1с документооборот вставить регистрационный штамп
Как неправильно регистрировать входящие документы? Надо распечатать сопроводительное письмо, зарегистрировать документ в программе, на бумажном носителе поставить штамп, вписать номер и дату и заново отсканировать документ в карточку входящего письма. А как правильно?
Правильно, на мой взгляд, после регистрации впечатать регистрационный штамп в нужное место сопроводительной записки и создать новую версию файла входящего документа уже со штампом. И старый сохранён на всякий случай, и новый для работы есть.
Сразу оговорюсь, что работу коллеги видел, но его метод мне не подошёл по 2-м причинам:
- письма приходят разные и место для впечатывания штампа необходимо выбирать вручную (не всегда в определённый угол и не всегда на первый лист документа).
- ImageMagick справляется с конвертацией не любых документов формата Adobe Pdf (это боль!).
Как выясняется при внимательном изучении, в 1С:Документооборот уже встроен функционал добавления регистрационного штампа в документ, но работает этот механизм только с файлами MS Office Word и Open Office Writer. А в этих форматах входящие письма редко приходят (примерно никогда), а в основном Adobe PDF или в каких-либо графических форматах.
Всё, что необходимо для решения данной задачи, оказывается, у нас есть. Почти у всех стоит на сервере и настроена такая прекрасная программа, как ImageMagick, соответственно константа ПутьКПрограммеКонвертацииPDF содержит путь к ней. Рекомендую ставить пакет Q8, а не Q16, т. к. работает он шустрее. Рассмотрим алгоритм впечатывания штампа в многостраничный формат (pdf, tiff) с обыкновенными картинками всё проще. Расширение умеет работать с любыми файлами, которые понимает пакет imagemagick.
1. Создаём временную папку и в неё сохраняем файл полистно в графическом формате (я использую jpeg с качеством 100%). Причём ImageMagick текстовый слой совмещает с графическим и получается полноценное изображение (последняя версия на момент написания публикации 7.0.10).
Данная команда создаёт файлы в формате jpeg с разрешением 200 dpi и автонумерацией от «000000» до «999999» в нашем каталоге. Удобство в том, что имя файла первой страницы всегда «image_000000.jpg». Запаса нумерации страниц должно хватить на все случаи жизни.
2. Создаём файл штампа. Тут может быть два решения, через параметр «-draw text x,y”, т. е. вставкой необходимого текста прямо на первую страницу документа или более сложный, но и более универсальный механизм создания штампа отдельно и впечатывания его куда нужно. Я пошёл вторым путём, хотя и с первым тоже поигрался (трудно выравнивать текст).
Эта команда создаёт изображение размером 472х157 (60х20 мм при 200 dpi), с полупрозрачным фоном, синим цветом текста, выровненным по центру, шрифтом Tahoma размером 30 точек и межстрочным интервалом 15 точек и текстом, который лежит в файле text.txt. Я экспериментировал с разными шрифтами, есть очень интересные начертания, хорошо смотрятся на штампе. Можно отсканировать реальный штамп, подобрать шрифт, имитирующий рукописный, и через «-draw text x,y” впечатывать номер и дату. Очень круто, но много возни.
3. Определяем координаты вставки штампа. Тут нам помогает тип «Картинка», который после чтения первой страницы изображения, возвращает нам его размеры. А настройки вставки штампа мы берём из штатного параметра «НастройкиПоложения», который нам приходит из процедуры вставки штампа (мы его совсем немного дополняем). Там простая математика, не буду тут разбирать.
4. Впечатываем штамп.
Команда к файлу «image_000000.jpg» прибавляет файл «stamp.jpg» со смещением 2100 и 3200 точек (для примера) и результат сохраняет в «result.jpg».
5. Собираем результат. Переименовываем «result.jpg» в «image_000000.jpg» собираем все файлы в один.
Команда из файлов image_*.jpg собирает один файл в формате Adobe PDF с понижением качества до 90%.
6. Ну и всё, уже в рамках штатного механизма создаём новую версию файла.
Наименование организации для удобства вынес в новый реквизит справочника «Организации» и разместил на форме.
Теперь про боль. Всё бы ничего, но некоторые документы, приходящие в организацию обрабатывались некорректно. После преобразования в jpeg документ становился серым и в нём пропадала часть текста. Что делать? Оказалось, что есть более специализированный конвертер, написанный в рамках проекта XPDFReader. Он работает быстро и делает изображения в формате PNG с нужным разрешением. Исполняемый файл pdftopng.exe я в расширение не включил (блюдём авторские права), его нужно скачать на сайте разработчика, поместить в макет «ШРВД_ПрограммаКонвертации» и установить в значение «Истина» переменные «ПредварительноКонвертировать» и «ПрограммаКонвертацииВМакете». Можно не в макет помещать, а на диск куда-нибудь сохранить и тогда путь необходимо указать в настройках, а переменной «ПрограммаКонвертацииВМакете» оставить значение «Ложь».
Все основные настройки вынесены в переменные расположенные в начале процедуры «ВставитьРегистрационныйШтампВФайлУказаниемПоложения()» общего модуля «ШРВД_ОбщиегоНазначенияСервер». Там указывается разрешение, размеры штампа, шрифт, его размер и межстрочный интервал.
Расширение разрабатывалось и тестировалось на платформе версии 8.3.17.1851 в конфигурации 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1.28.12.
UPD: 08.02.2021 исправлена ошибка постановки штампа на обычное изображение и появилась возможность делать рамку вокруг штампа.
UPD: 03.07.2021 исправлена ошибка постановки штампа на не первую страницу документа, также мелкие доработки по результатам использования в организации.
Как неправильно регистрировать входящие документы? Надо распечатать сопроводительное письмо, зарегистрировать документ в программе, на бумажном носителе поставить штамп, вписать номер и дату и заново отсканировать документ в карточку входящего письма. А как правильно?
Правильно, на мой взгляд, после регистрации впечатать регистрационный штамп в нужное место сопроводительной записки и создать новую версию файла входящего документа уже со штампом. И старый сохранён на всякий случай, и новый для работы есть.
Сразу оговорюсь, что работу коллеги видел, но его метод мне не подошёл по 2-м причинам:
- письма приходят разные и место для впечатывания штампа необходимо выбирать вручную (не всегда в определённый угол и не всегда на первый лист документа).
- ImageMagick справляется с конвертацией не любых документов формата Adobe Pdf (это боль!).
Как выясняется при внимательном изучении, в 1С:Документооборот уже встроен функционал добавления регистрационного штампа в документ, но работает этот механизм только с файлами MS Office Word и Open Office Writer. А в этих форматах входящие письма редко приходят (примерно никогда), а в основном Adobe PDF или в каких-либо графических форматах.
Всё, что необходимо для решения данной задачи, оказывается, у нас есть. Почти у всех стоит на сервере и настроена такая прекрасная программа, как ImageMagick, соответственно константа ПутьКПрограммеКонвертацииPDF содержит путь к ней. Рекомендую ставить пакет Q8, а не Q16, т. к. работает он шустрее. Рассмотрим алгоритм впечатывания штампа в многостраничный формат (pdf, tiff) с обыкновенными картинками всё проще. Расширение умеет работать с любыми файлами, которые понимает пакет imagemagick.
1. Создаём временную папку и в неё сохраняем файл полистно в графическом формате (я использую jpeg с качеством 100%). Причём ImageMagick текстовый слой совмещает с графическим и получается полноценное изображение (последняя версия на момент написания публикации 7.0.10).
Данная команда создаёт файлы в формате jpeg с разрешением 200 dpi и автонумерацией от «000000» до «999999» в нашем каталоге. Удобство в том, что имя файла первой страницы всегда «image_000000.jpg». Запаса нумерации страниц должно хватить на все случаи жизни.
2. Создаём файл штампа. Тут может быть два решения, через параметр «-draw text x,y”, т. е. вставкой необходимого текста прямо на первую страницу документа или более сложный, но и более универсальный механизм создания штампа отдельно и впечатывания его куда нужно. Я пошёл вторым путём, хотя и с первым тоже поигрался (трудно выравнивать текст).
Эта команда создаёт изображение размером 472х157 (60х20 мм при 200 dpi), с полупрозрачным фоном, синим цветом текста, выровненным по центру, шрифтом Tahoma размером 30 точек и межстрочным интервалом 15 точек и текстом, который лежит в файле text.txt. Я экспериментировал с разными шрифтами, есть очень интересные начертания, хорошо смотрятся на штампе. Можно отсканировать реальный штамп, подобрать шрифт, имитирующий рукописный, и через «-draw text x,y” впечатывать номер и дату. Очень круто, но много возни.
3. Определяем координаты вставки штампа. Тут нам помогает тип «Картинка», который после чтения первой страницы изображения, возвращает нам его размеры. А настройки вставки штампа мы берём из штатного параметра «НастройкиПоложения», который нам приходит из процедуры вставки штампа (мы его совсем немного дополняем). Там простая математика, не буду тут разбирать.
4. Впечатываем штамп.
Команда к файлу «image_000000.jpg» прибавляет файл «stamp.jpg» со смещением 2100 и 3200 точек (для примера) и результат сохраняет в «result.jpg».
5. Собираем результат. Переименовываем «result.jpg» в «image_000000.jpg» собираем все файлы в один.
Команда из файлов image_*.jpg собирает один файл в формате Adobe PDF с понижением качества до 90%.
6. Ну и всё, уже в рамках штатного механизма создаём новую версию файла.
Наименование организации для удобства вынес в новый реквизит справочника «Организации» и разместил на форме.
Теперь про боль. Всё бы ничего, но некоторые документы, приходящие в организацию обрабатывались некорректно. После преобразования в jpeg документ становился серым и в нём пропадала часть текста. Что делать? Оказалось, что есть более специализированный конвертер, написанный в рамках проекта XPDFReader. Он работает быстро и делает изображения в формате PNG с нужным разрешением. Исполняемый файл pdftopng.exe я в расширение не включил (блюдём авторские права), его нужно скачать на сайте разработчика, поместить в макет «ШРВД_ПрограммаКонвертации» и установить в значение «Истина» переменные «ПредварительноКонвертировать» и «ПрограммаКонвертацииВМакете». Можно не в макет помещать, а на диск куда-нибудь сохранить и тогда путь необходимо указать в настройках, а переменной «ПрограммаКонвертацииВМакете» оставить значение «Ложь».
Все основные настройки вынесены в переменные расположенные в начале процедуры «ВставитьРегистрационныйШтампВФайлУказаниемПоложения()» общего модуля «ШРВД_ОбщиегоНазначенияСервер». Там указывается разрешение, размеры штампа, шрифт, его размер и межстрочный интервал.
Расширение разрабатывалось и тестировалось на платформе версии 8.3.17.1851 в конфигурации 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1.28.12.
UPD: 08.02.2021 исправлена ошибка постановки штампа на обычное изображение и появилась возможность делать рамку вокруг штампа.
UPD: 03.07.2021 исправлена ошибка постановки штампа на не первую страницу документа, также мелкие доработки по результатам использования в организации.
В конфигурации 1С:Документооборот реализована возможность вставлять штамп электронной подписи в подписанные документы. Однако, в процессе работы может возникнуть необходимость доработать штамп электронной подписи в документе. Как это сделать? Рассказываем.
За вставку подписи в документ отвечают два общих текстовых макета
Первый макет вставляет подпись вместо тега «ВставитьЭП», заданного в документе. Второй макет размещает подпись в соответствии с настройками, заданными в справочнике «Настройки электронной подписи и шифрования». Затем остается выбрать необходимый вариант вставки, например, «Левый нижний угол», или «Правый верхний угол» и т. д.
Вставка созданных шаблонов картинки электронной подписи, хранящихся в макете «ШаблонОтметкиЭП»(см. рис. 2), осуществляется с помощью DrawingML. DrawingML — это язык Open XML, предназначенный для определения графических объектов.
Вкратце, в макете нас интересуют 2 параметра cx и cy, которые отвечают за размер изображения. Здесь отмечаем, что значения задаются в EMU (English Metrick Units), которое высчитывается по формуле («РазмерВПикселях»/ 25.4) × 914400.
Далее, в картинку с помощью функции «СоздатьОтметкуЭП()» (см. рис. 3) общего модуля «РаботаСЭП» впечатывается текст с использованием ImageMagick. Настройки использования ImageMagick задаются непосредственно в конфигурации. Сама картинка хранится в формате png и может редактироваться в любом редакторе.
Это нужно, например, для того, чтобы добавить на подпись логотип. Размер текста, содержание, цвет, а также расположение указываются в «СоздатьОтметкуЭП()». Чтобы текст разместился по заданному шаблону, необходимо учитывать, что расположение задается от левого верхнего края.
Таким образом, после подписания документа, в зависимости от настроек, в него вставляется штамп электронной подписи.
«1С:Документооборот 8 КОРП» ориентирован на средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Основные возможности конфигурации:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
- поддержка сложных процедур согласования: параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
- автоматизация совместной работы пользователей с использованием процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, поручение, ознакомление, приглашение, а также составных процессов обработки документов;
- гибкая настройка маршрутизации процессов с использованием условий;
- автоматический запуск любых процессов по расписанию;
- контроль исполнения поручений;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- просмотр и редактирование файлов, сохранение версий изменения файлов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- использование сертифицированных механизмов ЭП для подписания документов и файлов;
- учет и контроль передачи бумажных документов контрагентам и сотрудникам;
- использование настраиваемых связей между документами, как односторонних, так и двухсторонних;
- возможность добавлять реквизиты документов в пользовательском режиме;
- поддержка бумажного документооборота: ведение номенклатуры дел, распределение документов по делам, ведение архива организации;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников;
- штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
- присвоение документам и файлам различных тематических категорий, основанное на анализе их содержания;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- загрузка файлов со сканера, в том числе с использованием потокового сканирования с автоматическим распознаванием штрихкодов;
- ведение рабочего календаря пользователя;
- учет мероприятий, начиная от планирования мероприятия, протоколирования и заканчивая контролем исполнения решений;
- учет проектов: от расчета планов проекта до контроля сроков исполнения проектов;
- онлайн и оффлайн обмен данными с типовыми конфигурациями линейки «1С:Предприятие 8»;
- работа с мобильными устройствами.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству: ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.
«1С:Документооборот 8 КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Сравнение версий 1С:Документооборота 8
Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений.
- «1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
- «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
- «1С:Документооборот 8 для государственных учреждений» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных (муниципальных) учреждений и органов государственного управления со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Сравнение функционала
В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений.
Лицензирование
Внимание! Для масштабирования и расширения количества рабочих мест Вы можете приобрести дополнительные лицензии.
Описание функционала
«1С:Документооборот 8 КОРП» в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1С:Документооборот 8 КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8 КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации «Документооборот КОРП» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».
Учет договоров
В «1С:Документообороте 8 КОРП» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».
Сканирование
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «Рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В «1С:Документообороте 8 КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа «1С:Документооборота 8 КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров — другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В «1С:Документообороте 8 КОРП» предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:
- «Управление производственным предприятием», 1.3.6;
- «Управление торговлей», 11.0.6;
- «Бухгалтерия предприятия», 2.0.15;
- «Управление нашей фирмой», 1.2.2.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.1»:
- «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
- «Комплексная автоматизация», редакция 1.0;
- «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
- «Управление производственным предприятием», редакция 1.2;
- «Управление торговлей», редакция 10.
Веб-сервисы работы с файлами
«1С:Документооборот 8 КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «1С:Документооборотом 8 КОРП» и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе «1С:Предприятие 8.2») осуществляется при помощи веб-сервисов.
Публикации и статьи
Особенности лицензирования
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП» обеспечивает работу прикладного решения на одном рабочем месте в один момент времени.
Для работы в многопользовательском режиме необходимо наличие у пользователей клиентских лицензий «1С:Предприятие 8».
Для работы в клиент-серверном режиме необходимо наличие у пользователей лицензий на сервер «1С:Предприятие 8».
Наш документооборот
Внимание! СЭД "Корпоративный документооборот" заменен на новый продукт СЭД "Наш документооборот" оптимизированный и переписанный "с нуля".
Описание на этой странице потеряло актуальность.
Система «Корпоративный документооборот» содержит механизм штрихкодирования документов предприятия. Штрихкодирование осуществляется с помощью программного кода системы, а также специализированной компоненты (работает под ОС Windows и Linux) которая выполняет рендеринг штрихкода в изображение в формате jpg.
Для включения возможности использовать штрих-коды в системе документооборота необходимо в настройках подсистемы «Администрирование системы» включить флажок «Использовать штрихкоды». После включения штрихкодирования появляется возможность настроить сканер, в том числе указать COM порт, скорость и другие параметры. Флажок находится в форме «Настройка параметров: Система», закладка «Общие параметры».
нажмите на картинку для увеличения
Примечание: Если вы используете простой сканер штрихкодов, эмулирующий нажатия цифровой клавиатуры и не подключенный по COM порту (или через его эмуляцию), то настраивать оборудование не потребуется. Но в таком случае не будет возможности автоматически вызывать обработки внешнего события от сканера при сканировании кода, такие обработки нужно будет предварительно запускать вручную (например, нажатием Shift+I) в интерфейсе системы документооборота.
Система СЭД «Корпоративный документооборот» на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2» поддерживает несколько способов вывода изображений штрихкодов, ниже они будут описаны подробно.
Печать наклеек и регистрационных штампов со штрихкодами
Пользователи системы электронного документооборота могут нанести штрихкод на уже существующий (предварительно распечатанный или полученный из других источников документ). Для этого нужно выбрать в меню корпоративного документа «Печать» пункт «Регистрационный штамп» или печать на наклейке или странице. Во всех этих случаях на печать выводится только штрихкод, без содержания самого документа.
Основные отличия пунктов меню «Печать» такие:
На рисунке ниже приведен результат вывода регистрационного штампа документа. Регистрационный штамп выведен в левую верхнюю часть документа.
2. Пункт «Штрихкод на наклейке». При печати наклейки на страницу выводится только штрихкод, при этом нет возможности выбрать месторасположения штрихкода, так как оно не актуально (наклейка будет размещена на листе с данными вручную).
3. Пункт «Штрихкод на странице». В данном случае существует возможность выбора места расположения и параметров печати штрихкода. Выбора месторасположения штрихкода осуществляется аналогично варианту «Регистрационный штамп», но на печать не выводится дата регистрации, регистрационный номер документа и его организация.
Вышеперечисленные способы позволяют выполнить надпечатку на любом бумажном документе. Данный документ нужно будет вставить правильной стороной в принтер.
Вывод штрихкода в формируемые по шаблонам документы
Система электронного документооборота «Корпоративный документооборот» на базе платфомры «1С» позволяет формировать документы в форматах Microsoft Word и OpenOffice Writer по заранее заданным шаблонам с возможностью вывода в них изображений штрихкода документа.
Настройка шаблонов производится в подсистеме «Администрирование системы», пункт «Шаблоны файлов». В тексте шаблона, в нужном месте документа необходимо вставить предопределенный тег .
Данный предопределенный тег должен быть включен в одну из областей шаблона, также как и другие теги, созданные по параметрам шаблона файла. Подробнее о настройке шаблонов смотрите в разделе «Интеграция с MS Office и OpenOffice«.
На рисунке ниже показан пример размещения тега для вывода изображения штрихкода документа.
После размещения тега в тексте шаблона можно выполнять обычное формирование содержимого документа при открытии файла из корпоративного документа.
На рисунке ниже приведен пример сформированного по шаблону документа. В данном документе заполнены не только обычные параметры, но и выведен штрихкод (в указанном в шаблоне месте).
Аналогично осуществляется ввод данных и в OpenOffice Writer.
Прочие возможности штрихкодирования
Система документооборота поддерживает возможность присвоения штрих-кодов, сформированных в других системах. Такие штрихкоды могут быть получены с документами из сторонних систем, например от контрагентов.
Для присвоения штрихкода документу можно необходимо выбрать в меню «Все действия» пункт «Штрихкоды Добавить внешний штрихкод». Пример расположения такого пункта приведен на рисунке, расположенном ниже.
Существует возможность сохранения присвоенного штрихкода в файл формата jpg. Для этого необходимо выбрать пункт «Штрихкоды Сохранить штрихкод».
Связанные с объектами штрихкоды начинаются с зарезервированного префикса «2». При необходимости все штрихкоды системы можно посмотреть в регистре сведений «Штрихкоды».
Для поиска документов по штрихкоду в системе можно воспользоваться специальной обработкой, открыть её можно либо в подсистеме «Актуальные документы» либо нажав в любом месте программы сочетание клавиш «Shift+I».
В случае, если в системе существует несколько документов с одинаковым штрихкодом, пользователю будет предложен выбор из списка таких документов. Одинаковые штрихкоды могут появиться например, в случае получения документов с одинаковым кодом от разных контрагентов.
Читайте также: