьи, по которым учитываются остатки (денежных средств, запасов, НЗП и т.д.);
- Нефинансовые показатели и нормативы (площадь арендуемых помещений, выработка, количество сотрудников и др.);
- Произвольные вычисления.
В бюджетную форму эти показатели могут вводиться вручную или рассчитываться на основании данных других форм, подсистем, источников. О настройке структуры бюджетных форм более подробно расскажу ниже.
Рис.6 Виды бюджетов
Бюджетная модель в виде файла может быть присоединена к элементу справочника.
Рис.8 Содержание файла
Данные, используемые как показатели для бюджетных форм и отчетов, хранятся в соответствующих справочниках, которые необходимо настроить перед заполнением модели бюджетирования. Это справочники:
- Статьи бюджетов
- Показатели бюджетов
- Сценарии
- Связи показателей бюджетов
- Правила получения фактических данных
Модель бюджетирования может определять систему контроля расходования ДС. Лимиты расхода ДС задаются в справочнике «Правило лимитов по данным бюджетирования».
Рис.9 Лимиты расхода ДС
Для каждой модели бюджетирования можно задавать произвольное количество лимитов с разной периодичностью и с различной детализацией контроля. При помощи лимитов контролируются статьи бюджетов.
Но чтобы эти настройки работали в разделе «НСИ и администрирование-Настройка НСИ» и разделов «Казначейство» установим флаг «Контролировать превышение лимитов».
Рис.10 Контроль превышения лимитов
Из этой настройки можно перейти сразу в «Правила лимитирования расхода ДС».
Рис.11 Правила лимитирования расхода ДС
Рис.12 Основная модель бюджетирования
Модель бюджетирования имеет сроки своего действия. Реквизиты «Статус» и «Период действия» модели определяют возможность использования модели в интервале планирования. Причем одновременно могут действовать несколько моделей. Система поддерживает неограниченное количество моделей бюджетирования и сценариев планирования для ввода плановых бюджетов.
Система позволяет детализировать модель бюджетирования по организациям и/или подразделениям, т.е. пользователи самостоятельно определяют, что для них будет являться верхним уровнем аналитики при работе с бюджетами: будут ли они вводить бюджеты по организациям, подразделениям, или использовать обе аналитики одновременно.
Рис.13 Разрезы модели бюджетирования
Настройка справочника «Виды бюджетов»
При помощи заполненного справочника «Модели бюджетирования» мы можем в дальнейшем формировать операционные бюджеты – бюджет закупок, продаж, производства, административных расходов и т.д. Для формирования этих бюджетов могут быть использованы как произвольные показатели, вводимые вручную, так и расчетные показатели:
- Оперативные планы закупок, продаж, производства и др.;
- Фактические данные прошлых периодов, увеличенные или уменьшенные на произвольный коэффициент;
- Прочие данные базы – остатки запасов, остатки денежных средств, динамику цен, графики расчетов и другие показатели.
На основании операционных бюджетов, с использованием тех же механизмов, рассчитываются мастер-бюджеты:
- Бюджет доходов и расходов (БДР);
- Бюджет движения денежных средств (БДДС);
- Прогнозный баланс.
В системе все эти бюджеты описаны и хранятся в справочнике «Виды бюджетов», раздел «Бюджетирование и планирование-Настройки справочников-Виды бюджетов», а также доступны по ссылке в элементах справочника «Модели бюджетирования» (закладка «Виды бюджетов»).
Рис.14 Настройка справочника «Виды бюджетов»
В системе бюджеты представлены в виде отчета, который создается и настраивается пользователем самостоятельно.
Рис.15 Создание вида
В каждом бюджете (отчете) пользователь определяет состав колонок и строк формы, используемые данные – статьи бюджетов, показатели бюджетов, нефинансовые показатели и производные (расчетные) данные.
Рис.16 Структура бюджета
Для каждой строке, каждой ячейке формы пользователь может задать порядок получения данных. Например, если мы используем фактические данные прошлых периодов, по ссылке «Смещение и границы данных не заданы» нужно указать смещение по периоду. Если используем производные показатели, можно заложить формулу расчета таких показателей.
Рис.17 Установка произвольного показателя
Все это позволяет настраивать любые модели бюджетирования с достаточно сложными правилами.
Ввод плановых бюджетов
Для первичного планирования и внесения изменений в плановые данные в системе используется документ «Экземпляр бюджета».
Рис.18 Документ «Экземпляр бюджета»
Документ формируется в разрезе:
- Видов бюджета;
- Сценариев;
- Организаций и/или подразделений.
…если они задействованы в выбранной модели бюджетирования.
Рис.19 Ввод планового бюджета
Документ является основным инструментом для установки значений по статьям бюджетов с детализацией до аналитики. По каждой статье пользователи могут самостоятельно настроить до 6 аналитик (например, статью «Выручка» пользователь может детализировать по номенклатуре, видам деятельности, контрагентам и т.д.). Данная настройка выполняется в справочнике «Статьи бюджетов».
Рис.20 Виды аналитик
Данные, указанные на закладке «Основное», отображаются на закладке «Бюджет» в виде таблицы, которая может быть отредактирована при помощи кнопок в панели управления.
Рис.21 Панель управления
Те ячейки, для которых установлены правила расчета, заполняются автоматически, для ячеек с произвольными данными пользователь вводит эти данные вручную. Двойной щелчок мыши по ячейке показателя позволяет получить его расшифровку.
Рис.22 Расшифровка произвольного показателя
Все изменения документа возможны при установленном статусе «В подготовке» или «На утверждении». Когда документ утвержден, возможность редактирования отсутствует.
Анализ модели бюджетирования
Сформированные плановые данные можно проанализировать с помощью настраиваемых отчетов. Структура отчетов настраивается пользователями аналогично настройке структуры видов бюджетов. Что можно анализировать при помощи инструментов подсистемы «Бюджетирование»:
- Бюджет – только плановые значения;
- Многосценарный анализ – сравнение планов по разным сценариям;
- План-фактный анализ – сравнение выбранного сценария с фактическими данными за отчетный период.
Отчеты доступны в разделе «Бюджетирование и планирование-Бюджеты-Бюджетные отчеты».
Рис.23 Анализ модели бюджетирования
В открывшейся форме можно установить отбор по модели бюджетирования.
Рис.24 Отбор по модели бюджетирования
Все используемые отчеты настраиваются через виды бюджетов, предустановленные отчеты в системе отсутствуют.
Рис.25 Бюджетные отчеты
Рис.26 Результат отбора
Бюджетный отчет строится по виду бюджета по указанным в настройках отчета периоду, сценарию, организациям и подразделениям.
Рис.27 Фиксированный бюджет за месяц
Отборов по сценарию, организации и подразделению может не быть, если они указаны в виде бюджета явным образом. Например, мы настроили «Вид бюджета БДДС» с отметкой «Использовать для ввода плана». Этот вид бюджета будет использоваться и в документе «Экземпляр бюджета», и формироваться в виде бюджетного отчета. Причем, сформировать и отчет, и документ можно сразу из «Вида бюджета».
Рис.28 Посмотреть вид отчета
Если в «Виде бюджета» не указан сценарий, подразделение или организация, в отчете такие отборы можно указать в панели настроек отчета.
Рис.30 Сценарий
Отчет по умолчанию формируется по документам «Экземпляр бюджета» со статусом «Утвержден», но при необходимости в панели настроек можно указать использование документов со статусом «В подготовке» и «К утверждению».
Рис.31 Утверждение бюджета
Если скопировать данный вид бюджета и не устанавливать флаг «Использовать для ввода плана», в отчете отборы можно сгруппировать по сценариям для показателей план-план или план-факт с указанием итогов по группе с типом «Отклонение».
Рис.32 Использовать для ввода плана
Рис.33 План-фактный анализ
Рис.34 Анализ модели бюджетирования за месяц с учтеом внешних факторов
Если в настройках отчета указать дату актуальности, можно получить два варианта отчета для сравнения с учетом внесенных корректировок.
Например, мы в январе ввели «Экземпляр бюджета» по виду бюджета БДДС на 2 квартал, а позже скорректировали его. Формирование отчета с выбором настройки «Сравнение по датам актуальности» позволяет сравнить оба варианта.
Рис.35 Сравнение по датам актуальности
Рис.36 Сравнение табличных документов
Получение фактических данных бюджетирования
В 1С Комплексная автоматизация 2 фактические данные в подсистеме бюджетирования не хранятся и не вводятся отдельными документами, а берутся из данных оперативного и/или регламентированного учета в тот момент, когда они нам нужны.
Источниками фактических данных могут служить:
- Хозяйственные операции;
- Статьи активов/пассивов;
- Остатки и обороты по счетам БУ и/или МСФО;
- Регистры сведений, справочники и другие произвольные данные.
Рис.37 Получение фактических данных бюджетирования
Правила можно настраивать с детализацией по дополнительным отборам и аналитикам.
Рис.38 Настройка правила
Рис.39 Заполнение аналитик
В подразделе «Настройки и справочники» раздела «Бюджетирование и планирование» имеется рабочее место «Правила получения фактических данных».
Рис.40 Рабочее место «Правила получения фактических данных»
Здесь можно настроить правила по статьям и показателям бюджетов или по источникам получения данных, а также проверить результат работы правил.
Рис.41 Правила по источникам получения данных
Рис.42 Правила по статьям и показателям бюджетов
В данной статье мы рассмотрели подсистему «Бюджетирование» в программном продукте 1С Комплексная автоматизация 2. Познакомились с функционалом по бюджетированию и планированию моделей бюджетирования, видов бюджетов, экземпляров бюджета и статей бюджета, а также настроили правила лимитирования расхода ДС, получение фактических данных бюджетирования и бюджетные отчеты.
В этой статье рассмотрим создание экземпляров бюджета в 1С:ERP.
Для создания экземпляра бюджета переходим по вкладке бюджетирование и планирование, далее экземпляры бюджетов.
При нажатии кнопки «Создать» откроется карточка экземпляра бюджета (форма для заполнения, в которой необходимо указать ключевую информацию по экземпляру бюджета.).
На вкладке «Основное» необходимо заполнить следующую информацию
Сценарий (вводим ПЛАН)
Далее записать документ.
После заполнения вкладки «Основное», переходим во вкладку бюджет и кликаем на кнопку Excel, загрузить из Excel.
В открывшейся вкладке кликаем кнопку Добавить, далее по шаблону.
Далее выбираем нужный нам шаблон и кликаем на кнопку Выбрать.
В открывшемся окне кликаем по кнопке «Записать», после чего по кнопке «Редактировать».
Открывается шаблон в Excel файле, далее из сводного бюджета копируем все данные колонки «ПЛАН».
Далее данные вставляем в наш шаблон
Группировки и поля Итог должны быть пустые, для это мы в шаблоне выделяем первую колонку и кликаем на фильтр.
В фильтре выбираем отбор по пустым строкам
Далее удаляем в колонке все значения. Сохраняем и закрываем документ.
Далее в программе 1С кликаем на кнопки «Закончить редактирование» и «Записать и закрыть».
Далее выбираем созданный шаблон, и кликаем на кнопку «Выбрать».
Кликаем на кнопку «Загрузить в документ и закрыть».
Данные загружены, экземпляр бюджета создан. Кликаем на кнопку «Записать и закрыть»
Надеемся, данная статья была вам полезна! Остались вопросы? Задайте их нашим квалифицированным специалистам с опытом работы в 1С более 10 лет.
Читайте также: