Акт приема передачи печати образец простой в word
Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Мне нравится 2
Не нравится
Значение акта приема-передачи печати
Передавать по такому акту можно любые вещи, которые можно индивидуализировать. Так, например, при передаче печати юридического лица так же используют данный акт. Ведь печать является важным атрибутом деятельности компании, который необходимо охранять.
Зачастую, печати на фирмах хранятся под замком, так как именно ею происходит удостоверение юридического лица при совершении им сделок. Поэтому следить необходимо за тем, где именно она храниться. И если она переходит от одного лица другому, то составляется акт приема-передачи, удостоверяющий передачу печати. С подписанием такого акта вся ответственность с бывшего хранителя ложится на плечи нового держателя печати, что очень важно зафиксировать документально.
Предназначение формы
Печать представлена охраняемым предметом, поэтому руководитель предприятия самостоятельно назначает должностное лицо, которое несет ответственность за хранение и передачу печати. Обычно для этих целей выбирается либо сам директор, либо секретарь.
Для хранения покупается специальный сейф, доступ к которому строго ограничен. Печать предназначена для визирования документов, причем не только значимых договоров или контрактов, но и другой рутинной документацией, используемой на предприятии.
Если фирма пользуется печатью, то без нее разные документы не будут обладать юридической ценностью. По этой причине руководство организаций стремится ограничить доступ к штампам. Соблюдение ограничительных мер позволяет предотвратить ситуацию, когда предмет попадает к мошенникам или недобросовестным сотрудникам, которые воспользуются им для достижения корыстных целей.
Для передачи печати другому работнику предприятия обязательно составляется акт. Он включает сведения об участниках процесса, а также указывается способ передачи и срок, в течение которого предмет будет находиться у специалиста.
Благодаря данному документу можно будет легко установить виновника какого-либо происшествия, при котором использовались оттиски.
Как составить акта приема-передачи печати
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
- один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
- второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
- третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:
- Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
- Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.
- Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
- В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
- В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
- Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.
Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов. Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной.
По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.
Образец акта приёма-передачи печати
В этом же абзаце нужно вписать,
- на основании каких документов действуют сотрудники
- и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
Кто составляет
Формированием акта приема-передачи штампов занимается ответственный специалист, назначенный приказом руководителя. В текст включаются сведения о двух участниках. Одним выступает специалист, который отвечает за хранение и использование печати, а второй представлен получателем предмета.
Документ приобретает юридическую значимость только после того, как граждане поставят на нем свои подписи.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
- наименование компании — владельца печати,
- должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
- и того, которому она передается,
- нужно отразить причину передачи,
- дату, до которой печать переходит в другие руки,
- поставить оттиск печати,
- подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Какие функции выполняет акт
При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.
Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Кто обязан пользоваться печатями
Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.
Зачем нужен акт приема-передачи печати
Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.
При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.
Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.
- Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
- Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
- Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
Кто составляет акт
Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
- наименование компании — владельца печати,
- должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
- и того, которому она передается,
- нужно отразить причину передачи,
- дату, до которой печать переходит в другие руки,
- поставить оттиск печати,
- подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Правила оформления акта
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
- один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
- второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
- третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
На странице представлен образец документа «Акт приема-передачи печати» с возможностью скачать его в формате doc .
Тип документа: Акт
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 13,5 кб
В каждой организации или на предприятии печати находятся под пристальным контролем. Они должны быть доверены одному ответственному лицу, которое отвечает их за сохранность и применение, следит за любыми перемещениями и надлежащим соблюдением правил при использовании печати.
Какие функции выполняет акт
При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.
Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.
Как заполнить акт
На данный момент предусмотрена форма для оформления акта, которая носит рекомендательный характер, и освещает общие вопросы по передаче и приему другим лицом печати. Любая организация, при необходимости, имеет право добавлять в форму свои индивидуальные пункты и убирать их, но основные реквизиты всегда должны присутствовать. К ним относятся:
- паспортные данные и занимаемая должность лица, передающего и принимающего на сохранение печать;
- причина, по которой передаются те или иные ТМЦ (например, отпуск или увольнение ответственного за них сотрудника);
- срок, на который отдается печать;
- согласие и подпись директора организации.
После того, как акт будет оформлен, его необходимо заверить той печатью либо штампом, которая передается. У каждой стороны, заключающей акт, должна быть одна его копия. Чтобы избежать проблемных ситуаций, этот документ необходимо сохранять три года.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Акт приема-передачи — это документ, который создается с целью зафиксировать на бумаге факт перехода объекта от одного лица другому.
Имеет важное значение при возникновении споров или нарушения прав, являясь доказательством того, что фактический владелец вещи поменялся.
Передавать по такому акту можно любые вещи, которые можно индивидуализировать. Так, например, при передаче печати юридического лица так же используют данный акт. Ведь печать является важным атрибутом деятельности компании, который необходимо охранять.
Зачастую, печати на фирмах хранятся под замком, так как именно ею происходит удостоверение юридического лица при совершении им сделок. Поэтому следить необходимо за тем, где именно она храниться. И если она переходит от одного лица другому, то составляется акт приема-передачи, удостоверяющий передачу печати. С подписанием такого акта вся ответственность с бывшего хранителя ложится на плечи нового держателя печати, что очень важно зафиксировать документально.
На каждой фирме акты составляются по-разному, закон не предусматривает какой-либо строгой формы. Документ должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления внутренней документации компании. Но, так же, существуют определенные моменты, которые должны быть указаны в его содержании.
- Акт обязан содержать в себе информацию о лице, которое передает печать, его должность, полное имя.
- Должны быть отражены причины, которые привели к передачи предмета, ими могут быть командировка, отпуск, увольнение и так далее.
- Необходимо конкретизировать предмет передачи, а именно печать. Ведь печатей на организации может быть несколько.
- Обязателен пункт, содержащий данные нового держателя печати, на которого ложится вся ответственность по ее хранению: полное имя и должность сотрудника.
- Так же указывается срок, на который происходит передача вещи.
- Завершают акт подписи сторон, удостоверяющие переход предмета из одних рук в другие.
Акт так же должен быть удостоверен данной печатью, а так же руководитель организации должен своей подписью подтвердить правомерность передачи печати. Такие акты, по правилам документооборота должны храниться в компании до трех лет.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта приема передачи печати вариант которого можно скачать бесплатно.
Читайте также: