1с документооборот создание нового внутреннего документа
В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Служебная записка» и нажмите кнопку « Создать».
Карточка документа
При создании нового внутреннего документа «Служебная записка» откроется карточка следующего вида:
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа
Указываются сведения о подписи документа
Указывается сотрудник, подписавший служебную записку. Например, руководитель среднего звена
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Временный регистрационный номер
Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен)
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена)
Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена.
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Указывается сотрудник, который принимает решение по служебной записке. Например, руководитель высшего звена
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа.
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить»(1), далее выбрать«Создать по шаблону»(2) или«Загрузить с диска»(3).
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Отправка по маршруту
Обработка служебной записки состоит из следующих этапов:
1. Согласование с непосредственным руководителем ответственного за документ
2. Согласование с доп олнительным списком согласующих лиц
ВАЖНО! Задача "Согласовать служебную записку" поступит всем дополнительным согласующим лицам одновременно!
3. Подписание лицом, указанным в карточке документа в поле "Подписант". Это может быть вышестоящий руководитель.
4. Рассмотрение лицом, указанным в карточке документа в поле "Адресат". Это лицо, принимающее решение по служебной записке.
Дополнительные согласующие
В открывшейся карточке бизнес-процесса можно выбрать список дополнительных согласующих, которым после успешного согласования у непосредственного руководителя ответственного за документ одновременно придет задача "Согласовать".
В открывшемся окне необходимо выбрать список дополнительных согласующих и указать в какой шаблон бизнес-процесса их требуется добавить.
После завершения формирования списка дополнительных согласующих необходимо нажать на кнопку "Записать и закрыть".
Старт процесса
После завершения редактирования карточки процесса нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».
Редко, когда в организации все пользователи должны иметь одинаковый доступ к документам. В первую очередь, это, конечно, вопрос информационной безопасности, но и не последнюю роль играет этический момент. Программа 1С Документооборот позволяет гибко настроить права доступа к документам, чтобы избежать утечки информации и уберечь информацию от любопытных сотрудников. Сегодня мы подробно пошагово расскажем про настройку прав и все имеющиеся нюансы, которые стоит учесть.
Инструкция по настройке прав в 1С Документооборот
Перейдя в раздел «Настройка и администрирование» можно увидеть группу команд «Права доступа», в которой представлен доступ к основным настройкам прав пользователей.
Перед тем как начать рассматривать каждый из представленных в этом разделе пунктов, перейдем в «Настройки программы» и выберем «Права доступа».
Именно в этом меню включается настройка прав пользователей. Если убрать галочку «Ограничивать права доступа», то у всех пользователей будет доступ ко всем документам базы. Программой пользуются только доверенные лица с одинаковыми правами? Тогда на этом шаге вы можете и остановиться. Для более распространенных ситуаций мы предлагаем двигаться дальше.
В окне настройки прав доступа следует особое внимание уделить пунктам «Специальные разрешения» и «Используемые разрезы доступа». В данном примере разрезов доступа 9, но если не будет включен учет по организациям, то и в разрезах доступа «Организации» не будут присутствовать, аналогично и с другими разрезами доступа. Пункты, выбранные в этом меню, будут доступны для настройки в политиках доступа.
Переходим в «Политики доступа» (Настройка и администрирование – Политики доступа).
В данном окне мы видим выбранные разрезы доступа. Открыв нужный разрез, можно установить права пользователей на чтение, редактирование или регистрацию документов.
Поскольку в настройках прав доступа мы указали «Специальные разрешения» и «Локальные администраторы», то эти вкладки появились в политике доступа.
Специальные разрешения удобно использовать в тех случаях, когда пользователь относится к некоторой рабочей группе, для которой уже установлены уровни доступа, но конкретно ему надо либо добавить прав, либо наоборот доступ закрыть (или разделить один и тот же доступ по организациям и тд). Например, речь может идти об отделе и его руководителе или специалистом, которому необходим более полный доступ к документам. При добавлении специального разрешения, общие разрешения по выбранному предмету для пользователя не будут действовать.
Вторым глобальным инструментом для настройки прав являются «Полномочия» (Настройка и администрирование – Полномочия). Полномочия удобно настраивать в соответствии с должностями или выполняемыми функциями. Например, можно назвать полномочия «Сотрудник отдела закупок», дать права на внесение документов по закупкам, и проставлять данные полномочия пользователям, находящимся в отделе закупок.
В случае если все сотрудники отдела закупок добавляют только внутренние документы, а один еще и исходящие, то удобно будет создать полномочия «Работа с исходящими документами» и проставить их пользователю.
Каждое из полномочий состоит из набора ролей, чьи названия отражают их назначение. Поскольку ролей очень много и описывать, что именно делает каждая из них, большого смысла не имеет, то советуем опираться на название, а если по названию не очевидно, что делает конкретная роль, то заходить в конфигуратор и смотреть интересующие моменты.
Удобным инструментом для определения доступа к документу, а также проверки корректности настройки прав доступа, служит функция «Права доступа». Она доступна из меню «Ещё» того объекта, права доступа к которому необходимо проверить.
Для этого открываем документ, нажимаем «Ещё», выбираем «Права доступа».
В результате откроется окно, в котором видно список пользователей, имеющих права доступа к данному документу. Если нажать «Обновить», то появится вкладка «Данные для расчета прав».
На вкладке «Данные для расчета прав» есть строка «Неограниченные права». С её помощью можно увидеть отчет, в котором будет показан список пользователей, имеющих неограниченные права на данный объект, а также будет указана роль, дающая такие права. Хочу напомнить, что неограниченные права, назначенные полномочиями, нельзя ограничить настройками доступа папок, рабочими группами или чем-либо ещё.
После настройки политик доступа и полномочий, переходим на вкладку «Нормативно-справочная информация» и выбираем «Рабочие группы».
Рабочие группы предназначены для объединения пользователей в группы с одинаковыми правами. Каждому из участников рабочей группы будет проставляться та политика доступа и те полномочия, которые выбраны для данной группы (для этого нажимаем «Полномочия и разрешения, и выбираем из ранее настроенных).
Если настроить рабочие группы в соответствии с должностями, имеющимися в организации, то при добавлении нового пользователя будет достаточно поместить его в выбранную рабочую группу, и права будут сразу проставлены соответственно занимаемой должности.
Также просмотреть список доступных конкретному пользователю ролей и полномочий можно прямо из карточки пользователя. Для этого заходим в справочник «Пользователи», расположенный в разделе «Настройка и администрирование» и выбираем из списка нужного пользователя.
В открывшейся карточке пользователя нажимаем «Группы и полномочия», в результате чего появляется данное окно. Открыв выбранные полномочия, можно сразу просмотреть доступные пользователю роли.
Далее идем в раздел «Документы и файлы», выбираем «Документы внутренние». В списке документов выбираем «Ещё» — Просмотр – По папкам. В результате данного действия будут видны папки документов.
Дважды щелкнув на нужную папку, открываем форму изменения папки.
Выбираем «Настройка прав». В данном списке можно выбрать конкретных пользователей или группы, настроить для них права на чтение, изменение и удаление. Если пользователь входит в группу, которой дано право на чтение, но отдельной строкой для этого пользователя проставлен запрет, то доступ пользователю будет запрещен.
Помимо настройки прав доступа в папке, полномочий и ролей, политик доступа, существует справочник «Настройки доступности по состоянию».
Данный справочник настраивает доступность видов документов для пользователей и групп пользователей в зависимости от текущего состояния документа. Если требуется дать права на редактирование на время согласования только определенной группе лиц (запретив доступ остальным), а после согласования – запретить редактирование совсем, то это можно сделать именно с помощью данного справочника.
Во вкладке «Виды документов» можно указать к каким документам будет относиться данное правило, на вкладке «Пользователи» — указать пользователей или группы пользователей, на вкладке «Доступность полей» выбирается возможность редактирования полей документов в зависимости от состояния документа. Данная настройка не распространяется на пользователей с неограниченными правами.
Распределяйте права с умом
Если для небольших компаний настройка прав не занимает много времени, то вот крупным организациям придется туго. Для того, чтобы не запутаться в настройках и не допустить опасных ошибок, лучше всего заранее продумать всю систему прав доступа и просчитать какому специалисту в каких случаях и какой именно доступ необходимо предоставлять. После того, как вы разработаете точные правила с учетом всех должностей и отделов, можно будет без труда настраивать права даже при смене тех или иных сотрудников.
Если вы не можете себе позволить отрываться от остальных бизнес-задач и не хотите брать отдельного специалиста в штат (что, с учетом зарплаты, организации рабочего места и выплаты больничных/отпускных может быть нецелесообразным) имеет смысл обратиться за услугами по удаленному обслуживанию 1С.
С одной стороны, вам не придется переплачивать, оформляя человека в штат, а с другой вы получите не только оперативные консультации по любому вопросу, но и настройку, доработку, а также многие другие услуги, которые позволят сделать документооборот более эффективным и безопасным.
В открывшемся окне "Создание нового входящего документа" отразится список видов входящих документов, доступных для создания. Выберите необходимый вид и нажмите на кнопку «Создать» .
Карточка документа
При создании нового исходящего документа откроется карточка, сформированная по выбранному виду.
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Текстовое поле для внесения краткого содержания документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой будет отправлен документ.
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Указывается сотрудник, который подписывает исходящее письмо. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов
Заполняется автоматически при выборе подписанта документа
Указывается организация (или физическое лицо), кому будет отправлен документ. Как указать несколько получателей можно прочитать в разделе «Несколько получателей»
Реквизит доступен и обязателен для заполнения, если получатель - наша организация. Заполняется автоматически подразделением адресата.
Указывается контактное лицо контрагента или сотрудник нашей организации, если получатель – наша организация
Заполняется после отправки документа получателю
Указывается способ отправки документа получателю (выбирается из выпадающего списка)
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. Если ответственным за документ является другой сотрудник, то надо указать его
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Несколько получателей
Для указания нескольких получателей, воспользуйтесь кнопкой « Режим ввода нескольких получателей».
В открывшейся таблице добавьте получателей при помощи кнопки « Добавить» (1). Ячейки таблицы (2) заполните аналогично соответствующим реквизитам в карточке исходящего письма.
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов карточки можно переходить к прикреплению файлов, содержащих документы. Для этого необходимо перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить» . К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет.
Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить».
Отправка по маршруту
После того как поля карточки документа заполнены и прикреплены файлы, документ надо сохранить, нажав на кнопку « Записать.
В открывшейся карточке бизнес-процесса нажмите кнопку « Стартовать и закрыть».
Если исходящее письмо адресовано контрагенту, входящему в контур ГК КСК, то оно будет отправлено контрагенту автоматически (создано входящее письмо) в рамках запускаемого регламентируемого бизнес-процесса.
Чтобы автоматическая отправка прошла успешно в карточке контрагента, являющегося нашей организацией, должна стоять отметка «Наша организация» и ИНН должен совпадать с ИНН нашей организации.
В этом случае, после согласования и подписания исходящего письма автоматически будет создано входящее письмо в организацию - получатель и регистратору входящей корреспонденции этой организации будет отправлена задача по обработке нового входящего документа.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Выполнение задач маршрута
Список своих задач пользователь может найти в разделе:
Совместная работа -> Задачи мне.
Список задач, сформированных пользователем на других исполнителей:
Совместная работа -> Задачи от меня.
Доработка документа
В процессе обработки по регламентированному бизнес-процессу документ может быть возвращен на доработку ответственному за документ для исправления каких-либо замечаний. Пока документ не поступит на доработку, изменение большинства его реквизитов будет запрещено. Возврат документа на доработку может произойти со следующих этапов:
Возврат на доработку с этапа согласования
Если кто-либо из согласующих лиц не согласует документ, то ответственному за документ поступит задача на ознакомление следующего вида:
В задаче видны комментарии согласующих лиц (причина несогласования документа). Необходимо откорректировать документ по замечаниям согласующих и после устранения замечаний нажать на кнопку «Повторить согласование». Если устранить указанные замечания невозможно, то нажать кнопку «Завершить согласование», в этом случае обработка документа полностью завершится.
Возврат на доработку с этапа подписания документа
Если документ возвращен на доработку с этапа подписания, то будет получена задача следующего вида:
После устранения замечаний нажмите на кнопку «Исполнено», документ будет отправлен на следующий цикл согласования и подписания.
Зарегистрировать исходящий документ можно следующими способами:
- При поступлении задачи на регистрацию, можно зарегистрировать документ, воспользовавшись кнопкой «Зарегистрировать» в задаче.
- При поступлении задачи на регистрацию, можно присвоить регистрационный номер в карточке документа при нажатии на кнопку «Зарегистрировать».
Где посмотреть, на каком этапе обработки находится документ?
Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.
В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.
Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в "Настройки и администрирование"-"Настройка программы"-"Работа с файлами".
Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию "Использовать автозаполнение шаблонов файлов"
Как подготовить шаблон документов в 1C
Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу "Документы и файлы"-"Файлы".
В появившемся окне, нажимаем на "Шаблоны файлов", скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки "Создать файл". В следующем окне выбираем команду "Загрузить с диска".
После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, "Пример шаблона договора". В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.
Для сохранения необходимо нажать "Записать и закрыть".
После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.
Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать "Открыть карточку".
Как создать шаблон в 1C Документооборот
Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел "Нормативно-справочная информация"-"Виды документов".
Нажимаем на кнопку "Создать" и создаем нужный вид документа.
Называем его, например, "Пример шаблона договора" и в настройках ставим галочки на "Использовать срок исполнения ", после на "Является договором". Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.
Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке "Набор дополнительных свойств документов данного вида".
В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку "Добавить".
Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем "Дополнительное значение", и задаем список на закладке "Значение".
После чего на закладке "Нумерация" задаем нужную нумерацию документа.
После этого, переходим на закладку "Шаблон документа", "Настройка" и отмечаем:
- Запретить редактировать реквизиты
- Запретить редактировать файлы
- Запретить удалять присоединенные файлы
В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.
Используя закладку "Реквизиты документа" можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.
Закладка"Файл" позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.
В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на "Копировать", "Вставить".
Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст
После чего файл необходимо сохранить.
Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word
Для этого нужно включить режим "Разработчика". Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню "Параметры", дальше перейдем в раздел "Настроить ленту" и устанавливаем галочку на "Разработчик".
После чего в меню появятся несколько вкладок под именем "Разработчик".
Добавляем текстовые поля.
После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.
Именно так задаются нужные реквизиты.
После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку "Закончить".
Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.
Как настроить заполнения шаблонов в документе
Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел "Нормативно-справочная информация". В настройках выбираем "Настройка навигации". После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.
После этого, переносим кнопкой "Добавить" пункт "Настройки заполнения файлов" в правую часть "Выбранные команды".
На рабочем столе появятся добавленные пункты меню
В разделе "Настройка заполнения файлов" нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку "Добавить" и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.
Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.
После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.
Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
В этой статье я описываю для себя в виде “шпаргалки” функциональность конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1.
На мой взгляд, это не сложная конфигурация. Здесь работается только со справочниками и регистрами сведений. Дерево метаданных конфигурации содержит около 105 справочников, около 150 регистров сведений, а всего 7 документов и один регистр накопления оборотов для учета рабочего времени пользователей. Любая конфигурация из линейки ERP решений ( УТ 11,, ЗУП 3.0, БП 3., КА 2.0 и т. д) на порядок сложнее.
Отметим, что в терминологии 1С документооборот форма справочника называется карточка, а некоторые справочники – документы
В этой статье я рассматриваю работу с функционалами подсистем НСИ и Учет времени , Документы и файлы, Настройка и администрирование , ( См рис 1).
Рис 1 Подсистемы конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1
1. Объекты подсистемы ( раздела) НСИ
Из всех объектов раздела Нормативно- справочной информации (НСИ) , показанных на рис 2 интерес представляют по своей функциональности следующие объекты:
- Справочники видов документов (внутренние, входящие и Исходящие) – Они определяют правила формирования регистрационного номера документов, нормативный срок их исполнения и набор дополнительных реквизитов и свойств.
- Справочники шаблонов документов ( внутренние, входящие и Исходящие). Эти справочники в явном виде недоступны в разделе.Они связанные со справочниками видов документов и редактируются из формы справочника соответствующего вида документа. В комплект входит 62 шаблонов, соответствующих требованиям ГОСТов)
- Справочник Нумераторы –Предназначен для настройки правил формирования регистрационных номеров у входящих, исходящих и внутренних документов.
Представляет также интерес следующие регистры сведения - Справочник Инструкции для сотрудников – это готовые руководства к действию по решению типовых задач для пользователей «1С:Документооборота 8». В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов.
- Регистр сведения Индексы Нумерации – Индекс представляет собой произвольную цифро-буквенную строку размером до 5-ти символом. Значение индекса будет добавляться к номеру документа. Индексы нумерации используются нумераторами при формировании регистрационных номеров для входящих, исходящих и внутренних документов, а также контрагентов, организации и подразделений, вопросов деятельности.
- Регистр сведения Настройки связей – Предназначен для установки связи определенные типы связи в документах.
2. Объекты раздела Документы и файлы
Объекты раздела этого раздела ( Рис 3), функциональность которых представляют для меня интерес таковы :
- З Справочника документов (внутренние, входящие и Исходящие) – Это основные справочники конфигурации, предназначенные для учета официальной корреспонденции внутренних, входящих и исходящих документов соответственно. Эти справочники не иерархические, а для представления иерархию справочника внутренних документов создан специальный справочник папки внутренних документов.
- Справочник Папки внутренних документов – Этот справочник в явном виде недоступен в разделе. Он связан со справочником внутренних документов и редактируется в форме списка справочника внутренних документов. (команда “Все действия – Использовать иерархию“) . Разработчики решили, что для упорядочивания справочника внутренних документов лучше использовать отдельный справочник папок, чем использовать иерархию самого справочника.
- Папки внутренних документов служат для данных и ограничения прав доступа к ним. Для создания структуры папок следует открыть список внутренних документов и установить использование иерархии
- СправочникФайлы – Стандартный справочники из библиотеки БСП для работы с реквизитами файла (автор, название, описание и т.д.) используется карточка (“Открыть карточку”), а для работы с самим файлом – соответствующее приложение, установленное на компьютере. При редактировании файла его предыдущая версия автоматически сохраняется в информационной базе.
- СправочникКонтрагенты – Предназначен для учета юридических и физических лиц, с которыми Ваша организация обменивается документами. Сведения из этого справочника используются, например, при регистрации входящих и исходящих документов.
- Справочник Инструкции – Инструкции для сотрудников – это готовые руководства к действию по решению типовых задач для пользователей «1С:Документооборота 8».
В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов. Например, при открытии карточки внутреннего документа можно узнать о том, когда используется выбранный документ и как его составить. При создании процесса программа подскажет, как правильно сформулировать его название, как изложить текст, напомнит о необходимости указать срок. Инструкции помогают выработать единый стандарт работы с документами в организации.
3. Обработка Установка типовой методики документооборота
Из всех обработок подсистемы Настройка и администрирование интерес представляет обработка Установка типовой методики документооборота. Все остальные остальные являются стандартными из БСП ( Библиотека стандартных подсистем) .
Обработка рекомендуется запускать в пустую базу для ее наполнения. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми. Данная обработка ускоряет процесс настройки базы данных. По данным партнеров фирмы «1С» , в среднем настройка и наполнение информационной базы на внедрении требуют 100 часов работы квалифицированного специалиста . Благодаря запуска этой обработки самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.
Описание загружаемых данных в информационную базу при запуске обработки можно посмотреть в документации , например, структура предприятия, справочники попок, ролей и рабочих групп с настроенными правами доступа, 62 шаблонов документов, соответствующим требованиям ГОСТов и т. д
4 . Порядок работы с документами
Для того, чтобы создать новый документ ( входящий или исходящий или внутренний) нужно выбрать в разделе “Документы и файлы” ( см рис.3) соответствующую команду из группы Создать, выбрать нужный вид документа , заполнить форму ( карточку ), присоединить файлы на закладке Файлы или использовать кнопку Добавить файл), а затем сохранить и зарегистрировать документ ( сгенерировать регистрационный номер).
4.1 Виды документов
Вид документа – это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Виды используются:
- для генерации регистрационных номеров,
- ограничения доступа к документам,
- настройки дополнительных реквизитов документов,
- назначения шаблонов процессов (видам документов).
Деление видов документов на входящие, исходящие и внутренние весьма условно. Согласно типовой методике документооборота Внутренними документами являются акты, договоры, соглашения, заявления, приказы, жалобы и т д. Хотя. могут быть также входящие заявления и коммерческие приложения.
4.2. Настройка вида документа
Установка настроек вида документа выполняется на закладке Вид документа – Настройки карточки вида документа. В справочной информации можно прочитать описание общих настроек для всех видов документов на примере видов внутренних документов.
Рис 4 Закладка Настройка формы справочника ( карточка) вида документа
Особое внимание имеет параметр Является договором – настройка означает, что документы этого вида являются договорами и при установке этой настройки автоматически устанавливаются без возможности отключения другие настройки, как показано на рис. 4
4.3. Настройка нумерации документов
Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов. Нумератор привязывается к одному или нескольким видам документов и предусматривает гибкие настройки формата регистрационного номера. Формат номера и другие настройки нумераторов определяются правилами делопроизводства, принятыми на предприятии.
Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы . Справочник открывается по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация ((см рис 5)
Рис 5 Форма элемента справочника Нумераторы
На закладке Формат номера можно выбрать одно или несколько служебных полей для отображения. Формат регистрационного номера может включать в себя различные служебные поля, отмеченные квадратными скобками, и разделители (например, тире, косая черта). Если разделитель помещен в квадратные скобки, внутри которых указано служебное поле, то он будет добавлен к номеру только в том случае, если будет добавлено служебное поле.
После создания и установки формата нумератора необходимо привязать его к одному или нескольким видам документов. Это можно сделать как в карточке нумератора (на закладке Действует для ( рис 5 ), так и в карточке вида документа на закладке Нумерация ( рис 4) .
Для одного вида документа можно указать независимую нумерацию на закладке независимая нумерация по следующим по разрезам как показано на рис 6
Рис 6 Настройка независимой нумерации
Независимая нумерация по организации позволит документам вида, которому назначен этот нумератор, иметь регистрационный номер одного формата, но с индивидуальной нумерацией по каждой организации.
4.3.1 Независимая нумерация по связанному документу
Этот функционал имеет очень практическое применение. Независимая нумерация по связанному документу необходима, например, если в программе регистрируется договор, а затем несколько Дополнительные соглашения или акты к нему и нужно, чтобы доп соглашения или акты имели нарастающую нумерацию в пределах этого договора.
Для установки нумерации по связанному документу необходимо:
- Открыть карточку нумератора на закладке Независимая нумерация .
- Выбрать разрез По связанному документу .
- В открывшемся окне выбора типа связи указать или создать необходимый тип связи. Например, если нумератор настраивается для вида документа Акта на оказание услуг , который должен иметь нумерацию договора, необходимо выбрать тип связи Относится к договору .
4.4. Настройка шаблонов документов
При создании документа в программе предусмотрена возможность автоматически заполнить его реквизитами и присоединить файлы по заранее настроенному шаблону.
При создании вида документа удобно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Эти настройки доступны в карточке вида документа на закладке Шаблон документа ( см рис 8)
Накладке Реквизиты документа можно создавать наименование документа по шаблону
Рис 8 Создание шаблона наименования документа
При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.
Настройка автозаполнения шаблона выполняется в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Файлы по ссылкам Не настроено или Открыть .
Рис 9 Настройка автоматического заполнения файла
При настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата Doc , Docx , Dot , Dotх в открывшейся карточке достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты , и программа автоматически создаст их в файле.
Рис 10 Выбор реквизитов для автоматического заполнения файла
Помимо основных и дополнительных реквизитов для замены можно указать любые другие данные. Для этого на закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результаты которых будут заменены выбранные поля файла.
Рис 11 Настройка скриптов для автозаполнения файла
Обратите внимание на некоторые особенности настройки скриптов:
- Выражение обязательно должно присваивать значение переменной РезультатОбработки. В противном случае результат его выполнения не будет вставлен в файл.
- Для автозаполнения ФИО пользователей в шаблоне необходимо выбрать реквизит ПредставлениеВДокументах. Если заполнения реквизита ПредставлениеВДокументах не произошло, необходимо проверить, заполнено ли соответствующее поле в карточке пользователя.
Приведем еще несколько примеров выражений на встроенном языке для настройки скриптов.
Для заполнения должности контактного лица получателя:
Для заполнения почтового адреса контрагента-получателя:
Для склонения автозаполняемых ФИО можно обратиться к функции Просклонять.
Функция Просклонять расположена в модуле СклонениеПредставленийОбъектов и для работы использует подключение к внешней библиотеке namedecl.dll.
При этом результат скрипт будет выглядеть следующим образом:
Рис 12 Выражение для склонения ФИО пользователя
4. 5 Настройка учета сторон и учета внутренних документов по контрагентам
В программе есть возможность вести учет внутренних документов по контрагентам или вести учет сторон. Для этого в карточке вида внутреннего документа предусмотрены взаимоисключающие настройки Вести учет по контрагентам и Вести учет сторон .
Вести учет по контрагентам – если настройка включена, то в реквизитах карточки документа можно указать одного или нескольких контрагентов. Для этого в карточке документа этого вида появятся поля Контрагент (обязательное для заполнения), Контактное лицо контрагента , Подписал
Читайте также: