1с документооборот рассылка отчетов
Я очень люблю механизм рассылки отчетов из БСП - достаточно гибкий, универсальный. Активно пользуюсь им для того, чтобы получать оповещения из программы о том, что "что-то идёт не так". Однако, и в нем есть что улучшить.
В механизме рассылки отчетов из БСП есть замечательная настройка - "Отправлять пустой". По умолчанию она выключена. Если включена - в любом случае приходит письмо или в папке появляется файл с пустым содержимым. Но если отключена, отчет придет только в том, случае, если в нем что-то есть. Этим мы активно пользуемся для оповещений себя и пользователей о проблемах в программе, авариях, неверных настройках и неправильных данных. У меня есть набор отчетов-сигнализаторов и я ими обязательно поделюсь, но сейчас я хочу рассказать о доработке рассылки отчетов, которая сэкономила лично мне и многим пользователям достаточно много времени.
Итак. Неудобство рассылки - в наличии вложений файлов. Конечно, когда рассылка используется для отправки огромных портянок директорам, это единственный способ донести до них информацию. Но мы-то используем рассылку для оповещений о проблеме, нам нужно быстро видеть,что отправила программа, чтобы отреагировать как можно быстрее.
Представьте или вспомните как это обычно бывает:
- Приходит письмо
- Мы видим факт прихода письма, его тему, но конкретики нет
- Открываем письмо
- Открываем вложение
- Вдумчиво читаем
- Реагируем
Классно было бы сократить это до операций:
- Пришло письмо
- В шторке телефона или в окне оповещений Windows видим содержимое письма
- Реагируем
Но мы же программисты, можем помочь сами себе и облегчить себе же жизнь!
Давайте сделаем какое то ключевое слово, если мы его напишем в шаблоне письма, программа поймет, что ей нужно вставить содержимое отчетов в текстовую часть е-мейла. Пусть это будет
напишем так в стиле имеющихся ключевых слов шаблона рассылки отчета.
Слава расширениям, мы можем выполнить свой код с директивой
И ничего не сломаем.
Нам нужно обратиться к ПараметрыДоставки.ШаблонТекста, понять, что нужно вставить содержимое файлов в текстовую часть письма. Дальше прочитать Вложения, перевести их в текст, вставить этот текст вместо ключевого слова шаблона. Звучит очень просто, давайте уже напишем код.
Обычно письмо о проблеме выглядит так:
Ясно, понятно. Только у нас куча этих обработок, одновременно запущенных, под разные версии, разные порты. Как понять, какая именно зависла? Открываю письмо, открываю вложение, читаю.
Нет, сделаем проще! Смотрите как классно:
Из стандартного оповещения Windows я вижу не только то, что пришло письмо о проблеме, но и конкретную проблему. Я даже не открою это письмо, потому что уже знаю его содержимое, я просто сразу отреагирую - зависла обработка, запущенная на порту 1242. Чиню.
В публикации выложен файл расширения с доработкой рассылки отчетов. Проверен на версии БСП 3.0.1.434, возможно будет работать на более старых версиях (модуль рассылки отчетов менялся не сильно).
Ежедневно каждому из нас приходит десяток писем на электронную почту и поток push-уведомлений на телефон из всевозможных мессенджеров. Жена пишет смс с просьбой купить молока, начальник спрашивает, когда будет готов договор, Google календарь напоминает о приеме к врачу и тут же прилетает новый запрос в друзья от давно позабытого одноклассника на Facebook. О количестве спама можно даже не упоминать. Каждый хочет перетянуть на себя внимание, личные напоминания перемешиваются с рабочими задачами, и мы просто начинаем на автомате сбрасывать очередной надоедливый push.
При внедрении системы электронного документооборота, уведомлений становится еще больше. И одна из ключевых ошибок на старте – игнорировать тщательную настройку и включать уведомления по умолчанию обо всем. Нам кажется, что будет здорово получать уведомления о каждом шаге наших сотрудников, о исполнении задач, сроках. Но уже через пару дней почта засоряется от десятков похожих друг на друга уведомлений, и мы просто перестаем обращать на них внимание, рискуя при этом пропустить действительно важное.
Цените свое время. Настраивайте уведомления правильно.
Каждое уведомление – это прерывание от текущей работы. И когда оно не несет в себе пользы – это не только отнимает рабочее время, но и раздражает. Система 1С: Документооборот имеет гибкую настройку уведомлений. Каждый пользователь при необходимости может скорректировать какие уведомления и как часто он хочет получать. Не стоит этим пренебрегать и равнять всех под одну гребенку общими настройками Администратора системы.
Всего в системе предусмотрено три способа отправки уведомлений:
- всплывающим окном;
- по почте;
- SMS.
Пользователей, что сидят в программе постоянно, как правило, не так уж много, поэтому вариант «всплывающим окном» не так популярен.
Поэтому самый доступный вариант, но одновременно коварный – уведомления по электронной почте. Коварство заключается в том, что на почту нам итак ежедневно поступал поток писем, а теперь их становится еще больше. Этого можно избежать, если подойти к настройке уведомлений осознанно.
О чем можно получать уведомления?
Почти обо всем, но делать так не стоит. Я расскажу о ценных в работе уведомлениях на которые стоит обратить внимание.
В первую очередь - это поступление новых задач. Такие уведомления освобождают вас от постоянного нахождения в системе и ручного обновления списка задач. Помимо этого, полезной будет информация о приближении срока исполнения задачи и назначении ответственности за документ. Но каждый пользователь вправе сам выбирать какие уведомления для него важны.
Мало кто знает, что в 1С: Документооборот каждый пользователь может подписываться на интересующие его события. Например, при подписке на появление новых файлов в конкретной папке программа сформирует следующее уведомление:
Если у пользователя есть право на просмотр календарей других пользователей, можно подписаться на появление новых записей в календаре интересующего сотрудника.
Чтобы подписаться на изменения в объекте, необходимо зайти в его карточку. Например, можно получать уведомления об изменениях в документе или добавлении нового вложения.
У каждого объекта предусмотрен свой набор событий, на которые можно подписаться. В таблице ниже указан пример событий при подписке из карточки пользователя.
Перенаправлена задача пользователю
Поступила новая задача пользователю
Подошел срок задачи пользователя
Просрочена задача пользователя
Подошел срок контроля пользователя
Истек срок контроля
Новая запись календаря пользователя
Создание отсутствия пользователя
Просрочена задача автора
Отличный способ сократить количество уведомлений – это собрать их в отчет и настроить расписание его рассылки на электронную почту.
Например, уведомление об окончании сроков действия документов логично собрать в единый отчет «Список документов, срок действия которых истекает в следующем месяце». В расписании указать, что отчет необходимо отправлять на ответственного каждое первое число месяца в 9:00.
Рассылка отчетов может быть личная, на указанных в настройке получателей или свой отчет для каждого получателя. Например, каждый понедельник перед очередной планеркой «Еженедельный отчет об исполнительской дисциплине» каждый руководитель будет получать по своему подразделению.
Можно использовать для рассылки типовые отчеты или настраивать персональные. В рассылке может быть несколько отчетов. Дополнительно отправленные отчеты можно публиковать в указанную в настройках папку. Формат файлов, текст письма, необходимость архивирования с доступом по паролю – указываются индивидуально в каждой рассылке.
Для порядка настройте в почте отдельную папку или иерархию папок для уведомлений из программы с правилами сортировки писем. Это позволит вам с первого взгляда понимать, поступила новая задача или пришел отчет для ознакомления и рассчитывать свое время.
Уделите настройке уведомлений больше времени в начале своей работы с системой, уверена, что потом вы неоднократно скажете себе за это «спасибо».
Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!
Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере - мы лучшие, благодаря богатому опыту.
Часто пользователи при формировании отчета не могут разобраться как выполнить настройки в отчете. В данной статье разберем примеры настройки отчета, а также его рассылку.
Для работы с отчетами необходимо перейти из раздела «Документы и файлы» по ссылке «Отчеты»
Для удобства выбора можно использовать «Просмотр по группам». Для выбора наиболее подходящего варианта отчета по каждому из них доступен предварительный просмотр образца отчета.
Большую роль играет то, что есть возможность настраивать отчет в любом виде, который удобен пользователю. Отчеты настраиваются пользователем самостоятельно, без привлечения программиста.
Настройка отчета
Например, нам требуется вывести в отчете все Договоры с клиентом и при этом - только согласованные договоры.
Для этого «Список внутренних документов». Для настройки данного отчета используем команду вверху «Настройка»
Далее в помощнике настройки на закладке «Отбор» перенесем реквизит в правую часть, выберем в поле «Значение» - «Согласован», нажмем команду «Завершить редактирование».
Нажмем «Сформировать», в итоге система выгрузит в отчет только согласованные договоры:
Так же сформируем отчет для нескольких видов договоров, не только для Договоров с клиентами.
Перейдем в «Настройки» - закладка «Основное», заменим значение в поле «Вид документа» - в группе из списка, перейдем в список значений и с помощью команды «Подбор» установим необходимые значения, далее завершить редактирование.
После завершения необходимых настроек, используя подменю «Еще», пользователь может:
- Сохранить вариант отчета для регулярного использования
- Сохранить отчет на рабочий стол
- Распечатать из системы по команде «Печать»
При сохранении настроек пользователь может придумать Новое наименование для отчета и управлять доступностью отчета с возможность выбора:
- Только для автора – отчет будет доступен только создателю;
- Всем пользователям – доступен всем.
Рассылка отчетов
В системе предусмотрена автоматическая рассылка отчетов 1С:Документооборот, если пользователь системы хочет получать отчет, например, ежедневно по утрам.
Настроить рассылку может пользователь с правами Администратора в разделе «Нормативно-справочная информация» - Рассылки отчетов - далее «Создать»
В открывшейся форме укажем наименование рассылки, с помощью команды «Подобрать» выберем вариант отчета
На закладке «Расписание» определим расписание для рассылки и получения отчета
На закладке «Доставка» необходимо указать электронный адрес получателя отчета
В справочнике «Рассылки отчетов» появилась строка о новой рассылке, так же здесь будут отображаться дата и время последней отправки отчета в столбце «Последний запуск».
1С: Документооборот – комплексная система, включающая в себя весомый перечень возможностей работы с документами, бизнес-процессами, проектами, мероприятиями и прочими функциональными блоками.
В данной статье представлены 7 наиболее популярных и полезных фишек 1С: Документооборот для каждого пользователя системы.
- Настройка начальной страницы
- Управляемые формы
- Избранное
- Ссылка на документ
- Персональные настройки
- Контроль
- Учет отсутствий
Рассмотрим их подробнее.
1. Настройка начальной страницы
Первое, что видит пользователь при открытии системы – начальную страницу, свой рабочий стол. Слева располагается панель инструментов, внизу панель открытых вкладок. Но это расположение можно скорректировать под свои функциональные потребности и выбрать формат своей начальной страницы.
Рисунок 1 "Начальная страница"
Для настройки расположения, необходимо зайти в подменю Вид – Настройка панелей, для выбора формата начальной страница Вид - Настройка начальной страницы.
Рисунок 2 "Настройка начальной страницы"
Рисунок 3 "Настройка формата начальной страницы"
Наиболее популярные формы начальной страницы:
- Текущие дела
- Рабочий стол руководителя
- Задачи мне
В форме «Рабочий стол руководителя» есть возможность выдать поручение в один клик «Поставить задачу», указать кому, в какой срок и что требуется сделать.
Рисунок 4 "Рабочий стол руководителя"
Начальную страницу можно обновлять вручную или настроить автоматическое обновление. Оптимальное время обновления – 60 секунд.
Рисунок 5 "Настройка автоматического обновления начальной страницы"
Возможность настройки начальной страницы и комбинирования разных форм позволит пользователю оставить на своем рабочем столе только то, что требуется для работы.
2. Управляемые формы
«Удобно» - это для каждого что-то свое. Гибкость системы позволяет сделать свое рабочее место в системе более комфортным с помощью управляемых форм.
Пользователь может изменить последовательность столбцов, настроенных администратором, в списке входящих, исходящих, внутренних документов. Может скрыть ненужные, отобразить те, что важны в работе.
Для того чтобы изменить форму, необходимо в подменю «Еще» выбрать «Настройки» - «Изменить форму».
Рисунок 6 "Изменение формы списка внутренних документов"
Настройка формы предполагает выбор из списка тех реквизитов, которые нужно отобразить на форме. С помощью стрелок или курсора мыши можно изменять их последовательность, группировать, а также изменять свойства элемента формы.
Рисунок 7 "Настройка формы"
В элементах справочников и других объектах системы также можно изменять форму через подменю «Еще» - «Настройки».
Изменение формы будет распространяться только на текущего пользователя системы. Для копирования настроек форм другим пользователям системы можно воспользоваться типовой обработкой «Копирование настроек» в разделе «Настройка и администрирование». Данная функция доступна только Администратору системы. При копировании настроек можно выбрать конкретных пользователей и настройки, которые нужно скопировать.
Рисунок 8 "Копирование настроек"
Возможность управления формами позволяет найти подход к каждому пользователю и сделать работу с системой более удобной.
3. Избранное
Всегда есть документ, проект или отчет, который должен быть всегда под рукой. В системе 1С: Документооборот вы можете сформировать целый список таких.
В Избранное можно добавлять практически любой объект системы: документ, файл, отчет, бизнес-процесс, задачу, мероприятие, проект, тему форума и другие. Если слева от наименования есть звездочка – это значит можно добавить объект в Избранное. Если объект добавлен, звездочка закрашена желтым цветом. Добавить или удалить можно простым нажатием мышки на звездочку.
Избранное по умолчанию закреплено в панели инструментов и доступно из любой формы, где бы вы не находились.
В списке можно редактировать наименование объектов. Это изменение будет отражаться только в панели избранного под текущим пользователем и никак не повлияет на наименование самого объекта в системе.
С помощью скрепки слева от наименования можно зафиксировать объект в списке. При добавлении новых, он останется в начале списка. Если в списке накопилось много позиций, можно воспользоваться поиском или удалить неактуальные объекты с помощью крестика.
Рисунок 9 "Избранное"
Быстрый доступ к важным данным будет вашим сильным преимуществом перед менее опытными пользователями системы и коллегами по работе.
4. Ссылка на документ
Чтобы получить ссылку на объект, необходимо открыть его карточку и в правом верхнем углу нажать иконку белого листа с цепью или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+F11.
Ссылка формируется автоматически в формате:
Рисунок 10 «Получить ссылку на документ»
Чтобы перейти по ссылке, пользователь должен скопировать ее полностью и зайти в систему 1С: Документооборот. В правом верхнем углу нажать на иконку цепи с зеленой стрелкой вправо или использовать сочетание клавиш Shift+F11. Ссылка подставится автоматически, достаточно нажать кнопку «Перейти» и объект откроется, но только при условии, что вы имеете к нему доступ.
Необходимо помнить, что ссылка не кликабельна, для открытия необходимо сначала зайти в систему.
Рисунок 11 "Перейти по ссылке"
Ссылки на объекты позволят вам сократить драгоценное время на объяснение и поиск нужного.
5. Персональные настройки
По умолчанию систему настраивает Администратор. Пользователь использует уже то, что настроено.
«Персональные настройки» дают возможность пользователю скорректировать часть настроек для себя.
По умолчанию в персональных настройках, пользователь может:
- Сменить пароль;
- Настроить правила работы с файлами;
- Настроить правила работы с документами;
- Настроить подписки, частоту и сроки уведомлений, способы уведомления (можно добавить еще одну электронную почту для получения уведомлений системы);
- Настроить параметры легкой и встроенной почты;
- Настроить параметры штрихкодирования, ЭЦ и шифрования;
- Другие настройки: запрос на подтверждение о закрытии программы, значения по умолчанию.
Все настройки распространяются только на текущего пользователя. В ходе работы их можно менять.
Рисунок 12 "Персональные настройки. Другие настройки"
Рисунок 13 "Персональные настройки. Работа с файлами"
Персональные настройки дают возможность побыть каждому пользователю немного администратором системы и настроить систему на свой вкус.
6. Контроль
Руководителям или сотрудникам, которые любят все контролировать, подойдет механизм создания контрольных карточек с привязкой к объектам или без.
Все самые приоритетные задачи, документы, письма, файлы, мероприятия и проекты в системе можно поставить на контроль. При этом у каждого из этих объектов появится контрольная карточка.
Из списка «На контроле» удобно следить за всеми контрольными карточками, которые вы завели:
- открыть, изменить или пометить на удаление контрольную карточку;
- перенести контрольный срок;
- снять с контроля;
- создать новую контрольную карточку без привязки к предмету;
- создать на основании контрольной карточки запись календаря или письмо;
- учесть время, потраченное на контроль, и добавить его в ежедневный отчет;
- вывести аналитические отчеты.
Рекомендуется добавлять к контрольным карточкам подробные комментарии. Это поможет при работе с большим количеством контролируемых объектов.
Кроме текущего пользователя, права на просмотр данного списка есть только у руководителей и делегатов.
Контрольные карточки упорядочены по количеству дней, оставшихся до окончания контрольного срока.
Просроченные карточки выделены красным цветом (в колонке Дней).
- Снятые с контроля - серым цветом.
- Удаленные - перечеркнутым серым шрифтом.
По умолчанию в списке видны только карточки, находящиеся на контроле. Для отображения снятых с контроля и удаленных карточек в меню Все действия предусмотрены команды Показывать снятые с контроля и Показывать удаленные.
Рисунок 14 "На контроле"
Контрольные карточки помогут всегда помнить кто, когда и что должен сделать.
7. Учет отсутствий
Отпуск, больничный, командировка – есть целый ряд возможных причин отсутствий сотрудника на рабочем месте. Для бесперебойной работы необходимо владеть информацией об отсутствиях сотрудников и их заместителей на этот период.
В системе 1С: Документооборот, при использовании отсутствий в системе, каждый пользователь может сделать запись своего отсутствия с указанием причины, периода отсутствия и своего заместителя. Если человек заболел, эту запись может также сделать Администратор системы.
Рисунок 15 "Запись об отсутствии сотрудника"
В списке всех отсутствий есть возможность отобрать отсутствия сотрудников за день, неделю, месяц, год.
Все отсутствия текущие и завершенные по пользователю также можно посмотреть в карточке пользователя.
Для временной передачи прав одного пользователя другому используется делегирование прав. Делегирование прав настраивается Администратором системы. Можно делегировать все права пользователя или только права на определенные области.
Рисунок 16 "Делегирование прав доступа"
Если в системе настроено только отсутствие – в момент постановки задачи система будет предупреждать пользователей, что сотрудник отсутствует и кто является его заместителем.
Если в системе настроено делегирование прав доступа – все задачи будут автоматически перенаправлены на заместителя.
Теперь примените полученные знания на практике и вот вы уже без пяти минут продвинутый пользователь системы 1С: Документооборот J .
Настройка автоматической рассылки отчетов на электронную почту
В конфигурации 1С:Документооборот имеется много интересных и полезных механизмов, которые нужно использовать, оптимизируя работу сотрудников. Сегодня рассмотрим механизм автоматической рассылки отчетов по электронной почте. Такая опция доступна в редакциях ПРОФ, КОРП и ДГУ.
Настраиваем рассылку отчетов в 1С
Для того чтобы настроить автоматическую рассылку отчетов из 1С по электронной почте, на панели «Настройка и администрирование» переходим в раздел «Рассылки отчетов»
Раздел «Рассылки отчетов» в 1С:Документооборот
Выбираем кнопку «Создать», если мы хотим настроить рассылку отчета, или кнопку «Создать группу», если хотим создать группу для добавления в нее рассылок.
«Создать» - для настройки новой рассылки; «Создать группу» - для группировки и отправки отчетности по почте
Для практического примера давайте настроим автоматическую рассылку отчета «Список задач, истекающих на дату», которая будет происходить по пятницам в 16-00, и получать её будут руководители подразделений. Начинаем с заполнения наименования рассылки (Рис.3).
Наименование рассылки в 1С:ДО
Выпадающий список ячейки «Отправлять:» предлагает варианты:
Отчеты указанным получателям;
Свой отчет для каждого получателя;
Только мне (личная рассылка автора).
По условиям нашего примера выбираем первый вариант, так как у нас нет условия формировать отчет по разрезам (например, подразделения) для каждого получателя отдельно.
Настройка правил рассылки отчетов в 1С
Выбираем нужный вариант отчета по кнопке «Подобрать», в нашем случае – «Список задач, истекающих на дату».
Выбор отчета по кнопке "Подобрать" в 1С:Документооборот
На вкладке «Расписание» заполняем график и время рассылки.
Заполнение вкладки «Расписание» при создании рассылки отчетов в 1С
На вкладке «Доставка (эл. почта)» нужно указать адресатов рассылки. В нашем случае это «Руководители подразделений». Обязательно нужно указать, с какого адреса будет отправляться рассылка. Для этого используется предопределенная «Системная учетная запись». Настраивается администратором для отправки писем.
В окне настроек отчета можно произвести требуемый вариант отбора и сортировки данных отчета. На этом настройка рассылки завершена.
Читайте также: